Arkivredovisning: Dokumenthanteringsplan Version 1.0 Dnr 2012/366 2012-12-12
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.1. Hantera möten Administrera universitetsstyrelse Hantera regeringsutsedda ledamöter Förslag på kandidater Regeringsbeslut Hantera studentrepresentanter Beslut av studentkårerna Utse lärarrepresentanter Valföreskrift Preliminär röstlängd Rektorsbeslut Slutlig röstlängd Lista på valda elektorer Kallelse till elektorsförsamling Protokoll Valberedningens förslag 2
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Förslag på andra kandidater än valberedningens Protokoll Administrera styrelsemöten Kallelse med dagordning och handingar inaktuaitet Föredragningslista Protokoll Administrera rektors beslutsmöte Kallelse med bilagor Beslut/Ärenden med bilagor Minnesanteckningar Administrera universitetsdirektörens beslutsmöte Kallelse med bilagor Beslut/Ärenden inaktuailtet 3
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / med bilagor Anteckningar Administrera rektors ledningsgrupp Kallelse med bilagor Minnesanteckningar Administrera Chefsforum Kallelse med bilagor Administrera fakultetsnämnd Valföreskrift Protokoll från konstituerande möte och valmöte Kallelse med bilagor Föredragningslista Fakultetsnämndens 4
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / protokoll Kallelser till fakultetsnämndens råd/beredande organ Administrera dekanus beslutsmöte Protokoll från råden, med bilagor Kallelse med bilagor Beslut/Ärenden HUV:S protokoll diarieförs, NMT:S arkiveras årsvis Administrera institutionsstyrelse Kallelse med bilagor Föredragningslista Institutionsstyrelsens protokoll Administrera Kallelse med 5
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.2. Planera, utforma organisation och fördela ansvar och arbete universitetsövergripande råd Hantera verksamhetsplan bilagor Protokoll Universitetsövergripande verksamhetsplan Huruvida protokollen diarieförs eller inte varierar mellan olika råd. Förvaltningens verksamhetsplan Bibliotekets verksamhetsplan Beslut Beslut av universitetsstyrelse, rektor, universitetsdirektör och överbibliotekarie diarieförs och bevaras. 6
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Underlag Hantera budget Ta emot regleringsbrev Regleringsbrev Fastställa planeringsförutsättningar Planeringsförutsättningar Hämta in underlag Förfrågningsunderlag Budgetunderlag/ indata Ta fram preliminära budgetanvisningar Preliminära budgetanvisningar Ta fram slutliga budgetanvisningar Slutliga budgetanvisningar Fatställa budget Fastställd budget Beslut Beslut av institutionsstyrelse (protokollet), fakultetsnämnd (protokollet), 7
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hålla budgetdialoger Dekanbeslut, rektorsbeslut universitetsdirektör och överbibliotekarie diarieförs och bevaras. Konsolidera budget Slutlig budget Fastställa budget Universitetsstyrelsens beslut Sammanställa flerårsbudget Flerårsbudget Arbetsmaterial Hantera övrigt planeringsarbete Styrdokument Beslut Arbetsmaterial Utforma organisation och fördela ansvar och arbete Styrdokument Beslut 8
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.3. Följa upp verksamheten 1.3.1. Genomföra uppföljning Göra årsredovisning Sammanställa och förmedla återrapporteringskrav Sammanställda återrapporteringskrav Hämta in underlag Begäran om forskningsredovisning Forskningsdatabas Resultat från forskningsredovisning Forskningsdatabas Kvalitetsenkät Sammanställning av kvalitetsenkät Verksamhetsberättelser Ladok- och personalstatistik Bokslutsanvisningar 9
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Information sammanställd i LISA LISA Sammanställa årsredovisning Årsredovisning inklusive resultatoch balansräkning Fatta beslut Universitetsstyrelsens protokoll Rapportera årsredovisning till andra myndigheter Uttalande till Riksrevisionen Uttalande från studentkårerna Hantera underlag för ekonomisk redovisning Revisionsberättelse Ekonomisk redovisning till Högskoleverket Reskontra Agresso Grundbok Agresso 10
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Huvudbok Agresso Bokslutsbilagor, helår Agresso Göra kvartalsbokslut och delårsbokslut Bokslutsbilagor för kvartal och delår Agresso 13 år Kvartalsrapport Delårsrapport Arbetsmaterial/ underlag Hantera kvalitativ verksamhetsuppföljning 1.3.2. Bedriva internrevision Ta fram riktlinjer för internrevisionen Sammanställning/ slutrapport Riktlinjer för internrevision Planera revision Revisionsplaner Beslut Genomföra granskning Granskningsrapporter Åtgärdsförslag/ 11
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / protokollsutdrag Granskningsunderlag Sammanställa/ rapportera Årsrapport Ge råd och stöd Rapporter Underlag Svara på ESV:S enkät Enkätsvar Inspekteras av ESV Tillsynsrapporter 12
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.4. Förhandla och samverka med personalorganisationer Samverka genom medarbetarsamtal Anteckningar Samverka genom arbetsplatsträffar (APT) Anteckningar 2 år Samverka genom samverkansgrupper Anteckningar från lokala samverkansgrupper Protokoll från centrala samverkansgruppen Förhandla enligt MBL Protokoll Personaldiarium 13
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.5. Hantera remisser, enkäter och förfrågningar Hantera remisser Remiss Beslut Remissvar Hantera enkäter Enkät Enkätsvar som kan skrivas ut Enkätsvar som inte kan skrivas ut Hantera förfrågningar Förfrågan av betydelse Svar Förfrågan av tillfällig och ringa betydelse, inkl svar 14
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.6. Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Bedriva myndighetsövergripande arbetsmiljöarbete Ta fram policies, riktlinjer, handlingsplaner och andra styrdokument Policies, riktlinjer, handlingsplaner m m Administrera centrala skyddskommitténs möten Kallelser Protokoll Se över den psykosociala arbetsmiljön Genomföra psykosocial arbetsmiljörond Svar från enskilda medarbetare Sammanställning/ resultat 1.7. Hantera frågor rörande lika villkor Se över den fysiska arbetsmiljön Genomföra fysisk arbetsmiljörond Ta fram styrdokument gällande lika villkor Riskbedömningar/ Skyddsrondsprotokoll Strategi, handlingsplan, handlingsprogram, lokala åtgärdsprogram Administrera Strategigrupp för lika Kallelser 15
