AKTUELLA PROGRAMTIPS Lönerevision och retroaktiv lön Nu går vi med raska steg mot sommaren och ser fram emot denna härliga årstid! I detta nummer av Aktuella programtips har vi samlat information om både Lönerevision i Hogia Personal och Retroaktiv lön i HogiaLön Plus. När du uppdaterar något av våra program är det mycket viktigt att du läser följebrevet där alla nyheter och korrigeringar i versionen specificeras. Här i Aktuella programtips kan du läsa följebreven genom att klicka på programnamnet i rutan för Aktuella versioner. Du som har Hogia Personal och Webbrekrytering måste uppdatera båda programmen till 11.2. De ändringar som gjorts i denna version kräver att tidigare version av Webbrekrytering avinstalleras via kontrollpanelen innan den nya versionen installeras. Webbrekrytering kräver också Net Framework 4.0. Det är viktigt att du kontrollerar med din tekniker om detta redan finns installerat på er webbserver. Om inte, måste servern uppdateras. Uppdateringen finns att hämta från Microsofts hemsida. Trevlig läsning! INNEHÅLL Hogia Personal Lönerevision HogiaLön Plus Beräkning av retroaktiv lön AKTUELLA VERSIONER HogiaLön Plus 11.2.12 Hogia Personal 11.2.12 Hogia Personal Business Manager 10.3.1 Hogia PBM Time & Attendance 10.2 Hogia PBM Time & Project 10.2 Hogia Resa/Hogia PBM Travel 2011.2 Hogia Reseräkning 2011.1 Hogia PA-analysator 8.0.1 HogiaLön Classic 2011.1.3 Hogia PA-intranet 7.0.14 www.kundtorg.hogia.se 1
Lönerevision En lönerevision görs i flera steg, initiering - lönerevision attestering - skapa förmån - uppdatera lön. I rutinen Lönerevision administration, fliken Initiering markeras först de anställda som ska vara med i lönerevisionen. De nya lönerna eller förändringar registreras sedan i rutinen Register/ Lönerevision. Det är en process där flera användare kan vara inblandade och där Gruppbegreppet med fördel kan användas för att bearbeta speciella grupper av anställda. När den nya lönen ska läggas in i persondelen går du tillbaka till Lönerevision administration och fliken Skapa förmåner. Om den nya lönen ska föras över till löneprogrammet sker exporten i rutinen Arkiv/Uppdatera lön/pa. Initiering Första steget i en lönerevision är att bestämma vilka anställda som ska bearbetas i lönerevisionen samt att ta fram underlag till vilken lön och eventuella lönetillägg den anställde har som utgångsläge. Detta gör du i rutinen Register/Lönerevision administration, flik Initiering. Välj ut de anställda som ska vara med i lönerevisionen genom att använda dig av urvalsrutans alla möjligheter. Flytta ditt val av anställda genom att klicka på namnet. Ett intervall av anställda kan markeras genom att hålla ner Shift-tangenten och trycka pilupp/pilned alternativt dra med musen över namnen. Initieringsdatumet styr så att alla anställda som har en lön/förmån som är äldre än datumet du anger kommer att vara med i lönerevisionen. De anställda som redan har fått en ny lön ska inte vara med i revisionen. Skriv in initieringsdatumet och klicka på Rev alla Mån eller Rev alla Tim. Kontrollera de rödmarkerade, i exemplet nedan är Ludmillas rad röd. Dubbelklicka på raden för att se hennes lönehistorik. Hon har fått en lön som gäller från och med 2011-02- 01. Om du inte vill att hon ska vara med i lönerevisionen med initieringsdatum 2011-01-01 så måste du ta bort markeringen i Rev månadslön. Motsvarande ruta finns för timanställda; Revideras tim. Klicka en gång på Ludmillas översta rad för att återigen dölja lönehistoriken. 2
En markering i kolumnen Rev månadslön och Rev tim visar vilka som kommer att komma med i lönerevisionen. Klickar du på Nollställ alla så tas markeringen i Rev månadslön och Rev tim bort. Det går att markera/avmarkera enstaka anställda. OBS! Har tidigare Revidering/Initiering gjorts, klicka då på Nollställ alla, skriv in nytt initieringsdatum och klicka därefter Rev alla Tim och Rev alla Mån. Kom ihåg att avsluta med att kontrollera de rödmarkerade. Nästa steg är att gå till rutinen Lönerevision och hämta upp de som initierats för lönerevision enligt ovan. Lönerevision Du gör lönerevisionen för timanställda och månadsanställda separat, se respektive flik Lönerevision månadsavlönade och Lönerevision timanställda. Tillvägagångssättet är dock lika för båda flikarna. Gör först urvalet i den vänstra delen av bildskärmen. Urvalet ger ett antal anställda listade med anställningsnummer, namn och personnummer. Markera vilka som ska tas med genom att klicka med musen på en person. De markerade personerna som visas i den högra delen av bildskärmen är de som har blivit initierade under Register/ Lönerevision administration. Lägg in om den nya lönen avser kronor eller procent samt från vilket datum den ska gälla. De uppgifter som rör den tidigare lönen visas till vänster om den blå linjen och är inte redigeringsbara. För att se den anställdes tidigare förmåner dubbelklickar du på namnet, dubbelklicka i tidigare förmåner för att återställa bilden igen. Här kan du simulera olika procentuella höjningar för alla samtidigt. Det går även att redigera alla värden person för person. Klicka Enter efter en förändring så sparas ändringen och summeringen i bilden längst ner uppdateras. Rapport Lönerevision Under Rapporter fliken Lönerevision kan du ta fram en rapport som visar vad som finns i lönerevisionsbilden. Denna rapport kan du använda som underlag till attestering såvida inte cheferna arbetar i programmet direkt, sätt då en markering i Skriv ut rad för attest. 3
