Information om upphandlingen Presentation av tjänsten/varan inbjuder härmed anbudsgivare till att lämna anbud gällande - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. Beskrivning Upphandling av koncernkontosystem och andra finansiella tjänster för, Haninge Bostäder AB, Holding AB, Tornberget Fastighetsförvaltning AB samt Kommunala Lokaler i Haninge AB. och ovanstående bolag benämns som kommunen i förfrågningsunderlaget. Upphandlingen omfattar inte avtal om lån och placeringar. Sådana lån och/eller placeringar kommer att upphandlas särskilt. Kommunen kommer i det fall, ert företag antas, följa upp och kontrollera de utfästelser som lämnats och jämföra med vad som faktiskt levereras under avtalsperioden. Upphandlingen genomförs enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlande myndighet 13681Haninge Telefon (Växel): 08-606 70 00 Fax (Upphandlingsenheten): 08-606 85 22 Org.nr: 212000-0084 Presentation av kommunen Haninge är en modern och expansiv kommun, med drygt 79 000 invånare, strax söder om Stockholm. I Haninge finns närhet till ett naturskönt skärgårdslandskap med öar som Utö, Ornö, Fjärdlång, Muskö, Kymmendö och Huvudskär. För ytterligare information om kommunen, se hemsidan www.haninge.se: http://www.haninge.se/ Avtalstid Avtalet planeras att träda i kraft från och med 2013-06-01 till och med 2015-05-31. Avtalet innehåller förlängningsoptioner. Avtalet kan förlängas med 1 + 1 år. Om kommunen inte säger upp avtalet senast 3 månader före avtalsperiodens slut förlängs det automatiskt med 1 år i taget. Exakta datum regleras vid tidpunkten för tecknandet av avtalet. Avtalets form Ramavtal med 1 leverantör. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är kommunens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: 1 Detta dokument 1
2 Bilaga Krav på tjänsten 3 Bilaga Svarsblankett 4 Avtalsförslag 5 s verksamhet Anbudsgivare ska själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt förteckningen ovan erhållits. Förfrågningsunderlaget är elektroniskt tillgänglig på http://www.e-avrop.com/ Upphandlingsform Upphandlingsformen är Öppet förfarande. Upphandlingsförfarandet innebär att förhandlingar inte får genomföras. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. Kommunen kan komma att inbjuda anbudsgivare till intervju. Dessa tillfällen tjänar till att säkerställa att anbudsgivarens anbud uppfattats på ett korrekt sätt. Ersättning utgår inte för anbudsgivarens eventuella kostnader och utlägg i samband med intervju. Anbudets form och innehåll Anbud ska vara skriftligt, författat på svenska samt lämnas elektroniskt via e-avrop. Produktbilagor etc får inges på originalspråk, dock ska anbudsgivaren stå för översättning till svenska vid behov. Anbud ska vara prissatt i SEK exklusive moms. De svar som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven är underlag för sammanställning och utvärdering av inkomna anbud som kommunen genomför. Anbudsgivaren uppmanas att begränsa anbudet till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Ytterligare uppgifter kommer inte att beaktas vid genomgången av anbuden. Anbud ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Ett icke komplett anbud (ex saknad bilaga som efterfrågats) kan komma att förkastas utan särskild prövning. Reservationer accepteras inte. Kombinationsanbud accepteras inte. Anbudets innehåll Bifogat anbud ska innehålla följande: Bilaga/bilagor för efterfrågade beskrivningar i bilagan Krav på tjänsten Ifylld Svarsblankett. Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Frågor ställs på samma sida på www.e-avrop.com där detta förfrågningsunderlag hämtades. Frågor ska ställas senast 2013-05-10. Alla frågor besvaras via e-avrop. E-post skickas till registrerade e-postadresser för upphandlingen när ny information har lagts ut. Alla frågor och svar kommer att publiceras i upphandlingens annons. Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Frågor som inkommer efter den 2013-05-10 kommer inte att besvaras. 2
Helt/Delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela uppdraget. Alternativa anbud Alternativa anbud tillåts inte. Anbudets giltighetstid Anbud ska vara bindande t o m 2013-08-17. Anbudstidens utgång Anbud ska vara kommunen tillhanda senast den 2013-05-19. När du lämnat anbud elektroniskt via e-avrop När du klickat på knappen Skicka i anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickade. Inlämningsbeviset behöver inte skickas in i samband med anbudsinlämningen. Däremot ska dokumentet kunna uppvisas på uppmaning av kommunen i underskrivet skick. Dokumentet ska då vara underskrivet av behörig person hos anbudslämnaren. Skriv ut beviset och spara det på säker plats. Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske 2013-05-20. Avbrytande av upphandling Kommunen äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven ställda i förfrågningsunderlaget, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt/politiskt grundad anledning inte kan fullföljas. Tilldelningsbeslut/besked Tilldelningsbesked kommer endast att skickas ut per e-post till den e-postadress som är registrerad i e-avrop för lämnat anbud så fort tilldelningsbeslut är fattat. Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal. Prövning och utvärdering av anbud och anbudsgivare Kvalificering Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av anbudsgivare och anbud som har inkommit. Kommunen förbehåller sig rätten att i efterhand begära in dokumentation/intyg för krav som ställs på anbudsgivaren. Se vidare Begränsad kontroll. Krav på anbudet Prövning sker om anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget och att efterfrågad information/efterfrågade bilagor finns med i anbudet. Krav på anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivare ska ha en stabil finansiell och ekonomisk ställning för aktuellt uppdrag. Kommunen kontrollerar anbudsgivarens kreditvärdighet hos Business Check. Anbudsgivaren ska ha minst kreditvärdighet (rating) 5 enligt Business Check kreditvärdighetsmodell. 3
Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren ska vara godkänd för F-skatt och vara momsregistrerat. Anbudsgivaren ska vara registrerad i bolagsregister eller liknande. För företag under bildande gäller att företaget skall vara bildat senast vid kontraktstecknandet. Utländska anbudsgivare ska insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Observera att anbudsgivare registrerade i Sverige inte behöver bifoga ovan information. Krav på anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet Anbudsgivare ska styrka sin förmåga genom att i anbudet lämna 3 referenser under de senaste 3 åren för motsvarande åtaganden inom offentlig verksamhet. Kommunen kan komma att kontakta en eller flera av de namngivna referenterna. Om referenten kontaktas ska referenten kunna styrka anbudsgivarens uppgifter samt eventuellt få besvara följande frågor: 1. Har överenskomna leveranstider hållits? 2. Hur har eventuella klagomål på leveranserna hanterats och åtgärdats? 3. Har kommunikation och samarbete med beställaren varit tillfredsställande? Referenstagning ska ske på svenska. Om referenten inte kan styrka uppgifterna och eller svarar inte godkänd/nej på någon av frågorna kan anbudet komma att förkastas i dess helhet. Lämnade referenser ska avse externa uppdrag utanför anbudsgivarens koncern eller som anbudsgivaren har betydande inflytande i. Lämnade referens avseende anbudsgivaren ska avse externa uppdrag utanför anbudsgivarens koncern eller som anbudsgivaren har betydande inflytande i. Kommunen förbehåller sig rätten att använda egna referenser och erfarenheter. Anbudsgivaren ska ha kapacitet att genomföra uppdraget. Krav på tillstånd Anbudsgivaren ska ha tillstånd från ansvarig statlig myndighet att bedriva bankverksamhet i Sverige eller motsvarande tillstånd att bedriva bankverksamhet i hemlandet för företag med säte i annat EES-land eller motsvarande tillstånd att bedriva bankverksamhet i hemlandet samt tillstånd från ansvarig svensk myndighet för företag med säte utanför EES. Anbudsgivaren ska om kommunen så begär bifoga aktuella tillstånd som är tillämpliga och som visar att anbudsgivaren får bedriva bankverksamhet enligt kraven ovan. Används underleverantörer i uppdraget och det krävs tillstånd för den del underleverantören ska utföra ska tillstånd för detta också bifogas vid begäran om tillstånd krävs för den delen av uppdraget. Utvärdering Utvärdering av anbuden kommer ske enligt nedanstående Utvärderingsmetod Lägsta pris. Utvärderingskriterier Pris Det anbud som har det lägsta jämförelsetalet, i svarsblanketten under flik summering, kommer att antas under förutsättning att villkoren i Begränsad kontroll är uppfyllda. 4
Hamnar två eller fler anbudsgivare på samma lägsta jämförelsetal kommer kommunen att tillämpa lottning. Begränsad kontroll Kontroll kommer att ske av den anbudsgivare som kommunen avser teckna avtal med. Kommunen kommer kontrollera anbudsgivarens ekonomiska stabilitet och finansiella styrka för att genomföra uppdraget. samarbetar med Skatteverket i syfte att förebygga och beivra ekonomisk brottslighet och därigenom ge seriösa företag förutsättningar till konkurrens på lika villkor. Vidare innebär samarbetet med Skatteverket att kommunen under upphandlingen, avtalets löptid och inför en ny upphandling inhämtar information om leverantörers, och eventuella underleverantörers, skattesituation. Kontroll hos kreditvärderingsinstitut. Anbudsgivaren ska ha minst kreditvärdighet (rating) 5 enligt Business Check kreditvärdighetsmodell. Kontroll hos skattemyndigheten. Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende skatter och sociala avgifter samt vara registrerad för F-skatt och mervärdesskatt. Företag som är nystartade eller föremål för omkonstruktion, utländska företag eller företag som av en annan anledning inte uppfyller kravet på rating, ska på kommunens begäran lämna annan ekonomisk dokumentation, som visar att anbudsgivaren har förutsättningar att fullfölja sina åtaganden. Om anbudsgivaren åberopar koncerngaranti till styrkande av ekonomisk ställning ska det klart och entydigt framgå att koncernbolaget träder in i anbudsgivarens ställe i händelse av att anbudsgivaren inte längre kan fullgöra sina förpliktelser enligt avtal. Koncernbolagets rating ska i dessa fall uppfylla kommunens krav på rating ovan. Utländska anbudsgivare ska, på kommunens begäran, bifoga intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad, som utvisar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna skatter och avgifter, eller, intyg om registrering i den officiella förteckningen över godkända leverantörer i det land där anbudsgivaren är verksam. Utöver ovan kontroll kan kommunen komma att begära in årsredovisning samt vid behov dokument/intyg för övriga ställda krav på anbudsgivaren i upphandlingen. 5
6