Inbjudan till förnyad konkurrensutsättning

Förfrågningsunderlag 2014-10-08 Upphandlande organisation Mölndals stad Upphandling E-arkiv Camilla Stiller 185/14 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2014-11-06 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Inbjudan till förnyad konkurrensutsättning 1. Beskrivning av avrop 1.1. Ramavtalsområde Detta är en förfrågan på SKL Kommentus Inköpscentral ABs ramavtal E-arkiv 2013, ärendenummer 10119, där kontrakt ska tecknas av beställarna efter förnyad konkurrensutsättning. Detta underlag skickas till samtliga ramavtalsleverantörer. Förfrågan gäller e-arkiv som produkt. Observera att de krav som ställts i den ursprungliga upphandlingen även gäller vid förnyad konkurrensutsättning. 1.2. Kontraktets giltighetstid Avtalet löper fyra år från avtalsstart. Mölndals stad äger rätt att förlänga avtalet. Avtalet kan förlängas med maximalt två år i taget vid två tillfällen. 1.3. Beskrivning av myndigheten Avropande myndighet är Mölndals stad med organisationsnummer 212000-1363. Avropet administreras av Mölndals stads upphandlingsenhet. Mölndals stad ligger i västra Sverige och angränsar till Göteborg. Mölndals stad har ca 61000 invånare och en yta som uppgår till 148 km2. Antalet tillsvidareanställda inom Mölndals stad är ca 4 000 och omsättningen uppgår till ca 3,5 miljarder kronor. Se www.molndal.se för ytterligare information om staden. 2. Anbud 2.1. Inlämning av anbud via TendSign Denna förfrågan kommer handläggas i upphandlingssystemet TendSign (www.tendsign.com). Anbudsgivare som vill delta ska lämna in elektroniskt anbud via systemet TendSign. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord får ni via en Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 1 av 14

registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support på 0771-440 200 vardagar kl. 07.00 19.00 med vissa undantag i samband med helger. Läs mer om hur det fungerar att lämna anbud i det webbaserade verktyget på (http://www.opic.com/sv/tendsign/lamna-anbud/). 2.2. Anbudets utformning Anbud ska vara skriftligt och författat på svenska. Eventuella bilagor kan också vara på skandinaviska språk eller engelska. Om anbudet inte innehåller efterfrågade handlingar/uppgifter kommer anbudet inte att utvärderas. Till anbudet bifogade handlingar som inte efterfrågats kommer inte att beaktas. 2.3. Frågor och svar Eventuella frågor och begäran om förtydligande eller komplettering angående denna avropsförfrågan ställs via TendSign. Frågor och svar, kompletteringar och förtydliganden publiceras i frågor och svars funktionen i TendSign. Anbudsgivaren måste själva bevaka eventuella frågor, svar, kompletteringar och förtydliganden. De som inte har registrerat sig i systemet bör vara särskilt uppmärksamma på denna kontroll. Sista dag att inkomma med frågor är 2014-10-24. Frågor kommer senast besvaras 2014-10-28. 2.4. Sista anbudsdag Sista dag för att lämna anbud är 2014-11-06 2.5. Tilldelningsbeslut Alla anbudsgivare kommer att meddelas när tilldelningsbeslut är fattat. Beslutet skickas via TendSign till den e-postadress som registrerats i systemet. Anbudsgivaren ansvarar för att den e-postadress som angetts är korrekt och att mottagare finns för tilldelningsbeslutet. 3. Utvärdering 3.1. Kravspecifikation Utvärderingen kommer att ske baserat på lämnade svar i kravställning. De krav och kriterier (ska/bör-krav) som är relevanta för oss är preciserade i detta avrop. Övriga krav och kriterier gäller så som de formulerats och besvarats i upphandlingen. Några av de preciserade kraven kommer att bedömas genom betygsättning efter demonstration, detta beskrivs i kravspecifikationen under respektive fråga. 3.2. Demonstration Vi bjuder in anbudslämnare att demonstrera delar av systemet mellan 12:e och 26:e november. Mölndals stad kommer tillhandahålla exempeldokument att testarkivera vid demonstrationen, dessa filer kommer tillgängliggöras i samband med bokning av demonstration. Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 2 av 14

