Säters kommun. Styrning och uppföljning av arbetsgivarfrågorna Revisionsrapport. KPMG AB 2011-08-24 Antal sidor: 19

ABCD Säters kommun Styrning och uppföljning av arbetsgivarfrågorna Revisionsrapport KPMG AB 2011-08-24 Antal sidor: 19 2011 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

ABCD Säters kommun Styrning och uppföljning arbetsgivarfrågorna 2011-08-24 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Metod 2 5. Avgränsning 3 6. Revisionskriterier 3 7. Projektorganisation 3 8. Lagstiftning som styr arbetet med arbetsgivarfrågorna 3 9. Resultat av granskning 5 9.1 Organisation och ansvarsfördelning 5 9.1.1 Vår bedömning 6 9.2 Styrning, stöd gällande av arbetsgivarfrågorna 6 9.2.1 Vår bedömning 11 9.3 Uppföljning av ärenden gällande arbetsgivarfrågor behandlade i kommunstyrelse och nämnder 12 9.3.1 Vår bedömning 13 9.4 Systematiskt arbetsmiljöarbete 13 9.4.1 Vår bedömning 15 9.5 Förebyggande samt rehabiliterande arbete 16 9.5.1 Vår bedömning 19

1. Sammanfattning Vi har av Säter kommuns revisorer fått i uppdrag att granska hur styrning och uppföljning sker avseende arbetsgivarfrågorna. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Arbetsgivarpolitiken berör bland annat arbetsmiljö, hälsa, jämställdhet, mångfald, lönepolitik och ledarfrågor. Det är de förtroendevalda som skall sätta mål och dra upp riktlinjer. Medarbetarnas ansvar är att verkställa detta. Det är ytterst viktigt att ansvars- och rollfördelningen är tydlig. Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om styrning och uppföljning av arbetsgivarfrågorna är tillfredsställande. I granskningen har särskilt fokus lagts på styrning och uppföljning av arbetsmiljöfrågorna. Med utgångspunkt från de styrdokument vi tagit del av samt enkäter och intervjuer är vår bedömning att ansvarfördelningen är tydlig mellan kommunstyrelse och nämnder samt mellan nämnder och förvaltningar. Vi har genom enkäter, intervjuer och studier av protokoll haft för avsikt att bedöma kommunstyrelsens och nämndernas styrning och uppföljning av arbetsgivarfrågorna och vår sammanfattande bild är att detta bör utvecklas och stärkas. Vi kan konstatera att det inte finns några fastställda planer för hur styrelsen och nämnderna ska följa upp att lagar, policys och riktlinjer följs. Vi anser därför att: En genomgång bör göras av vilka uppgifter som kommunstyrelsen och nämnderna ska följa upp för att säkerställa att deras arbetsgivaransvar uppfyller lagar och kommunens egen policy och riktlinjer. En planering görs för hur ofta och på vilket sätt denna rapportering ska ske. Vi har genom intervjuer och dokumentation tagit del av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs i kommunen och vi anser att det finns behov av att stärka både styrning och uppföljning. Vi anser därför att: En årlig planering görs av det systematiska arbetsmiljöarbetet där aktiviteter och åtgärder fastställs. Hur skyddskommittéerna ska utformas, vilken uppgift dessa ska ha samt hur de ska arbeta. I planeringen bör fastställas när de olika aktiviteterna ska genomföras, vem som ansvarar för det och hur uppföljning och återrapportering ska ske till skyddskommitté och kommunstyrelse/nämnd. Kommunstyrelsen, inom ramen för sitt övergripande ansvar, säkerställer att det tas fram dokumenterade rutiner hur denna årliga planering ska utformas samt utveckla dokumentationen för arbetsmiljöarbetet avseende t.ex. riskbedömningar och handlingsplaner. 1

