SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(15) Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 08.30 10.55 Beslutande M Margareta Lövgren FP Per-Elof Isaksson MBP S S Henry Sandahl Lisa Dahlberg Pauli Kuitunen Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare S MP S M S S Övriga Bror-Eric Johansson, vice ordförande Marks Bostads AB Lars-Olof Sandberg, ordförande Mark Kraftvärme AB Rolf Wallerdal, vice ordförande Mark Kraftvärme AB Ann Iberius-Orrvik, ordförande Marks Fastighets AB kl. 08.38-10.55 46-53 Göran Andersson, vice ordförande Marks Fastighets AB Eva Ryberg, revisor Tjänstemän Haleh Lindqvist, verkställande direktör Spinnerskan i Mark AB Magnus Hjelmgren, verkställande direktör Marks Bostads AB och Marks Fastighets AB Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Martin Svenhed, redovisningschef Oscar Kamperin, controller Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Pauli Kuitunen Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 44-53 Tomas Persson Ordförande Margareta Lövgren Justerande Pauli Kuitunen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(15) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(15) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Rapportering från bolagen avseende revisionsrapporter Resultatprognos 2015 med förslag till bokslutsdispositioner Nya avskrivningsregler och dess påverkan på beskattning Avstämning mellan styrdokument och styrsystem för Marks kommun Upptagande av externt lån Tidplan för styrelsemöten 2016 Övriga frågor Nästa sammanträde 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(15) 44/2015 Fastställande av dagordning :s beslut Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs. En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats på Netpublicator, till dagens möte. Ordföranden föreslår att den inför mötet publicerade dagordningen fastställs.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(15) 45/2015 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Protokollet från den 21 september 2015 läggs till handlingarna. Sammanträdesprotokollet från den 21 september 2015 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se. Controller Oscar Kamperin informerar om ärende från tidigare styrelsemöte som gäller soliditetsmålet för Marks Bostads AB. Ett förslag på nytt soliditetsmål arbetas fram av verkställande direktör Marks Bostads AB Magnus Hjelmgren, ekonomichef Marks Bostads AB Johan Palmquist, redovisningschef Martin Svenhed samt controller Oscar Kamperin. I detta arbete ska även avkastningskravet beaktas. Ordföranden föreslår att protokollet från den 21 september 2015 läggs till handlingarna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(15) 46/2015 Rapportering från bolagen avseende revisionsrapporter :s beslut Revisionsrapport för delårsrapport per 2015-08-31 läggs till handlingarna. Ärendet PwC har lämnat revisionsrapport efter en granskning av delårsrapporten per 2015-08-31 för respektive bolag i Spinnerskan-koncernen. Revisionsrapporten har publicerats i kallelsen till dagens möte. Verkställande direktör Marks Bostads AB Magnus Hjelmgren, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Marks Fastighets AB Magnus Hjelmgren samt controller Oscar Kamperin redovisar revisionsrapport från PwC för Spinnerskan-koncernen. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att revisionsrapport för delårsrapport per 2015-08-31 läggs till handlingarna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(15) 47/2015 Resultatprognos 2015 med förslag till bokslutsdispositioner :s beslut Preliminära bokslutsdispositioner för Spinnerskan-koncernen 2015 fastställs till följande: - Koncernbidrag från Marks Bostads AB till : 3,5 - Koncernbidrag från Mark Kraftvärme AB till : 0,3 - Koncernbidrag från till Marks Fastighets AB: 1,6 - Koncernbidrag från till Mark Kraftvärme AB: 1,9 - Ovillkorat aktieägartillskott från till Marks Bostads AB: 2,8 - Utdelning enligt huvudregeln från Marks Bostads AB till Spinnerskan i Mark AB: 0,7 Ärendet I varje årsbokslut för Spinnerskan-koncernen ska beslut fattas om bokslutsdispositioner. Ett preliminärt beslut fastställs av styrelsen i Spinnerskan i december, detta bland annat för att effektivisera bokslutsarbetet. Förslaget baseras på de resultatprognoser som bolagen lämnat under november. Slutligt förslag behandlas vid styrelsemötet i mars då bokslutet föreligger. Förslaget fastställs i kommunfullmäktige i april. Liksom tidigare år bygger det nu redovisade förslaget på att utnyttja de skattefördelar som en koncernbildning ger. Detta innebär bland annat att Marks Bostads AB lämnar ett koncernbidrag motsvarande bolagets skattemässiga resultat. Genom aktieägartillskott kompenseras bolaget så att det egna kapitalet blir det samma jämfört med om inga koncernbidrag eller aktieägartillskott hade utgått. Utöver dessa bokslutsdispositioner redovisas förslag till utdelning från Marks Bostads AB till moderbolaget. Detta enligt 3 i lagen (2010:879) om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. Enligt denna får ett allmännyttigt bostadsföretag lämna en årlig utdelning uppgående till ränta på det kapital som kommunen vid utgången av föregående års utgång tillskjutit till bolaget som betalning för aktierna. Räntesatsen ska då utgöras av den genomsnittliga statslåneräntan under föregående räkenskapsår med tillägg av en procentenhet ( huvudregeln ). För 2015 beräknas den genomsnittliga statslåneräntan uppgå till 0,5 procent vilket med ett tillägg på 1 procentenhet ger en möjlig utdelning på 0,7 mnkr räknat på insatt kapital 44 Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 12 november 2015.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(15) Controller Oscar Kamperin redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att preliminära bokslutsdispositioner för Spinnerskankoncernen 2015 fastställs till följande: - Koncernbidrag från Marks Bostads AB till : 3,5 - Koncernbidrag från Mark Kraftvärme AB till : 0,3 - Koncernbidrag från till Marks Fastighets AB: 1,6 - Koncernbidrag från till Mark Kraftvärme AB: 1,9 - Ovillkorat aktieägartillskott från till Marks Bostads AB: 2,8 - Utdelning enligt huvudregeln från Marks Bostads AB till Spinnerskan i Mark AB: 0,7