1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / villkor Protokoll Administrera lika villkorspris Kriterier Beslut Genomföra aktiviteter enligt Handlingsplan för lika villkor Rapporter, broschyrer, utbildningsmaterial, m m 1 arkivexemplar av varje bevaras. Resultat av kartläggning och översyn diarieförs och bevaras. Övriga handlingar bevaras och/eller diarieförs i dialog med diariet/arkivet. 16
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.1. Hantera allmänna handlingar 2.1.1. Hantera korrespondens och diarieföra Hantera inkommande och utgående post och e-post Medgivanden för postöppning Korrespondens av tillfällig och ringa karaktär efter avslutad anställning Diarieföra Korrespondens av betydelse Diarieförda handlingar Registreras i den process och i det system där ärendet hör hemma. Diarium Diarieplan/ klassificeringsstruktur 2.1.2. Hantera arkiv- och dokumenthanterings- Ta fram arkivredovisning Postlistor Göra arkivbeskrivning Arkivbeskrivning 17
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / frågor Utarbeta klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Utarbeta dokumenthanteringspla n/arkivförteckning Dokumenthanteringsplan/ arkivförteckning I arkivredovisningssystem Ta fram dokumentation till arkivredovisningen Dokumentation Sköta myndighetens löpande arkivvård Ge internt råd och stöd i arkivfrågor Inspekteras av arkivmyndigheten Anteckningar och underlag Inspektionsrapporter Korrespondens 18
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.1.3. Hantera personuppgiftsbehand lingar Hantera begäran om registerutdrag Ta emot begäran Lämna utdrag eller negativt svar Begäran om registerutdrag Svar/utdrag Utarbeta registerförteckningar Samla in underlag till registerförteckningar Underlag Göra registerförteckningar Registerförteckni ngar Hantera informerade samtycken för behandling och publicering av personuppgifter Samla in samtycken för behandling och publicering av personuppgifter Samtycken för behandling och publicering av personuppgifter när behandling/ publicering upphör Inspekteras av Datainspektionen Inspekteras av Datainspektionen Inspektionsrapporter Korrespondens 19
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.1.4. Svara på begäran om utlämnande av allmän handling Ta emot begäran, större förfrågningar och förfrågningar som omfattas av sekretess Begäran om utlämnande av allmän handling Sekretesspröva Svara Beslut med bilagor Svar Ta emot begäran, mindre förfrågningar Begäran om utlämnande av allmän handling Svara Svar 2.2. Administrera personal 2.2.1. Anställa personal 2.2.1.1. Anställa professor Inrätta anställning Föreslå Besluta Förslag till inrättande av anställning Beslut om inrättande av anställning Fakultetsnämndens protokoll bevaras 20
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons/ kungörelse Ta emot ansökningar Ta emot ansökningar Ansökningar Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Meddela sökande Meddelanden Bereda anställningsärende/ göra urval Hämta in yttranden från sakkunniga Yttrande från sakkunniga 21
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Besluta om anställning Föreslå Fatta beslut Beslut om förslag till innehavare av anställning Beslut om anställning Anställningsrådets protokoll bevaras Förhandla med personalorganisationer MBL-protokoll Administrera nyanställning Anställningsbevis i personalakt Uppgifter i lönesystem Palasso Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Ett exemplar bevaras Hantera överklaganden Överklagan Yttrande Avgörande Kalla till anställning som professor Beslut att kalla en person till anställning 22
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Underlag Befordra Hantera ansökan om befordran Ansökan om befordran Adjungera och anställa gästprofessor Föreslå adjungerad professor och gästprofessor Framställan med bilagor Beslut om anställning av adjungerad professor För övriga handlingar gäller ordinarie rekryteringsprocess Avbryta anställningsprocess 2.2.1.2. Anställa lektor Inrätta anställning Föreslå Besluta Beslut om avbruten rekrytering Förslag till inrättande av anställning Beslut om inrättande av anställning Fakultetsnämndens protokoll bevaras Skapa anställningsprofil Anställningsprofil 23
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Annonsera Annons/ kungörelse Ta emot ansökningar Ta emot ansökningar Meddela sökande Ansökningar Meddelanden Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Bereda anställningsärende/ göra urval Besluta om anställning Hämta in yttranden från sakkunniga Föreslå Fatta beslut Yttrande från sakkunniga Beslut om förslag till innehavare av anställning Beslut om anställning Anställningsrådets protokoll bevaras 24
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / (dekan) Förhandla med personalorganisationer MBL-protokoll Administrera nyanställning Anställningsbevis i personalakt Uppgifter i lönesystem Palasso Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Ett exemplar bevaras Hantera överklaganden Överklagan Yttrande Avgörande Befordra Hantera ansökan om befordran Ansökan om befordran Adjungera Föreslå adjungerad professor Framställan med bilagor Beslut om anställning av adjungerad För övriga handlingar gäller 25
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / professor ordinarie rekryteringsprocess Avbryta anställningsprocess 2.2.1.3. Anställa adjunkt Inrätta anställning Föreslå Besluta Beslut om avbruten rekrytering Förslag till inrättande av anställning Beslut om inrättande av anställning Fakultetsnämndens protokoll bevaras Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons/ kungörelse Ta emot ansökningar Bereda anställningsärende/ Ta emot ansökningar Meddela sökande Föreslå Ansökningar Meddelanden Beslut om förslag till innehavare av Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år Ansöknings- 26
