Manual Vitec Teknisk Förvaltning Manualen uppdaterades av Vitec Fastighetssystem 2010-06-10
Innehållsförteckning Inledning 1 Allmänt... 1 Installation 3 Allmänt... 3 Vitec Nova... 3 Systemkrav... 4 Installation... 4 Starta produkten... 5 Ange uppkopplingsinformation... 7 Installerade komponenter... 8 Microsoft.NetFramework 2.0... 8 Crystal Reports... 8 Essential Studio från SyncFusion... 8 THBImage... 8 Användargränssnitt 9 Utseende... 9 Navigering... 10 Samtliga objekt... 10 Resursvy... 12 Sök... 12 Sök objekt... 13 Filtrering... 15 Presentation... 15 Gemensamt utseende i flikarna... 16 Användarhandledning 18 Avrapportering... 18 Grafisk överblick... 18 Avrapportering... 19 Analys... 22 Grafisk överblick... 22 Filter... 23 Kalender... 24 Diagram... 24 Åtgärdslistan... 25 Planerat underhåll... 27 Grafisk överblick... 27 Vitec Teknisk Förvaltning ii
Filter... 28 Kalender... 28 Åtgärdslista... 32 Drift... 35 Grafisk överblick... 35 Filter... 35 Kalender... 35 Åtgärdslista... 43 Navigering... 44 Avrapportering... 46 Besiktning... 48 Grafisk överblick... 48 Besiktningar... 48 Rapporter... 58 Arbetsordrar... 59 Grafisk överblick... 59 Arbetsordrar... 59 Åtgärder... 70 Grafisk överblick... 70 Åtgärder... 70 Kontroller... 71 Grafisk överblick... 71 HLU - Hyresgäststyrt underhåll... 74 Grafisk överblick... 74 HLU... 74 Skapa hyresrabatter... 77 Rapportexempel... 77 Dokumentarkiv... 81 Grafisk överblick... 81 Menysystem 83 Grunddata 85 Översikt... 85 Grafisk överblick... 86 Övrigt... 86 Redigering av grunddata... 88 Prisuppdatering av åtgärdstyper... 88 Besiktning... 91 Besiktningsåtgärder/Besiktningspunkter... 93 Inställningar 95 Alternativ... 95 Arbetsorder... 95 Rapporttexter... 97 Besiktningar... 98 Kontering... 99 Notifieringar... 99 HLU...102 Övrigt...104 Systeminställningar...105 Vitec Teknisk Förvaltning iii
Allmänt...105 Dokumentarkiv...106 Rapportmallar...106 Nämnare...107 Behörigheter...107 Användarinställningar...111 Dokumentarkiv...111 Objektsträdet...112 Vitec Information Idag...112 Ordlista 115 A...115 B...115 F...115 N...115 O...116 P...116 S...116 T...116 U...116 Å...116 Vitec Teknisk Förvaltning iv
Inledning Allmänt Vitec Teknisk Förvaltning* är en applikation som ingår i fastighetssystemet Vitecs Nova. Vitec Teknisk Förvaltning är helt integrerat med Vitec Novas databas. Det innebär t ex att förändringar av objekt, som görs i Vitec Teknisk Förvaltning syns i övriga moduler. Man har full tillgång till registren för fastigheter, objekttyper, objekt och personer/kunder. Denna handledning publiceras i första hand i HTML-format på http://www.vitec.se/vitechelp/underhall_net/. Handledningen är ett levande dokument som kommer att uppdateras fortlöpande. * Tidigare kallades Vitec Teknisk Förvaltning för Vitec Underhåll Vitec Teknisk Förvaltning Inledning 1
Installation Allmänt För att kunna köra Vitec Fastighetssystems krävs applikationen Vitec Nova. Följande produkter ingår i Vitec Fastighetssystems produktsuit: Vitec Beslutsstöd Vitec Fastighetssystem Vitec Information Vitec Rapporter Vitec Teknisk Förvaltning Vitec Nova Vitec Nova är samlingsnamnet för alla programvaror från Vitec Fastighet. Vitec Start är en applikation vars huvuduppgift är att tillhandahålla de olika applikationerna som ingår i Vitec Nova på ett överskådligt sätt. I Vitec Start visas ikoner för alla de applikationer som en användare har licens för i den så kallade applikationspanelen. Namnet på ikonerna anger oftast vilken funktion applikationerna har istället för programnamnet. Exempel på funktioner är beslutsstöd, fastighetsadministration och underhåll. I dokumentationspanelen finns länkar till alla produkters onlinemanualer. Genvägspanelen används för att skapa genvägar till de delar av applikationerna man använder mest. Genvägar till andra program, t ex Word och Excel, kan också skapas. En annan viktig uppgift för Vitec Start är att automatisk installera och uppdatera applikationer via Internet när nya versioner finns tillgängliga. Vitec Teknisk Förvaltning Installation 3
Bild 1 - Vitec Start Mer information om Vitec Start hittar du i dess manual. Systemkrav Microsoft.NET Framework 2.0 behövs på klienten för att Vitec Start ska kunna köras. Vitecs rekommendationer är därför att.net Framework 2.0 installeras före installationsprogrammet för Vitec Nova installeras, detta för att spara tid vid installationsförfarandet..net Framework 2.0 kan enkelt laddas hem från följande ställen: Microsoft: http://www.microsoft.com/downloads Vitec: http://tools.vitec.se Installation Klientinstallation av alla Vitecs programvaror hanteras av Vitec Start. Genom att använda ett installationsprogram installeras Vitec Start. I en av dialogrutorna som visas under installationen skall användarens licensnummer (kallas ibkand även GUID) anges. Första gången Vitec Start startas kommer programmet att koppla upp sig mot en av Vitecs servrar och ladda hem de applikationer som är kopplade till licensnumret. Därefter kommer Vitec Start att vid varje uppstart kontrollera om någon ny applikation tillkommit eller om det finns någon ny version av redan installerade program. Om så är fallet kommer den nya versionen laddas ner och installeras. Meningen är att klientinstallationen enbart skall göras en gång, därefter sker uppgraderingar automatiskt utan att användaren behöver göra någon ansträngning. Vid versionsbyte av Vitec Teknisk Förvaltning Installation 4
Microsoft.NET Framework kan det dock bli nödvändigt med en ominstallation av Vitec Start. Detta sker dock ytterst sällan. Starta produkten Installationsprogrammet lägger startikonen för Vitec Start i programgruppen Vitec Fastighetssystem. Bild 2 - Programgruppen Vitec Fastighetssystem Börja med att öppna Vitec Start. Klicka därefter på ikonen i applikationspanelen för den produkt som skall startas. Bild 3 - Applikationer i Vitec Start Om enbart en produkt används från Vitec Fastighetssystems produktsuite är det möjligt att ställa in Vitec Start så att enbart denna produkt startas upp direkt utan inblanding av Vitec Start. Detta görs genom att välja kommandot Arkiv, Användarinställningar i Vitec Start. Bild 4 - Menyalternativet Arkiv i Vitec Start I dialogrutan som nu visas är det bara att markera rutan Starta senast använda applikation vid uppstart av Vitec Start för att den angivna prodkten alltid ska starta direkt. Vitec Teknisk Förvaltning Installation 5
