Manual för administratörer

KTH Alumninätverk Manual för administratörer rev. 2008-05-16 1

Innehåll KTH Alumninätverk en översikt... 3 Alumninätverket ett hjälpmedel för dig... 3 Ladok och SPAR... 3 Enkelt att söka och kontakta alumner... 4 Exportera hämtade uppgifter... 4 E-post, ebrev... 4 1 Inloggning... 5 1.1 Användaruppgifter... 5 1.2 logga in... 5 1.3 Logga ut... 5 2 Startsidan... 6 3 Anteckning... 7 3.1 Publikt... 7 3.2 Privat... 7 4 Nyregistrering av alumner... 8 Korrekt personnummer... 8 5 Sök alumner... 9 5.1 Enkel sökning... 10 5.2 Avancerad sökning... 10 5.2.1 Arkiv med sparade sökningar... 11 5.2.2 Fyra huvudvillkor... 11 5.2.3 Person... 12 5.2.4 Studier... 16 5.2.5 Karriär... 17 5.2.6 Kontakt... 18 5.3 Fält... 19 5.4 Sortering... 20 6 Efterbearbetning... 21 6.1 Skicka E-post... 21 Skicka E-post efter sökning... 22 6.2 Etiketter... 23 Instruktioner för etiketter... 23 Vilka etiketter ska jag använda?... 23 6.3 ebrev Webb... 23 6.4 Exportera data... 24 7 Funktioner vid utökad behörighet... 25 7.1 Se registreringar, godkänna och ta bort alumner... 25 7.2 Formulär... 25 7.2.1 Frågor... 27 7.2.2 Svarstyper... 28 7.2.3 Svarsalternativ... 29 7.2.4 Registrering av svar... 29 8 Beskrivning av fält... 30 Systemfält... 30 Personflik... 30 Studieflik... 32 Karriärsflik... 32 Övrigt... 33 Kontaktflik... 34 9. Säkerhet... 35 9.1 Byt lösenord... 35 9.2 Lagar och regler... 35 9.2.1 Personuppgiftslagen PUL... 35 9.2.2 Offentlighetsprincipen... 36 9.2.3 Sekretesslagen... 37 2

KTH Alumninätverk en översikt Alumninätverket ett hjälpmedel för dig KTH Alumninätverk är öppet för alla som har studerat på KTH, är i slutet av sina studier eller som på olika sätt bidrar till KTHs verksamhet, det vill säga både civilingenjörer, högskoleingenjörer, arkitekter, forskare och lärare. Nätverket är en resurs både för KTH och för de registrerade alumnerna. Som alumn kan man lätt behålla kontakten med sina tidigare kurskamrater, men man får även möjlighet att bredda sitt sociala och professionella nätverk. Alumnerna är en viktig resurs för KTH i vår ständiga strävan efter att utveckla och förbättra oss. Genom att skapa och bibehålla goda relationer med våra alumner kan vi få hjälp att utveckla våra utbildningar och stärka kopplingen med omvärlden. Alumnerna är viktiga länkar till arbetslivet som kan leda till examensarbeten, praktikplatser och studiebesök för dagens teknologer. KTH Alumninätverk är en lösenordsskyddad och webbaserad databas som innehåller uppgifter om alumnernas studietid, karriär och kontaktuppgifter. Alumninätverket har ett obegränsat antal administratörer, vilket innebär att alla på KTH som har behov av att komma i kontakt med KTHs alumner kan få tillgång till systemet. Det kan vara alumniansvariga, näringslivsansvariga, program ansvariga, studievägledare eller studentrekryterare m fl. Alumninätverket är också en resurs för KTHs många alumniföreningar på så sätt att de kan använda Alumninätverket som sitt medlemsregister. Den här manualen är en hjälp för medarbetare på KTH som är administratörer i KTH Alumninätverk. Här återfinns förklaringar för varje meny, begrepp samt ett antal exempel. Alumninätverket stöder både svenska och engelska. När man loggar in, som alumn eller administratör, väljer man språk. Ladok och SPAR KTH Alumninätverk är kopplat till Ladok. Kontroll av personer sker därför automatiskt redan vid registrering. Detta medför en minimering av manuell hantering vid registreringar. Adressuppgifterna slås mot SPAR (Statens PersonAdressRegister) varannan månad, så alla svenska folkbokföringsadresser uppdateras automatiskt. Alumnen måste själv aktivt uppdatera sin adress om man inte bor på sin folkbokföringsadress eller om man flyttat utomlands. 3

