Dessutom erbjöd sig 8 Rotarymedlemmar att bidra med mellan 500 och SEK vardera, vilket blev summa SEK.

Transkript

1 Välgörenhetskonserten i Mariefreds Kyrka med saxofonisten Johan Stengård och Magnus Ludwigsson vid flygeln, som den 2 juni 2014 arrangerades av Mariefred Rotaryklubb och Mariefreds Församling, inbringade SEK till Syriens Barn Detta belopp hade vi aldrig i vår vildaste fantasi kunnat drömma om att vi skulle få in när vi startade projektet och började med planeringen vid ett möte på Gripsholms Värdshus den 7 april. Projektledaren Björn Lyckström hade veckorna innan presenterat förslaget om att arrangera en välgörenhetskonsert vid ett medlemsmöte och medlemmarna tyckte att det var en strålande idé värd ett försök även om vi inte gjort något liknande tidigare. Björn, som själv spelar saxofon, köpte för ett år sedan en av Johan Stengårds tenorsaxofoner och blev på detta sätt bekant med honom. När de pratades vid och Björn förstod att Johan gärna skulle vilja spela i Mariefreds Kyrka så var idén född. Samtal inleddes omedelbart med kyrkoherden Torbjörn Burvall, vilket var enkelt och naturligt, eftersom också Torbjörn är medlem i Rotaryklubben. Han involverade sina kollegor, som var positiva. Björn skrev också en projektbeskrivning med bakgrund, tankar och idéer samt mål. Kostnaderna som vi såg framför oss var SEK för artisternas arvode och detta belopp bestämde vi oss för att försöka täcka genom sponsorer. Vi tog också beslut om att ett eventuellt överskott från sponsorintäkterna, biljettintäkterna och kollekten skulle oavkortat gå till Syriens Barn. I detta läge pratade vi om att målet skulle vara SEK till Syriens Barn. Att hitta sponsorer var naturligtvis det mest kritiska men visade sig vara lättare än förväntat. Vi hade projektbeskrivningen, som vi kunde presentera och vi hade tagit fram ett utkast till inbjudan, där vi successivt kunde lägga till sponsorernas logotyper längst ned. Vi kom snabbt upp i 13 företagssponsorer, som bidrog med mellan och SEK vardera. Vi var då uppe i SEK och hade täckt våra kostnader. Fakturor skickades till dessa sponsorer och vår kassör hanterade de ekonomiska transaktionerna. Dessutom erbjöd sig 8 Rotarymedlemmar att bidra med mellan 500 och SEK vardera, vilket blev summa SEK. I detta läge höjde vi ribban till mellan och SEK till Syriens Barn. Vi hade ju också biljettintäkterna och kollekten som vi kunde räkna med. En annan kritisk faktor var biljettförsäljningen. Vi bestämde oss för att fråga bokhandeln och optikern/ guldsmedsaffären, som bägge har vana att sälja biljetter. Båda så genast JA och vi kunde arbeta vidare och nu satsa allt på marknadsföringen, dvs. biljettintäkterna. Vi frågade också på ett tidigt stadium om blomsteraffären kunde bidra med 4 buketter till musiker och arrangörer och fick genast ett JA. 1

2 Vid vårt första arbetsmöte den 7 april på Gripsholms Värdshus kom Fredrik Åström, som driver Värdshuset, förbi och erbjöd oss då att bjuda in konsertbesökarna på den efterföljande middagen till samma pris som vi betalar, dvs. 120 SEK. Konserten skulle äga rum en måndag den kväll då vi har våra möten - och vi planerade att ha Rotarymiddag och möte efter konserten. Programpunkten skulle vara att Björn genomförde en intervju med Johan Stengård om hur det är att vara professionell musiker. Nästa steg blev att en av våra medlemmar i sitt hemmatryckeri tryckte upp biljetter till konserten, som kostade 100 SEK och till den efterföljande middagen, som kostade 120 SEK. Samma medlem plastade också in 30 inbjudningar, som vi anslog på utvalda platser i Mariefred, Åker, Stallarholmen och Strängnäs. Det naturliga sättet att marknadsföra en konsert är ju att annonsera. Vi tog i detta läge kontakt med Mariefreds Tidning och frågade om de kunde sponsra välgörenhetskonserten med två annonser. Svaret blev omedelbart JA. Samma fråga ställdes till Strengnäs Tidning, där svaret blev: Sätt in så många annonser ni vill med 90% rabatt. Beslutet blev då 4 annonser till en kostnad av SEK. Vi såg också till att konserten fanns med i relevanta kalendarier och på vår hemsida och Facebook grupp. Vi bestämde oss också för att fråga andra lokala föreningar om de kunde sprida inbjudan till sina medlemmar. Alla ställde sig positiva till detta och resultatet blev att inbjudan gick ut till medlemmarna i SPF Mariefred-Åker, Jazz i Mariefred och Hembygdsföreningen. Vi siktade också på medlemmarna i de närliggande Rotaryklubbarna och skickade ut inbjudan till både Strängnäs RK, Strängnäs Bisp-Tomas RK och Nykvarns RK. Dessutom besökte vi de två förstnämnda klubbarna för att sälja biljetter både till konserten och middagen. En av medlemmarna i Nykvarns RK tog på sig uppgiften att göra samma sak på deras möten. Vi tog också en kontakt med Forsbergska Stiftelsen, som erbjöd sig att betala konsertbiljetterna för alla som har kommunal eller privat hemtjänst i Mariefred. Två av våra medlemmar fick uppdraget att ta hand om detta. Resultatet blev att nio personer anmälde sitt intresse och fick biljetter utan kostnad. I samma veva var vi i kontakt med Röda Korset, som då erbjöd sig att betala taxi för dessa personer. Kunde det vara bättre. Pusslet bara föll på plats bit efter bit. Genom ordföranden i Röda Korset i Mariefred fick vi också lära oss att den effektivaste marknadsföringskanalen är brevlådorna. Hon erbjöd sig att dela ut 300 inbjudningar till fots och när vi hade förstått nyttan av detta fick vi själva sköna promenader, där vi delade ut 400 snygga inbjudningar i färg i stadens brevlådor. Pressinformation skickades ut till de två lokala tidningarna och Rotary distriktets PR/pressrelease funktion. Konserten skulle äga rum en måndag och på lördagen hade vi lyckats få in artiklar om konserten både i Mariefreds Tidning och i Strengnäs Tidning, där projektledaren intervjuades. 2

