Utskick av respondentenkät

1 Survey&Report steg för steg: Utskick av respondentenkät 2013-05-05 Ola Stjärnhagen

2 Utskick av respondentenkät 1. Efter att ha avslutat konstruktionen av respondentenkäten (anonym eller icke-anonym) och klickat på knappen Slutför blir fliken Datainsamling under Enkät i vänstermarginalen aktiv och möjlig att klicka på. Under datainsamling ska vi göra två saker: först importera e-postadresserna till de respondenter som ska besvara enkäten och för det andra skicka ut enkäten till dem. Importfilen som innehåller e-postadresserna måste se ut på följande sätt: Förnamn Efternamn Organisation E-post Språk Ola Stjärnhagen ola.stjarnhagen@rektor.lu.se Eva Lindgren eva.lindgren@rektor.lu.se Ola Holmström ola.holmstrom@rektor.lu.se Ola Stjärnhagen ola.stjarnhagen@soc.lu.se Filen (excel eller text) måste innehålla de fem kolumnerna Förnamn, Efternamn, Organisation, E-post och Språk. Kolumnerna måste komma i denna ordning och vara stavade enligt ovan. Dock behöver vi bara ha data under Förnamn, Efternamn och E-post. För att undvika problem vid import av respondenterna ska man även se till att e-postadresserna i excelarket inte är sparade som aktiva länkar (dvs. är blåfärgade och går att klicka på). 2. Klicka på Datainsamling > Respondenter > Importera respondenter > Från fil

3 3. Klicka på den gula mappen uppe till höger Då får vi upp följande dialogruta: 4. Klicka på den gula mappen för att bläddra fram importfilen > Markera filen:

4 5. Klicka på Öppna. Vi kommer tillbaka till den lilla dialogrutan: 6. Klicka på Ladda upp fil > OK. Då får vi upp ett fönster som är delat i två delar. Den övre delen är en förhandsgranskning av innehållet i filen (de 10 första raderna) och vi ser hur vår fil är organiserad. I den nedre delen av fönstret listas alla respondenterna med en bock framför varje namn. Dessa respondenter är programmet redo att importera.

5 Vill vi inte importera en viss respondent avmarkerar vi honom/henne från listan genom att klicka bort bocken framför namnet. Här i den nedre delen av fönstret är det viktigt att alltid kontrollera så att respondenternas e-postadresser har hamnat under rätt kolumnrubrik. (Se vidare under avsnitt Matcha fält vid import av respondenter nedan.) 7. Klicka på knappen Importera markerade respondenter. Ibland kan en eller flera respondenter vara rosafärgade (som i mitt exempel ovan). Detta betyder att respondenten redan finns i programmets respondentdatabas och att uppgifterna om respondenten kommer att uppdateras med uppgifterna i importfilen. I så fall gör Survey&Report användaren uppmärksam på detta och

6 frågar om man vill fullfölja importen. Denna varning från programmet innebär inte att vi har gjort något fel utan användaren bara klickar på OK i dialogrutan som kommer upp. Nu är importen av respondenterna genomförd. Namnen på respondenterna har blivit kursiverade och dimmade. Dessutom har bockarna framför de importerade respondenterna försvunnit. 8. Detta tyder på att importen har lyckats men för att vara helt säker klickar jag på fliken Respondenter. Här under Respondenter > Kopplade respondenter återfinns ett fönster som innehåller en lista med alla respondenter som är knutna till vår enkät:

7 Hade jag behövt knyta fler respondenter till vår enkät hade jag gjort om steg 2-7 ovan med en ny importfil som innehåller respondenterna som skulle läggas till. Om jag istället hade velat ta bort alla respondenter från enkäten hade jag under fliken Respondenter > Kopplade respondenter markerat kryssrutan i rubrikraden så att samtliga respondenters kryssrutor bockats för. Därefter hade jag klickat på knappen Ta bort (nere till höger, syns ej i skärmdumpen ovan). Det händer att personer som har fått en enkät hör av sig och inte vill medverka i undersökningen. Då gör vi på följande sätt: Klicka på Datainsamling > Respondenter > Kopplade respondenter > markera kryssrutan framför respondenten som ska tas bort > klicka på Ta bort > markera alternativet Avregistrera respondent från enkäten > OK. Respondentens namn ändras då till kursiverad grå text och namnet stryks över i listan. Fördelen med att den borttagna individen fortfarande syns på respondentlistan är att vi kommer ihåg vilken/vilka respondenter som vi har strukit från undersökningen. 9. Nu är det dags att genomföra själva utskicket av enkäten. Klicka på Datainsamling > Utskick i vänstermarginalen. Då kommer ett utskicksschema upp som visar när enkäten skickas ut första gången samt när två påminnelser genomförs. I mitt exempel går första utskicket iväg på publiceringsperiodens första dag medan första påminnelsen görs fyra dygn efter enkätens publicering och andra påminnelsen ytterligare tre dygn senare. Datum och klockslag för utskicken kan användaren naturligtvis ändra. Likaså antalet påminnelser som ska göras.