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(15) 48/2015 Nya avskrivningsregler och dess påverkan på beskattning :s beslut Information om nya avskrivningsregler och dess påverkan på beskattning noteras. Ärendet Nya avskrivningsregler enligt komponentredovisning påverkar avdragsrätt och beskattning för framförallt Marks Bostads AB. Efter att fråga har ställts vid beredningsmöte i görs en presentation av frågan. Controller Oscar Kamperin redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Ordföranden tackar för informationen och föreslår att informationen noteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(15) 49/2015 Avstämning mellan styrdokument och styrsystem för Marks kommun :s beslut Information om att någon uppdatering av styrelsens beslutade styrdokument inte är nödvändig, efter att avstämning med Marks kommuns styrsystem genomförts, noteras. Ärendet Vid :s styrelsemöte den 3 mars 2015 godkändes följande dokument av styrelsen: - Arbetsordning för styrelsen - VD-instruktion - Instruktion för ekonomisk rapportering I samband med dessa godkännanden beslutade styrelsen att en avstämning av de tre dokumenten ska göras med Styrsystem för Marks kommun. En avstämning är genomförd för de tre styrdokumenten med Styrsystem för Marks kommun. Avstämningen är gjord av representanter från kommunledningskontorets ekonomienhet, kansli-, kvalitet- och uppföljningsenhet samt kommunens jurister. Bedömningen är att det inte finns någon motsättning mellan de av Spinnerskan i Mark AB antagna styrdokumenten och Styrsystem för Marks kommun. Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 9 november 2015. Controller Oscar Kamperin redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att styrelsen noterar informationen om att någon uppdatering av styrelsens beslutade styrdokument, efter att avstämning med Marks kommuns styrsystem genomförts, inte är nödvändig.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(15) 50/2015 Upptagande av externt lån :s beslut Något beslut om upptagande av externt lån fattas inte under 2015. Ny avrapportering i ärendet sker under första halvåret 2016 när uppdaterad finanspolicy har beslutats och när säkerheten har ökat avseende resultatutvecklingen för Mark Kraftvärme AB. Ärendet Kommunfullmäktige har 2015-04-24 fastställt en konsolideringsplan för Spinnerskan-koncernen. Planen överensstämmer i allt väsentligt med det förslag som styrelsen i beslutade om 2014-12-11. Enligt planen skall bland annat det interna lån som Spinnerskan för närvarande har i kommunen ersättas med ett externt lån. Vid styrelsemötet i Spinnerskan 2015-09-21 redovisades nya förutsättningar som tillkommit efter beslutet i kommunfullmäktige och som bedömdes kunna påverka frågan om upptagande av externt lån. Det konstaterades att konsekvenser och risker utifrån de nya förutsättningarna behövde ytterligare belysas. Vid styrelsemötet 2015-09-21 redovisades följande aspekter vad avser upptagande av externt lån. - Innehåll i regeringens budgetproposition - Tillämpad resultatfördelningsmodell - Likviditetsrisk - Tidsaspekt Vid styrelsemötet redovisades också ett förslag att sänka den interna ränta som bolaget betalar till kommunen från 1,5 procent till 0,5 procent. Kommunstyrelsen har i budgeten för 2016 lämnat samma förslag, beslut fattas av kommunfullmäktige 2015-11-26. Därefter har ett arbete inletts för att uppdatera kommunens finanspolicy. Den uppdaterade policyn förväntas ge stöd för beslut i upplåningsärendet. De fyra områden som beaktas efter att arbetet med finanspolicyn har inletts är: - Regeringens budgetproposition - Uppdaterad finanspolicy - Risk, externt lån - Risk, internt lån Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 20 november 2015.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(15) Redovisningschef Martin Svenhed redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att beslut om upptagande av externt lån inte fattas under 2015. Ny avrapportering i ärendet sker under första halvåret 2016 när uppdaterad finanspolicy har beslutats och när säkerheten har ökat avseende resultatutvecklingen för Mark Kraftvärme AB.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(15) 51/2015 Tidplan för styrelsemöten 2016 :s beslut Tidplan för styrelsemöten i 2016 godkänns. Ärendet Ett förslag till tidplan för styrelsemöten 2016 har publicerats i kallelsen till dagens styrelsemöte. Ordföranden presenterar tidplan för styrelsemöten i 2016. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att tidplan för styrelsemöten 2016 godkänns.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(15) 52/2015 Övriga frågor :s beslut Presidiet i inleder ett arbete med att ta fram ett underlag som beskriver framtiden för Marks Fastighets AB. Ordförande i Marks Fastighets AB Ann Iberius-Orrvik lyfter, tillsammans med vice ordförande i Marks Fastighets AB Göran Andersson, frågan om framtiden för Marks Fastighets AB och inleder en diskussion fördelad på fyra områden: - Lokalutredningen inom Marks kommun - Bolagets roll i förhållande till näringslivet - Möjligheter till byggnation eller köp av fastighet - Frågan om marknadsföring av tomtmark Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att presidiet i inleder ett arbete med att ta fram ett underlag som beskriver framtiden för Marks Fastighets AB.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(15) 53/2015 Nästa sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är tisdag den 1 mars 2016, klockan 08.30-12.00 ca. Lokalen är Örestensrummet, kommunhuset, Kinna.