Mölndals stad ser ett särskilt behov av att själva, på ett enkelt sätt, kunna planera utföra och administrera leveranser och levererade arkiv i e-arkivet. Staden har arbetat med digital information på olika sätt i över tio år. Ambitionen har varit att arkivera information analogt fram till att ett system för digitalt bevarande finns tillgängligt. I vissa fall finns dock mindre bestånd information i digital form (enskilda projekt, anläggningsdokumentation m.m.) som staden skulle behöva kunna leverera till e-arkivet utan att det kräver arbetsinsats från leverantören av systemet. Med anledning av detta kommer anbuden utvärderas efter en demonstration av nedan listade moment. 1. Allmän överblick över systemet 2. Hur görs en inmatning i systemet (utifrån ett informationspaket Mölndals stad tillhandahåller till de som lämnar anbud) 3. Hur administreras metadata i systemet 4. Hur ser det grafiska användargränssnittet ut 5. Hur ser sökgränssnittet ut för sökning av bygglovshandlingar Mölndals stad kommer sedan att betygsätta momenten 2, 3, 4 & 5 med tre betyg i skala 0-10 där 0 är sämst och 10 bästa möjliga betyg. Vi kommer i bedömningen bland annat ta hänsyn till att det kan krävas viss utbildning i hur systemet brukas för att arbeta självständigt. Syftet med utvärderingen är att undvika en situation där våra rutiner för leverans av information blir begränsade på grund av att vi är beroende av återkommande arbetsinsatser från leverantören. Det kommer också bedömas hur användarvänligt systemet upplevs. 3.3. Viktning Handläggning av anbud kommer att ske på följande sätt: Steg 1. Prövning att offererad produkt uppfyller samtliga obligatoriska krav. Steg 2. Utvärdering av anbuden enligt avropsförfrågan och däri angivna kriterier efter demonstration. Anbudsgivare kommer att bjudas in till en demonstration enligt beskrivning ovan där listade moment ska presenteras mer ingående. De kommer därefter betygsättas i enlighet med beskrivning i avropsförfrågan. Den anbudssumma som utgörs av angivna priser enligt del 5 räknas upp med ett kvalitetsbristtillägg. Ovan listade kriterier poängsätts, skillnaden mellan maximala 100 % och uppnått totalbetyg dubbleras och används för uppräkning av anbudssumman. Uppräkningstal i % per %: 2 % Exempel: En anbudsgivare med en anbudssumma på 500 000 SEK som uppnått ett totalbetyg på 80 poäng får en kvalitetsavvikelse på 20 %. Detta ger ett kvalitetsbristtillägg på 40 % av anbudssumman, d.v.s. 200 000 SEK och ett jämförpris på 700 000 SEK. Läs mer om utvärderingsmodellen på: https://tendsign.com/public/sv-se/modell%20uppr%c3%a4kningstal%20i%20procent.pdf Anbudsutvärderingen genomförs av företrädare för verksamheten i samråd med Upphandlingsenheten. Anbud som inte uppfyller ställda krav får inte antas. Kraven som ställs på efterfrågad vara/tjänst gäller för hela avtalstiden. Det anbud kommer att antas som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 3 av 14

