10 PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem (från och med 2014) Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst IT* O / K IT-system Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens löneavdelning Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten Ansökningar (tidigare hantering till och med 2014) PapperIT* O / K IT-system Dnr 3 år -------- Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande. Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst. PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens personalkontor / löneavdelning
11 Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten 3 år -------- Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst Vid inaktualitet -------- Begärd handling återsänds Personalhandlingar pärm, IT Pers.akt. Nyanmälan med ny lön Papper O Personakt Lönekontoret Nyanmälan utan ny lön Papper O Syst ordn Lönekontoret Anställningsavtal Papper O Personakt Syst ordn samt förvalt Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning ar rörande löneutbetalning, ledigheter etc. via självservice Vid inaktualitet -------- en finns på kommunstyrelsens personalkontor/löneavdelning personnr Bevaras -------- Ingår i personalakt personnr Vid inaktualitet -------- Bevaras i personakten Upprättas i 4 ex. (en till individ, en till förv, en till personalorg samt en till löneavd, den sistnämnda bevaras) PapperIT* O / K Årsvis Bevaras Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från kommunstyrelsens personalkontor Se KS: F 8 PapperIT* O / K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm. -------- överförs till kommunstyrelsens lönekontor Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O Handläggare Närarkiv / Dnr Utdrag ur belastningsregistret Papper O Personakt Pers-nr, Personalakt hos löneavd. Vid inaktualitet -------- Sekretess ingår i automatik i tjänsten och uppdrag. OSL kap. 2 1. Diarieförs och bevaras för förtroendevalda Bevaras --------- skickas till löneavd, original tillbaka till individ
12 ar rörande frånvaro, uppgifter PapperIT* O / K Chef / Syst. ordn. 2 år efter avslut -------- ar rörande arbetsskada, om. handläggare rehabilitering, se dhp kommunstyrelsens personalkontor. Ev. läkarintyg återlämnas till individen. Medarbetarsamtal, protokoll/anteckningar PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år -------- OSL kap. 39 Avgångssamtal, protokoll/anteckningar Lönesamtal anteckningar PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år -------- Tjänstgöringsbetyg/intyg PapperIT* K Administrativ avdelning Rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande, se Kommunstyrelsens personalkontor PapperIT* O / K Chef / handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs till personakt kommunstyrelsens löneavdelning. Intyg under pågående anställning gallras vid inaktualitet. Utfärdas från 2014-05 av löneavdelning. Pers.nr.ordn. -------- Utskrift för arkivering sker från respektive förvaltning. Ärendet gallras i IT-systemet i samband med utskrift. Företagshälsovården, rekvisition Papper O / K Chef / handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, --------- Se även: Kommunstyrelsen: Personalkontoret: Rehabilitering
13 KIA: Arbetsmiljöhändelser: Riskobservationer Tillbud Arbetsskador Färdolycksfall Arbetssjukdom IT (Papper) O / K Handläggare Syst. ordn. Server (B) se anm* --------- Anmälan överförs till AFA, samt till ansvarig chef för ev. åtgärd KIA: Egendom/säkerhet IT (Papper) O / K Handläggare Syst. ordn. Server (B) se anm* --------- Anmälan överförs till AFA, samt till ansvarig chef för ev. åtgärd LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Tidsbegränsad anställning PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. 1 år efter att företrädet slutat gälla -------- LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. Vid inaktualitet -------- Uppsägningar, avsked och avslut PapperIT* O Handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Disciplinåtgärder, skriftlig varning Papper O / K Personalsekr. se lönekontor Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Disciplinåtgärder, bakgrundsmaterial inklusive kopia av skriftlig varning PapperIT* O / K Personalsekr. / chef Syst. ordn. Tidigast efter 4 år, senast vid -------- Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter (för politiker, chefer m.fl.) pensionering. Papper O Handläggare Dnr* Bevaras 4 år Diarieförs i kommunstyrelsens diarium
