PPS Praktisk ProjektStyrning

Få din projektverksamhet att lyfta med PPS Praktisk ProjektStyrning 2012 Utbildning PPS Verktyg Tjänster 1

Innehåll Bli medlem i PPS-familjen 3 Ett komplett stöd för moderna organisationer 4 Goda skäl för att välja PPS 5 PPS-modellen, Praktisk ProjektStyrning 6 PPS OnLine lättillgängligt stöd för alla roller och typer av projekt! 8 PPS Tjänster för konkret hjälp 10 PPS Workshops 11 PPS Utbildning som utvecklar dig 12 PPS Steg 1 grundläggande projektstyrning 13 PPS Steg 2 fördjupad projektstyrning 13 PPS Projektledarskap ledarskapet i projektledarrollen 14 PPS Styrgrupp styrgruppens arbete i projekt 14 PPS Portföljstyrning metodkurs för portföljledare 15 PPS Programstyrning metodkurs för programledare 15 PPS Projektmedarbetare att arbeta i ett PPS-projekt 15 2

Bli medlem i PPS-familjen! Tillsammans med våra kunder går vi från nuläge till önskat läge. En förutsättning för att bibehålla det önskade läget är kontinuerlig utveckling. En av PPS största styrkor är att utvecklingen av modell, tjänster, utbildningar och verktyg är kunddriven. Våra kunders idéer och krav tillsammans med PPS samlade kompetens och erfarenhet utgör plattformen för vårt kontinuerliga utvecklingsarbete. Detta har starkt bidragit till att PPS är en av de mest använda projektmodellerna i Skandinavien. Vi tar fram långsiktiga hållbara lösningar med projektverksamhetens framtida behov som utgångspunkt. Det är många värden som samspelar för att uppnå en effektiv projektverksamhet. PPS har en helhetslösning som förenar kvalitet och effektivitet på ett mänskligt och begripligt sätt. Vi som arbetar med PPS har stor erfarenhet av att skapa förutsättningar som fungerar i vardagen och leder till framgång för människor, företag och organisationer. Bli medlem i PPS-familjen och dra nytta av vår samlade erfarenhet bidra med dina idéer och tankar uppnå det önskade läget för din projektverksamhet Välkommen till oss på PPS! 3

Ett komplett stöd för moderna organisationer Projekt har blivit det dominerande arbetssättet för organisationer att driva sin verksamhet och genomföra sitt förändringsarbete. Därför är det viktigt att man har ett gemensamt arbetssätt, organiserar sig rätt och att organisationens strategier och mål går som en röd tråd genom alla projekt man väljer att starta och genomföra. Har du någon gång upplevt svårigheter med: Att projekt i din organisation går över budget och/eller blir försenade? Att projekt startats utan klara och överenskomna projektdirektiv? Att styrgruppen inte tar ansvar för projektet? Att prioritera mellan projekt som pågår samtidigt? Resurshantering? PPS kan leverera en helhet av tjänster och produkter som kan hjälpa din organisation att ta kontrollen över din projektverksamhet. Den totala mognaden för din projektverksamhet kommer att öka när allt fler använder samma praktiska arbetssätt. Resultatet av att införa PPS i din organisation är att projekten blir mer lättarbetade på alla plan och lämnar större bidrag till verksamheten än tidigare. Utbildning PPS Verktyg Tjänster 4

Goda skäl för att välja PPS Låg kostnad. Du delar kostnaden för utveckling och underhåll med många licenskunder. Du får därmed tid för kärnverksamheten. Internationell standard. PPS produktledning bevakar internationella projektstandarder som IPMA, PMI och PRINCE2 så att du får en god grund för certifiering. Erkänd projektmodell. PPS finns i stora delar av näringslivet och offentlig verksamhet. Chansen är god att dina kunder och underleverantörer använder modellen. Därmed kan ni jobba effektivt även i era externa projekt. Verktyg i vardagen. Med PPS OnLine har du alltid tillgång till praktiskt stöd i det vardagliga projektarbetet genom steg för steg-beskrivningar, mallar, checklistor och exempel. Anpassningsbart. PPS är oberoende av verksamhet, bransch och storlek på din organisation. Du kan använda modellen för både enkla och komplexa projekt. PPS finns på både svenska och engelska. Tjänster och utbildning. PPS-konsulten/läraren har unik och praktisk erfarenhet av projektledning och kan effektivt stödja er vid införandet av PPS. Gemensamt arbetssätt. PPS höjer förståelsen för nyttan av resultatet och åtaganden i projekten för alla. 55