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / göra urval Besluta om anställning Fatta beslut Förhandla med personalorganisationer Administrera nyanställning anställning (prefekt) Beslut om anställning (dekan) MBL-protokoll Anställningsbevis handlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring i personalakt Uppgifter i lönesystem Palasso Hantera överklaganden Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Överklagan Ett exemplar bevaras Yttrande Befordra Avbryta anställningsprocess Hantera ansökan om befordran Avgörande Ansökan om befordran Beslut om 27
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.2.1.4. Anställa doktorand Inrätta anställning Föreslå Besluta avbruten rekrytering Förslag om inrättande av anställning Beslut om inrättande av anställning Forskarutbildningsråd ets protokoll bevaras Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons/ kungörelse Ta emot ansökningar Göra urval och besluta om anställning Ta emot ansökningar Meddela sökande Föreslå Fatta beslut Förhandla med Ansökningar Meddelanden Beslut om förslag till innehavare av anställning Beslut om anställning MBL-protokoll Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från 28
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / personalorganisationer gallring Administrera nyanställning Anställningsbevis i personalakt Uppgifter i lönesystem Palasso Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Ett exemplar bevaras 2.2.1.5. Anställa övriga forskare Avbryta anställningsprocess Inrätta anställning Föreslå Beslut om avbruten rekrytering Förslag om inrättande av anställning Besluta Beslut om inrättande av anställning Skapa anställningsprofil Anställningsprofil Göra urval och besluta om anställning Annonsera Ta emot ansökningar Annons Ansökningar Den anställdes ansökan 29
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Meddela sökande Fatta beslut Förhandla med personalorganisationer Administrera nyanställning Meddelanden Beslut om anställning MBL-protokoll Anställningsbevis Uppgifter i lönesystem Palasso bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Hantera överklaganden Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Överklagan Yttrande i personalakt Avgörande Avbryta rekrytering Beslut om avbruten rekrytering 2.2.1.6. Utnämna docent Ansökan med bilagor Ett exemplar bevaras Beslut om 30
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / prövning Yttranden Anställningsrådets förslag Fakultetsnämndens beslut 2.2.1.7. Anställa teknisk/ administrativ personal Inrätta anställning Göra urval och besluta om anställning Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons Ta emot ansökningar Meddela sökande Fatta beslut Ansökningar Meddelanden Beslut om anställning Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år Förhandla med personalorganisationer MBL-protokoll Administrera nyanställning Anställningsbevis Uppgifter i Palasso i personalakt 31
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / lönesystem Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Ett exemplar bevaras Anställa med hjälp av ett rekryteringsföretag Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons Ta emot ansökningar Fatta beslut Förhandla med personalorganisationer Ansökningar Beslut om anställning MBL-protokoll Ansökningar för sökande som går vidare till intervju på MIUN diarieförs. Den anställdes ansökan bevaras i personalakt. Övriga gallras efter 2 år. Övriga ansökningar hanteras av företaget och gallras efter 2 år. Ansöknings- 32
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / handlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Administrera nyanställning Anställningsbevis Uppgifter i lönesystem Palasso i personalakt Hantera överklaganden Överklagan Yttrande Avgörande 2.2.1.8. Anställa rektor och prorektor Avbryta rekrytering Anställa rektor Beslut om avbruten rekrytering Annons Universitetsstyrelsens förslag Regeringsbeslut Övriga handlingar rörande rekryteringen bevaras och diarieförs, eller gallras, i 33
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / samråd med registrator Anställningsbevis Uppgifter i lönesystem Palasso i personalakt Anställa prorektor Annons Ansökningar Universitetsstyrelsens beslut Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år Anställningsbevis Uppgifter i lönesystem Palasso i personalakt Övriga handlingar rörande rekryteringen bevaras och diarieförs, eller gallras, i 34
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.2.2. Hantera och avsluta anställningar Hantera anställningar Hantera förändrad anställning Bevis på förändrad anställning Palasso Personalakt samråd med registrator Avsluta anställningar Hantera längre tjänstledigheter Avsluta anställning på egen begäran Avsluta anställning p g a arbetsbrist Ifylld blankett Anmälan om entledigande Protokoll från MBLförhandlingar Uppsägningsbesked Palasso Palasso Personalakt Personalakt Se 2.2.3. Hantera närvaro och frånvaro Se 1.4, Förhandla och samverka med personalorganisationer Avsluta anställning av personliga skäl Anmälan till Trygghetsstiftelsen Protokoll från MBLförhandlingar Se 1.4, Förhandla och samverka med personalorganisationer 35
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Personalakt Uppsägningsbesked Palasso Avsluta tidsbegränsad anställning över 1 år Meddelande om varsel enligt LAS Palasso Personalakt Skriva arbetsgivarintyg Arbetsgivarintyg Personalakt Skriva tjänstgöringsintyg Tjänstgöringsintyg Personalakt Handlägga ansökan om delpension Ansökan och beslut (MIUN) Palasso Personalakt Ansökan och beslut om pension med matrikelutdrag (SPV) Palasso Personalakt Handlägga ansökan om ålderspension Ansökan och beslut (MIUN) Palasso Personalakt Ansökan och beslut om pension med matrikelutdrag Palasso Personalakt 36
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / (SPV) Avsluta anställning p g a dödsfall Dödsfallsintyg Beslut om efterlevandepension Palasso Personalakt Personalakt 2.2.3. Hantera närvaro och frånvaro Hantera närvaro Rapportera närvaro timanställd Blankett för tillfällig timanställning Hantera frånvaro Hantera kortare ledigheter/frånvaro Ledighetsansökan Palasso (Egenrapportering) 2 år Sjukförsäkran/ anmälan om vård av sjukt barn Palasso (Egenrapportering) 2 år Läkarintyg dag 8-14 (original) Palasso 10 år Läkarintyg dag 15- (kopia) Palasso 2 år Original hanteras av Försäkringskassan Hantera längre ledigheter Ledighetsansökan Palasso Personalakt 37