Vi föreslår också att kommunstyrelsen och nämnderna i de årliga internkontrollplanerna har kontrollpunkter avseende arbetsgivarfrågor och vi vill särskilt betona arbetsmiljöområdet som viktigt att kontrollera att det uppfyller lagar, föreskrifter och kommunens egna riktlinjer. 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Säter kommuns revisorer fått i uppdrag att granska hur styrning och uppföljning sker avseende arbetsgivarfrågorna. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Arbetsgivarpolitiken berör bland annat arbetsmiljö, hälsa, jämställdhet, mångfald, lönepolitik och ledarfrågor. Det är de förtroendevalda som skall sätta mål och dra upp riktlinjer. Medarbetarnas ansvar är att verkställa detta. Det är ytterst viktigt att ansvars- och rollfördelningen är tydlig. Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om styrning och uppföljning av arbetsgivarfrågorna är tillfredsställande. I granskningen har särskilt fokus lagts på styrning och uppföljning av arbetsmiljöfrågorna. Det övergripande syftet med projektet har varit att granska på vilket sätt kommunstyrelsen och nämnderna styr och följer upp arbetsgivarfrågorna samt om ansvarsfördelning är tydlig och dokumenterad. I granskningen har särskilt fokus lagts på: Nämndernas arbetsformer för sin arbetsgivarroll. Ansvarsfördelningen avseende arbetsmiljöuppgifterna. Hur kommunen organiserat det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt arbetsmiljölagstiftningen. Vilka insatser görs för att motverka ohälsa samt vid behov rehabilitera arbetstagare. 4. Metod Granskningen har genomförts genom: Enkät till presidier i nämnderna och kommunstyrelse samt till förvaltningschefer och chefstjänstemän inom berörda förvaltningar. Dokumentstudie av styrdokument, protokoll, verksamhetsplaner och årsredovisningar. Intervjuer med kommunstyrelsens ordförande (tillika ordförande i personalutskottet), personalchef, personalsekreterare, förvaltningschef i socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen. 2

5. Avgränsning Granskningen har omfattat kommunstyrelsen och nämnderna. 6. Revisionskriterier Vi har bedömt om styrning, uppföljning och rutiner uppfyller: Kommunallagen 6 kap 7 Nämndernas ansvar för verksamheten. Med detta verksamhetsansvar följer också ett övergripande ansvar för att personal finns i den omfattning och med den kompetens som fordras för att verksamheten skall fungera tillfredsställande samt ett ansvar för att arbetsgivarfrågorna hanteras enligt gällande lagar och föreskrifter t ex arbetsmiljölagen. Arbetsmiljölagen 3 kap. 2, där det fastslås att det är arbetsgivaren som har huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten och att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet. AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete anger bland annat arbetsgivarens ansvar att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling Arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 1994:1) Här finns föreskrifter för det ansvar som arbetsgivaren har att organisera och bedriva verksamhet med arbetsanpassning och rehabilitering för arbetstagarna. 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Karin Helin Lindkvist, certifierad kommunrevisor. 8. Lagstiftning som styr arbetet med arbetsgivarfrågorna Arbetsgivarpolitiken fokuserar på verksamheten, vilken organisation, kompetens samt medarbetar- och ledarskap som krävs för att uppnå önskvärd utveckling och uppsatta mål. I Svenska kommunförbundets skrift Förtroendevald och arbetsgivare en gemensam roll definieras detta som: Arbetsgivarpolitiken kan sägas vara summan av hur arbetsgivarna förhåller sig till medarbetarna och verksamheten och hur man faktiskt agerar. Arbetsgivarpolitiken fokuserar på vad som krävs för att uppnå önskvärd utveckling och uppsatta mål. Faktorer som har betydelse för detta är: Ledarskap Medarbetarskap Organisation Kompetens 3

Kommunens arbetsgivarroll styrs dels av det verksamhetsansvar som kommunen har enligt kommunallagen samt de arbetsrättsliga lagar och föreskrifter som finns. Lagstiftaren har angett ett antal områden där arbetsgivaren är skyldig att styra och följa upp verksamheten på ett systematiskt sätt. Detta regleras t ex i: Arbetsmiljölagen där det bland annat står att: 3 kap Allmänna skyldigheter 2 Arbetsgivaren skall vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. 2a Arbetsgivaren skall systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Han skall utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta. Åtgärder som inte kan vidtas omedelbart skall tidsplaneras. Arbetsgivaren skall i den utsträckning verksamheten kräver dokumentera arbetsmiljön och arbetet med denna. Handlingsplaner skall därvid upprättas. Arbetsgivaren skall vidare se till att det i hans verksamhet finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet för fullgörande av de uppgifter som enligt denna lag och enligt 22 kap. lagen (1962:381) om allmän försäkring vilar på honom. I Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete står bland annat att: Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om: Regler som har betydelse för arbetsmiljön. Fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall. Arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligen Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling AFS 1994:1 Arbetsanpassning och rehabilitering. Här finns föreskrifter för det ansvar som arbetsgivaren har att organisera och bedriva verksamhet med arbetsanpassning och rehabilitering för arbetstagarna. Här ställs krav på arbetsgivaren att utarbeta mål, fördelning av arbetsuppgifter, uppföljning och rutiner för hur detta arbete skall bedrivas. I de allmänna råden om tillämpningen av föreskriften står bland annat att: Verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering bör organiseras så att problem hos arbetstagaren upptäcks så tidigt som möjligt. Målet bör vara att hitta ett gemensamt system för skadeförebyggande åtgärder genom anpassning av arbetet och efterhjälpande åtgärder i form av arbetsanpassning och rehabilitering. 4