4. Kravspecifiktion 4.1. Icke funktionella krav - Anbudsgivaren 4.1.1. Dokumenterade och etablerade rutiner Anbudsgivaren ska ha dokumenterade och etablerade rutiner för minst: a) felhantering b) test c) versionshantering d) förvaltning e) vidareutveckling av produkten på så sätt att nya versioner kvalitetssäkras och successivt levereras till upphandlande myndighet under kontraktsperioden. Versionerna kan orsakas t.ex. av lagändringar. Anbudsgivaren ska kunna erbjuda en ny release per år. 4.2. Funktionella krav 4.2.1. Skapa informationspaket för inleverans Produkten ska ha funktionalitet för att skapa informationspaket för inleverans (SIP eller likvärdigt). 4.2.2. Konvertering Produkten ska ha funktionalitet för att vid inleverans konvertera elektroniska handlingar i ej arkivbeständiga ursprungsformat till arkivbeständiga. Vägledande för vilka format som är lagringsbeständiga är Riksarkivets föreskrifter för statliga myndigheter. 4.2.3. Hantering av inleverans Produkten ska kunna hantera minst följande typer av inleveranser: a)kontinuerliga leveranser (löpande leveranser från producenter till e-arkiv via en direktanslutning) b)periodvisa leveranser (leveranser som kommer stötvis över en längre tid, men som är sammanhängande med varandra) c)enstaka leveranser (exempelvis avställning av ett system) d)manuella leveranser Leverantören ska vid demonstration visa hur leveranser av typen b & d (periodvisa respektive manuella leveranser) hanteras. Periodvisa leveranser innebär att man med bestämt intervall ska kunna hämta dokument och metadata som exporteras ut ur ett verksamhetssystem (vilket som helst) samt läsa om metadata till ett metadataschema anpassat till e-arkivet. Mölndals stad kommer bedöma hanteringen av leveranser utifrån möjligheten för administratörer att i systemet självständigt utföra leveranserna. Systemadministratören ska enkelt och lättfattligt kunna jobba i systemet och systemet ska fungera intuitivt och det ska vara lätt att planera, överblicka och utföra leveranserna. Det ska finnas färdiga menyer för inmatning av leveranser. Högre betyg kommer ges utifrån att köparen bedömer att arbete kan utföras utan kontinuerlig hjälp från leverantörens support. Beskriv kortfattat hur kriteriet uppfylls (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 4 av 14

Köparens bedömning av användbarhet i systemadministratörens arbete med periodvisa leveranser (Fasta svarsalternativ) 100 10 90 9 80 8 70 7 60 6 50 5 40 4 30 3 20 2 10 1 0 0 Köparens bedömning av användbarhet i systemadministratörens arbete med manuella leveranser (Fasta svarsalternativ) 100 10 90 9 80 8 70 7 60 6 50 5 40 4 30 3 20 2 10 1 0 0 18,75 % 18,75 % 4.2.4. Komplettering av metadata Produkten ska ha funktioner för en användare att manuellt komplettera och uppdatera på arkivobjekt. Leverantören ska vid demonstration visa hur komplettering av metadata på levererade arkivobjekt utförs. Köparen kommer bedöma användarvänlighet i färdiga menyer och färdig funktionalitet för komplettering av av metadata. Höga betyg kommer ges utifrån enkelheten och smidigheten i att byta metadata på arkivobjekt, lägga till nya fält för metadata samt införa nya metadatascheman. Beskriv kortfattat hur kriterium uppfylls (Fritextsvar) Köparens bedömning av användbarhet i systemadministratörens arbete med komplettering av metadata (Fasta svarsalternativ) 10 9 8 7 6 5 4 18,75 % Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 5 av 14

3 2 1 0 4.2.5. Redovisning av handlingar Produkten ska ha funktionalitet för att redovisa handlingar i e-arkivet i enlighet med av verksamheten vald arkivredovisningsstruktur, t.ex. verksamhetsbaserad arkivredovisning eller allmänna arkivschemat. Beskriv kortfattat hur kravet uppfylls (Fritextsvar) 4.2.6. Grafiska användargränssnitt Produkten ska ha grafiska användargränssnitt för inleverans, lagring, redovisning, återsökning, administration av regelverk etc. Leverantören ska vid demonstration visa upp det grafiska användargränssnittet för leverans, lagring, redovisning etc. Köparen kommer bedöma det grafisk användargränssnittet. Höga betyg kommer ges utifrån hur intuitivt gränssnittet är i kombination med enkelheten i att navigera i och