Införande av folktandvårdens verksamhetssystem Tvist

Revisionsrapport* Införande av folktandvårdens verksamhetssystem Tvist Norrbottens läns landsting Februari 2007 Hans Rinander Certifierad kommunal revisor *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga...2 2 Metod...2 3 Projektplan för Tandvårdens nya IT-system...2 4 Upphandling och utveckling av verksamhetssystemet Tvist...4 5 Installation och driftstart av Tvist...5 6 Synpunkter från verksamheten...7 7 Vår bedömning...8 1

1 Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga År 2002 genomförde revisionen en granskning av kassahanteringen inom division Folktandvårds dåvarande verksamhetssystem Syster Fluorence 2 (SF 2). Granskningen pekade på ett flertal stora brister såväl kring den interna kontrollen som i systemets kapacitet att möta framtida krav. Det gällde brister som, enligt Folktandvårdens egen bedömning, riskerade en återgång till manuell vård- och taxeadministration inom Folktandvården om SF 2 skulle bibehållas. Till det kom att folktandvårdens tidbokning och journalsystem inte kunde integreras i systemet, utan sådant arbete skulle även fortsättningsvis ske manuellt om SF 2 skulle finnas kvar. Systemet utgjordes också av fristående datorer och var därför inte integrerat med landstingets intranät, vilket omöjliggjorde elektronisk kommunikation via landstingets intranät mellan olika tandvårdskliniker, med divisionsstaben samt med övriga delar av landstinget. Redan under samma år, 2002, bildades inom division Folktandvård ett projekt för att utveckla eller inköpa ett nytt verksamhetssystem för folktandvården med nya möjligheter som skulle täcka det tidigare systemets allvarliga brister. Utgångspunkten var att det nya systemet skulle integreras med landstingets vårdadministrativa system VAS. Komrev, inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers, har fått uppdraget av landstingets revisorer att granska hur detta införande skett med revisionsfrågan: Har implementeringen av ett nytt verksamhetssystem för folktandvården skett i enlighet med fastställd installationsplan, dvs att upprättad tidsplan följts och att systemets olika funktioner fungerar som avsett. 2 Metod Vi har studerat ett antal dokument som styrt projektet samt intervjuat ansvariga inom divisionsstaben, ett antal (sju) företrädare för tandvårdsklinikerna i länet samt landstingets kvalitetsgranskare för IT-projekt. 3 Projektplan för Tandvårdens nya IT-system I landstingsstyrelsens plan för 2002 fick division Folktandvård uppdraget att planera för införandet av ett nytt datoriserat IT-stöd. Av planen framgick också att divisionen själv 2

skulle finansiera detta. En styrgrupp för projektet tillsattes av landstingets ledningsgrupp i april 2002, med landstingets IT-chef som ordförande. En projektplan för projektet Tandvårdens nya IT-stöd antogs av styrgruppen i maj, 2002. Produktmålet för projektet var, enligt projektplanen, att upphandla och driftsätta ett nytt tandvårdssystem för division Folktandvård. Systemet skulle integreras med VAS och skulle även vidareutveckla VAS så att det kunde stödja tandvårdens processer. Projektet eftersträvade ett enhetligt IT-stöd för såväl allmäntandvård som för specialister. Effektmålet för projektet var sammanfattningsvis att IT-stödet till allra största delen skulle eliminera behovet av att dokumentera tandvården på pappersmedia och att eliminera dubbelregistrering av journaluppgifter i receptionerna. Detta skulle innebära en besparing på ca 20 heltidstjänster. Även vissa tunga arbetsuppgifter som exempelvis olika länsövergripande sammanställningar och sammanställningar av räkningar till försäkringskassan skulle försvinna, vilket motsvarade ca 2 heltidstjänster. Projektet räknade med att vinster, motsvarande intäkter på 1 miljon kronor pga ökad produktivitet, skulle uppnås efter projektslutet. Här angavs också att det nya elektroniska systemet skulle ha ett grafiskt gränssnitt för diagnoser på tandnivå, hantera tandvårdstaxan med kostnadsförslag, hantera åtgärdsregistreringar samt betalningar. Det angavs också att det skulle integreras med andra system som förutom VAS gällde ekonomisystemet Prosit (senare Raindance) samt redovisning till hälso- och sjukvårdsenheten (enligt landstingets ansvar i tandvårdsförsäkringen för vissa patientgrupper). Systemet skulle även ha viss elektronisk kommunikation med försäkringskassan. Enligt projektplanen skulle systemet upphandlas via en öppen EU-upphandling när beslut om finansiering tagits. Enligt projektplanens tidplan skulle den totala projekttiden bli ca fem år. Under 2006 beräknades folktandvårdens alla 46 kliniker vara datoriserade, med ca 580 användare utbildade i systemet. Enligt en ekonomisk kalkyl skulle investeringar i datautrustning mm kosta 14 135 tkr och projektkostnader (utveckling, utbildning, licens, personal) 21 050 tkr, alltså en totalkostnad på 35 185 tkr. Projektkostnaderna skulle finansieras av division Folktandvård. De årliga driftkostnaderna efter det att det nya systemet gick i skarp drift beräknades till 14 931 tkr, jämfört med driften av Syster Fluorence driftkostnader på 18 310 tkr, alltså en årlig vinst på ca 3,4 tkr pga rationaliseringar, minskat antal tjänster billigare drift m m. 3

