Appar i förskrivningsprocessen

Transkript

1 Appar i förskrivningsprocessen Rapport från Hjälpmedelscentrums uppdrag att ta fram en modell för förskrivning av appar Halmstad den 11 augusti 2014 Henrik Lindstedt, avdelningschef Gunilla Motin, hjälpmedelskonsulent Ulla Utterfors, hjälpmedelskonsulent

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund Definitioner Syfte Metod Genomförande Resultat Appar i sortiment Kriterier för appar i sortiment Hjälpmedelsanvisningarna Sortimentsguide Appar i förskrivningsprocessen Förskrivarnas huvudprocess HMC s stödprocesser Upphandling Specialanpassning Leverans, montering och installation Förebyggande och avhjälpande underhåll Rekonditionering och lagerhållning Utbildning Två förslag på betalsystem för appar Ekonomi Riskanalys Goda exempel.. 7

3 5. Reflektioner och diskussion Appar i sortiment Appar som eget ansvar Hjälpmedelsanvisningarna Appar i förskrivningsprocessen Förskrivarnas huvudprocess HMC stödprocesser Leverans, montering och installation Utbildning Framtiden Uppdragsgruppens förslag Referenser Bilagor... 10

4 1. Bakgrund Målet för hälso- och sjukvården i Sverige är en god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. Vården ska ges med respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans värdighet. Detsamma gäller för rehabilitering och habilitering. Väl fungerande hjälpmedel är en viktig omgivningsfaktor för personer med funktionsnedsättning för att kunna utföra aktiviteter i det dagliga livet och vara delaktiga i olika livssituationer. Utifrån överenskomna budgetförutsättningar och fastställda anvisningar i Halland ska länets invånare erbjudas en god hjälpmedelsförsörjning på lika villkor. Över hela länet ska verksamhetens målgrupper ha tillgång till förskrivare som har kunskap om livsbetingelser för personer med funktionsnedsättning. Förskrivna hjälpmedel ska hålla utlovad funktion och teknisk prestanda Hjälpmedelscentrum (HMC) tillhandahåller ändamålsenliga hjälpmedel som ger hallänningen större möjlighet till ett mer självständigt liv. Ett hjälpmedelsområde är kognitiva och kommunikationshjälpmedel. De är samlade inom ISO-koden 22 Hjälpmedel för kommunikation och information. Förskrivningsrätten är fördelad mellan arbetsterapeuter och logopeder. Hjälpmedelskonsulent på HMC ansvar för sitt produktområde och dess sortiment samt stöd till förskrivarna. Resurscentrum för kommunikation Dako har också i sitt uppdrag att ge stöd till förskrivarna. Förskrivningsprocessen är en nationell process utarbetad av Hjälpmedelsinstitutet. För att förskrivningsprocessen ska fungera krävs stödfunktioner som exempelvis upphandling, förebyggande och avhjälpande underhåll samt rekonditionering. Förskrivningsprocessen ägs av förskrivarna och stödprocesserna av HMC. 1

5 Bild 1. Förskrivningsprocessen Den tekniska utvecklingen har medfört att det idag finns appar som kan vara bra hjälpmedel för personer med kognitiv eller kommunikativ funktionsnedsättning. Enligt nuvarande hjälpmedelsanvisningar finns ingen möjlighet att förskriva appar. Appar är eget ansvar i Halland. På Dako har man testat och rekommenderat appar för kommunikation sedan 2010 men inte inom området kognition. Att det har varit en skillnad mellan områdena är dels en resursfråga dels en fråga om tradition. I hela landet har man inom kommunikation varit mer aktiv inom området appar. I takt med att det blivit vanligare med surfplatta och smartphone har det allt oftare kommit frågor till HMC och Dako om appar som komplement till nuvarande hjälpmedelssortiment. Fokus har de senaste åren flyttats från utveckling av traditionella hjälpmedelsprogram för dator till hjälpmedelsappar för surfplatta/smartphone. Hjälpmedelsnämnden gav 2013 HMC i uppdrag att utreda en modell för förskrivning av appar i Halland. 1.1 Definitioner En app är en mjukvara till smartphone eller surfplatta, tillgänglig för nedladdning från internet. En surfplatta är en handdator med pekskärm som styrs med hjälp av fingertopparna. 2

