Kontouppställning I DSM kan man använda kontouppställningar till att göra olika redovisningar av företagets nyckeltalsrapporter. Möjligheterna är många. Det följande avsnittet visar hur man enkelt kan göra företagets räkenskapsrapporter med hjälp av kontouppställningar. De angivna menyhänvisningarna refererar till navigeringsfönstret i Navision Ny kontouppställning Den nya kontouppställningen skapas via Ekonomi Redovisning Analys och rapporter Kontouppställningar För att se de kontouppställningar som redan finns, trycker man på Assistknappen (pilen) i fältet Namn högst upp på skärmen. För att skapa en ny kontouppställning, tryck F3 så införs en ny rad. Ange därefter namn och beskrivning. Namn: t.ex. Resultat Beskrivning: t.ex. företagsrapport Standard kolumnformat fylls i senare. 9.12.10 1
Den nyskapade kontouppställningen väljs nu. Inmatningen av data. Om man vill hämta alla eller delar av kontoplanen kan man göra detta via knappen Funktion och punkten Infoga konton. Fälten i kontouppställningen fylls i på följande sätt. Rubriknr. Här anges numret på kontouppställningsraden. Om samma nummer används flera gånger anses dessa rader som en grupp. Hämtar man konton från kontoplanen skrivs kontonumret i fältet rubriknummer. Beskrivning Här anges benämningen till kontouppställningsraden. Beräkningstyper Här kan man välja mellan tre olika: Kontosumma Summerar konto från kontoplanen. SumSum - Summerar summarader från kontoplanen. Rubriksum Summerar rader från kontouppställningen. Visa Här kan man välja ja eller nej. Används för att styra vilka delar av kontouppställningen som ska skrivas ut. 9.12.10 2
Typ Här kan man välja mellan följande typer: inköp, kostnad, värdereg. försäljning, reklamation och lagervärde. Dessa har särskild betydelse för bl.a. hur poster kategoriseras i samband med ekonomiöversikten av maskiner. Dessutom finns det utskrifter som använder dessa typer. Fet Fältet markeras om kontouppställningsraden önskas skrivas ut med fet skrift. Kursiv Fältet markeras om kontouppställningsraden önskas skrivas ut med kursiv skrift. Understrykning Fältet markeras om kontouppställningsraden önskas skrivas ut med understruken skrift. Omvänt tecken Fältet markeras om man önskar att se motsatt tecken på kontouppställningsraden. Sidbrytning Fältet markeras om man, på utskriften, önskar en sidbrytning efter den behandlade kontouppställningsraden. När kontouppställningsraderna är angivna ska det beslutas huruvida kolumnerna ska visas när kontouppställningen ska skrivas ut. Kontouppställningen består av två delar. Kontouppställningsrader och kontouppställningskolumner. Vid skapandet av kontouppställningskolumner väljs knappen Funktion och därefter Skapa kolumnlayouter. 9.12.10 3
Det är möjligt att koppla samman kontouppställningsrader och kolumnformat, så att man vid utskrift av kontouppställningen automatiskt får ett bestämt kolumnformat angivet. Kolumnformatet byggs upp på följande sätt. Kolumnnr. Här kan man ange ett kolumnnummer. Detta nummer är helt frivilligt, man kan använda samma kolumnnr. till flera rader. Använder man sig av detta betraktas dessa som en grupp. Använder man formler blir de betraktade som en.rad., Kolumnhuvud Här anges den önskade överskriften till kolumnen. Kolumntyp Här kan väljas mellan följande: Formel: används om man önskar göra egna formler. Nettoförändring: används om man önskar se förändringen i perioden. Saldo t.o.m datum: Visar saldo för den sista dagen i perioden. Ingående saldo: Visar saldo för den första dagen i perioden. Årets början till period: Visar förändringen från bokföringsårets början till till-datum. Återstående räkenskapsår: Visar förändringen från periodens slut till bokföringsårets slutdatum. Hela räkenskapsåret: Visar förändringen under hela bokföringsåret. Posttyp Här kan väljas mellan bokföringsposter eller budgetposter. Beloppstyp Här väljs om man vill ha beloppen visade som Nettobelopp: en sammanställning av både debiterings- och kreditbelopp Debiteringsbelopp: en sammanställning av debiteringsbeloppen. 9.12.10 4