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.2.4. Hantera personalärenden Rehabilitera personal Göra rehabiliteringsutredning Rehabiliteringsplan Personaldiarium Personalakt Läkarintyg Personaldiarium Personalakt Omplacera personal Omplacera pga sjukdom Rehabiliteringsplan Personaldiarium Personalakt Anställningsbevis Personalakt Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Personaldiarium Personalakt Information i Palasso Palasso Palasso Omplacera p g a arbetsbrist Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Personaldiarium Personalakt Anställningsbevis Personalakt Information i Palasso Palasso Palasso Omplacera p g a personliga skäl Dokumenterad överenskommelse Personaldiarium Personalakt 38
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Beslut i personalansvarsnämnd Kopia i personalakt Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Personaldiarium Personalakt Anställningsbevis Personalakt Information i Palasso Palasso Palasso Hantera disciplinära åtgärder Behandla i personalansvarsnämnd Beslut Kopia i personalakt Förhandla Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Kopia i personalakt Varna Skriftlig varning Kopia i personalakt Ge löneavdrag Meddelande om löneavdrag Kopia i personalakt Omplacera Se delprocess omplacera 39
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Avskeda och säga upp personal Se 2.2.2. Hantera och avsluta anställningar Hantera lika villkorsärenden Ge råd och stöd Anteckningar, e- post Personaldiariet Ta emot anmälan Anmälan Personaldiariet Underlag (anteckningar e- post m m) Personaldiariet Beslut Hantera tillbud och arbetsskadeärenden Hantera DO-anmälan Hantera tillbud Amälan,, yttranden, beslut Se 2.8 Hantera säkerhetsfrågor Hantera arbetsskada Arbetsskadeanmälan med Personaldiariet Personalakt 40
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.2.5. Administrera löner, arvoden och förmåner Hantera underlag för löner och arvoden läkarintyg Anställningsbevis Bevis på förändrad anställning Se 2.2.1. Anställa personal Se 2.2.2. Hantera och avsluta anställningar Blankett för allmän tillfällig timanställning Arvodesräkningar Palasso Se 2.2.3. Hantera närvaro och frånvaro Listor över årlig lönerevision Beslut om uppdragstillägg Palasso Se 1.4. Förhandla och samverka med personalorgani sationer Aviseringar om adressändring Palasso inaktuaitet Aviseringar om namnändring Palasso Ansökan och Palasso 10 år 41
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / beslut om högriskskydd för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Utmätningsbeslut Friskvårdsersättning och sjukvårdsförmån, blankett och kvitton Palasso Palasso 2 år 10 år Blankett för utlägg gjorda i tjänsten Blankett för arbetad övertid Underlag, skatteförmåner Underlag, avdrag för telefonsamtal Palasso Palasso Palasso Palasso 2 år 2 år 2 år 2 år 42
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Blankett för reseförskott Palasso 2 år Hantera tjänsteresor Reseräkning Palasso (Egenrapporte ring) 13 år Rapport med resetransaktioner 13 år Betala ut lön Sammanställning över lönearter Palasso Signallistor/ listor på felaktigheter 2 år Avstämningslistor Lönelistor Palasso Lönefil Agresso Uppgifter för skatteredovisning 10 år Se 2.3.1. 43
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.2.6. Kompetensutveckla personal Driva myndighetsövergripande kompetensutvecklingsprojekt Utbildningsmaterial 1 arkivexemplar bevaras Erbjuda enskild medarbetare kompetensutveckling Utbildningsmaterial till enskild medarbetare 2.2.7. Hantera högtider och evenemang Administrera akademisk högtid Delta i seminarier och konferenser som ett led i sin yrkesutövning Utnämna hedersdoktor Dela ut priser Inbjudningar Förslag Fakultetsnämnds beslut MIUN:s Nomineringar Beslut/ meddelanden om pristagare Förslag som resulterar i att hedersdoktor utses diarieförs och bevaras. Övriga förslag gallras vid. Planera och genomföra akademisk högtid Avtal lokaler Hanteras som en direktupphand 44
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Begäran om tillstånd för salut ling, se 2.4. Gästlista Bordsplacering Inbjudan med svarskort Personalakt Beslut ang fakultetsmarshalkar Beslut ang studentmarshalkar Högtidsskrift Film Fotografier Bidbank, Image Vault Förses med information om fotograf, datum, plats och motiv då detta är möjligt. 45
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera avslutningshögtid Program 1 arkivexemplar bevaras Tackbrev 1 arkivexempl at/kopia bevaras Administrera NOR, Nit och redlighet i rikets tjänst Bevis på mottagen utmärkelse 2.3. Administrera ekonomi 2.3.1. Hantera kostnader Hantera leverantörsfakturor Beställa Beställning och diarieförs i de fall värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp. Går beställningen med fakturan som fakturaunderlag 46
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / gallras den efter 13 år, övriga beställningar gallras vid Ta emot vara eller tjänst Bearbeta faktura Orderbekräftelse Fakturor Agresso 13 år med fakturan i 13 år om bekräftelsen behövs för förståelsen av fakturan. Annars gallras den vid Förteckning över arbetstagare med rätt att teckna utbetalningsorder Betala faktura Attester Post i Agresso Agresso Agresso Huvudbok bevaras Återredovisning Agresso 13 år 47
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera manuella utbetalningar Genomföra manuell utbetalning från Plusgirot Underlag Post i Agresso Agresso Agresso 13 år Huvudbok bevaras Hantera lönefil 2.3.2. Hantera intäkter Hantera anslag Bokföra lönefil Ta emot regleringsbrev Post i Agresso Regeringsbrev Agresso Huvudbok bevaras Hantera kundfakturor Bokföra anslag Ta emot beställning Post i bokföring Beställning Agresso Huvudbok bevaras om beställningen behövs för förståelsen av fakturan. Annars gallras den vid Fakturaunderlag Sammanställning Agresso Agresso 13 år 13 år Skrivs ut på papper efter betalning Fakturera Fakturafil Agresso Faktura till kund Agresso 13 år I pappersform 48
