VIKTIG INFORMATION! Eftersom handbokens bilder är konverterade i två steg, först från program EKONOMI 2000 till MS Word och därefter från Word till Acrobat PDFfil, är det ofrånkomligt att det uppstår vissa förvrängningar i en del av bildtexterna som gör dem svårlästa. Ifall du behöver förbättra läsbarheten kan du förstora sidan till full skärmbredd. ANVÄNDARHANDBOK till program VERSION 3.1 ADMEK Trollebergsvägen 20 A 222 29 LUND 046-15 12 59 info@admek.se www.admek.se
2 INLEDNING Den här användarhandboken beskriver hur du använder och arbetar med ekonomisystemet EKONOMI 2000. Handboken är pedagogiskt upplagd och lätt att använda. I den till vänster visade innehållsförteckningen kan du snabbt och enkelt stega dig fram till den hjälp du behöver. I användarhandboken är kommandoknapparna markerade med röd text. Meddelanden är markerade med blå text. Alla alternativ och textangivelser är markerade med grön färg. Samtliga formulär du arbetar med i programmet finns med som bilder i användarhandboken kompletterade med förklarande texter. INSTALLATION SYSTEMKRAV Minst Pentium II-processor 366 Mhz (eller motsvarande) Operativsystem: Windows 98, ME, NT4.0, 2000, XP Minst 64 MB arbetsminne Hårddisk med minst 50 MB ledigt utrymme CD-läsare För säkerhetskopiering: CD-brännare INSTALLATIONSANVISNINGAR Här följer instruktioner om hur du installerar programmet EKONOMI 2000. Det är viktigt att du följer instruktionerna steg för steg. Direkt efter att du har laddat ned programmet via Internet startar installationsprogrammet automatiskt (om inte detta sker gå då till mappen där du har lagt det nedladdade programmet och starta därifrån). 1. Installationsprogrammet startar och följande formulär visas: Det är vi ktigt att du avslutar alla andra Windowsprogram innan du kör detta installationsprogram.
3 2. äs noga igenom formulärets instruktioner och tryck därefter på knappen Nästa, varvid programmets L licensavtal visas. 3. et är mycket viktigt att du läser igenom licensavtalet. Om du accepterar villkoren i avtalet trycker du på D knappen Ja för att därmed fortsätta installationen. Följande formulär kommer då att visas:
4 4. Här väljer du den katalog till vilken programmet och dess filer skall installeras. Väljer du den förvalda katalogen C:\eko2000\Program trycker du på knappen Nästa och kommer då till följande formulär: 5. ör att starta installationen av EKONOMI 2000 trycker du på knappen Installera. F Du kan nu följa installationsförloppet på skärmen.
5 6. När installationen är avslutad visas följande formulär: 7. Avsluta installationsprogrammet genom att trycka på knappen Avsluta. 8. För att EKONOMI 2000 skall fungera korrekt måste Windows nu startas om. Tryck på knappen Ja i första meddelanderutan. Ytterligare en meddelanderuta visas som bekräftar att datorn startas om. Tryck på knappen OK.
6 AVINSTALLATION Om du av någon anledning inte längre vill ha kvar programmet EKONOMI 2000 i din dator kan du avinstallera det. Klicka på knappen Start på skrivbordet och under programmenyn går du till EKONOMI 2000 och vidare till ikonen Avinstallera. Härvid visas följande formulär: Om du vill avinstallera programmet EKONOMI 2000 från din hårddisk trycker du på knappen Avinstallera. Programfilen går inte att avlägsna direkt i avinstallationsprogrammet utan måste plockas bort manuellt. Stäng dialogrutan och starta om Windows. Gå till Utforskaren och markera katalogen där program EKONOMI 2000 var installerat. Tryck därefter på höger musknapp och klicka på Ta bort varvid katalogen läggs i papperskorgen när du svarar Ja. Töm sedan papperskorgen. PROGRAMSTART För att programmet bäst skall komma till sin rätt bör skärmupplösningen (skrivbordsstorlek) vara inställd på 1024 x 768 bildpunkter och teckenstorleken vara inställd på Windows standard 96 dpi (normalstorlek). För att kontrollera detta går du till väga på följande sätt: 1. Välj Inställningar på skrivbordets Startmeny 2. Gå till Kontrollpanelen och välj Bildskärm 3. I dialogrutan Egenskaper för bildskärm väljer du fliken Inställningar 4. Här kan du kontrollera den inställda skrivbordsstorleken 5. För att kontrollera tecken-inställningen trycker du på knappen Avancerat och går till fliken Allmänt
