Assistent Modulen Möten Efter påloggning Välj diarium, månad och möte. Kallelsen med tillhörande ärenden visas. Stäng/logga ut Flikarna till vänster visar de olika modulerna (Meddelande, Ledamot, Prenumerera, Möten) 1
Klickar man på kallelsen visas två alternativ : - Visa dokument dokumentet öppnas i en viewer där det finns möjlighet att göra understrykningar/överstrykningar, skriva kommentarer, se tidigare versioner av dokumentet m.m. se nästa sida. - Hämta dokument dokumentet öppnas med originalprogrammet ex Word eller Adobe. OBS! Du bör alltid välja Visa dokument. Väljer du Hämta dokument kommer dokumentet att lägga sig i mappen (Gäller Samsung Tab 2): Mina filer/sdcard/download där de kommer att ta plats i minnet på plattan. För att öppna kallelsen klicka på den och välj Visa dokument Symbolerna till höger visar för respektive ärende antal handlingar/dokument, antal kommentarer OBS! antalet kommentarer kan se olika ut för olika personer. Antalet avser publika kommentarer, samt privata kommentarer exkl markeringar som också har tillhörande kommentar. 2
Vid klick på ett ärende visas två flikar - ingående handlingar/dokument och kommentarer. Symbolerna visar vad det är för typ av dokument: PDF Word 3
OBS! antalet kommentarera kan se olika ut för olika personer. Antalet avser publika kommentarer, samt privata kommentarer exkl markeringar som också har tillhörande kommentar. Vid klick på kommentarer visas befintliga kommentarer, möjlighet att lägga till nya kommentarer, söka kommentarer. Tre sätt att kommentera: Kommentarer kan läggas på ärendet (övergripande kommentar) eller relateras till dokument alternativt relateras till en sida i dokumentet. När man skriver en kommentar är den default privat. Vill man att den skall vara publik eller riktad till en grupp måste man aktivt välja detta. Kommentarer kan vara Privata = endast synlig för dig själv Publika = synlig för alla på mötet Grupp = synlig för medlemmarna som tillhör vald grupp För att se eller skriva kommentarer relaterade till kallelsen måste man först markera kallelsen och sedan välja Visa dokument. När man väljer visa kommentarer visas default publika kommentarer. Vill man även se privata och/eller grupprelaterade kommentarer måste man först markera dessa (i exemplet nedan är markerat att visa både privata och publika kommentarer) 4
När dokumentet öppnats finns möjlighet att se och skriva kommentarer, markera i dokumentet samt bläddra mellan de olika sidorna. Klickar man på det blå fältet visas kommentarerna ovan dokumentet. (nästa bild) När man listar kommentarer kan vissa vara blåmarkerade, dessa är kommentarer där man gjort markeringar i dokumentet. OBS! antalet kommentarer som visas i denna vyn inkluderar privata och publika kommentarer av dokument eller sida i dokument samt privata markeringar i dokument. Övergripande kommentarer som rör ärendet visas ej och är ej heller inkluderade i antalet. 5
Visa eventuella tidigare versioner av dokumentet samt övriga dokument i ärendet Bläddra till önskad sida Öppna meny för att kunna redigera i dokumentet ex understrykning, kommentarer. Välj färg. Välj typ av markering. Skriv kommentar. Markeringar och kommentarer till markering är bara Privata. 6
Det går att kombinera att både göra markering i dokumentet och skriva kommentar. Detta visas då på följande sätt i dokumentet. Klickar man på symbolen så visas kommentaren. 7
Modulen Ledamot Följande funktioner: - Se profil innehållande persondata samt vilka grupper personen ingår i. - Skicka personligt meddelande till vald person. - Lägga upp nya grupper samt koppla personer till egendefinierade grupper 8
Skapa grupper Skapa partigrupp. Detta görs av någon politiker från respektive parti. Den som har skapat gruppen är också den person som kan administrera gruppen. Detta gäller även andra skapade grupper. Grupperna används i funktionen Kommentera (Ärenden och dokument) Markera partiet samt markera medlemmarna och klicka på Lägg till i grupp. Döp gruppen och spara. När man markerat ett parti släcks de övriga ned. Vill man få fram alla partierna och listan med samtliga ledamöter och ersättare, klicka på det markerade partiet en gång till. För att senare kunna ändra i gruppen (lägga till och ta bort medlemmar) klicka på Min profil samt fliken Grupper. Markera gruppen varpå medlemmarna visas, lägg därefter till eller ta bort medlemmar. När man markerat person/er i listan tänds även knappen skicka meddelande. Klicka på knappen och skriv meddelandet. Markerade personer får då meddelandet. Meddelandet markeras och visas på samma sätt som beskrivs under meddelandefliken på nästa sida i detta dokument. De upplagda grupperna kan sedan användas när man kommenterar ärenden och dokument. Endast de som ingår i en grupp kan skriva och läsa kommentar kopplade till gruppen. Vill man ta bort hela gruppen, klicka på Ändraknappen och sedan det röda X som visas. 9
Meddelande Funktionen kan användas för att skicka meddelanden till en eller flera personer. För att skapa ett meddelande klicka på Nytt meddelande. Den lilla röda symbolen visar antalet olästa meddelanden. Klicka på raden så öppnas hel meddelandet. För att bekräfta att man läst ett meddelande klicka på det gula fältet varefter den röda symbolen uppdateras. Här visas vilka som deltar i konversationen och vem som startade den 10
För att ta bort meddelandet, klicka på Ändra och därefter röda krysset. Modulen Prenumeration Diariernas ärenden och dokument bevakas utifrån de sökord som användaren lägger upp. Med visst intervall sker körningar som går igenom ärenden och dokument. Resultatet visas under respektive sökord. Ange ett sökord och klicka på lägg till. 11