6 En smartphone är en mobil enhet som kan användas både som avancerad mobiltelefon och som handdator. Bärare är ett ord som används inom hjälpmedelsverksamheten för den fysiska apparat som innehåller program eller appar till exempel en dator, smartphone, surfplatta eller annan teknisk produkt. 2. Syfte Syftet med uppdraget var att utarbeta och pröva en lämplig modell för hur appar kopplade till kognition och kommunikation kan förskrivas som hjälpmedel. 3. Metod Förskrivningsprocessen prövades genom utprovning, förskrivning, leverans och uppföljning av appar till brukarnas egen surfplatta eller smartphone. De som inte hade surfplatta fick möjlighet att låna en sådan under en period innan de köpte egen. Arbetsgången följde HMC s ordinarie process och anvisningar för förskrivning av hjälpmedel. 3.1 Genomförande HMC fick den 17 april 2013 i uppdrag av Hjälpmedelsnämnden att utarbeta och pröva en modell för förskrivning av appar inom kommunikation och kognition. HMC valde att ta in Dako som samarbetspartner och referensgrupp. Uppdraget pågick till och med den 31 maj En uppdragsgrupp bestående av personer från och HMC och Dako tillsattes. Den bestod av representanter från HMC och Dako. Förändringar i gruppen har skett under uppdragstiden. Den operativa gruppen bestod av hjälpmedelskonsulenter, logopeder och tekniker och från uppdragsgruppen. Uppdragsgruppen hade åtta uppdragsmöten. Arbetet inleddes med att tolka uppdraget, sätta riktlinjer och avgränsningar samt identifiera arbetsområden. En del av arbetet var att ta reda på hur man gör i övriga delar i Sverige. En handfull telefonintervjuer med personer från andra län genomfördes. I flera landsting/regioner erbjuds förskrivarna rådgivning, konsultation och utprovningar där man rekommenderar kommunikationsappar och anpassningar av mobiltelefoner och surfplattor. I nästan hälften av landstingen kan kommunikationsappar förskrivas som hjälpmedel. Inom knappt hälften av landstingen/regionerna kan surfplattor förskrivas som bärare av kommunikationshjälpmedel. Rådgivning ges om kognitiva appar ute i landet men inga förskrivs. 3

7 Information om projektet till förskrivare har skett genom mejl, länslogopedmöten, på Dakos och HMC s hemsida och i Websesam. Seminarieföreläsningar om app-uppdraget genomfördes på två minimässor i länet inom kognition och kommunikation, där HMC visade upphandlat sortiment. Det kom ett femtiotal personer till föreläsningarna och de flesta var arbetsterapeuter. Ett fåtal logopeder och enstaka sjukgymnaster och specialpedagoger deltog. För att öka möjligheten att förskriva appar köptes ett antal surfplattor av olika modeller in som under uppdraget kunde användas för utlåning till brukare som inte hade någon bärare att ladda ner appar i. De har varit frekvent utlånade. De appar som förskrevs under uppdragstiden valdes ut av hjälpmedelskonsulent/dakologoped. De uppfyllde behovet att kompensera för brukarens funktionsnedsättning. Uppdragsgruppen åkte till REDAH-dagarna (nationellt nätverk för kommunikation- och dataresurscenter) som hade många programpunkter om appar. Hjälpmedelskonsulent/Dako-logoped sökte information bland genomförda app-projekt i landet, tog emot tips från kollegor, förskrivare och andra för att skaffa information om lämpliga appar att pröva i förskrivningsprocessen. Apparnas kvalitet och prestanda testades av hjälpmedelskonsulent, Dako-logopeder och tekniker. Arbetet med att hitta lämpliga appar pågick kontinuerligt under hela uppdragstiden. Antal utprovningar av appar inom kognition och kommunikation var runt 60 och 80 förskrevs. De flesta var för ios plattform och några var för android plattform. De appar som förskrevs under projektet analyserades och kategoriserades i ISO-koder. Utöver de utprovningar och förskrivningar av appar som gjordes har ungefär lika många erbjudits, men förskrivarna eller brukarna har tackat nej av olika anledningar. De flesta avstod av skälet att aktuella appar var så billiga att man valde att ladda ner själv eller att resvägen och tiden för utprovningen inte var värt besväret. I några fall förskrev traditionella hjälpmedel och då var appar inte aktuellt. Apparna som man tackade nej till analyserades och de flesta fanns inom ISO-koderna Ur och klockor och Inmatningsenheter. Förskrivarnas och brukarnas utvärdering analyserades, bil. 1 och 2. Önskemål framkom från förskrivare att få fortsätta att förskriva appar efter uppdragstidens slut och uppdragsgruppen understödde detta. Under våren 2014 beslutade verksamhetschefen på HMC att uppdraget skulle avslutas som planerat och att förskrivning av appar får fortsätta i avvaktan på Hjälpmedelsnämndens beslut. 4. Resultat 4.1 Appar i sortiment 4