Bild 5 - Användarinställningar i Vitec Start Vitec Teknisk Förvaltning Installation 6
Ange uppkopplingsinformation Första gången en produkt i Vitec Fastighetssystems produktsuit starts måste användaren ange uppkopplingsinformation i det dialogfönster som visas i bilden nedan, dvs. användarnamn, lösenord samt URL till webbtjänsterna. Bild 6 - Uppkopplingsinformation Vitec Teknisk Förvaltning Installation 7
Installerade komponenter Microsoft.NetFramework 2.0 Alla produkter i Vited Fastighetssystems produktsuit är skrivna i Microsoft.Net vilket innebär att de maskiner som kör produkten/produkterna måste ha.net Framework 2.0 installerat innan Vitecs produkter kan installeras..net Framework 2.0 laddas hem från följande platser: Microsoft: http://www.microsoft.com/downloads Vitec: http://dotnettools.vitec.se Crystal Reports Rapporterna i Vitec Fastighetssförvaltning produkter skapas med hjälp av Crystal Reports varför installationsprogrammet automatiskt kommer att installera denna komponent på maskinen. Essential Studio från SyncFusion SyncFusion är tredjepartleverantör av komponenter med kontroller för menyer, dialoger, verktygsrader etc. som används i Vitec Fastighetessystems produkter för att skapa ett så användarvänligt gränssnitt som möjligt. THBImage THBImage är komponent med en kontroll för hantering av bilder till Vitecs Dokumentarkiv. Vitec Teknisk Förvaltning Installation 8
Användargränssnitt Utseende I detta avsnitt ges en kortfattad beskrivning av användargränssnittets uppbyggnad. Hur man som användare nyttjar de olika delarna och vad man kan göra med dem beskrivs ingående i kapitlet Användargränssnitt. Teknisk Förvaltning är visuellt sett indelad i tre delar där den vänstra delen hanterar navigering av objekt (dvs fastigheter, lägenheter osv.) medan de två delarna till höger hanterar presentationen av information som varje objekt innehar. Bild 7 - Utseende Teknisk Förvaltning Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 9
Navigering Navigeringsdelen av Teknisk Förvaltning består av fyra flikar: Samtliga objekt Resursvy Sök Sök objekt Samtliga objekt I fliken Samtliga objekt klickar man sig fram till önskad nod i trädet. När man klickat på t.ex. en fastighet visas information om fastigheten i presentationsfönstret. Vad som visas beror på vilken flik som är vald i presentationsfönstret. Bild 8 - Samtliga objekt Via Samtliga objekt är det möjligt att skapa nya objekt till objektsträdet. Detta görs genom att högerklicka på ett objekt och välja alternativet Nytt objekt. Nya objekt markeras på den skapade fastigheten och kallas "Nyligen skapad fastighet". På detta sätt är det möjligt att direkt lägga till objekt till fastigheten utan att behöva gå via Grunddata. Det är även möjligt att kontrollera och redigera varje nods egenskap genom att högerklicka och välja alternativet Egenskaper. Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 10
Bild 9 - Dialogen Egenskaper Genom att klicka på en valfri nod är det möjligt att skapa åtgärder genom att högerklicka på trädnoden och välja "Skapa åtgärder..." En dialog där användaren får välja enheter samt ett urval av åtgärdstyper öppnas och åtgärder skapas upp på samtliga underliggande objekt. Exempel I bilden nedan visas objektet U080001A i Samtliga objekt. Bild 10 - Exempel Samtliga objekt Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 11
Resursvy Även Resursvy visar ett träd med noder, men här utgår trädet från resurser istället. Här kan man t ex klicka på en resurs och se en lista med arbetsordrar som innehåller åtgärder som tilldelats den valda resursen. Bild 11 - Resursvy Exempel I bilden nedan visas objektet U080001A i Samtliga objekt. Bild 12 - Exempel Resursvy Sök Sök används för att söka efter specifik information i den valda fliken i presentationsfönstret när någon av flikarna Arbetsorder, Besiktningar eller Åtgärder är aktiverade i presentationsfönstret. Exempelvis kan man finna en arbetsorder baserat på arbetsordernummer. Senaste sökning sparas alltid så att användaren kan tillgodogöra sig denna vid ett senare tillfälle. Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 12
Bild 13 - "Sök Exempel I bilden nedan visas objektet U080001A i Sök. Bild 14 - Exempel Sök Sök objekt Sök objekt används för att söka efter objekt baserat på hela eller delar av objektsnummer, hyresgästnamn eller adresser. En lista över matchande objekt visas under sökfältet och genom att dubbelklicka på en av dessa rader fylls flikarna till höger med information. Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 13
Bild 15 - Sök objekt Exempel I bilden nedan visas objektet U080001A i Sök objekt. Bild 16 - Exempel Sök objekt Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 14
Filtrering Filtreringsdelen består ett fönster som presenterar de olika filtreringsalternativ som varje flik erbjuder för att användaren ska kunna filtrera innehållet som presenteras i flikarna. Här är det bland annat möjligt att välja tidsintervall, antal och status. Bild 17 - Filterpanelen Bilden nedan visar den ikon som aktiverar eller gömmer undan filtreringsfältet. Det är även möjligt att aktivera fältet via menyalternativet Visa och därefter markera alternativet Filter. Bild 18 - Filterikonen Valen av filtreringsinställningar sparas när användaren stänger programmet så att filtreringsinställningarna ligger kvar nästa gång programmet körs. Presentation Presentationsfönstret består av följande flikar: Avrapportering Analys (notera att detta är en tilläggsmodul) Planerat underhåll Drift Besiktningar Åtgärder (grupperingsbara) Arbetsordrar Åtgärder Kontroller HLU Avtal Dokumentarkiv Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 15