PPS-modellen, Praktisk ProjektStyrning Styrmodellen PPS bidrar till fler lyckade projekt. Med modellen kan du aktivt planera och styra ett enskilt projekt, ett program eller en hel projektportfölj. PPS fungerar lika bra i stora projekt som i små, och den har färdiga beskrivningar för olika projektstorlekar, program och portföljer. Allt bygger på praktiska erfarenheter och på befintlig standard inom området. En projektstyrningsmodell ska vara praktisk. Den ska vara enkel, tydlig och intuitiv. Den ska underlätta kommunikationen mellan alla parter så att det dagliga arbetet flyter smidigt. Så fungerar PPSmodellen; den är användarvänlig, lättillgänglig och den anpassar sig efter dina behov. PPS ger dig överblick över delmomenten och förenklar din projektstyrning. Modellen belyser de kunskapsområden som krävs för varje steg, exempelvis planering, riskhantering och rapportering. Arbetet flyter smidigt tack vare dokumentmallar med förklaringar och skrivstöd, och du undviker tidskrävande missförstånd. PPS-modellen vilar på fyra grundläggande synsätt, MÅNS. En positiv Människosyn tar tillvara alla medarbetares förmågor. Personliga Åtaganden ger överenskommelser som fungerar. Nyttan i fokus ger ökad motivation och kvalitet. Ett bra Samförstånd med ömsesidig respekt mellan alla parter ger en god dialog. Projektledning Det är smidigt att förbereda projekt i PPS. Modellen hjälper dig att definiera vilket mål som ska uppnås, vilka avgränsningar som finns och hur projektarbetet praktiskt ska gå till. Under projektets gång skapas resultat som leder till att målen uppfylls. Strategierna för att uppnå målen kan variera, men PPS styrmodell kan alltid användas. Aktiv återkoppling hjälper dig att tidigt upptäcka förändringsbehov, som du lätt kan tillgodose tack vare den ordnade ändringshanteringen. Under avvecklingen återlämnar du resurser och summerar dina erfarenheter i en slutrapport. Projektdirektiv Projektplan Överlämning Leverans Slutrapport BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Förbereda Genomföra Avveckla Formulera målet Planera, kalkylera Organisera, bemanna Beskriv arbetsformer Behandla risker Sammanställ projektplan För varje steg i processen finns beskrivande text och länkar till mallar och kunskapsområden. 6

Portföljledning Ett projekt existerar därför att något behöver förändras. Typiskt för de flesta verksamheter är ett ständigt ökande förändringsbehov. Det leder till många olika projekt som pågår samtidigt. Men i verkligheten är resurserna ofta begränsade, och alla initiativ kan inte genomföras på en gång. PPS sätter verksamhetens affärsidé och strategiska mål i centrum. De utgör grunden för projekt och program, och de styr den löpande uppföljningen så att rätt saker prioriteras. Planera Styra Sammanställa behov Prioritera Optimera portföljen Programledning Att leda ett program är en omfattande uppgift som ofta sträcker sig över flera år. PPS hjälper dig att koordinera, planera och bevaka projekt och förändringsarbete så att du kan nå programmets mål. Målet kan vara att utveckla en befintlig verksamhet eller att etablera en ny verksamhet, en tjänst eller en produkt på en ny marknad. PROCESS - PROGRAMLEDNING B1 B2 B3 B4 B5 B6 Initiera Definiera Implementera Avveckla Vision och strategi Nyckel intressenter Verksamhetsbeskrivning Beskriv förändringen Sammanställ Business Case 7

