Utvärderingsrapport 2014-03-19 Upphandlande organisation Stockholm Vatten VA AB Ingrid Landquist Upphandling PVC-rör och PVC/PP- rördelar och tillbehör 13SV593 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Kval.: Ahlsell Sverige AB 4592 PVC-/PP-rördelar och 5560129206 tillbehör, Stockholm Vatten (14/6) Onninen Aktiebolag Sthlm vatten PVCrör ovc pp 5563719474 Kommentar: rördelar (14/3) 1.11.6 Det saknas beskrivning avseende punkt D - På vilket sätt kommer anbudsgivaren att hantera eventuella skador som sker vid leverans till beställarens förråd? Nej 1.11.7 Det saknas beskrivning avseende punkt B- På vilket sätt kommer anbudsgivaren att hantera gentemot beställaren vid eventuella brister i produktkvalitet och funktion? 1. Administrativa föreskrifter 1.1. Inledning 1.2. Upphandlande enhet 1.3. Förteckning över förfrågningsunderlag 1.4. Upphandlingsförfarande 1.5. Formella krav 1.5.1. Sista anbudsdag Anbud skall vara Stockholm Vatten AB tillhanda senast 2014-02-10 Sida 1 av 9
1.5.2. (Adressering och märkning) Elektroniskt anbudsförfarande Stockholm Vatten VA AB använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet VISMA TendSign. Anbudsgivare som vill delta ska lämna in elektroniskt anbud via system TendSign. Anbudsgivare får genom VISMA TendSign: Tillkommande information. Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta VISMA TendSigns support på 013-47 47 520 vardagar kl. 08.00 17.00. 1.5.3. Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud till och med 2014-06-30 Anbudsgivaren skall acceptera anbudets giltighetstid. (/Nej svar) 1.5.4. Krav på anbudet Anbud ska omfatta hela förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren skall bifoga efterfrågade dokument till anbudet. Dessa skall förtecknas och märkas enligt anvisningar i förfrågningsunderlaget. Prisbilaga skall bifogas anbudet. Prisbilagan skall vara en Excel-fil och den ska vara läs- och redigerbar i Office. Priset skall vara fast i SEK enligt prisregleringen i avtalskonceptet. Anbudet skall vara avfattat på svenska. Teknisk information och dokumentation som bifogas anbudet skall vara på svenska eller engelska. När det gäller certifikat/intyg som är på annat språk än svenska eller engelska, ska det finns med ett förklarande dokument på svenska där det framgår vad certifikatet/intyget står för. Anbudet skall innehålla dokumentation som styrker att de krav som angivits i kravspecifikationen uppfylls. Observera att anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att förkastas. Likaså kan anbudet förkastas om varan inte uppfyller kraven i kravspecifikationen. Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud utan att ersätta kostnad i Sida 2 av 9
samband med anbudsgivningen. 1.5.5. Frågor under anbudstiden Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Stockholm Vatten VA AB besvarar frågor via samma funktion. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydlig i något avseende är det viktigt att Stockholm Vatten kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Det är viktigt att frågor ställs senast måndagen den 3 februari 2014, så att dehinner besvaras i god tid. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Stockholm Vatten under anbudstiden är bindande för både Stockholm Vatten och anbudsgivare. 1.6. Prövning 1.7. Utvärderingskriterier 1.8. Sekretess 1.9. Meddelande om beslut 1.10. Upphandlingskontrakt 1.11. Krav på anbudsgivare 1.11.1. Juridisk ställning Anbudsgivaren skall vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdeskatt, innehållen preliminär A-skatt, arbetsgivaravgifter samt inneha F-skattebevis och skall ha fullgjort sina åtaganden beträffande socialförsäkringsavgifter och skatter, enligt 10 kap LUF. För att bevisa uppfyllelse av ovanstående skall nedanstående blanketter bifogas i anbud: Registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket (ej äldre än 6 månader). (Blanketten Begäran/Svar offentliga uppgifter, (SKV 4820) kommer Stockholm Vatten VA AB själv att begära in enbart på det vinnande företaget). För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till sitt Sida 3 av 9