Bild 19 - Flikar i Teknisk Förvaltning En användare kan ha tillgång till alla eller enbart ett urval av ovanstående flikar. Vilka flikar som visas beror på vilka delar av Teknisk Förvaltning som kunden har licenser eller användarrättigheter till. När programmet startas för första gången presenteras flikarna i en förutbestämd ordning, denna ordning är möjlig att påverka genom att användaren markerar en flik och med hjälp av musen drar fliken till en önskvärd position. Alla inställningar som görs rörande flikarna sparas mellan sessionerna. Gemensamt utseende i flikarna Listor Informationen som finns i flikarna visas ofta i tabeller, vilka består av kolumner och rader. Generellt sett är det möjligt att sortera tabellen efter valfri kolumn, detta genom att användaren klickar på kolumnrubriken. Precis som för flikarna i är det även möjligt att ändra ordningen på kolumnerna i tabellerna, detta genom att markera kolumnrubriken och därefter dra kolumnen till önskad plats. För att gömma kolumner är det bara att högerklicka på en kolumnrubrik och välja kommandot Dölj kolumn. Det är även möjligt att visa dolda kolumner igen genom att högerklicka och välja Visa kolumn. Kalendrar I flera av Teknisk Förvaltnings flikar visar en så kallad kalender. Dessa kalendrar ser ut som bilden nedan och för alla flikar som använder den är grundfunktionaliteten den samma. Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 16
Bild 20 - Kalendern Bland annat är det möjligt att nyttja den så kallade drag-ochsläp -metoden i kalendrarna. Detta innebär att objekt i kalendern kan markeras och med hjälp av musen är det möjligt att flytta objektet till en annan cell. I filtret finns alternativet Visa alla (1), som presenterar ytterligare två kolumner i kalendern; den ena kolumnen (2) visar släpande åtgärder och den andra (3) visar framtida åtgärder. Kolumnen som innehåller släpande åtgärder är till för att användaren enkelt ska få en överblick om det finns åtgärder som inte är hanterade och behöver flyttas till aktuell tid. Kolumnen innehållande framtida åtgärder ger användaren en visuell möjlighet att upptäcka de åtgärder som är inplanerade i framtiden. När alternativet Visa alla markeras kommer samtliga enheter för valt objekt att visas. Vitec Teknisk Förvaltning Användargränssnitt 17
Användarhandledning I detta kapitel beskrivs varje flik som finns representerade i presentationsdelen i Teknisk Förvaltning genomgående. Avrapportering Avrapporteringsfliken erbjuder möjligheten att avrapportera arbetsordrar och dess åtgärder. Grafisk överblick Bild 21 - Grafisk överblick - Avrapportering Bilden ovan visar hur Avrapporteringsfliken grafiskt sett är uppdelad. Arbetsordrar kan bestå av en eller flera åtgärder. Exempelvis visar bilden nedan att arbetsordern 090608:3 har tre stycken åtgärder kopplade till sig. I Avrapporteringsfliken är det åtgärdslistan som presenterar alla åtgärder. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 18
Bild 22 - Fliken Avrapportering Arbetsordrar kan bestå av en eller flera åtgärder. Exempelvis visar bilden ovan att arbetsordern 090608:3 har tre stycken åtgärder kopplade till sig. I Avrapporteringsfliken är det åtgärdslistan som presenterar alla åtgärder. Varje åtgärd i åtgärdslistan kan markeras var för sig och på så sätt får användaren möjligheten att redigera den valda åtgärden utan att påverka arbetsorderns övriga åtgärder. En felanmälan eller en beställning skrivs ut genom att högerklicka på en eller flera rader och välja Skriv ut arbetsorder. Bild 23 - Skriv ut arbetsorder Via menyn som visas vid högerklick ges även möjligheten att skicka arbetsordern via e-post till den resurs (intern personal eller någon firma) som tilldelats ordern. Detta kräver dock att det finns en e-postadress inlagd i registret över den/de resurser som är tilldelad ordern. Om en order har kopplade dokument kommer även dessa med som bilagor när ordern skickas som e-post. Avrapportering I den nedre delen av Avrapporteringsfliken finns ett fält där användaren kan avrapportera samt avläsa/ändra information om varje åtgärd. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 19
För att avrapportera en arbetsorders åtgärd markeras åtgärden och därefter kan användaren klicka på knappen <-Avsluta som finns i nedre högra hörnet. Bild 24 - Avrapportera arbetsorder När detta är gjort ändras status för åtgärden till Avslutad och datumet Utförd får fokus och att dagens datum föreslås. Detta kan användaren sedan redigera innan knappen Spara används för att förändringarna skall sparas. Tid I Avrapporteringsfliken finns det möjlighet att ange hur mycket tid en resurs lagt på en åtgärd. Det finns två sätt att göra detta. Det ena är att i fältet Lägg till ange antalet timmar och därefter klicka på knappen Spara. Bild 25 - Lägg till tid vid avrapportering Notera: I markeringen i bilden ovan visas Tid:, detta är den totala tid som lagts på åtgärden. Det andra alternativet är att klicka på knappen och ange en eller flera rader i dialogen Nedlagd tid. Genom att välja knappen Ny läggs nya tidmarkeringar till. Det är även möjligt att ta bort och redigera befintliga tidmarkeringar. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 20
Bild 26 - Dialogen Nedlagd tid Status på arbetsordrar En arbetsorders status är baserad på dess kopplade åtgärders status. Logiken för detta fungerar enligt följande: Om arbetsorderns alla åtgärder har status Ej påbörjad har arbetsordern status Ej påbörjad. Om en eller flera av arbetsorderns åtgärder har status som är Påbörjad räknas ordern som Påbörjad. Om arbetsorderns alla åtgärder har status satt till Avslutad får arbetsordern status Avslutad. Om arbetsorderns alla åtgärder är satta som Annullerade blir arbetsordensstatus Annullerad. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 21
Analys Analysfliken har flera olika användningsområden, bland annat: Ge en bild av kostnaden för utfört planerat underhåll uppdelat på exempelvis fastighet, förvaltarområde eller annan valfri uppdelning. Möjlighet att ta fram statistik över felanmälningar uppdelat per resurs som åtgärdat anmälningen och tiden som lagts ner. Presentera ett diagram av framtida kostnader för det planerade underhållet uppdelat per fastighet, förvaltare eller annan valfri uppdelning. Grafisk överblick Bild 27 - Grafisk överblick Analys I Analysfliken visas åtgärder (utförda, beställda eller planerade) i den del som presenterar en kalender eller ett diagram för den nod som valts i navigeringsträdet summerade per åtgärdstyp. Den nedre delen visar en åtgärdslista vilken innehåller alla åtgärder som är knutna till noden som valts i navigeringsfönstret till vänster. Genom att markera en rad, kolumn eller cell i kalenderfönstret visas enbart detaljer för de åtgärder som är direkt kopplade till den markerade cellen i åtgärdslistan. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 22