använda systemets funktionalitet. Bifoga bildmaterial som visar användargränssnittet (Bifogat dokument) Köparens bedömning av användargränssnitt utifrån användarvänlighet m.m. (Fasta svarsalternativ) 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 18,75 % 4.2.7. Användargränssnitt för extern sökning Produkten ska kunna tillhandahålla elektroniska handlingar till konsument genom: a)användargränssnitt för sökning b)integrationsgränssnitt för sökning från annat system Leverantören ska vid demonstration visa ett användargränssnitt för sökning från allmänheten med möjlighet att söka fram bygglovshandlingar. Köparen kommer att bedöma produkten utifrån möjlighet för allmänhet och bygglovshandläggare att söka fram offentliga bygglovshandlingar. Höga poäng kommer ges utifrån hur intuitivt sökning upplevs, enkelheten i att söka, möjlighet att kombinera sökbegrepp, möjlighet att söka i olika webbläsare samt på mobila enheter, tydlig presentation av sökresultat samt möjlighet och Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 6 av 14

enkelhet att skriva ut bilden (hela eller delar) och att föra över den till andra system. Köparens bedömning av publikt sökgränssnitt utifrån användarvänlighet m.m. (Fasta svarsalternativ) 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 25,00 % 4.3. Icke funktionella krav - Teknik 4.3.1. Integrering med behörighetssystem Produkten ska, via maskingränssnitt kunna integreras, med olika verksamhetsstyrda externa komponenter för att stödja UM/UEs regelverk, som t.ex. behörighetssystem. Produkten ska gå att koppla till Mölndals stad AD, samt att det är möjligt att manuellt lägga till användare i systemet 4.3.2. Hantering av klientexekvetering Produkten bör hantera klientexekvering via Citrix eller likvärdigt. Produkten ska gå att installera i en WMware miljö och terminalserver eller liknande för fjärråtkomst. Produkten ska gå att installera på en 2012 R2 server. 4.3.3. Upptäcktsrutiner Produkten ska innehålla funktion för upptäcktsrutiner när informationsöverföring eller uppdatering inte lyckats. Produkten ska kunna skicka mail till systemadministratör som redovisar poster som ej uppdaterats. Systemförvaltare (hos Mölndals stad) måste själv kunna starta om informationsöverföring/uppdatering utan inblandning av leverantör. 4.3.4. Tekniska plattformar Anbudsgivaren ska ange krav på UM/UEs tekniska plattformar, både inom klient- och servermiljö, inklusive samtliga nödvändiga tilläggsprodukter. Produkten ska vara kompatibel med Mölndals stads IT-miljö som preciseras i bifogat dokument. Se specifikt Bilaga A i dokumentet. 4.4. Icke funktionella krav - Säkerhet 4.4.1. Kontroll av åtkomst till system genom behörighetssystem Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 7 av 14

Produkten ska ha funktionalitet för kontroll av åtkomst till systemet, funktioner och information i systemet genom ett behörighetssystem. Produktens behörighetssystem ska kunna klassificera åtkomst till underfunktioner via grupptillhörighet. 4.4.2. Loggar För spårbarhet ska nödvändiga uppgifter kunna samlas in och lagras i loggar. Loggarna ska innehålla information om minst: a) vem som utfört vilken åtgärd, och vid vilken tidpunkt b) genomförd gallring c) drift- och övervakningshändelser Loggarna ska inte kunna raderas eller redigeras/manipuleras på något sätt. 4.4.3. Sökning i loggar Produkten bör ha funktionalitet för sökning i och analys av loggar. Loggarna ska kunna vara sökbara på namn, aktivitet respektive datum. 5. Anbudspris 5.1. Allmän information Priser skall anges i SEK exklusive moms och inkludera utbildning. Inga ytterligare pristillägg eller avgifter får förekomma. 