8 Ett begränsat och noggrant urval av appar föreslås vara möjliga att förskriva. Förskrivning av appar följer det standardiserade arbetssättet som redan finns för hjälpmedel i Halland. De följer Region Hallands hjälpmedelsanvisningar och följer ISO-koderna. De ISO-koder som uppdragsgruppen föreslår för förskrivning av appar är: Almanackor, kalendrar och planeringssystem Programvara för närkommunikation Appar inom övriga ISO-koder valdes bort eftersom de är enklare, billigare och inte kräver några större anpassningar för att brukaren ska kunna använda dem. Hjälpmedelskonsulenten föreslås ansvara för sortimentet och besluta om att ta in ny app i sortimentet om det framkommer behov av detta samt om någon app ska förskrivas utanför sortiment. Samverkan med Dako förutsätts när det gäller kommunikationsappar. Projektgruppen bedömer att det initialt kan bli appar i sortimentet. 4.2 Kriterier för appar i sortiment Brukarens hjälpmedelsbehov omfattas av Hälso- och Sjukvårdslagens ansvar. Appen kompenserar en funktionsnedsättning. Appen behöver anpassas för brukarens behov. Hjälpmedlet kan vara komplicerat eller enkelt i sin utformning men kräver anpassning. Appen ingår i ISO Almanackor, kalendrar och planeringssystem eller Programvara för närkommunikation. 4.3 Hjälpmedelsanvisningarna Hjälpmedelsanvisningarna ändras enligt följande för att anpassas till förskrivning av appar. ISO-kod Almanackor, kalendrar och planeringssystem: Appar kan förskrivas och provas ut i samråd med Hjälpmedelscentrum. ISO-kod Programvara för närkommunikation: Appar kan förskrivas och provas ut i samråd med Hjälpmedelscentrum och Resurscentrum för Kommunikation Dako. 4.4 Sortimentsguide Den sortimentguide som finns på Hjälpmedelscentrums hemsida som stöd åt förskrivarna kompletteras med de utvalda apparna. 4.5 Appar i förskrivningsprocessen Förskrivarnas huvudprocess Förskrivaren ser ett behov av hjälpmedel hos brukaren. Behöver förskrivaren stöd i valet av hjälpmedel/app skickar denne en checklista för utprovning av kognitiva hjälpmedel, bil. 3 till HMC eller en remiss till Dako, bil. 4. Hjälpmedelskonsulent på HMC/Dakologoped bokar tid för utprovning på HMC/Dako och ber förskrivaren se till att brukaren har med sig aktuell surfplatta eller smartphone för eventuell nedladdning, bil. 5. 5

