Anställning timavlönade i Personec

Transkript

1 Anställning timavlönade i Personec

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Introduktion... 2 Anställning av timavlönad medarbetare... 3 Placering... 9 Sök ersättare i Bemanningsbladet Avvikande tjänstgöring Komplettering av anställningsdagar på timavlönade Rapportering av sjukfrånvaro på en timavlönad medarbetare Rapportering av vård av sjukt barn på en timavlönad medarbetare Sida 1 av 17

3 Introduktion Göteborgs Stads timavlönade kan liksom övriga medarbetare beredas möjlighet till självservice. De kan då själv rapportera sin tjänstgöring i sin medarbetarroll och på så sätt också kontrollera sin kommande lön. Medarbetaren kan antingen vara kopplad mot ett schema i placering, endast avvikelser rapporteras via Turbyte, eller rapportera via avvikande tjänstgöring ordinarie tid. I de fall du väljer att inte låta timavlönade rapportera själva får du göra enligt denna lathund. Tänk på om du har missat att rapportera in timmar i tid så måste det också till en rättelse in till Intraservice som betalar ut timmar och uppdaterar Arbetsgivarintyget. Sida 2 av 17

4 Anställning av timavlönad medarbetare I menyn väljer du Personuppgifter. Om medarbetaren tidigare är anställd i Göteborgs kommun/bolag kan du söka genom att ange personnummer eller namn. Du får då upp grunduppgifter. Finns inte medarbetarens personnummer klickar du på Ny. Här skriver du personnummer. Klicka på Nästa. Grunduppgifter: Här skriver du namn, utbetalningsadress och telefonnummer. Sida 3 av 17

5 Klicka på Slutför. Här väljs denna länk för att registrera din nya medarbetare Nu kommer du till Ny anställning/nytt uppdrag Anstnr: Fr o m: Anställningsstyrande uppgift: Malltyp för anställning: Ska innehålla förvaltningskod/bolagskod ex 060 och nummer på anställningen, 01 om det är den första anställningen i din förvaltning/bolag. Datum från vilken anställningen ska gälla. Listval enligt ovan Markera Semesteranställning med schema Sida 4 av 17

6 Typ av lön: Markera Timlön belopp OBS! Här är det viktigt att det är rätt anställningsuppgifter då dessa inte går att ändra. Om du är osäker kontrollera med ditt lokala stöd, personalavdelning eller supporten om vad som ska väljas. När du är klar Klicka på Nästa. Du kommer till grunduppgifter i anställning. Anst grp, Beräkn grp och Sem grp visar att det är en timavlönad som är anställd. Ändra ej det som är förvalt. Anst form: Timavlönad vikariat väljs då medarbetaren vikarierar för namngiven person, annars väljs Allmän visstidsanställning. Om du anställer en medarbetare över 67 år så använder du anställningsformen Viss tid arbtagare > 67 år. Sida 5 av 17

7 Registrera enbart följande: Anst typ: Anst form: Benämning: Besta: AID: Organisation: DB kod: Rekrväg/Rekrsätt Listval Listval Sök efter den befattning som ska användas (lönebox) lämnas tom AID, Arbetsidentifikation består av fyra delar: Etikett, Ansvar; Komb/BEA/PAN, Dag/Natt. Grupperingen av arbetsuppgifter är grunden för partsgemensam lönestatistik. Din HR-avdelning har uppgifter på dessa. Sök den gren som medarbetaren ska anställas på. OBS! Alltid lägsta gren i organisationsträdet. Förvaltningsnummer och 00 (5 positioner) Listval (se matris på Personalingången) Här beviljas anställningen. Om du inte har rätt att bevilja kan du lämna den rutan tom och fortsätta. Klicka på Nästa. Du kommer nu till denna bild som innehåller det huvudkonto som belastas av anställningen. Här kan du se de organisatoriska uppgifterna som du valt på föregående bild. Kontrollera att uppgifterna stämmer. Här kan du lägga till Projekt och Aktivitetskod. Versaler måste användas. Klicka på Nästa. Nedan skriver du in det Arbetstidsvillkor som ska gälla. (Timavlönade har aldrig schema kopplat under planerad arbetstid men kan ha det via placering). Sida 6 av 17

8 Har medarbetaren en tillsvidareanställning och pga att personen är 100 % föräldraledig/tjänst eller studieledig ska ha en timanställning som ska generera OB skriver du in arbetstidsvillkor 00/verksamhetens heltidsmått. Rapportera in timmarna under avvikande tjänstgöring med korrekt orsak. Ska övertid beräknas korrekt på timavlönade ska arbetstidsvillkoren vara 00/verksamhetens heltidsmått. Datumet ska vara måndag i den vecka som anställningen börjar. Dygnsintervall kl from ska vara det som gäller för din medarbetare. Välj Lönetyp Timlön och registrera Timlön samt Löneplaceringsdatum och signatur. Om annan person är den som ska lönesätta hoppas detta över och Nästa väljs. Registrera Pensionsavtal som gäller. Välj gällande pensionsavtal, inget annat fylls i. Vid anställningsform Viss tid arbtagare > 67 år väljer du ej Ej pensionsrätt KAP-KL. Sida 7 av 17