Lagen om kommunal redovisning 4 kap 1a. Förvaltningsberättelsen skall under avsnittet väsentliga personalförhållanden särskilt innehålla upplysningar om anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret. Den totala sjukfrånvaron skall anges i procent av de anställdas sammanlagda arbetstid Arbetsgivaren ansvarar för att arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt gällande lagar och föreskrifter. Ytterst ansvarig för detta är kommunstyrelse och nämnder vilket innebär att de måste styra och följa upp hur förvaltningarna arbetar med dessa frågor. 9. Resultat av granskning Vi har genom enkäter till kommunstyrelsen och nämndernas presidium samt förvaltningschefer och övriga chefer med ett arbetsledande ansvar undersökt hur förtroendevalda och tjänstemän uppfattar styrning och uppföljning av arbetsgivarfrågorna. I följande kapitel kommer ett urval av svaren att redovisas under respektive område. 9.1 Organisation och ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen gällande arbetsgivaransvaret mellan kommunstyrelse och nämnder finns formulerat i Allmänt reglemente: Personalfrågor 24 Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens uppgifter som arbetsgivare i förhållande till dess arbetstagare, såsom framgår av styrelsens reglemente. Övriga nämnder ansvarar för personalfrågorna inom den egna förvaltningen, vilken innebär tillämpning av avtal eller andra bestämmelser med beaktande av de generella föreskrifter kommunstyrelsen och fullmäktige utfärdar. Kommunstyrelsen avgör om styrelsens eller annan nämnd skall fullgöra skyldigheter eller utöva befogenheter som arbetsgivare, i fall där oenighet uppstår. I reglementet anges också nämndens ansvar att fullfölja informations- och förhandlingsskyldigheten enligt MBL:s regelring. Under Kommunstyrelsen finns personalutskottet som i huvudsak har till uppgift att bereda ärenden gällande övergripande personal- och arbetsgivarfrågor t.ex. policys och strategier. Personalutskottet är också, på delegation från Kommunstyrelsen, förhandlingsdelegation för hela kommunen. Ärenden som behandlas i personalutskottet kan initieras både från kommunstyrelsen, nämnderna eller förvaltningarna. Exempel på ett område som personalutskottet arbetat med är personalförsörjningen där man begärt in uppgifter från nämnderna vilken strategi de har i denna fråga. Enligt PU:s ordförande har det dock varit svårigheter att få in efterfrågade uppgifter från nämnderna. Även i nämndernas reglementen finns paragrafen Personalfrågor, med motsvarande formulering som i det allmänna reglementet. I Personalpolitiska styrprinciper för Säters kommun, finns en mer detaljerad uppdelning av ansvarfördelningen i olika frågor. 5

I våra enkäter har vi ställt följaden fråga gällande ansvarsfördelningen. Förtroendevalda Förvaltningschefer Ja Nej Delvis Ja Nej Anser Du att ansvarsfördelningen är tydlig mellan nämnden/kommunstyrelsen och förvaltningen? 2 2 2 4 Förvaltningschefer Övriga chefer Ja Nej Ja Nej Anser Du att ansvarsfördelningen gällande personal- och arbetsgivarfrågorna är tydlig mellan förvaltningschef och enhetschef eller motsvarande 3 10 2 9.1.1 Vår bedömning Med utgångspunkt från de styrdokument vi tagit del av samt enkäter och intervjuer är vår bedömning att den formella ansvarfördelningen i huvudsak är tydlig mellan kommunstyrelse och nämnder samt mellan nämnder och förvaltningar. Med utgångspunkt från de skriftliga svar som getts från förtroendevalda är dock vår bedömning att det finns behov av att tydliggöra för de förtroendevalda hur ansvaret är fördelat. 9.2 Styrning, stöd gällande av arbetsgivarfrågorna Policy-, styr- och stöddokument för arbetsgivar-/personalfrågorna har flera syften. Dels för att de som är ytterst ansvariga för verksamheterna, kommunstyrelse och nämnder, skall styra så att verksamheten bedrivs enligt kommunens målsättningar och intentioner dels för att ge ett stöd till ansvariga chefer i deras arbete med personalfrågorna. Denna typ av dokumentation är också viktig för att alla anställda och fackliga företrädare som finns i kommunen skall få samma information om kommunens hållning i olika personalfrågor. 6

