Netwise Office Web 2007 Handbok Denna handbok behandlar ett Netwise CMG 2007 system. Netwise Office är det program som i Umeå kommun ibland kallas Internkatalogen på intranätet. Har du frågor gällande Netwise CMG 2007 systemet kan du vända dig till: kundtjänsten på IT och Telefoni på telefon 61134 eller via intranätet på www.intranet.umea.se/itservice (välj Självservice). Netwise Office är ett program som använder samma databas som organisationens telefonister. Det finns två huvuddelar i programmet, en publik del för att söka efter medarbetare och en privat del för hantering av personliga aktiviteter och inställningar. INNEHÅLL Sidan: 2 Netwise Office Web 3 Mina Inställningar 5 Sökning i Katalog - Namnsökning - Telefonnummersökning - Sökord 9 Organisationsträd 10 Quick Info 11 Aktiviteter (Hänvisning) 15 Vidarekoppling 16 Menyer och fraser
Netwise Office Web Starta intranätet, klicka på rubrik Telefoni och sedan Internkatalog. Du behöver lösenord för vissa delar av tjänsten. Lösenord kan du beställa via Självservice på www.intranet.umea.se/itservice eller genom att ringa 61134 (IT och Telefonis kundtjänst). Nedan visas hur Netwise Office Web ser ut när den öppnas. Sidan består av en navigationsmeny med ikoner samt av sökfälten Namn/Tel, Sökord och Organisation samt en kryssruta för Närvarande. Sökresultaten presenteras enligt de layouter som valts av systemansvariga på företaget. Navigationsmeny Sökfält Mina inställningar Figur 1 Startbilden i Netwise Office Web I Netwise Office Web kan du via ikonerna i navigationsmenyn och sökfälten: Katalog - Söka i CMG databasen, er internkatalog. Organisation - Söka organisatoriskt. Quick Info - Söka i ert kartotek efter t ex externa telefonnummer och länkar. Aktiviteter - Registrera aktiviteter och frånvaro. Vidarekoppling - Hantera vidarekopplingar. Voice Hantera fraser och menyer Logout - Logga ut från den personliga delen. 2
Mina inställningar Under mina inställningar kan du ändra lösenord, byta språk samt se vilken information som finns om dig själv i systemet. Figur 2 Generella personliga inställningar Ändra lösenord Byta lösenord gör du genom att klicka på Ändra lösenord. Fyll i eventuellt gammalt lösenord, har du inget lämnar du den raden tom. Fyll i ditt nya lösenord och verifiera detta, klicka på OK. I systemet finns fördefinierat hur många tecken lösenordet minst måste innehålla samt om det är känsligt för stora/små bokstäver. Ändra språk Vill du ändra språk klicka på Ändra språk. Du får du en lista med tillgängliga språk. Välj ett språk genom att markera det, klicka på Spara. Ändra användarinformation Vill du ändra på någon av dina uppgifter klickar du på Ändra användarinformation. En ändringsbegäran skickas via E-mail till företagets driftoperatör. Logga in med din anknytning och eventuellt lösenord. Registrera dina ändringar på ändringsformuläret och klicka på Begär ändring. Du kan inte själv ändra direkt i databasen utan detta görs av driftoperatören vid tillfälle. 3
Ändra kontaktprofiler Med hjälp av kontaktprofiler kan man som enskild användare tala om hur inkommande samtal skall hanteras för de olika aktivitetskoderna. Läs kapitlet om Aktivitetshantering. Den profil som är knuten till en viss aktivitetskod kommer att automatiskt väljas när en ny aktivitet registreras. Figur 3 Kontaktprofiler för inställning av vidarekopplingar vid frånvarobesked Skapa ny profil Det finns ett antal fördefinierade profiler i systemet. Utöver dessa går det att skapa personliga profiler. Systemansvariga kan eventuellt tillåta att anknytningen vidarekopplas till ett eget externt nummer. Figur 4 Skapa en kontaktprofil 4
Sökning i Katalog Katalog är den del av Netwise Office Web som du först hamnar på när sidan laddas. Här kan du söka i de olika sökfälten Namn/Tel, Sökord och Organisation. Namnsökning När du vill söka skriver du först efternamn och sedan förnamn separerade med mellanslag i Namn/Tel fältet. Du behöver inte skriva hela namnet, sökning sker på del av namn, ju fler bokstäver desto färre sökträffar. Vill du söka bara på ett förnamn ska du trycka mellanslag först. Avsluta genom att klicka på sök eller tryck Enter på tangentbordet, se exempel på resultat nedan. Här kan du förutom Namn, Tel och Organisationstillhörighet se om personen har hänvisat sig. Figur 5 Sök abonnenter i katalogen Klicka på eller någonstans på raden om du vill se mer information om abonnenten. Vilken information som visas och ordningen på denna bestäms av systemansvariga på företaget. Samma organisation Utökad information Aktivitetsöversikt Figur 6 Allmän information om användaren 5
