Datum FÖRFRÅGNINGS- UNDERLAG Upphandling av värdetransporter

Transkript

1 Datum FÖRFRÅGNINGS- UNDERLAG Upphandling av värdetransporter

2 Diarienummer 12-xxxx Författare Anna-Karin Hellsten Post- och telestyrelsen Box Stockholm

3 Innehåll Om PTS 5 1 Upphandlingens syfte och bakgrund Bakgrund Syfte 6 2 Kortfattad introduktion till upphandlingsprocessen 8 3 Krav på anbudsgivaren Teknisk förmåga, tillstånd och kapacitet Auktorisation Ansvarsförsäkring Kapacitet Tidigare erfarenhet hos leverantören (anbudsgivaren) Beskrivning av företaget Säkerhetsorganisation Arbetsmiljö Utbildning av leverantörens personal Språkkrav för leverantörens personal Bevis för behörighet Underleverantörer Juridisk ställning Registreringsbevis Skattekontroll Sanningsförsäkran Ekonomisk ställning Kreditupplysning 11 4 Krav på tjänsten 13 5 Angivande av pris Ersättning Pris som utvärderas 14 6 Utvärdering Utvärderingsmodell Exempel på utvärdering av pris Samma pris vid utvärdering 16 7 Formella krav Språk Acceptans av villkor Avtalsperiod Svarsmall Kommersiella villkor i övrigt Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Undertecknande, behörig företrädare 18 8 Allmänna förutsättningar för anbudet Upphandlingsform Anbudets form och antal Frågor och svar 19

4 8.4 Sekretess Kontaktperson Inlämnande av anbud 20 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1. Kravspecifikation fylls i av anbudsgivaren och bifogas anbud 2. Avtalsutkast 3. Sanningsförsäkran fylls i av anbudsgivaren och bifogas anbud 4. Svarsmall - fylls i av anbudsgivaren och bifogas anbud

5 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: långsiktig konsumentnytta långsiktigt hållbar konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och ett antal lokala tjänsteställen. Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare

6 1 Upphandlingens syfte och bakgrund 1.1 Bakgrund Svensk Kassaservice lades ned Detta innebar att servicen i form av grundläggande betaltjänster 1 försvann från ett antal orter i Sverige där bankkontor med kontanthanteringsmöjligheter saknades. Post- och telestyrelsen (PTS) upphandlade 2008 betalningsförmedling och kontantuttag på 15 orter i Sverige (varav elva på fastlandet och fyra på skärgårdsöar). Dagskassehantering upphandlades inte. Dessa tjänster tillhandahålls genom tjänsten Betalservice, som drivs av Kuponginlösen AB tillsammans med ICA Banken AB. Betalservicetjänsten finns tillgänglig hos ombud (vanligan mataffärer) på de berörda orterna. För att Betalservicetjänsten, med det kontantflöde som den innebär, ska fungera bekostar Kuponginlösen AB och ICA Banken AB värdetransporter till och från ombuden på de aktuella orterna. För det ombud på orten som tillhandahåller Betalservicetjänsten ingår möjligheten att vid hämtning deponera sin egen verksamhets kontantöverskott (dvs. mataffärens kontantöverskott) till värdetransportören. Övriga företagare på dessa orter som har behov av kontanthantering måste själva transportera sina dagskassor till bank, annan deponering eller själv betala värdeoperatör för hämtning. Den av PTS upphandlade tjänsten Betalservice upphör att gälla den 31 augusti 2012 då avtalet för tjänsten löper ut. Avsikten är att ansvaret för att grundläggande betaltjänster finns att tillgå i en omfattning som motsvarar samhällets behov ska övergå från PTS till landets länsstyrelser. Länsstyrelserna förväntas ha lösningar för bl.a. de orter där Betalservicetjänsten idag tillhandahålls, på plats till den 1 september Under perioden från och med den 1 september 2012 till och med den sista augusti 2013 finansierar PTS en övergångslösning mellan Betalservicetjänsten och länsstyrelsernas framtida lösningar för de orter där Betalservice idag tillhandahålls. Denna övergångslösning utgörs av värdetransporter till och från Betalserviceorterna för att säkerställa ett fungerande kontantflöde på orterna. 1.2 Syfte Syftet med denna upphandling är att PTS efter genomförd upphandlingsprocess ska kunna teckna avtal med en leverantör om utförande av värdetransporter med tillhörande kontanthanteringstjänster (i enlighet med 1 Med grundläggande betaltjänster avses betalningsförmedling, kontantuttag och hantering av dagskassor.

