Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Pensionsadministration

Norrtälje kommun Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Pensionsadministration Diarie KS13- Upphandlare Robert Beronius Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. 1.0 IT-stöd/kommunikation Krav 1.1 Kan ni erbjuda en webbaserad tjänst med möjlighet till manuell rapportering av pensionsgrundande uppgifter via PC/terminal från kommunens PA-system? Krav 1.2 Beskriv de tjänster och funktioner som tillhandahålls i er webbaserade tjänst. Krav 1.3 Är det möjligt att i er webbaserade tjänst simulera beräkningar och få uppgifter om tidigare utredda pensionsgrundande anställningar? Krav 1.4 Är er webbaserade tjänst tillgänglig under normal arbetstid klockan 07.00-18.00? Krav 1.5 Kan anställnings- och löneuppgifter överföras och redovisas från Norrtälje kommuns lönesystem en gång per år eller oftare? Krav 1.6 Är systemet väl utvecklat för tjänster med anknytning till KAP-KL/PFA? Krav 1.7 Krävs särskild behörighet och lagras användarnas identitet i systemet när uppgifter ändras i registret? 2.0 Serviceorganisation och kundtjänst Krav 2.1 Kan ni erbjuda en serviceorganisation/kundtjänst som är anpassad för Norrtälje kommuns behov, men även för Norrtälje kommuns arbetstagare och pensionstagare, som: är kostnadsfri har namngivna kontaktpersoner ger Norrtälje kommun tillgång till kundtjänstfunktionen, under vardagar mellan klockan 08.00-17.00 samt 7.30-15.00 fredagar, med direktnummer till den grupp som är avsedd att serva Norrtälje kommun har tillgänglighet till IT-stöd under vardagar mellan klockan 08.00-16.30 1/10

3.0 Specialistkompetens/service och kontakt med marknadens parter Krav 3.1 Kan ni erbjuda specialistkompetens (för t.ex komplicerade beräkningar, tolkning av äldre avtal, ärenden som berör andra avtalsområden, komplicerade utredningar, tolkning av skuldförändringar etc)? Krav 3.2 Kan ni erbjuda pensionsrådgivning? Krav 3.3 Beskriv er organisation, kompetens samt resurser för att hantera sådana ärenden och förfrågningar. Krav 3.4 Beskriv vilken service och vilket stöd som kan erbjudas Norrtälje kommuns kontaktperson i pensionsfrågor samt ekonomer. Krav 3.5 Beskriva era kontakter med marknadens parter. 4.0 Övertagande Anbudsgivaren ska ta ett eget verksamhets- och ekonomiskt ansvar för installation och uppstart av nytt system samt kunna avsätta tillräckliga och nödvändiga resurser för detta ändamål (gäller enbart anbudsgivare som idag inte är leverantör). Krav 4.1 Beskriv övertagandeprocessen går till och i vilken mån Norrtälje kommun behöver vara aktiv. 5.0 Avstämning, kontroll samt eliminering av fel Det mesta av den informationen som utnyttjas i pensionsförvaltningen inhämtas från kommunens personaladministrativa system. Därvid kan risk för fel och avvikelser mellan systemen uppstå. Anbudsgivaren ska därför beskriva de rutiner som finns för eliminering av fel, avstämning och felsökning. Anbudsgivaren ska också beskriva ansvarsfördelningen vid fel och brister samt de resurser som man tänkt sätta in för att lokalisera och åtgärda fel. Krav 5.1 Beskriv de rutiner som finns för eliminering av fel, avstämning och felsökning. Krav 5.2 Beskriv ansvarsfördelningen vid fel och brister samt de resurser som ni tänkt sätta in för att lokalisera och åtgärda fel. 6.0 Krav på pensionsadministration 2/10