Verktyg PPS OnLine lättillgängligt stöd för alla roller och typer av projekt! Med webbapplikationen PPS OnLine kommer du snabbt och enkelt åt hela PPS styrmodell med dokumentation, mallar, färdigheter, checklistor, exempel och arbetsprocesser m.m. på både svenska och engelska. Utifrån den roll du har beställare, styrgrupp, projektledare (för olika storlekar av projekt; mini, medel och mega), projektmedarbetare, uppdragsledare, projektkontor, portföljledning eller programledning väljer du ingång i PPS OnLine. Vyerna är skapade så att du enkelt får rätt stöd när det behövs för just din roll eller storlek på projekt. Du når snabbt de viktigaste delarna. Exempel på roller och det stödet du får i PPS: Rollen uppdragsledning ger stöd för den som ansvarar för en arbetsuppgift av viss omfattning, som utförs för att producera ett överrenskommet resultat till en angiven tid och kostnad, men som är mindre än ett projekt. Rollen beställare ger stöd för att förbereda och genomföra den förändring som krävs i verksamheten för att uppnå effektmålet. Det gäller från tidigt initiativ, arbetet under produktion och till att värdera effektmålet och projektets resultat. PPS OnLine kan anpassas till din verksamhets behov och standarder. Då förbereds mallar, exempelmallar, dokument, information, länkar och produktionsmodeller utifrån era önskemål. PPS kompletterar andra modeller med konkret och praktiskt stöd med korsreferenser för PMI, IPMA och PRINCE2. PPS och sambandet med produktionsmodeller beskrivs för RUP, DSDM och SCRUM. Vi erbjuder också verktyg för kunskapsprov, enkäter, granskningar och undersökningar för projektverksamheten. För mer information och demoversion av PPS OnLine, se tieto.se/pps Vi har jobbat med PPS länge, sedan 90-talet och ser tydligt affärsnyttan. Med hjälp av PPS får vi ett normalläge i våra projekt som beskriver leveranser, hur vi organiserar oss, taktar fram arbetet och fattar beslut. Detta skapar en tydlighet i organisationen. Sedan kan vi diskutera eventuella avvikelser om de kommer, men det blir alltid jämfört med normalläget. Vi har som policy att alla som jobbar med IT relaterade projekt ska kunna PPS. Jerzy Hopfinger, IT Control & Project Office Corporate IT, Scania 8

PPS OnLine startsida och rollen beställare, med ett lättillgängligt och enkelt stöd för just din roll med de viktigaste delarna när du behöver det. 9

Tjänster PPS Tjänster för konkret hjälp Dra nytta av våra erfarenheter! Vi kan stötta under ett projekts eller ett programs hela livscykel, från förberedelser till avveckling. Men framför allt är vi bra på att stärka projektverksamheten inom en hel organisation. Vi har stor erfarenhet av att etablera projektkontor, och vi vet hur man får arbetet att fungera enhetligt och effektivt. Våra tjänster kompletterar utbildning och verktyg, och helheten skapar effektivare projekt. Våra workshops ger snabbt konkret kunskap och förmedlar nya insikter inom hela organisationen. PPS Införande. För att verkligen etablera PPS-modellen i organisationen behövs ett medvetet förändringsarbete. Både hårda processer och mjuka människor ska med. Vi har stor erfarenhet av dessa förändringar och är gärna med och hjälper er. Använd våra erfarenheter när ni ska införa PPS som projektstyrningsmodell. PPS Projektkontor. Projektkontoret är ett lämpligt verktyg för att driva förbättringsarbetet i projektverksamheten och för att ge det stöd som ofta behövs. Begreppet projektkontor kan innefatta flera olika former, och man måste utgå från verksamhetens behov när man definierar omfattning och ansvar. Använd våra konsulter när ni ska bygga upp eller driva ett projektkontor. PPS Coaching. Som projektledare kan man många gånger känna sig ensam. Ibland hamnar tankarna i en återvändsgränd. Då är coaching en hjälp. Coaching ger bättre struktur på arbetssituationen, högre personlig produktivitet, bättre förmåga att leda medarbetarna och ökad säkerhet. Låt våra coacher med projektledarbakgrund bli stöd och bollplank under en begränsad period. PPS Mentorskap. Att lära av andra stimulerar och ger snabb utveckling. En mentor som delar med sig av sina erfarenheter och råd eller ger nya infallsvinklar, blir en draghjälp och bidrar till höjd kunskap och motivation. Vi erbjuder möten med någon av våra mentorer, som blir en partner till era projektledare, projektmedarbetare och styrgruppsmedlemmar under en begränsad period. PPS Projektanalys. Projektanalyser hjälper dig stärka ditt projekt och ökar möjligheterna att projektet når sitt mål. Att ge analysstöd och arbeta med granskningar av projekt kräver stor erfarenhet och omsorg. Låt oss ge det analysstöd ni behöver. Om ni vill kan ni delta i analysteamet och på så sätt få egen praktisk kunskap om hur projektanalys planeras, genomförs och om hur resultatet presenteras för projektledning och styrgrupp. PPS Projektledare. Ibland räcker inte de egna projektledarna till. Det kan behövas fler av dem. Eller projektledare med bättre metodkunskaper. Använd då våra projektledare med gedigen PPS-kunskap och erfarenhet från olika branscher. De leder först och främst projektet, men kan också ge er en kunskaps- och erfarenhetsinjektion. För mer information: tieto.se/pps Vi har haft nytta av de rekommendationer vi fick i projektanalysen, de kändes naturliga och belyste projektet bra från olika perspektiv. Det gjorde att vi kunde sortera in dem direkt till projektet. Positivt är också att vissa rekommendationer hade aningen bredare perspektiv och kunde tillämpas för att utveckla övrig projektverksamhet. Hans Wibeck, teknisk controller SMHI Tjänst: PPS Projektanalys. 10

