Kostnadsfördelning. Allmänt om kostnadsfördelning. Beräkna kostnadsfördelning

Transkript

1 Kostnadsfördelning Allmänt om kostnadsfördelning Med verktyget Kostnadsfördelning kan man fördela budget lagd på fastighetsnivå på objekten som ingår i fastigheten. Som fördelningsnyckel kan man använda valfri nämnare. Denna fördelningsmetod kan användas för att beräkna kostnadsbaserad internhyra. Kostnadsfördelning är en tillvalsmodul och man har den syns den som en flik i presentationsfönstret. Bild 1: Fliken Kostnadsfördelning Beräkna kostnadsfördelning Bilden nedan visar hur rapporten för Kostnadsfördelning är indelad. Bild 2: Fliken Kostnadsfördelning. Se förklaring till de numrerade fälten nedan

2 1. Kolumn med budgetalternativ som ska fördelas. 2. Kolumn med summa av kolumnerna i område Kolumner med hyresobjekt. 4. I område 4 visas de fördelade beloppen. Beloppen ligger i samma budgetalternativ som det man valt in i område Knapp för att beräkna fördelningen. I kolumnen där utgångsvärdena visas väljer man önskat årtal och budgetalternativ. Innan man har gjort beräkning finns det naturligtvis inga värden i område 4. När man trycker på knappen Beräkna visas en dialogruta där man kan välja hur fördelningen ska göras. Bild 3: Dialogruta för att ange alternativ för Kostnadsfördelning. Om man vill att fördelning ska ske enligt objektens areaandel så väljer man Basera kostnadsfördelning på nämnare. I droplistan väljer man den nämnare som ska användas. För varje objekt beräknas en andel enligt följande: (Nämnare objekt)/(summa nämnare för alla objekt i fastigheten) Alla poster för objektet multipliceras med areaandelen. Man kan även låta fördelningen göras enligt andelar som beräknas från en fördelning från ett annat år och/eller ett annat budgetalternativ. Välj i så fall Basera kostnadsfördelningen på period. Välj önskat år och önskad period i droplistorna. För varje post och objekt räknas en andel ut enligt: (Belopp för post för objekt)/(summa belopp för post för alla objekt i fastigheten)

3 Man kan välja om manuellt registrerade belopp ska skrivas över eller inte. Standardläget är att manuella registreringar inte skrivs över. Ta bort krysset i rutan Undanta manuellt registrerade värden från beräkning ifall överskrivning önskas. På samma sätt som vid beräkning i Budgetverktyget kan man välja om simulering ska göras eller ifall man vill skriva direkt till databas. Efter utförd beräkning visas de fördelade beloppen i rapporten. Bild 4: Rapportens utseende efter utförd beräkning

4 Grunddata Kostnadsfördelning Den vanligaste nivån man arbetar på i Verksamhetsanalys är fastighetsnivån. Man ser normalt inga hyresobjekt i trädet. För att kunna använda Kostnadsfördelning behöver man kunna hantera objektsnivån. Detta kan man åstadkomma genom att lägga in en kostnadsställegrupp baserad på objekt. Denna kostnadsställegrupp används då enbart för registervård, t ex registrering av nya objekt samt ändring av objektareor. Bild 5: Kostnadsställegrupp baserad på objekt I trädet skapas sedan en sökordning som baseras på Objekt: Bild 6: Skapa sökordning baserad på objekt Låt den nya sökordningen få namnet Objekt registervård för att särskilja från övriga sökordningar baserade på fastighet.

5 Bild 7: Sökordning Objekt registervård. Lägsta nivån i trädet visar objekt. Lägg till objekt För att lägga till ett nytt objekt, stå i sökordningen för registervård, högerklicka på fastigheten som ska ha det nya objektet och klicka på Nytt objekt. Bild 8: Nytt objekt ska skapas i fastighet Dialogrutan Nytt objekt innehåller flera flikar. De flesta uppgifterna är inte nödvändiga för att kostnadsfördelningen ska fungera. I fliken Standard är Nummer och Namn obligatoriska uppgifter.

6 Bild 9: Ange uppgifter för nytt objekt. Fyll i dessa uppgifter och tryck OK. Det nya objektet visas sedan i trädet. Bild 10: Det nya objektet visas i trädet Uppgifter om nämnare kan anges samtidigt som man lägger upp objektet men kan även läggas till i efterhand. Högerklicka i så fall på objektet och välj kommandot Egenskaper.

7 Bild 11: Menyval för att redigera uppgifter om objekt Välj fliken Nämnare i dialogrutan Egenskaper. Där visas de olika nämnare som kan anges för objekt. Eftersom nämnare kan definieras valfritt ser denna flik inte likadan ut hos alla kunder. Bild 12: Redigera nämnare Se dokumentet Handledning Vitec Verksamhetsanalys Systemadministration, avsnitt Underhåll av grunddata för beskrivning av hur man lägger till nämnarvärden och ändringsdatum. För att det nya objektet ska visas i alla sökordningar behöver man också ange vika Värdenycklar det har. Det ska ha samma värdenyckelkoppling som fastigheten det ligger i. Koppling av värdenycklar kan inte göras innan man har sparat det nya objektet. Värdenycklarna kopplas enklast i dialogen Egenskaper, Värdenycklar. Här får man en bra överblick över vilka värdenyckelgrupper som finns och vilka värdenycklar som är kopplade.

8 Eftersom objekten ska ha samma kopplingar som fastigheten de ligger i kan man markera alla rader, högerklicka och välja kommandot Ärv markerade kopplingar från överliggande fastighet. Då kopplas det in värden i alla markerade värdenyckelgrupper. Bild 13: Koppling av värdenycklar i dialog Egenskaper Man kan också koppla värdenycklar i trädet. Högerklicka på objektet och för muspekaren över menyn Koppla värdenyckel. För sedan muspekaren ut till höger och för den över önskad värdenyckelgrupp. Klicka därefter på den värdenyckel objektet ska kopplas till. Bild 14: Koppla värdenycklar till objekt i trädet Lägga till objekt för ny fastighet Om man har lagt in en ny fastighet har den ännu inte fått några objekt och syns därför inte i sökordningen för objektregistervård. Man kan dock lägga till objekt på den fastigheten ändå genom att först ta upp dialogrutan för att lägga till objekt för en annan fastighet. Viktigt är då att koppla om till rätt fastighet i droplistan Fastighet. Efter att trädet uppdaterats syns både den nya fastigheten och det nya objektet i trädet.

9 Bild 15: Skapa objekt till fastighet som inte ännu finns i trädet. Redigera objekt För att redigera uppgifter om objektet, högerklicka på objekt i sökordningen för registervård och välj Egenskaper. Se föregående avsnitt för information om fält relevanta för Kostnadsfördelning. Ta bort objekt Högerklicka på objektet och välj Ta bort. Man får en kontrollfråga innan objektet tas bort. Observera att det inte går att ångra borttagning med något kommando i programmet. I så fall måste man hämta tillbaka från backup. Redigera Fastigheter Fastigheter redigeras på samma sätt för Kostnadsfördelning som för övriga delar av Verksamhetsanalys. Se avsnitt Underhåll av grunddata.