SEMESTERÅRSBYTE 2003 Manual för byte till nytt semesterår (2003-04-01 2004-03-31). De företag som har semesterår=kalenderår (t ex många VVS-företag) gjorde semesterårsbyte vid årsskiftet och ska inte göra om detta nu. CHECKLISTA (Se kommande sidor för detaljerad genomgång.) Gå igenom inställningar semester (F7) i personregistret. (Sidan 2) Kontrollera grundinställningar för semesterskuldslistan. (Sidan 6) Skriv ut semesterskuldslista för perioden 2002-04-01 2003-03-31. (Sidan 7) Töm semester ackumulatorerna 910, 912 och 913. (Sidan 8) Betala ut semesterdagar som inte får sparas till nästa år. Avräkna april lönen. Byt semesterår. (Sidan 10) Skriv ut lönespecifikationer för april lönen. VIKTIGT! Viktigt att tänka på! Betalda men ej uttagna semesterdagar samt sparade semesterdagar betalar du lämpligast ut på mars lönen. Semesterårsbytet utförs efter att du kört lönen för april 2003. Har du anställda som tagit ut semester under mars månad ska dessa dagar regleras på lönen i april och räknas ner som betalda eller sparade. Därför är det enklast att först göra lönen och avräkna den. Därefter gör du semesterårsbytet och skriver sedan ut dina lönespecifikationer så att semesterdagarna som skrivs på lönespecifikationen är korrekta. LYCKA TILL! INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 1
GENOMGÅNG PERSONREGISTRET. Förberedelse Innan du sätter igång kan det vara bra att ta ut aktuellt underlag på de anställdas semesterdagar i personregistret. Under LN 4, Listor & statistik, Semester/Semesterstatistik, finns en lista med god överblick av förskotts, sparade, obetalda och ej uttagna semesterdagar. Gå igenom underlagen och gör avstämning mot verkligt uttag av semesterdagar. Kontrollera mot lönespecifikationer eller annat underlag t ex semesteransökningar. Är det någon anställd som har felaktiga dagar kan du justera semesterdagarna i personregistret (LN-7, 1 F7) och skriva ut listan igen. ============================================================================================================================ SEMESTERFÖRETAGET SEMESTERSTATISTIK PER ANSTÄLLD SIDA : 1 FRÅN PERSON-ID...: 210 TILL PERSON-ID...: 210 RESULTATENHET...: PROJEKT...: MED SLUTADE PERSONER : Ja CONNIE 2003-03-05 15:37 ============================================================================================================================ FÖRSKOTT BETALD OBETALD SPARAD PERSON-ID NAMN UTTAG RÄTT UTTAG RÄTT UTTAG RÄTT UTTAG TOT ÅR-1 ÅR-2 ÅR-3 ÅR-4 ÅR-5 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 210 Andersson Erik 0.0 0.0 19.0 25.0 0.0 0.0 0.0 8.0 0.0 4.0 0.0 1.0 3.0 100.0% 0.0% 100.0% 0.0% 100.0% 100.0% Ex. Anställd som tagit ut 19 dagar av sina 25 betalda semesterdagar och har 8 dagar sparad semester. INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 2
INSTÄLLNINGAR PERSONREGISTER Personregister LN 7, 1 Kontrollera anställningsdatum och eventuellt slutdatum. De inställningarna är viktiga för beräkning av semestern. Befattningskoderna måste vara ifyllda för att kunna göra en korrekt beräkning av semesterskulden för de lönegrupper som har garantibelopp. (Se LN -7, 5) Personregister Sida 2 / 3 = F6 Kontrollera även sida 3/3 = F7 i personregistret. Fälten Typ av semester och Semesterrätt styr den uppräknade semesterskulden. Det finns fem olika val av avtal för att beräkna semestern. Byggavtal = VVS, Isoler och Plåt. Företag som använder semesteröre. Tjänsteman = Alla som ska beräknas med månadslönen x 0,8 %. Arbetare med procentuell semester = Alla som beräknas med % på intjänad bruttolön. Månadsavlönade med tjänstemannavillkor = El avtalet. Månadsavlönade enligt metallavtalet = särskild semesterberäkning enligt metalls villkor. Personregister Sida 3 / 3 = F7 INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 3
GENOMGÅNG BEFATTNINGSKODER Befattningskoder För att kunna göra en korrekt beräkning på semesterskulden är varje anställd kopplad till en befattningskod. Den används även när vi beräknar och skriver ut semesterskulden per anställd. Om en anställd har garantibelopp eller semesteröre är det mycket viktigt att alla uppgifter är korrekt uppdaterade. Se tidigare genomgång av personregistret. Inställningarna för befattningskoder görs under LN - 7, 5 Befattningskoder. Befattningskoder LN 7, 5 Exempel på inställning av fulltbetald elmontör. Exempel på lagerpersonal med garantibelopp. INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 4
Exempel på inställning av VVS montör. VVS, isoler och plåt mm har inställning med semesteröre på sina befattningskoder. INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 5
