Presentkort Grundinställningar i grundmodulen I grunder/inställningar/blankettval är det blankett nr 1 som används till presentkortsfaktura. Grundinställningar i kundfakturamodulen Under menyn grunduppgifter finns nedanstående rutiner som behöver fyllas i för att presentkortshantering i Rebus ska fungera. Kontoplan Under fliken In/Utbetalning lägger du upp betalningssättet presentkort. Ange kontonummer och benämning. Vill du ha möjlighet att skriva ut ett kvitto vid betalning med presentkort markerar du det. Om du vill få frågan om transferfaktura ska skapas vid betalning på direktleverantör, markerar du det. Kreditkort ska inte markeras. Presentkort ska vara markerat. Detta för att programmet ska kunna sköta automatisk inlösen. Under fliken försäljning lägger du upp presentkortets försäljningskonto. Artikelregister Kontrollera så att det finns en artikel för presentkort i artikelregistret. Om det inte gör det, så registrera en ny. Ange försäljningskontot för presentkort. Ingen moms. 1
Generella kundfakturadata Under första fliken Generella uppgifter anger du presentkortsartikel. Vid fakturering av presentkort är det denna artikel som används. Giltighetstid ange hur många år presentkort ska vara giltiga. I fältet Checka presentkort bestämmer du hur ni vill hantera betalningskontroll av presentkort. De tre olika alternativen innebär att antingen vill ni inte kontrollera alls om presentkort är betalda vid inlösen, eller så ska presentkortet vara antingen betalt eller fakturerat, eller så ska även fakturan vara betald. Meddelande kommer upp vid inlösen av presentkort. Utgångna presentkort välj här om du vill att programmet ska kontrollera om presentkortets giltighetstid har passerat eller ej. Under fliken Löpnummer kan man ange nästa löpnummer för presentkort. Anges ingenting här startar serien på 1 automatiskt. I Res back/grunduppgifter/generella data/fliken löpnummer kan man också ange nästa nummer. Generella kundfakturatexter Dubbelklicka på den påminnelsemodell som gäller i systemet. Gå till fliken presentkort, se figuren nedan. I översta fältet Presentkort-kropp kan du välja vad som ska stå på presentkortsfakturan. Det finns några kommandon som tar uppgifter från presentkortet, såsom namn, presentkortsnummer osv. Anges ingenting står det endast en enkel standardtext på fakturan. 2
De tre fälten med Ledtext är inte nödvändiga att fylla i. Anges ingenting är det en standardtext som skrivs ut på presentkorten, ungefär som texten i figuren ovan. Finessen med att fylla i någon text här, valfri eller samma som standardtexten, är att det då finns möjlighet att vid registrering av presentkort ändra till en individuell text, om kunden så önskar. Man kan alltså ändra på sina egna texter, men däremot inte på systemstandard. Spara efter eventuella ändringar. Registrera presentkort I kundfakturamodulen/rutiner finns rutinen för presentkort. Du kommer även åt den i Res front och back. Ange din signatur på vår referens. Inloggad referens är förvald. Tryck blankt för nytt presentkort. Nästa lediga presentkortsnummer sätts automatiskt. Ange kund id. Det måste finnas ett kund id för att kunna fakturera presentkortet. Du kan söka kund id genom att trycka insert eller klicka på kikaren. Om inte kunden finns registrerad i ert kundregister kan du göra det här genom att trycka F9 eller klicka på den turkosa knappen. Då kommer du in i kundregistret. När kund id är angivet får du upp kunden uppe till höger i bild. Utställt datum blir automatiskt dagens datum. Ange innehavare, vem presentkortet skall vara utställt på. Vid behov kan du via den röda knappen till höger ändra på, den på presentkortet förskrivna texten Innehavare. Det är dock bara möjligt om ni har egna texter i grunderna, se generella kundfakturatexter ovan. Detsamma gäller för de andra två röda knapparna. 3