Enkelt att söka och kontakta alumner Systemet är lätt att ta till sig och det är enkelt att göra olika sökningar för att kontakta grupper av alumner. Men det finns även möjlighet att utföra mer avancerade sökningar för att använda i statistiskt syfte bl.a. via examen, utbildning, AMSYK eller SUN, se kapitel 5.2.4. Exportera hämtade uppgifter Uppgifter från KTH Alumninätverk går att exportera i ett flertal format (txt, excel, doc mm.). Här kan man göra snyggare efterbehandlingar, diagram etc. Du kan även skapa adressetiketter för att underlätta utskick. Läs mer i kapitel 6. E-post, ebrev Från KTH Alumninätverk kan du skicka både E-post och ebrev till utvalda mottagare. För smidig hantering av större mängder E-post finns en funktionsadress. Läs mer i kapitel 6. 4

1. Inloggning 1.1 Användaruppgifter För att komma igång med Alumninätverket behöver du användarnamn och lösenord. Det får du av KTHs centrala Alumnikoordinator som du enklast kontaktar via alumni@kth.se. Lösenordet du får kan du byta ut mot något du väljer själv, se 9.1 Byt lösenord. Har du tappat bort dina användaruppgifter, kontakta Alumnikoordinatorn så får du dina inloggningsuppgifter på nytt. 1.2 logga in Som administratör loggar du in i databasen via länken https://alumni.admin.kth.se/admin/admlogin.asp Denna länk finns också utlagd på alumniwebben: www.kth.se/alumni/alumninatverket 1.3 Logga ut Om du är inloggad i nätverket men ingen aktivitet sker på 25 minuter, får du en påminnelse om att du kommer loggas ut ur syste met om 5 minuter. Systemet räknar sedan ner för var minut och du blir av säkerhetsskäl automatiskt utloggad om ingen aktivitet skett efter dessa 5 minuter. 5

2. Startsidan Startsidan ger en översikt över Alumninätverkets funktioner. I den högerställda menyn finns alla huvudrubriker för KTH Alumninätverk. På startsidan kan du även enkelt leta upp en alumn, om du vet personens alumn-id, användarnamn eller person nummer. Då använder du rutan Redigera alumn längst ner i högra hörnet. För att söka en eller flera alumner, se kap. 5 Sök alumn. Bild 1. Start-sidan i KTH Alumninätverk. Bilden kan se annorlunda ut beroende på vilka behörigheter man har. 6

3. Anteckning Genom anteckningsfuktionen i nätverket kan du bokföra alla aktiviteter du utför i nätverket. Du kan även använda anteckningar som en att-göra-lista eller liknande. Du väljer själv om din anteckning ska vara synlig för andra administratörer eller inte. 3.1 Publikt Markerar du din anteckning som publik kan den läsas av alla som har åtkomst till admi nistratörsgränssnittet. Den publika anteckningen är ett forum för kommunikation mellan administratörer. Rubriken för din anteckning är synlig på startsidan, tänk därför på att döpa din anteckning till något sammanfattande för det som skrivits. Det är då enkelt att hitta informationen igen. Visningsdatum är inte nödvändigt men ofta praktiskt, datumet anger hur länge anteckningen ska synas. 3.2 Privat Lämnas rutan Publikt tom, har ingen annan tillgång till anteckningen utan endast den som skrivit anteckningen kan läsa den. Ò TÄNK PÅ ATT! Anteckningen inte får vara längre än 3800 tecken (ca. en A4-sida). Glöm inte att spara anteckningen när du är färdig. Bild 2 skriv anteckning 7