INSTÄLLNING SEMESTERSKULDSLISTAN Inställning semesterskuldslistan görs under Semesterskuldslistan LN - 6, 2, 4 LN-6, 2 - Rapportinställningar 4 - Semesterinställningar OBS. Du som har olika löneavtal kan lägga upp fler avtal. Du kan då begränsa inställningarna för att passa varje typ av avtal i enlighet till deras semesterbestämmelser. Exempel på grundinställningar för semesteravtalet under perioden 2002-04-01-2003-03-31. Semesterskuldslistan LN 4 Semester Du har möjlighet att skapa nya avtalsområden, F3, och det kan vara användbart om du har olika semesterår i företaget. T ex kan en grupp tjänstemän ha perioden 2003-01-01 2003-12-31 och en grupp arbetare kan ha perioden 2003-04-01 2004-03-31. Om du skapar ett nytt avtalsområde kan du lämna fält tomma för information som inte är nödvändig för det nya avtalet. Tex. ett tjänstemannaavtal har ingen beräkning på arbetade timmar. INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 6
LISTA SEMESTERSKULDEN Semesterskuldslistan LN 4 Listor & Statistik Semesterskuldslistan kan skrivas ut för alla semestertyper eller med val av enstaka semestertyp. Vill du endast ha med personer som nu arbetar i företaget på listan, väljer du Personer som inte har slutat i fältet Personurval. Du kan också få listan uppdelad med delsummor om du svarar ja i fältet Skriv ut delsummor. Då delas summan upp på 4,6 % och 0,8 %. Utskriften av semesterskuldslistan ska avse perioden för semesteråret. Det är viktigt att nyanställda och personer som slutat i företaget har rätt inställning i personregistret när det gäller anställningsdatum, eventuellt slutdatum och vilket semesteravtal den anställde tillhör. Det påverkar beräkningen av antalet inarbetade dagar. I nedanstående exempel är Erik fast anställd och har full intjänad semester. Han har haft rörliga delar under föregående år som lagras i ackumulator 913. ======================================================================================================================================= Löneföretaget SEMESTERSKULDSLISTA SIDA : 1 SEMESTERÅR...: 2002-04-01-2003-03-31 ( 365 dagar ) JUST. INTJÄNAT ARB. : TJM. : CS 2003-03-03 14:56 ======================================================================================================================================= PERSON ID NAMN TOTAL SKULD BETALD SPARAT INARBETAT KOMPENSATION DAGLÖN 0.8% 0.5% UTFYLL. DAG KR DAG KR DAG KR DAG KR TIM KR SEMESTERÖREN --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Andersson Erik 1134.00 168.00 47.50 39.0 46078.50 6.0 7089.00 4.0 9452.00 25.0 29537.50 7.0 716.83 TOTALT...: 6.0 7089.00 4.0 9452.00 25.0 29537.50 7.0 716.83 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SEMESTERSKULD DAGAR...: 39.00 SEMESTERSKULD KRONOR (DAGAR*DAGLÖN)...: 46078.50 SOCIALA AVGIFTER PÅ SEMESTERSKULD...: 15122.96 SKULD INKLUSIVE SOCIALA AVGIFTER...: 61201.46 KOMPTID TIMMAR...: 7.0 KOMPTID KRONOR...: 716.83 INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 7
Efter utskriften av semesterskuldslistan har du möjlighet att föra över beräknade värden till personregistret. Det är inte nödvändigt att föra över ett belopp utan oftast beräknar man semestern på aktuell månadslön. Du kan välja alternativ 9 här. Om man för in ett fast belopp kan du eventuellt få korrigera detta när era löneförändringar träder ikraft för 2003. Semesterskuldslistan LN 4 Listor & Statistik Stäm av din lista. Är värdena korrekta kan du föra över beräknat belopp till fältet semestersättning i personregistret. När du väljer menyval 3, slås 0,8 % tillägget och de rörliga delarna (0,5 %) ihop och förs in i personregistret. Det kan vara användbart om du ska betala ut tillägget i juni månad till dina montörer. Se nedanstående exempel. OBS! Du måste ta hänsyn till eventuella lönehöjningar vid semesterutbetalningen om du har uppdaterat fältet för semesterersättning per semesterdag. Tömning av ackumulatorer När du är klar med semesterskuldslistan och överföring av belopp till personregistret är utfört, ska ackumulator 910, 912, 913 tömmas. Ackumulator 910 innehåller intjänad bruttolön för semesterperioden och används när man beräknar procentuell semester. Ackumulator 912 innehåller semestergrundad frånvaro. Ackumulator 913 innehåller rörliga delar som ackord, timtillägg, lagbas tillägg mm. Det är viktigt för dig som arbetar med rörliga delar att korrekta värden lagras i ackumulator 913 inför nästa semesterår. INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 8