5.2. Införandeprojekt I priset för införandeprojekt ingår det som beskrivs i punkterna a-c i avsnitt 6.7. Vi önskar även få in pris på punkt d, priset kommer emellertid inte bedömas i anbudsutvärderingen. Ange pris för införandeprojekt del a,b och c i enlighet med rubrik 6.7. (Prismatris) 33,33 % Specifikation Kvantitet Enhet a) Löpande leverans från ärendehanteringssystemet Platina 1,00 st b) Leverans av scannade bygglovshandlingar 1,00 st c) Publik sökväg till bygglovshandlingar 1,00 st Ange pris för införandeprojekt del d i enlighet med rubrik 6.7. Priset kommer inte ingå i anbudsutvärderingen. (Prisruta) 5.3. Licenskostnad Häri anges ingångskostnader för licens. Notera att årliga kostnader anges i del 5.4. Samtliga poster ska prissättas, i de fall licensen ingår kostnadsfritt ska det markeras med 0 i prisrutan. Ange pris per licens enligt matris nedan. (Prismatris) 33,33 % Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 8 av 14

Specifikation Kvantitet Enhet Pris per adminstratörlicens 5,00 st Pris för att Mölndals stads invånare ska kunna söka i den publika sökvägen 1,00 st 5.4. Driftkostnader Häri ingår årliga kostnader för drift- och underhåll av systemet. Även eventuella årliga kostnader för licenser. Ange ingående delar i drift- och underhållskostnader. (Fritextsvar) Ange drift- och underhållskostnader per år. (Prismatris) 33,33 % Specifikation Kvantitet Enhet Årlig drift- och underhåll 4,00 st 6. Kontraktsvillkor 6.1. Avtalstid Avtalet löper fyra år från avtalsstart. Mölndals stad äger rätt att förlänga avtalet. Under förlängningsperioden gäller i övrigt oförändrade avtalsvillkor. Avtalet kan förlängas med maximalt två år i taget vid två tillfällen. Eventuell förlängning meddelas i normalfallet leverantören senast två månader före avtalsperiodens utgång. Vid giltighetstidens utgång upphör avtalet utan föregående uppsägning. Uppfyllda avtalsvillkor under avtalsperioden är en förutsättning för att en förlängning ska göras. 6.2. Avrop från ramavtal Detta Kontrakt som omfattas av ramavtalsupphandlingen Upphandling earkiv 2013, med projektnummer 101192, reglerar avrop från Ramavtal [ ] mellan SKL Kommentus Inköpscentral AB, nedan kallat SKI, och [xxx AB], nedan kallad Ramavtalsleverantören.####Ifylles vid avtalstecknande#### 6.3. Kontraktets omfattning Leveransens omfattning och villkor kring denna framgår av Kontraktet med tillhörande bilagor samt Ramavtalet. Om handlingarna innehåller motstridiga uppgifter ska handlingarna gälla i nedan nämnd ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. 1.Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet 2.Kontraktet med bilagor 3.Eventuella kompletteringar av anbud 4.Anbud med bilagor 5.Eventuellt kompletterande avropsförfrågan 6.Avropsförfrågan med bilagor Vid avrop ska Ramavtalets Allmänna villkor gälla mellan kunden och leverantören. Dessa kontraktsvillkor får inte ersättas av andra om det inte framgår specifikt av ramavtalet. Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 9 av 14

Leveransens omfattning framgår av Kontraktet med tillhörande bilagor samt Ramavtalet. Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om Kontraktet innehåller motstridiga uppgifter i förhållande till Ramavtalet skall Ramavtalet gälla i enlighet med Ramavtalets huvudtext, punkt 4.4. Kontraktet avser avrop från följande delområde: e-arkiv som produkt Observera att det inte är möjligt att avtala bort eller ändra del eller delar av Ramavtalet. Endast preciseringar för specifika avrop är möjligt att göra. Anledningen till detta är att villkoren ingår i upphandlingen och förutsättningarna för upphandlingen får inte ändras i efterhand. Det vore att åsidosätta reglerna om icke-diskriminering och om affärsmässighet. 