9 På utprovning närvarar förskrivaren, brukaren och eventuellt dennes stödperson samt hjälpmedelskonsulent/dakologoped. Tekniker kan vara med på utprovningen eller vara tillgänglig per telefon för frågor. Är surfplatta för utlåning aktuell, görs en förskrivning och brukaren skriver på en låneförbindelse, bil. 6. En förutsättning för att få låna är att brukaren är beredd att köpa en egen surfplatta efter lånetidens slut. Förskrivaren ansvarar för planering av inträning och uppföljning HMC s stödprocesser Upphandling Upphandling är inte aktuellt eftersom man inte uppnår tröskelvärdet för upphandlingskrav Specialanpassning Inte aktuellt Leverans, montering och installation Leveransen består av nedladdning av appen i brukarens egen surfplatta eller smartphone. Det gör antingen förskrivaren via länk eller tekniker vid utprovningstillfället eller vid ett senare tillfälle. Detta beror på vilket betalningssystem som väljs, se sid kap 4.6. Enligt övergripande riktlinjer i hjälpmedelsanvisningarna är HMC skyldig att tillhandahålla bruksanvisning på svenska. Detta inbegriper användarmanual. Eftersom den sällan finns för appar skriver hjälpmedelskonsulent/logoped en sådan för respektive app Förebyggande och avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll är inte aktuellt. Inte heller avhjälpande eftersom apparna är och föreslås vara försäljningshjälpmedel Rekonditionering och lagerhållning Inte aktuellt, appen återanvänds inte Utbildning Om ett urval av appar kan förskrivas i Halland finns det behov av att erbjuda utbildning till förskrivare, dels om appar och deras funktion, dels om rutiner och anvisningar. Idag kan förskrivarna få utbildning i kognitiv anpassning av bäraren. 4.6 Två sätt att utföra betalning och leverans av appar 1. HMC sköter artikelupplägg och betalning. Under uppdragstiden användes det här betalningssystemet. Med det här sättet sköts hantering manuellt och nya arbetsuppgifter kan tillkomma. 6

10 Nackdelarna med det här systemet är att det blir ett stort administrativt arbete på HMC, felkällorna blir fler eftersom hanteringen är manuell och felen tar längre tid att spåra. Förskrivningsprocessen blir inte så smidig, det finns flera störningar på vägen. Fördelarna är att man kan köpa app inuti app vilket kan krångla med andra leverantörer och förskrivaren och brukaren får hjälp att ladda ner appen direkt vid leveranstillfället. 2. Extern leverantör I dagsläget finns det minst två externa leverantörer som erbjuder leverans av appar. I framtiden kan det komma fler leverantörer. Leverantören har artikelnummer på apparna. Hanteringen blir lik ordinarie hjälpmedelsbeställning. Leveransen består av en länk och förskrivaren laddar ner appen till brukarens bärare. Fördelarna med det här systemet är att det går in i HMC s ordinarie inköpsprocess och att förskrivningsprocessen blir enklare. Utbudet av appar bestäms av HMC och leverantören ger en garanti på leveransen. Nackdelarna är att leverantörerna inte ger support på funktionerna i appen och att det kan vara problem med leverans till Androida plattformar. Uppdragsgruppen ser för- och nackdelar med båda sätten. 4.7 Ekonomi Betalning och uppföljning av kostnader hanteras på samma sätt som för övriga hjälpmedel. 4.8 Riskanalys Det finns ingen garanti att en kalender eller ett kommunikationshjälpmedel som ligger i en app är stabil. Vid uppdateringar av program kan funktioner i en app försvinna. Brukaren kan bli av med sina påminnelser eller det kommunikationsstödet som är inlagt. På utprovningarna rekommenderas brukarna att göra backup för att spara informationen om den skulle försvinna vid uppdatering. 4.9 Goda exempel Per är 24 år och har svårigheter med tidsuppfattning och har inte koll på vad som ska hända under dagen. Han har också nedsatt kommunikationsförmåga, använder tecken som stöd sparsamt men pratar inte med ord. På utprovningen valdes kalender-appen Memoboard och kommunikations-appen Widgit Go. Gör apparna någon skillnad för dig i vardagen? Beskriv. Jag har fått större förståelse vad som ska hända under dagen. Jag får vara med och påverka. På jobbet kan jag visa vem jag är och vad jag tycker om. Jag ser vad som ska hända under dagen. Jag vet vem som kommer och hämtar mig och vilken tid. Påverkar apparna din förmåga att utföra aktiviteter och/eller att vara delaktig? 7