Välj mellan att skapa en Detaljerad lista, vilken specificerar varje anställds uppgifter för sig samt presenterar en sammanställning eller en Översiktlig lista som enbart redovisar sammanställningen. 4
Attestering När den lönesättande chefen är nöjd med revisionen kan chefen välja att attestera alla samtidigt eller attestera en och en. Om du attesterar alla behöver du inte klicka på Spara (det tänds ingen spara-knapp) men om du attesterar en person i taget klickar du på Spara. För att se en anställds löneutveckling dubbelklicka på raden, för att återställa bilden igen klicka på någon av kolumnrubrikerna förslagsvis kolumnen Namn. Skapa förmåner När lönerevisionen är klar ska nya förmåner skapas för de anställda. Detta görs under Register/Lönerevision administration, fliken Skapa förmåner. Kontrollera vilka som är attesterade och när du är nöjd med resultatet klickar du på Skapa alla. Nu har det skapats nya löner på de anställdas lön/förmånsflik. Först sätts ett slutdatum på den tidigare lönen och ny lön läggs upp. Det Från och med datum som skrevs in i lönerevisionen blir den nya lönens startdatum. Dessa nya förmåner ligger nu som ej exporterade. Rapport Utskick ny lön Efter det att förmånsposten skapats kan du skriva ut ett meddelande till de anställda som fått ny lön. Det gör du i Analys/Rapporter under fliken Lön/Förmån och rapportvalet Utskick ny lön. Nu är det dags att föra över de nya lönerna till löneprogrammet. Uppdatera lön Efter lönerevisionen är attesterad och klar måste du uppdatera HogiaLön Plus via rutinen Uppdatera även om du vanligtvis arbetar med direktuppdatering. 5
Gör urval på vanligt sätt med hjälp av urvalsrutan. Välj sedan mall i rullistan, vanligaste mallen är Hogia Export person. Välj sedan vad som ska exporteras, det finns fyra alternativ: Person, Anställning, Förmån Person Anställning Förmån Ange datumintervall fr o m - t o m. De ändringar som gjorts i fliken Förmån med ett datum före eller lika med datum fr o m kommer med. Vid lönerevision sätter du ett datum från vilket ändringarna ska gälla eftersom det är viktigt att ändringarna kommer in på rätt datum. Ändringar i flikarna Person och Anställningar förs över oberoende av datum. Anges inte datumintervall kommer samtliga ändringar, som ännu inte exporterats, med. Klicka sedan på Granska. Poster som uppfyller villkoren visas då i en lista på skärmen. Du ser då vilka poster som kommer att exporteras och om några poster inte blivit godkända. Klicka på Verkställ för att utföra exporten. När exporten utförts har fältet Exporterad i persondelen fått en markering och Exportdatum har registrerats. Avsluta För att avsluta arbetet med lönerevisionen går du till fliken Initiering och väljer där Nollställ alla. På detta sätt stängs funktionen av och ingen kan då arbeta med rutinen Lönerevision. 6
Beräkning av retroaktiv lön Funktionen Retroaktiv lön används när anställda fått en förändrad lön tillbaka i tiden och du vill ha hjälp att räkna ut mellanskillnaden som den anställde ska ha för de löner han/hon fått sedan dess. Börja alltid med att ta ut Endast lista och kontrollera på någon person att beräkningen blir som du har tänkt dig innan du går tillbaka och markerar Lista samt rader i löneberedningen. Urval av anställda Du har möjlighet att göra urval på antingen enbart ett begrepp eller en kombination av de du vill. Vill du göra urval per Anställningsnummer och Urvalskategori klickar du på fördjupningsknappen och markerar ditt urval där. Du kan även skriva in ditt urval direkt på raden. Du kan göra urval på antingen enbart anställningsnummer eller enbart urvalskategori eller en kombination av de båda. Klickar du på knappen Fler urval utökas möjligheterna. Även här har du möjlighet att göra urval på antingen enbart ett begrepp eller en kombination av de du vill. Listan till höger över de anställda uppdateras efter dina val. Ska alla anställda ha den retroaktiva lönen från samma månad? Inte? Använd då gärna fältet Urvalskategori 2 i anställdaregistret och lägg in t ex januari på de som ska ha retroaktiv lön från januari och april för de som ska ha retroaktiv lön från april. I beräkningen kan du nu göra ett urval på fältet Urvalskategori 2 och på så sätt beräkna en kategori i taget. 7
Typ av löneförändring Den vanligaste hanteringen är att man lägger in alla personers nya löner i anställdaregistret och använder dessa förändringar det vill säga Ändrade personliga lönefält P1-P9, P11-P23 som utgångspunkt för beräkningen. Alternativet Lönehöjning i procent och Lönehöjning i kr används bäst till att göra en slags kostnadsberäkning för företaget för olika höjningar. Du kan alltså gå in hit och skriva in t ex 3 % höjning och ta ut Endast lista för att se hur en sådan höjning skulle slå. Använder du procentuell eller beloppshöjning måste du ändå gå in i anställdaregistret och skriva in de nya lönerna på aktuell person. Detta sköts inte via denna rutin. Historiska förändringar Markering i Använd ändringar av personliga löneuppgifter vid beräkning av retroaktiva löner för P-fälten P1 P9, P11-P23 medför att programmet ska ta hänsyn till när den nya lönen ska börja gälla och det gör programmet med hjälp av personalhistoriken. OBS! För att programmet ska beräkna rätt krävs att löneberedningsraderna är registrerade med transaktionsdatum. Det gäller även grundlönen. Ändringarna måste ligga i kronologisk ordning för att programmet ska kunna beräkna retroaktiviteten. Markering i fältet Följande P-fält som avser ersättningar som är nedräknade med syssgrad (P1 ), medför att programmet tar hänsyn till förändringar av sysselsättningsgrad vid beräkning av retroaktiv lön. Du anger vilka personliga lönefält som förändras vid ändring av sysselsättningsgraden. Vanligtvis används fältet P1 för den faktiska lönen. Period Till ditt förfogande finns åtta olika rader för att på bästa sätt kunna specificera vilka lönearter som ska beräknas på basis av vilka utbetalningsdatum. Vanligtvis används de två första raderna. På den första raden lägger du in de utbetalningar som alltid sker innevarande månad t ex månadslön. På den andra raden under anger du sedan resten av alla händelser som ska beräknas och som du registrerar släpande en månad. Hit hör sjukdom, semester, tjänstledighet, övertid etc. Använd samma lönearter för samtliga perioder Vill du att beräkningen på valda lönearter ska göras för samma period, markerar du detta alternativ och anger sedan på raden vilken/vilka lönearter som ska beräknas retroaktivt. När du har fyllt i bilden klickar du på knappen OK. Ovanstående informationsruta visas för att göra dig uppmärksam på vilka formler programmet inte klarar av att genomföra beräkning på. Programmet kan beräkna lönearter med SB och SS i formeln men då med utgångspunkt att sysselsättningsgraden för de anställdas semesterdagar är 100 % enligt schablon. 8
Om du godkänner informationen i rutan och klickar Ja, sker beräkningen med utgångspunkt att sysselsättningsgraden är 100 % och du får upp en rapport på bildskärmen. Klicka på knappen Skriv ut om du vill ha rapporten utskriven. Godkänner du inte schablonberäkning sker ingen retroaktivberäkning av lönearter med SS och SB, programmet fortsätter istället att beräkna de övriga lönearterna i urvalet. Du får upp en lista på hur mycket retroaktiv lön som programmet har räknat fram. För att kontrollera hur programmet har räknat fram beloppen kan du stänga ner bilden på skärmen och sedan klicka på Visa logg. I loggen specificeras utbetalad lön jämfört med vad den anställde borde ha fått. 9
När du kontrollerat att allt stämmer kör du funktionen igen och väljer denna gång Lista samt rader i löneberedningen. Du kan även välja att de anställa ska sättas som klara för avräkning. Rader har nu skapats i löneberedningen på de löneartsnummer du valt för utbetalning av den retroaktiva lönen. Vanliga fel vid beräkning av retroaktiv lön En anställd får orimligt hög retroaktiv lön, vad kan det bero på? Anledningen till detta kan vara att det finns korrigeringar gjorda på den anställde. Exempelvis, om du har vänt en transaktion månadslön med negativa tal, beräkningen av retroaktiv lön kan då räkna lönehöjningen två gånger. Kontrollera transaktionshistoriken för den anställde. Varför får de anställda ingen retroaktiv lön uträknad trots att de har fått ny lön i anställdaregistret? Kontrollera att Historiska förändringar är markerat som nedan. I och med denna markering kommer programmet att gå in personalhistoriken och kontrollera vilka uppgifter som finns sparade där för att genomföra sin beräkning. Om den anställde inte får någon retroaktiv lön och programmet är inställt på att använda ändringar av personliga löneuppgifter bör personalhistoriken kontrolleras för den anställde. Kontrollera de P-fält beräkningen ska använda sig av och var noga med att kontrollera datumen på dessa fält. Jag har en anställd som har fått två lönehöjningar under året, klarar programmet att räkna ut den retroaktiva lönen då? Nej, programmet klarar enbart att beräkna retroaktiv lön med den senaste lönen som grund. www.kundtorg.hogia.se Kontaktuppgifter till supporten hittar du i ditt program. Ansvarig utgivare Eeva Carlsson. Skribent Eeva Carlsson. 10