4. Nyregistrering av alumner När det gäller nyregistreringar till KTH Alumninätverk hänvisar vi alumner till den centrala alumniwebben (www.kth.se/alumni) och studenter till studentwebben under karriär (www.kth.se/student/karriar/alumni). Det finns även fysiska registreringsblanketter som du kan ladda ner från Internwebben och dela ut till studenter och alumner som av någon anledning inte själva kan registrera sig online. Dessa hittar du på www.kth.se/internt/alumni. När du får ett sådant formulär skickat till dig går du in under Nyregistrering av alumn i menyn och knappar in alumnens personnummer. Då genereras en registreringssida för alumnen. Där fyller du i data enligt formuläret. När du är klar får du automatiskt upp frågan om du vill skicka ett välkomstmeddelande till alumnen. Gör det. Det går till den e-postadress som är angiven. Om alumnen inte har angett någon e-postadress bör ett brev skickas ut manuellt till alumnens postadress. Kontakta KTH Alumni för att få den senaste mallen. Korrekt personnummer Alumnerna identifieras via sitt personnummer och det är därför viktigt att de skrivs in korrekt vid registreringen. Svenska personnummer måste vara tio siffror långa. Studenter som inte har ett svenskt personnummer har fått ett provisoriskt personnummer skapat i Ladok. Det har ett A som sjunde tecken. Om en student eller alumn inte vill eller kan ge ut sitt personnummer kan man skapa ett sk systempersonnummer. Kontakta KTH Alumni om det blir aktuellt så hjälper vi dig. Ò TÄNK PÅ ATT! Fördelen med ett svenskt tiosiffrigt personnummer är att uppgifterna kan kopplas till Ladok och Spar, något som inte fungerar om ett systempersonnummer skapas. Observera att en person som inte finns i Ladok måste godkännas manuellt av huvudadministratören för KTH Alumninätverk! Bild 3 Registrering från formulär 8

5. Sök alumner Denna funktion är förmodligen den funktion du kommer att ha mest användning för. När du vill söka efter en eller flera alumner formulerar du en fråga till systemet genom att ställa ett eller flera villkor. När villkoren är valda och sökfunktionen aktiverad och klar letas matchande alumner fram och sammanställs därefter i en lista. Under Sök alumn finns det möjlighet att välja enkel eller avancerad sökning. Här beskrivs de vanligast förekommande delarna. Har du frågor, hör av dig till KTH Alumni. Om du letar efter en specifik alumn hittar du honom/henne enklast via personnummer eller namn, men om du är ute efter en grupp av alumner bör du göra en filtrerad sökning. Det finns väldigt många olika sökvägar att tillgå och i de följande delkapitlen redogörs för vart och ett av dessa. Ò TÄNK PÅ ATT! Det finns hjälptexter i söksidan som kan vägleda dig om du undrar över något. Klicka på rutan med frågetecknet Söktips Om du t.ex. i rutan Alla efternamn skriver Lund så söker systemet reda på alla efternamn som innehåller Lund t.ex. Lundgren, Lundkvist, Lundquist etc. Û ObserverA! Om man gör ett mellanslag efter ett namn så söker den på alla med dubbelnamn. T.ex. om du skriver Anna [mellanslag] så hittar den t.ex. Anna Maria. Du kan använda _ (underscore) eller? om du vill i dina sökvillkor. Dessa tecken betyder valfritt tecken. Om du t.ex. som förnamn söker på t?ra eller t_ra får du träffar som heter t.ex. Tora, Tyra. 9

5.1 Enkel sökning I enkel sökning kan man välja att fylla i följande rutor: Alla förnamn Alla efternamn Ort (Hem/Arb) E-post (Hem/Arb) Bild 4. Sök alumn Enkel sökning. De rutor du fyllt i anger de villkor du ställer för att göra en sökning. Det går även att ta med alumner som aktivt sagt att de inte vill ha någon kontakt genom att fylla i rutan vid texten Inkludera även de som inte vill ha kontakt. Den funktionen bör användas med stor försiktighet. Läs mer under lagar och regler i kapitel 9. När du fyllt i allt trycker du på knappen Snabbsök. Längst ner på sidan visas sökresultatet och det antal träffar det genere rade. Genom att klicka på länken Visa kan du se den enskilda alumnens profil. 5.2 Avancerad sökning Under avancerad sökning kan man lägga till fler villkor och specificera sökningen nog grannare. Genom att göra en sökning med fler kriterier så kan du lättare få fram de specifika personer du vill nå. 10