Bild 28 - Analysfliken - Kalender Med hjälp av alternativet Visa diagram i filterfältet kan Analysfliken även presentera information i diagramform. Bild 29 - Analysfliken - Diagram Filter Filtret erbjuder användaren möjlighet att endast se åtgärder inom ett visst tidsintervall, för en viss åtgärdskategori och i form av antal, kostnad eller tid. Har användaren valt att visa åtgärderna i kostnad visas summeringen per åtgärdstyp i kronor. Om användaren valt att visa åtgärderna i tid visas summeringen i timmar. Visningen delas hela Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 23
tiden upp per åtgärdstyp och underliggande noder till vald nod i trädet. Bild 30 - Analysfliken Filter för åtgärdslista Är kryssrutan Visa diagram ikryssad kan användaren även välja att se åtgärder för en viss åtgärdsfas, om diagrammet ska visa åtgärdstyper samt det lägsta antalet åtgärder som ska tas med i urvalet. Bild 31 - Analysfliken Filter för diagram Kalender Att högerklicka i kalenderdelen av Analysfliken ger användaren möjlighet att ur en meny välja om summering ska visas, om belopp ska visas i tusental kronor (om Visa -alternativet Kostnad valts) samt att skriva ut. Bild 32 - Analysfliken - Högerklicksmeny Diagram Om användaren valt att kryssa i rutan Visa diagram och därefter klickat på knappen Uppdatera visas åtgärder för vald nod summerade i diagramform. Om användaren klickar på en del av en stapel i diagrammet visas åtgärder för den valda delen i det mindre fönstret längst ned. Om många småsummor av åtgärder visas i diagrammet och användaren inte är intresserad av dessa finns möjligheten att filtrera bort dessa genom att ange ett antal åtgärder i textrutan Lägsta antal åtgärder. Endast åtgärder överstigande det angivna antalet tas då med i diagrammet. Om användaren valt att kryss i rutan Visa åtgärdstyp i filtret visas åtgärdstyper istället för underliggande trädnoder i diagrammet. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 24
Bild 33 - Diagram Högerklick i diagrammet ger användaren möjlighet att ur en meny välja att zooma, förhandsgranska eller skriva ut diagrammet. Bild 34 - Diagram - Högerklicksmeny Åtgärdslistan Högerklick i åtgärdslistan ger användaren möjlighet att ur en meny välja att redigera åtgärden, radera åtgärden, sätta status på åtgärden, välja resurs för åtgärden, göra en ny underhållsbeställning, kopiera åtgärden, lägga till en notering i loggen, välja alla åtgärder, förhandsgranska och skriva ut åtgärdslista, exportera listan till Excel samt skriva ut listan. Åtgärdslistan fylls genom att markera celler i kalendern eller genom att klicka på staplar i diagrammet. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 25
Bild 35 - Åtgärdslista - Högerklicksmeny Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 26
Planerat underhåll I fliken för Planerat underhåll kan användaren via en kalender planera in åtgärder i tiden. Grafisk överblick Bild 36 - Grafisk överblick Planerat underhåll I det mittersta fältet presenteras åtgärderna i en kalender där kolumnerna visar år eller månad beroende på vilken tidsupplösning som är vald i filterfönstret. Åtgärderna markeras med symboler i olika färger: Gröna bockar Utförda åtgärder Röda nålar Ej utförda åtgärder Målarpensel Beställda åtgärder Vita nålar Periodiskt återkommande åtgärder På raderna visas de utrymmen, komponenter eller byggnadsdelar för vilka det finns åtgärder inplanerade. Varje åtgärdstyp hamnar på en egen rad. I det undre fönstret visas en åtgärdslista med detaljinformation om de åtgärder som finns i markerad ruta i kalenderfönstret. Det är möjligt att flytta åtgärder genom att markera en åtgärd och därefter dra och släppa åtgärden med hjälp av musen. I kalendern visas åtgärderna för den nod användaren har klickat på i trädet. Notera: Åtgärdstyper (fältet till höger) i bilden ovan visas enbart om filteralternativet Enstaka åtgärdstyp inte är markerat. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 27
Filter Tidsskalan ändras med alternativet Tidscykel, se bilden nedan. För att ändringar i filterpanelen ska slå igenom i kalendern måste användaren klicka på knappen Uppdatera. Det är även möjligt att presentera åtgärderna efter antal, kostnad eller tid. Bild 37 - Planerat underhåll - filter Kalender I delen som presenterar kalendern i fliken Planerat underhåll kan användaren enkelt planera in nya åtgärder för ett objekt. Lägg till nya åtgärder Nya åtgärder kan läggas till på två sätt: Högerklicka och välja kommandot Lägg till åtgärder. Drag och släpp -metoden, dvs markera åtgärder i Åtgärdstyps-fältet som finns längst till höger i fliken och dra dessa med musens hjälp till önskad cell i kalendern. Högerklicka I bilden nedan visas en kalender utan åtgärder för den valda noden i navigeringsdelen. Genom att högerklicka någonstans i kalendern visas en meny där användaren kan välja Lägg till åtgärder Bild 38 - Planerat underhåll - Högerklicksmeny Dialogrutan Skapa ny åtgärd kommer nu att visas. Här väljs vilken åtgärd som ska planeras in, när den ska göras samt om den ska ha intervallet från åtgärdstypen eller om användaren vill ange ett eget intervall. Det är här även möjligt att ange en beskrivande text och välja vem som är ansvarig för att åtgärden utförs. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 28
Bild 39 - Dialogen Skapa ny åtgärd Enhet är ett samlingsbegrepp för rum, utrymme, komponent eller byggnadsdel. Till varje enhet har en eller flera åtgärdstyper kopplats och det är dessa kopplade åtgärder som finns att välja mellan när man ska skapa nya. Om den åtgärdstyp som ska läggas till inte återfinns i dialogen ovan finns under samma högerklicksmeny som där alternativet Skapa ny åtgärd fanns möjligheten att koppla åtgärdstyp till enhetstyp. Bild 40 - Koppla åtgärdstyp till enhetstyp Alternativet Koppla åtgärdstyp till enhetstyp öppnar nedanstående dialog där användaren kan markera en eller flera enheter och däreefter väljer ut de åtgärdstyper som ska finnas på enheten av den valda typen. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 29
Bild 41 - Dialogen Koppla åtgärdstyper till enhetstyper Drag och släpp -metoden Planering av nya åtgärder kan även göras genom att dra önskad åtgärd från trädet Åtgärdstyper till höger om kalendern och släppa dessa i kalendern. När detta görs kommer en dialogruta att visas där användaren kan göra kompletterande inställningar. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 30