Något speciellt beslut om finansiering av projektet har inte tagits, förutom det som är angett i landstingsplanen 2002, enligt ovan, d v s att division Folktandvård själv ska finansiera projektet. Detta innebär, enligt divisionsledningen, att finansieringen har inarbetats i respektive basenhetsplan och i divisionsplanerna för de aktuella åren. 4 Upphandling och utveckling av verksamhetssystemet Tvist En kravspecifikation för det tänkta systemet utarbetades av projektets projektledare, tillsammans med företrädare för landstingets Länsteknik (IT konsult och IT Drift/teknik). Därefter gick ärendet till upphandling (öppen EU-upphandling), med kravspecifikationen som underlag. En leverantör, som hade kompetens att uppfylla kravspecifikation inklusive kravet på integrering med VAS, lämnade offert. Offerten antogs av projektets ledningsgrupp i juni 2003. Systemet hette Tvist, Tandvårdens informationssystem, kompletterat med systemet Carita (hantering av tandvårdstaxa, kostnadsförslag, betalningar samt tandvårdsspecifika grafiska gränssnitt och diagnoser). Leverantör var Swedish Care System, Staffanstorp, Skåne. Efter val av leverantör bildades en omfattande projektorganisation med styrgrupp, projektledningsgrupp, referensgrupp, olika arbetsgrupper (upphandling/test, implementering, teknik/miljö, installation) med undergrupper. Till projektorganisationen knöts också en kvalitetsgranskare som skulle följa hela projektet. Projektet höll sig till landstingets riktlinjer för genomförande av IT-projekt en handbok som beskriver hur IT-projekt inom landstinget ska genomföras, exempelvis aktiviteters ordningsföljd och beskrivning av förväntade effekter av projektet. Detta vidimeras i intervju med projektets kvalitetsgranskare. Under hösten 2005 kompletterades projektet med upphandling av digital röntgen, enligt beslut från projektets styrgrupp. Investeringen i digital röntgenteknik anges också i folktandvårdens divisionsplan för 2006. Här anges även att driftstart ska ske i liten skala under året och att en införandeplan ska tas fram för samtliga kliniker i länet. Efter utarbetande av en kravspecifikation för digital röntgen påbörjades en upphandling under mars 2006. Den blev klar i januari 2007. Det valda digitala röntgensystemet är integrerat med VAS. Utveckling av Tvist/Carita och dess integrering med VAS utfördes av personal från folktandvården (projektledaren och fem framtida handledare) samt Länsteknik. Det utfördes även en viss nyutveckling av VAS, vilket främst gällde att få tandvårdens tidbok och vän- 4

telista att fungera för tandvårdens förutsättningar. Vissa moduler i VAS skulle endast användas av tandvården. Däremot skulle tandvården nyttja samma journal som övriga VASanvändare. Tandvården skulle också använda övriga funktioner i VAS som exempelvis remissfunktioner, lab och recept. Användarna skulle loggas in i VAS och därifrån, via en knapp, ha möjlighet att öppna Carita. Enligt projektets projektledare och kvalitetsgranskare förlöpte utvecklingen av Tvist och anpassningen av systemet till VAS utan anmärkning. VAS allmänna handbok redigerades för att passa användarna av Tvist. För Caritadelen utformades en speciell användarhandbok. Pilotinstallation och test av systemet i skarp drift skedde i februari 2004 vid Bergnäsets tandvårdsklinik, Luleå, med önskat resultat. 5 Installation och driftstart av Tvist Efter pilotinstallationen följde utbildning och installation av Tvist i Norrfjärden och Gammelstad, maj 2004. Därefter började installation av systemet i större skala (fullständig installation) vid länets 46 kliniker efter ett bestämt schema. Man installerade till att börja med systemet i klinikernas receptioner och behandlingsrum på samma gång. Installationen per klinik föregicks av en inventering över vilka egentliga datorbehov med tillbehör som respektive klinik hade. Som mått fanns behov på mellan två och sex datorer vid receptionerna och en dator per behandlingsrum. Härutöver fanns behov av datorer för enhetschefer, klinikchefer och ytterligare datorer vid vissa specialisters behandlingsrum/ expeditioner, vilket medförde ett totalt behov av ca 450 datorer. Rutiner upprättades över arbetsgången för att gå över från det tidigare systemet SF 2 till Tvist. Det gällde inmatningsstopp av nya patienter i det gamla systemet, vissa manuella registreringar av patient- och ekonomiuppgifter under en tid, förslag att till att börja med boka in lättare patienter (undersökningspatienter) som träningspatienter. Här angavs också hur äldre journaler i pappersform skulle markeras i systemet så att vårdgivaren kunder observera om sådana fanns i journalarkiv. Innan införandet vid respektive klinik hade tekniker från Länsteknik förberett den tekniska installationen. 5