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Ta emot betalning Betalningsuppdrag Agresso 13 år Post i Agresso Agresso Huvudbok bevaras Hantera påminnelser Påminnelser Agresso Beslut från verksamhet att lämna över ärendet till kronofogden eller att avskriva skulden. 13 år Blankett, kronofogdeärende 13 år Hantera rekvisitioner och bidrag Intäktspost i Agresso Agresso Huvudbok bevaras 49
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.3.3. Administrera löpande bokföring Göra omföringar Ifylld blankett Underlag Agresso 13 år 13 år Interndebitera Post i Agresso Ifylld blankett Agresso Agresso 13 år Huvudbok bevaras Underlag 13 år Göra bokslutstransaktioner Post i Agresso Excelfil med bokslutstransaktioner Agresso Agresso Huvudbok bevaras Momsredovisa Poster i Agresso Ifylld momsdeklaration Agresso 13 år Huvudbok bevaras Utgiftspost i Agresso Agresso Huvudbok bevaras 50
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.3.4. Administrera inventarier Ifylld blankett med bilagor Agresso 13 år Rapport, fasta register Agresso 2.3.5. Rapportera till andra myndigheter Rapportera till ESV via statsredovisningssystemet Hermes och transaktionsdatabasen Övriga rapporter Inrapporterad ekonom i- information Agresso 2.4. Upphandla varor och tjänster Upphandla Analysera behov Behovsunderlag Besluta om inköp Anskaffningsbeslut /inköpsanmodan Annonsera Förhandsannonsering Annonser till upphandlingsdatabaser, Aktiviteten gäller vid urvalsupphand 51
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Bjuda in anbudsgivare dagstidningar och tidsskrifter Ansökningsinbjud an ling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling Ansökningar om att få inkomma med anbud, antagna Ansökningar om att få inkomma med anbud, ej antagna tackbrev/ avböjanden att delta i upphandling Utvärderingsproto koll/sammanställn ing över kvalificering av anbudsansansökni ngar/intresseanmä lningar 2 år 2 år 52
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Meddelanden till anbudsgivare, utvalda Meddelanden till anbudsgivare, ej utvalda 2 år Begära in anbud Förfrågningsunderlag; anbudsinbjudan, branschvillkor, kravspecifikationer, avtalsvillkor Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare Anbud, antagna Anbud, ej antagna Broschyrer som ingår i antagna anbud,, med anbud 2 år överprövnings - och skadeståndsmål skall 53
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / innehållande sakuppgift samtliga anbud bevaras Broschyrer som ingår i ej antagna anbud, innehållande sakuppgift Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållande sakuppgift Anbud, för sent inkomna Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud, antagna Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud, ej antagna Kuvert/emballage som innehållit, med anbud 2 år 2 år 2 år 54
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / inkomna anbud, för sent inkomna Utvärdera anbud Anbudsöppningsprotokoll/ anbudsdiarium Begäran om och svar på förtydliganden/ kompletteringar, antagna anbud Begäran om och svar på förtydliganden/ kompletteringar ej antagna anbud Svar till anbudsgivare på förfrågningar Korrespondens med anbudsgivare av tillfällig eller ringa betydelse Skatte- och 55
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / registreringskontroll av anbudsgivare, antagna anbud Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare, ej antagna anbud Kreditupplysningar, kontroll av anbudsgivare Protokoll från MBLförhandlingar Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser, antagna anbud 56
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser, ej antagna anbud Anbudsutvärderingsprotokoll Fatta tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut Meddelande om tilldelningsbeslut Hantera överprövning Överprövning Yttranden Förvaltningsrättens utslag Teckna avtal Avtal med bilagor Egenupprättade ramavtal Ramavtal upprättade av 57
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Avbryta upphandling Leveransavtal Beslut om avbruten upphandling andra myndigheter för MIUN:s räkning bevaras inte. Hänvisning till rätt myndighet och avtal noteras i diariet. Efterannonsera Efterannonsering, annons efter avslutad upphandling till EUT/TED Avser öppen upphandling Rapportera Rapport om avslutad upphandling Avser öppen upphandling 58
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Analysera behov Besluta om inköp Behovsunderlag Genomföra förnyad konkurrensutsättning Anskaffningsbeslut/beställning För övriga handlingar, se delprocess upphandla fr o m aktivitet begära in anbud. 59
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Direktupphandla Analysera behov Begära in offerter Fatta beslut Teckna avtal Göra beställning Behovsunderlag Offertförfrågningar Offerter/Anbud antagna Offerter/Anbud, ej antagna Beslut Avtal Beställning Orderbekräftelse för direktupphandling av verksamhet och verksamhetskritiska varor och tjänster. 2 år efter avtalstidens utgång för direktupphandling som rör varor och tjänster som stödjer den egna verksamheten och som saknar långsiktigt värde, t ex leasingavtal, kontorsmaterie l, transporter, boende och konferens mm Se vidare 2.3.1. Hantera 60 kostnader
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.5. Hantera IT-stöd, nät, telefoni och bildkonferens 2.5.1. Utveckla, förvalta och drifta IT-stöd och data- och telenät Administrera systemägarråd Kallelse Minnesanteckningar med bilagor Administrera ITsystem Etablera och förvalta IT-system/ förvaltningsobjekt Förvaltningsplan Övrig systemdokumentation Servicenivåavtal I de fall leverantörsorganisationen är en extern part ingår servicenivåavtalet i upphandlingen och diarieförs och bevaras. När ITavdelningen 61
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Utbildningsmaterial, manualer etc utgör leverantör gallras avtalet vid och diarieförs inte. Operatörslogg till Ladok, Trafla Övriga operatörsloggar Trafla I respektive system 5 år 6 månader TRAnsaktions -loggning för LAdok Revisionsloggar avseende ekonomiska transaktioner I respektive system 13 år Administrera referensgrupper Kallelse Minnesanteckningar 62
