Det är kyrkomötet som har beslutat

Åke Nordlundh är i sin roll som samordnare av det riktade församlingsbidraget 2011 2012 en av flera entusiaster och tillskyndare av en gemensam IT-plattform i Svenska kyrkan. IT-samverkan ger minskade kostnader Församlingar, samfälligheter och stift inom Svenska kyrkan har möjlighet att ansluta sig till en gemensam IT-plattform. Med gemensamma lösningar kan kostnaderna minska och resurser frigöras för kyrkans grundläggande uppgift att möta människor med evangelium. Åke Nordlundh är samordnare av kyrkomötets riktade församlingsbidrag för 2011 2012. Tillsammans med kyrkokansliets IT-chef Hans Eskemyr besöker han stiften och informerar om de möjligheter som det riktade församlingsbidraget ger att utveckla samverkansprojekt, till exempel på IT-området. Vi informerar rent konkret om hur samverkan inom IT-plattformen fungerar, vad det kostar, hur det är uppbyggt och vilka fördelarna är. Mitt bidrag är att inspirera och ge skäl för en ökad samverkan, säger Åke. Det är kyrkomötet som har beslutat om det riktade församlingsbidraget. Stiften har under två år möjligheter att fördela sammanlagt 200 miljoner kronor till projekt som innebär en ökad samverkan mellan enheter i Svenska kyrkan. Det kan till exempel vara genom att ansluta sig till den gemensamma IT-plattformen, genom samverkan inom telefoniområdet eller andra samverkansprojekt som stiften valt att prioritera. Stort intresse Bidragets storlek, pengapåsen, beror på antalet kyrkotillhöriga i stiften. Intresset från stiften är mycket stort. En kartläggning visar på en kraftfull utveckling i samverkan. Vi utgår från att man i de lokala sammanhangen vill vara med om satsningen. Det är inget man kan tvinga på någon. Men när man upptäcker möjligheterna kan stiften stödja utvecklingen. I Luleå stift hade vi redan före beslutet om det riktade församlingsbidraget fått igång ett samarbete inom det här området. Det innebär att stiftet ligger bra till när det gäller gemensam telefonsatsning och IT-plattform. Vi har också kommit långt när det gäller samverkan inom andra områden som löne- och telefonsystem och arbetet med diarie- och arkivfrågor, berättar Åke. Utvecklingen går snabbt Utvecklingen inom övriga stift har gått snabbt och är nu intensivt, inte minst som en effekt av att det riktade försam- FÖR NR 4 2011 5

Foto: Magnus Aronson lingsbidraget finns som möjliggörare. Flera stift är redan delaktiga i den gemensamma IT-plattformen. Härnösandsoch Skara stift är redan inkopplade och Stockholms stift kommer med under hösten. Dessutom är det en rad andra stift som är på väg att förbereda sina egna anslutningsprocesser. Sammantaget är tio av stiften antingen redan anslutna, eller förbereder en anslutning, till den gemensamma IT-plattformen. Det innebär inte att alla församlingar och samfälligheter i stiften ännu är med. Utvecklingen sker successivt. I Luleå stift är 65 procent med, i Stockholm lär det bli 60 70 procent, i Skara runt 50 procent och i Härnösand är ett antal enheter på gång. Under hösten påbörjas anslutning av Karlstads stift och enheter i stiftet samtidigt som förberedelser för anslutning under hösten 2011 och 2012 sker i övriga stift. Många avsiktsförklaringar Intresset som nu finns att utveckla olika typer av samverkan inom Svenska kyrkan är mycket positivt, tycker Åke. Det är positivt att ett nytt synsätt är på gång. Vi är ju vana inom kyrkan att tänka att vi gör på vårt sätt och andra får göra på sitt sätt. Idag blir frågan hur en genomtänkt resursanvändning kan bidra till att kyrkan på bästa sätt ska kunna genomföra sina grundläggande uppgifter? Samverkan på det administrativa området blir då viktigt som ett sätt att använda resurser effektivt. Det betyder också att var och en börjar fundera på om vi verkligen behöver en egen server i garderoben. Behöver vi ha var sitt system för att betala ut löner eller kan vi samverka? Måste vi ha ett eget system för att sköta bokföringen? Foto: Håkan Sjunnesson Tillsammans med kyrkokansliets IT-chef Hans Eskemyr besöker Åke Nordlundh stiften och informerar om de möjligheter som det riktade församlingsbidraget innebär. Eller kan vi samverka med varandra genom att ha samma system och göra saker lika på ett samordat sätt? Åke Nordlundh ser också några svårigheter i processen. En svårighet är att Svenska kyrkan har en snårig organisation. Ibland kan man önska att utvecklingen skulle vara ännu mycket mer samordnad. Det ska inte behöva uppstå