5.2.1 Arkiv med sparade sökningar I rutan Fråga i nedre delen av bilden sammanställs de villkor som du väljer. Du kan även välja att gå in i tidigare gjorda val av sökningar genom att klicka på knappen Arkiv, därmed erhålls en lista på sökningar som gjorts och sparats. Genom att klicka på en sparad fråga visas den befintliga frågans villkor samt vilka fält i träfflistan som valts ut och hur de sorterats. Man kan då välja mellan att Spara som ny, Kör fråga och Ladda fråga. Om du väljer den sistnämnda läggs villkoren till i Fråga-rutan. Därefter kan du lägga till eller ta bort kriterier om du vill förändra sökningen. Vid Kör fråga söker och sammanställer databasen ett resultat omgående. Med knappen Spara kan du sedan spara en sammanställning av villkor till en fråga och lägga i arkivet. Bild 5. Hämta villkor från arkivet. 5.2.2 Fyra huvudvillkor Under fliken Avancerad finns det fyra huvudvillkor, dessa presenteras som länkar på Sök-sidan: Person Studier Karriär Kontakt När du valt och sammanställt dina villkor under dessa rubriker kan du gå vidare genom att gå in i Fält eller Sortering för att sortera och göra prioritetsordning för hur du vill att resultatet ska presenteras. Om du går in i länken till någon av de fyra huvudvillkoren ovan är de indelade i: 1. Egenskap 2. Operator 3. Värde 4. (knapp för att lägga till valt villkor) I de olika fälten kan ett antal kriterier ställas. Dessa villkor är färgmarkerade för att enklare särskiljas. 11

5.2.3 Person Under länken Person kan du t.ex. göra följande val genom att följa steg 1-4. Steg 1. Egenskap: Steg 2. Operator: Steg 3. Värde: Steg 4. + (plus): Här kan du t.ex. välja att söka på för- och efternamn. Här väljer du: innehåller, lika med, inte lika med, innehåller inte och börjar med. Här skriver du önskad text eller väljer enligt lista. Därefter klickar du på plustecknet, varpå villkoret läggs till i rutan Fråga, längre ned på sidan. Här, i frågerutan, sammanställs alla villkor vartefter du lägger till dem med plus-knappen. När du är nöjd med dina val går du vidare, t.ex. med fler villkor i någon av huvudvillkoren (Studier, Karriär, Kontakt). Ò TÄNK PÅ ATT! Om du gjort ett antal val i steg 1 4 men inte klickat på plustecknet, så försvinner de vid byte till annat huvudvillkor t.ex. från Person till Studier. Byter du till Enkel sökning försvinner även de villkor du sammanställt i frågerutan. Exempel: Under Län och Kommun kan flera län och/eller kommuner väljas. Välj först ett alternativ, tryck på +[plus] och gör därefter likadant för de län och/eller kommuner som ska vara med. Om du ska söka efter personer inom ett visst åldersintervall t.ex. mellan 45 50 år gör du så här: Under avancerad sökning, fliken Person, väljer du Personnummer och i rullisten, börjar med. Skriv in 56 och klicka på plustecknet, skriv 57 och klicka på plustecknet osv. På samma sätt kan man göra med t.ex. postnummer. 12

Personliga uppgifter publika När alumnerna registrerar sig kryssar de i vilka uppgifter som får visas för andra alumner. Som administratör kan du dock ta del av all ifylld information. Under huvudvillkoren Person, Studier samt Karriär finns längst ned i varje villkorsfönster en möjlighet att välja om du vill ha med även de uppgifter som alumnerna själva valt att dölja för andra alumner. Du kan välja Ja eller Nej. Om man inte markerar något alternativ visas både publika och inte publika uppgifter. Väljer du Ja visas endast de publika uppgifterna. Tänk på att respektera alumnernas önskemål om att hålla viss information privat. Bild 6. Avancerad sökning Person. 13