Bild 42 - Skapa åtgärd med drag och släpp -metoden Om det redan finns en åtgärd av vald typ ges en kontrollfråga om man vill tidigarelägga befintliga åtgärden eller om man vill skapa ytterligare en åtgärd av samma typ. Bild 43 - Dialogen Redigera datum på XXX Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 31
Kopiera åtgärder Användaren kan kopiera en uppsättning åtgärder från ett objekt till ett annat. Genom att markera en cell i kalendern och därefter högerklicka går det att välja alternativet Kopiera åtgärder från annat objekt. Bild 44 - Kopiera åtgärder Dialogrutan Kopiera åtgärder till XXX visas. Bild 45 - Dialogen Kopiera åtgärder till XXX Här är det bara att markera objekt att hämta åtgärder från och ange vilka åtgärder som ska kopieras. Tryck därefter på Kopiera. Efter kopiering ligger dialogrutan kvar, detta ifall användaren vill kopiera fler åtgärder från andra objekt. Samtliga aktuella underhållsåtgärder kopieras. Åtgärdslista Genom att marka en eller flera celler i kalendern är det möjligt att fylla åtgärdslistan med åtgärder. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 32
Bild 46 Markera celler i kalender Ändra status på åtgärder För att ändra status på åtgärder markeras en eller flera åtgärder som ska förändras i åtgärdslistan. Genom att högerklicka och därefter välja Status kan status för de markerade åtgärderna ändras. Bild 47 - Ändra status på åtgärder Om status sätts till Avslutad kommer en dialogruta visas där användaren kan ange då åtgärden utfördes samt hur många timmar som lagts på åtgärden. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 33
Bild 48 - Dialogen Ange åtgärdsdatum Tilldela eller byta resurs Man kan enkelt tilldela resurser till varje åtgärd genom att markera en eller flera åtgärder och därefter högerklicka och välja alternativet Resurs enlig bilden nedan. Bild 49 - Tilldela resurser Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 34
Drift I fliken Drift hanteras drift och rondering. Grafisk överblick Bild 50 - Grafisk överblick Drift Driftfliken har precis samma typ av grafisk uppdelning som fliken Planerat underhåll. Filter I filtret går det att ställa in för vilket år som driftsåtgärderna skall visas. Där kan även andra inställningar göras, t.ex. antalet åtgärder, kostnaden för åtgärder eller nedlagd tid för åtgärder i kalenderns celler. Kalender Driftsfliken innehåller en kalender som visar driftsåtgärder för den nod som valts i objektsträdet. I kalenderns celler kan tre olika symboler visas: Gröna bockar utförd åtgärd Röda nålar planerad åtgärd Gråa nålar periodiskt återkommande åtgärder, dvs. åtgärd som kommer att skapas i framtiden då en planerad åtgärd med intervall avrapporteras. Exempel: Om en planerad åtgärd har ett intervall på 2 månader visas gråa nålar med två månaders avstånd från den röda nålen. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 35
Sista kolumnen och den sista raden i kalendern innehåller summeringsceller där åtgärderna i kolumnens eller radens celler summerats. Summakolumnen och summaraden kan döljas via högerklick i kalendern. Nedan visas ett exempel på alla driftsåtgärder år 2009 för ett objekt i objektsträdet. Bild 51 - Driftsfliken - Kalendern Kalendern utläses enligt följande: Gråa rader representerar enheter på objektet (enhetstyper då urval görs ovanför objektsnivå i trädet). Vita rader beskriver åtgärdstyper Orangea rader beskriver detaljer (detaljtyper då urval görs ovanför objektsnivå). I kalandern ovan kan t.ex. utläsas att i januari 2009 ska åtgärdstypen Belysning invändigt kontrolleras och därefter ska en kontroll utföras i enlighet med de gråa periodiska nålarna. De oranga raderna som beskriver detaljer visas enbart om Teknisk Förvalning är inställd på att göra detta. Genom att markera Verktyg Alternativ Övrigt Använd detaljer på enheter visas dessa detaljrader. Skapa driftsåtgärder I driftskalendern kan åtgärder skapas på två olika sätt: Indrag av åtgärdstyp från åtgärdstypsträdet till höger om kalendern. I exemplet nedan dras åtgärdstypen T1.1 Markytor in mot kalendern. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 36
Bild 52 - Skapa driftsåtgärder Det andra sättet är att genom högerklick i kalendern klicka på alternativet Lägg till åtgärder.... Bild 53 - Lägg till åtgärder vi kalender Vid indrag av åtgärdstyp via åtgärdstypsträdet in till kalendern visas ett stopptecken om åtgärdstypen inte får läggas på den enhet eller enhetstyp som muspekaren befinner sig på. Visas inte stopptecknet kan användaren släppa åtgärden på cellen och dialogen för att lägga till en åtgärd (bilden nedan till vänster) visas. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 37
Bild 54 - Dialogen Skapa åtgärden XXX Då högerklick i kalender och valet Lägg till åtgärder... görs visas bilden nedan. Beroende på vart i kalendern användaren släpper åtgärden eller högerklickar föreslås olika startdatum i dialogerna. I dialogen nedan visas ett åtgärdstypsträd där användaren har möjlighet att bestämma vilken åtgärdstyp åtgärden skall vara av. Endast typer som är kopplade till enhetstypen visas (Via Grunddata/Åtgärder/Koppla åtgärdstyp till enhetstyp... bestäms vilka åtgärdstyper som får läggas på olika enhetstyper. Exempelvis kan en koppling göras så att en åtgärdstyp Gräsklippning endast får ligga på enheter av enhetstypen Mark ). Bild 55 - Dialogen Skapa ny åtgärd Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 38
När åtgärdens typ är bestämd finns två olika val att göra för hur åtgärden skall läggas upp. Alternativ 1 (Fast antal åtgärder) Detta alternativ går ut på att lägga upp ett visst antal åtgärder mellan två datum eller från och med ett visst datum. För detta alternativ används radioknapparna Slutar efter: och Slutar:. Vid detta alternativ kan sedan inställningar på vilka datum när åtgärderna skall skapas göras i de två panelerna högst upp i dialogen. Alternativ 2 (Löpande) Detta alternativ går ut på att lägga upp endast en åtgärd och tilldela denna ett intervall som anger när en likadan åtgärd skall skapas då den första avrapporteras. För detta alternativ väljs radioknappen Löpande. Checkboxen till höger om Löpande används för att ange ett specifikt intervall för den/de åtgärder som skapas. Förbockas inte checkboxen kommer åtgärdstypens intervall (om ett sådant finns angivet) att användas. Antal, pris, kommentar och eventuell resurs på åtgärden kan också anges innan OK-knappen används för att slutligen skapa åtgärden/åtgärderna. Vid användning av nivån Detaljer i driftskalendern kan användaren välja om den vill lägga åtgärder på detaljer eller direkt på enheter. Om en åtgärd ska läggas på en detalj högerklickar (släpper vid drag och släpp ) man på detaljraden medan släppet skall göras på enhetsraden om åtgärden ska ligga direkt på en enhet. Bilden nedan visar hur en åtgärd skapas på detaljen Biokomposten. Bild 56 - Dra och släpa åtgärder till detaljer i Driftskalendern Bilden nedan visar hur en åtgärd skapas på enhet [Mark] Badsidan. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 39
