Upphandling av tjänstekoncession för drift av restaurangverksamhet vid Kungl. biblioteket (KB)

Datum/Date Dnr/Ref.no. 2013-10-14 137-KB 452 2013 Upphandling av tjänstekoncession för drift av restaurangverksamhet vid Kungl. biblioteket (KB) Inbjudan att lämna anbud på entreprenad avseende drift av restaurangverksamheten i Kungliga Bibliotekets lokaler i Humlegården, Stockholm. KB är Sveriges nationalbibliotek och förvaltar det tryckta och det handskrivna kulturarvet, samt är det nationella arkivet för ljud, bild och rörliga medier. KB:s uppgift är bl.a. att samla in, bevara och tillhandahålla svenskt tryck, vissa elektroniska dokument samt ljud, bild och rörliga medier. KB har i genomsnitt ca 500 besökare om dagen Mer information om bibliotekets arbete och uppgifter återfinns på webbsidan www.kb.se. Upphandlingen omfattas inte av Lagen om offentlig upphandling (LOU) men väl av de grundläggande EG-rättsliga principerna. KB strävar efter öppenhet och likabehandling i upphandlingen. Tilldelningen av upphandlingen är inte överprövningsbar. Välkommen med ert avropssvar. Med vänlig hälsning Karin Jortfelt Inköps- och upphandlingssamordnare POST / MAIL BESÖK / VISITS TEL / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 SE-102 41 Stockholm Humlegården, Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se www.kb.se SWEDEN Org.nr. 202100-1710

Innehållsförteckning Upphandling av tjänstekoncession för drift av restaurangverksamhet vid Kungl. biblioteket (KB)... 1 1. Allmänt... 4 1.1. Bakgrund och målsättning med upphandlingen... 4 1.2. Syftet... 4 1.3. Ett proaktivt entreprenörskap... 5 1.4. Beskrivning av marknad... 5 2. Beskrivning av entreprenadens förutsättningar... 6 2.1. Uppdragsavtal Egen-Risk... 6 2.2. Avtalsperiod... 6 2.3. Driftstart... 7 2.4. Omsättningsbaserad ersättning... 7 2.5. Indirekt besittningsskydd... 7 2.6. Prissättning... 7 2.7. Öppettider... 8 2.8. Personal... 9 2.9. Kvalitetssäkring... 9 2.10. Kassa- och betalsystem... 9 3. Beskrivning av uppdraget... 9 3.1. Restaurang Sumlen... 10 3.2. Espressobar... 12 3.3. Intern catering och beställningar... 13 3.4. Ritningar... 14 4. Formalia... 14 4.1. Anbudstid... 14 4.2. Anbudets form... 14 4.3. Anbudets giltighetstid... 15 4.4. Kontaktytor, visning och frågor... 15 4.5. Tidplan för upphandling... 15 4.6. Kontaktpersoner på KB... 16 5. Kravspecifikation... 16 5.1. Allmänna och lagenliga krav... 16 5.2. Skall-krav på anbudsgivaren... 16 5.2.1. Ekonomisk och finansiell ställning... 16 5.2.2. Erfarenhet... 17 5.2.3. Accept av de kommersiella villkoren/avtalet... 17 5.3. Krav på tjänsten... 17 5.3.1. Produktutbud... 17 5.3.2. Service... 18 5.3.3. Vision... 19 5.3.4. Omsättningsbaserad ersättning... 19 5.3.5. Referenser... 19 6. Prövning av anbudssvar och utvärdering... 20 6.1. Produktutbud (max 20 poäng)... 21 6.2. Service (max 15 poäng)... 22 6.3. Vision (max 20 poäng)... 22 2

6.4. Omsättningsbaserad ersättning (max 20 poäng)... 23 6.5. Referenser (max 25 poäng)... 23 7. Kommersiella villkor... 24 8. Checklista... 24 Bilaga 1: Uppdragsavtal gällande drift av Kungl. bibliotekets restaurang- och caféverksamhet.... 25 Bilaga 2: Prislista... 37 Bilaga 9: Allvågs Kassasystem ES-Kassa... 38 Bilaga 10: Svarsmall... 41 Övriga bilagor levereras som filer 3. Översiktsritning plan 4 4. Översiktsritning plan 5, entreplan 5. Sumlen detaljritning 6. Sumlen positionslista 7. Espressobar detaljritning 8. Espressobar positionslista 3