6.4. Kontaktpersoner och adresser ###Ifylles vid avtalstecknande##### Kontaktperson för Kunden: [Namn]Telefon: [Adress]E-post: Kontaktperson för Leverantören: [Namn]Telefon: [Adress]E-post: Byte av kontaktperson ska meddelas motparten skriftligen. 6.5. Upphandlingssekretess vid avrop hos upphandlande myndighet som omfattas av OSL Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 19 kap. 3 gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats av den upphandlande myndigheten. Efter tilldelningsbeslutet kan avropssvar även fortsättningsvis omfattas av sekretess enligt 31 kap. 16 OSL, så kallad affärssekretess. Sekretessprövningen sker i samband med att någon begär ut handlingar från den upphandlande myndigheten. Om anbudsgivaren anser att någon uppgift i avropssvaret omfattas av sekretess eller utgör företagshemligheter har han eller hon möjlighet att i avropssvaret precisera vilka uppgifter i avropssvaret sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. Enligt bestämmelserna i OSL måste den upphandlande myndigheten självständigt genomföra en sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Detta innebär att anbudsgivarens begäran om sekretess inte är en garanti för att handlingarna slutligen omfattas av sekretess. 6.6. Option Köparen äger rätt, men har ingen skyldighet, att från detta avtal avropa ytterligare (i avropsförfrågan icke specificerade) produkter, serviceavtal och/eller tillbehör och/eller konsumtionsartiklar till produkten under produktens livslängd. Avtalets villkor gäller även för sådana avrop om inte parterna särskilt avtalar om andra villkor vid tiden för avropet. 6.7. Leveransmodell Stadsarkivet i Mölndals stad har ambitionen att över tid ansluta så många som möjligt av verksamhetssystemen för leverans till e-arkivet. Initialt har man dock pekat ut ett system och ett bestånd digitala handlingar som levereras till e-arkivet. Dessa räknas upp nedan i punkterna a-c. Vidare nämner vi i punkten d ytterligare ett system som ska levereras i Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 10 av 14

framtiden men som inte ingår i införandeprojektet. I samband med varje delleverans ska relevant utbildning för levererade funktioner för berörd personal hos köparen. Utbildning omfattar 3-4 personer på UM. a) Leverans av skannade bygglovshandlingar Stadsbyggnadsförvaltningen i Mölndals stad har digitaliserat 300 000 bygglovshandlingar till PDF/A. Dessa behöver levereras till e-arkivet tillsammans med relevant metadata så att informationen bevaras på ett säkert sätt. Stadsbyggnadsförvaltningen kommer se till att metadata finns tillgänglig men leverantören behöver översätta till nytt schema. b) Publik sökväg till bygglovshandlingar Den bygglovsinformation som digitaliserats behöver göras publikt sökbar för att underlätta förfrågningar från allmänheten. Följande metadata skall vara sökbara: Diarienummer Fastighetsbeteckning (med unikt fastighetsnummer) Ärenderubrik Handlingsrubrik År för bygglov Ärendestart Ärendeslut Beslutsdatum c) Löpande leverans från ärendehanteringssystemet Platina E-arkiv skall klara av att ta emot informationspaket med dokument och metadata från diarieförda ärenden. Dokument och metadata har sitt ursprung i ärendehanteringssystemet Platina och exporteras ut ur Platina via en separat lösning. E-arkivet skall läsa om metadata till standardschemat (FGS) för ärendehantering som riksarkivet släppt som ta emot metadata och dokument. Leveransen ska senare ske årligen och kunna utföras av stadsarkivet i Mölndal. ------- d) Löpande leverans från bygglovshanteringssystem Vision Bygg/Byggreda E-arkiv ska klara av att ta emot informationspaket med dokument och metadata från bygglovshanteringssystem. En uppgradering av bygglovshanteringssystemet från Byggreda till Vision Bygg skall genomföras under våren 2015. 