7 STARTA PROGRAMMET Du kan starta programmet antingen genom att dubbelklicka på skrivbordsikonen EKONOMI 2000 eller genom att gå in i Program under skrivbordets Startmeny och där välja EKONOMI 2000. Följande bild kommer alltid först upp när du startar programmet. HJÄLP Från varje formulär i programmet kan du nå direkt till användarhandboken via hjälpknappen, alltid symboliserad som en rund knapp med ett frågetecken längst upp i högra hörnet på formuläret. Handboken är uppbyggd som en PDF-fil via Internet och kan nås med hjälp av Acrobat Reader som kan laddas ner gratis via Internet. Om du som användare har bredbandsuppkoppling till Internet är det lämpligt att hela tiden vara uppkopplad när du använder hjälpfunktionerna för att ge en snabbare kommunikation. När du trycker på knappen Hjälp kommer du först till en meddelanderuta som anger vilket område du söker hjälp inom samt under vilken rubrik i handboken som hjälpen finns att tillgå. Efter en stund kommer du in i användarhandboken (PDF-filen), där du på vänster sida har innehållsförteckningen (bokmärken). För att stega dig fram i innehållsförteckningen trycker du antingen på +/- rutorna eller dubbelklickar på sidan. Det finns också en bra sökfunktion (se närmare Hjälpen för Acrobat Reader). I innehållsförteckningen anges sidnumret före rubriken för sidan. För att ge bättre läsbarhet åt sidorna går du till verktygsfältet och klickar på sidikonen Verklig bredd (100%). För att förstora texten ytterligare, ta bort Bokmärken och klicka på sidikonen Sidbredd (full skärmbredd). För att återgå till programmet trycker du på kryssrutan längst upp i högra hörnet.
8 UTVÄRDERINGSPROGRAM De första 30 dagarna från första programstart räknas programmet EKONOMI 2000 som ett utvärderingsi program. Detta innebär dock inte att det är några inskränkningar i programmet utan det program du nu har handen är en fullversion och innehåller samtliga erforderliga moduler. När du startar EKONOMI 2000 för allra första gången får du följande meddelande: Välkommen till EKONOMI 2000. Du har nu möjlighet att under maximalt 30 dagar prova och utvärdera detta program. När du nu trycker på knappen OK kommer följande formulär upp: Detta formulär kommer upp de första 30 dagarna varje gång du startar EKONOMI 2000. I ovankanten ser du hur många dagar som är kvar av utvärderingen. Trycker du på knappen Avsluta går du vidare utan att registrera. OBS! Från och med dag 31 inaktiveras dock hela huvudmenyn vilket gör att programmet inte går att köra när du trycker på knappen Avsluta.
9 Om du vill fortsätta att använda programmet efter testperioden måste du köpa en användarlicens för EKONOMI 2000. För att beställa ditt licensnummer och köpa en användarlicens inklusive supportavtal tryck på knappen Registrera och du får då upp följande formulär: Registrering Registreringen sker i två steg: Steg 1: Du sänder in den angivna koden (röda siffror) till oss tillsammans med företagsnamn (namn), postadress, telefon och e-postadress. Detta gör du genom att trycka på knappen Registreringsformulär. Du fyller nu i detta formulär som finns på vår hemsida och skickar det till oss. Om du önskar en mer detaljerad information om hur du går till väga under steg 1 ser du en detaljerad förklaring till höger om formuläret. Tryck på knappen Detaljinformation Steg 2: Efter att vi erhållit denna kod från dig sänder vi ett licensnummer via din e-mail. Licensnumret bekräftar du genom att skriva in numret i det vita fältet under steg 2. Den röda sifferkoden som nu har kommit upp kan du helt ignorera. När du skrivit in ditt licensnummer (kontrollera noga att siffrorna är rätt) trycker du på knappen Registrera och programmet registreras. Om du på något sätt anger fel kod kommer meddelandet: Koden stämmer ej! Prova igen och kontrollera sifferkoden noga. Om allt har fungerat rätt får du meddelandet: Programmet är nu registrerat och du hälsas välkommen som användare av EKONOMI 2000. Du kan nu fortsätta använda programmet som tidigare. Om du önskar en mer detaljerad information om hur du går till väga under steg 2 ser du denna till höger om formuläret. Tryck på knappen Detaljinformation