Utbildning i systemet till klinikernas personal genomfördes av speciella handledare från folktandvården som innan fått en omfattande utbildning. Det gällde totalt fyra dagar för all personal vid respektive klinik. Handledarna fanns också på plats de närmaste dagarna efter driftstart. I installationen ingick också att integrera Windows XP-konfiguration i landstingsnätet för åtkomst till landstingets intranät. Därigenom blev folktandvården den första förvaltningen som fick den nya plattformen för landstingets intranät. I februari, 2005, meddelade projektledningen att införandet av Tvist måste stoppas i sex månader. Detta, enligt beslut från Länsteknik, då antalet användare av VAS inte fick öka. Orsaken var en överbelastning av VAS serverdatorer och man avvaktade en ny kraftfullare teknisk plattform för VAS. Beslutet innebar en förskjutning av Tvist införande för de kliniker (drygt hälften) som inte ännu hade fått det nya systemet. Projektledningen nödgades nu göra en helt ny planering för det fortsatta införandet. Den fortsatta utvecklingen av Carita-delen kunde dock pågå som planerat med ny terapiplanering, förhandsprövning, elektronisk sändning m m. Under införandefasen tappade också projektet tre av sex erfarna handledare (övergick till chefsfunktioner inom folktandvården) och den förlorade kompetensen fick konsekvenser för projektet, där omprioriteringar var tvungna att göras och flera aktiviteter måste senareläggas. Projektledningen lyckades dock under våren 2006 att anställda tre nya handledare. Efter installationsstoppet kunde fortsatta installationer påbörjas igen i januari 2006, enligt en ny installationsplan. Härigenom installerades Tvist/Carita totalt vid övriga kliniker, och under januari 2007 installeras systemet vid de sista klinikerna (Jokkmokk, Vuollerim). Elektronisk sändning av tandvårdsräkningar och samlingsräkningar till försäkringskassan skickades vid årsskiftet 2006/2007 från fyra kliniker. Överföringen gick problemfritt och övriga kliniker har denna möjlighet fr o m februari, 2007. Upphandlingen av digital röntgen slutfördes som nämnts under januari, 2007. Pilotdrift av den digitala röntgen startade också i januari 2007 med ett team vid tandvårdscentralen, Luleå. Fortsatt införande skedde vid hela tandvårdscentralen, Luleå och tandvårdens kompetenscentrum, Luleå. Införandet kommer att under februari 2007 fortsätta med klinikerna i Vittangi, Karesuando och Bergnäset, Luleå. Fortsatt införande till övriga kliniker i länet sker under 2007. Projektets ledning beskrev i oktober 2006 att tandvården behövde ett säkert sätt att digitalt kunna kommunicera remisser mellan folktandvården och länets 40-tal privata tandläkare 6