valsituationer om vi ska eller inte ska samverka, utan det naturliga faktiskt är att samverka inom vår kyrka. Jag har svårt att se några stora svårigheter, i vart fall nu. Arbetet som nu pågår rullar med kraft framåt. Stiften och kyrkokansliet får anstränga sig för att hinna med och tillhandahålla de resurser som behövs för att hålla igång processen. Hoppet för framtiden Hoppet för framtiden är att alla enheter ska vara med. Strukturutredningen som nu är ute på remiss uttrycker samma sak. Förslaget innebär en stark signal om att de administrativa systemen bör vara lika för alla i Svenska kyrkan. Man ska använda resurser så bra som möjligt och se över de delar där man kan göra lika. Vi bygger samhörighet inom Svenska kyrkan genom att göra lika med samma IT-system, ekonomi-, löneoch bokföringssystem. Då kan vi hjälpa och stödja varandra. Vi kan lättare dela erfarenheter och hänvisa till varandra, än om vi har många olika system. Tips till församlingarna Vill man komma igång ska man vända sig till sitt stift. Det är stiften som initierar projektet och planerar införandet tillsammans med den nationella nivån. De har möjligheter att tillsammans med andra stödja en utveckling genom det riktade församlingsbidraget, säger Åke Nordlundh. Text: KARIN HOLLMER FÖR-redaktionen ÅKE NORDLUNDH Har jobbat i Luleå stift sedan prästvigningen 1974. Från 1979 på stiftskansliet i olika chefsroller, som kanslichef 1989 och sedan direktor från år 2000. Knöts I februari 2010 till kyrkokansliet med uppdraget att samverka med stiften i arbetet med att främja en utvecklad administrativ samverkan och samordning, handlägga och samordna samt informera om det riktade församlingsbidraget och få till en effektiv användning av de medel som står till buds. Detta nummer av tidskriften FÖR kompletteras på www.svenskakyrkan.se/arbetsgivare/for 6 FÖR NR 4 2011

FAKTA ÖKAD SAMVERKAN I SVENSKA KYRKAN Kyrkomötet har satt upp som mål att samverkan inom Svenska kyrkan ska öka. Det möjliggör åtgärder som skapar förutsättningar att uppnå bestående verksamhetseffektivisering. Syftet är att kyrkan ska använda resurserna på ett än mer effektivt sätt. Allt för att kunna fullgöra kyrkans grundläggande uppgifter. GEMENSAM INFRASTRUKTUR IT är ett område som är särskilt lämpligt att standardisera. För Svenska kyrkan innebär standard att IT-lösningarna fungerar med den kvalitet som behövs för att stödja verksamheten. Gemensam IT-plattform inom Svenska kyrkan, GIP, innebär att den infrastruktur som behövs för tillgång till olika former av IT-baserade lösningar är gemensam för anslutna enheter. Detta innebär att drift och underhåll, support, säkerhetsarbete och installation av programvaran kan skötas gemensamt. Målsättningen är att i så stor utsträckning som möjligt göra lika för att uppnå de fördelar som ligger i att lösningen är gemensam. GIP handlar om att tillhandahålla en enhetlig miljö för stift, samfälligheter och församlingar i Svenska kyrkan. Plattformen använder tunna klienter (enkla datorer) som ger längre livslängd, lägre kostnader, minskad elförbrukning och minskad miljöpåverkan. GEMENSAMMA SYSTEM Kbok, organisationsregister, Svenska kyrkans gemensamma intranät och externa webb, KOB, statistikdatabas, med mera. Utöver de gemensamma administrativa system som är lika för alla enheter i Svenska kyrkan finns administrativa system som är olika i stiften och församlingarna. KOSTNAD För en normalanvändare som också har behov av Microsofts Office är kostnaden 350 kronor per månad. För komplett prislista och aktuella priser, se i FAQ på intranätet (kräver tillgång till kyrknät eller egen inloggning): internwww.svenskakyrkan.se under fliken Samverkan och välj sedan Riktat församlingsbidrag i vänstermenyn. Läs mer Om Riktat församlingsbidrag på internwww.svenskakyrkan.se, under fliken Samverkan Broschyren Gemensam IT-plattform Samverkan och utveckling i Svenska kyrkan kan beställas via info@svenskakyrkan.se. Ange artikelnummer SK11042. FÖR NR 4 2011