För många av de personalfrågor som förekommer i kommunen finns också lagstadgade krav på att det skall finnas dokumentation, främst de som berör arbetsmiljöarbetet. I Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete står om krav på arbetsmiljöpolicy och dokumentation när det gäller rutiner och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Där understryks också vikten av att denna dokumentation är lättillgänglig och hålls uppdaterad. Även i Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling AFS 1994:1 Arbetsanpassning och rehabilitering, finns krav på dokumentation när det gäller arbetsgivarens rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering. Här fastslås också att rutinerna även skall omfatta arbetsanpassning och rehabilitering vid missbruk av alkohol eller andra berusningsmedel samt att arbetsgivaren skall klargöra vilka interna regler och rutiner som gäller om arbetstagare uppträder påverkad av alkohol eller andra berusningsmedel i arbetet. Enligt jämställdhetslagen skall arbetsgivaren årligen upprätta en plan för jämställdheten. Vi har tagit del av följande styrdokument gällande personal och arbetsgivarfrågor i Säters kommun: Personaladministrativa styrprinciper för Säters kommun, antagen av Kommunstyrelsen 2008-06-10. Arbetsmiljöpolicy antagen av Kommunstyrelsen 2008-11-11. I denna anges som mål att: Säters kommun skall vara en arbetsplats där personal och elev känner trivsel och trygghet och alla tar gemensamt ansvar för en god arbetsmiljö som ska förebygga arbetsskador. I Arbetsmiljöpolicyn finns angivet ansvarsfördelning avseende arbetsmiljön. Där är fastslaget att Nämnderna ansvarar för personalfrågorna inom den egna förvaltningen med beaktande av de generella föreskrifter kommunstyrelsen och fullmäktige utfärdar. Nämnden har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön inom förvaltningens verksamhetsområde. Arbetet samordnas genom skyddskommittéerna samt att Kommunstyrelsen har det övergripande samordningsansvaret. I arbetsmiljöpolicyn finns också fastslaget anställdas och chefers ansvar. Riktlinjer för delegering av arbetsmiljöuppgifter, antagna av personalutskottet 2009-09-17 i dessa understryks bland annat att ansvaret aldrig kan delegeras utan bara arbetsuppgifterna. I riktlinjerna står bland annat att När man delegerat uppgifter så fritas man inte från skyldigheten att utöva kontroll och allmän övervakning, inte heller sker någon friskrivning av ansvar för eventuella lagöverträdelser eller inskränkning av det tjänsteansvar i arbetsmiljöfrågor som varje chef/arbetsledare har för sin personal inför närmaste överordnad chef. Fastställda formulär finns för delegering av arbetsmiljöuppgifterna. Som bilaga finns en förteckning över vad som ingår i de delegerade arbetsmiljöuppgifterna. Delegeringen ska undertecknas av den som delegerar och den som tar emot delegeringen. Det finns även ett formulär som ska användas i de fall någon som fått delegerade arbetsmiljöuppgifter vill returnera dessa. Handlingsplan för rehabilitering samt rutiner för åtgärder vid upprepad korttidsfrånvaro finns framtagna av personalkontoret. Drogpolicy antagen av kommunstyrelsen 2007-01-09. Lönepolicy antagen av kommunstyrelsen 2003 där det fastslås att det är chefen som är ytterst ansvarig för lönesättningen samt vilka övergripande principer som ska gälla vid lönesättning. 7

Friskvårdspolicy antagen av kommunstyrelsen 2010-11-30 där det bland annat regleras de anställdas rätt att, under förutsättning att verksamheten så tillåter, använda en arbetstimme i veckan till friskvårdande aktiviteter alternativt få subvention av friskvårdsaktivitet som utförs på fritiden. Jämställdhetsplan antagen av kommunfullmäktige 2009-10-29. I jämställdhetsplanen finns bland annat angivet att Inför varje års bokslut ska varje förvaltningschef göra en utvärdering av sitt jämställdhetsarbete. Utvärderingen ska presenteras på arbetsplatsträffen, redovisas till den egna nämnden och kommunstyrelsen. Utvärderingen ska innehålla uppgifter om: vilka åtgärder som har genomförts och vilka effekter dessa haft, vilka långsiktiga åtgärder som pågår och vilka effekter som förväntas, vad man eventuellt har misslyckats med och hur detta ska rättas till, Lednings- och chefspolicy i Säters kommun, antagen av kommunstyrelsen 2003. I policyn anges bland annat att dokumentet skall vara vägledande för hur ledningsfrågorna hanteras och gälla alla verksamheter i Säters kommun samt att chefer i Säters kommun är de som har personal- och resultatansvar. Cheferna är arbetsgivarföreträdare och skall verka för att de kommunövergripande målen nås och samverka över förvaltningsgränserna. Ovanstående dokument finns tillgängliga på kommunens intranät. För att de ansvariga i kommunstyrelse och nämnder ska kunna ta sitt ansvar krävs också att de har kunskaper om aktuellt område. I våra enkäter gällande ledamöternas kunskaper om vad arbetsgivaransvaret innebär framförs synpunkter på att det finns behov av kompetensutveckling inom området. Det har genomförts en utbildning för chefer, fackliga företrädare och förtroendevalda i presidierna om löneprocessen. I cheferna skriftliga svar på frågan om deras kompetens gällande personal och arbetsgivarfrågor är tillräcklig svarar huvuddelen av cheferna att de i huvudsak har den kompetens som krävs men de efterfrågar mer utbildning och stöd från personalkontoret. Personalkontoret har under 2010 genomfört en utbildning för samtliga chefer där man gick igenom vad arbetsgivaransvaret innebär. 8