10 VAL AV FÖRETAG Direkt efter att huvudmenyn kommer upp vid programstart visas följande formulär: Här har du möjlighet att välja företag, två egna företagsnamn och två Demoföretag. Vid programstart förväljs alltid Företag 1. När det gäller Demoföretagen kan du inte ändra företagsnamnen på dessa. Du väljer vilket företag du vill arbeta med vid programstart. För att ändra ditt val av företag måste du avsluta programmet först och sedan starta om. För att gå vidare när du valt företag trycker du på knappen OK och får då upp formuläret Fakturastatus (se vidare förklaring i tillhörande text). Radera företag Du har också möjlighet att radera ett företag du inte längre vill ha kvar. Du trycker på knappen Radera företag och följande formulär kommer upp: I listrutan väljer du det företag som skall raderas och trycker på knappen OK. Om du inte vill radera företaget trycker du på knappen Avbryt och du återgår till huvudmenyn. Innan du raderar företaget kommer följande varningsmeddelande: Ett företag som du inte längre vill ha kvar kan du radera. Tänk dock på att när du raderar ett företag försvinner alla data som gäller företaget. Det är därför viktigt att du tar en säkerhetskopia av företaget innan du raderar. Efter att du tryckt på knappen OK i varningsmeddelandet får du en sista kontrollfråga: Är det säkert att du vill radera företaget: nn? Glöm dock inte att ta en säkerhetskopia först! Svarar du Nej avbryts proceduren och du återgår till huvudmenyn. Svarar du däremot Ja raderas företaget och alla dess data försvinner.
11 FAKTURASTATUS Här får du vid varje programstart en uppdatering i fakturastatusen och följande formulär visas: Kundfakturor Här visas hur många kundfakturor som har statusen påminnelse 1 (rosa fält) samt hur många fakturor som har statusen påminnelse 2 (rött fält). Om du direkt vill göra någon åtgärd trycker du på knappen Åtgärd (under kundfakturor) varvid du kommer till formuläret Kundfakturaregister. Leverantörsfakturor Här visas det antal leverantörsfakturor som har överskridit förfallodagen. Om du direkt vill göra någon åtgärd trycker du på knappen Åtgärd (under Leverantörsfakturor) varvid du kommer till formuläret Leverantörsfakturaregister. Väljer du att inte göra någon åtgärd nu trycker du på knappen Avbryt varvid formuläret stängs och du kommer till huvudmenyn.
12 HUVUDMENY Det är från huvudmenyn du alltid väljer vad du skall arbeta med. Det är till huvudmenyn du alltid återvänder då du har utfört ett arbete och då du skall välja nya funktioner och arbetsområden. Huvudmenyn är upplagd på ett enkelt och överskådligt sätt som gör det enkelt för dig att arbeta med. I huvudmenyn anges namnet på företaget du arbetar med. Vidare anges det bokföringsår du valt. Huvudmenyn är upplagd med följande funktioner och knappar: KUNDER FAKTURERING PRODUKTER LEVERANTÖRER ADRESSER Ny kund : Registrering av en ny kund. Kundregister : Register över samtliga kunder. Faktura : Registrering och utskrift av ny kundfaktura. Fakturaregister : Kundfakturaregister, kundreskontra och hantering av inbetalning, påminnelser och kundkreditfakturor. Ny produkt : Registrering av en ny produkt. Produktregister : Register över företagets samtliga produkter Ny leverantör : Registrering av en ny leverantör. Fakturaregister : Leverantörsfakturaregister, leverantörsreskontra samt hantering av fakturaregistrering och utbetalning. Ny adress : Registrering av nya adresser som inte är kunder eller leverantörer. Adressregister : Register över samtliga adresser inklusive kunder och leverantörer.