Skriv gärna ut värdet i ackumulatorerna före tömningen, om du skulle behöva gå tillbaka och göra en kontroll. En bra lista för ackumulatorinnehåll är Projektlistan under LN-4 och Ackumulatorer. Välj utskrift per person och period, så får du en bra uppställning för varje anställd som i detta fall har rörliga lönedelar. ======================================================================= Löneföretaget PROJEKT-ACKUMULATOR-LISTA Sida 1 Ackumulator : 913-913 Lönetyp : 3 Månadslön Period : 200204-200303 Person : - CS 2003-03-05 15:34 ======================================================================= NR NAMN ID NAMN PERIOD SUMMA ----------------------------------------------------------------------- 913 SEMESTERGRUNDAD RÖRL.DEL 210 Andersson Erik 200207 6300.00 200302 3200.00 ------------------- 9500.00 ---------------------------------- TOTALT 200204-200303 9500.00 Tömning av ackumulatorerna gör du i registerhanteringen för ackumulatorer LN - 7, 3. Ackumulatorer F4 menyn Märk med mellanslag de ackumulatorer som ska tömmas. Tryck F4 och gå till menyvalet tömning. Det är viktigt att de rörliga delarna töms för att du ska få en korrekt beräkning på semesterskuldslistan inför nästa semesterår. INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 9
BYTE AV SEMESTERÅR I denna rutin avslutar du semesteråret och uppdaterar de anställdas semesterdagar för betald och sparad semester i personregistret. (Sida F7 i personregistret). Innan du kör denna rutin ska en backup göras. Finns under SY- 4. Observera att denna rutin kan köras flera gånger men med olika urval som lönetyp, avtalsområde, lönegrupper, och semesteravtal. Du behöver med andra ord inte genomföra bytet för alla personer på en gång. Semesterårsbyte LN 8, 6 När du kör uppdateringsrutinen får du först ut en lista med de aktuella värdena före semesterårsbytet. Den aktuella listan sparas i skrivarkön och kan skrivas ut igen i rutinen SY-7. När semesterårsbytet är utfört/uppdaterat får du även en utskrift på detta som läggs upp i skrivarkön. Se nedan före och efter årsbytet vad som har uppdaterats i personregistret. Ex. 1 Före semesterårsbytet ========================================================================================================================== Löneföretaget SEMESTERSTATISTIK PER ANSTÄLLD SIDA : 1 FRÅN PERSON-ID...: TILL PERSON-ID...: RESULTATENHET...: PROJEKT...: MED SLUTADE PERSONER : Ja CS 2003-03-03 15:59 ========================================================================================================================== FÖRSK. BETALD OBETALD SPARAD PERSON-ID NAMN UTTAG RÄTT UTTAG RÄTT UTTAG TOT ÅR-1 ÅR-2 ÅR-3 ÅR-4 ÅR-5 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 210 Andersson Erik 0.0 19.0 25.0 0.0 0.0 0.0 8.0 0.0 4.0 0.0 1.0 3.0 100.0% 0.0% 100.0% 0.0% 100.0% 100.0% Ex. 2 Efter semesterårsbytet ========================================================================================================================== Löneföretaget SEMESTERSTATISTIK PER ANSTÄLLD SIDA : 1 FRÅN PERSON-ID...: TILL PERSON-ID...: RESULTATENHET...: PROJEKT...: MED SLUTADE PERSONER : Ja CS 2003-03-03 16:05 ========================================================================================================================== FÖRSK. BETALD OBETALD SPARAD PERSON-ID NAMN UTTAG RÄTT UTTAG RÄTT UTTAG TOT ÅR-1 ÅR-2 ÅR-3 ÅR-4 ÅR-5 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 210 Andersson Erik 0.0 0.0 25.0 0.0 0.0 0.0 14.0 6.0 0.0 4.0 0.0 4.0 100.0% 100.0% 0.0% 100.0% 0.0% 100.0% INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 10
Det går alltid att korrigera direkt i personregistret om en anställd efter semesterårsbytet inte har rätt inställningar. Uppdaterade dagar Titta igenom dina nyanställda efter semesterårsbytet att de har rätt inställning på betalda och obetalda dagar. I Annas exempel nedan, började hon sin anställning 1/10 2002 vilket ger 183 dagar som intjänat för semesterunderlaget. Det innebär att hon får 13 dagar betalt och de 12 resterande sparas på obetald semester. Nyanställd med obetalda och betalda dagar INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 11
Inför nya semesteråret 2003 2004 När semesteråret är färdigt och alla uppgifter är klara är det dags att ändra datuminställning på semesterskuldslistan. Den ska nu ha semesterårsintervall 2003-04-01 2004-03-31. Se sidan 6 för ändring av semesterårsintervallet i semesterinställningar. Du kan även ändra datum genom att trycka F3 för inställningar i bilden för utskrift av semesterskuldslistan. Till sist, skriv ut dina lönespecifikationer! LYCKA TILL MED SEMESTERÅRSBYTET! INSTALLATIONSDATA AB 2003-03-17 Sidan 12