Kreditbelopp: en sammanställning av kreditbeloppen. Inkludera slutdatum Fältet markeras om man vill att de poster som är redovisade på slutdatumet ska ingå i kontouppställningen även om slutdatumet ligger en dag före perioden som man anger i datumfiltret. Poster som är redovisade på tidigare slutdatum finns alltid med. Formel Här kan du ange en formel. Resultatet av formeln visas i kolumnen när kontouppställningen skrivs ut. Fältet kan användas till att utföra beräkningar på andra kolumner. Andra kolumner anges via sitt kolumnnr. Du kan använda följande tecken i formeln: + (addition) - (subtraktion) x (multiplikation) / (division) ^ (exponentiering) () (parenteser) Visa motsatt förtecken Fältet markeras om man vill använda sig av teckenvändning i kolumnen. Jämförelsedatumformel Fältet innehåller en datumformel som anger vilka datum som ska användas till att beräkna beloppet i den här kolumnen. Formeln används för att beräkna beloppet från jämförelseperioden i förhållande till den perioden som är fastställd i datumfiltret i rapporten. Exempel: -1y ger samma period ett år tidigare. Visa Här kan väljas mellan: Alltid: kolumnen visas alltid Aldrig: kolumnen visas aldrig Om positiv: kolumnen visas bara om beloppet är positivt Om negativ: kolumnen visas bara om beloppet är negativt Avrundningsfaktor Här kan väljas mellan: Ingen avrundning 9.12.10 5
1 avrundning till heltal 1 000 avrundning till tusental. 1 000 000 avrundning till hela miljoner. Kontouppställning med fast kolumnformat När kolumnformatet är skapat kan det knytas till kontouppställningen. Detta görs genom att välja den önskade kontoplanen, och i denna översikt är det möjligt att välja och infoga det kolumnformat som ska knytas till kontoplanen. Skriv ut kontouppställningen När du vill skriva ut kontouppställningen kan detta göras från fönstret Kontouppställning och via knappen Skriv ut. Definitionsfönstret fylls i enligt mallen nedan. Klicka på Skriv ut för att skriva ut på en skrivare eller Förhandsgranska för att se resultatet på skärmen. Exporta kontouppställningen I programmet är det möjligt att exportera kontouppställningen till ett Microsoft Excel kalkylblad. 9.12.10 6
Välj den önskade kontouppställningen: För att exportera kontouppställningen till Excel, tryck på knappen Kontouppställning och välj Översikt: För att bifoga kontouppställningen till Microsoft Excel, tryck på knappen Funktion. Här kan väljas antingen att skriva ut kontouppställningen eller att exportera kontouppställningen. Välj Exportera till Excel.... Innan man exporterar ska man bestämma om det ska skapas ett nytt kalkylblad eller om datan ska läggas till i ett redan existerande kalkylblad. 9.12.10 7
Välj Skapa arbetsbok för att skapa ett nytt kalkylblad. Kalkylbladet kan nu redigeras och sparas som vanligt. Exportering av kontouppställningen till ett existerande kalkylblad. Vill du exportera data från kontouppställningen till ett redan existerande kalkylblad gör du likadant som tidigare, men väljer istället Uppdatera arbetsbok i fältet Alternativ. I fältet Arbetsbok filnamn väljer du kalkylbladet du vill exportera kontouppställningen till genom att klicka på Assistknappen (knappen med tre punkter) och leta fram önskad arbetsbok. 9.12.10 8
I fältet kalkylblad (Förslagsnamn) väljer du vilket blad du vill sätta in datan i genom att klicka på Assistknappen. Välj kalkylbladet och tryck OK. Tryck OK igen så exporteras den valda datan till det önskade Excelkalkylbladet. Kalkylbladet kan nu redigeras och sparas som vanligt. 9.12.10 9