13 ALLMÄNT DOKUMENTHANTERING VERIFIKATIONER KONTOPLAN RAPPORTER Företagsuppgifter : Registrering av företagsuppgifter samt hantering av bokföringsår, logotype etc. Statistik : Ekonomisk statistik över sålda produkter (varor och tjänster). Budget : Resultatbudget, likviditetsbudget och företagsanalys. Säkerhetskopiering : Säkerhetskopiering av företagsdata till CD-ROM och /eller hårddisk. Offert : Registrering av ny offert. Ordererkännande : Registrering av nytt ordererkännande. Följesedel : Registrering av ny följesedel. Ny verifikation : Registrering av nya verifikationer, inklusive kontantförsäljning och ofta återkommande verifikationer. Fast verifikationstext : Inläggning av fasta verifikationstexter. Register : Verifikationsregister. Överföring av balansposter : Överföring av utgående balans för aktuellt bokföringsår till ingående balans nästkommande år. Avsluta bokföringsår : Registrering av årets resultat per den sista dagen på bokföringsåret. Kontoplan : Hantering av kontoplanen samt ingående balans. Rapporter : Utskrift av rapporter. ALLMÄNT All datumangivelse kontrolleras beträffande giltigt datum. Om inte datumen är rätt angivna kommer meddelandet: Det är inget giltigt datum! I samtliga register kan förflyttning ske genom knapparna Page Down och Page Up. I de dokument du skriver ut kan företagets logotype visas i övre vänstra hörnet. Du måste dock välja och spara denna logotype (se vidare Logotype). Har du inte angivit någon företagslogotype kommer du vid varje utskrift att få följande meddelande: Sökvägen till företagets logotype saknas! Vill du ange den nu? OBS! Svarar du Nej skrivs valda dokument ut UTAN logotype. Svarar du alternativet Ja kommer du till formuläret där du kan ange företagets logotype (se Logotype under Företagsuppgifter). Utskrifter rapporter, register etc. Utskriftsformat För att få korrekta utskrifter av de i programmet ingående dokumenten måste skrivarens utskriftsformat vara inställt på standard A4 (210x297 mm). Detta ställer du in på följande sätt: Gå till Kontrollpanelen och välj Skrivare. Högerklicka på aktuell skrivare och välj Utskriftsinställningar. Gå till fliken Setup och välj A4 (210x297 mm) under rubriken Paper Size. Tryck på OK.
14 Här visas ett exempel på utskrift av Balansrapport: För att skriva ut listan eller rapporten trycker du på knappen PRINT längst upp till vänster varvid du får upp dialogrutan Skriv ut.
15 Här väljer du på vanligt sätt vilken skrivare du skall skriva ut på, vilka sidor du skall skriva ut etc. tryck därefter på knappen Skriv ut. Vill du avbryta utskriften tryck på Avbryt. Normalstorleken på skärmbilden är 100%. Du kan dock välja olika storlekar genom att välja procenttal i Zoomrutan. För att avbryta visningen av listan eller rapporten på skärmen trycker du på kryssknappen i övre högra hörnet, och då återgår du till huvudmenyn. FÖRETAGSUPPGIFTER Med funktionen företagsuppgifter lägger du in eller ändrar uppgifter om det aktuella företaget Företagsnamn Här anger du företagets namn. Anger du inget namn kommer ett felmeddelande: Ange ett företagsnamn. Gatuadress Här anger du företagets gatuadress (besöksadress) Postadress Här anger du företagets postadress
16 Postnr/ort Här anger du företagets postnummer och postort Vår referens Här anger du namnet på företagets referensperson E-mail Här anger du företagets e-mailadress Hemsida Här anger du adressen till företagets hemsida på Internet Organisationsnr Här anger du företagets organisationsnummer F-skatt Här anger du numret på företagets F-skattebevis Postgiro Här anger du företagets postgironummer Bankgiro Här anger du företagets bankgironummer Momssats Här anger du företagets momssats i %. Anger du ingen momssats kommer ett meddelande upp Ange en momssats. Produktuppläggning av ID-nr. Här kan du välja företagets uppläggning av produktnummer Löpande ID-nummer: Serien börjar automatiskt med produkt nummer 1 och fortsätter sedan i nummerföljd. Produktnummerserien kan inte ändras. Valfritt ID-nummer: Här kan du välja valfria produktnummer med både bokstäver och siffror blandade. Maximalt antal tecken: 6. Du kan när du vill växla mellan de båda produktnummeralternativen (detta rekommenderas dock inte). Uppdatering av likviditetsbudget. Här kan du välja hur företagets likviditetsbudget skall uppdateras. Automatiskt varje månad: innebär att likviditetsbudgeten uppdateras automatiskt för varje hel månad med aktuellt utfall. Manuellt: Här måste du för varje enskild månad manuellt lägga in det aktuella utfallet Du kan när du vill växla mellan de båda alternativen
17 BOKFÖRINGSÅR När du väljer knappen Bokföringsår visas följande formulär: Till höger visas datumangivelsen för det valda bokföringsåret. Skapa nytt bokföringsår Genom at trycka på knappen Skapa nytt bokföringsår görs en uppläggning av ett nytt bokföringsår och följande formulär visas: Datumangivelsen Fr.o.m Anger dagen efter föregående bokföringsårs slutdatum och kan inte ändras. Datumangivelsen T.o.m Anger bokföringsårets slutdatum och är förangiven till den 31 dec. Detta datum kan dock ändras efter önskemål. Om bokföringsåret är längre än 18 månader kommer följande felmeddelande: Bokföringsåret är för långt. Maximal längd är 18 månader! Om bokföringsårets slutdatum ligger före startdatum fås följande felmeddelande: Bokföringsårets slutdatum kan inte ligga före startdatum. När du trycker på knapppen OK skapas det nya bokföringsåret och utgående balans (UB) från föregående år kopieras till ingående (IB) i det nya bokföringsåret.