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Arbeta med utveckling av de system där ITavdelningen utgör leverantörsorganisation samt med anpassningar av övriga system Systemdokumentation Ärende i Nilex Nilex 2.5.2. Tillhandahålla användarstöd för studenter och personal Sköta drift och underhåll av de system där ITavdelningen utgör leverantörsorganisation och av Mittuniversitetets data- och telenät Ge support Hantera inköp Hantera ärenden Göra beställning Systemdokumentation Ärende i Nilex Ärende i Nilex Beställning Nilex Nilex inaktuaitet och diarieförs i de fall värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp. Går beställningen med fakturan 63
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / som fakturaunderlag gallras den efter 13 år, övriga beställningar gallras vid Orderbekräftelse med fakturan i 13 år om bekräftelsen behövs för förståelsen av fakturan. Annars gallras den vid Registrera dator Anläggningsregister Agresso Se 2.3.4. Administrera anläggningar och inventarier Inventarieregister Nilex 64
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera licenser Licensavtal och förlängningar av licensavtal Licensserver Hantera användarkonton för studenter och personal Administrera personalens användarkonton Beställning av användarkonto Ansvarsförbindelse för IT-resurser Nilex Nilex 2 år efter 2 år efter inaktiualitet Administrera studenters användarkonton Information om studenters användarkonton 18 månader efter Informera studenter och personal Guider, handledningar och egenproducerat utbildningsmaterial i urval i samråd med universitetets arkivfunktion, övriga handlingar gallras vid. 65
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.5.3. Administrera telefoni Administrera system för telefoni och telefonidebitering Telefonisystem 2.5.4. Administrera bildkonferens Skriva lathundar för användande av telefoner Boka lokaler för bildkonferens Anvisningar/ lathundar Mejlade bokningar, anteckningar Bokningar i TimeEdit TimeEdit Administrera IT-stöd Systemdokumentation Ge support Spela in föreläsningar Avtal Processen genererar inga handlingar Inspelade föreläsningar 2.6. Kommunicera om universitetets verksamhet Hantera universitetsövergripande Policies, riktlinjer Egenproducerat 1 arkiv- 66
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / kommunikation informationsmaterial/ Trycksaker exemplar bevaras Utbildningskatalog 1 arkivexemplar bevaras Pressmeddelanden i o m arkivering av miun.se Hantera intern kommunikation Översätta och språkgranska Korrespondens Personalblad Kommunikationsplaner för intern kommunikation 1 arkivexemplar bevaras och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Arkivering sköts av beställande verksamhet 67
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera fotografier och filmer Granskade/ översatta texter Fotografier Bildbank, Image vault Arkivering sköts av beställande verksamhet Centralt framtagna bilder bevaras och förses med information om fotograf, datum, plats och motiv då detta är möjligt. Bilder tagna i verksamheten bevaras i urval i samråd med arkivet. Filmer i urval i samråd med arkivet Kommunicera forsknings- Egenproducerat informationsmaterial/ 1 arkivexemplar bevaras 68
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / verksamhet trycksaker Inspelade/filmade föreläsningar?? Tidningsbilagor 1 arkivexemplar bevaras Hantera digitala medier Information på Twitter, Facebook, chattar, etc och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Information på miun.se som WARC-fil en gång per kvartal. Information som ändras däremellan gallras vid. Information på 69
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Arbeta med studentrekrytering Strategier, handlings- och aktivitetsplaner sidor som kräver inloggning gallras vid Om handlingarna diarieförs avgörs från fall till fall i dialog med registrator Dokumentation från genomförda aktiviteter om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Informationsmaterial 1 arkivexemplar bevaras Analyser/ utvärderingar Om handlingarna 70
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.7. Administrera lokaler diarieförs avgörs från fall till fall i dialog med registrator 71
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.7.1. Hantera förhyrning av lokaler och parkeringsplatser Teckna hyresavtal/ hyra lokaler Utreda Underlag, korrespondens m m Skriva avtal Avtal Säga upp eller omförhandla hyresavtal Säga upp avtal Omförhandla villkor Skrivelse Skrivelse till hyresvärden Skrivelse till Hyresnämnden Yrkanden Avtal Rapportera Ta fram lokalförsörjningsplan Lokalförsörjnings plan 2.7.2. Hantera om- och nybyggnation Genomföra årlig rapportering till universitetsstyrelsen Rapport 72
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.7.3. Tillhandahålla lokalvård 2.7.4. Tillhandahålla vaktmästeritjänster Hantera post Kvittensbok med rekommenderade, värde- och expressförsändelser 2 år Processen genererar inga handlingar Hantera levererade varor Kvittenser Fraktsedlar Kopiera Hantera nyckar och lås Beställningar Information i system för nyckelhantering 13 år Utgör underlag för interndebitering, skickas till ekonomiavdelningen Hantera passerkort Information i säkerhetssystemet 73
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.8. Hantera säkerhetsfrågor Bedriva systematiskt säkerhetsarbete Hantera larm Larmrapporter Larmrapporter som utgör bilaga till polisanmälan diarieförs och bevaras. Larmrapporter som utgör underlag för interndebitering skickas med interndebiteringsblankett till ekonomiavdelningen och gallras efter 13 år. Övriga larmrapporter gallras vid. Göra riskanalyser Teckna försäkringar Riskanalyser Försäkringsbrev med villkor Hantera tillbud Ta emot rapporterade Tillbud Nilex och 74