Upphandlingen omfattar fullständig pensionsadministration av KAP-KL,PFA samt PA-KL inklusive övergångsbestämmelser och tillhörande protokollsanteckningar inkluderande pensionsreglementen för förtroendevalda. Av anbudet ska det tydligt framgå hur anbudsgivaren tänker genomföra uppdraget. Om anbudsgivaren anlitar underleverantörer ska detta redovisas i anbudet. Krav 6.1 Hur tänker ni genomföra uppdraget? Ange om ni kommer anlita eventuella underleverantörer. 7.0 Bevakning Pensionsbrev ska skickas till Norrtälje kommun och innehålla alla de uppgifter som ligger till grund för pensionen. Krav på bilaga 7.1 Vid inlämning ska [ Exempel på pensionsbrev ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Exempel på hur ett pensionsbrv kan se ut. 8.0 Samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut Krav 8.1 Anbudsgivaren ska på Norrtälje kommuns vägnar besvara samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut om arbetstagares, även avgången arbetstagares, och pensionstagares pensionsrätt. Redogör för hur detta arbete utförs. 9.0 Pensionsskuldsberäkningar och pensionsskuldsprognoser Anbudsgivare ska vid tre tillfällen per år tillhandahålla pensionsskulds och pensionskostnadsberäkning(ar) som ska ligga till grund för Norrtälje kommuns redovisning uppdelad(e) på förvaltningar samt en femårsprognos av Norrtälje kommuns pensionsskuld och pensionskostnader. Beräkning ska ske enligt den redovisningsmodell för pensioner som bestäms av gällande lagstiftning samt enligt den metod som rekommenderas av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt rådet för kommunal redovisning. Anbudsgivaren ska redovisa möjligheter till simuleringar och andra administrativa stöd för att budgetera pensionskostnaderna. Förändring av viktiga parametrar som påverkar skuldens storlek ska redovisas och kommenteras, till exempel ränteberäkning, basbeloppsuppräkning och lagändringar med mera. Skuldberäkning ska levereras i samband med bokslut och delårsbokslut. Av beräkningarna ska framgå fördelning mellan ansvarsförbindelse och skuldavsättning samt fördelning på olika typer av pensionsförpliktelser. 3/10

Norrtälje kommun ska kunna beställa pensionsskuldsberäkning även vid andra tillfällen än ovanstående. Anbudsgivare ska också kunna göra en analys för varje år som avser förändring av Norrtälje kommuns pensionsskuld. Anbudsgivaren ska kunna förse Norrtälje kommun med prognoser över pensionsskuldens och pensionskostnadernas utveckling på 5 år, 10 år och längre sikt, upp till 40 år. Anbudsgivaren ska redovisa möjligheter till långtidsprognoser. Matchning av tillgångar och pensionsskuld (ALM-beräkningar) och annat av betydelse för tjänsten. Anbudsgivaren ska redovisa hur utbetalda pensioner fördelas. Detta mot bakgrund av att vissa utbetalningar skall redovisas som kostnad vid utbetalningstillfället (IPR intjänat före 971231). Anbudsgivaren ska erbjuda Norrtälje kommun möjlighet att kunna inhämta uppgifter för egen beräkning av pensionskostnad inklusive och exklusive löneskatt, intjänad pensionsrätt, underlag för särskild löneskatt, avgiftsbestämd ålderspension, intjänad pensionsrätt, förtida uttag IPR samt pensionsberäkningar på förtroendevalda. Detta ska beskrivas i anbudet. Anbudsgivaren ska bifoga exempel på leverans av pensionsskuld och prognos med anbudet. Krav 9.1 Redovisa vilka möjligheter till simuleringar och andra administrativa stöd för att budgetera pensionskostnaderna som ni erbjuder. Krav 9.2 Redovisa vilka möjligheter till långtidsprognoser (matchning av tillgångar och pensionsskuld (ALMberäkningar) och annat av betydelse för tjänsten) som ni erbjuder. Krav 9.3 Redovisa hur utbetalda pensioner fördelas. Krav 9.4 Exempel på leverans av pensionsskuld och prognos bifogas anbudet. Krav på bilaga 9.5 Vid inlämning ska [ Exempel på pensionskuld och prognos ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Exempel på hur leverans av pensionsskuld och prognos kan se ut. 10.0 Inbetalning och förvaltning av pensionsmedel Anbudsgivare ska redovisa villkor och rutiner för inbetalning av pensionsmedel och preliminärskatt samt medelsförvaltning och ska: redovisa vid vilken tidpunkt, antal dagar före pensionsutbetalningen, inbetalning av pensionsmedel ska ske (med utbetalningsdag avses den dag pensionstagaren har inbetalningen tillgänglig på sitt konto) 4/10

