1 (15) Hjälpmedelscentrum Delårsredovisning 1 2014 Hjälpmedelscentrum VS 140278 Anne-Christine Ahl Christer Linderborg, Karin Wennström,, Marie Liljeberg 140613 1,0 Hjälpmedelscentrum Delårsredovisning 1 2014 Hjälpmedelscentrum tillhandahåller funktionella och säkra hjälpmedel som förebygger och/eller kompenserar funktionsnedsättning samt ger förutsättning för ett aktivt och självständigt liv
2 (15) 1 Viktiga händelser Ökade hjälpmedelsbehov Antalet uthyrda individmärkta 1 hjälpmedel har ökat med 5,0 % och antalet uthyrda huvudhjälpmedel med 5,2 % jmf med delår 1 2013 Sänkta priser Pga lyckade upphandlingar har den nominella prisökningen kunnat hållas tillbaka och priserna har minskat med 0,02%. Vilket medför att det nominella priset fortfarande är lägre än 2012. Ökad tillgänglighet Processförbättringar har medfört ökad telefontillgänglighet samt ökad tillgänglighet till hjälpmedelsservice. Ökad samverkan Det nybildade förskrivarrådet börjar hitta sina arbetsformer och Hjälpmedelsrådet har utökats med fler brukargrupper. Insulinpumpar nytt hjälpmedel i sortiment From mars månad finns insulinpumpar i Hjälpmedelscentrums sortiment som en konsekvens av beslut av Tandvårds och läkemedelsförmånsverket Metod för riskanalys vid konsumentprodukter är utvecklad En metod för riskanalys vid förskrivning av konsumentprodukter samt vid specialanpassningar har utarbetats i Västmanland på uppdrag av Hjälpmedelsinstitutet. 1 Hjälpmedel med unik märkning för identifiering av hjälpmedelsprodukt/-artikel för spårbarhet
3 (15) 2 Medborgare- / Patient perspektiv 2.1 Tillgänglighet Antalet samtal till kundtjänst har ökat 2,9 % jmf med samma period 2013. För att öka tillgängligheten infördes i februari ett talsvarsbaserat system 2 för tidbokning med valmöjlighet att antingen vänta kvar eller att boka in en tid för återuppringning. Införandet har ökat andelen besvarade telefonsamtal till 95 %. Andelen som erbjudits tid för utprovning på Hjälpmedelscentrum inom 15 dagar har minskat 2,2 % pga sjukdom, jmf med samma period 2013 och är nu 68,1 %. Åtgärder för att öka tillgängligheten pågår. Andelen reperationer/service av hjälpmedel som slutförs inom 5 dagar har ökat till 81,6 %, en 6 % förbättring jmf med samma period 2013, trots att antalet ökat med 1,4 % 3. 2.2 Hälsoinriktat arbete Det hälsoinriktade arbetet har stärkts med material om egenvård 4 i utställningen och med mini- utställningen Kloka val på äldre dar. Hjälpmedelscentrum har deltagit i tre externa aktiviteter med Kloka val på äldre dar 5. Hjälpmedelsutställningen har utvidgats och nu hyr 32 leverantörer yta och visar hjälpmedel, konsumentprodukter och bostadsanpassningar. 1013 besökare i utställningen har fått generella råd 6 och 26 studiebesök har genomförts. För att förbättra servicen har en enkätundersökning genomförts av patienters upplevelse av teknikers hembesök. Av 250 utlämnade anonyma enkäter har 62 besvarats. Resultat av hembesöksenkät Har upplevt hembesöket som bra eller mycket bra 94 % Har upplevt sig bemötta med respekt och att personalen tagit hänsyn 92 % stämmer helt till deras önskemål Får svar som de förstår på de frågor som besökaren har Är nöjda med Hjälpmedelscentrums service vid besöket 100 % Är nöjda med öppettider 88 % Lätt att komma fram på telefon Hade blivit tillfrågade om förväntningar inför besöket 31 % Kände till att det går att kontakta Hjälpmedelscentrum via Mina 36 % vårdkontakter 8 % stämmer delvis 81 % stämmer helt 15 % stämmer delvis 73 % stämmer helt 12 % stämmer delvis 2 Flexitid 3 Efter analys och kvalitetssäkring har mätmetod justeras jmf from delår 2 år 2013 4 Material från Vårdvalet, Nätverket för Hälsofrämjande sjukvård (HFS), Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB). 5 Herrgärdets vårdcentral, ST Larsgården i Hallstahammar samt Brukskyrkan Kolsva. 6 Generella råd om produkter i utställningen och i öppna handeln.