I våra enkäter har vi ställt följande fråga gällande utvecklingsområden för personal och arbetsgivarfrågor. Enkätfråga Förtroendevalda sex svar Förvaltningschefer fyra svar Övriga chefer tolv svar Ja Nej Ja Nej Ja Nej Finns områden gällande arbetsgivar- och personalfrågor som Du ser är i behov av utveckling och i så fall vilka områden? 5 1 2 10 Exempel på områden gällande arbetsgivar- och personalfrågor som de svarande ser är i behov av utveckling: Förtroendevalda Större mångfald och ökad attraktivitet som arbetsgivare för att klara kompetensförsörjningen. Ökad samverkan med andra kommuner. Förbättrat ledarskap i kommunledningen Chefernas roll borde diskuteras Inom alla områden, vi måste utvecklas i takt med samhällsutvecklingen Kontinuerlig uppföljning av lagar mm som styr verksamheten inom alla områden Personalbrist när 40-talisterna har försvunnit och inga planer är klara för utbildning/ersättning Ev. information om arbetsmiljöfrågor Förvaltningschefer Arbetsmiljöarbetet - kort sikt bl.a. ta fram underlag om hur personalen ser på Säters kommun som arbetsgivare - lång sikt; hur ska vi arbeta för att vara en bra arbetsgivare som lockar personal Delegation av arbetsmiljöuppgifter Rehabiliteringsarbetet - inte bara den formella gången utan tidiga aktiva insatser Regelbundet utbildningsprogram för chefer; nya som gamla Rekrytering, framförallt av chefer 9

Kontinuerlig kompetensutveckling av nya lagar inom detta område borde finnas och tillfällen i chefsgruppen att diskutera aktuella frågor. Övriga chefer Ja, ges tid till reflektion, handledning och utveckling Lönesättningskriterier, medarbetarsamtal Jämställdhetsfrågor. Den låga lönenivån kan medföra svårigheter att rekrytera kompetent personal. Lokaler, mat Specialistsjuksköterskeområdet, handledning, arbetsmiljöområdet Handledning för personal, ärendehandledning. Utbildning i motiverande tekniker. Utbildning i neuropsykiatriska funktionshinder. Dokumentation och uppdatering av LSS lagen. Arbetsmiljöområdet. Strategier och hur uppföljning ser ut. Socialomsorg/Sjukvård Hur personalkontoret ser på den fackliga tiden för framförallt kommunal som beviljas generöst med facklig tid utifrån antalet medlemmar och genererad tid. I våra enkäter har vi ställt följande fråga gällande risk för att arbetsgivaransvaret inte uppfylls. Enkätsvar Förtroendevalda sex svar Förvaltningschefer Övriga chefer Ja Nej Vet ej Ja Nej Ja Nej Finns det områden där Du anser att nämnden/ förvaltningen inte klarar att uppfylla sitt arbetsgivaransvar. 3 1 2 2 6 3 Exempel på områden gällande arbetsgivar- och personalfrågor som de svarande ser risk för att kommunen inte klarar att uppfylla sitt arbetsgivaransvar. Förtroendevalda Saker som sker väldigt sällan och knepiga personalärenden kan det vara svårt att klara av kompetensmässigt, därför bör personalkontoret ha ett större övergripande ansvar och vara nämnderna behjälpliga i svåra ärenden. Vårdpersonalen får det tyngre i sitt arbete, finns risk att arbetsmiljön inte uppfylls. Chefsrekrytering 10

Förvaltningschefer Arbetsmiljöfrågor där hyresvärden har ett ansvar för lokalerna. För hög arbetsbelastning på vissa tjänster. Personalförstärkning begärd men hittills ej beviljad. Övriga chefer Ser att det finns oklarheter kring hur mycket, i min mening för mycket, information facket ska ha i vissa personalprocesser. Lite osäker på min roll i detta utifrån arbetsgivaransvar. Fortbildningsområdet Arbetsmiljöområdet Lokaler, städ och mat. Arbetsrätt, korrekt lönesättning Ja, handleda personal Nej men kvaliteten kanske inte alltid blir den optimala Övriga skriftliga kommentarer Förtroendevalda Socialnämnde följer upp en gång i månaden belastningen inom både hemtjänsten och SÄBO, därigenom ser vi hur belastningen är inom vården. Även ekonomin följs upp en gång i månaden. Som arbetsgivare måste vi se till att de anställda får en dräglig arbetsmiljö, och de boende får det utrymme som de är i behov av. Vi vet att i framtiden kommer det större krav på de äldres boende. Förvaltningschefer Skulle vara önskvärt att personalkontoret fick en mycket mer framträdande roll i att driva arbetsgivarfrågor. Detta kräver förmodligen en ökad bemanning, men det är bättre att bemanningen görs där än att varje förvaltning ska utöka sina resurser. Samlar man kompetensen borde den kunna nyttjas bättre, dessutom under ledning av en specialist inom PA-arbetet. Personalkontoret skulle stå för specialistkompetensen inom arbetsrättsområdet, respektive förvaltning för specialistkompetensen inom sitt område t.ex. utbildning. Övriga chefer Lönejämförelser är gjorda, men utfallet och åtgärder har inte förändrats. 9.2.1 Vår bedömning Vi har tagit del av kommunens styrdokument avseende arbetsgivarfrågorna. Vår bedömning är att kommunen i huvudsak har de styrdokument som krävs. Vi anser dock att det finns behov av utveckling gällande arbetsmiljöfrågorna (se Kap. 9.4). I våra enkäter har ett antal områden lyfts fram från förtroendevalda och tjänstemän gällande områden där man ser risk för att kommunen 11

inte uppfyller arbetsgivaransvaret alternativt det finns utvecklingsbehov. Vi menar att dessa områden är viktiga för kommunen att gå igenom och göra bedömningar vilka eventuella åtgärder som behöver vidtagas. 9.3 Uppföljning av ärenden gällande arbetsgivarfrågor behandlade i kommunstyrelse och nämnder Vi har genom att studera kommunstyrelsen och nämndernas protokoll under 2010 och fram till maj 2011 kartlagt i vilken omfattning styrelsen och nämnderna styr och följer upp arbetsgivarfrågorna. Vi har då funnit att följande ärenden som vi bedömt har en koppling till arbetsgivaransvaret. Barn- och utbildningsnämnden 2011 Redovisning av sjukfrånvaron Kommunstyrelsen 2010 Alkohol och drogpolitiskt program Kulturnämnden Har en stående punkt Verksamhetsinformation där Personal är en underrubrik. Här redovisas aktuella personalärenden t.ex. förändringar i tjänster. Miljö- och byggnämnden Har en stående punkt Arbetsmiljö- och personalfrågor. Socialnämnden I nämndens verksamhetsplan finns målformuleringar under rubriken Anställda i förvaltningen där bland annat arbetsmiljömål finns formulerade. 2010 Arbetsmiljöverkets granskning Socialförvaltningens skyddskommitté (meddelande) Information om friskvårdsenkät Statistik sjukfrånvaro Planering inför kommande pensionsavgångar 12

2011 Vård- och omsorgscollege, information som har betydelse för kommande personalförsörjning. Personalanalys, personalbehov på särskilt boende Rökfri arbetstid Redovisning av arbetstidsmodeller 9.3.1 Vår bedömning Vi har genom enkäter, intervjuer och studier av protokoll haft för avsikt att bedöma kommunstyrelsens och nämndernas styrning och uppföljning av arbetsgivarfrågorna. Vår bedömning är att ansvarsfördelningen i huvudsak är tydlig mellan styrelse och nämnder samt mellan styrelse/nämnder och förvaltningar. Vi kan konstatera att det inte finns några fastställda planer för hur styrelsen och nämnderna ska följa upp att lagar, policys och riktlinjer följs. Enligt de skriftliga svar vi fått sker rapportering till nämnder och styrelse av arbetsgivarfrågor t.ex. sjukfrånvaro, arbetsmiljö m.m. Med utgångspunk från vad vi kunnat läsa i protokollen anser vi dock att behov finns av att förbättra denna uppföljning. Både Kulturnämnden och Miljö- och byggnämnden har stående punkter på sammanträdena där personal och arbetsmiljöfrågor tas upp. Med utgångspunkt från vad som står i protokollen är dock vår bedömning att kommunstyrelsen och samtliga nämnder bör utveckla uppföljningen. Vi vill här betona det som står i kommunens egen arbetsmiljöpolicy att ansvaret aldrig kan delegeras. Vi anser att en genomgång bör göras av vilka uppgifter som kommunstyrelsen och nämnderna ska följa upp för att säkerställa att deras arbetsgivaransvar uppfyller lagar och kommunens egen policy och riktlinjer samt att en planering görs för hur ofta och på vilket sätt denna rapportering ska ske. 9.4 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverket har på följande sätt definierat arbetsgivarens ansvar för att bedriva ett systematiska arbetsmiljöarbetet: Arbetsgivaren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt föreskrifter från Arbetsmiljöverket (AFS 2001:1). I föreskrifterna utvecklas och preciseras hur arbetsgivaren ska gå till väga för att uppfylla sitt ansvar för arbetsmiljön. Som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska arbetsgivaren undersöka arbetsförhållandena, bedöma risker, vidta åtgärder och kontrollera genomförda åtgärder (se SAM-hjulet). Vilka åtgärder som arbetsgivaren ska vidta framgår av andra föreskrifter från Arbetsmiljöverket, nämligen de som gäller fysiska, psykologiska och sociala faktorer i arbetsmiljön. 13