11 Jag har mycket större möjlighet att visa vem jag är och vad jag känner och tycker. Jag har tagit egna foton och bestämmer vilka som ska vara med i appen. Jag lade in bilder på filmer jag gillar. Jag kunde påverka mamma så att jag nu kan se TV och film i min surfplatta. Övriga kommentarer Mammas kommentar: Det här hjälpmedlet är helt fantastiskt. Det är lätt att jobba med. Man kan snabbt ta ett kort och lägga in i både Memoboard och Widgit Go. Hans mobiltelefon med de här två apparna i blir ett hjälpmedel som är levande och är i förändring hela tiden. Då blir det användbart och spännande hela tiden. Vi märker att människor runt Per är intresserade och vill vara med och se och lära. Allt från små syskonbarn till farfar och farmor. Detta har gjort att Pers självkänsla har stärkts. Han vågar idag säga ord med munnen igen även om det är med tyst röst. Han använder även tecken som stöd. Alla olika kommunikationssätt samverkar. Tummen upp för dessa hjälpmedel. 5. Reflektioner och diskussion 5.1 Appar i sortiment Fördelar med att ha appar i sortimentet är att hjälpmedelssortimentet kompletteras. HMC möter brukarnas behov och förskrivarnas efterfrågan. Det finns en uppsjö av appar att tillgå och en liten del av dessa går att användas av personer med kognitiva eller kommunikativa funktionsnedsättningar. Genom att använda formella och informella nätverk som provar och utvärderar ny teknik i hjälpmedelssammanhang, bevaka utvalda konferenser och utbildningar och hålla sig välinformerad om forskning, projekt och annan utveckling i landet, kvalitetssäkras valet av appar som går att förskriva. En nackdel kan vara om appen krånglar och ingen support finns från leverantör. Leverantören hittills har varit Appstore/Google Play och de har inget ansvar för produkten. Tillverkaren av appen är inte alltid nåbar och det är inte säkert att tillverkaren uppdaterar apparna. Ofta är språket i appen och kommunikationen med apptillverkaren på engelska. Det finns sällan bruksanvisningar på svenska. När tillverkaren uppgraderar sin app finns risken att delar av brukarens inlagda information försvinner. Kontinuerlig bevakning av appar via olika kontaktnät behövs för att hålla en hög kvalitet av sortimentet. Det finns farhågor att hjälpmedel ur det ordinarie sortimentet försvinner då leverantören kanske anser att efterfrågan är för låg för att hålla sitt sortiment. Till exempel finns det kommunikationshjälpmedel som är nödvändiga för att ett fåtal personer ska få en kommunikation. De traditionella hjälpmedlen kan inte ersättas med en app. Vid genomgång av utvärderingarna framkommer att en app dels kan var kan vara ett lämpligt hjälpmedel för att täcka en brukares funktionsnedsättning dels vara ett ekonomiskt fördelaktigt alternativ. Det är viktigt att ha kvar de traditionella hjälpmedlen i sortimentet. För Kalle fungerar appen men Stina har också motoriska svårigheter och kan inte hantera en pekskärm. I hennes fall väljs istället ett traditionellt hjälpmedel. Med andra ord finns inte många appar som är helt jämförbara med ett traditionellt hjälpmedel. 8