SAMVERKAN GER mer resurser till kärnverksamheten Samverkan står högt i kurs i flera stift, bland annat i Stockholm. Intresset är stort i stiftets församlingar. Sedan februari finns det en gemensam telefoniplattform och snart startar samverkan om IT. Fler områden står på tur. När man ringer till Stockholm stift är det numera antingen Britt Hellgren eller Christina Stål som svarar, eller för den delen också om man söker någon i Össeby, Danderyds eller Skarpnäcks församling, för att bara ta några exempel. Att stiftet sedan ett drygt halvår har två egna telefonister är en direkt följd av den gemensamma telefoniplattformen. Redan nu har 20 församlingar anslutit sig till plattformen och prognosen är att över hälften av Stockholms stifts församlingar ska ha kommit med före årsskiftet. Det är en fantastisk uppslutning, och så snabbt, säger Mattias Lindberg. Det är ett tydligt tecken på att tiden är mogen för samverkan. Såväl anställda som förtroendevalda på alla nivåer visar stort intresse. Stiftsstyrelsens initiativ Mattias Lindberg är projektledare för samverkansprojektet, som nu har pågått i två och ett halvt år. I Stockholm är det stiftsstyrelsen som har tagit initiativet, bland annat mot bakgrund av en förväntad sämre ekonomi för många framöver. Telefoniplattformen, som är det första föremålet för samverkan, har föregåtts av ett gediget förarbete. Samtliga församlingar, 63 stycken, har fått möjlighet att svara på en webbenkät om sitt intresse för samverkan överhuvudtaget och om vilka områden inom förvaltning som de Foto: Lasse Söderberg Mattias Lindberg är projektledare för samverkansprojeketet i Stockholms stift. 8 FÖR NR 4 2011

kan tänkas samverka kring En stor majoritet, 85 procent visade sig vara positiva till samverkan. Enkäten har följts av kontraktssamtal och gemensamma konferenser. De församlingar som avgett en avsiktsförklaring har sedan inventerats när det gäller telefoni och IT de två områden som flest velat samverka kring. Startsträckan kan tyckas lång, säger Mattias Lindberg. Vi har varit noga med att informera församlingarna om varför vi gör det här och med att få mandat av dem att fortsätta arbetet. Det allra viktigaste är att vår samverkanslösning byggs så att den blir hållbar för framtiden och det kan ibland innebära att man måste skynda långsamt. Underlättar samverkan När nu Stockholms stifts projektgrupp har valt ut telefoni och IT att börja samverka om, är det inte bara för att de områdena kom överst på församlingarnas önskelista. En gemensam teknisk plattform att stå på kommer att underlätta kommande samverkansdiskussioner. Det är viktigt att tekniken inte blir ett hinder. Med GTP (gemensam telefoniplattform) och GIP (gemensam IT-plattform) kan vi fokusera på verksamheten när vi talar samverkan. Den gemensamma telefoniplattformen innebär förbättrade funktioner för många men också en bättre ekonomi. Genom mobila anknytningar ökar tillgängligheten. Här finns också ett bra hänvisningssystem när man inte är tillgänglig. Stiftet erbjuder fri backup-funktion med telefonist vid tillfälliga behov. För dem som vill ha stiftets telefonistservice på heltid går det bra att teckna avtal till självkostnadspris. Det har sex enheter redan gjort. En av de allra största vinsterna är att vi ökar tillgängligheten för medlemmarna. Gemensamma telefonister kan dessutom öka servicegraden ytterligare genom klart längre öppettider än många församlingar kan hålla själva idag med egna resurser. Det är kundfokus. Vi borde tänka mer på det i kyrkan, menar Mattias Lindberg. Tack vare samverkan med den gemensamma telefoniplattformen, och de avtalsförhandlingar som stiftet och nationell nivå genomfört tillsammans, har fler stift börjat gå samma väg. Detta har gjort att Telia nu ser Svenska kyrkan som en kund och inte som 798 ekonomiska enheter. Det har inneburit stora kostnadssänkningar. Man kan konstatera att det lönar sig att samverka. Resultatet har blivit ett nytt avtal där vi får ett fast pris för en mobil anknytning, där alla mobila och nationella samtal ingår. Vi har också fått ett fast pris för nationell datatrafik. För cirka 300 kronor per månad ingår allt utom sms. Men rent statistiskt är det endast några få användare som sms:ar mycket i Svenska kyrkan. Detta avtal är extremt bra, säger Mattias Lindberg. GIP ger bättre säkerhet Till hösten är det dags för den gemensamma IT-plattformen, GIP. De tekniska fördelarna med samverkan här är att behovet av lokal support minskar och att de flesta får en förbättrad säkerhet. En annan fördel är att man kan komma åt sina system och dokument från andra ställen än sin arbetsplats och med hjälp av olika verktyg som exempelvis surfplattor och smarta mobiltelefoner. Kostnaden för tekniken blir ungefär densamma för de flesta. Däremot skapar GIP stora möjligheter till samverkan. Man kan exempelvis i ett kontrakt arbeta i samma ekonomisystem, ha gemensam lönehantering, gemensam bokning och så vidare