Nedanstående bild visar det s.k. SAM.hjulet. För att arbetsgivaren (kommunstyrelsen och nämnder) ska säkerställa att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar enligt lag och föreskrifter krävs att det finns tydliga och dokumenterade riktlinjer och rutiner. I föreskriften Systematiskt arbetsmiljöarbete står bland annat att: Riskbedömning, åtgärder och uppföljning 8 Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. I Arbetsmiljölagen finns reglerat i Kap 6 9 att där minst femtio arbetstagare regelbundet sysselsätts, ska det finnas en skyddskommitté, sammansatt av företrädare för arbetsgivaren och arbetstagarna. I arbetsmiljölagen och arbetsmiljöförordningen finns också angivet vilka frågor en skyddskommitté ska behandla. Från och med 2011-08-01 har en ändring gjorts i arbetsmiljölagen och det står nu i 9 a Till skyddskommitté som avses i 8 får genom ett kollektivavtal utses ett organ som behandlar också andra frågor än som anges i 9. Ett sådant organ får ha en annan benämning än skyddskommitté. Säters kommun har organiserat arbetsmiljöarbetet genom en central skyddskommitté under kommunstyrelsen samt lokala skyddskommittéer under respektive nämnd. Beslut finns att ordförande i skyddskommittéerna ska vara förtroendevalda. I övrigt finns inte dokumenterat vilka som ska ingå, vilka ärenden som ska behandlas, hur återkoppling ska ske till ansvariga nämnder och styrelse o.s.v. 14

I skyddskommittérena behandlas arbetsmiljöfrågorna så som skyddsronder, uppföljning av arbetsskador och tillbud, riskbedömningar av arbetsmiljön m.m. Även på arbetsplatsträffar ska arbetsmiljöfrågorna tas upp men enligt personalchefen är det ett område som kan förbättras. För delegering av arbetsmiljöuppgifter finns ett fastställt formulär som ska undertecknas av den som ger delegeringen och den som tar emot den. I detta formulär finns också angett vad som ingår i uppgifterna. I Säters kommuns Arbetsmiljöpolicy står att: Med det systematiska arbetsmiljöarbetet som grund skall, på förvaltnings- och arbetsplatsnivå; mål sättas, risker kartläggas, handlingsplaner upprättas, åtgärder genomföras i syfte att minimera risker för olycksfall, arbetsskada och ohälsa. Förutom denna arbetsmiljöpolicy finns inga dokumenterade riktlinjer och rutiner för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras t.ex. när riskbedömningar ska göras, vilka bedömningar och uppgifter de ska innehålla och hur det ska återrapporteras till ansvarig nämnd/styrelse. 9.4.1 Vår bedömning Vi har genom intervjuer och dokumentation tagit del av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs i kommunen. Vi kan konstatera att det är organiserat genom central och lokala skyddskommittéer. Vi anser att det finns behov av att stärka både styrning och uppföljning av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs. Vi rekommenderar att en årlig planering görs för vilka aktiviteter och åtgärder som ska genomföras under året. Exempel på aktiviteter som kan finnas med där är: Arbetsplatsträffar, Skyddskommitté Fastställande/revidering av arbetsmiljömål Hälsofrämjande aktiviteter (friskvård och trivselaktiviteter) Fysisk och psykosocial skyddsrond/arbetsmiljörond Sammanställning av arbetsskador och tillbud Sammanställning av sjukfrånvaro Eventuell medarbetarenkät Medarbetarsamtal Årliga systematiska riskbedömningarna I planeringen bör fastställas när de olika aktiviteterna ska genomföras, vilket innehåll de ska ha, vem som ansvarar för det och hur uppföljning och återrapportering ska ske till skyddskommitté och kommunstyrelse/nämnd. Vi anser att också kommunstyrelsen, inom ramen för sitt övergripande ansvar, bör säkerställa att det tas fram dokumenterade rutiner för t.ex. riskbedömningar. Vi föreslår också att kommunstyrelsen och nämnderna i de årliga internkontrollplanerna har kontrollpunkter avseende arbetsmiljöarbetet 15