7 vad som definieras i bilaga 1, Kravspecifikation) som gäller för perioden från och med den 1 september 2012 till och med den sista augusti Ändamålet med värdetransporterna är att säkerställa ett fungerande kontantflöde på de orter där tjänsten Betalservice tillhandahålls i dag.

8 2 Kortfattad introduktion till upphandlingsprocessen När anbud har inkommit kommer PTS att utvärdera dessa. Det innebär att samtliga anbud genomgår nedanstående process. Först genomförs den s.k. leverantörskvalificeringen. Det innebär att PTS säkerställer att inlämnade anbud klarar de krav som framgår av detta avsnitt 3 (Krav på anbudsgivaren). Anbud som klarar leverantörskvalificeringen går därefter vidare till anbudsprövningen. I denna fas säkerställs att anbud klarar kraven under avsnitt 4 (Krav på tjänsten). Anbud som klarat även anbudsprövningen utvärderas därefter i enlighet med vad som framgår av avsnitt 6 (Utvärdering). När utvärdering har genomförts kommer PTS att fatta ett tilldelningsbeslut där vinnande leverantör utses i enlighet med utvärderingens resultat. Efter fattat tilldelningsbeslut avser PTS att skriva avtal med den aktuella leverantören.

9 3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Teknisk förmåga, tillstånd och kapacitet Auktorisation Anbudsgivaren ska ha auktorisation enligt lag (1974:191) om bevakningsföretag. Intyg för detta ska bifogas anbud. Anbudsgivaren ska i övrigt följa de förändringar i lagstiftning och förordningar som beslutas under avtalsperioden Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska ha relevant rån- och ansvarsförsäkring som också ersätter förlust av kontanter till ett värde av minst 10 MSEK. Kopia på försäkringsintyg ska bifogas anbud Kapacitet Anbudsgivaren ska ha resurser att utföra Uppdraget så som det beskrivs i bilaga1, Kravspecifikation Tidigare erfarenhet hos leverantören (anbudsgivaren) Anbudsgivaren ska ha tidigare erfarenhet av värdetransporter och kontanthantering. Intyg för detta ska bifogas anbud Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet relevanta för det område som denna upphandling avser Säkerhetsorganisation Anbudsgivaren ska ha en säkerhetsorganisation och en utsedd säkerhetsansvarig för denna. Beskrivning av säkerhetsorganisationen ska bifogas anbud Arbetsmiljö Anbudsgivaren ska svara för att den säkerhetsnivå 2 för personalen som rekommenderas av Arbetsmiljöverket 3 uppnås, samt att analys av hotbild görs i varje enskilt uppdrag så att såväl fordons beskaffenhet, fordons utrustning (såväl larm- och kommunikationsutrustning som säkerhetsväskor för 2 AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete 3 AFS 1993:2 Våld och hot i arbetsmiljön

10 infärgning av pengar), antal väktare för uppdraget uppfyller de krav som branschen åläggs att följa Utbildning av leverantörens personal All personal som anlitas för att utföra tjänsterna ska ha godkänd utbildning för uppdraget, samt vara godkänd vid prövning för laglydnad, medborgerlig pålitlighet och lämplighet för uppdraget i övrigt Språkkrav för leverantörens personal All personal som utför för uppdragen inklusive kontaktpersoner och föreståndaren för verksamheten ska kunna tala och skriva svenska Bevis för behörighet Väktare som genomför transporterna ska alltid kunna uppvisa giltiga bevis för sin behörighet i form av väktarlegitimation Underleverantörer Om anbudsgivaren redan vid anbudslämnandet vet att de avser att använda underleverantörer för leverans av tjänster/delar av tjänster ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även, genom att bifoga ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt, visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Kraven i avsnitten Registreringsbevis, Skattekontroll och Kreditupplysning ska uppfyllas även av eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal. 3.2 Juridisk ställning Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Som alternativ kan anbudsgivare istället bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren, och ev. underleverantör, är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete.

11 3.2.2 Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare och ev. underleverantör/-er vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne och ev. underleverantör/-er är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 3, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda. PTS gör i varje enskilt fall en bedömning av lämnad förklaring som ska godtas av PTS för att kravet ska anses vara uppfyllt. Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 3.3 Ekonomisk ställning Kreditupplysning Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. Det vill säga ett värde lägre än två kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är godtagbar.

