Elektronisk fakturahantering Region Skåne Ann Djerf Svensson Ann.djerf-svensson@skane.se 044-133327 070-5511535
Region Skåne Bedriver verksamhet inom följande områden: Planering och miljö Kollektivtrafik Näringslivsutveckling Investeringsfrämjande åtgärder Kultur Omvärldsfrågor Hälso- och sjukvård Tandvård
Fakta Skåne har: 33 kommuner 1.1 miljoner invånare Yta på 11 000 km 2 Region Skåne har: Antal medarbetare: 32 000 Total omslutning: 24 miljarder
Ingen kontroll på faktura flödet Betalningspåminnelser Räntefakturor Bokning på fel bokföringsperiod Vad göra?
Målet är att rationellt kunna hantera ett växande och allt mer tidskrävande fakturaflöde i ett elektroniskt fakturahanteringssystem.
Måluppfyllelse Skapa en enkel och standardiserad lösning Tänka nytt
Historik Aug. 1999 Våren 1999 Studiebesök Projektstart Nov 1999 Maj 2000 Kravspec Euupphandling Anbud Utvärdering 28/11 2000 Utveckling Implementering 5/6 2001 Test i drift 17/12 2001 Utrullning Beslutspunkt Beslutspunkt Driftsättning Acceptans Fas 1 Fas 2 Fas 3
Leverantör Exense ASA Component Software
Flödesbeskrivning S c a n n i n g E D I ebill Förkontroll Kontering Arkiv Sakattest Beslutsattest Kontering Kontering Avvikelse Kontering Efterkontroll Register Fakturaflöde Informationsflöde Ekonomisystem
System & komponenter ebill Test & utbildning Webklient ID2 Webserver Databas Applikationer Scanningenhet Decapus Skånekatalogen Skånet SkåNet Raindance Meddelandehanteringssystem
Utrullningsmodell Aktivitetsöversikt Förstudiefas Förstudie Systemlösningsfas Implementering Implementationsfas Testfas Avslutningsfas Projektplan för förstudie Dokumention av: Fakturatyper Fakturaprocessen Attestregler Register i ekonomisystem Analys Behov av förändring Användare Tekniska förutsättningar Förstudierapport MBL-förhandling Projektplan Genomföra och etabera de förändringar som förstudien påvisat Utbildning Dokumentation av: Ny fakturaprocess Användargrupper Attestregler Rutiner Hantering av datafångst Skapa testmiljö Systemförvaltning Val kring tekniska förutsättningar Integration med ekonomisystem scanning & tolkning PKI-lösning Skånekatalogen Skapa driftföretag: Skärmbilder Ärendeflöde Användarregister Teknisk installation Operation märkning System- & användardokumentation Utbildning Test av koppling mot EHI Dokumentarkiv Datafångst Ärendeflöde Attestregler Integration med ekonomisystem Teknik PKI-Lösning Avslutas med driftstart Dokumentation av genomfört projekt Beslut i Styrgrupp
Integration Ekonomisystem Från ekonomisystem Leverantörsregister Kodplan Betalningsmarkering Till ekonomisystem Ankomstregistrering Slutkontering Information avstämning
Decapus Hämtar och lämnar filer Delar och slår ihop filer Kontroll av giltiga datum Lämnar uppgifter till avstämning
Vad innebär EFH i Region Skåne Datorbaserat system som stödjer samtliga administrativa rutiner relaterad till hantering av leverantörsfakturor. Hantera inscannande eller elektroniskt inkomna leverantörsfakturor i ett flödessystem. Automatisera rutiner. Ökad tillgänglighet till information Webgränssnitt. Elektronisk signatur
Effekter KVALITET Information snabbare i redovisningen Bättre säkerhet i leverantörsfakturahanteringen (kontroll och ordning) Fler har tillgång till fakturorna FRIGÖRANDE AV TID Effektivare hantering av leverantörsfakturor Snabbare återsökning av fakturor Fler har tillgång till fakturorna (belastar ekonomiavdelningen/kansliet mindre) KOSTNADSMINSKNING Dröjsmålsränta för leverantörsfakturor. Minskad postgång
Några erfarenheter Engagerad ledning / tung sponsor Eldsjälar Överväg tidplan för genomförande väl (riskanalys) IT-projekt, kräver resurser därefter Förankring, informationsspridning & tydlighet Avsätt tid på förberedande Förvaltarorganisation klar vid projektstart Projektledarnas roll - renodlad projektstyrning?! Särskilt då många parter involverade
Några erfarenheter Prioritera,säkra resurser och fokusera Skapa funktionsrapport & följ den Starta i liten skala
Status idag Contempus.invoice 3.7 sedan maj 2004 Drift på 3 servrar Serverdrift internt Applikationsdrift och systemsupport Component Software i Norge 28 förvaltningar av 31 6000 användare 390 000 fakturor av 550 000.
Hur går vi vidare Ordermatchning Nytt inköpsystem? Periodiska fakturor SweFakturan?
Outsourcad scanning Leverantör är SchlumbergerSema Utför process från fakturamottagning till transport till arkiv inklusive felhantering.
Outsourcad scanning Kostnadseffektivt Erfarenhet ger effektivitet Nya arbetsuppgifter Etablerad marknad Elektronisk handel, elektroniska fakturor ökar Stordriftsfördelar Kvalitet Erfarenhet medför högre kvalitet Kravställare genom avtal
Vad är PKI? PKI är en infrastruktur som med digital signering gör det möjligt för oss att umgås på ett tillitsfullt sätt i den elektroniska världen så att vi kan överge de gamla manuella pappersrutinerna och datorisera processerna. Detta ger i förlängningen stora möjligheter att korta ledtider och effektivisera. Och med ökad kvalitet! Det goda sigillet!
Vad ger PKI? PKI är en möjliggörare: Säker kommunikation av medicinsk data mellan system och enheter Digitala signaturer, (ersätt papperet)! Säker E-post Single Sign On Elektronisk handel IT-säkerhet i en helt ny klass!
Elektronisk signering vid beslutsattest Säker identifiering (personen, giltigt certifikat, ej spärrad) Signering av information vilket medför att informationen kan knytas till attestanten och man kan säkra att informationen ej förvanskas utan att det är spårbart. (Kan i framtiden säkra vad som attesterats och av vem en trygghet för organisationen och attestanten.)