3 Resultatet blev att vi sålde 139 middagar på Värdshuset. De hade satt gränsen vid 140. Det var endast två konsertbiljetter kvar att sälja när bokhandeln och optikern/guldsmeden stängde sina butiker samma dag som konserten. Dessa biljetter såldes sedan vid kyrkan. De 21 sponsorerna + de två tidningarna + butikerna som sålde biljetterna + blomsteraffären + Värdshuset fick alla två biljetter vardera, 54 biljetter gick alltså till sponsorerna. Kyrkan tar 262 besökare och var fylld till bredden. Sålda konsertbiljetter gav oss närmare SEK i rena intäkter. Att solen sken och att det var varmt denna måndag den 2 juni hade betydelse. Mycket folk var ute på stan och ryktet hade spritt sig att biljetterna började ta slut. Faktum är att många väntar ju med att köpa till sista stund, vilket innebär att vi sista dagen sålde cirka 50 biljetter. Vi hade tur och plötsligt dök det upp helt oanade möjligheter för konserten: 3 En av våra medlemmar, som har en tandläkarpraktik i Mariefred, fick in en tandläkarpraktikant från Syrien, som bjöds in och som i inledningen till konserten höll ett tal på svenska, där hon delade med sig av sina erfarenheter. 3 dagar före konserten ringer Johan till Björn och frågar: Vet Du att ni har en mycket duktig sångerska i Mariefred. Hon heter Mia Löfgren och vi brukar uppträda tillsammans. Hon har bott i Mariefred i 5 veckor och vips hade vi en hemlig gästartist, som hade önskat att få uppträda i kyrkan ändå sedan hon såg den första gången. Vi har länge pratat om möjligheten att visa på vad Rotary gör genom att ställa ut en Shelterbox vid något lämpligt evenemang och några veckor före konserten levererade Jan Larsson på Shelterbox Sweden en box till oss, som vi skall förvara och som vi nu hade möjlighet att ställa ut. Här bildades snabbt ett medlemsteam, som tog hand om denna uppgift. Shelterboxen stod mittemot kyrkan och många passerande visade stort intresse. Genom att dela ut en broschyr spred vi också information om användningen och nyttan av boxen. Vid entrén till kyrkan delade vi också ut ett konsertprogram, där sponsorerna fanns med igen, och Mariefred Rotaryklubbs broschyr om klubben och verksamheten. Vi hade också nöjet at lotta ut 10 CD med Johan Stengård, som han själv hade med sig och stod för, på de numrerade konsertbiljetterna. När vi efter konserten och före middagen räknade ihop kollekten så visade det sig att hela SEK hade lämnats i korgarna, som vi stod med i de bägge utgångarna.

4 4 Summa summarum blev intäkterna SEK och kostnaderna SEK. Nettot, dvs. det bidrag som vi genom Mariefreds Församling och Svenska Kyrkan kunde skicka till Syriens Barn uppgick alltså till hela SEK, vilket vi som sagt var aldrig i vår vildaste fantasi kunnat drömma om. Resultatet av konserten har skriftligen redovisats till sponsorerna, till alla övriga involverade aktörer, till Rotarydistriktets sekreterare, på vår hemsida och på vår Facebook grupp. Se bilaga. Artisterna bjöd besökarna på en fantastisk föreställning med ett samspel och musikaliska toner, som gjorde att många beskriver kvällen som magisk. Intervjun som Björn gjorde med Johan blev också fantastisk, eftersom han frikostigt bjöd på sig själv och delade med sig av många episoder från sitt liv som proffsmusiker. Våra två tidningar har publicerat ett antal artiklar och bilder från konserten, där de lyft fram både musikerna, den syriska tandläkarens tal, Shelterboxen och bidraget till Syriens Barn. Vi är naturligtvis också nöjda med den PR, som Rotary fick genom projektet. Vi har hittat en modell och den framgångsrika konserten, som många pratar om på stan, ger mersmak. Det är alltså stor chans att Mariefred Rotaryklubb arrangerar ännu en välgörenhetskonsert nästa år. Vilken som blir artisten och vem bidraget skall gå till står än så länge skrivet i stjärnorna men det är angenäma frågor att fundera över Mariefred Mariefred Rotaryklubb Hannu Lehmus Owe Peterson Björn Lyckström Gun-Marie Östedt-Axelsson President 2013/14 President 2014/15 Projektledare PR- och Informationsansvarig

5 5