Vill du när du ha ännu mer information om en abonnent klicka på. Den utökade informationen som finns om abonnenten presenteras, se utökad information nedan. Vill du ha en grafisk presentation av en persons aktiviteter klicka på Aktivitetsöversikt. Vill du se vilka andra personer som tillhör samma organisationsenhet klicka på rubriken Organisation (samma organisation). Nedan visas den utökade informationen för abonnenten. Detta är all information som finns registrerad och som är synlig för kontorsanvändarna. Ytterligare information kan finnas tillgänglig för telefonister och driftoperatörer. Tips: Kontrollera din egen information så att den är rätt och skicka om nödvändigt en ändringsbegäran till driftoperatören. Figur 7 Utökad information om abonnenten 6
Telefonnummersökning Vill du se vem som har en viss anknytning? Fyll i anknytningsnumret i Namn/Tel fältet och klicka på sök eller tryck enter på tangentbordet. Om du tillexempel bara fyller i siffran 1 och trycker enter på tangentbordet eller klickar på sök får du med alla som har en anknytning som börjar på 1 i sökresultatet. Figur 8 Sök abonnent med hjälp av anknytningsnummer Figur 9 Sök abonnent med hjälp av del av anknytningsnummer 7
Sökord I sökfältet sökord kan du söka på ord som driftoperatören valt att registrera på abonnenterna. Det kan vara exempelvis titel, arbetsuppgifter eller kostnadsställe, se nedan där det är sökt på sökordet jurist. Figur 10 Sök abonnent med hjälp av sökord (Ärende) Organisation I sökfältet Organisation går det att söka på organisationsenheternas namn i exemplet nedan är det sökt på eko, för att få fram alla som arbetar på ekonomiavdelningen. Figur 11 Kryssa i rutan för att ta endast visa de som är närvarande Närvarande Då närvaranderutan bockas i exkluderas de abonnenter, som är hänvisade just precis vid sökningstillfället, från sökträffslistan. 8
Organisationsträd Här finns en översikt av företagets organisation med underliggande enheter. Klicka på önskad enhet och personerna som tillhör vald enhet presenteras med namn och telnr. Härifrån går det att i sökresultatlistan trycka på för att få mer information om en person. Figur 12 Organisationsträdet kan expanderas och visa abonnenter på en viss avdelning Du kan även skriva ut en telefonlista från organisationsträdssökningen. Klicka på skrivarsymbolen till höger ovanför namnrutan. Du får nu en utskrift av denna enhet plus ev. underenheter. 9
Quick Info Här kan du till exempel hitta extern information som adresser och telefonnummer till andra företag, hotell och kortnummer. Det kan även finnas länkar till webbsidor, allt beroende på vilken typ av information som registrerats. Välj den katalog du vill söka i. Ange sökbegreppet i sökfältet och klicka på sök. Vill du söka fram allt innehåll i en viss katalog markera katalogen och placera markören i sökfältet, tryck enter på tangentbordet, systemet sätter själv en asterisk (*) i sökfältet och hela katalogens innehåll listas i sökresultatet. Sökresultat Markera katalog Sökfält Figur 13 Quick Info katalogsökning Klicka på en post i sökresultatlistan för att se mer information om denna. Figur 14 Detaljinformation för en post i katalog 10
