Användarhandledning för ADMINistratörer av ICA Torget

Användarhandledning för ADMINistratörer av ICA Torget Denna handledning syftar till att hjälp för att ADMINistrera användare, butiker och leverantörer som skall få använda tjänsten ICA Torget. Innehållsförteckning ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR ADMINISTRATÖRER AV ICA TORGET... 1 FLÖDEN... 2 SORTIMENT... 2 Lokalt/närproducerat... 2 Specialsortiment... 4 ADMINISTRATION AV TJÄNSTEN ICA TORGET... 5 Inloggning av ADMINistratör... 5 ADMINistratörsrutiner... 7 Administrera leverantörer... 8 Administrera adresser... 8 Administrera användare... 9 Lista adresser och användare... 11 Administrera kategorier... 11 Statistik... 12 Katalog över leverantörer och artiklar... 12 Artikelinformation... 13 Admin-manual... 13 LOGGA UT... 13 Sida 1 av 13

Flöden Nedanstående flöde beskriver processen som alla leverantörer går igenom innan de kan publicera sina produkter på ICA Torget. Sortiment Alla produkter på Torget kan tillhöra ett eller flera sortiment. Fn finns följande sortiment. Lokalt/närproducerat Premium Ekologiskt Lokalt/närproducerat - Pris förhandlas fram lokalt mellan butik och leverantör - Specialsortiment där pris förhandlas fram mellan butik och leverantör - Specialsortiment där pris förhandlas fram mellan butik och leverantör I sortimentet Lokalt/närproducerat satsar ICA på lokala leverantörer och erbjuder Torget som ett effektivt medel för att göra affärer. Produkter i detta sortiment kan alla butiker söka fram på Torget och förhandla fram avtal för, så att de går att beställa från torget enligt nedanstående flöde. Sida 2 av 13

Sida 3 av 13

Specialsortiment Sortimenten Den stora matmarknaden och DSM tilläggssortiment syftar till att ge utvalda ICA butiker möjlighet att köpa in ett specialsortiment på ett enkelt sätt utan att blanda in ICA:s centrala system. Produkter i detta sortiment har det gemensamt att de har samma pris för alla de utvalda butikerna som tillhandahåller dessa sortiment. Inga lokala avtal behövs därför mellan butik och leverantör utan dessa produkter kan beställas direkt enligt nedanstående flöde. Sida 4 av 13

ADMINistration av tjänsten ICA Torget Inloggning av ADMINistratör För inloggning som administratör av ICA Torget klicka på följande url https://oden.exder.net/ Nedanstående sida visas då där ni kan ange användarnamn och lösenord. Startsidan för ICA Torget visas då fram. Möjlighet finns nu att ge support till de olika butikerna genom att ni som ADMINistratörsanvändare kan välja vilken butik ni vill representera. Sida 5 av 13

I fältet Butik kan ni ange vilken butik ni vill representera för att se exakt samma information som aktuell butiksanvändare ser. I fältet skall butikens GLN anges. Möjlighet finns att söka fram detta genom att klicka på sökikonen som visas efter fältet. Ni får då upp en sökruta och kan där enkelt söka fram rätt butik genom att ange butiksnumret i sökfältet. Genom att klicka på fältet Lokaliseringskod kommer aktuell butik väljas. Sida 6 av 13

Ni kan nu göra samma urval och se samma information som den butiksanvändare som har problem. Detta gäller för alla rutiner som butiksanvändaren har till gång till. Se HJÄLP för att få fram användarhandledningen för vad en butiksanvändare kan göra på Torget. ADMINistratörsrutiner ADMINistratörsrutiner har tagits fram för att hantera vilka butiksanvändare, butiker och leverantörer som får utnyttja tjänsten Torget. Dessa har samlats under eget menyval ADMIN. Sida 7 av 13

Administrera leverantörer Denna rutin används för att administrera leverantörer, om de är godkända av ICA eller ej samt vilka sortiment de har rättighet att ange på sina produkter. I exemplet ovan är Rökt på Lax AB Godkänd av ICA, samt har rätt att publicera produkter på Torget för Sortimentet Smak på lokalt, Premium och Ekologiskt. Obs! Genom att kryssa ur fältet Godkänd för en viss leverantör som tidigare varit godkänd så kommer denna leverantörs information ej längre att visas på Torget. Om uppgifter om leverantör saknas helt, kontakta Expert Systems kundtjänst (08-446 34 00). Tryck på knappen Spara för att aktuella inställningar skall börja gälla. Administrera adresser Denna rutin används för att administrera butiksadresser samt vilka sortiment varje butik får sälja i sin butik. Unik identitet för butikerna är GLN. Möjlighet finns att söka fram detta genom att klicka på sökikonen som visas efter fältet och ange butiksnr i Sökfältet. Då visas butiker som matchar aktuellt sökfält fram, genom att klicka på fältet Lokaliseringskod kommer aktuell butik väljas. De uppgifter som kan uppdateras i rutinen är Namn -Butikens namn. Sida 8 av 13