4 (15) Enkäten visar på vissa förbättringsområden som att bli tillfrågad om sina förväntningar, att telefontillgänglighet bör öka och att kännedom om Mina vårdkontakter fortfarande saknas. Ett omfattande arbete pågår inför lanseringen av Tema hjälpmedel på 1177.se med nationell och regional information om hjälpmedelsprocessen och om olika hjälpmedel. En besökare som söker hjälpmedel ska både kunna se vilka hjälpmedel som vanligen förskrivs i Västmanland, och vilka hjälpmedel som finns i hela landet. Parallellt med utvecklingen av 1177.se sker utvecklingen av en ny produktdatabas, med den information om hjälpmedel som är vital för hjälpmedelsverksamheterna och förskrivarna.
5 (15) 3 Process/Produktionsperspektiv 3.1 Patientsäkerhet Antalet registrerade avvikelser 7 under perioden är 45 inklusive arbetsmiljörelaterade avvikelser. Merparten är olika typer av felplock eller felleveranser 8. De flesta avvikelser resulterar till direkta förbättringsåtgärder tillsammans med berörd personal. Några få är mer komplexa och kräver en större arbetsinsats över tid. Åtta leverantörsavvikelser har noterats i samband med leveranskontroll. Fem tillbud med hjälpmedel har rapporterats till Läkemedelsverket, fyra av dessa gäller rollatorer. Inköpsstopp har beslutats gällande en rollator. Inga klagomål har anmälts till Patientnämnden. På uppdrag av Hjälpmedelsinstitutet har metod för riskanalys utarbetas för att på ett säkert och tillförlitligt sätt kunna bredda utbudet av hjälpmedel med konsumentprodukter. Metoden ingår i en nationell handbok 9 som ger vägledning och lyfter fram de faktorer som hjälpmedelsverksamheter, förskrivare och annan berörd personal särskilt ska tänka på. Som en följd av arbetet har riskanalys genomförts på GPS-larm, 7-klöverns upphandlingsmodell har utvecklats och instruktioner har utvecklats för att öka patientsäkerheten. Hjälpmedelscentrum har utbildat berörda medarbetare liksom ett antal medarbetare från 7-klövern. Larm och kognitiva hjälpmedel visades på Patientsäkerhetens dag den 10 april. Hjälpmedelscentrum stödjer patientsäkerhetsteamet och utvecklare för det fall- och trycksårsförebyggande arbete som pågår inom LTV. 3.2 Produktion Produktion Ack april 2014 Ack April 2013 Förändr 2014/2013 Antal beställningar 11 880 10 967 8,3% Antal returer 7 965 7 763 2,6% Antal konsulentremisser (utprovning) 380 381-0,3% Antal arbetsordrar Teknisk service 4183 4124 1,4% Antal arbetsordrar Rekonditionering 4 539 3 489 30,1% Antal kundtjänstsamtal 8 239 8 009 2,9% Ökningen av antalet beställningar med 8,3 % ställer stora krav på Hjälpmedelscentrum. Antalet remisser för utprovningar har minskat 0,3 % jmf med delår 1 2013, en följd av införandet av möjlighet att webb-förskriva hjälpmedel. 7 I Synergi 8 Andel avvikelsenoterade felleveranser utgör 0,2 % av det totala antalet utleveranser 9 Konsumentprodukter som hjälpmedel- handbok, Hjälpmedelsinstitutet 2014