redogöra för vilka räntevillkor som gäller vid positivt respektive negativt saldo på Norrtälje kommuns avräkningskonto Krav 10.1 Ange vid vilken tidpunkt, antal dagar före pensionsutbetalningen, inbetalning av pensionsmedel ska ske. Med utbetalningsdag avses den dag pensionstagaren har inbetalningen tillgänglig på sitt konto. Krav 10.2 Ange vilka räntevillkor som gäller vid positivt respektive negativt saldo på Norrtälje kommuns avräkningskonto. 11.0 Löneväxling Norrtälje kommun ger anställda en möjlighet att påverka den framtida pensionen genom frivilliga pensionsavsättningar. Anbudsgivaren ska beskriva hur löneväxling utförs, om det finns en eller flera olika lösningar samt beskriva fondutbudet och eventuella kostnader. Krav 11.1 Beskriv hur löneväxling utförs och om det finns en eller flera olika lösningar. Krav 11.2 Beskriv fondutbudet och om det finns eventuella kostnader. 12.0 Information till arbetstagare Anbudsgivaren ska årligen skicka information genom pensionsprognos till Norrtälje kommuns arbetstagare. Pensionsprognos/pensionsbesked ska sändas direkt till arbetstagaren utan ytterligare kostnad för Norrtälje kommun. Motsvarande information ska även finnas tillgänglig via internet för arbetstagaren. Informationen ska minst vara anpassad efter den skyldighet arbetsgivaren har enligt KAP-KL och innefatta uppgift om intjänad pensionsrätt, förmånsbestämd ålderspension samt eventuell pensionsbehållning som arbetstagaren tjänat in i anställningar i Norrtälje kommun, det vill säga summan av årliga avgifter som arbetsgivaren förfogar över samt intjänad pension tillsammans med eventuell beslutad förändring av Pensionsnämnden. Om arbetstagare valt pensionssparkonto hos anbudsgivaren för den avgiftsbestämda ålderspensionen bör pensionsprognos kunna omfatta avgiftsbestämd ålderspension. Pensionsprognos sänds till arbetstagaren. Anbudsgivaren ska bifoga exempel på pensionsprognos/besked. Krav på bilaga 12.1 Vid inlämning ska [ Exempel på pensionsprognos besked ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudsgivaren ska årligen skicka information genom pensionsprognos till Norrtälje kommuns arbetstagare. 5/10

Informationen ska minst vara anpassad efter den skyldighet arbetsgivaren har enligt KAP-KL och innefatta uppgift om intjänad pensionsrätt, förmånsbestämd ålderspension samt eventuell pensionsbehållning som arbetstagaren tjänat in i anställningar i Norrtälje kommun, det vill säga summan av årliga avgifter som arbetsgivaren förfogar över samt intjänad pension tillsammans med eventuell beslutad förändring av Pensionsnämnden. Om arbetstagare valt pensionssparkonto hos anbudsgivaren för den avgiftsbestämda ålderspensionen bör pensionsprognos kunna omfatta avgiftsbestämd ålderspension. 13.0 Utbildning och dokumentation Anbudsgivaren ska tillhandahålla utbildning inom ämnesområden som har anknytning till KAP-KL eller äldre avtal. När förändringar sker i lag eller avtal ska anbudsgivaren i ett tidigt skede informera om vad förändringen innebär och tillhandahålla utbildning inom det aktuella området. Anbudsgivarens utbildare ska vara kvalificerade inom sitt ämnesområde. Kurser och utbildning bör kunna anpassas till Norrtälje kommun särskilda behov. Vid avtalstidens start ska anbudsgivaren tillhandahålla utbildning för Norrtälje kommuns handläggare/ kontaktperson/er utan särskild kostnad för detta. Anbudsgivaren ska ha två informationsträffar per år för Norrtälje kommuns anställda, utan kostnad, och enligt överenskommelse med Norrtälje kommuns kontaktperson. Anbudsgivaren ska beskriva utbildningsutbud för handläggare/kontaktperson, chefer, personalhandläggare och ekonomer samt ange kostnad för dessa. Anbudsgivaren ska beskriva hur Norrtälje kommun ges möjlighet att genom kontinuerliga nätverks- och användarträffar påverka utvecklingen av de administrativa tjänsterna. Nätverks- och användarträffar ska vara avgiftsfria. Möjlighet ska finnas att medverka på minst en användarträff per år. Anbudsgivaren ska tillhandahålla dokumentation och handböcker på svenska som kontinuerligt uppdateras. Dokumentation, handböcker och blanketter bör även finnas tillgängliga via internet. Anbudsgivaren ska bifoga exempel på handbok via cd eller i elektronisk form. Krav 13.1 Beskriv ert utbildningsutbud för handläggare/kontaktperson, chefer, personalhandläggare och ekonomer samt ange kostnad för detta. Krav 13.2 Beskriv hur Norrtälje kommun ges möjlighet att genom kontinuerliga nätverks- och användarträffar påverka utvecklingen av de administrativa tjänsterna. Krav på bilaga 13.3 Vid inlämning ska [ Exempel på handbok ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. 6/10

