Ciceron Assistent. Den sociala mötesapplikationen för effektivare organisationer

Transkript

1 Ciceron Assistent Den sociala mötesapplikationen för effektivare organisationer

2 Introduktion Ciceron Assistent är en mötesapplikation framtagen för att förverkliga det papperslösa sammanträdet och samtidigt uppfylla kraven för en helt digital och säker förberedelse av mötet. Ciceron Assistent är en webbapplikation baserad på HTML5 och är helt plattformsoberoende. Den fungerar med andra ord lika bra på en ios-, Android eller Windowsbaserad enhet, vare sig den är mobil eller stationär. Ciceron Assistent är designad för att främja samarbete och öka insynen i verksamhetens informationsflöde för dess användare. Ciceron Assistent - den sociala mötesapplikationen för effektivare organisationer.

3 Mötesfliken Presentation av dagordningen för önskat möte. Hämtar information från befintligt dokument- och ärendehanteringssystem. Kontrolleras av en distributionsprocess som möjliggör för verksamheten att säkerställa att rätt person får rätt information vid rätt tidpunkt. Tjänstemannaberedning Möte Möte Möte 5 Möte Möte Beslut 6 Mötesinformation i form av kallelse, protokoll och närvarolista kan alla presenteras på ett möte tillsammans med datum för när mötet senast uppdaterades. Varje mötespunkt kan innehålla x antal mötesdokument/filer. Dessa kan öppnas i den inbyggda dokumentläsaren eller laddas ner. Under varje mötespunkt presenteras även de kommentarer som finns kopplade till punkten. Kommentarerna presenteras även i den inbyggda dokumentläsaren. Se mer på nästa sida. Kommentarsfunktionen skapar möjlighet för bättre samarbete före, under och efter ett möte.

4 Dokumentläsaren Inbyggd dokumentläsare som öppnar mötesfilerna direkt i webbläsaren utan krav på nerladdning. På så vis skyddas materialet från att spridas vidare om t.ex. en surfplatta skulle bli stulen. Dokumentläsaren ger användaren möjlighet att (i webbläsaren) göra kommentarer som antingen består av text, ritade figurer eller en kombination av de två. Alla kommentarer har tre behörighetsnivåer. Privat - bara användaren själv kan se dessa kommentarer Publik - kommentarerna är synliga för alla som har tillgång till mötet. Grupp - Användaren bestämmer själv en eller flera personer som hon vill dela kommentarerna med. Totalt finns det fyra nivåer en kommentar kan skapas på: 1. Kopplad till en mötespunkt 2. Kopplad till ett dokument 3. Kopplad till en sida i ett dokument 4. Kopplad till en del av en sida i ett dokument. Dokumentläsaren ger också användaren möjlighet att växla till andra dokument inom samma mötespunkt eller till tidigare versioner av aktuellt dokument.

5 Politikerfliken Politikerfliken (eller Personalfliken) är en funktion som hjälper till att synliggöra organisationen. Användaren får en tydlig bild över vem som tillhör vilken nämnd/arbetsgrupp och vilket uppdrag dessa personer har. För politiker finns även möjlighet att sortera på tillhörande parti. Varje person har en profil som användaren kan öppna. Denna profil visar person- och kontaktuppgifter samt vilka uppdrag personen har. Från denna flik har användaren även möjlighet att skapa nya grupper (som hon t.ex. kan använda för att dela kommenterar med). Det går även att skicka privata meddelanden till en eller flera användare från denna flik. I en stor organisation kan det vara bra att snabbt kunna söka efter en person och det kan användaren göra med den inbyggda sökfunktionen i det övre högra hörnet. Från denna flik kommer användaren även åt att göra ändringar av sin egen profil samt redigera de grupper hon har skapat.

6 Prenumerationsfliken Syftet med prenumerationsfliken är att hjälpa användaren hålla sig uppdaterad med sina sakfrågor och intresseområden. Användaren skapar sina egna prenumerationer och anger de sökord som hon är intresserad av. Om hon t.ex är intresserad av allt som rör parker i stadsdelen Sörböle skapar hon en prenumeration som t.ex. heter Sörböles parker. Till den prenumerationen lägger hon till sökorden sörböle och park. All information som organisationen sedan publicerar som innehåller dessa två sökord fastnar i hennes filter och presenteras som en lista i hennes prenumeration. Om filer finns bifogade till den publicerade informationen kan dessa öppnas i den inbyggda dokumentläsaren. Användaren kan även välja att bli notifierad via e-post eller sms när det finns ny information att läsa i en prenumeration.

7 Meddelandefliken Meddelandefliken är digital kommunikationscentral. Här hamnar alla meddelanden som användaren skickar till kollegor via Ciceron Assistent. Meddelandena byggs upp som en konversation kring ett specifikt ämne. Varje konversation kan ha två eller fler deltagande användare. Nya meddelanden kan skapas från denna flik och från politiker/ personalfliken. För att underlätta för användaren finns det en sökfunktion. Användaren kan välja att bli notifierad via e-post och/eller sms när ett nytt meddelanden finns att läsa.

8 Mer information Ta kontakt med någon av nedanstående personer för mer information eller demonstration. Lars-Ove Lindvall Pernilla Stolpe Johansson Tobias Norrfors