18 Genom knappen Avbryt återgår du till formuläret Bokföringsår. Om fler än två bokföringsår är öppna samtidigt (inkl det nya året) får du följande meddelande: Maximalt kan endast två bokföringsår vara öppna samtidigt vilket innebär att det inte går att skapa något nytt bokföringsår förrän år xxxx är låst. För att skapa ett nytt bokföringsår måste du befinna dig i det senast skapade bokföringsåret annars kommer följande meddelande: För att kunna skapa ett nytt bokföringsår måste du befinna dig i det senaste skapade året, dvs välj bokföringsår xxxx. Tidigare bokföringsår Från listan Tidigare bokföringsår kan du välja önskat bokföringsår genom att markera året och därefter trycka på knappen OK. För det bokföringsår som är markerat visas i en ruta årets status dvs. om året är öppet eller låst. Om det valda bokföringsåret är låst kan inte några nya verifikationer registreras. Däremot kan samtliga rapporter visas. Detta visas i ett meddelande. Låsa bokföringsår Om bokföringsåret redan är låst kommer följande meddelande: Bokföringsåret är redan låst! Om föregående år inte är låst kommer följande meddelande: Det går inte att låsa året förrän föregående bokföringsår är låst! Det går att låsa ett bokföringsår innan den sista dagen har passerats och du får då följande fråga: Skall du verkligen låsa bokföringsåret innan den sista dagen passerats? Om du trycker Ja låses bokföringsåret, trycker du Nej avbryts funktionen. Innan bokföringsåret låses får du följande meddelandeformulär som du noga bör läsa igenom innan du går vidare.
19 När du trycker på knappen OK kommer följande formulär att visas. Här är ytterligare en kontrollstation innan året låses som bekräftar bokföringsårets startdatum resp. slutdatum samt vilket företag det gäller. Dessutom ges en fråga om du har tagit en säkerhetskopia av bokföringsåret. Genom att trycka på knappen Säkerhetskopia kommer du direkt till säkerhetskopiering. Om du trycker på Avbryt avbryts låsningen av bokföringsåret. Genom att trycka på knappen OK kommer låsning av bokföringsåret att ske. Har du inte gjort avslut för bokföringsåret kommer fölljande meddelande: Du har inte avslutat resultaträkningen mot balansräkningen och kan därmed inte gå vidare. Bokför först verifikationen för årets resultat! Ytterligare en kontrollfråga ställs innan låsning och lyder som följer: Är det säkert att du vill låsa bokföringsår xxxx? Om du svarar Ja ställs en sista kontrollfråga innan låsningen av bokföringsåret: Är det absolut säkert att du vill låsa bokföringsår xxxx? Efter låsningen kan inga ytterligare verifikationer bokföras på året. Slutlig utgående balans kommer nu automatiskt att överföras till ingående balans i bokföringsår yyyy. Om du trycker Ja kommer låsningen av bokföringsåret att genomföras vilket följande meddelande på skärmen visar: Bokföringsåret håller på att låsas. Med knappen Avbryt återgår du till huvudmenyn.
20 STANDARDTEXTER Här bestäms de generella texter (standard) som skrivs in på olika dokument. För var och en av texterna kan maximalt 240 tecken anges. Genom att trycka på knappen Standardtexter kommer du till följande formulär: Här kan texter till följande sex dokument skrivas in: offert, ordererkännande, faktura, kreditfaktura, påminnelse 1 samt påminnelse 2.