och det är där de stora besparingsmöjligheterna finns. Plattformen bygger på en teknik som heter Citrix som bland annat innebär att användarna kan komma åt sitt material från vilken dator som helst som är ansluten mot kyrknätet, även hemmadatorn. Tanken är att de flesta ska ansluta sig genom tunna klienter, en form av standardiserade arbetsplatser. I Stockholms stift har stiftsstyrelsen beslutat att använda det riktade församlingsstödet för samverkan inom det administrativa området 2011. Församlingar som vill ansluta sig till GTP och GIP har förtur. Detsamma gäller 2012, då även samverkan inom den grundläggande uppgiften premieras. Helt klart är samverkan ett måste i framtiden och många verkar inse det. Just nu pågår arbetet med att bygga upp en organisation som klarar av att ta hand om alla som visar intresse, men det är ett kärt bekymmer, säger Mattias Lindberg. Text: CHRISTINA NILSSON stiftsredaktör, Stockholms stift FÖR NR 4 2011 9

Vad händer i andra stift? Exemplen Skara och Luleå SKARA STIFT VALDE ATT STARTA MED EN GEMENSAM IT-MILJÖ Skara stift har sedan 2008 arbetat offensivt med att främja administrativ samverkan utifrån de behov som stiftets församlingar och samfälligheter har uttryckt. En förstudie 2008 kartlade vilka behov församlingarna har när det gäller administrativt stöd generellt. Alla församlingar bejakade administrativ samverkan och över 90 procent ansåg att samverkan inom IT-området var ett viktigt första steg. Denna information ledde till att stiftet inledde ett samarbete med kyrkokansliet i syfte att etablera en gemensam IT-miljö för stiftets enheter såsom redan skett i Luleå stift. Nu finns Skaras IT-miljö på plats och hälften av stiftets 51 enheter har redan valt att sluta avtal om anslutning. Hittills är stiftskansliet och tre församlingar /samfälligheter i skarp drift i den gemensamma IT-plattformen. Resten av enheterna kommer att anslutas löpande under 2011 2012. Tillgången till en väl fungerande gemensam IT-miljö leder omedelbart till att enheterna förväntar sig att stiftet och nationell nivå levererar bra IT-stöd och bra former för administrativ samverkan. Många ser en stor potential med samverkan inom IT-tjänster, ekonomi, telefoni, information och andra områden. Idag förekommer samverkan inom ekonomi mellan ett fåtal enheter. Nu är tiden mogen att utveckla bra sätt att arbeta tillsammans inom det administrativa området. Hösten kommer att ägnas åt att främja enheternas anslutning till den gemensamma telefoniplattformen. Intresset är mycket stort för att öka tillgängligheten genom samverkan. Stiftskansliets egen anslutning kommer under senare delen av hösten och därefter kommer enheterna att erbjudas anslutning och, om man så önskar, tillgång till stiftets telefonistfunktion. Text: ULRIKA CEDGÅRD chef för administrativa avdelningen, Skara stift LULEÅ STIFT SER MÖJLIGHET ATT SPARA PENGAR OCH VÄRNA OM MILJÖN. Luleå stift började att bygga upp en gemensam IT-plattform 2007. Nu är över hälften av stiftets lokala enheter anslutna till den. I början 2009 lanserades den gemensamma telefoniplattformen och mer än en tredjedel är nu anslutna till denna plattform. Utvecklingen av plattformarna sker i nära samarbete med kyrkokansliet och i samverkan med de övriga stiften Stockholm, Skara och Härnösand. När flera stift samverkar om att bygga gemensamma plattformar förbättras kvaliteten och kostnaderna minskar. Dessutom finns det miljövinster med minskad energiförbrukning i gemensamma servermiljöer och utnyttjande av modern teknik som minskar behovet av resor för support och installation. Luleå stift har med sina långa avstånd också dragit nytta av att delta i pilotprojektet med videokonferensanläggningar. Redan efter ett par månaders försöksverksamhet med videokonferenser, beslutade stiftet att placera ut fler videokonferensanläggningar i det vidsträckta stiftet som omfattar en tredjedel av Sverige. Även förtroendevalda kan mötas genom videokonferenser. Dessutom beslutade stiftsstyrelsen vid sitt senaste sammanträde att försöksverksamhet ska påbörjas att skicka sammanträdeshandlingar digitalt till läsplattor som ska införskaffas till de förtroendevalda. Äntligen kan vi börja tala om det papperslösa samhället. För Luleå stift betyder teknikutvecklingen att avstånd kan överbryggas, fler kan involveras och det samtidigt som man sparar pengar och värnar om miljön. Text: INGEMAR REHNMAN JOHANSSON utvecklingssekreterare, Luleå stift 10 FÖR NR 4 2011