6.8. Tidplan för införande a) Leverans av inskannade bygglovshandlingar Leverans av bygglovshandling till e-arkivet skall vara utförd till 1:a mars 2015. b) Publik sökväg till bygglovshandlingar Sökvägen skall vara färdig att använda för allmänheten senast 1:a maj 2015. c) Löpande leverans från ärendehanteringssystemet Platina Lösning för att ta emot handlings från Platina till e-arkiv skall vara upprättad till 1:a juni 2015. Leveransen från Platina till e-arkiv skall sedan utföras en gång per år. ------- d) Löpande leverans från bygglovshanteringssystem Vision Bygg/Byggreda Möjlighet att ta emot handlingar och metadata från bygglovshanteringssystem bör fungera Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 11 av 14

till hösten 2015. Detta är beroende av genomförd uppgradering av bygglovshanteringsystemet Byggreda till Vision Bygg som skall genomföras under våren/sommaren 2015. 6.9. Betalningsmodell Betalning av tjänster sker månadsvis i efterskott efter leveransgodkännande. För eventuella engångskostnader, införandeprojekt samt tilläggsbeställningar har Ramavtalsleverantören rätt att fakturera 80 % vid installation och resterade 20 % vid leveransgodkännande. För löpande kostnader har Ramavtalsleverantören rätt att fakturera avtalade priser vid leverans. 6.10. Leveransgodkännande För leveransgodkännande ska följande uppnås per leverans enligt beskrivning i avropsförfrågan: a) Leverans av skannade bygglovshandlingar Leveransgodkännande ges när alla bygglovshandlingar levererats till e-arkivet i ett arkivbeständigt format och med relevant och korrekt metadata som tillhandahållits av stadsbyggnadsförvaltningen. b) Publik sökväg till bygglovshandlingar Leveransgodkännande ges när ett sökgränssnitt lanserats, på en av Mölndals stad kontrollerad webbyta, som gör det möjligt för allmänheten att söka bygglovshandlingar som levererats till e-arkivet. Bygglovshandlingarna ska vara sökbara utifrån sökkriterier som anges i kapitel 5.1 i avropsförfrågan. Handlingar som, enligt metadata, omfattas av sekretess ska inte kunna läsas av allmänheten. c) Löpande leverans från ärendehanteringssystemet Platina Leveransgodkännande ges när e-arkivet visats kunna klara av att ta emot bestånd av informationspaket som exporterats ut ur ärendehanteringssystemet Platina. Metadata ska konverteras till förvaltningsgemensam specifikation för ärendehantering och dokument och metadata ska kunna levereras. Skarp leverans kommer inte ske förrän tidigast år 2016 så godkännande ges efter testleverans. I samband med varje delleverans ska relevant utbildning för levererade funktioner för berörd personal hos köparen. Utbildning omfattar 3-4 personer på UM. 6.11. Samverkan Samverkan sker på tre nivåer, strategisk, taktisk och operativ enligt vad som beskrivs nedan. Samverkansformerna sätts mellan Ramavtalsleverantören och UM/UE. Strategisk nivå På den strategiska nivån hanteras bl.a. strategisk prioritering, verksamhetsutveckling och relationsfrågor. På denna nivå är den högsta nivån på för eskalering av gemensamma frågor. Taktisk nivå På den taktiska nivån identifieras vad Ramavtalsleverantören ska leverera till UM/UE och leveranser säkras. På den taktiska nivån säkerställs avtalsfrågor, kvalitetsuppföljning, prognoser, uppföljning av eget åtagande enligt avtal samt styrning av kompetens och resurser. Den taktiska nivån är den andra nivån för eskalering av gemensamma frågor. Operativ nivå På den operativa nivån genomförs operativt planerade, förebyggande och uppföljande arbete, samt hantering av utredningar vid ändringar och problem. Större förändringar hanteras på strategisk alternativt taktisk nivå. Den operativa nivån är den första nivån på för Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 12 av 14