Aktiviteter Om du vill hänvisa din telefon registrerar du en aktivitet. En aktivitet kan vara tillexempel lunch, möte eller semester. En aktivitet är alla typer av frånvaro. Klicka på knappen Aktiviteter. Logga in med din anknytning och lösenord. När du fyllt i anknytningen och lösenordet klickar du på OK. Då kommer du till sidan Ny aktivitet. Här kan du välja att registrera ny aktivitet, ändra befintlig eller framtida aktivitet eller ta bort aktivitet. Figur 15 Visa och registrera aktiviteter (frånvarobesked) Ny aktivitet Välj kod från den nedrullnings bara listan, välj också datum och tid när aktiviteten ska börja respektive sluta. Du har här också möjlighet att lämna ytterligare information till telefonist och kollegor genom att skriva i fältet Information. Bockar du i rutan Visa info endast för telefonist är det bara telefonisterna som ser vad du skrivit i informations rutan. Samtliga med tillgång till Netwise Office kan se vilken kod du stängt dig med. Avsluta genom att klicka på Spara. Är du administratör för en arbetsgrupp kan du även registrera dina kollegors aktiviteter. Rutan vid Vidarekoppla bockas i om telefonen ska stängas och kopplas till växeln eller talsvaret. Återgå automatiskt anger om telefonen ska öppnas automatiskt när tiden för en aktivitet gått ut. Tar du bort den kommer du själv vara tvungen att manuellt plocka bort aktiviteten via din telefon. Vidarekoppla till används då man vill vidarekoppla sin anknytning till ett annat nummer, detta är en växelberoende funktion. Denna funktion styrs från de personliga kontaktprofilerna som kan modifieras under Mina inställningar. Läs detta kapitel i början av dokumentet. 11
Har du skapat egna kontaktprofiler enligt sidan 4 så kommer fältet Vidarekoppla till att automatiskt fyllas i med denna för valda inställning. Du kan naturligtvis själv ändra denna vidarekoppling. Ändra aktivitet Markera genom att klicka på den aktivitet du vill redigera. Gör dina ändringar och klicka på Spara. Aktiviteten är nu ändrad. Markera Ändra Återkommande aktivitet Figur 16 Markera och ändra en aktivitet Ta bort aktivitet Ta bort aktivitet Om du vill ta bort en aktivitet klickar du med musen på krysset till höger om vald aktivitet. Du kan även ta bort hänvisningen manuellt från din telefon. 12
Återkommande aktivitet, schema Under rubriken återkommande aktiviteter kan du registrera nya återkommande aktiviteter. Du kan även ändra samt ta bort återkommande aktiviteter. Rutan vid Visa info endast för telefonist bockar du i om du vill att endast telefonisterna ska se vad du har skrivit i informationsrutan. Ny återkommande aktivitet Klicka på länken Återkommande aktiviteter. Du kommer då till sidan Ny återkommande aktivitet. Välj orsaks kod från rullgardinsmenyn kod. Fyll i när du vill att aktiviteten skall börja gälla och när du vill att den skall upphöra. Ange därefter hur ofta aktiviteten ska repeteras. Tips! Vill du lägga in deltid för varannan vecka så tänk på att aktiviteten ska börja på rätt vecka. Fyll sedan i under vilken period du vill att ditt schema skall gälla. Avsluta med att klicka med musen på Spara. Tänk också på att det är frånvarotiden som anges, med andra ord när frånvaron påbörjas samt när du förväntas vara tillbaka. Figur 17 Återkommande aktiviteter (schema) 13
Ändra återkommande aktivitet Markera den återkommande aktivitet du vill ändra. Registrera dina ändringar och klicka på Spara. Markera Ändra Figur 18 Markera och ändra en återkommade aktivitet Ta bort Ta bort återkommande aktivitet När du vill ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om aktivitetsbeskedet. 14
Vidarekoppling I vissa fall kan det vara möjligt att hänvisa telefonen direkt utan att ange frånvaroorsak. Välj vidarekoppling ur listan och klicka på Spara. Figur 19 Vidarekoppling utan aktivitet (endast för vissa växeltyper) 15
Fraser Under menyn Fraser under fliken Voice visas de aktiviteter där du kan spela in egna hälsningsfraser. Du ser även för vilka aktiviteter som du redan har spelat in fraser. Om någon ringer till dig när du har en gällande aktivitet, kommer din hälsningsfras att spelas upp för den inringande. Systemrösten och din egen hälsningsfras kombineras. Systemrösten talar om för den inringande när du återkommer, och din egen hälsningsfras talar om var du är. Väljer du att spela in en generell hälsningsfras kommer denna att spelas upp för samtliga aktiviteter då ingen annan hälsningsfras finns inspelad. Figur 20 Startsidan för personliga fraser Spela in en generell hälsningsfras: Du kan naturligtvis spela in vad du vill, till exempel: Hej, du har kommit till (N N) på (Företagsnamn) jag kan inte ta ditt samtal just nu. Klicka på hälsningsfrasen Generell, så att den dyker upp i den grå ytan högst upp på sidan. Den fras du för tillfället arbetar med (t ex spelar in eller lyssnar på) syns alltid här. Högst upp till höger syns en textruta med texten Ring nr:, här anger du telefonnumret till den telefon du vill spela in från. Systemet föreslår alltid den anknytning du har loggat in med. Klicka på Spela in. Nu kommer Netwise CMG Voice-systemet ringa upp dig. Vänta tills det ringer i telefonen, lyft luren. Klicka på OK i den dialogruta som kommit fram på webbsidan. Du kommer nu att få höra ett pip i luren och inspelningen börjar. Tala in din hälsningsfras, t ex enligt exemplet ovan. Klicka på Stopp på webbsidan för att avsluta inspelningen. (Trycker du lägg på så får du en tvär brytning). Du kan nu lyssna på det du spelat in genom att klicka på Spela. Är du inte nöjd kan du spela in hälsningsfrasen på nytt. 16
Prova gärna din fras genom att registrera en aktivitet och stänga din telefon, och ringa till dig själv. Lyssna på hur det låter! Bäst resultat får du om du börjar prata direkt efter pipet, talar i samma tempo som systemrösten och trycker Stopp direkt när du slutat prata. Menyer Under Menyer kan du välja vilka alternativ den inringande ska få när denne hamnar i talsvaret. Du kan sedan koppla menyerna till en hälsningsfras via fraser, se rubriken Fraser. 4. Den uppringande får mobilnumret skickat till sig som SMS. 5. Den uppringande kan skicka sitt nummer som SMS. 6. Den uppringande blir kopplad till mobilen. 8. Den uppringande blir kopplad till telefonist Figur 21 Menyval som kan presenteras för den inringande Ovanstående är exempel på vad som kan läggas till en meny. Fält med grå text är fördefinierade och kan inte ändras. Figur 22 Klicka på OK om du vill spela in en egen fras för den nya menyn 17
Figur 23 Förslag på fras för den valda menyn Ovanstående är ett förslag på hur en personlig hälsningsfras skulle kunna låta. Hälsningsfraser på andra språk Notera att det under rubriken Menypresentation i den nedre delen av skärmen finns möjlighet att spela in hälsningsfrasen på olika språk. Markera den rad med det språk som du vill spela in. Följ i övrigt beskrivningen ovan. 18
Inställningar Dina inställningar påverkar både hur systemet fungerar när du ringer till det och hur det ska fungera när de inringande försöker nå dig men hamnar i talsvaret. Systemröster - Tar du bort bocken så fungerar Netwise CMG Voice som en vanlig telefonsvarare. Den inringande får inget besked om var du är eller när du väntas åter! Text till tal - genererar en syntetisk fras av ditt namn som kommer att läsas upp istället för din anknytning. Autom. Telefonist - gör det möjligt för den automatiska telefonisten att koppla samtal till dig. Figur 24 Generella inställningar för röstbrevlådan Mitt språk - du väljer det språk du vill höra när du ringer till CMG Voice. Info nivå - välj hur mycket information den talade hänvisningen ska ge, detaljerad, standard eller minimerad när du ringer till din egen röstbrevlåda. Språk för inringande - visar de språk som finns att välja på och de som är valda. För att välja ett språk markerar du det med musen och klickar på högerpilen. Språket flyttas till rutan Valda. Det språk som presenteras överst i valda rutan är det som kommer att vara standardspråk för den inringande. 19
Pin-kod - Du använder pin-koden för att logga in när du ska administrera din röstbrevlåda via telefon. Ange en sifferkod så att obehöriga ej kommer åt dina meddelanden. Notera att detta inte är samma lösenord som du anger för att logga in till detta program via datorn. Mina nummer - Här kan du ange telefonnummer som systemet ska känna igen som dina, så att du, när du ringer från något av numren slipper logga in med Pin-kod. Mobilnumret hämtas automatiskt från Netwise CMG databasen. Logout Här klickar du när du vill logga ut från den personliga delen av Netwise Office Web. Hjälp Klicka på knappen hjälp för att komma till Netwise Office Webs hjälpsida. Här kan du klicka i innehållsförteckningen för att få den hjälp du behöver. Lycka till! 20