anbud bifoga intyg från relevanta myndigheter i det land anbudsgivaren är etablerad enligt följande: Intyg som visar på registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger. Intyg som visar att leverantören betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren ska bifoga registreringsbevis. (Bifogat dokument) 100,00 Se bilaga 2. 100,00. Bilaga 2 Registreringsbevis.pdf Bolagsverket registreringsbevis 2014_01_14.pdf Anbudsgivaren ska bifoga intyg som visar att leverantören betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter anbudet, gäller enbart utländska anbudsgivare. (Bifogat dokument) Ej aktuellt. % 100,00. Registerutdrag 130305 F-skatt.pdf 1.11.2. Teknisk förmåga och kapacitet Nedanstående kvalificeringspunkt ska besvaras i respektive "fritextruta". Observera att efterfrågad beskrivning av respektive kvalificeringspunkt skall innehålla så pass mycket respektive avsnitt uppfylls. 1.11.3. Företagspresentation A - När startade företaget? B - Vilka affärsområden finns inom företaget? Ahlsell, grundat 1877, har varit verksamma i över 130 år och är Nordens största grossist inom installationsprodukter, verktyg och maskiner. Vi kan därför erbjuda marknadens bredaste sortiment inom VVS, El, Ventilation, Isolering, Verktyg & Maskiner, Kyl, VA, Bygg och Personligt Skydd. Ahlsells affärsidé är att skapa effektiv handel med installationsprodukter, verktyg och maskiner för professionella användare. Visionen är att vara kundens självklara val av installationsprodukter, verktyg och maskiner. Ahlsell har i dag ca 220 etableringar i sina verksamhetsländer, även verksamhet i Baltikum och Ryssland., Sida 4 av 9
varav cirka 90 butiker i Sverige. Med cirka 100 000 artiklar i lager lever vi upp till kundernas höga krav på mångfald, när det kommer till såväl design och funktion som kvalitet och kostnad. Ahlsell har ett heltäckande nät av butiker med en unik logistiklösning som gör oss till en stark handelspartner för både kunder och leverantörer. - A och B. - A och B. 1.11.4. Organisation A - Har anbudsgivaren underleverantörer som mellanhand från tillverkare och till Stockholm Vattens förråd? Om svaret är ja, ska underleverantör/er namnges. B - Hur länge har anbudsgivaren arbetat med de offereade produkterna? C - Vem i anbudsgivarens organisation är ansvarig för de tekniska frågorna avseende de offererade produkterna? A) Nej B) PVC rör sedan 1961 och PP-rördelar sedan 1995. C) Tommy Bjurner. - A, B och C. - A.B och C. 1.11.5. Logistik A - Anbudsgivaren ska beskriva det flödesschema som avses användas för leverans av de produkter som omfattas av denna förfrågan. Beskrivningen ska omfatta hela arbetsflödet från att beställning sker tills att varan är levererad till beställarens förråd. Beskrivningen ska även omfatta beställning från anbudsgivaren till underleverantör/tillverkare. Beställning. Stockholm Vattens order skickas till Ahlsell via tel., fax, mail, eller elektroniskt och administreras omgående av Ahlsell personal. Reklamationer, leveransinformation, leveransförseningar och order sker alltid direkt till Ahlsell. Hantering order/transport. Order läggs i vårt affärssystem antingen mot vårt lager eller mot tillverkarens fabrik. Produktunika artikelnummer används för säkerställande av att rätt produkt levereras. Order mot vårt centrallager hanteras i vårt affärssystem och genererar en plockorder. Ordern plockas, emballeras och märks före lastning för transport. Transport till omlastningsterminal (Olab) i Eriksberg, sker med Schenkers linjebilar. Hos Olab sorteras gods för leverans ut till kund. Beställning från underleverantör/tillverkare. Ahlsells order mot tillverkande fabrik hanteras i vårt affärssystem. Order skickas elektroniskt eller beställs via telefon med elektroniska orderbekräftelser. Produktunika artikelnummer används för säkerställande av rätt produkt. Tillverkaren ombesörjer packning och emballering av produkterna och levereras till Stockholm Sida 5 av 9