Exempel på hur er handbok ser ut. 14.0 Administration av förmedlingstjänsten Anbudsgivaren ska tillhandahålla en tjänst för administration av förmedlingstjänsten avseende försäkring enligt KAP-KL. Tjänsten ska omfatta fullständig information av den avgiftsbestämda ålderspensionen enligt KAP-KL. Tjänsten ska även omfatta samtliga valbara försäkringsbolag enligt KAP-KL Anbudsgivaren ska: skicka valpaket innehållande neutral valinformation till Norrtälje kommuns berörda arbetstagare tillse att de som anställs sent under året också får valmaterial tillhandahålla tjänst för utskick av premieinformation till Norrtälje kommuns anställda tillse valregistrering av konto och försäkringsgivare ombesörja att inbetalningar av pensionsavgifter förmedlas till valt bolag och konto tillhandahålla en kundtjänstfunktion till både Norrtälje kommuns handläggare och arbetstagare tillhandahålla funktion för rättelse och komplettering av premier med möjlighet att administrera denna online tillhandhålla funktion för kontroll av fakturaspecifikationer online tillhandhålla tjänst för förmedling av andra premier än KAP-KL, till exempel löneväxling tillse registrering av uppgifter från AFA, avgiftsbefrielseförsäkring tillhandahålla information om Norrtälje kommuns anställda som har en pensionsavgift som understiger 1 procent av inkomstbasbeloppet. Anbudsgivaren ska beskriva hantering och rutiner. Exempel på utskick till arbetstagare ska bifogas anbudet. Krav 14.1 Beskriv er hantering och rutiner av er tjänst för administration av förmedlingstjänsten avseende försäkring enligt KAP-KL. Krav på bilaga 14.2 Vid inlämning ska [ Exempel på utskick till arbetstagare förmedling ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Exempel på utskick till arbetstagare. Krav 14.3 Beskriv hur ni tillser att de som anställs sent under året också får valmaterial. Krav 14.4 Beskriv hur er kundtjänstfunktion fungerar, både till kommunens handläggare och arbetstagare. 15.0 Option om utökat pensionshandläggarstöd Anbudsgivaren ska: bevaka att rapportering av anställningsuppgifter sker enligt de tidpunkter som gäller, 7/10

rättar inrapporterade anställningsuppgifter i samråd med Norrtälje kommuns kontaktperson, bedöma om lämnade uppgifter är pensionsgrundande eller ej, bevaka Norrtälje kommuns anställdas pensionsavgångar inklusive de arbetstagare som kvarstår i tjänst vid 67 års ålder, kontakta Norrtälje kommuns arbetstagare i god tid före det att denne fyller 65 år eller för den pensionsålder som gäller, kontrollera gjord beräkning av förmånsbestämd ålderspension för Norrtälje kommuns arbetstagare samt förtroendevalda samt framställa två pensionsbrev som skickas till Norrtälje kommun för beslut, hantera administrationen vid dödsfall (dödsfallsintyg med dödsfallsutredning och dödsfallsanmälan som underlag för utbetalning av TGL-KL samt eventuell efterlevandepension), simulera olika pensionslösningar vid förfrågan från Norrtälje kommuns arbetstagare, registrera ändringar och beställa rättelser på förmedlade premier, beräkna och registrera kompletterande premier, registrering av sjuk och aktivitetsersättning efter uppgifter från Norrtälje kommun, utse kontaktperson/er som samarbetar med Norrtälje kommuns kontaktperson, ge service till Norrtälje kommuns anställda i pensionsfrågor, ha kundtjänst där Norrtälje kommun arbetstagare och pensionstagare kan få hjälp med information, saldo, extra skatteavdrag och dylikt. Kundtjänsten ska ha ett 020-nummer eller motsvarande samt e-postadress. Ett krav är att kundtjänsten ska kunna besvara frågor i finska språket, Anbudsgivaren ska beskriva på vilka språk förutom svenska och finska kundtjänsten kan lämna information. Anbudsgivaren ska lämna en beskrivning av tjänsten utökad pensionshandläggarstöd samt redogöra för vilka krav som ställs på kommunen för att tjänsten ska fungera. Norrtälje kommun förbehåller sig rätten att avstå från antagande av utökat pensionshandläggarstöd om priset väsentligen överstiger Norrtälje kommun kostnad för att utföra utökat pensionshandläggarstöd i egen regi. Krav 15.1 Beskriv på vilka språk, förutom svenska och finska, kundtjänsten kan lämna information. Krav 15.2 Lämna en beskrivning av tjänsten utökad pensionshandläggarstöd samt redogöra för vilka krav som ställs på kommunen för att tjänsten ska fungera. Krav 15.3 Ange ett fast pris/år för utökat pensionshandläggarstöd. 16.0 Option om försäkringslösning Norrtälje kommun ska ges möjlighet att under avtalstiden teckna försäkring för tryggande av pensionsutfästelsen av Norrtälje kommuns anställda. Norrtälje kommun har i dagsläget inte tagit ställning till försäkring avseende tryggande av kommunens pensioner, dvs. försäkring av FÅP med tillhörande riskmoment samt IPR genom s.k. partiell inlösen. 8/10