21 LOGOTYPE Genom att trycka på knappen Logotype får du följande formulär: Med knappen Välj bild kan du hämta företagets framtagna logotype från dialogrutan Öppna. Du kan välja bilder från filtyperna: Bitmappbild (*.bmp) JPEG-bild (*.jpg) GIF-bild (*.gif) När du valt bild, tryck på knappen Öppna. Den valda logotypen är nu placerad i bildrutan i logotype formuläret. I fältet ovanför bilden syns sökvägen till bilden. Är du nöjd med resultatet trycker du på knappen Spara..Den sparade logotypen kommer nu att läggas in i samtliga dokument (fakturor, offerter etc). Genom att trycka på knappen Rensa tar du bort den sparade logotypen från hela systemet. Ett TIPS! När du skapar en logotype som t.ex. en bitmapfil (.bmp) så placera bilden längst upp i vänstra hörnet.
22 MEDDELANDEN Genom att trycka på knappen Meddelande kommer du till formuläret Återställa visning av meddelanden samt val av hjälpkatalog. Om du vill att verifikationsmeddelandet skall visas även i fortsättningen markera då i kryssrutan. Här väljer du också var du vill hämta pdf-filen för hjälpfunktionerna. Du måste också ange din mailserver. Vidare kan du här lägga in ett allmänt meddelande på dina email-fakturor.
23 INSTÄLLNINGAR Genom att trycka på knappen Inställningar kommer du till ett formulär där du väljer startnivå för de olika nummerserierna. Vidare så anger du antal dagar för fakturapåminnelser.
24 KUNDER Under rubriken kunder i huvudmenyn kan du lägga in nya kunder samt sköta hanteringen av kundregistret. NY KUND För att registrera en ny kund tryck på knappen Ny kund varvid formuläret Kundkort visas. När du registrerar en ny kund läggs uppgifterna samtidigt automatiskt in i det allmänna adressregistret. KundID Läggs automatiskt in i nummerföljd med start på kundnummer 101. Namn Här anger du kundens namn. Har du inte angivit något kundnamn kommer ett meddelande. Du har inte angivit något kundnamn. Gatuadress Här anger du kundens gatuadress Postadress Här anger du kundens postadress. Postnr/ort Här anger du kundens postnummer och postort. Telefon Här anger du kundens telefonnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Telefax Här anger du kundens telefaxnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt.
25 Mobil Här anger du kundens mobilnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. E-mail Här anger du kundens e-mailadress. Hemsida Här anger du adressen till kundens hemsida på Internet. Referens Här anger du namnet på kundens referensperson. Betalningsvillkor Här anger du kundens betalningsvillkor i dagar netto. Anger du inte något betalningsvillkor kommer ett meddelande: Du måste ange kundens betalningsvillkor. När du trycker på knappen OK får du först frågan: Vill du registrera ny kund? Svarar du Nej avbryts registreringen, svarar du Ja på frågan registreras kundens uppgifter. KUNDREGISTER Genom att trycka på knappen Kundregister i huvudmenyn kommer du till formuläret Kundregister
26 När du markerar kunden i listrutan visas respektive kunds kundfakta i nedre delen av formuläret. Om du inte har markerat någon kund kommer meddelandet: Någon kund är inte markerad! Kunderna är sorterade i bokstavsordning efter kundnamn. Redigerar i registret gör du genom att trycka på knappen Ändra i register och får då upp följande formulär: I formuläret visas de kunduppgifter som är registrerade. Här kan du ändra kundens uppgifter samt komplettera referenslistan med maximalt 5 namn. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad kund? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Genom att trycka på knappen Ta bort kund kan du ta bort en kund ur registret. Har du inte markerat någon kund kommer meddelandet: Någon kund är inte markerad! Innan kunden tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort kund: nn? Om du svarar Ja tas kunden bort. Om du svarar Nej avbryts funktionen. För utskrift av kundregistret tryck på knappen Alla kunder varvid hela kundlistan visas på skärmen. Genom knappen Återgå avbryts kundregistret och du återgår till huvudmenyn.
27 Genom att trycka på knappen Kundrabatter visas följande formulär: Genom att trycka på knappen Ny kundgrupp visas följande formulär: Gruppkod Här anger du kundens gruppkod (max 4 tecken). Kundgrupp Här anger du namnet på kundens kundgrupp. Rabatt Här anger du kundens rabatt i %. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du registrera angiven kundgrupp? Om du väljer Ja registreras uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Vill du ändra data i kundgruppen trycker du på knappen Ändra i grupp varvid följande formulär visas: När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad kundgrupp? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen.