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / tillbud Polisanmäla Polisanmälningar Besked om nedlagd utredning Domslut Försäkringsärenden Informera personal och studenter om säkerhetsfrågor Ta fram informationsmaterial Trycksaker 1 arkivexemplar bevaras Information på miun.se Se 2.5.1. Utbilda Utbildningsmaterial, egenproducerat 1 arkivexemplar bevaras Genomföra systematiskt brandskyddsarbete Genomföra brandskyddskontroller Rapporter Administrera säkerhetssystem Registrera uppgifter rörande studenter, Uppgifter rörande studenter, 75
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.9. Utföra studieadministrativa uppgifter personal, passerkort, larm, lås m m. personal, passerkort, larm, lås m m. 76
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.9.1. Tillhandahålla studenthälsoverksamhet Arbeta med förebyggande hälsovård Informera Tryckt informationsmaterial 1 arkivexempl ar av varje bevaras Utbilda studenter och faddrar/studentrepresen tanter i hälsofrågor Information på www.miun.se Utbildningsmaterial 1 arkivexemplar av varje bevaras Se 2.6. Kommunicera/ informera om universitetets verksamhet Genomföra riktade undersökningar Frågeformulär 1 tomt exemplar bevaras Ifyllda frågeformulär Arbeta med rådgivning och stödjande samtal Sammanställning/ Rapport Köpt tjänst, alla handlingar hanteras externt av ett vårdföretag. 77
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.9.2. Försäkra studenter Försäkra studenter 2.9.3. Studievägleda och karriärvägleda Försäkra utbytesstudenter Vägleda studenter och presumtiva studenter Ge råd och vägledning Lista över utbytesstudenter Korrespondens, anteckningar Delprocessen genererar inga handlingar om korrespondens och anteckningar är av betydelse, övriga handlingar gallras vid 2.9.4. Hantera internationella studenter Delta i studentrekryteringsinsatser Vägleda och informera Svara på frågor, ge råd och vägledning Se 2.6. Kommunicera/ informera om universitetets verksamhet Korrespondens Diarieförs och bevaras om korrespondens och anteckningar är av betydelse, övriga 78
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / handlingar gallras vid Hantera studieavgifter och stipendier Fatta beslut om avgifter Presentera avgift i anslutning till kurs Hantera stipendieansökningar Rektorsbeslut Information i Arlas, NyA och på studera.nu Ansökningar Atlas, NyA Kursplaner och utbildningspla ner i Atlas bevaras Meddelande om beslut inaktualiet Kontrakt Fakturera studenter Ladokutdrag/ fakturaunderlag, listor över beviljade medel Agresso 13 år Ansöka om medel för stipendier Ansökan Återrapportera Rapport 79
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Anmäla utbildningar till svenska institutet Anmälan Rekvirera medel Beslut 2.9.5. Administrera internationella utbyten Administrera partneruniversitet utanför Europa Rekvisition Memorandum of understanding Bilateral agreement Administrera partneruniversitet i Europa Korrespondens och underlag Avtal Ifylld mall för dokumentation i samband med nytecknande av avtal Diarieförs och bevaras med avtalet om korrespondens och underlag är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Korrespondens och övrigt underlag Diarieförs och bevaras med avtalet om korrespondens 80
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera inresande studenter Ansökningar med bilagor och underlag är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Korrespondens med ansökningarna om korrespondens en är av betydelse. Övrig korrespondens garas vid Lista över inresande studenter Ladok hos LADOKenheten Information i Ladok Ladok Antagningsbesked Rutinen ses 81
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / över Hantera utresande studenter Ansöka om medel Ansökningar med bilagor Hantera ansökningar från studenter Registreringsblankett Hantera en andra ansökan Nomineringsintyg Rapportera till IPK Learning agreement och changes to learning agreeement Administrera stipendier för utbytesstudier Ansökan Ansökningar Agresso 13 år Confirmation of studies abroad Ansökan Agresso 13 år Erasmusrapport 82
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Reserapport Interremistisk rapport Slutrapport Hantera utbyten av lärare och administratörer Ansökan Omföringsblankett Agresso 13 år Confirmation of attendance Kontrakt; teaching programme 83
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.9.6. Hantera disciplinära åtgärder mot studenter Handlägga ärenden gällande vilseledande vid prov, störande av undervisning m m Anmäla fusk m m Begära yttrande Anmälan Skrivelse Yttrande Utreda och fatta beslut Utredning och beslut Prövas av disciplinnämnd Beslut Meddela CSN Skrivelse Handlägga ärenden gällande avskiljande från studier Anmäla till Högskolans avskiljandenämnd Hantera/kommentera studentens svar Anmälan Studentens svar Skrivelse Hantera och verkställa nämndens beslut Beslut 84
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.9.7. Stödja funktionsnedsatta studenter Ta emot ansökan Göra bedömning Ansökan med läkarintyg Anteckningar, korrespondens Fatta beslut Beslut 2.9.8. Hantera lika villkorsärenden gällande studenter Hantera lika villkorsärenden Rapportera till Stockholms universitet och Specialpedagogiska skolmyndigheten Ge råd och stöd Ta emot anmälan Register i Excel Anteckningar, e- post Anmälan Studentdiariet Studentdiariet Underlag (anteckningar e- post m m) Studentdiariet Beslut Hantera DO-anmälan Anmälan, yttranden, beslut 85
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.9.9. Föra register över studenter Registrera student Information i Studentregister/ Ladok Ladok Hantera löpande information i studentregistret Information i Studentregister/ Ladok Ladok 2.9.10. Rapport era studieresultat m m till andra myndigheter Förvalta systemet/registret Lämna information till CSN och VHS Ladokordning Filer ur Ladok ang registrerade studenter, resultat, avbrott, examina m m Ladok Se 2.5.1. Utveckla, förvalta och drifta IT-stöd för övriga handlingar rörande systemadministration 86
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.9.11. Samord na tentamina Boka tentamenstillfällen Bokningar i TimeEdit TimeEdit Anmälningslistor Ladok på webb Distribuera tentamina Tentamina Distributionslistor Redovisas under 3.3, Utbilda Genomföra tentamenstillfälle Kvitteringslista 1 år 2.9.12. Admini strera och planera scheman Ta in underlag från institutioner Planera/lägga scheman Pauslista Underlag Kursscheman 1 år Time Edit, Never Lost 2.9.13. Admini strera högskoleprovet Hantera lokalbokningar, ej kopplade till ett schema Ta emot anmälningar och sena anmälningar Bokningar Lista på anmälda Högskoleprovsanmälan Högskoleprovsanmälan Hanteras av VHS 87