14 Protokoll, rörande arbetsmiljö, skyddsronder ÖVRIGT Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o.d., interna verksamhetsmöten Nätverksträffar i olika former, protokoll, minnesanteckningar, bilagor e.d. PapperIT* O Närarkiv Dnr Bevaras, se anm. PapperIT* O / K Handläggare Kron. ordn Vid inaktualitet PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, 4 år Kan ingå i LSG. ar rörande åtgärder av ringa art gallras vid inaktualitet. (4 år) se anm. Bevaras om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. -------- Väsentlig information bevaras Projektgruppshandlingar, av större art PapperIT* O Handläggare Dnr. Bevaras 4 år Underlag kan gallras vid inaktualitet Syst. ordn Projektgruppshandlingar, av mindre art PapperIT* O Handläggare Syst. ordn Vid inaktualitet -------- Underlag kan gallras vid inaktualitet Postlistor PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Hanteras från kommunstyrelsens kommunkansli Rekvisitioner, kvittenser o.d. PapperIT* O / K Div. rum Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Närarkiv e.d. E-post, Sms, bloggar, cockiefiler e.d. Digitalt O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm. -------- Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Röstbrevlåda, e.d. Ljudfil O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm. -------- Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Fotografier från miljöerna, ett urval PapperIT* e.d. O / K Närarkiv Handläggare Kron. ordn., IT e.d. Bevaras 4 år Dokumenteras, dateras. Övriga gallras vid inaktualitet
15 Ljudupptagningar/filmmaterial av betydelse Ljudupptagningar/filmmaterial av ringa eller tillfällig betydelse Egenproducerat informationsmaterial e.d. Dokumentation för enheten (utställningar etc), affisch, broschyr, pressklipp i urval, vernissagekort e.d. Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier hållna i egen regi Magnetband, IT, etc. Magnetband, IT, O / K O / K Närarkiv Diariet Handläggare Handläggare Olika rum etc. Närarkiv PapperIT* O Närarkiv Alla rum PapperIT* O / K Närarkiv Handläggare Syst. ordn. Dnr Personakt Syst. ordn. Dnr Bevaras 4 år Kan ingå i diarieförda handlingar/personakt. OSL Vid inaktualitet -------- Kan ingå i diarieförda handlingar, personakt. OSL Ett urval bevaras. Personakt Syst. ordn. Bevaras Omedelbart Syst. ordn. Bevaras 4 år Dateras Jfr Fotografier från miljöerna Dateras, ange årtal Skrifter, kataloger, broschyrer, info, utredningar, författningar, cirkulär m.m. från andra myndigheter, företag, föreningar och förbund PapperIT* K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Inventarieförteckningar över specialmaterial för verksamheterna Dokumentation rörande brandsyn, e.d. Checklista, protokoll, riskanalys, verksamhetsbeskrivning/byggnad. PapperIT* O Handläggare Objektsvis Bevaras PapperIT* O Diariet Dnr Akt Bevaras 10 år 1:a förteckningen och sedan vart 10:e jämna år bevaras. Samlas hos administrativa avdelningen. 4 år Samlas på resp. nämnds administrativa avdelningen
16 Ritningar och handlingar angående byggnader samt fastighetsskötsel och uthyrning PapperIT* O / K Olika rum Objektsvis Kron. ordn. m.m. Vid inaktualitet -------- finns hos fastighetsenheten Körrapporter PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. 2 år -------- Redovisas via löneutbetalning ar rörande fordon, servicebok m.m. PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. -------- Se samhällsbyggnadsnämnden, serviceenheten Dokumenthanteringsplaner PapperIT* O / K Arkivredogörare/ ansvarig Dnr. Olika rum Vid inaktualitet -------- bevaras i diarieförda handlingar. Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie. HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE A) ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då arkivexemplar med samma innehåll finns. Inkomna, upprättade eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges. Kontrollera först var originalhandling finns Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges. Jfr diarieförda handlingar
17 ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges
18 ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitton och kvittoböcker för avgående post. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges Loggar för e-post och fax och vid kopiering under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. Vid inaktualitet, dock längst 1 månad -------- Om ej annat anges ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. (exempelvis IT-systemen Stratsys* och Netigate*), Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges. Väsentliga sammanställningar diarieförs och bevaras. *Används av flera förvaltningar inom kommunen.
19 B) ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) IT, m.m. O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet -------- Om ej annat anges 1. ar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. arna som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagningsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse ( till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. ar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. som har inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende fel, under förutsättning att rättning har skett. 6. ar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.