Bild 57 - Dra och släpa åtgärder till enheter i Driftskalendern Redigera driftsåtgärder Genom att markera den cell i kalendern där åtgärden finns är det möjligt att redigera en driftsåtgärd. Om åtgärden är ensam i cellen räcker ett dubbelklick alternativt ett tryck på Enterknappen på tangentbordet för att få upp en dialog för att kunna redigera åtgärden. Om det finns flera åtgärder i en cell går det inte att redigera en specifik åtgärd via cellen. Istället måste användaren markera cellen och därefter klicka på den/de åtgärder som ska redigeras i åtgärdslistan (listan längst ner i Teknisk Förvaltning). Redigera flera driftsåtgärder Om flera åtgärder väljs i åtgärdslistan visas dialogen nedan. Bild 58 - Redigera flera åtgärder samtidigt För att kunna redigera ett alternativ i dialogen ovan måste rutan till höger om alternativet markeras. Det är inte möjligt att redigera alla egenskaper som åtgärder har, endast de egenskaper som är gemensamma för alla åtgärder kan ändras. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 40
Exempel: Om Resurs ska vara samma för de valda åtgärderna kommer fältet för Resurs att bli aktivt för redigering först när användaren markerar rutan till vänster. Om någon av de markerade åtgärderna haft en resurs tilldelad sedan tidigare kommer den gamla resursen skrivas över med den nya. Redigera en driftsåtgärd Genom att endast markera en åtgärd i åtgärdslistan är det möjligt att högerklicka och välja Redigera, alternativt går det även att dubbelklicka eller trycka in F2 eller Enter på tangentbordet. Bild 59 - Redigera en driftsåtgärd Nu visas redigeringsdialogen för åtgärden. Här kan alla egenskaper på åtgärden redigeras. Bild 60 - Dialogen Redigera åtgärd XXX Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 41
Fältet för avrapporteringsdatum (syns i fliken Åtgärd ) blir endast tillgängligt om åtgärdens status sätts till en avslutande status (i Grunddata/Åtgärder/Åtgärdsstatus syns vilken status som är avslutande). Den tid som skrivs in i fältet Lägg till: (högst uppe till höger) genererar en tidrad på den resurs som är kopplad till åtgärden. För att skapa tidrader på andra resurser, klicka på knappen... Knappen Logg... (återfinns längst ner till vänster) öppnar en dialog som visar åtgärdens historik, se bilden nedan. Bild 61 - Dialogen Logg Om Ok väljs i dialogen Redigera åtgärd sparas de redigeringar/ändringar som gjorts i dialogen. Observera dock att om planerat datum ändras på en åtgärd så kommer den att flyttas i kalendern då dialogen stängs. Skapa detaljer Om ett objekt är valt i objektsträdet kan detaljer på enheter skapas och redigeras i en dialog som öppnas via högerklick i kalendern. Bild 62 - Skapa detaljer på enheten i Driftskalendern Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 42
Bild 63 - Redigera detaljer För att skapa en ny detalj används knappen Ny och för att redigera en befintlig detalj väljs denna i listan samt att knappen Ändra måste klickas på. Detaljer som skapas måste vara av en viss detaljtyp. Detaljtyper skapas och redigeras via Grunddata -> Detaljtyper.... Notera: Det går endast att skapa detaljer då endast ett objekt valts i objektsträdet (dvs. att användaren befinner sig på objektsnivå ). När en kalender visas för högre nivåer än objektsnivå är detta inte möjligt. Åtgärdslista För att ändra status eller resurs på åtgärden behöver inte redigeringsdialogen öppnas. I de fallen räcker det med att markera fritt antal åtgärder i åtgärdslistan och högerklicka. I menyn som dyker upp kan status eller resurs på valda rader ändras. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 43
Bild 64 - Ange status på flera driftsåtgärder Status visas i bilden ovan, resurser presenteras i bilden nedan. Bild 65 - Ange resurser på flera driftsågärder Planerade åtgärders planerat datum går också att ändra utan att öppna redigeringsdialogen. Detta görs genom att flytta åtgärder direkt i kalendern. För att flytta en åtgärd från t.ex. juni till september är det bara att ta tag i den röda nålen som representerar åtgärden och dra den exempelvis tre celler till höger (förutsatt att kalendern visas i månadsupplösning) och släpper den där. Släppet bör ske på samma rad om det inte är så att åtgärden skall kopplas till annan detalj eller enhet. Navigering Skriv ut rondschema Rondscheman för driftsåtgärder inom vissa intervaller kan skrivas ut på valfri nivå i objektsträdet. Desto högre nivå i trädet som schemat skrivs ut för och desto längre intervall som anges ju fler åtgärder kommer rondschemat att innehålla. För att förhandsgranska eller skriva ut ett rondschema för en fastighet gör enligt nedanstående. Se till att driftsfliken är vald. Högerklicka på den fastighet (eller annan nivå i trädet) för vilken rondschemat skall skrivas ut eller förhandsgranskas. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 44
Välj Förhandsgranska rondschema eller Skriv ut rondschema. Bild 66 - Förhandsgranska rondschema Välj det intervall för inom vilket åtgärderna skall vara planerade och välj om endast åtgärder kopplade till en resurs skall visas i schemat. Möjlighet finns också att endast visa åtgärder tillhörande en specifik resurs. Denna väljs i sådana fall i dropdownlistan över alla resurser. Bild 67 - Dialogen Förhandsgranska rondschema Klicka på fortsätt för att visa schemat, se nedan. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 45