samt utomlänsvårdgivare. Idag sker detta på mycket bristfälliga och osäkra sätt. Projektet har därför fått ett kostnadsförslag för utveckling av ett sådant koncept från en leverantör, där möjlighet finns att bifoga digitala bilder. Diskussion pågår fortfarande mellan division Folktandvård och Länsteknik om hur en lösning inom området kan ske. Inom Tvistprojektets ram har även beställts och driftsatt ett system för påminnelse bokade tider via SMS till patienter/anhöriga till barnpatienter som vill ha denna möjlighet. Till Tvistprojektet har också knutits nyttjande av handdator vid uppsökande verksamhet i kommunernas äldreboenden, med förväntad driftstart till mars, 2007. Projektledningen presenterade under oktober 2006 ett förslag till förvaltningsorganisation för drift av Tvist/Carita som antogs av divisionsledningen, och intentionerna var att den organisationen skulle vara tillsatt före årsskiftet 2006/07. Tre handledare och en systemansvarig har nu dessa befattningar på halvtid. En ekonomisk uppföljning/efterkalkyl av projektet har påbörjats och beräknas vara klar i slutet av mars, 2007. Enligt divisionens ekonomiansvarige har hela projektet kunnat finansieras inom divisionens ekonomiska ram. 6 Synpunkter från verksamheten Vi har intervjuat sju företrädare (klinikchefer och enhetschefer) för landstingets tandvårdskliniker angående deras uppfattning om Tvistprojektet och införandet av systemet Tvist/Carita. Informationen om projektets gång upplevdes som tillräckligt, dvs inte för mycket och inte för litet. Det var möjligt, främst för klinikchefer/enhetschefer, att få denna information via tandvårdens insida. Dessa förde därefter informationen vidare till anställda vid arbetsplatsmöten eller motsvarande. Några menar att det var lyckat för enheten att få införa systemet i ett sent skede. Man kunde följa processen på avstånd och ansvariga handledare och tekniker hade haft möjlighet att eliminera visa barnsjukdomar i systemet. Inga egentliga problem uppfattades under själva införandet av systemet vid klinikerna. Många gruvade sig innan, men överlag tyckte man ändå att det gick förvånansvärt bra. Systemets handledare fanns på plats vid klinikernas införande ungefär under en veckas tid och de skötte sig bra och var kompetenta. Man hade också via telefon en bra support från 7

handledarna tiden strax efter införandet. Den utbildning som handledarna gav klinikerna under införandet var tillfyllest, enligt intervjuerna. Angående tidplanen för införandet fick klinikerna snabbt information om det s k VASstoppet och om den ändring av tidsplanen som skedde. De intervjuade har hittills inte märkt några egentliga rationaliseringar på grund av Tvist/Caritas införande. Däremot, uppges det, har arbetssätten på vissa håll ändrats. Bl a arbetar tandsköterskorna mer tillsammans med tandläkare, jämfört med tidigare. Vid de små enheterna uppges rationaliseringar vara svåra att genomföra, då man ändå måste ha en grundbemanning dvs ungefär den personalstock som funnits tidigare. Vid större enheter nämns att personalnedskärningar i mindre omfattning skett genom pensionsavgångar och omplaceringar. Efter införandet av Tvist/Carita fungerar verksamheten i stort bra och alla funktioner som skulle införas används. Viss kritik lämnas dock kring tekniken. Samtliga intervjuade menar att systemet går trögt med långa starttider och svarstider. Detta kan vara påfrestande i en stressad miljö. Flera intervjuer uppger också att de som arbetar med datorn ibland blir utslängd från systemet. Dvs, man förlorar all kontakt med det man arbetar med för tillfället. Detta är en stressande faktor i allmänhet, och inte minst då man har en patient framför sig. Förhållandet kan också ge problem då den elektroniska tidboken inte kan nyttjas. Man har därför börjat med att, vid arbetsdagens slut, ta fram tidboken för nästa dag i pappersform som en back up i händelse av att den elektroniska tidboken inte kan nås. Samtliga intervjuade menar att projektledningen är medvetna om beskrivna tekniska problem och att man söker åtgärda dem snarast. Det finns flera synpunkter om behovet av ett uppsamlingsheat, där respektive klinik i förväg har förtecknat problem kring systemet samt utvecklings- och förbättringsförslag för diskussion med projekt- eller längre fram driftledningen för systemet. 7 Vår bedömning Vi bedömer att införandet och implementeringen av division Folktandvårds IT-system Tvist/Carita har genomförts på ett tillfredsställande sätt. Utveckling och installation har i princip hållit tidplanen, trots att införandet fick ett längre stopp pga orsaker utanför själva projektet och trots att projektledningen var tvungen att rekrytera nya handledare för själva införandet. 8

Nya delar i systemet/delar som kompletterar systemet har tillförts, enligt beslut från divisionsledningen och projektets ledningsgrupp. Detta har inte stört projektets införande eller det grundläggande systemets kvalitet och effektivitet, utan snarare förstärkt divisionens processer för tandvård och patientkontakter. Vad vi kan bedöma fungerar i stort systemets olika delar och funktioner som avsetts, med de störningar som måste accepteras vid ett införande av ett så stort och komplicerat system. Projektledningen är medveten om vissa tekniska brister i systemet och söker nu åtgärda dessa. Vår bedömning bekräftas av de intervjuer som vi genomfört med företrädare för divisionens tandvårdskliniker och med projektets utsedde kvalitetsgranskare. 9