9.5 Förebyggande samt rehabiliterande arbete Respektive chef är ansvarig för att arbeta med förebyggande och rehabiliterande arbete för de anställda vilket fastslås i kommunens handlingsplan för rehabilitering. I kommunens Friskvårdspolicy finns angivet vilka friskvårdande insatser som kommunen gör t.ex. friskvårdstimme och subventionerade motionsaktiviteter. På personalkontoret finns personalsekreterare som särkilt arbetar med rehabilitering och som finns till stöd för cheferna i deras arbete. Inom socialförvaltningen finns egen resurs på förvaltningen till stöd för cheferna i dessa frågor. När en ny handlingsplan för rehabilitering togs fram var dessa ute på alla arbetsplaster och informerade om kommunens nya riktlinjer. Vid våra skriftliga frågor till chefer med arbetsgivaransvar uppger majoriteten att de har stöd i det förebyggande och rehabiliterande arbetet men det efterfrågas mer utbildning, tid och ekonomiska resurser. Från 2007 intensifierades arbetet med rehabilitering. Det fanns då ett antal anställda som varit sjukskrivna under en längre tid och där kommunen som arbetsgivare inte haft ett aktivt rehabiliteringsarbete. I samband med detta fanns ett tätt samarbete med Försäkringskassan för att fånga upp alla långtidssjukskrivna och utreda för att komma fram till lämpliga åtgärder. I dag finns på personalkontoret god kontroll på alla långtidssjukskrivna. Det skall dock understrykas att personalkontoret aldrig tar över ansvaret för en anställd utan det är alltid närmaste chef som har ansvar dock vid behov med stöd från personalkontoret. Företagshälsovården finns också till stöd i detta arbete och kan t.ex. genomföra arbetsförmågebedömningar. Sjukfrånvaron är ett mått på hur kommunen lyckas med att arbeta förebyggande och rehabiliterande i syfte att motverka ohälsa hos de anställda. Nedanstående redovisning av sjukfrånvaron är framtagen av personalkontoret. 16

Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro. Total sjukfrånvarotid i förhållande till sammanlagd ordinarie arbetstid 9,00% 8,55% 8,00% 7,78% 7,57% 7,00% 6,75% 6,00% 5,88% 5,29% 5,00% 4,72% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% helåret 2004 helåret 2005 helåret 2006 helåret 2007 helåret 2008 helåret 2009 helåret 2010 (Uppgifterna från Säters kommuns redovisning) 17

Vi kan här konstatera att sjukfrånvaron i kommunen har halverats sedan 2004. Antal långtidssjuka i Säters kommun 80 70 70 60 50 40 30 30 27 27 20 10 0 2007 06 30 2008 12 31 2009 12 31 2010 12 31 (Uppgifterna från Säters kommuns redovisning) I ovanstående tabell kan vi se att även antalet långtidssjukrivna har minskat betydligt sedan 2007. Vart tog de långtidssjuka vägen. Totalt har 137 personer varit sjuka mer än 60 dagar 2007 07 01-2010 12 31 2 3 27 åter i arbete ålderspension sjukersättning tidigare förtidspension 1 1 4 8 82 sagt upp sig uppsagd avliden sjuka 9 tjl AF tv SA del av tjänst 18

I ovanstående statistik kan vi konstatera att av de 137 anställda som varit långtidssjukrivna och där sjukrivning upphört har 82 stycken, d.v.s. ca 60 %, återgått i arbete, en har blivit uppsagd från arbetsgivaren och fyra har sagt upp sig själva. Sjukfrånvarostatistik redovisas i centrala skyddskommittén och i socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden samt personalutskottet 1-2 ggr/år. 9.5.1 Vår bedömning Vi kan konstatera att rehabiliteringsansvaret är tydligt på respektive chef och att stöd finns att tillgå från personalkontoret samt från egen personalresurs på socialförvaltningen. Den sjukstatistik som redovisas tyder också på att de ökade insatserna har gett resultat i form av minskad sjukfrånvaro. KPMG, dag som ovan Karin Helin Lindkvist Certifierad kommunrevisor 19