Bild 68 - Rondschema I rondschemat visas ett litet kryss framför de åtgärder som redan är avrapporterade, dvs. har ett avrapporteringsdatum. Avrapportering Att avrapportera en åtgärd innebär att tilldela den en avslutande status samt ett avrapporteringsdatum. Vid avrapporteringen kan även nedlagd tid på åtgärden föras in. Om åtgärden som avrapporteras har intervall, dvs. är periodisk (gråa nålar), kommer en ny likadan åtgärd att skapas på ett datum som är summan av avrapporteringsdatumet samt intervallets längd. Avrapportering av driftsåtgärder kan ske i tre olika applikationer: Vitec Teknisk Förvaltning Vitec Teknisk Förvaltning Mobil Vitec Felanmälan Web Avrapportering i Vitec Teknisk Förvaltning För att avrapporetera en åtgärd, gör följande: Markera den åtgärd i kalendern som skall avrapporteras. Högerklicka på åtgärden i åtgärdslistan nedanför kalendern. Sätt en avslutande status på åtgärden, se bilden nedan. Bild 69 - Ange status vid avrapportering Ange avrapporteringsdatum samt eventuell tid lagd på åtgärden. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 46
Bild 70 - Dialogen Ange åtgärdsdatum För att ange fler tidrader på olika resurser klicka på knappen... Klicka på knappen OK Åtgärden som tidigare hade symbolen av en röd nål kommer nu att symboliseras av en grön bock. Ovanstående procedur går även att göra för flera åtgärder samtidigt genom att markera flera åtgärder i listan innan statusbytet görs. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 47
Besiktning I fliken Besiktningar framgår vilka besiktningar som är planerade eller utförda för den del av beståndet som valts i objektsträdet i navigeringsdelen. Modulen Besiktningar kan användas till avflyttningsbesiktningar och till statusbesiktningar. Grafisk överblick Bild 71 - Grafisk överblick Besiktning Besiktningsfliken erbjuder användaren möjligheten att endast se besiktningar inom ett visst tidsintervall och med en viss status. I flikens huvudfönster visas alla besiktningar och besiktningsbokningar vilka uppfyller filterkriterierna för den nod som valts i navigeringsdelen. I fönstret längst ned på Besiktningsfliken visas alla anmärkningar tillhörande den besiktning som markerats i huvudfönstret. Det även möjligt att koppla dokument till en besiktning i denna del. Besiktningar För att skapa en besiktning måste viss grunddata anges, i avsnittet Error! Reference source not found. och Error! Reference source not found. finns utförlig information om detta. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 48
Skapa besiktningsbokning För att skapa en besiktningsbokning på ett objekt måste detta först väljas ut i objektsträdet i navigationsdelen av Teknisk Förvaltning. Genom att högerklicka på objektet visas en meny, se bilden nedan. Bild 72 - Skapa ny besiktningsbokning via objektsträdet Alternativt kan även nya besiktningsbokningar skapas via Sök objekt. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 49
Bild 73 - Skapa ny besiktningsbokning via Sök objekt Klicka därefter på alternativet Ny besiktningsbokning, dialogrutan i bilden nedan är den dialog som nu visas. Bild 74 - Dialogen Boka besiktning Genom att bestämma datum, tid samt övriga parametrar för bokningen bestäms och därefter trycka Ok kommer bokningen att sparas. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 50
Om Skriv ut besiktningsbokning (i nedre vänstra hörnet) bockas för kommer en besiktningsbokning med namn och adress till hyresgästen automatiskt att skrivas ut när Ok -knappen trycks in. Bild 75 - Besiktningsbokning, standardutförande Utseendet på den besiktningsbokning som skrivs ut beror på vilka inställningar som gjorts i Verktyg Alternativ Rapporttexter (se avsnittet Error! Reference source not found. för mer information). I exemplet ovan visas en besiktningsbokning i standardutförande. Bilden nedan visar en kundanpassad besiktningsbokning. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 51
Bild 76 - Besiktningsbokning, kundanpassad Givetvis kan en bokning även skrivas ut vid senare tillfälle, detta genom att användaren högerklickar på en besiktningsbokning som visas i Besiktningsflikens huvudfönster och därefter väljer Skriv ut besiktningsbokning. Efter att en besiktningsbokning är införd och sparad återfinns den i listan över besiktningar i huvudfönstret. Bild 77 - Besiktningslistan Utföra besiktning Resultatet av en besiktning registreras lämpligen på plats i besiktningsobjektet med hjälp av en handdator med Windows Mobile och Vitecs mobila besiktningsapplikation. Efter genomförd besiktning kan resultatet skickas via Internet och lagras i databasen. Åter på kontoret är det bara att öppna besiktningen och göra kompletteringar. Det är givetvis även möjligt att registrera besiktningen direkt i Teknisk Förvaltning. Detta görs genom att högerklicka på den besiktningsbokning det gäller och därefter väljs Utför besiktning enligt bilden nedan. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 52
Bild 78 - Utför besiktning Detta resulterar i att besiktningsdialogen öppnas, se bilden nedan. Bild 79 - Dialogen Redigera besiktning I besiktningsdialogen finns ett träd innehållande objektets alla enheter som var och en har ett antal åtgärdspunkter som skall Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 53
besiktigas. Om en åtgärdspunkt inte klarar en besiktning måste Status ändras. Då detta är gjort kan en kommentar till anmärkningen anges samt att åtgärden kan väljas att faktureras till ett visst belopp. De punkter som inte är godkända kommer representeras med ett rött kryss. Då alla besiktningspunkter är genomgångna, innan Ok -knappen används för att spara besiktningen, bör användaren kontrollera att rätt kontrakt till lägenheten är valt vid alternativet Kontrakt, se övre högra hörnet i bilden innan. Då en besiktning sparats ändras dess status till Avslutad. Fram till dess att en besiktning faktureras är det möjligt att redigera den genom att högerklicka på besiktningen i huvudfönstret och därefter välja alternativet Redigera besiktning. För en utförd besiktning kan besiktningsutlåtanden skrivas ut. Det är möjligt att skriva ut ett utlåtande till både en utflyttande samt inflyttande hyresgäst. Om utflytande hyresgäst skall faktureras för vissa åtgärdspunkter kommer besiktningsutlåtandet att innehålla information samt prisuppgifter för detta. Besiktningsutlåtande ämnat för inflyttande hyresgäst kommer inte att innehålla denna information. Genom att högerklicka på en besiktning kan alternativet Skriv ut besiktningsutlåtande väljas. När alternativet är aktivt kommer ytterligare en meny visas där användaren specifikt kan ange vem som är mottagare för besiktningsutlåtandet, se bilden nedan. På rapporten skrivs bland annat avflyttningsorsak ut. Bild 80 - Skriv ut besiktningsutlåtande Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 54
