ST/Informationsenheten/Inger Albrecktsson 1(7) Lathund för intranätets kalendarium Innehållsförteckning Sid Exempel på aktiviteter som ska finnas i kalendariet 2 Registrera, uppdatera och ta bort aktiviteter 3 o Registrera en ny aktivitet 4 o Uppdatera en aktivitet 6 o Ta bort en aktivitet 7
ST/Informationsenheten/Inger Albrecktsson 2(7) Exempel på aktiviteter som ska finnas i kalendariet Kurser för anställda, enheternas planeringsdagar, förbundsstyrelse- och presidiemöten, kansli/personaldagar, introduktion för nyanställda och personalmöten är några exempel på de aktiviteter av mer övergripande karaktär som ska finnas i kalendariet. Fler exempel finns i listan nedan. Gemensamt för alla enheter: Planeringsdagar VP-dialog Region Nord, Väst och Syd Regionråd EA/PA-enheten Kansli/personaldagar Kurser för anställda Introduktion av nyanställda Central samverkansgrupp (ST+STP) Chefsforums möten Bygga-lön-möten IT-enheten Datakurser för anställda Kurser/Träffar för/med IT-samordnarna och användarrådet Informationsenheten: Personalmöten Webbkurser Verksamhetsledningens sammanträden Förhandlingsenheten Avtalsråd Konferenser och andra möten m avdelningar Ombudsmannadagar Organisationsenheten Regionråd Avdelningsdialog Konferenser och andra möten m avdelningar Ombudsmannadagar Sekretariatet Presskonferenser och Pressträffar Möten med kansliberedningsgruppen Regionkonferenser Verksamhetsdagar Skyddskommitténs sammanträden (ST+STP) Förbundsstyrelsesammanträden Presidiesammanträden Kongresser Förbundsstämmor Ordförandekonferenser Förbundsstyrelsens sommarfest Internationella besök på kansliet Träffar med nya avdelningsordföranden Matrådets möten Sunda Takter Styrelsesammanträden Årsmöten Övriga arrangemang STs personalklubb, STP Styrelsesammanträden Årsmöten Kurser/träffar med arbetsplatsombud m.m. Medlemsmöten Styrelsens träffar med enheterna Konst & Kulturen Styrelsesammanträden Årsmöten Övriga arrangemang STs a-kassa Kurser/konferenser/träffar och liknande för STs medlemsregisterhandläggare A-kassans planeringsdagar A-kassans styrelsesammanträden
ST/Informationsenheten/Inger Albrecktsson 3(7) Registrera, uppdatera och ta bort aktiviteter Det är enhetens respektive föreningens lokala webbredaktör som registrerar och uppdaterar de aktiviteter som enheten respektive föreningen ansvarar för. Registrera, uppdatera och ta bort aktiviteter gör du i I.R.M.A. Den som har behörighet att arbeta med Kursa, har automatiskt behörighet till Kalendariet. Har du inte behörighet kontaktar du intranätets webbredaktör, Inger Albrecktsson. När du registrerar aktiviteter - liksom när du i övrigt skriver för intranätet - gäller den gyllene regeln att informationen ska vara begriplig också för den som är nyanställd på ST. Det är kanske inte alla som vet vad t.ex. APT eller Regionråd är för något. Använd därför inga förkortningar och beskriv vad en aktivitet handlar om. Exemplet till höger visar den information som är inlagd för en Colombiakväll med pub som arrangerades den 24 maj 2007.
ST/Informationsenheten/Inger Albrecktsson 4(7) Registrera en ny aktivitet 1. Öppna I.R.M.A. - och klicka på 2. Kurs - och därefter på 3. Kalendarium 4. Klicka på Nyreg -symbolen. Obs! Glömmer du det, så visas inte OK -symbolen som du avslutar registreringen med. Vilket betyder att du får fylla i alla uppgifter en gång till! 5. Fyll i kansli* (= enhetens kostnadsställe) 010 Nord 030 Väst 050 Syd 105 Informationsenheten, Konst & kulturen, a-kassan, Sunda Takter och STP 110 Organisationsenheten 115 Förhandlingsenheten 120 ST Press 133 EA/PA-enheten 140 Sekretariatet 141 Internationell verksamhet 150 IT-enheten. * Obligatoriskt fält.
ST/Informationsenheten/Inger Albrecktsson 5(7) 6. Fyll i aktivitet*, rubrik*, plats, adress* och ort. Skriv uppgift saknas eller ett bindestreck - i adressfältet om du inte vet var aktiviteten ska äga rum. 7. Fyll ev. i telnr, faxnr och mobil. 8. Fyll i kontakt, d.v.s namnet på den som är ansvarig för aktiviteten 9. Fyll i målgrupp. 10. Fyll ev. i e-postadress. 11. Fyll i datum och tid. Datum skrivs ÅÅÅÅ-MM-DD. Tidpunkt skrivs med kolon, till exempel: 12:45. Obs! När du registrerar endagsaktiviteter skriver du bara datum i det första datumfältet. 12. Beskriv aktiviteten. 13. Fyll i övrig information, till exempel senaste anmälningsdag. 14. Avsluta med att klicka på OK - symbolen. Obs! Du får inget meddelande om att registreringen är klar. Glömde du att fylla i någon av de obligatoriska fälten får du meddelandet: OBS! Kansli/ Aktivitet/Rubrik/Adress måste vara ifyllda vid nyregistrering. 15. Fyll i den/de uppgifter som saknas och klicka på OK - symbolen. 16. Kontrollera att det ser bra ut i visningsläget och att du fått med all nödvändig information om aktiviteten. * Obligatoriskt fält
ST/Informationsenheten/Inger Albrecktsson 6(7) Uppdatera en aktivitet När du ska uppdatera en aktivitet öppnar du registreringsformuläret i I.R.M.A på nytt. 1. Klicka på Kurs och därefter på Kalendarium. 2. Sök fram rätt aktivitet genom att fylla i kansli (enhetens kostnadsställe) och klicka på Sök -symbolen i registreringsformuläret. Listan med registrerade aktiviteter visas i en indexbild.. Du kan sortera listan i aktivitetseller datumordning genom att klicka på respektive rubrik. Gör sedan så här: 3. Markera den aktivitet du vill uppdatera genom att markera (klicka på) aktiviteten. 4. Klicka därefter på Välj - knappen.
ST/Informationsenheten/Inger Albrecktsson 7(7) Registeringsformuläret med den registrerade aktiviteten öppnas och du kan ändra eller fylla på uppgifter. 5. När du är klar klickar du på Uppdatera -symbolen. Då får du meddelandet Nu är det klart!. Ta bort en aktivitet De lokala webbredaktörerna har inte behörighet att ta bort en aktivitet. Om det är en aktivitet som inte kommer att genomföras mejlar du intranätets webbredaktör, Inger Albrecktsson, som tar bort aktiviteten Ett alternativ är att du skriver INSTÄLLT! i aktivitetsfältet och uppdaterar aktiviteten. Det kan vara värdefullt att få veta att en planerad aktivitet är inställd.