6 (15) Antal arbetsorder till Teknisk service har ökat 1,4 % jmf med delår 1 2013 10. Antal arbetsorder till rekonditionering har ökat kraftigt som följd av att rekond.planering 11 införts på vissa icke-individhjälpmedel för att minska onödiga kostnader. Antalet uthyrda individmärkta hjälpmedel 12 har ökat 5,0 % och antalet uthyrda huvudhjälpmedel med 5,2 % jmf med delår 1 2013. Returen har ökat 2,6 %, jmf med delår 1 2013. 68 % av dessa rekonditioneras till nya användare. Volym uthyrda hjälpmedel hos Kund Utfall Utfall Delår 1 Delår 1 % Förändring 2014 2013 Volym individmärkta hjälpmedel 45 213 43 050 5,0 % Volym huvudhjälpmedel 59 188 56 238 5,2 % Totalt Landstingsfinansierat (individmärkt) 37 478 36 054 3,95 % Familjeläkarenheter (Vårdval Västmanland) 23511 22227 5,8 % Vårdval Västmanland (Centralt konto) 8433 8573-1,6 % Habiliteringscentrum 5306 5032 5,4 % Övriga Landstingsenheter 228 222 2,7 % Totalt Kommuner (individmärkt) 7 648 6 920 10,52 % Arboga kommun 342 352-2,8 % Fagersta kommun 451 472-4,4 % Hallstahammars kommun 513 452 13,5 % Kungsörs kommun 332 286 16,1 % Köpings kommun 677 596 13,6 % Norbergs kommun 117 114 2,6 % Sala kommun 581 431 34,8 % Skinnskattebergs kommun 81 97-16,5 % Surahammars kommun 279 228 22,4 % Västerås stad 4275 3892 9,8 % De hjälpmedelsgrupper som ökat mest är: Hjälpmedel för sinnesstimulering, ex. tyngdtäcken Samtalshjälpmedel Klockor och kalendrar Överflyttningshjälpmedel ex. glidbrädor, bälten, vridplattor 10 Efter analys och kvalitetssäkring har mätmetod justeras jmf from delår 2 år 2013 11 Signal till rekonditioneringsenheten från Sesam om behov 12 Hjälpmedel med unik märkning för identifiering av hjälpmedelsprodukt/-artikel för spårbarhet
7 (15) En uppföljning av införandet av möjligheten att via webbsesam kunna förskriva manuellt styrda elrullstolar och tyngdtäcken har genomförts. Resultatet visar att: 36 % av alla elrullstolar förskrivs via webbsesam under delår 1 66 % av de manuellt styrda rullstolarna är webbförskrivna under delår 1 antalet förskrivna elrullstolar har ökat med 1,2 % jmf med delår 1 2013 54 % av tyngtäcken har förskrivits via webbsesam under delår 1 2014 46 % av tyngdtäcken förskrevs via webb-sesam tertial 3 2013 antal förskrivna tyngdtäcken har ökat 50 % jmf med delår 1 2013, och 9 % jmf med tertial 3 2013. Det nya ledningssystemet som infördes i november fortsätter att utvecklas för att det ska vara lätt att göra rätt. 290 dokument har upprättats vilket är en kraftig ökning jmf mot 2012. Alla akuta leveranser har genomförts enligt beställning. 3.3 Förändring av förskrivningsmönster Efter övergången till kommunal hemsjukvård har primärvårdens förskrivningar minskat från 18 % till 7 %. Kommunernas förskrivning (exkl. hemsjukvård) har minskat från 37 % till 29 %, landstinget övrigt (slutenvård och Habiliteringscentrum) har minskat från 41 % till 37 %. Hemsjukvårdens förskrivningar utgör nu 24 % av totalt antal förskrivningar. Jämfört med samma period 2013 är det små förändringar; hemsjukvårdens andel var då 21 %, kommunen övrigt 31 % och landsting övrigt 38 %. Övergången till hemsjukvårdsförskrivning har nu stabiliserats och endast förändringar på marginalen är att förvänta sig med nuvarande organisation.