C/O-adress Gatuadress Postnummer Landskod Land Slutkund (butik) -Eventuell C/O-adress. -Butikens gatuadress. -Butikens postnummer. -Butikens landskod -Butikens land, detta fås automatiskt vid val av landskod. -Butiksnummer hos ICA Skicka faktura i e-brev till -Anger att ni vill ha fakturor sända per e-post till den angivna adressen. Skicka orderbekräftelse i e-brev till Samma som ovan men för orderbekräftelse. Här kan även rutan Endast vid avvikelse mot order kryssas i för att endast de orderbekräftelser som avviker skall sändas. Sortiment -Sortimenten är specialsortiment vilket innebär att butiker som har dessa sortiment direkt kan beställa dessa produkter utan att först ha lokalt avtal med leverantör. Alla butiker har normalt Lokalt/närproducerat medan Kvantumbutiker oftast också har specialsortimenten. Tryck på knappen Spara för att aktuella inställningar skall börja gälla. Administrera användare I denna rutin administreras butiksanvändare. Varje butik har minst en användare men kan ha flera. Normalt sätts fältet Användare till butikens butiksnr, vill butiken har flera användare rekommenderas att detta börjar på butiksnr följt av användarens förnamn eller signatur. Varje användare tilldelas minst en butiksadress. Obs! Att en användare kan ha flera butiksadresser. Denne kommer då att få välja vilken butik som han/hon vill representera på samma sätt som ADMINistratörsanvändare. Fält som kan ändras är Namn E-postadress -Användarens namn, om butiken endast har en användare sätts namnet förslagsvis till butiksnamn. -Här anges den e-postadress till vilken nytt lösenord automatisk skickas om användaren glömt detta. Demo-användare -Här kan ni ange om användaren endast skall vara en demo-användare och alltså inte ha möjlighet att lägga beställningar och liknande. Sida 9 av 13

Adress -Den butiksadress som användaren skall få representera på ICA Torget. Normalt endast en per användare. För att lägga till ny butiksadress klicka på ikonen adress kryssar ni i rutan Radera. Tryck på knappen Spara för att aktuella inställningar skall börja gälla. Tryck på knappen Radera för att radera alla uppgifter om aktuell användare.. För att radera en Obs! Möjlighet finns att sätta upp flera användare till varje butik (butik = adress). Detta görs enklast genom att tilldela den nya användaren ett användarnamn som består av butiksnr_signatur eftersom användarnamnet måste vara unikt. För att användaren skall få ett lösenord skickat till sig behöver han logga in på Torget och klicka på Glömt ditt lösenord enligt beskrivningen nedan. 1. Lägg upp användaren 2. Be sedan användaren gå till torgets inloggningssida och klicka på "Nytt/Glömt ditt lösenord? Klicka här >>" 3. Därefter ange antingen användarnamn eller emailadress och klicka på "Skicka" Sida 10 av 13

Därefter skickas email med nytt lösenord. Lista adresser och användare Här finns möjlighet att skapa en lista med adresser och användare, antingen för en enskild butik eller för samtliga butiker. Resultatet fås i en Excel-fil. Administrera kategorier Denna rutin används för att skapa nya kategorier och plocka bort gamla som inte längre används. Sida 11 av 13

Statistik I denna rutin kan en del statistik, främst gällande order och artiklar plockas fram. Resultatet fås som en Excelfil. Katalog över leverantörer och artiklar Här finn möjlighet att via urval ta fram en katalog över vilka leverantörer och artiklar som finns tillgängliga för en butik. Resultatet fås här som en PDF-fil som kan sparas eller skrivas ut. Sida 12 av 13

Exempel på en katalog med leverantörsinformation. Artikelinformation Här finns möjlighet att ta ut en lista med artikelinformation, urval kan göras för att endast visa förändringar sedan den senast uttagna listan och på leverantör. Resultatet fås som en Excel-fil. Admin-manual Detta val ger aktuellt dokument, behöver ni ytterligare hjälp kontakta Expert Systems kundtjänst (08-446 34 00). LOGGA UT När ni är klara rekommenderas att ni klickar på Logga ut uppe till höger, så ni minimerar risken att denna tjänst missbrukas av obehörig personal. Sida 13 av 13