28 Genom att trycka på knappen Ta bort grupp kan du ta bort en kundgrupp ur registret. Har du inte markerat någon kundgrupp kommer meddelandet: Någon kundgrupp är inte markerad! Innan kundgruppen tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort kundgrupp: nn? Om du svarar Ja tas kundgruppen bort. Om du svarar Nej avbryts funktionen. Sök i kundregistret Genom att trycka på knappen Sök i kundregistret visas följande formulär: Du kan välja att söka i registret utifrån tre olika kriterier nämligen KundID, Namn eller Postort. ADRESSER Under rubriken Adresser i huvudmenyn kan du lägga in nya adresser samt sköta hanteringen av adressregistret. I detta register kan endast klienter som saknar kundnummer eller leverantörsnummer registreras. NY ADRESS För att registrera en ny adress tryck på knappen Ny adress varvid formuläret Adresskort visas.
29 Namn Här anger du klientens namn. Har du inte angivit något namn kommer ett meddelande. Du har inte angivit något namn. Postadress Här anger du klientens postadress. Postnr/ort Här anger du klientens postnummer och postort. Telefon Här anger du klientens telefonnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Telefax Här anger du klientens telefaxnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Mobil Här anger du klientens mobilnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. E-mail Här anger du klientens e-mailadress. Hemsida Här anger du adressen till klientens hemsida på Internet. Referens Här anger du namnet på klientens referensperson. När du trycker på knappen OK och inte angett något namn kommer meddelandet: Du har inte angivit något namn! Ifall namnet redan finns i adressregistret får du meddelandet: Namnet finns redan i registret! Innan registrering kommer först en kontrollfråga: Vill du registrera ny adress? Svarar du Nej avbryts registreringen. Svarar du Ja registreras adressuppgifterna.
30 ADRESSREGISTER Genom att trycka på knappen Adressregister i huvudmenyn kommer du till formuläret Adressregister När du markerar adressen i listrutan visas respektive klients adressfakta i nedre delen av formuläret. Om du inte har markerat någon adress kommer meddelandet: Någon adress är inte markerad! Adresserna är sorterade i bokstavsordning efter klientnamn.
31 Redigera i registret gör du genom att trycka på knappen Ändra i register och får då upp följande formulär: I formuläret visas de klientuppgifter som är registrerade. Här kan du ändra klientens uppgifter samt komplettera referenslistan med maximalt 5 namn. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad adress? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Genom att trycka på knappen Ta bort adress kan du ta bort en klient ur registret. Har du inte markerat någon klient kommer meddelandet: Någon adress är inte markerad! Ifall du försöker ändra i registret då klienten har kund- eller leverantörsnummer kommer följande meddelande: Kunder och leverantörer ändras i deras respektive register. Genom att trycka på knappen Ta bort adress kan du ta bort en adress ur registret. Har du inte markerat någon adress kommer meddelandet: Någon adress är inte markerad! Innan adressen tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort adress: nn? Om du svarar Ja tas adressen bort. Om du svarar Nej avbryts funktionen. Ifall du försöker ta bort en adress i registret då klienten har kund- eller leverantörsnummer kommer följande meddelande: Kunder och leverantörer tas bort i deras respektive register. För utskrift av adressregistret tryck på knappen Alla adresser varvid hela adresslistan visas på skärmen. Genom knappen Återgå avbryts adressregistret och du återgår till huvudmenyn.
32 PRODUKTER Under rubriken Produkter i huvudmenyn kan du registrera nya produkter samt sköta hanteringen av produktregistret. NY PRODUKT För att registrera en ny produkt trycker du på knappen Ny produkt varvid formuläret Produktkort visas. Om du har valt löpande produktnummerserie visas följande formulär: Produkt-ID Läggs automatiskt in i nummerföljd med start på produktnummer 101. Beskrivning Här anger du namnet/beteckningen på produkten. Enhet Här väljer du vilken enhet produkten skall ha. Förangivet är st, tim, kg och liter. Du kan även välja att skriva någon annan enhet. Försäljningspris per enhet Här anger du produktens försäljningspris exklusive moms i SEK. Om du har valt alternativet med valfritt produktnummer visas följande formulär: Produkt-ID Här anger du produktens ID-nummer. Du kan använda både siffror och bokstäver blandade. Max antal tecken: 6