Valfri text ange vad presentkortet skall gälla för, exempelvis valfri resa. Utställt belopp ange det belopp presentkortet ska gälla för. Fri text här kan du ange ett par rader med fri text utöver ovanstående texter på presentkortet om att innehavaren är berättigad till en resa. Fakturatext 1 och 2 vill du ha mer text på presentkortsfakturan, skriver du den här. Den texten kommer efter den förvalda texten från grunderna. Artikel id där ska en artikel för presentkort vara ifylld. Den ska stämma överens med den artikel som är angiven i kundfakturamodulen/grunduppgifter/generella kundfakturadata. Betalningsval Ange om du vill betala eller fakturera presentkortet. Det finns även ett alternativ att registrera utan att betala (om man till exempel vill samlingsfakturera flera presentkort). Till sist sparar du. Du får då upp nedanstående fönster för att skriva ut presentkortet. Det finns två utskriftsvarianter: Väljer du den första står det på presentkortet Giltighetstid 2 år från utställningsdatum. Väljer du den andra står det faktiskt sista giltighetsdatum. Betala eller fakturera presentkort När du stänger utskriftsfönstret kommer du vidare till betalningsrutinen nedan, om du har valt att betala presentkortet. Ange belopp, betalningssätt och signatur. Är det i kontoplanen markerat för kvitto för betalningssättet, kommer det upp ett fönster för utskrift av kvitto. 4
Har du valt att fakturera presentkortet kommer istället formuläret Utskrift av kundfaktura upp. Välj vilket av utskriftsalternativen uppe till vänster du vill ha. Kopiera eller Makulera faktura Du kan ta ut en kopia av faktura eller kvitto i presentkortsrutinen, genom att trycka på knappen Fakturakopia respektive Kvittokopia. Vill du av någon anledning makulera fakturan, kan du även göra det i presentkortsrutinen genom att trycka på knappen Makulera Faktura. Presentkortet återställs då till obetalt och du kan ta ut en ny faktura. Att betala med presentkort Om en faktura, beställning eller bokning ska betalas med presentkort gör du precis som vanligt vid betalning. Du väljer betalningssätt presentkort och anger för övrigt vad som krävs. I och med att du sparar kommer det upp ett fönster enligt figuren nedan, där inlösen sker. Ange presentkortsnummer och tryck enter. Du får upp information enligt figuren ovan. Du ser hur mycket presentkortet är utställt på, och vad som återstår. Eventuella tidigare inlösen syns till höger. Här ändrar du ingenting, du har ju redan angivit hur mycket du ska betala. 5
När du har godkänt hela din betalning, kommer det till sist upp möjlighet att skriva ut samma presentkort igen, om du nu endast löste in en del av presentkortet. Det är i så fall det återstående beloppet som då skrivs ut. Manuell inlösen Vill du av någon anledning lösa in en del eller hela presentkortet manuellt, så kan du göra det i presentkortsrutinen. Ange presentkortsnummer och tryck enter. Efter meddelande om att det inte går att ändra presentkortet om det är betalt eller fakturerat, så kommer du åt knappen Inlösen. Du får upp ett fönster där du kan lösa in helt eller delvis. Den transaktionen syns inte i bokföringen. I denna rutin kan du även betala tillbaka på presentkortet, om det skulle behövas någon gång. Då markerar du fältet vid Kontant utbetalning och väljer med vilket betalningssätt du vill göra utbetalningen. Är detta fält inte markerat kan du bara bortse ifrån betalningssätten, se bilden nedan. Presentkortslista I kundfakturamodulen under menyn utskrift finns en presentkortslista att skriva ut. Denna lista finns även i Res back/utskrifter. Sökordning - Du kan välja att söka presentkort på nummer, kund id, kundreferens eller belopp. Inlöst / Oinlöst i detta fält kan du välja att visa alla presentkort, oinlösta/delinlösta eller endast inlösta presentkort. Betalt / Obetalt här kan du välja att visa alla presentkort, obetalda/delbetalda, endast betalda/fakturerade eller endast makulerade presentkort. Presentation du väljer om du i presentkortslistan vill se ett presentkort per rad, en komprimerad lista. Eller så kan du visa även inlösendatum och belopp i en expanderad lista. 6
Från / Till kortnummer vill du begränsa kortnummer-intervall gör du det, annars får du med alla presentkort genom att lämna dessa fält tomma. Från / Till utställningsdatum här anger du inom vilket intervall du vill kontrollera presentkort. Från / Till inlösendatum du kan välja inom vilken period du vill kontrollera inlösta presentkort. Detta kan kontrolleras retroaktivt, till exempel hur var inlösenstatus per den sista i månaden innan. Nedan visas en komprimerad lista med presentkort. Här följer en expanderad lista, som även visar eventuella delinlösningar för varje presentkort. 7
8