PPS Workshops Praktisk övning visar på konkreta resultat PPS MÅNS människan i modellen. PPS-modellen har fyra grundläggande synsätt: Människosyn, Åtagandekultur, Nytta och Samförstånd (MÅNS). De är en sorts värderingar som vi har med oss. Du lär dig innebörden i och nyttan av de grundläggande synsätten och hur du arbetar med dem i praktiken. Du får också kunskap om den egna organisationens behov av MÅNS och om dina möjligheter att stärka kulturen. PPS Åtagande. En god åtagandekultur med engagemang och tydlighet ger motivation och kraft i organisationen. Åtagande är ett av de grundläggande synsätten i PPS, och kanske det viktigaste. På ett tydligt sätt lär du dig innebörden i och nyttan av god åtagandekultur och hur du följer upp överenskommelser. PPS Business case. Hur väljer du vilka projekt som ska startas och genomföras? Det finns vägar för att se till att de projekt som allra bäst bidrar till verksamhetsnyttan lyfts fram. Dessutom är det viktigt att vara säker på att du hämtar hem effekterna från projekten. I denna workshop lär du dig att identifiera och värdera nyttor utifrån ett effektmål. Och att säkra realiseringen. För mer information och bokning: tieto.se/pps 11

Utbildning PPS Utbildning som utvecklar dig Som chef, ledare eller specialist behöver du olika stöd i din utveckling. Våra utbildningar är därför formade efter dina förkunskaper om PPS och din roll. PPS utbildningar spänner över flera områden samt är olika långa, olika intensiva och tar sig uttryck i alltifrån skräddarsydda företagsinterna program till enstaka kurser. Den röda tråden genom utbildningarna är att de är erfarenhets- och verklighetsbaserade för att ge verklig effekt. Utbildningarna bildar basen för din kunskap om PPS och ger påtaglig och omedelbar nytta redan i pågående projekt. Den fulla potentialen av kunskaperna blir tydlig då verksamheten dessutom utnyttjar PPS verktyg och tjänster. Alla utbildningar kan ges företagsinternt i Sverige eller i annat land. Schemalagda kurser finns i Stockholm, Linköping, Malmö, Göteborg och Finland. Se aktuella datum på tieto.se/pps Vårt arbete med PPS har bara börjat. Vi håller på att implementera PPS i våra projekt och Tieto har varit här och utbildat flera grupper. Det är ju en pågående process men det känns som att vi redan fått bättre styrning i projekten och mer engagerade medarbetare. Annakarin Nilsson Kvalitetschef på Sjöfartsverket 12

PPS Steg 1 grundläggande projektstyrning PPS Steg 1 förmedlar grundläggande kunskaper i projektstyrning. För att bli en framgångsrik projektledare är det viktigt att kunna lägga en stabil grund genom bra projektförberedelser. Lika viktigt är det att kunna förankra och förmedla projektidé, mål och planer till alla berörda såväl inom som utanför projektet. Du får lära dig att planera, styra och följa upp arbetet på ett dynamiskt sätt, så att projektet följer planerna och tar hand om alla förändringsbehov som uppstår på vägen. Efter kursen har du tillgång till de dokument, mallar och checklistor som behandlats. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Steg 2 fördjupad projektstyrning PPS Steg 2 ger fördjupade kunskaper i projektstyrning. Du får lära dig hur metodens styrmodell samverkar såväl med verksamhetens affärsmodell som med olika typer av produktionsarbete. Stor vikt läggs vid planering och kalkylering av projektarbete och olika former av samspel mellan projektet och basorganisationen. Kursen är en påbyggnad av PPS Steg 1 och förmedlar ytterligare färdigheter och dokumentmallar för mer avancerad projektstyrning. För mer information och bokning: tieto.se/pps 13