Vatten med vår tranportör OLAB eller extern transportör. - A. 1.11.6. Leveranssäkerhet A - Vilka åtgärder tänker anbudsgivaren vidta för att minimera att produkterna i denna förfrågan inte blir försenade till beställarens förråd under en eventuell avtalsperiod? B - På vilket sätt kommer anbudsgivaren att hantera eventuella leveransförseningar till beställarens förråd? C - Vilka åtgärder tänker anbudsgivaren vidta för att minimera att produkterna i denna offertförfrågan inte skadas vi leverans till beställarens förråd under en eventuell avtalsperiod? D - På vilket sätt kommer anbudsgivaren att hantera eventuella skador som sker vid leverans till beställarens förråd? Ahlsells effektiva logistiksystem med centrallager på strategiska platser i Norden är navet i koncernens verksamhet. Våra centrallager effektiviserar produktflödet och garanterar snabb och säker leverans. Ahlsells centrallager i Hallsberg är ett av de största i Europa samt även en av Nordens viktigaste knutpunk för transporter. På den ca 60 000 kvadratmeter stora anläggningen i Hallsberg arbetar ca 500 personer dygnet runt med att ta emot, packa och skicka iväg produkter. Ungefär 150 långtradare med 4 500 kubikmeter varor passerar centrallagret i Hallsberg varje dag, året runt. Lastbilarna kör årligen ca 400 000 ton gods till distributionsplatser runt om i Sverige. För att hantera dessa stora volymer har Ahlsell ett skräddarsytt informationssystem som ger en stor precision i logistikarbetet. Butikerna har ett grundsortiment med de vanligaste artiklarna, och kan även anpassa lagerhållningen efter kundens önskemål. Vid avtalsstart görs alltid en genomgång av respektive kunds behov och förväntningar, varefter anpassning av butikens sortiment görs. Detta innebär att så gott som samtliga av kundens frekvent efterfrågade artiklar kan avhämtas i butiken direkt. Möjlighet för avhämtning i butik finns, förutom under ordinarie öppettid, genom ett jouravtal. Genom jouravtalet kan kunden få tillgång till hela vårt sortiment årets alla dagar, dygnet runt. Om någon artikel skulle saknas i butik, finns artikeln normalt sett i butik, eller hos kund, redan morgonen efter genom direktleverans från Ahlsells centrallager i Hallsberg. I och med detta kan Ahlsell garantera att kunden erhåller sina varor i rätt tid. Ahlsell har en leveranssäkerhet på 98 % baserad på efterfrågad vara på rätt tid. De krav och villkor som Stockholm Vatten kommer ställa på Ahlsell kommer Ahlsell i sin tur genom avtal kräva av sina leverantörer. På så sätt säkerställs produktkvaliteten, produktfunktionen och leveranssäkerheten ytterligare. Hantering av eventuella leveransförseningar. Vid indikation på eventuella avvikelser avseende leveranssäkerhet, stoppas omgående alla leveranser som berörs av den uppkomna avvikelsen. Ahlsell kontaktar omedelbart berörd företrädare för Stockholm Vatten för att diskutera och gå igenom det inträffade och för att hitta en lösning. Lagerhanteringsprocess inklusive transport. Genom Ahlsells lagerhanteringsprocess har Ahlsell tagit fram förebyggande åtgärder för att säkerställa att rätt vara levereras till Stockholm Vatten i oskadat skick. Gods ankommer. Leveranskontroll sker. Truckföraren är ansvarig för att lossning utförs utan att varor och emballage skadas. Vid lossning och lastning sker okulärbesiktning. Transport sker på lastpall med krympplats och i originalemballage. Truckförarna ansvarar för att varor ej skadas vid hantering och lastning. Vanligen placeras tunga varor i botten och de lättare ovanpå. Truckförarna ansvarar vidare för att varor stuvas så att skador ej uppstår vid lastning, transport och inför lossning. Dessutom skall truckföraren bevaka surrningen av godset så att skada ej uppstår. Okulärbesiktning genomförs. Bokning transport. Leveranser bokas av transportansvarig på logistikavdelningen. Leveranser sker med lämpliga fordon så att ej skada uppkommer. Transportföretaget ansvarar för leveransen till kunden. Lastbil ankommer. Vid ankomst av lastbil anvisas chauffören till lastnings/lossningsplats. Sida 6 av 9