Skapa arbetsorder Då en eller flera utförda besiktningar markeras syns alla dess besiktningspunkter i fliken Anmärkningar. Bild 81 - Besiktningspunkter För varje besiktningspunkt kan en arbetsorder skapas. Detta görs genom att markera en eller flera av dessa besiktningspunkter, högerklicka och därefter välja Ny felanmälan eller Ny underhållsbeställning. Bild 82 - Skapa ny felanmälan via besiktningspunkt Notera att för att göra en arbetsorder för flera åtgärdspunkter samtidigt måste alla markerade åtgärder tillhöra samma objekt. Bild 83 - Redigera arbetsorder Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 55
Arbetsordern kan nu redigeras, även varje åtgärd kan redigeras. Exempelvis bör en resurs som skall utföra varje åtgärd väljas. När arbetsordern och alla åtgärder är redigerade avslutar man skapandet av arbetsordern genom att klicka på Spara -knappen alternativt Spara och skicka i det fall man vill att arbetsordern skall skrivas ut samt e-postas till berörda resurser. Efter detta är gjort markeras raderna med besiktningsanmärkningar med numret på den order som skapats. Bild 84 - Arbetsordernummer i anmärkningslistan Den nyskapade arbetsordern återfinns nu under fliken Arbetsordrar i Teknisk Förvaltning "och alla dess åtgärder kan ses under fliken Avrapportering. Fakturera besiktning De åtgärdspunkter i en besiktning som är förbockade att de skall faktureras hyresgästen kommer inte att faktureras automatiskt. För att fakturera dessa måste användaren högerklicka på önskad besiktning och välja alternativet Fakturera besiktning. Bild 85 - Fakturera besiktning När detta görs öppnas faktureringsdialogen där de åtgärder som är möjliga att fakturera visas. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 56
Bild 86 - Dialogen Fakturera besiktning Notera att inga fakturor kommer att skrivas ut då knappen Ok väljs. All vidare behandling av faktureringen måste ske i applikationen Vitec Fastighetsadministration. Notera: Efter det att en besiktning har fakturerats kan den ej längre redigeras. Fakturera flera besiktningar Genom att markera flera besiktningar och därefter välja alternativet Fakturera besiktning i menyn som visas alla anmärkningsrader grupperade per objekt enligt dialogen nedan. Bild 87 - Fakturera flera besiktningar Genom ta bort markeringen i rutan Fakturera besiktning på xxx (vilken återfinns ovan varje objekt) undantas besiktningen från fakturering. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 57
Då användaren väljer Ok kommer en kontrollfråga att göra användaren uppmärksam på hur många besiktningar som skall faktureras. Bild 88 - Hantera flera besiktningar Rapporter Vitec Teknisk Förvaltning tillhandahåller ett antal standardrapporter som följer med Teknisk Förvaltning som bland annat fliken Besiktning använder sig av. Du hittar mer information om Rapporter i avsnittet Error! Reference source not found. och Error! Reference source not found.. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 58
Arbetsordrar I fliken Arbetsordrar hanteras arbetsordrar, en arbetsorder kan antingen vara en underhållsbeställning eller en felanmälan. Grafisk överblick Bild 89 - Grafisk överblick Arbetsordrar Precis som för övriga flikar i Teknisk Förvaltning finns det möjlighet att filtrera den information som visas i huvudfönstret. I fallet med fliken Arbetsordrar innehåller huvudfönstret en lista med underhållsbeställningar och felanmälningar. I åtgärdslistan, det nedersta fältet i bilden ovan, visas de åtgärder som är kopplade till den/de arbetsordrar som är markerade. Därtill finns även en flik som gör det möjligt att koppla dokument till en arbetsorder. Arbetsordrar Arbetsorderfliken kan fyllas med arbetsordrar på flera olika sätt via Teknisk Förvaltnings navigeringsdel (läs mer i avsnittet Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 59
Navigering). Genom att markera ett objekt i objektsträdet i fliken Samtliga objekt. Via valfri nivå i en sökordning i fliken Resursvy. Bild 90 - Arbetsordrar via Resursvy Via ett framsökt objekt i fliken Sök objekt. Bild 91 - Arbetsordrar via Sök objekt Via fliken Sök, där går det att välja mellan olika begrepp på en order att söka bland. Bild 92 - Arbetsordrar via Sök Genom att klicka på de fyra olika flikarna i navigeringsdelen går det att växla mellan de ovan nämnda fyra alternativen. Filtrering Arbetsordrar kan orderstatus, arbetsordertyp samt orderdatum. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 60
Bild 93 - Filterhantering för fliken Arbetsordrar Detta kan till exempel nyttjas för att filtrera fram alla arbetsordrar som kommit in via Vitec Felanmälan Web. Arbetsordertypen som är inställd för internet kan då väljas tillsammans med det tidsspann som önskas samt vilken status arbetsordrarna skall ha. Redigering av felanmälan/beställning Listan med arbetsordrar innehåller som tidigare nämnts två olika typer av arbetsordrar som särskiljs på följande vis: Underhållsbeställning Felanmälan För att kunna redigera en arbetsorder som presenteras i listan går det att högerklicka på en markerad arbetsorder och välja alternativet Redigera (alternativt dubbelklicka direkt på arbetsordern). Dialogen som visas nu tillåter användaren att redigera den valda arbetsorden. Bild 94 - Redigera felanmälan Beroende på om en underhållsbeställning eller en felanmälan som ska redigeras kommer den nedre delen av dialogen ovan att skilja sig något. I bilden ovan visas redigeringsdialogen med en felanmälan, i den undre bilden är det en underhållsbeställning som ska redigeras. Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 61
Bild 95 - Redigera underhållsbeställning I redigeringsdialogen kan arbetsordern redigeras, dokument kan kopplas till den, dess logg (historiska förändringar på arbetsordern) kan läsas och via Arkiv menyn kan arbetsordern skrivas ut. Bilden nedan visar den övre delen av dialogen, här kan användaren via knapparna till höger om Fastighet, Objekt och Hyresgäst få mer detaljerad information. Bild 96 - Redigera arbetsorder Bilden nedan visar den informationsdialog som visas då knappen till höger om fastighetsinformationen klickas ( ). Bild 97 - Fastighetsinformation Vitec Teknisk Förvaltning Användarhandledning 62