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Ta emot inbetalningar för sena anmälningar Listor över postgiroinbetalningar Agresso 10 år Hanteras av ekonomiavdel ningen i 2.3.2. Fördela personer som ska skriva provet på ort och lokal Deltagarlistor Högskoleprovsanmälan Originalen skickas till Umeå universitet. MIUN:s kopior gallras vid nästa provomgång Beställa prov Beställning i Högskoleprovsanmälan Högskoleprovsanmälan Handlingar hanteras av VHS Intyg ang synskada och dyslexi Genomföra provtillfälle Ifyllda svarshäften Provhäften med frågor efter godkännand e från VHS Svarshäften hanteras av Umeå universitet 88
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.10. Bedriva biblioteksverksamhet Administrera biblioteksrådet Ifyllda deltagarlistor Kallelser Original hanteras av Umeå universitet, MIUN:s kopior gallras vid nästa provomgång Protokoll/ anteckningar Administrera biblioteksbestånd Administrera beståndsregister Beståndsregister/ katalog i ALEPH Hantera nyförvärv Förvärvspolicy Inköpsförslag I övrigt följer aktiviteten 2.4. Upphandla varor och tjänster samt 2. 3.1. Hantera kostnader Ta fram statistik Statistik 89
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera avtal Avtal Uppsägning av avtal Administrera låntagare, lån och fjärrlån Information i bibliotekssystemet angående låntagare, lån och reservationer ALEPH Påminnelser ALEPH Aktiviteten följer sedan 2.3.2. Hantera intäkter Arbeta med bibliometri Analyser; underlag till årsredovsning, verksamhetsplanering m m Informera, utbilda och handleda studenter och personal Informera Informationsmaterial, egenproducerat 1 arkivexemplar bevaras 90
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Information på hemsida Se 2.6. Kommunicera/ Informera Utbilda Utbildningsmaterial Utbildningsmaterial från större utbildningssatsningar i egen regi bevaras i ett arkivexemplar. Övriga handlingar garas vid. Handleda Frågor och svar via mejl och chatt och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Stödja funktionsnedsatta Delprocessen genererar inga 91
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / studenter handlingar, se 2.9.7., stödja funktionsnedsatta studenter Administrera Sambiblioteket Administrera Sambiblioteksrådet Kallelser Anteckningar med bilagor Administrera Systemrådet Kallelser Anteckningar med bilagor 2.11. Samordna och utveckla lärandestöd för lärare och studenter Informera, utbilda och handleda lärare Administrera arbetsgrupper (husgrupp, IT-grupp) Kallelser, anteckningar, bilagor Utbildningsmaterial Informationsmaterial, handledningar m m, egenproducerat 1 arkivexemplar bevaras Utbildningsmaterial från större utbildningssatsningar i egen regi bevaras i ett arkivexemplar 92
Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Övriga handlingar gallras vid. Bedriva studentmentorverksamhet Korrespondens, frågor och svar via mejl och chatt och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Stödja lärares och studenters mediaproduktion Processen genererar inga handlingar Administrera och utveckla universitetets lärplattform Anteckningar från referensgruppsmöten Förvaltningsplan med revideringar Handlingar i Lärplattformen redovisas under respektive process. 93
3. Utbildning på grund- och avancerad nivå Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 3.1. Utforma och hantera ämnen och huvudområden samt utbildningsutbud Utforma och hantera ämnen och huvudområden Lämna förslag från institution till fakultet Förslag om nytt ämne/ huvudområde Beslut i institutionsstyrelse Bereda ärendet på fakultet Beslut i grundutbildningsråd Beslut i fakultetsnämnd Fatta beslut Rektors beslut Utforma och hantera kurs- och utbildningsplaner Hantera grundinformation Skapa och granska kursplaner och utbildningsplaner Revidera kurs- och utbildningsplaner Inmatningsformulär Kursplaner och utbildningsplaner Reviderade kursoch utbildningsplaner Atlas Atlas, Atlas Utbildningspla ner diarieförs, kursplaner registreras enbart i Atlas för planer där innehållet har 94
3. Utbildning på grund- och avancerad nivå Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Bereda ärenden och fatta beslut Institutionens förslag till utbildningsplan Beslut i institutionsstyrelse Beslut i grundutbildningsråd eller lärarutbildningsråd med bilagor Beslut i fakultetsnämnd med bilagor Rektors beslut, ändrats. mindre ändringar/ korrektur bevaras den senaste versionen. Tidigare versioner gallras vid. 95
3. Utbildning på grund- och avancerad nivå Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / inkl beslutad utbildningsplan och fakultetens förslag till utbildningsplan Ansöka om tillstånd för alternativt urval Ansökan Beslut Signera Elektronisk signatur Atlas Hantera katalogoch webbinformation Skapa texter i Atlas Skapa utbildningskatalog Texter i Atlas Utbildningskatalog Atlas Arkiveras på papper av kommunikationsavdelningen Hantera tillfällesinformation (anmälningskoder) Göra ändringar i utbildningskatalog Skapa tillfällesinformation Ändringar i utbildningskatalog Tillfällesinformation Atlas Samlas av fakultetskanslierna inför respektive läsår, skickas till 96
3. Utbildning på grund- och avancerad nivå Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 3.2. Anta studenter till kurser och program Avveckla utbildningar och kurser Besluta om urvalskriterier Exportera till Ladok, VHS och miun.se Atlas Exporterad tillfällesinformation Kommunikationsavdelningen som arkiverar ändringarna tillsammans med katalogen Se 3.1. Utforma och hantera utbildningsutbud Kontrollera behörighet, göra urval och fördela platser Förbereda systemet för antagningsomgång Utbildningstillfällen, modeller för behörighet, urval och meritvärdering, ärendeköer, anmälningsmodell er NyA 2 år NyA Ta emot anmälningar Anmälningar med bilagor NyA 2 år för inresande 97