Framtagning/Lastning. I möjligaste mån sker utleverans enligt principen FIFU, först in först ut. Order för plockning lämnas på anvisad plats för framplockning av lagerpersonal. Hantering av eventuella skador som sker vid leverans. Stockholm Vatten har enbart en kontakt i alla led, och det mot Ahlsell. Reklamationer, leveransinformation, leveransförseningar och order sker alltid direkt till Ahlsell. Felaktiga eller skadade produkter på arbetsplats eller lager, meddelas av kunden per telefon, mail eller besök. Säljaren ska snarast sörja för om möjligt en okulärbesiktning på arbetsplats för att eventuellt hitta orsaken till felet samt meddela kvalitetsansvarig. Skadat eller felaktigt material märks om möjligt med reklamationsnumret och sänds via säljaren tillbaka till leverantör. Reklamationsrapport upprättas genom att säljaren registrerar reklamationen i Ahlsells kvalitetssäkrade reklamationssystem C2 som automatiskt genererar ett mail till kvalitetsansvarig som är "ärendeansvarig". I samband med registrering tilldelas ärendet ett ärendenummer automatiskt. Kvalitetsanvarig bedömer vem som är mottagare av reklamationen (vanligtvis processägaren) och en utredningsprocess startas. Kvalitetsansvarig återkommer till säljaren de åtgärder som man vidtar. Säljaren lämnar snarast besked till kund vad som händer med reklamationen. Vid tester/prover meddelar produktkontrollansvarigt resultat i ärendet via C2. Efter att reklamationsmottagaren har gjort sin utredning och eventuellt ett utlåtande kommit från kontrollavdelningen, meddelas kvalitetsansvarig via C2 och berörd säljare. Säljaren ger kunden skriftligt, alternativt muntligt svar på reklamationen. Reklamationsmottagaren gör tillsammans med kvalitetsansvarig en bedömning av utfallet av åtgärden mot krav och rutiner. Säljaren avslutar reklamationen efter att uppgörelse med kund har gjorts. Reklamationerna analyseras med jämna mellanrum och rapporteras. Vid indikation på eventuella avvikelser avseende produktkvalitet, produktfunktion samt leveranssäkerhet, stoppas omgående alla leveranser som berörs av den uppkomna avvikelsen. Berörda företrädare för leverantören, Ahlsell och Stockholm Vatten träffas för att diskutera och gå igenom det inträffade och för att hitta en lösning. Utöver att rätta till uppkommet fel kan Ahlsell, genom sitt samarbete med flera ledande leverantörer, hitta alternativa lösningar i form av andra produkter som väl motsvarar de krav som Stockholm Vatten efterfrågar. Om felaktiga produkter upptäcks vid operatörskontroll informeras omgående försteman som tillsammans med operatören analyserar felet och gör en anteckning i provningsprotokollet om vad som har korrigerats. Detta för att nästkommande skifts försteman och operatörer skall se vad som har åtgärdats och vilka fel som har uppstått vid tidigare skift. - A, B, C och D. A,B,C. Däremot saknas beskrivning avseende punkt D - På vilket sätt kommer anbudsgivaren att hantera eventuella skador som sker vid leverans till beställarens förråd? 1.11.7. Säkerställa produktkvalitet och produktfunktion A - Vilka åtgärder tänker anbudsgivaren vidta i sitt förebyggande arbetet för att säkerställa att produkterna i anbudsförfrågan håller den produktkvalitet och funktion utifrån de ställda kraven i anbudsförfrågan under den eventuella avtalsperioden? B - På vilket sätt kommer anbudsgivaren att hantera gentemot beställaren vid eventuella brister i produktkvalitet och funktion? Ahlsell är ISO-certifierat enligt ISO 9001 och 14001 vilket innebär att Ahlsell har väl etablerade och beprövade metoder för att säkerställa både en god kvalitet och en god miljö. Ahlsell samarbetar dessutom enbart med marknadsledande och seriösa företag inom branschen. Ahlsell ställer krav på att de leverantörer som Ahlsell samarbetar med är ISO-certifierade enligt ISO 9001 och 14001. Ahlsell kontrollerar också löpande att Ahlsells leverantörer utför sina utlovade egenkontroller och att de produkter som levereras uppfyller relevanta lagkrav och krav på märkning De krav och villkor som Stockholm Vatten kommer ställa på Ahlsell kommer Ahlsell i sin tur genom avtal kräva av sina leverantörer. På så sätt säkerställs produktkvaliteten och produktfunktionen ytterligare. Stockholm Vatten har enbart en kontakt i alla led, och det mot Ahlsell. Reklamationer, leveransinformation, Sida 7 av 9