Vad som händer inom detta område under avtalstiden är oklart. Det skulle kunna bli aktuellt att teckna försäkring inom någon del av detta område och Norrtälje kommun bör därför få en beskrivning av försäkringsvillkor gällande FÅP med tillhörande riskmoment samt IPR genom s.k. partiell inlösen. Anbudsgivaren ska beskriva hur pensionshanteringen påverkas om Norrtälje kommun väljer: samma leverantör för hela pensionsförvaltningen, inklusive tryggandet av pensionsutfästelserna genom försäkring olika leverantörer, en för pensionsadministrationen, en för tryggandet av pensionsutfästelserna genom försäkring Krav 16.1 Beskriv hur pensionshanteringen påverkas om Norrtälje kommun väljer: samma leverantör för hela pensionsförvaltningen, inklusive tryggandet av pensionsutfästelserna genom försäkring olika leverantörer, en för pensionsadministrationen, en för tryggandet av pensionsutfästelserna genom försäkring 17.0 Sekretess Krav 17.1 Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, 19 kap 3 gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats. Därefter blir anbudsansökningar, anbud och andra uppgifter normalt offentliga. Anbudsansökningar och anbud kan dock omfattas av förlängd affärssekretess enligt OSL 31 kap 16 om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska detta anges med utförlig motivering i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Särskilt gäller detta uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna. 18.0 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren ska ha en väl etablerad verksamhet med kapacitet att genomföra detta uppdrag. Anbudsgivaren ska därför lämna en kortfattad beskrivning av företaget/organisationen (företags- /organisationsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, kompetensutveckling etc.) samt redovisa en väl utvecklad verksamhetsidé kring föremålet för denna upphandling som belyser de allmänna förutsättningarna för verksamheten. En samlad bedömning kommer ske av de uppgivna resurserna. Avser anbudsgivaren att uppdraget ska utföras av en underentreprenör ska detta anges i anbudet. Ett skriftligt juridiskt bindande åtagande (till exempel ett avtal) från företagen i fråga ska bifogas anbudet. Av åtagandet ska framgå att anbudsgivaren kommer förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. 9/10

Krav 18.1 Lämna en kortfattad beskrivning av företaget/organisationen (företags-/organisationsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, kompetensutveckling etc.) samt redovisa en väl utvecklad verksamhetsidé kring föremålet för denna upphandling som belyser de allmänna förutsättningarna för verksamheten. Ange om uppdraget ska utföras av en underentreprenör. 19.0 Miljöarbete Krav 19.1 Leverantören ska ha ett strukturerat och dokumenterat miljöarbete som ska bifogas anbudet. Krav på bilaga 19.2 Vid inlämning ska [ Miljöarbete ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Leverantören ska ha ett strukturerat och dokumenterat miljöarbete som ska bifogas anbudet. 20.0 Avtalsvillkor Krav 20.1 Accepteras avtalsvillkoren? 21.0 Referenser Norrtälje kommun anser att erfarenhet av liknande uppdrag är av stor betydelse. Ett sätt för Leverantören att visa sin erfarenhet är genom referenser. Leverantören ska därför uppge två (2) referenser som man arbetat med under de senaste tre (3) åren som kan styrka erfarenhet av båda uppdragen pensionsadministration och utökad pensionshandläggarstöd inom en kommun. Uppdragsgivare inkl. kontaktperson telefonnummer och mailadress ska anges. Referenterna ska vara vidtalade och finnas på plats under perioden 2014-02-01 till 2014-03-01 då referenstagning kommer att ske. Norrtälje kommun förbehåller sig rätten att även inhämta egna referenser. Krav 21.1 Ange namn och kontaktuppgifter till referent 1. Krav 21.2 Ange namn och kontaktuppgifter till referent 2. 10/10