Förklaring av några villkor som kan sättas under länken Person Status kan anges som lika med eller inte lika med följande: Registrering OK Nyimporterad FirstReg WebReg NoLadokReg RegOKCheck Borttagen Död Statusbeskrivning Presentation AlumnId StudentId Loggdatum Importdatum Registreringsdatum Senaste adr.uppdat Alumnen har genomfört en godkänd registrering. Informationen är hämtad från Ladok. Personen har tagit examen men ej registrerat sig själv. En status som alumner fick vid första utskicket. Dessa alumner hade fått ett förgenererat lösenord. Används ej mer. Registrering som är påbörjad av alumnen men ej slutförd.* Registrering som är påbörjad av alumnen men ej slutförd.* En status som alumner får under registrering om de inte finns i Ladok vid tidpunkten för registreringen. Alumner som väntar på manuell kontroll då de ej återfunnits i Ladok efter slutförd registrering. (Under registrering hade de status NoLa dokreg ). Alumnen har bett om att få bli avregistrerad, eller en person har försökt registrera sig men har inte godkänts pga. att han/hon inte ansetts trovärdig. Alumnen har avlidit, uppgifter kommer från SPAR, alternativt att ad ministatör fått kännedom om detta. Detta är ett fält som bl.a. fylls i med information från Spar. Om per sonen inte finns i Spar (skyddad identitet, felaktigt personnummer, utvandrat, avregistrerad) eller vid borttagning av alumn anges detta här. Den här rubriken kopplar till en fritextruta där alumnen kan välja vad som ska skrivas. Ett för alumnen unikt nummer (löpnummer) i systemet. Genereras av systemet vid import. Detta fält kommer från Ladok och är ett unikt nummer som alla i La dok ska ha. Datum i alumnernas användarlogg. Detta datum sätts när en alumn importeras i systemet. Det datum alumnen genomfört en godkänd registrering. Datum för senaste adressuppdatering (Från SPAR eller ev. Ladok) *Alumnerna med status WebReg och NoLadokReg har ej avslutat registreringen och bör påminnas om att färdigställa den eller registrera dem via Nyregistrering av alumn. Under Importgrupp finns följande valalternativ: Allmänna: EjFunnen Alumner ej funna i Ladok Open 14

Ladok Övriga Alumner från Ladok Open Om en administratör registrerar via Nyregistrering av alumn och alumnen ej återfinns i Ladok eller om alumnen bara registreras med födelseår. (T.ex. 450102vilket systemet gör om till 450102@001). Exempel på ytterligare importgrupper som kan förekomma: ArkivKort GammalAlumn SCBFil Alumner från registerkort Importerad data från en gammal alumndatabas Alumner från SCB Logghändelse En logghändelse är bra för att kunna se historiken på vad en alumn gjort via databasen samt vad som skett med alumnens registreringssida. I rullisten finns följande alternativ: LogOn AlumnSearch ChangeData WebRegOK NoLadokRegOK FirstRegOK SendMessage PWSent Removed FreeText ManualSendout Deceased En alumn med godkänd registrering loggar in. Alumnen går in på söksidan. En alumn med godkänd registrering ändrar sina personliga data. En ny alumn har registrerat sig (återfanns i Ladok). En ny alumn har registrerat sig (återfanns varken i import eller i Ladok). Alumnen är registrerad från formulär av admin. Alumnen skickar meddelande till administratör. Användarnamn och lösenord har skickats med E-post till alumnen. Alumnen har tagits bort från KTH Alumninätverk. Fritext Flaggan för manuellt utskick har tagits ner. Alumnen har satts till avliden av administratör(obs! Ej vid SPAR-körning). 15

5.2.4 Studier Under länken Studier kan man välja två huvudinriktningar för att söka: SUN (Svensk UtbildningsNomenklatur), och där välja nivå eller inriktning. Detta alternativ rekommenderas ej då funktionen inte är tillräckligt uppdaterad. Utbildning, och där välja påbörjat program eller uttagen examen. Bild 7. Studier här finns två huvudinriktningar att välja mellan, välj Utbildning! SUN I valmöjligheterna under SUN anger du först om sökvillkoren ska baseras på Nivå (Efter gymnasial utbildning kortare än två år, Eftergymnasial utbildning två år eller längre, eller Forskarutbildning). Eller om det ska baseras på Inriktning av utbildningen. Därefter speci ficerar man ytterligare så långt man kan eller vill för att få det sökresultat som önskas. Funktionen är dock inte uppdaterad för våra KTH-alumner. Utbildning Den andra stora huvudinriktningen är att söka under Utbildning, där man antingen kan söka på påbörjat studieprogram eller på uttagen examen. I listan Utbildning finns följande val: Ladok-Programinriktning (Här kan du söka på alumnens inriktning enligt examen i Ladok) Ladok-Program (Här kan du söka på program som alumnen påbörjat enligt Ladok) Ladok-Examen (Här kan du söka på uttagen examen enligt Ladok) Ladok-Forskarexamen (Här kan du söka på uttagen forskarexamen enligt Ladok) Väljer du Ladok-Program får du strax upp en lång lista över valbara program. Här återfinns endast de program som finns representerade av alumnerna i databasen. Skulle ditt eftersökta program saknas kan det bero på att ingen alumn med det programmet registrerat sig ännu. Väljer du Examen så återfinns alla examina sedan början av 1990-talet. Välj Examen t ex CING- Civilingenjörsexamen och därefter Inriktning t ex B-Materialteknik. Om du vill söka fram vilka alumner som gått en viss inriktning väljer du Programinriktning, tex AFM Affärsutveckling och medieteknik. Därefter kan du under Program se vilka utbildningsprogram på KTH som har möjlighet att välja inriktningen. Välj de program som du är 16

intresserad av. Det går bra att välja flera, se då till att trycka på plus-knappen för varje valt program och se till att alla hamnar i villkorsfönstret innan du trycker på Snabbsök. Exempel på sökning: En alumn kontaktar dig och undrar vilka som tog examen samtidigt som han/ hon? Välj Sök alumn och Enkel sökning. Sök på alumnens namn alternativt personnummer, tryck på Sök. Växla till fliken Fält, välj fälten Uttagna examina, Uttagna forskarexamina, detta för att se vilka examen som alumnen tagit ut. Notera alumnens examina och år. Sök utifrån aktuell examen genom att gå på avancerad sökning, fliken studier. 5.2.5 Karriär Varje yrke som finns representerat i KTH Alumninätverk är kopplat till en standardkod i AMSYK (ArbetsMarknadsStyrelsens YrkesKlassificering). Detta gör det enklare att söka efter en viss yrkestitel, eftersom alumnens egen benämning inte alltid är standardiserad. Under länken Karriär kan du söka efter ett yrke med hjälp av AMSYKkoderna. Nivåerna som finns att välja är: Yrkesområde Huvudgrupp Yrkesgrupp Undergrupp Yrke Ò TÄNK PÅ ATT! Du behöver inte välja alla nivåer, trots att det finns information på varje. Markera med plus-tecknet de uppgifter du vill ha med i din fråga och fortsätt sedan med din sökning. Notera att alla alumner inte är yrkesklassificerade! Du kan också söka på Sysselsättning, Arbetsuppgifter, Arbetsgivare, Arbetsavdelning, Arbetstitel etc med fritext. 17

5.2.6 Kontakt Alumnerna kan ange om hon eller han vill bli kontaktad av KTH på ett antal olika sätt. Alumnen har även möjlighet att helt avsäga sig kontakt, vilket innebär att vederbörande automatiskt ignoreras vid en sökning. Vill du ändå ta med en sådan alumn, välj, Inkludera även de som inte vill ha kontakt med tillhörande plus-knapp. Ò TÄNK PÅ ATT! Observera PULpersonuppgiftslagen och hur man bör behandla personuppgifter, se mer under 9.2 Lagar och regler Bild 8. Kontakt. 18

5.3 Fält För att kunna presentera sökresultatet måste du välja vad, av alla de uppgifter för varje alumn, som ska visas. Detta gör du under fliken Fält. Välj önskad uppgift under Tillgängliga fält genom att markera den och klicka på knappen Välj. Alternativt dubbelklicka på fältet du vill välja. Du kan dessutom välja i vilken ordning uppgifterna ska stå, oberoende av hur de står i databasen. Det gör du genom att markera ett fält i träfflistan och därefter klicka på någon av knapparna Upp eller Ner. Bild 9. Fält. 19

5.4 Sortering När de att önskade uppgifterna/fälten valts ut är näste steg att sortera dem. De fält du valt, se 5.3 Fält, får du rangordna under denna flik. Du kan även redigera antal fält, samt ange om fältet/-en ska sorteras stigande (A Ö) eller fallande (Ö A). Bild 10. Sortering. Ò TÄNK PÅ ATT! Sedan ovanstående val gjorts rekommenderas att du sparar din sökning, delvis av säker hetsskäl (datorhaveri), men också för att det kan vara praktiskt att kunna gå tillbaka till en sökning för att återanvända eller bygga ut den. Spar-knappen sitter vid Arkiv, nästan längst ner till höger under varje flik. 20

6. Efterbearbetning När du valt vilka fält som ska ingå och hur de ska sorteras så finns ett antal olika sätt för att presentera eller skicka sökresultatet. Längst ned i bilden finns följande funktioner/knappar: E-post... Etiketter... ebrev www... Textfil... 6.1 Skicka E-post Genom att gå in i länken Skicka E-post kan man ange E-postadresser manuellt i mottagar rutan. Avsändaradressen är den adress du angav vid registrering av administratörskontot. Vill du ändra avsändaradress måste du kontakta databasadministratören, som lägger in en ny E-postadress i ditt konto. Skicka E-post efter sökning I KTH Alumninätverk kan du enkelt nå ut till alumnerna genom att skicka ett E-postmeddelande till alla som anmält sin E-postadress till databasen. När du gjort din sökning och fått fram listan över dina alumner, väljer du E-postknappen längst ned i sökfönstret, varefter samt liga namn och deras E-postadresser läses in i E-postfunktionen. Ò TÄNK PÅ ATT! E-post skickas när ledig kapacitet finns. Se även vem som är avsändare vid utskicken, vid större utskick bör avsändaren vara en funktionsadress. När utskicket gäller att mottagarna eventuellt ska göra något (t.ex. svara på något eller uppdatera något) kan man välja att skicka till ett mindre antal först. Detta för att se om man når dem med sitt budskap eller om man måste formulera om det innan man skickar till resterande personer. 21

Bild 11 Skicka e-post och skapa e-post De E-postadresser som är felaktiga flaggas, och avmarkeras på detta sätt från mottagarlistan. Följande alternativ kan uppstå vid felaktigheter: Felaktiga E-postadresser E-post ej godkända Vanlig post Här finns t.ex. de som önskat kontakt med universitetet via E-post (antingen via E-post hem eller jobbet) men ej angivit någon E-postadress. Under denna rubrik finns de som t.ex. önskat utskick till E-posten hem men angivit adressen till E-posten på jobbet. De personer som inte önskar kontakt (som alltså har markerat detta val under sin kontaktflik i användargränssnittet) kommer inte heller med i mottagarlistan. De som kryssat i och önskat Brev hem eller Brev jobbet återfinns under länken Vanlig post och kan laddas ned som excel-fil. 22

6.2 Etiketter Önskar du göra utskick med vanlig postgång kan du använda dig av Alumninätverket för att skriva ut färdigadresserade etiketter. Gör en sökning över de alumner som berörs, välj sedan knappen Etiketter och följ följande instruktioner som även finns länkade intill Etikett-knappen. Instruktioner för etiketter 1. Gör önskad sökning. 2. Ladda först hem etikettmallen: Högerklicka på länken Etikettmall och välj Spara mål som... och spara den på hårddisken. 3. Klicka på knappen Etiketter... Spara filen i samma mapp som du sparade etikettmallen. OBS! Om din webbläsare visar resultatet direkt i fönstret, välj Spara som... (Save as...) under Arkivmenyn och spara dokumentet. 4. Starta utforskaren och dubbelklicka på etikettmallen (Etiketter KTH Alumninätverk.doc). 5. Klicka på Nej på frågan som dyker upp. 6. Klicka Öppna datakälla i verktygsfältet Koppla. 7. Leta reda på adressfilen du laddade hem i punkt 3 (det kan hända att du måste ändra i rutan för filformat till Textfiler (*.txt) för att se filen. 8. Klicka på Koppla till nytt dokument i verktygsfältet Koppla. 9. Välj alla och klicka på knappen Ok. 10. Skriv ut etikettlistan. Vilka etiketter ska jag använda? Reference: Allroundetikett för kopiering, inkjet och laser. Format 70 x 36 mm. 6.3 ebrev Webb ebrev Webb är en elektronisk brevtjänst som passar alla typer av utskick där du ska ge en grupp mottagare samma information. Du når tjänsten via Internet, på www.posten.se, där du också registrerar dig. Inga installationer på din dator behövs. Tjänsten är tillgänglig från vilken dator som helst och passar både Macintosh och PC. Det är en tjänst som passar alla typer av utskick där du ska skicka brev till en eller 10 000-tals mottagare på samma gång. Breven postar du direkt från din dator. Du skriver ditt brev som vanligt på datorn, tar fram en adressfil och skickar materialet elektroniskt till Posten över Internet. Sedan gör Posten resten dvs. skriver ut, kuverterar, adresserar, frankerar och distribuerar breven. Du kan själv välja om du vill ha breven utskrivna i svartvitt eller färg. Du kan infoga namnunderskrifter, logotyper, diagram och andra bilder. För mer information se postens hemsida. 6.4 Exportera data För att skriva ut eller exportera listor kan du välja något av följande format: Excel-, Word- eller Textformat. 23

För respektive format gäller ungefär samma sak: markera med respektive radioknapp vil ket format du önskar och välj sedan Textfil. Spara sedan filen till önskad katalog. Därefter behöver du eventuellt redigera innehållet i filen, så att det ser lättöverskådligt ut. Bild 12 Exportera data 24

7. Funktioner vid utökad behörighet Utökad behörighet innebär att du som administratör kan få tillgång till fler funktioner som finns i KTH Alumninätverk. Kontakta KTH Alumni om du känner att du har behov av utökad behörighet. Följande kan läggas till som utökade rättigheter: Se registreringar, godkänna och ta bort alumner. Se statistik och användningslogg. Generera och testa lösenord. Administrera SUN. Se alumner utan AMSYK. Se importlogg. Administrera SPAR. Administrera åtkomst. Administrera föreningar. Formulär. Lägga till/administrera användare. De vanligast förekommande som används av administratörer beskrivs under 7.1 och 7.2. 7.1 Se registreringar, godkänna och ta bort alumner Med utökad behörighet får man rättigheter att manuellt godkänna en alumn samt ta bort alumner som så önskat. Dessutom får man möjligheten att skriva en logg på alumnen t.ex. att den har önskat att bli avregistrerad från att få nyhetsbrev. Under se samtliga registreringar i huvudmenyn kan man i omvänd kronologisk tidsordning se alumner som registrerat sig. Rapporten visar bl.a. när och varifrån de registrerat sig. Här ser man också de som registrerats från formulär samt de som bett om att få sina uppgifter bortplockade från KTH Alumninätverk. 7.2 Formulär I KTH Alumninätverk finns möjlighet att skapa formulär för t.ex. enkäter eller anmälningsformulär. Det går att skapa ett formulär och sedan skicka det till utvalda alumner enligt de sökvillkor man angett. Därefter kan man på ett lättöverskådligt och enkelt sätt återfå och bearbeta materialet som skickas tillbaka. Från startmenyn väljer man Formulär därefter finns följande fält och möjligheter för att skapa formuläret. 25

Namn I detta fält anger man titeln på formuläret. Max 100 tecken. Publiceringsdatum Stoppdatum Max svar Det datum när man publikt kan komma åt formuläret för inmatning. D.v.s. fr.o.m. när alumnerna har möjlighet att svara på formu läret. Detta datum stängs formuläret för publik inmatning. Om formuläret bara ska kunna ta emot ett visst antal svar. Kan t.ex. vara om man erbjuder ett visst antal platser till ett seminarium. Bild 13. Formulär Kod Visa id-nummer id-benämning Visa frågenummer Beskrivning Ev. kod för att få tillgång till formuläret. Om det unika id-numret ska visas i summeringar. Idnumret genereras automatiskt. Vad benämningen av id-numret ska vara. En valfri text som kan vara t.ex. referensnummer, bokningsnummer. Om frågorna ska numreras i formuläret. Text som visas före frågorna i formuläret. 26