9 Du kan nu Slutföra anställningen. Följande bild kommer då upp och du kan härifrån skriva ut ett anställningsbevis. Välj rätt mall för anställningsbevis i rullisten. Till din hjälp har du Information välj rätt anställningsavtal där du kan läsa om de olika avtalen och när de ska användas. Sida 8 av 17

10 Placering Du bör rapportera via placering, för att säkerställa att anställningstiden (LAS) blir rätt. Här kopplas medarbetaren mot ett befintligt eller nytt schema under en period och utifrån detta får den timavlönade medarbetaren arbetstimmar, OB, anställningstid och ett korrekt arbetsgivarintyg. Du kan låna ett schema från annan anställd och koppla medarbetaren mot detta samt göra turbyte t.ex. vid ledig dag eller annan arbetstid. Gör du rapporteringen på detta sätt räknas hela perioden även lediga dagar som ingår i schemaperioden som anställningstid enligt LAS. Sida 9 av 17

11 Sök ersättare i Bemanningsbladet I menyn klickar du på Bemanning - översikt. Du får fram en bild som nedan, där du får göra urvalet i datum. 31 dagar i intervall som mest. Kontrollera att rätt organisation är vald. Om du har dina timavlönade anställda på en gemensam timgren så får du tänka på att använda dig av Nytt konto och ange den organisation där den timavlönade ska jobba. Första gången du går in i bemanningsöversikten gör du dina Inställningar. För att använda funktionen Sök ersättare måste markering göras i rutan för Visa flik för Sök ersättare samt vikarie information i Inställningar. Klicka på Spara. För att få fram bemanningsbilden trycker du på Visa blad. På samtliga rader har du möjlighet att markera en dag eller flera dagar för att sedan via funktion Sök ers markerade dagar eller funktion Sök ers intervall dagar söka ersättare. Du får då med schemat och via denna placering rapporteras de dagar in som medarbetaren arbetar. Exempel Klicka på den röda fliken den 18 och 19 augusti, nu blir de dagarna markerade. Sida 10 av 17

12 Klicka på Sök ersättare markerade dagar Markera medarbetaren i urval, till höger i bild visas vald medarbetares ev. arbetstider. När du använder Placera kommer all tid att finnas registrerat i arbetsgivarintyget och du får också med de mellanliggande dagarnahär får du upp en Placering med det datum du valt, placeringsschemat kommer automatiskt från Annas schema. Bevilja och Spara. Sida 11 av 17

13 Avvikande tjänstgöring Du kan även registrera tiden medarbetaren arbetat via Avvikande tjänstgöring, välj även här Sök ersättare i Bemanningsbladet. Klicka på Avv tjänstg och fyll i den tid som gäller. Under Orsak väljer du Ordinarie arbetstid. Om medarbetaren ska avvika från schema görs en avvikande tjänstgöring. Där rapporteras den exakta tiden in. Detta ger anställningstid och Ob men inte tid för lediga dagar i schemaperioden. Du får manuellt rapportera in lediga dagar på anställningstid/person. Sida 12 av 17

14 Komplettering av anställningsdagar på timavlönade När avvikande tjänstgöringen för månaden är inrapporterad och lediga dagar i schemaperioden ska kompletteras väljer du i menyvalet Ansttid. OBS! En nattlig lönebearbetning måste ske innan komplettering. Skriv in perioden som gäller och klicka på Visa. För att medarbetaren ska få tillgodoräkna sig all anställningstid enligt LAS måste du manuellt rapportera lediga dagar som ingår i det schema som gäller för den aktuella anställningen Sida 13 av 17

15 Klicka på Detalj. Du får upp följande detaljbild. Rapportera en 1:a i kolumnen Anstdagar på de lediga dagar som ska rapporteras som anställningstid och Spara. Kommentar: Exemplet visar ett vikariat från torsdag till tisdag, lediga dagar är lördag och söndag. Dessa dagar räknas som anställningstid enligt LAS. Om rapporteringen är gjord via schema i en placering och personen inte ska ha rätt till mellanliggande dagar så ska det istället ändras till i Anstdagar och bocken i Arbdagar ska bockas ur. Tryck på Spara. Sida 14 av 17

16 Rapportering av sjukfrånvaro på en timavlönad medarbetare Gå till rubrik Bemanning översikt eller Beslut Frånvaro. När du rapporterar in sjukfrånvaro väljer du frånvarorsak Sjuklön + Semers Timanst. Du måste skapa ett schema på de arbetstider som medarbetaren skulle ha arbetat som du sedan kopplar i en Placering om det inte finns redan. Om du har dina timavlönade anställda på en gemensam timgren får du tänka på att använda dig av Nytt konto och ange den organisation där den timavlönade skulle ha jobbat. Om det finns en avvikande tjänstgöring rapporterad tas denna bort. Sida 15 av 17

17 Rapportering av vård av sjukt barn på en timavlönad medarbetare Gå till rubrik Bemanning översikt eller Beslut Frånvaro. När du rapporterar in vård av barn väljer du frånvarorsak Tillf fp + semers timanst. Du måste skapa ett schema på de arbetstider som medarbetaren skulle ha arbetat som du sedan kopplar i en Placering om det inte finns redan. Om du har dina timavlönade anställda på en gemensam timgren får du tänka på att använda dig av Nytt konto och ange den organisation där den timavlönade skulle ha jobbat. Om det finns en avvikande tjänstgöring rapporterad tas denna bort. Sida 16 av 17