8 (15) 3.4 Redovisning är särskilda beslut 13 Under perioden januari-april har 6 särskilda beslut beviljats Antal Ärenden Kostnad kr 1 Programlicens Handi5 SW 9600 1 Arbetsstol Krabat Jockey stl 2 29900 2 Rullstol Panthera X 36610+40870 1 Ögonstyrning C12 My Tobii 110110 1 Ögonstyrning C15 My Tobii 115900 13 Särskilda beslut krävs för hjälpmedel som inte är bidragsberättigat eller inte ingår i beslutat sortiment samt i vissa fall enligt Handbok.
9 (15) 4 Medarbetarperspektiv 4.1 Hjälpmedelscentrum ska vara en uppskattad arbetsgivare Ett omfattande värdegrundsarbete har genomförts för att stärka den psykosociala arbetsmiljön. Arbetet resulterade i ett antal ledord som ska vara stöd i det dagliga arbetet, i förbättringsarbete och i kommunikation mellan medarbetare och mellan medarbetare och ledning. Tydlighet Kommunikation Arbetsglädje Struktur Lösningsfokusering Handlingsplaner har utvecklats utifrån medarbetarenkät 2013 med åtgärder för ökad tydlighet, förbättrad struktur, förbättrad kommunikation och ett lösningsfokuserat arbetssätt. Ledningsorganisationen i Avdelning Hjälpmedelskonsulent och Kundtjänst har stärkts med sektionsledare, ledningsgruppen har utökats och ledningsgruppsutveckling har startats. 4.2 Arbetsmiljö Under perioden 2010-2013 har antalet beställningar ökat med 21,2 %. Under årets första del har ytterligare en beställningsökning noterats och årsprognosen pekar mot en 7,8 % ökning jmf med 2013. Detta ställer stora krav på processförbättringar och bemanningsförstärkning kan inte längre undvikas för att inte arbetsmiljön ska hotas och för att undvika onödiga inköp. Införande av talsvarsbaserat telesystem i kundtjänst möjliggör att medarbetarna i kundtjänst kan planera sitt arbete på ett bättre sätt med förbättrad arbetsmiljö som följd. Arbetsmoment (kvalitetskontroll och rekonditionering) som tekniker utfört inom hjälpmedelsområdet kommunikation och elrullstolar har flyttats till logistiksektionen. En effektivisering har därmed uppnåtts. Ett analysarbete har genomförts gällande transport och transportplanering med förslag till åtgärder. Sjukfrånvaron är 3,96 % en liten minskning med delår 1 2013.
10 (15) Ackumulerad sjukfrånvaro i % 2014-04-30 2013-04-30 Total sjukfrånvaro 4,4 4,8 Varav långtidsfrånvaro över 60 dgr 18,9 18,8 Män 2,0 2,8 Kvinnor 6,6 6,7 Anställd -29 år 6,1 - Anställda 30-49 år 2,7 5,2 Anställda 50 år - 6,3 4,3 Rehabiliteringsärenden Antal heltidsjukskrivna* per 12-31 1 0 Antal deltidssjukskrivna* per 12-31 0 2 Rehab ärenden* tot. antal under perioden 1 4 Antal avslutade rehab ärenden* under perioden 0 2 *avser sjukskrivningar som varat mer än 14 dagar Tre arbetsmiljöavvikelser har rapporterats av mindre art och en riskrapportering. I kundtjänst har efter analys åtgärder för förbättrad ventilation och temperatur och ljuddämpning genomförts tillsammans med fastighetsägare och fler åtgärder planeras. En skjutdörr har byggts in på grund av tidigare olycka. Arbetsmiljö 2014-04-30 2013-04-30 Anmäl negativ händelse eller olycka 3 2 Antal tillbud 0 1 Antal Anmälda risker 1 1 Totalt 4 4 4.3 Arbetsuppgifter som överförts till annan yrkeskategori Arbetsuppgifter som överförts till annan yrkeskategori Kvalitetskontroll av elrullstol Har f till lagerpersonal från tekniker Rekonditionering av kommunikation- och till rekonditioneringspersonal från tekniker kognitionshjälpmedel Administrativt upphandlingsarbete till samordnare från hjälpmedelskonsulent Visst dubbelarbete (slöseri) som uppstod då annan medarbetare skulle slutföra viss del av ett arbetsmoment har minskats.