leveransförseningar och order sker alltid direkt till Ahlsell. Felaktiga eller skadade produkter på arbetsplats eller lager, meddelas av kunden per telefon, mail eller besök. Säljaren ska snarast sörja för om möjligt en okulärbesiktning på arbetsplats för att eventuellt hitta orsaken till felet samt meddela kvalitetsansvarig. Skadat eller felaktigt material märks om möjligt med reklamationsnumret och sänds via säljaren tillbaka till leverantör. Reklamationsrapport upprättas genom att säljaren registrerar reklamationen i Ahlsells kvalitetssäkrade reklamationssystem C2 som automatiskt genererar ett mail till kvalitetsansvarig som är "ärendeansvarig". I samband med registrering tilldelas ärendet ett ärendenummer automatiskt. Kvalitetsanvarig bedömer vem som är mottagare av reklamationen (vanligtvis processägaren) och en utredningsprocess startas. Kvalitetsansvarig återkommer till säljaren de åtgärder som man vidtar. Säljaren lämnar snarast besked till kund vad som händer med reklamationen. Vid tester/prover meddelar produktkontrollansvarigt resultat i ärendet via C2. Efter att reklamationsmottagaren har gjort sin utredning och eventuellt ett utlåtande kommit från kontrollavdelningen, meddelas kvalitetsansvarig via C2 och berörd säljare. Säljaren ger kunden skriftligt, alternativt muntligt svar på reklamationen. Reklamationsmottagaren gör tillsammans med kvalitetsansvarig en bedömning av utfallet av åtgärden mot krav och rutiner. Säljaren avslutar reklamationen efter att uppgörelse med kund har gjorts. Reklamationerna analyseras med jämna mellanrum och rapporteras. Vid indikation på eventuella avvikelser avseende produktkvalitet, produktfunktion samt leveranssäkerhet, stoppas omgående alla leveranser som berörs av den uppkomna avvikelsen. Berörda företrädare för leverantören, Ahlsell och Stockholm Vatten träffas för att diskutera och gå igenom det inträffade och för att hitta en lösning. Utöver att rätta till uppkommet fel kan Ahlsell, genom sitt samarbete med flera ledande leverantörer, hitta alternativa lösningar i form av andra produkter som väl motsvarar de krav som Stockholm Vatten efterfrågar. Om felaktiga produkter upptäcks vid operatörskontroll informeras omgående försteman som tillsammans med operatören analyserar felet och gör en anteckning i provningsprotokollet om vad som har korrigerats. Detta för att nästkommande skifts försteman och operatörer skall se vad som har åtgärdats och vilka fel som har uppstått vid tidigare skift. - A och B. A. Däremot saknar beskrivning avseende punkt B- På vilket sätt kommer anbudsgivaren att hantera gentemot beställaren vid eventuella brister i produktkvalitet och funktion? 1.12. Uteslutningsgrunder 1.12.1. Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Enligt 10 kapitlet 1 och 2 LUF (Lagen (2007:1092) om upphandling inom områden vatten, energi, transporter och posttjänster) får en upphandlande enhet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om enheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som omfattar: 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd98/733/rif om att göra deltagande i kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, 2. bestickning enligt viss närmare angiven definition i lagparagrafen, 3. bedrägeri enligt viss närmare angiven definition i lagparagrafen, 4. penningtvätt också enligt viss närmare definition i lagparagrafen. Av 10 kapitlet 3 LUF (Lagen (2007:1092) om upphandling inom områden vatten, energi, transporter och posttjänster) framgår att anbud får förkastas om någon av nedanstående omständigheter föreligger eller om en anbudsgivare i väsentligt hänseende låtit bli att lämna upplysningar om dessa förhållanden: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, Sida 8 av 9
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Om anbudsgivare eller dennes ställföreträdare inte kan lämna försäkran enligt ovanstående ska en förklaring till detta bifogas. Om försäkring inte kan lämnas kan detta medföra att anbudet förkastas. Härmed intygas att ovan angivna grunder för uteslutning inte föreligger (/Nej svar) Om anbudsgivare eller dennes ställföreträdare inte kan lämna försäkran enligt ovanstående ska en förklaring till detta bifogas. (Fritextsvar) Ej aktuellt. Ahlsell intygar/försäkrar att ovan angivna grunder för uteslutning inte föreligger. 1.13. Undertecknande Bilaga Undertecknande av anbud PP-rör och rördelar skall efter ifyllnad skrivas ut och undertecknas av behörig företrädare. Därefter skall den skannas och bifogas med det strukturerade dokumentet. Anbudsgivaren ska underteckna och bifoga bilagan. (Bifogat dokument) 100,00 Se bilaga 3. 100,00. Bilaga 3 Undertecknande av anbud.pdf Undertecknande av anbud.pdf Sida 9 av 9