1. Allmänt 1.1. Bakgrund och målsättning med upphandlingen På KB i Stockholm genomförs en omfattande ombyggnationen och renovering av lokalerna. Ombyggnationen slutfördes och invigdes under våren 2013. I samband med ombyggnationen har KB beslutat att etablera ett café (Espressobar) i anslutning till entrén. Dessa nya förutsättningar, tillsammans med det faktum att den nuvarande restaurangen (Sumlen) i fastigheten bedrivs på ett temporärt kontrakt har föranlett beslutet om att genomföra en upphandling av restauratör. Målsättningen med upphandlingen i allmänhet och Espressobar i synnerhet är dels att öppna upp KB och skapa en mer välkomnande atmosfär och dels att få en restaurangverksamhet som appellerar och är anpassad till den marknad som KB:s anställda och besökare utgör. I nedanstående texter har används beteckningarna restaurangverksamheten som omfattar all restaurangrelaterad verksamhet i byggnaden samt restaurangen och caféet som enbart syftar till Sumlen respektive Espressobar. I förfrågningsunderlaget och dess bilagor är samtliga intäkts-, kostnadsoch prisuppgifter exklusive moms om inget annat anges. 1.2. Syftet Syftet med restaurangverksamheten är att skapa ett attraktivt utbud av mat och cafésortiment med tydliga skillnader i profil och koncept. För lunchrestaurangen Sumlen ser vi en mer traditionell lunchrestaurang med vällagad mat med hög effektivitet som klarar att serva många människor under några begränsade timmar mitt på dagen. Espressobar är en helt ny mötesplats utanför säkerhetspärren som har öppet hela dagen och ska upplevas som ett modernt café fyllt av liv och rörelse i en modern och öppen miljö mitt i det centrala Stockholm. Caféet serverar ett brett utbud av alternativ som varierar över dagen med frukost, lunchalternativ med kalla rätter och ett modernt dryckessortiment, allt i kombination med take-away. 4

Ytterligare en viktig funktion är catering för interna möten, men också i samband med föreläsningar och utställningar. Inom fastigheten finns en hörsal. Förväntningarna på den nya restaurangverksamheten är höga, dels vad gäller omfattning och variation i utbudet, dels på en ökad kvalitetsnivå. För att möjliggöra detta kommer KB att genomföra ett antal förändringar i Sumlen som ger ökad tillagnings-, berednings- och förrådskapacitet samt förbättra logistiken i serveringslinjen. För närvarande saknas rättigheter för vin och öl men detta ska utökas i samband med nytt avtal. 1.3. Ett proaktivt entreprenörskap I och med tillkomsten av Espressobar går restaurangverksamheten från att ha varit anonym och med ett begränsat utbud till en behovsoch marknadsanpassad verksamhet, där marknaden inte enbart består av KB:s anställda och besökare, utan även omfattar närområdet. Det innebär att det kommer att ställas krav på vald restauratör att aktivt bearbeta marknaden och med gott entreprenörskap anpassa utbudet efter marknadens behov och förväntningar. KB förväntar sig en öppen och transparant relation med vald restauratör samt att denne med sin erfarenhet, yrkesskicklighet och kreativitet, aktivt deltar i utvecklingen av verksamheten. 1.4. Beskrivning av marknad KB har 360 anställda varav ca 240 har sin arbetsplats i fastigheten i Humlegården. Fördelningen män/kvinnor är 45/55 och medelåldern drygt 47 år. Lönenivåerna varierar givetvis, men majoriteten har en månadslön i storleksordningen 25-35 000 kr. Antalet besökare motsvarar ett genomsnitt på ca 540 pers./dag något varierande över säsongerna. Av besökarna är ca 20-25 % forskare. Ett flertal av dem vistas på KB under längre perioder och har i princip sin arbetsplats där, men utan tillgång till personalpentryn och liknande. För forskare och anställda är det med andra ord av vikt att framförallt lunchutbudet varieras dagligen, men även att tillgången på övrig förtäring är lättillgänglig och varierad. I anslutning till Caféet finns en avgränsad yta för besökare med egen medhavd mat. 5

Besöksfrekvensen varierar. Störst tillströmning sker under eftermiddagen och vissa dagar kan det vara helt fullt i läsesalarna. De flesta besökarna går kl. 17.00 och då kommer andra målgrupper, som oftast bara besöker KB på kvällstid. För att undvika stölder och kunna kontrollera besöksverksamheten, finns såväl in- som utpasseringskontroll. Samtliga läsesalar och lån av böcker sker inom skalskyddsgränsen. För restaurangverksamheten innebär det att Sumlen ligger innanför spärrarna och har därmed en mer begränsad marknad. Tillträde till Espressobar kan däremot ske direkt från gatan utan inpasseringskontroll och verksamheten är begränsad till KB:s ordinarie öppettider. Observera att riktigheten i beskrivningar av marknaden, och speciellt avseende framtida händelser eller uppskattning av framtida volymer, är något som KB inte kan garantera eller ställas ansvarig för. 2. Beskrivning av entreprenadens förutsättningar 2.1. Uppdragsavtal Egen-Risk Förutsättningen för detta uppdragsavtal är avtalsformen Egen-Risk, vilket innebär att restauratören äger resultatet och erlägger en omsättningsbaserad ersättning till KB. 2.2. Avtalsperiod Den inledande avtalsperioden är tre (3) år med början 2014-03-01. Därefter kan avtalet förlängas i perioder om ett (1) år med en ömsesidig uppsägningstid på nio (9) månader. För det fall en domstol genom lagakraftvunnen dom skulle anse att detta avtal konstituerar ett hyresförhållande ska hyresperioden vara den samma som avtalsperioden och en uppsägning av uppdragsavtalet innebär att även hyresförhållandet upphör. 6

2.3. Driftstart Ombyggnation av restaurang Sumlen är planerad att genomföras under december 2013 och januari 2014. Uppdragsgivaren bedömer att driftstart kan ske 1 mars 2014. 2.4. Omsättningsbaserad ersättning För att få ett täckningsbidrag på gjorda investeringar och fastighetskostnader relaterade till restaurangverksamheten, har KB valt att restauratören ska erlägga en omsättningsbaserad ersättning till KB. Anbudsgivare ska själva bedöma den ekonomiska potentialen i uppdraget och offerera en procentsats. Offererad procentsats kommer att utgöra ett av upphandlingens utvärderingskriterier. 2.5. Indirekt besittningsskydd Detta avtal konstituerar inte ett hyresförhållande. För det fall det skulle anses att ett hyresförhållandeföreligger förpliktar sig restauratören att teckna överenskommelse senast när restauratören har påbörjat sin verksamhet och det påstådda hyresförhållandet varat längre än nio månader. 2.6. Prissättning Vid all prissättning gäller att restauratören föreslår prisnivå, men för att den ska träda i kraft måste den först godkännas av KB. Ordinarie pris för en komplett Dagens lunch är gällande förmånsvärde + 5 kr, inkl. moms. KB har ett kassa- och betalsystem som möjliggör förskottsbetalning med inpasserings- och/eller lojalitetskort. För kort med förskottsbetalning ges rabatt beroende på storleken på förskottsbetalningen enligt följande: 700 kr inkl. moms ger 5 % rabatt på Dagens lunch och 3 % på övrigt sortiment. 1 000 kr inkl. moms ger 8 % respektive 5 % rabatt. Kampanjvaror, alkoholhaltiga drycker och vissa lågmarginalprodukter såsom tidningar, lotter och liknande omfattas ej av rabatterna. För alla övriga transaktioner där betalning sker med kontanter, Rikskuponger, faktura samt bank- eller kreditkort, gäller ordinarie pris. 7

I Bilaga 2 redovisas en prislista på ordinarie priser för avtalsår 2014. En justering av priserna samt anpassning av utbudet i prislistan inför avtalsstart kan bli aktuell. Tills vidare och under hela upphandlingsprocessen baseras all omsättning, varukostnadsratio etc., på priser i Bilaga 2. Prislistor för avtalsåret 2015 samt därefter följande avtalsår, fastställs av parterna i samband med vart års budget. 2.7. Öppettider Espressobar följer KB:s ordinarie öppettider, vilket är enligt följande: September maj: Måndag-torsdag kl. 09.00 19.00 Fredag kl. 09.00 18.00 Lördag kl. 11.00 15.00 Juni augusti: Måndag-torsdag kl. 09.00 18.00 Fredag kl. 09.00 17.00 Lördag kl. 11.00 15.00 (stängt i juli) Sumlen har öppet för lunchservering helgfri måndag fredag, kl. 11.00 14.00. Under sommarperioden är Sumlen stängd från midsommar till mitten på augusti och under resten av året i samband med s.k. klämdagar. Finner vald restauratör lönsamhet i förlängt öppethållande i Sumlen, inom ramen för KB:s ordinarie öppettider, är detta tillåtet. Beställningsverksamheten som omfattar evenemang, arrangemang i Hörsal och Annex och leveranser till mötesrummen i fastigheten har inga bestämda öppettider då leverans sker efter avrop från beställaren. Restauratören ska dock finnas tillgänglig för att kunna ta emot beställningar helgfri måndag - fredag kl. 08.00-16.00. I övriga delar ser KB att det är restauratörens ansvar att planera verksamheten samt komma med förslag på serviceutbud och tillgänglighet för att skapa en för alla parter god lönsamhet, kostnadseffektivitet och kundnöjdhet. 8

Förändringar av ovanstående öppet- och stängningstider kan endast ske i överenskommelse mellan behöriga företrädare för parterna under avtalsperioden. 2.8. Personal KB önskar konstruktivt samarbete med fortlöpande nära kommunikation och full insyn i restaurangverksamheten, varför vi ser att tillsättandet av nyckelpersoner sker i samförstånd med KB. 2.9. Kvalitetssäkring Leverantören ska ha regelbundna möten varje kvartal med KB för uppföljning, avstämning och samarbete. 2.10. Kassa- och betalsystem KB har ett kassa- och betalsystem för en effektiv hantering av betalningstransaktioner och interna beställningar. Detta system baseras på KB:s inpasseringskort alternativt betalsystemets kort som distribueras via restaurangen. Korten kan laddas med förskottsbetalning. För beskrivning av kassa- och betalsystem, se bilaga 9. 3. Beskrivning av uppdraget Restauratörens uppdrag fördelas över tre (3) verksamhetsområden: 1. Lunchrestaurangen Sumlen (kök och matsal), plan 4 2. Caféet Espressobar, entréplan, plan 5 3. Beställningsverksamheten a. Leverans av förtäring inklusive servering till Annexet, plan 4 eller till annan anvisad plats inom KB i samband med event, speciella arrangemang och liknande. b. Leverans av förtäring till mötesrum i fastigheten. Samtliga verksamheter kommer att betjänas av Sumlens tillagningskök, beläget på plan 4. Vald restauratör tillerkänns även möjligheten att tillaga i externt produktionskök under förutsättning att det inte påverkar kvalitén negativt på levererade varor. 9

I den publika delen av KB gäller, i normalfallet, att ingen förtäring av vare sig dryck eller mat får ske förutom i Sumlen och Espressobar. Undantag är servering (beställningar) i Annexet (Hörsalen) vid specifika tillfällen och i samband med föreläsning, seminarier, utbildningar. Kaffeautomater finns men endast i anslutning till kontorsmiljöerna och i personalutrymme för medhavd mat på plan 8. Vald restauratör ska ansöka om serveringstillstånd för vin och öl i Espressobar samt servering av alkohol i samband med beställningar omfattande matsalarna i Sumlen och Espressobar samt serveringsytor i Annexet och på plan 8. Det är viktigt för KB att serveringstillstånd kan beviljas leverantören för detta uppdrag. KB:s huvudsakliga kontorslokaler är placerade på plan 6-9. Här finns även interna möteslokaler och på plan 8 finns ett större personalpentry med mikrovågsugnar där anställda i KB kan förvara och värma medhavd mat. I Annexet på plan 4 finns en hörsal med plats för 150 personer. I direkt anslutning till hörsalen finns serveringsytor som kan tas i anspråk vid beställningar. I fastigheten finns sammanlagt 3 hissar som kan användas för varutransporter. Dessa är gemensamma för fastigheten. Någon direkt hissförbindelse mellan produktionsköket på plan 4 och Espressobar finns inte. Varumottagning är placerad i nära anslutning till Restaurangen på plan 4 och här ligger även rum för avfallshantering. För översiktsritning av plan 4 och entréplan (5) samt detaljritning på Sumlen och Espressobar, se Bilagorna 3-8. 3.1. Restaurang Sumlen Restaurangens bruttoyta är ca 245 kvm, varav matsalsyta ca 141 kvm. Antalet sittplatser är 84 stycken vilket kapacitetsmässigt motsvarar ca 200 lunchgäster per dag. För närvarande är köket byggt och utrustat som ett mottagningskök. Ventilationskapaciteten möjliggör matlagning på plats varför KB avser bygga om köket till ett tillagningskök. 10

Ombyggnationerna kommer att vara klart till avtalsstart. I samband med detta genomförs nyinvestering och komplettering av maskinparken, ytterligare beredningsytor och förråd skapas samt att serveringslinjen byggs om för att uppnå bättre logistik och funktionalitet både för restauratören och för gästerna. Vald serveringsform är portionering men serveringslinjen kan även anpassas för självtag, se bilaga 5 och 6. Nuvarande utbud består av traditionell Dagens lunch kött, fisk och vegetariskt samt ett begränsat cafésortiment. Öppettiderna för lunchservering är måndag till fredag kl. 11.00--14.00. Med de nya produktionsresurserna som erbjuds i Sumlen finns nu möjligheten till ett mer varierat och marknadsanpassat lunchutbud. I intervjuer med anställda inom KB har önskemål framförts om ett mer hälsoinriktat utbud med mindre husmanskost och istället en större andel vegetariska inslag, där huvudkomponenten fortfarande kan vara kött eller fisk men inte lika dominerande. Under år 2012 serverades 80-140 luncher per dag. Det potentiella underlaget för luncher är betydligt högre än så och med tillagning på plats finns alla möjligheter till såväl kvalitetshöjning som ökad försäljning och förbättrad köksekonomi. Försäljningen under 2012 påverkades också av de stora ombyggnationer som genomförts. KB ställer inga direkta krav på lunchutbudet men måndag till fredag ska Sumlen kunna erbjuda minst två - tre fullvärdiga lunchalternativ, varav minst ett ska var vegetariskt. Vad gäller antalet lunchrätter så ser KB hellre ett fåtal rätter som är tillagade med stor omsorg än ett brett lunchsortiment. KB förväntar sig hög kvalité på råvaror och variation över tiden, dvs. inga rullande menyer. Hälsa och miljö är andra viktiga aspekter i utbudet. Här förväntar sig KB att restauratören tar initiativ och kommer med förslag på tillagningsformer, näringsinnehåll, ekologiskt, närodlat, produktval etc. Att restauratören tillämpar rekommendationerna i Miljöstyrningsrådets Fiskelista, ses som en självklarhet. KB ser gärna att Fair Trade-märkta produkter prioriteras. Det innebär att allt kaffe, te, kakao, drickchoklad, chokladkakor och socker ska vara Fair Trade. Generellt gäller att halvfabrikat inte får förekomma. I undantagsfall kan det dock accepteras om det inte medför negativa konsekvenser på vare sig kvalitet eller ur hälsosynpunkt. Diskinlämning sker på brickvagnar med placering i nära anslutning till diskrummet. Ytterligare yta för placering av brickvagnar kan bli aktuellt, men är f. n. inte avsatt i matsalen. 11

Sumlens matsal är huvudsakligen avsedd för lunchverksamhet men om efterfrågan finns kan lokalen även användas för beställningsverksamhet alternativt att KB finner annan användning för lokalerna på ickelunchtid. Förtäring och uppvärmning av medhavd mat accepteras inte i Sumlen. För anställda finns personalpentry på plan 8. För besökare finns sektion för beredning i anslutning till Espressobars matsal och tillgång till sittplatser, dock inga uppvärmningsmöjligheter. 3.2. Espressobar Espressobar på entréplanet är dels ett komplement till lunchrestaurangen under lunchtid, dels en utökad servicefunktion och informell mötesplats för KB:s anställda och besökare under hela KB:s öppethållande. Espressobar består av en barenhet med förvaringsmöjligheter på ca 14 kvm. Personaltoalett och städförråd finns i direkt anslutning till barenheten, se ritning Bilaga 7. Matsalsytan är ca 118 kvm och kommer att ha ca 64 sittplatser. Längs ena långväggen finns en utställning som informerar om KB:s verksamhet. Bredvid barenheten ligger ingången till besöksgarderoben vilket innebär att alla besökare med ytterkläder och/eller väskor kommer att passera barenheten. I den bortre ändan av matsalen finns sektion för beredning av medhavd mat. Upp-värmningsmöjligheter saknas och vad som erbjuds är en mindre beredningsbänk och avfallshantering. Besökare till KB med medhavd mat har endast rätt att nyttja sittplatserna i Espressobars matsal. Arbetsnamnet för den här delen av verksamheten är café, men den kan lika gärna kallas för bar eller bistro. Vad som utmärker den är att verksamheten som bedrivs skiftar under dagen beroende på marknadens behov och efterfrågan. Serveringsdisken är även utformad så att den ska kunna fungera som bardisk på kvällstid eller vid beställningar. All förvaring och exponering av färska matvaror sker i barenheten. Yta för beredning finns men är mycket begränsad och lämpar sig mer för slutmontering varför all beredning förväntas ske i Sumlens kök på plan 4. Uppvärmningsmöjligheterna utgörs av en mikrovågsugn. Barenhetens begränsade utrymme och ventilationskapacitet, innebär att inga ytterligare uppvärmningsresurser är planerade. Espressobar är 12

utrustat med diskmaskin. För mer detaljerad beskrivning se positionslista, Bilaga 8. Initialt ser KB ett utbud av café/bistro-karaktär som det mest gångbara alternativet; rena caféprodukter företrädesvis med bakverk som bakats på plats kompletterat med ett bistrosortimentet bestående av sallader, smörgåsar, wraps, pintxos/tapas etc. Utbud bestäms dock av vald restauratör utifrån vad som är praktiskt genomförbart och de resurser som finns tillgängliga. Utbudet ska beskrivas i restauratörens anbud och utgör ett av upphandlingens utvärderingskriterier. I tillägg till caféprodukterna bör även ett kiosksortiment finnas tillgängligt men det är upp till restauratören att anpassa utbud och omfattning för att uppnå god lönsamhet. KB har beslutat att utöka Espressobar med serveringstillstånd för vinoch ölservering, vilket överlämnas till vald Restauratör att genomföra. 3.3. Intern catering och beställningar Under ombyggnadsperioden, då delar av fastigheten varit stängd och lokaliserad till andra lokaler har intern catering och beställningsverksamhet varit i det närmaste obefintlig. Enligt nuvarande restauratör rör det sig om 3-5 beställningar/kaffevagnar per vecka. I och med färdigställandet av Annexet skapas nya spännande lokaler för KB:s publika verksamhet som förväntas öka konferens- och seminarieverksamheten. En del av den utbildningsverksamhet som idag genomförs i Garnisonen kan bli förlagd till Annexets hörsal som har 150 sittplatser. Det nya ombyggda KB förväntas skapa ett ökat intresse bland KB:s målgrupper vilket i sin tur kan generera fler möten med krav på tillhörande mötesförtäring. I Annexet har det före ombyggnationen förekommit en hel del interna beställningar. De större evenemangen inkluderar vanligtvis vin, snittar och liknande. Även externa beställare anordnar evenemang, framförallt i mars-maj och oktober-november Någon aktiv marknadsföring eller försäljning av Hörsalen från KB:s sida har dock inte förekommit. Några direkta restriktioner för vem som får beställa finns inte. KB upplåter annexet mot ersättning och restauratören svarar för mötesförtäring och servering. Fakturering mot kund sker var för sig. 13

Någon rangering för paus- och måltidsförtäring finns inte, utan alla leveranser kommer att ske på vagn från Sumlen. Restauratören svarar för leverans fram till dörr och återtransport av diskgods. Driften (administration, underhåll, möblering, teknisk support, uppdukning i konferensrummen, återställande på vagn etc.) av konferensverksamheten kommer att skötas av KB:s egen personal. Med tanke på kökets begränsade kapacitet lär det inte bli aktuellt med catering till externa beställare. Finns lediga resurser och restauratören erhåller sådan förfrågan är KB:s godkännande en förutsättning för att leveransen ska kunna genomföras. 3.4. Ritningar Ny utformning av Sumlens kök och Espressobar är ritat av Kökspennan AB. Detaljritning av kök och Espressobar med positionslistor, är bifogat anbudsunderlaget, se Bilagorna 5-8. 4. Formalia Anbudet kan skickas per e-post till kungl.biblioteket@kb.se eller med vanlig post. Adress: Kungl. biblioteket Box 5039 102 41 STOCKHOLM 4.1. Anbudstid Anbudet ska vara KB tillhanda senast 2013-11-15. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas. 4.2. Anbudets form Anbudet ska vara skriftligt, på svenska och undertecknat av behörig företrädare för Anbudsgivaren. Vidare ska anbudet innehålla fullmakt för undertecknande av avtal. Anbudet ska lämnas i två kompletta exemplar (lösa blad i pärm med tydlig sidnumrering, utan häftning eller spiralbindning), ett original som 14

är behörigt undertecknat och en kopia. Anbudet ska dessutom innehålla en digital kopia (USB-minne). Om anbudet skiljer sig åt mellan dessa olika media, gäller det underskriva pappersoriginalet. KB avböjer bestämt att anbudet inte innehåller annat än begärd information t.ex. allmänt hållen reklam, företagsbroschyrer eller liknande. 4.3. Anbudets giltighetstid Anbud ska vara bindande till och med 2014-05-31. 4.4. Kontaktytor, visning och frågor Intresserade Anbudsgivare erbjuds möjligheten till visning av lokalerna. Fotografering av utrymmen i anslutning till restaurang och espressobar är tillåten. Visning kommer att genomföras vid tre (3) tillfällen den 18 oktober kl. 14.00 15.00, den 24 oktober kl. 09.00-10.00 och 29 oktober kl. 15.00 16.00. Visning per anbudsgivare är begränsad till två (2) personer och ett (1) tillfälle. Anmälan görs på e-mail adress stefan.clevstrom@kb.se. Anbudsgivare har möjlighet att ställa frågor angående upphandlingen t.o.m. 2013-11-08 på e-mailadress kungl.biblioteket@kb.se. Sammanställning av frågor och svar kommer att publiceras på KB:s webbsida; Upphandling. Det är anbudsgivarens ansvar att själv se till att denna tar del av svar på frågor och eventuell övrig information som publiceras på webbsidan under anbudstiden. 4.5. Tidplan för upphandling 2013-10-14 Förfrågningsunderlaget publiceras Vecka 42-44 Visning av lokalerna 2013-11-08 Sista dag för e-mailfrågor 2013-11-15 Sista dag för inlämnande av anbud Vecka 47 Granskning och kvalificering av inkomna anbud Vecka 48-50 Utvärdering av kvalificerade anbud 2013-12-20 Meddelande om tilldelningsbeslut 15

4.6. Kontaktpersoner på KB Tf. chef för Internservice & Säkerhet Stefan Clevström, Tel: 010 709 3114, E-postadress: stefan.clevstrom@kb.se Inköps- och upphandlingshandläggare Karin Jortfelt Tel: 010 709 3117, E-postadress: karin.jortfelt@kb.se 5. Kravspecifikation 5.1. Allmänna och lagenliga krav Allmänna krav ställs för att kvalificera en anbudsgivare, se checklistan. Den efterfrågade dokumentationen skall omfatta både anbudsgivande leverantör och eventuell underleverantör. Anbudsgivare skall ha erfarenhet av det verksamhetsområde inom vilket anbud lämnas. Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Förlaga för en sanningsförsäkran bifogas detta förfrågningsunderlag. Om anbudsgivarens finansiella styrka inte kan garanteras eller övriga krav enligt 10 kap. 2 lagen om offentlig upphandling inte kan uppfyllas, kommer ansökan att förkastas utan vidare prövning. 5.2. Skall-krav på anbudsgivaren 5.2.1. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk ställning. KB kommer vid den ekonomiska kvalificeringen att göra en helhetsbedömning av den ekonomiska riskbilden för företaget. KB kan därvid bl.a. komma att inhämta information via affärs- och kreditföretaget UC (Upplysningscentralen). Vid bedömningen kommer anbudsgivarens soliditet och kassalikviditet samt resultat att granskas. Om anbudsgivaren har ovanligt låga eller negativa nyckeltal och/eller negativt resultat ska en godtagbar 16

förklaring kunna lämnas med anbudet, så att det är klarlagt att anbudsgivaren har en stabil ekonomi (t ex genom att bifoga moderbolags-, koncern- eller bankgaranti). 5.2.2. Erfarenhet Anbudsgivaren skall uppfylla ett (1) av nedanstående krav på erfarenhet. 1. Anbudsgivaren ska ha bedrivit restaurangverksamhet under minst två år omfattande lunch-servering och caféverksamhet samt genomfört beställnings- eller festvåningsarrangemang för minst 100 sittande gäster. 2. Ägare eller person i företagsledning skall ha arbetat som restaurangeller kökschef under minst 3 år i restaurangverksamhet som erhållit ranking God klass eller bättre i White Guide alternativt varit medlem i Svenska Kocklandslaget eller nått semifinal i Årets Kock. 5.2.3. Accept av de kommersiella villkoren/avtalet I den händelse anbudsgivaren inte kan acceptera vissa delar i avtalet eller förfrågningsunderlaget, skall detta redovisas inklusive förslag på önskad skrivelse under anbudstiden. KB äger då rätt att diskvalificera anbudet. Väljer KB att acceptera ändringen, ska vald Restauratör före avtalstecknande erbjudas möjligheten att införa samma ändring i avtalet och/eller förfrågningsunderlaget. 5.3. Krav på tjänsten Anbudssvar ska lämnas i KB:s svarsmall direkt eller med angivande av bilaga numrerad med nedanstående nummer. Kraven kommer att utvärderas. 5.3.1. Produktutbud Anbudsgivaren ska beskriva tänkt produktutbud. Beskrivningen ska bestå av: 1. Två (2) veckors lunchmenyer, serverade under september månad år 2013, från den restaurang anbudsgivaren har angivit som referens, se nedan punkt 5.3.5. Menyerna ska vara av s.k. Dagens-rätt karaktär med ett ordinarie försäljningspris inklusive tillbehör ej överstigande 115 kr inkl. moms. Alternativt om referensenheten saknar lunchmenyer enligt ovan. Exempel på två veckors lunchmeny. Den genomsnittliga varukostnaden får ej överstiga 25,50 kr per rätt (exklusive tillbehör som dryck, smör och bröd, råkost och kaffe). Redovisar anbudsgivaren detta alternativ 17

ska det tydligt framgå att menyerna är fiktiva samt att varukostnad anges för varje rätt. 2. Planerat utbud i Espressobar: 2.1. Utbud av måltidskaraktär 2.2. Enklare förtäring 2.3. Bakverk 2.4. Övrigt 5.3.2. Service Anbudsgivaren ska beskriva förmågan att leverera utbud och service med hög kvalité. Beskrivningen ska bestå av: 1. Bemanningsplan 1.1. Antal anställda 1.2. Anställningens funktion (kock, servitris, disk etc.) 1.3. Arbetstimmar per dag och tjänst 1.4. Planerad andel extra-anställd personal 2. En eller flera Ägares alternativt person(-er) i Företagsledningens, CV eller annan dokumentation som beskriver: 2.1. Restaurangerfarenhet 2.2. Kompetens specifik för restaurangbranschen 2.3. Personliga utmärkelser eller tävlingsmeriter inom restaurangbranschen. (Antalet Ägare eller personer ur Företagsledning, vilka ska beskrivas enligt ovan, är maximerad till tre (3) personer). 3. I vilken omfattning (timmar per vecka) och funktion kommer den eller de personer som beskrivits under punkten 2 att vara aktivt involverade i den dagliga driften. 4. Hur Anbudsgivaren säkerställer att egen personal kompetensutvecklas och vilka utbildningsmöjligheter man erbjuder sin personal. 4.1. Budgeterat antal utbildningstimmar alternativt utbildningskostnad per anställd och år. 4.2. Exempel på utbildningar som genomförts med Anbudsgivarens personal under år 2012. 4.3. Beskrivning av intern respektive extern utbildning (med internt avses att utbildaren/kursledaren innehar annan ordinarie tjänst hos Anbudsgivaren). 18

5.3.3. Vision Anbudsgivaren ska beskriva sin vision gällande hela uppdragets utförande. Visionen bör omfatta samtliga verksamhetsområden och innehålla följande: 1. Idéer om hur Sumlen kan utvecklas. 2. Idéer om hur Espressobar kan utvecklas. 3. Urval av produkter/råvaror med fokus på kvalité och miljö. 4. Tillagningsmetoder med fokus på kvalité och hälsa. 5.3.4. Omsättningsbaserad ersättning Anbudsgivaren ska göra en bedömning av de uppdragets ekonomiska förutsättningar och offerera en omsättningsbaserad ersättning till KB. Ersättningen ska anges som en procentsats och gälla under hela avtalsperioden. 1. Omsättningsbaserade ersättningen i procent (%). 5.3.5. Referenser Tidigare erfarenhet och drift av restaurangverksamhet är nödvändig för att framgångsrikt kunna driva och utveckla verksamheten. 1. Anbudsgivaren ska ange en (1) referensenhet på uppdrag som, så långt det är möjligt, motsvarar uppdraget för KB. Referensen ska företrädesvis ges på pågående uppdrag inom Stor-Stockholm alternativt på uppdrag belägna i Sverige. Har Anbudsgivaren flera enheter bör val av referensenhet ske enligt följande rangordning: A. Lunchservering av Dagens-rätt karaktär och Caféverksamhet B. Lunchservering av Dagens-rätt karaktär C. Caféverksamhet Har Anbudsgivaren inte varit uppdragstagare på referensenheten, utan anställd som restaurang- eller kökschef, ska detta tydligt anges. 2. I beskrivning av referensenheten ska följande ingå; 2.1. Beskrivning av uppdraget. 2.2. Namn, titel, mail adress och telefonnummer till referenten. Referenten ska i första hand vara Anbudsgivarens kontaktperson i det aktuella uppdraget. Finns inte sådan, ska referenten inneha en ledningsfunktion hos uppdragsgivaren eller, om uppdragsgivare saknas, fastighetsägare eller hyresvärd. 2.3. KB ska ges möjlighet att, utan Anbudsgivarens vetskap, kunna besöka referensenhet. I de fall referensenheten är stängd för externa besökare, ska vald referent ha informerats om att ett besök kan bli aktuellt. Referenten ska ha lämnat sitt godkännande till ett sådant besök och även erbjudit sig att ombesörja nödvändiga åtgärder för att besöket ska kunna genomföras utan att anbudsgivaren informeras. 19

6. Prövning av anbudssvar och utvärdering Prövning av anbuden sker i två steg: 1. Kontroll av allmänna krav samt skall-krav. 2. Anbudsutvärdering En förutsättning för utvärdering är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav i kravspecifikationen. Anbudssvaren kommer att utvärderas utifrån nedanstående. KB kommer att anta de anbud som är mest fördelaktiga med hänsyn tagen till angivna utvärderingskriterier. En utvärderingsgrupp bestående av chefen för Internservice & säkerhet, en extern upphandlingsrådgivare, KB:s upphandlingsansvarige och KB:s upphandlingssamordnare kommer att bedöma efterförfrågat material och erfarenheter. Varje gruppmedlem kommer att göra en individuell bedömning av anbudsgivarnas beskrivning av kriterierna 1-4 med undantag för kriterierna 5.3.2.1,5.3.2.3, 5.3.2.4 och 5.3.4.1 samt kriterie 5.3.5.1 en extern upphandlingsrådgivare svarar för bedömningen. Utvärderingsmodell Utvärderingskriterierna viktas enligt följande: 1. Produktutbud, max 20 poäng 2. Förmåga att leverera utbud och service med hög kvalité, max 15 poäng 3. Vision för uppdragets utförande, max 20 poäng 4. Omsättningsbaserad ersättning, max 20 poäng 5. Referens och besök på referensenhet, max 25 poäng Utvärderingskriterierna och poäng redovisas i tabellen nedan. Utvärderingskriterier Poängskala Max Poäng 20 1. Produktutbud 1.1. Två (2) veckors faktiska lunchmenyer av Dagens-rätt karaktär (max 10 p) 1.2. Planerat utbud i Espressobar (max 10 p) 2. Service 2.1. Bemanningsplan (max 6 p) 2.2. Ägares/person(-er) i Företagsledningens, CV eller 16-20 p = Mycket bra 12-15 p = Bra 8-11 p = Tillfredställande 4-7 p = Dålig 0-3 p = Mycket dålig 12-15 p = Mycket bra 8-11 p = Bra 4-7 p = Tillfredsställande 1-3 p = Dålig 15 20