11 (15) 4.4 Arbetad tid Den arbetade tiden har ökat jmf. med delår 1 2013. Orsaken är utökning av tekniker 14 och utökat vikariebehovet till följd av beställningsökningar. april 2014 april 2013 Förändring Antal medarbetare 63 61 3,3 % Antal årsarbetare utifrån arbetad tid 61 59 3,9 % 14 För att möta Servicebehov på Västmanlands sjukhus
12 (15) 5 Ekonomiperspektiv 5.1 Resultaträkning Den 0,02 % nominella hyressänkningen medför att priserna fortfarande är lägre än 2012 vilket gör att intäkterna hålls tillbaka trots ökad uthyrning och försäljning, Perioden visar ett positivt resultat som följd av ökade behov samt god hushållning. Hjälpmedelscentrum Delårsrapport 1 2014 Tkr Bokslut 2013 Budget 2014 Prognos 1 INTÄKTER Hyra 80 584 83 139 83 200 Återbetalning av resultat bokslut 2013-2 560 0 Försäljning 9 064 9 826 9 800 Egenavgifter 195 200 200 Serviceavtal 2 123 2 100 2 250 Inkontinenssamordning 893 882 882 Övriga verksamhetsintäkter 1 463 1 270 1 349 SUMMA INTÄKTER 91 762 97 417 97 681 KOSTNADER Personalkostnader 28 360 31 262 31 267 Tekniska hjälpmedel 22 350 21 746 21 746 Övriga kostnader, material, varor 172 270 230 Summa verksamhetskostnader 22 522 22 016 21 976 Lokaler 6 265 6 390 6 290 Frakt/transport 894 1 565 1 310 Avskrivningar Tekniska hjälpmedel 21 055 21 950 22 150 Avskrivningar övrigt 606 770 750 IT kostnader 3 599 3 766 3 606 Övriga kostnader 6 664 8 013 7 727 Summa övriga verksamhetskostnad 39 083 42 454 41 833 Finansiella kostnader 1 797 1 685 1 685 SUMMA KOSTNADER 91 762 97 417 96 761 RESULTAT 0 0 920
13 (15) Total försäljning har ökat med 5,5 % jämfört med samma period 2013. Ökningen gäller flertalet produktområden. Störst ökning för datorprogram som i stor utsträckning övergått från uthyrning till försäljning från år 2014. Störst försäljningsökning kan ses för: Dataprogram Kroppsburen skyddsmateriel, t.ex. höftskydd Toalettstolsförhöjningar Överflyttningshjälpmedel, t.ex. glidlakan 5.2 Bruttokostnader förändring jämfört mot föregående år Händelser Mkr Personalkostnader har ökat jämfört med föregående period -0,7 Avskrivningarna har ökat i jämförelse mot föregående period -0,5 Övriga kostnader har minskat i jämförelse mot föregående period 0,2 Kostnadsförändringar -1 5.3 Helårsprognos jämfört med budget Större avvikelser helårsprognos jämfört med budget. Mkr Händelsebeskrivning. Högre intäkter jämfört mot budget 0,3 Högre kostnad för avskrivningar än budgeterat -0,2 Övriga kostnader lägre än budgeterat 0,8 Totalt 0,9 5.4 Investeringsredovisning hjälpmedel Inköpskostnaderna har ökat 3,4 %, en följd av ökad volym sålda och uthyrda hjälpmedel. Störst ökning av kostnader har skett inom produktområde: Tyngdtäcken Personlyftar
14 (15) Sängar Överflyttningshjälpmedel, t.ex. glidlakan Samtalshjälpmedel Klockor och kalendrar Som en följd av att Tandvårds- och Läkemedelsförmånsverket beslutat att insulinpumpar inte längre är förbrukningsartiklar infördes insulinpumpar som hyreshjälpmedel i sortimentet. Målet är att det ska bli en rationellare och mer kostnadseffektiv hantering så att fler patienter ska få tillgång till pumparna. Insulinpumpar har fyra års avskrivningstid och ett 3 % prispåslag/år vilket motsvarar Apotekets tidigare påslag om 12 % vid försäljning. 