12 Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande.

13 4 Krav på tjänsten De obligatoriska krav på tjänsten som framgår av bilaga 1, Kravspecifikation ska uppfyllas.

14 5 Angivande av pris 5.1 Ersättning Anbudsgivaren ska i anbudet lämna priser i enlighet med nedan. Priserna ska inkludera avgifter för eventuella biltullar, broavgifter och trängselskatter. I angivna priser ska alla kostnader som är förenliga med de angivna tjänsterna ingå. Priser ska anges utan mervärdesskatt Pris som utvärderas I anbudet ska anges prisuppgifter för nedanstående. Pris för personal under färd Per timme för: 1 person 2 personer Pris för fordon Växelhantering Uppräkning och insättning på konto Per km Per leverans Per deposition

15 6 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg, se närmare i avsnitt 2. Anbud som klarat både leverantörskvalificering och därefter anbudsprövning kommer att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan. 6.1 Utvärderingsmodell Grund för tilldelning av kontrakt är lägsta pris, vilket innebär att PTS kommer att utvärdera lämnade anbud på under lämnade priser för ett uppdrag med följande förutsättningar. Hämtning av dagskassa som uppgår till kr Lämning av växelkassa/växelhantering 150 km transport med fordon Två personal under tre timmar Uppräkning och insättning på konto Priserna kommer att adderas till ett sammanlagt pris som utgör utvärderingspris. Detta pris är det som kommer att utvärderas. Anbudet med lägst utvärderingspris anses vara anbudet med lägsta pris Exempel på utvärdering av pris Pris för personal under färd Per timme för: 1 person 2 personer Pris angivet i anbud 625 kr 950 kr Pris för fordon Per km 30 kr Växelhantering Per leverans 120 kr Uppräkning och insättning på konto Per deposition 50 kr Utvärderingspris: 120+(150*30)+(950*3)+50= kr

16 6.2 Samma pris vid utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud erhåller samma utvärderingspris kommer PTS att genomföra lottning för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran.

17 7 Formella krav 7.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska eller engelska. 7.2 Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag med bilagor. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare avger sitt anbud baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag med bilagor. Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. 7.3 Avtalsperiod Avtalsperioden ska gälla från och med till och med Avtalsperioden kan därefter förlängas med fyra (4) månader om PTS senast två månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta, eller senare om båda parter godtar det. Maximal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till sexton (16) månader. 7.4 Svarsmall Svarsmall för krav på tjänsten - kravspecifikation Som bekräftelse på att i kravspecifikationen ställda krav uppfylls ska anbudsgivare fylla i kryssrutorna i kravspecifikationen och bifoga den ifylld tillsammans med sitt anbud. Svar ska markeras genom att anbudsgivare sanningsenligt markerar med ett kryss i respektive ruta JA/NEJ.

18 Observera att svarsmallen i kravspecifikationen ska fyllas i fullständigt, vilket innebär att för alla krav ska det markeras antingen JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Microsoft Word innan utskrift sker. Svarsmall för kraven i förfrågningsunderlaget Som bekräftelse på att i förfrågningsunderlaget ställda krav uppfylls ska anbudsgivare fylla i svarsmallen i bilaga 4 och bifoga den ifylld tillsammans med sitt anbud. Svar ska markeras genom att anbudsgivare sanningsenligt markerar med ett kryss i respektive ruta JA/NEJ, samt anger efterfrågade priser. 7.5 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat utkast till avtal ska gälla, se bilaga 2. Smärre ändringar kan komma att göras i samband med avtalsteckning. 7.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 18 juni 2012 och ska vara bindande t.o.m. den 18 september För det fallet att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. 7.7 Undertecknande, behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren.

19 8 Allmänna förutsättningar för anbudet 8.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som förenklat förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 8.2 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget inklusive kravspecifikation samt hänvisa till de punkter som anges i detta material. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 3.2.1, och kan lämnas i ett exemplar (per företag). 8.3 Frågor och svar PTS vill uppmana och uppmuntra anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget och dess bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post eller post till upphandlingsjurist Anna-Karin Hellsten. E-post: anna-karin.hellsten@pts.se Postadress: PTS, att Anna-Karin Hellsten, Box 5398, Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 11 juni för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 8.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den

20 tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan är skyldig att företa en självständig prövning. 8.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 8.6 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av värdetransporter) insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 25 maj 2012 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef