Umeå universitet Studentcentrum Ladokgruppen 2015-01-27 Sid 1 (5) Manual för Ladok på forskarnivå vid Umeå universitet Manualen är ett komplement till Handläggningsordning för hantering av Ladok på forskarnivå vid Umeå universitet. Den är ett stöd och hjälpmedel för i första hand administrativ personal, men även lärare, som handlägger och dokumenterar uppgifter om doktorander. SA90 Antagning Efter beslut om antagning dokumenteras uppgifter om doktoranden. Samtliga efterfrågade uppgifter ska dokumenteras. En doktorand kan enbart vara antagen till ett forskarutbildningsämne. SA91 Handledare Uppgifter, namn, personkod och startdatum för huvudhandledare och biträdande handledare ska dokumenteras i anslutning till doktorandens antagning. Startdatum blir detsamma som när datum för studierna påbörjas. Efter ett beslut om byte av handledare ska slutdatum för tidigare handledare dokumenteras. Därefter dokumenteras uppgifter om den nya handledaren och nytt startdatum. RG 90 Registrering Registrering av doktorander görs halvårsvis, i början av varje termin. Detta görs enligt Rektorsbeslut vid Umeå universitet. Sista registreringsdatum för terminen annonseras i meddelanderutan i Ladok och skickas per e-post. Välj mellan att arbeta med en person i taget eller flera personer samtidigt.
Sid 2 (5) RS90 Resultat, kurser på forskarnivå Inom medicinsk fakultet finns kurskoder för forskarkurser. För att hitta dessa söker man i funktion KA94. Aktuella forskarkurser ligger förvalda och du trycker enbart på knappen SÖK, då kommer kurserna upp med kod och benämning. De kurser som inte har kurskod skrivs in i textfälten med kursnamn och engelsk översättning av kursnamnet. Kurskodsfältet är alltså inte obligatoriskt. Uppgifter om godkända kurser som är planerade i den individuella studieplanen ska fortlöpande rapporteras. Titel på examinerade kurser som ges på engelska ska anges både på svenska och engelska. Här rapporteras, i förekommande fall, även avhandlingspoäng. Kurser och andra utbildningsmoment som examinerats vid andra lärosäten ska tillgodoräknas (se Tillgodoräknande). Kurserna ska svara mot vad som anges i den allmänna studieplanen. Dokumentationen sker i två steg. I första steget läggs uppgifterna in resp. ändras eller tas bort, varefter en arkivlista skrivs ut. När listan godkänts och skrivits under av kursens examinator görs den definitiva inläggningen i Ladok. Välj definitiv inläggning, ange listnummer samt kontrolltal. Uppdatera. RS21 Tillgodoräknande Här läggs kurser in som ska tillgodoräknas. Kurserna kan vara examinerade innan doktoranden blev antagen eller att det är kurser som lästs vid annat lärosäte inom landet eller utomlands. RG90 Aktivitet och försörjning Aktivitet och försörjning ska dokumenteras i slutet av varje termin enligt anvisningar från Statistiska centralbyrån. Sista rapporteringsdatum annonseras i meddelanderutan i Ladok och skickas per e-post. Uppgifterna går sedan över till SCB och det är därför viktigt att hålla utsatt tid. 2
Sid 3 (5) En person Markera om du vill dokumentera aktivitet och försörjning, och välj därefter "OK". Flera personer Markera om du vill registrera eller rapportera aktivitet och försörjning. Välj därefter "Sök ut aktiva". Sök den population du vill arbeta med. Gå därefter tillbaka till detta formulär. I rutan "Antal" syns hur många som har sökts ut. För att gå vidare för att lägga in, ändra eller ta bort uppgifter, väljer du "OK". RS93 Alla kurser klara på forskarnivå Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort uppgift om att alla läskurser för licentiat- eller doktorsexamen är klara. Inläggning kan göras för en eller flera personer åt gången, medan ändring och borttagning måste göras för en person i taget. Rapporteringen sker i två steg. I första steget läggs uppgifterna in resp. ändras eller tas bort preliminärt, varefter en arkivlista tas ut. När listan godkänts och skrivits under av handledaren/examinator, görs den definitiva inläggningen som steg två. RS95 Godkänd avhandling Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort uppgift om godkänd avhandling för licentiat- och doktorsexamen och därtill hörande avhandlingstitel. Inläggning kan göras för en person åt gången. Ny lista. Välj Inläggning, Ändring eller Borttagning. Fyll i personnummer. Uppgifter om antagning och eventuellt avbrott visas. Välj om uppgiften gäller för licentiat- eller doktorsexamen. I funktionen RS95 finns det möjlighet att välja examen enligt 1993 eller 2007 års examensordning. Vid Umeå universitet gäller endast 2007 både för doktorsexamen och licentiatexamen. Inläggning: Ange datum, eventuellt diarienummer och handledare. Ämnets institution är förvalt, men kan ändras om doktoranden har en handledare som tillhör en annan institution. Lägg in avhandlingstiteln på svenska och på annat språk (sammanfattningens språk). Om titeln är svensk ska det alltid anges en engelsk titel (titel, annat språk). Uppdatera. Ändring: Befintliga uppgifter läggs ut i bilden. Ändra de uppgifter som skall korrigeras. Uppdatera. 3
Sid 4 (5) Borttagning: Befintliga uppgifter läggs ut i bilden. Ta bort. Om "Skriv ut arkivlista" är markerad, skrivs arkivlista ut i samband med uppdatering. Arkivlista kan inte tas ut när uppdateringen väl är gjord. I menyn Funktion kan du välja om alternativet skall vara förvalt eller inte. SA93 Avbrott, ämne på forskarnivå När en doktorand själv gör ett studieavbrott (avregistrering) innebär det ett definitivt avlutande av studierna. Detta görs genom att doktoranden fyller i avsedd blankett och att institutionen efter beslut dokumenterar detta i Ladok. Ett avbrott (avregistrering) innebär att doktoranden avsäger sig sin studieplats och inte längre är antagen till forskarutbildning och följaktligen inte kan avlägga doktorsexamen utan att ansöka och bli antagen på nytt, enligt Högskoleverkets definition. Indragning av handledning och andra resurser Vid ett rektorsbeslut om indragande av handledning och andra resurser för en doktorand ska detta dokumenteras som ett administrativt avbrott i Ladok. Institutionen ansvarar för att detta dokumenteras i Ladok. Vid ett rektorsbeslut om att doktoranden ska återfå rätten till handledning och andra resurser och om doktoranden då återupptar sina studier tas det administrativa avbrottet bort. Funktionen används för att lägga in, ändra och ta bort uppgift om avbrott i forskarutbildning. Inläggning, ändring eller borttagning kan göras för en person åt gången. Välj Inläggning, Ändring eller Borttagning. Fyll i personnummer. Uppgifter om antagning och antagningstyp och eventuell examen visas. Inläggning: Ange datum och eventuellt diarienummer. Uppdatera. Ändring: Befintliga uppgifter läggs ut i bilden. Ändra datum och/eller diarienummer, Uppdatera. Borttagning: Befintliga uppgifter läggs ut i bilden. Ta bort. Byte av forskarutbildningsämne Om en doktorand byter forskarutbildningsämne ska det hanteras i Ladok som en ny antagning. Institutionen ska efter beslut dokumentera bytet i Ladok genom att avbrott registreras för det ämne som doktoranden byter från och antagning sker till det ämne som doktoranden byter till. 4
Sid 5 (5) UT90 Registerutskrift för doktorander Funktionen används för att presenterar uppgifter om forskarstuderande. Dokumentationen kan göras för en person åt gången eller flera personer samtidigt via utsökning eller att ange personnummer. Presentationen kan omfatta samtliga eller ett urval uppgifter angående en persons utbildning. Välj vilka uppgifter som skall komma med i utskriften. Samtliga uppgifter ger samma resultat som om alla alternativ under Urval vore förkryssade. Via Personliga inställningar under Funktion går det att ställa in hur man vill att bilden skall vara ifylld när du kommer in i funktionen. Välj Skärmutskrift eller Skriv ut. Om du arbetar med flera personer, går det att begränsa skärmutskriften till ett visst antal av dem som kommer först i utsökningen. Du kan vidare välja att få ett försättsblad för pappersutskriften, samt om sidbrytning för varje person skall göras. Menyn Arkiv ger namn- och adresslistor. UT92 Intyg för doktorander Funktionen används för att skriva ut intyg för doktorander. Följande intygstyper finns: - resultatintyg, på svenska och engelska - registreringsintyg, på svenska och engelska Via "Personliga inställningar" under menyn "Funktion" styrs vilka val som skall vara ifyllda i bilden när du startar funktionen. Du kan tillfälligt ändra dessa val i startbilden. Olika delar av bilden är ifyllningsbar, beroende på vilken typ av intyg som skall skrivas ut. Alla intyg kan tillfogas egen text. Skriv in texten i fritextrutan. Intyg för en person Välj intygstyp. Fyll i personnummer. Markera i kryssrutorna om du tillfälligt vill ändra utformningen av intyget. För registreringsintyget skall också terminsintervall väljas. Intyg för flera personer Välj intygstyp och "Utsökning". Du kommer då till det generella utsökningsprogrammet för doktorander och kan där definiera den grupp du vill skriva ut intyg för. Det går också att mata in flera personnummer samtidigt via "Personvis" och därefter beställa intyg för samtliga. Utskrift Välj "Skärmutskrift" eller "Skriv ut". Om du arbetar med flera personer, går det att välja att begränsa skärmutskriften till ett visst antal av dem som kommer först i utsökningen. Du kan vidare välja att få ett försättsblad för pappersutskriften. Det går också att få namn- och adresslistor via detta alternativ under menyn "Arkiv". 5