2014-01-01-2014-04-01 Helår Inköp Inköp Bokslut Budget Prognos Prognos Prognos Avvikelse perioden perioden perioden inköp 2014 perioden inköp 2014 inköp 2015 budget - utfall utifrån budget utifrån budget utifrån budget utifrån budget utifrån budget per aktuell 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2014 period 2014 Investeringsutgifter Bilar och transportmedel 840 840 0 Leasingavtal 0 Övriga maskiner och inventarier 0 Tekniska hjälpmedel 25 116 29 760 0 29 021 739 Summa 0 0 25 116 30 600 0 29 861 0 739 Mall för 5 årig investeringsplan (Belopp i mkr) Investeringar per verksamhet: Utfall 5 års medel Utfall 2012 Utfall 2013 Prognos 2014 Prognos 2015 Prognos 2016 Prognos 2017 Prognos 2018 22 183 23 656 25 116 29 861 34 000 35 710 36 846 37 522 Kapitaltjänstkostnader 22 863,0 23 478,0 23 458,0 24 405,0 6 Internkontroll Verksamhetens rutin för inventering har granskats i samband med internkontroll. Kontrollen visar att rutinen till viss del behöver förtydligas. Ansvariga tjänstemän har därför sett över rutinen och beslut om förändring tas i augusti. 7 Framtidsbedömning Antalet äldre kommer att öka kraftigt fram till år 2020, med behov av service, omsorg och vård. Västmanland har en obalans i befolkningssammansättningen med överrepresentation av en äldre befolkning 15. Den ökade beställningsvolymen kan därför kvarstå. Den tekniska utvecklingen inom området är mycket snabb vilket medför svårigheter för hjälpmedelverksamheterna att hålla sig up-to-date i alla områden, i vissa områden finns också starka leverantörsgrupper att hantera. Hjälpmedelsinstitutet har drivit nationella projekt- och 15 Landstingsplan 2015-2017
15 (15) utvecklingsarbeten samt bidragit till leverantörsoberoende sakkunskap har lagts ned och till viss del ersatts av Myndigheten för delaktighet. Vissa nätverk och forum måste därför hanteras av annan part för att det nationella samarbetet och utveckling inte ska avstanna, detta har framförts till SKL då hjälpmedel är en viktig del av vård och omsorg och förutsättningar i vårdprocesser (kedjan) för att patienter ska vårdas på lägsta effektiva vårdnivå. Varje år genomför Hjärnkoll en undersökning som mäter bland annat allmänhetens attityder till och kunskap om människor med psykisk ohälsa. Resultatet för 2013 visade att allmänheten är betydligt mer positiva idag än för fem år sedan. De största attitydförändringarna har skett inom inställningen till delaktighet i samhället för människor med psykisk ohälsa samt att psykiatriska verksamheter bör bedrivas i öppna vårdformer. Tre av fyra i Sverige har erfarenhet av psykisk ohälsa, antingen egen eller som närstående, det är vanligt att många stängs ute från sociala sammanhang och arbetsliv. Kunskap om hjälpmedel som stödjer personer med psykiska funktionshinder ökar och i.o.m. detta också förskrivningarna av dessa hjälpmedel. Tandvårds och läkemedelsförmånsverket förväntas ta beslut i höst vilket kan medföra att fler produkter i framtiden inte kommer att omfattas av förmånssystemet. Västmanland sjukhus har framfört synpunkter på att fler medicintekniska behandlingshjälpmedel ska hanteras av Hjälpmedelscentrum för en mer rationell hantering vilket även ur patientperspektiv kan ha fördelar. Införandet av välfärdsteknologi medför att hjälpmedel till viss del ersätts av egenägd utrustning. Fortlöpande utvärdering genomförs av Hjälpmedelscentrum för att få kunskap om påverkan av kostnader och intäkter. Sannolikt får införandet en positiv påverkan på kundernas kostnader.