PPS Projektledarskap ledarskapet i projektledarrollen PPS Projektledarskap ger de kunskaper som du behöver i din roll som projektledare när det gäller att leda en grupp människor i ett gemensamt projektarbete. Du lär dig hur man kan dra nytta av medarbetarnas samlade kompetens och kapacitet för att så effektivt som möjligt nå projektets mål. Genom kursen får du tillgång till olika ledarskapsfärdigheter som ger konkret nytta i en projektledarroll. Du vet hur en ny grupp kan utvecklas till ett lag över tiden och hur du med ett anpassat ledarskap kan skapa ett vinnande lag. Du lär dig också vad effektiv kommunikation innebär och hur du kan hantera olika konfliktsituationer. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Styrgrupp styrgruppens arbete i projekt PPS Styrgrupp förmedlar den kunskap som krävs för att kunna agera som medlem i en styrgrupp. Kursen belyser de krav som styrgruppen kan ställa på projektledningen men också vilka skyldigheter styrgruppen har gentemot projektet och projektledningen. Du får kunskap om detaljerna i metodens styrmodell för en styrgrupp vilket bland annat innebär vad som ska göras innan ett projekt kan startas och vad styrgruppsdeltagarna förväntas göra under projektets gång och efter det att projektet avslutats. Du förstår vilket ansvar man har som styrgruppsmedlem och vad det innebär att arbeta i en styrgrupp i olika roller som beställare, projektägare och resursägare. Kursen ger dig ökade förutsättningar att styra projektet framgångsrikt och därmed säkerställa största nytta för verksamheten. För mer information och bokning: tieto.se/pps 14

Nytt upplägg! Två endagarskurser PPS Portföljstyrning metodkurs för portföljledare PPS Portföljstyrning ger kunskaper om PPS-modellens stöd för att styra, leda och administrera en verksamhets projektportfölj. Portföljstyrning bidrar till bättre prioriteringar av initiativ och resurser, och därmed ökad nytta i verksamheten. Du lär dig att värdera bidragen av ett projektinitiativ mot verksamhetens mål, lär dig prioritera för att sedan med utgångspunkt från förmåga skapa och planera din portfölj och hantera ändringar i den. Du lär dig styrmodellen för portfölj och kursen ger dig tillgång till färdigheter och mallar som kan användas för styrning i praktiken. Du får även insikt i alternativa sätt att organisera arbetet beroende på hur verksamheten ser ut. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Programstyrning metodkurs för programledare PPS Programstyrning ger kunskaper om PPS-modellens stöd för att styra, leda och administrera ett program. Den ger PPS definitioner och syn på program som en utmärkt arbetsform för att koordinera projekt och linjearbete i syfte att uppnå ett effektmål. Du lär dig styrmodellen och roller för program, och vi förklarar sambandet mellan program och verksamhetens mål. Kursen ger dig tillgång till färdigheter och mallar som kan användas för styrning i praktiken. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Projektmedarbetare att arbeta i ett PPS-projekt PPS Projektmedarbetare skapar förståelse för vad det innebär att vara medarbetare i ett projekt som drivs enligt PPS. Kursen belyser de krav som ställs på en projektmedarbetare samt vilka krav denne kan ställa på projektledaren. Att vara projektmedarbetare innebär att du måste kunna hantera din egen del av produktionsarbetet. Detta ställer bland annat krav på att kunna läsa och förstå projektplanen, planera eget arbete, vara tillgänglig för uppföljning samt aktivt delta i och arrangera möten. Kursen betonar vikten av begreppen ansvar, befogenhet och delegering samt personligt åtagande. För mer information och bokning: tieto.se/pps 15

För mer information och bokning: 010 481 30 09 PPS-modellen i sin helhet, tjänster, utbildning 010 481 30 27 schemalagda PPS-kurser pps@tieto.com tieto.se/pps