12 Ibland kan det finnas ekonomiska fördelar med att förskriva appar Brukarnas behov av hjälpmedel är så brett och så mångfacetterat att det inte går att välja bort några traditionella hjälpmedel till förmån för appar. Av samma anledning anser uppdragsgruppen att heller inte apparna kan väljas bort. 5.2 Appar som eget ansvar Uppdragsgruppen valde bort appar inom ISO-koderna Ur och klockor och Inmatningsenheter. De apparna är enklare och kräver inga stora anpassningar. De kan kompensera en funktionsnedsättning eller delaktighetsinskränkning, förskrivaren ger råd om att införskaffa lämplig app. Fördelar med att ha appar ur dessa ISO-koder som eget ansvar är att vården blir på lika villkor. Vissa personer med funktionsnedsättning bekostar sin griptång och en annan får själv ladda ner en timstock som app. Om dessa enkla appar skulle kunna förskrivas hade det blivit stor administrationskostnad vilket inte hade varit kostnadseffektivt. Uppdragsgruppen har resonerat om kriterier för vilka appar som ska finnas i sortiment. I vissa delar av landet har man ingen nedre kostnadsgräns för hjälpmedel; de anser att hjälpmedel inte ska kosta brukarna något. I andra delar har man en nedre gräns och den baseras bland annat på patientavgift. Uppdragsgruppen analyserade de brukare/förskrivare som valde att tacka nej till utprovning av appar. Den vanligaste anledningen var att man valde att ladda ner billiga appar själv samt att resekostnader och tiden för utprovning inte var värt besväret. Apparnas komplexitet och pris vägdes in när man tackade nej till utprovning. Några förskrev traditionella hjälpmedel och då var appar inte aktuellt. De appar som man valde att bekosta själv fanns oftast inom de ISO-koder som föreslås vara eget ansvar, se s Hjälpmedelsanvisningarna Uppdragsgruppen gick igenom anvisningarna för berörda ISO-koder. Anvisningarna anpassas för förskrivning av appar och ändring föreslås enligt kapitel Appar i förskrivningsprocessen Förskrivarens huvudprocess Förskrivarna äger huvudprocessen och i utvärderingarna framkom att den har upplevts som osmidig de gånger då utprovningen och nedladdningen av appen varit vid två olika tillfällen. Den här arbetsgången användes initialt under uppdragstiden men efter kritik från förskrivarna samordnade man i möjligaste mån utprovning och nedladdning. Det var positivt för både brukare, förskrivare och HMC/Dako HMC s stödprocesser Leverans, montering och installation Periodvis inom uppdragstiden har mycket tid gått åt till att reda ut, förstå och förklara de tekniska utmaningarna. Det har varit mycket problemställningar om just tekniken kring smartphones, surfplattor, appar och appar-i-appar. Stundtals har gruppen uppmanats att släppa fokus på tekniken då denna utmaning tenderat att ta överhand. 9

13 Inköpshanteringen sköttes manuellt av en hjälpmedelskonsulent med mycket bevakning och pappersarbete. Det tog mycket tid i anspråk och hanteringen var inte säker Uppdragsgruppen anser att det endast finns fördelar med att köpa hela tjänsten från extern leverantör Utbildning När det gäller appar behövs metodik och kunskap om funktionsnedsättningarna inom kognition och kommunikation. Apparna som föreslås ingå i sortimentet kräver anpassning, då brukarens komplexa funktionsnedsättning ska kompenseras. En del förskrivare har tillräcklig kunskap om detta medan andra behöver stöd av HMC/Dako. Om förskrivaren efterfrågar stöd kring anpassning, metodik och utbildning ingår det i HMC s/dakos uppdrag. 5.5 Framtiden I dagsläget används huvudsakligen två plattformar i smartphones/surfplattor och det är dessa som av naturliga skäl har ingått i appuppdraget. Utvecklingen går snabbt inom det här området och det är svårt att sia om framtiden. Både utbudet av plattformar och av appar kommer att förändras och det är viktigt att på olika sätt hålla sig à jour med utvecklingen. Flexibilitet, nyfikenhet och också klokskap behövs i beslut på alla nivåer. 6. Uppdragsgruppens förslag Efter att ha låtit brukare testa appar under ett drygt år ser uppdragsgruppen att appar kan komplettera sortimentet inom områdena kognition och kommunikation. Uppdragsgruppen föreslår att dessa kan förskrivas enligt resultatet ovan och att anvisningarna justeras, se kap Referenser Förskrivningsprocessen Fritt val av hjälpmedel Egenansvar tre olika vägar till hjälpmedel Hjälpmedelsinstitutet. Region Hallands mål för Hälso- och sjukvård Hjälpmedelscentrums verksamhetsplan Hjälpmedelsanvisningarna i Halland Hjälpmedel och konsumentprodukter Hjälpmedelsinstitutet. Förskrivning av appar och surfplattor i Sveriges landsting Resurscentrum för Datorbaserade Hjälpmedel i Skåne, DAHJM 8. Bilagor 1. Förskrivarens utvärdering 2. Brukarens utvärdering 3. Checklista för kognitiva hjälpmedel 4. Remiss till DaKo 5. Inför utprovning/nedladdning av appar 6. Låneförbindelse surfplatta 10