eskalering av gemsamma frågor. 6.12. Priser ####Ifylles vid avtalstecknande##### Avtalade priser inkluderar samtliga kostnader som är förenade med produkten för att uppfylla samtliga avtalade krav. Priser är angivna i SEK, exklusive mervärdesskatt. Priser produkten: Priser service och support: Priser installation: Priser införandeprojekt: Priser utbildning: Här anges de priser som offererats i den förnyade konkurrensutsättningen. 6.13. Prisjusteringar Avtalade priser ska vara fasta under de första tre åren av Kontraktsperioden. Därefter finns möjlighet att justera avtalade priser med hänvisning till SCBs arbetskostnadsindex LCI (Labour Cost Index), kolumn J, (arbetskostnadsindex för tjänstemän, Informations- och kommunikationsverksamhet). Prisjustering får endast ske om förändringen av index uppgår till +/- 2% jämfört med föregående indexjustering. Prisjustering av avtalade priser får ske med högst 80 % av arbetskostnadsindexets förändring för den aktuella perioden. Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas motparten. Motparten ska inom en månad skriftligen lämna svar på begäran. Prisjustering ska tillämpas tidigast två månader efter det att parterna skriftligt anmält begäran. Prisjustering gäller i minst 12 månader innan ny begäran om justering får göras. Bastidpunkt: 2017, kvartal 2 Med bastidpunkt menas mot vilken period kvartal och år indexregleringen alltid sker. Bastidpunkten ska alltid vara år två på Kontraktet. Bastidpunkten för LCI alltid är ett kvartal eftersom ingen månadsstatistik finns tillgänglig. Avräkningstidpunkt: Kvartal närmast innan begäran om prisjustering inkommit Ange Avräkningstidpunkt. Med avräkningstidpunkt menas för vilken tid på året priset avser att justera sitt pris med hjälp av LCI. 6.14. Dokumentation En komplett dokumentation innehållande nödvändig information för att erhålla en heltäckande bild av systemets funktion ska ingå i leveransen. 6.15. Fakturerings- och betalningsvillkor Betalning ska erläggas mot specificerad och godkänd faktura 30 dagar efter fakturans ankomstregistrering. Leverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. Leverantören ska fakturera Mölndals stad, d.v.s. faktura får inte skickas från underleverantör. Leverantören ska förutom lagstadgade uppgifter redovisa följande uppgifter på fakturan: - Innehav av F-skattsedel Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 13 av 14

- GEM-kod (beställarkod) - Ramavtalsnummer - Beställarens referens - Leverantörens referens - Leverantörens organisationsnummer - Bank- eller Plusgironummer - Omfattning av utförd tjänst - Tidsperiod - Specifikation av utlägg med tillhörande verifikationer (underleverantörsfakturor m.m.) Har uppdraget utförts enligt löpande räkning ska beräkningsgrunden anges i fakturan. Det belopp som anges i fakturan ska kunna hänföras till aktuellt projekt, aktivitet och ärende. Betalar Mölndals stad inte avtalsenlig faktura i rätt tid har Leverantören rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen. Ränta regleras på anmodan av Leverantören. Mölndals stad har rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen i de fall Leverantören ålagts att betala viten eller skadestånd och dröjer med detta. Ränta ska i sådant fall regleras på anmodan av Mölndals stad. 6.16. Elektronisk fakturering All fakturering ska ske via elektronisk faktura om inte annat efterfrågas, antingen som EDI Fulltextfaktura enligt SFTI eller det enklare fakturaformatet SFTI Svefaktura. 6.17. Övrigt I allt övrigt som inte överenskommits mellan Mölndals stad och Leverantören hänvisas till villkoren i Ramavtalet. Utskrivet: 2014-10-08 10:33 Sida 14 av 14