8 Saknas ett sådant här schema med förberedda utskick måste du klicka på knappen Nytt utskick och välja typ av utskick. Därefter skapar du själv ett Första utskick och ett Påminnelseutskick. Det sistnämnda kan sedan kopieras. Hur man gör det går vi igenom senare. Även om hela utskicksfasen kan datumstyras går inget utskick iväg utan att användaren har bekräftat att utskicket ska göras. Teoretiskt skulle man kunna bekräfta utskicken genom att klicka på de vitgröna bockarna ute till höger i listan. I praktiken gör vi sällan så. Istället går vi in i respektive mejl och redigerar innehållet och sparar ändringarna. När vi sparar mejlet innebär detta att vi samtidigt bekräftar att utskicket ska göras vid den tidpunkt som anges i datumfältet. 10. Klicka på mejlet Första utskick.

Lägg märke till att i mitt exempel är datum och klockslag för utskicket angivit till kl 09.00 i dag. Detta på grund av att jag har satt dagens datum som startdatum för perioden när enkäten ska vara möjlig att besvara. Eftersom klockslaget för utskicket redan har passerats (jag sitter och arbetar med enkäten nu på eftermiddagen) kommer mejlet och enkäten att skickas till respondenterna omedelbart när jag lämnar denna dialogruta. Detta gäller oavsett om jag klickar på knappen Spara eller Spara och skicka nu. Som användare kan man överraskas och har kanske inte redigerat färdigt mejltexten. 9

11. För att undvika att mejlet skjuts iväg oavsiktligt gör jag därför alltid så här: klicka på Öka -pilen till höger om kalendersymbolen och sätt fram klockslaget för utskick flera timmar. Klicka på knappen Spara och besvara frågan Om Skicka datum anges kommer meddelandet att skickas när detta datum infaller. Fortsätt? med OK. Jag valde kl 20.00 vilket ger mig gott om tid att finputsa mejltexten tills jag är helt nöjd med den. 10 Vi kan fylla i ämnesraden och formulera en mejltext som informerar respondenterna om vad enkäten handlar om. Kontrollera alltid att länken till enkäten är infogad i mejlet! När respondenten klickar på länken kommer han/hon automatiskt till enkäten utan att behöva ange några inloggningsuppgifter. Om länken skulle saknas klistrar vi in den genom att klicka på {Enkätens adress med inloggning} i texteditorn: 12. När jag är färdig med mejlet klickar jag på Spara > OK. (Man kan även klicka på knappen Förhandsgranska för att se hur mejlet kommer att uppfattas av mottagarna.)

13. Klicka på fliken Lista för att komma tillbaka till utskicksschemat. 11

12 Tittar vi på raden för Första utskick ser vi att ikonen under Status nu har förändrats. Tidigare var ikonen en otydlig klocka med en varningstriangel vilket symboliserade att utskicket inte hade bekräftats. Nu är varningstriangeln borta och klockan är tydligare. Detta betyder att utskicket har bekräftats men ännu inte skickats. Ute till höger har den vitgröna bocken ersatts av en ljusblå pausknapp. Observera att pausknappen inte betyder att utskicket är pausat! Tvärtom bekräftade jag ju mejlet när jag klickade på Spara i steg 11 tidigare. Om jag däremot nu hade klickat på den ljusblåa knappen så hade jag pausat utskicket. Detta gör jag emellertid inte utan går vidare i utskicksschemat till nästa mejl. 14. Jag klickar på påminnelsen som är förinställd att sändas 2013-04-25 kl 09.00. Eftersom detta utskick ligger flera dygn fram i tiden behöver jag inte ändra klockslaget utan kan direkt börja redigera mejlet. Återigen får vi inte glömma att kontrollera att enkätlänken ligger i mejlet.

13 15. Klicka på Spara > OK. 16. Klicka på fliken Lista. Som vi ser är nu även första påminnelsen bekräftad och redo att gå iväg när dess skicka-datum infaller.

14 Låt säga att vi även har bekräftat den andra påminnelsen: Ser skärmbilden ut så här är vi klara med alla förberedelser inför utskicket av enkäten. Alla utskicken har nämligen bekräftats vilket framgår av ikonen under Status och att de vitgröna bockarna har ersatts av ljusblåa pausknappar ute till höger. Alla utskick har också ett skicka-datum inklusive klockslag. I det här läget kan användaren logga ut ur Survey&Report. Programmet kommer själv att skicka ut enkäten, påminna de respondenter som inte besvarat enkäten och samla in enkätdatan. Användaren behöver inte övervaka processen utan kan återkomma senare och ta fram en rapport på enkätsvaren. 17. Man kan också välja att skicka ut enkäten omedelbart utan att vänta på att skicka-datumet ska infalla. Jag klickar på Första utskick så att mejlet öppnas och vi kan redigera det på nytt. Knappen Spara och skicka nu är dock dimmad och inte möjlig att klicka på. Detta beror på att vi inte har gjort någon ändring i mejlet sedan vi senast sparade det. Men om vi ställer markören någonstans i mejlet och skriver in t.ex. ett mellanslag blir Spara-knapparna aktiva. Själv brukar jag lägga till ett mellanslag efter texten i ämnesraden:

15 18. Jag kan nu klicka på Spara och skicka nu > OK och sändningen av mejlet påbörjas omedelbart. När sändningen av ett utskick har påbörjats ändras mejlets ikon under Status till ett timglas rubriken Vilande anges hur många respondenter som utskicket ska sändas till:. Under När företagets server har gjort utskicket ändras ikonen under Status från ett timglas till en bock Skickat redovisas hur många respondenter som utskicket gjorts till:. Under Företagets server gör utskick var 10:e minut vilket innebär att det kan dröja upp till 9 minuter och 59 sekunder innan enkäten har skickats ut till respondenterna. Om användaren följer utskicksprocessen på

16 skärmen är det viktigt att han/hon då och då klickar på knappen Uppdatera så att förändringar som skett sedan användaren gick in på sidan slår igenom. Som tidigare nämnts kan användaren bestämma hur många påminnelser som ska skickas till de respondenter som inte besvarat enkäten. Vid skapandet av påminnelser är det en fördel om man kan utgå ifrån en befintlig påminnelse. Då slipper vi nämligen skriva in samma mejltext igen i den nya påminnelsen. Börja med att pausa det existerande utskicket (Påminnelse 2013-04-28) som de nya påminnelserna ska baseras på. Vi klickar på och OK. Sedan klickar vi på och OK för att kopiera utskicket. Som synes har en ny påminnelse lagts till sist i utskicksschemat. Nu behöver användaren bara klicka på det nya påminnelseutskicket så att det öppnas, ändra datuminställningen för när utskicket ska göras och klicka på Spara. Man får inte heller glömma att återbekräfta den andra påminnelsen (i orange text) genom att klicka på playknappen och OK. I det här sammanhanget är det viktigt att notera att alla utskick styrs individuellt. Om vi pausar t.ex. mejlet Första utskick men har bekräftat andra utskick som i tid ligger efter Första utskick kommer dessa senare utskick att sändas när deras skicka-datum infaller. Senare utskick blockeras alltså inte av att ett tidigare utskick är pausat. Användaren kan ta bort ett mejl från utskicksschemat genom att markera kryssrutan framför mejlet och klicka på knappen Ta bort. Om ni har har skickat ut en enkät och upptäcker att något blivit fel, t.ex. att respondenterna fått fel enkät, föreslår jag att man gör på följande sätt. Pausa alla utskicken i listan. Klicka på knappen Nytt utskick och välj Alla respondenter i rutan Typ av utskick. Skriv en förklarande text om vad som gått fel och tala om att enkäten kommer att stängas nu och att respondenterna får en ny enkät senare. Observera att i detta mejlutskicket ska ni naturligtvis inte infoga någon enkätlänk. När ni har skickat mejlet och kontrollerat med hjälp av utskickslistan att det gått iväg från servern till respondenterna kan ni stänga enkäten. Därefter

17 konstruerar ni en ny enkät som ni knyter respondenterna till och gör nya utskick. Ni gör alltså om hela arbetsprocessen. Matcha fält vid import av respondenter Det är helt avgörande att de olika uppgifterna i importfilen, t.ex. e-postadress, hamnar i rätt fält i programmets databas. Därför ska man se till att organisera excelfilen korrekt redan från början. Men genom att använda funktionen matcha fält för import kan vi i efterhand para ihop kolumnerna i importfilen med rätt fält i Survey&Report. I nedanstående exempel har någonting gått snett vid inläsningen av vår fil och Survey&Report kan inte koppla kolumnerna i importfilen till motsvarande fält i programmet. För att rätta till detta klickar vi på. I kolumnen längst till vänster återfinns kolumnnamnen från vår importfil medan den mittersta kolumnen innehåller motsvarande fält i Survey&Report. Tanken är nu att vi antingen ändrar ordningen på kolumnerna i filen eller ordningen på fältnamnen så att samma kolumnnamn hamnar på samma rad som motsvarande fältnamn. Jag väljer att korrigera positionen för fältnamnet Organisation.

Om vi lägger markören på fältet kan vi genom att dra och släppa flytta fältet uppåt eller nedåt till en annan rad inom kolumnen. 18

Som synes ligger nu alla kolumnnamn på samma rad som motsvarande fältnamn: 19

Då kan jag klicka på OK. 20

När jag sedan klickar på knappen Importera markerade respondenter kommer Survey&Report att placera e- postadresserna i rätt fält i programmets databas. För säkerhets skull ska användaren som alltid kontrollera så att importen har lyckats genom att klicka på fliken Respondenter > Kopplade respondenter (se steg 8 ovan). 21