Sidan 1 SoftIT AB 2003 Sidan 1
Sidan 2 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 4 FÖRKLARINGAR... 4 INSTALLATION AV INTELLIDOC PÅ SOFTIT:S SERVRAR... 4 INSTALLATION AV INTELLIDOC PÅ EGEN SERVER... 4 INSTALLATION AV ADVANTAGE DATABASE SERVER... 4 INSTALLATION AV INTELLIDOC DATABASFILER... 4 INSTALLATION AV INTELLIDOC PROGRAMFILER... 4 SUPPORT... 5 LICENSVILLKOR... 5 VID INSTALLATION PÅ EGEN SERVER... 5 VID INSTALLATION OCH DRIFT PÅ SOFTIT:S SERVRAR... 5 INNAN NI BÖRJAR ATT ANVÄNDA INTELLIDOC... 6 KATALOGSTRUKTURER... 6 ADMINISTRATÖREN... 6 SÄKERHET... 6 INLOGGNING... 6 DATABASEN... 6 SÄKERHETSKOPIERING... 7 INLOGGNING... 7 STARTSIDAN... 8 LÅSA DOKUMENT... 8 MENYN... 8 SÖK DOKUMENT... 9 URVALSKRITERIER... 9 RESULTAT AV SÖKNING... 10 SYSTEM ( UNDERHÅLL AV INTELLIDOC )... 10 ANVÄNDARADMINISTRATION... 10 SKAPA NY ANVÄNDARE... 10 LISTA ( UNDERHÅLL AV REGISTRERADE ANVÄNDARE )... 11 GRUPPER ( BEHÖRIGHETSGRUPPER )... 11 LÄGGA TILL BEHÖRIGHETSGRUPP... 12 RADERA BEHÖRIGHETSGRUPP... 12 LÄGGA TILL ANVÄNDARE I BEHÖRIGHETSGRUPP... 12 RADERA ANVÄNDARE I BEHÖRIGHETSGRUPP... 12 KATALOGER... 13 LÄGGA TILL NY KATALOG... 14 ÄNDRA BEFINTLIG KATALOG... 14 RADERA KATALOG... 15 SoftIT AB 2003 Sidan 2
DOKUMENTMALLAR... 15 LÄGGA TILL DOKUMENTMALL... 15 UPPDATERA DOKUMENTMALL... 16 RADERA DOKUMENTMALL... 16 E-POST ( GRUPPUTSKICK TILL BEHÖRIGHETSGRUPPER )... 16 DOKUMENTHANTERING... 17 NAVIGERING... 17 LISTA DOKUMENT I EN KATALOG... 18 SKAPA NYTT DOKUMENT... 19 LÄGG TILL DOKUMENT DIREKT... 19 TA BORT DOKUMENT... 19 ANVÄNDA MALLAR... 19 DOKUMENTINFORMATION... 20 LÄSA NER SENASTE VERSIONEN... 21 VERSIONSHISTORIK... 22 GODKÄNNANDEPROCESSEN... 23 ADMINISTRERA GODKÄNNANDEPROCESSEN... 23 ENKEL GODKÄNNANDEPROCESS... 23 AVANCERAD GODKÄNNANDEPROCESS... 23 FLYTTA DOKUMENT TILL EN ANNAN KATALOG.... 24 LOGGEN... 25 INTEGRERA DOKUMENT I HEMSIDAN... 25 FELSÖKNING... 25 Sidan 3 SoftIT AB 2003 Sidan 3
Sidan 4 Förord Tack för Ert val av SoftIT IntelliDoc. Systemet kommer att ge ditt företag ett bra stöd för dokumenthantering. Detta dokument beskriver samtliga delar i IntelliDoc samt hur produkten installeras ( då IntelliDoc körs på egen server ). Förklaringar För att förstå manualen: När vi refererar till en länk, är länkens text understruken När vi refererar till en knapp, är knappens text inom [hakar]. Installation av IntelliDoc på SoftIT:s servrar Om man valt att köra IntelliDoc via Internet på SoftIT:s servrar behövs ingen installation göras. SoftIT installerar system och databas och tilldelar de rättigheter som krävs. Normalt är IntelliDoc installerat och körklart samma dag som beställning sker. Installation av IntelliDoc på egen server Installation av Advantage Database Server Advantage Database Server ska vara installerad på den server som lagrar databasen (kan vara samma server som IIS körs på). Starta installationsprogrammet för Advantage Database Server och följ instruktionerna på skärmen. Serienummer och kod erhålls från SoftIT och finns på IntelliDocs licenshandling. Installation av IntelliDoc databasfiler Databasfilerna måste installeras på samma server som Advantage Database Server. Skapa en katalog för IntelliDoc databasfiler Dela ut katalogen och se till att IIS-servern har tillgång till katalogen Kopiera in filen IntelliDocDB.exe och starta från MS-DOS prompt. IntelliDocDB.exe är en självextraherande fil som skapar nödvändiga tabellfiler. Installation av IntelliDoc programfiler IntelliDoc är skrivet i ASP ( Active Server Pages ) och körs under NT/W2K. Innan installationen påbörjas måste IntelliDoc erhålla en egen e-postadress som kommer vara avsändare vid exempelvis notifiering av nya dokumentversioner etc. (SMTP-tjänsten måste vara aktiverad) Skapa en site för IntelliDoc i IIS. Read- och Scriptbehörighet måste ges. SoftIT AB 2003 Sidan 4
Sidan 5 Kopiera in filen IntelliDocPRG.exe i den skapade katalogen för IntelliDoc. IntelliDocPRG.exe är en självextraherande fil som skapar nödvändiga kataloger och programfiler på Internetservern. Kontrollera att Readbehörighet finns för Internet User Account på samtliga kataloger som är skapade. Ta fram filen global.asa som finns i rotkatalogen. Editera raden : Application("system_epostadress") = skriv in e-postadressen som IntelliDoc ska använda som avsändare. Editera raden : Application( system_licensnr ) = skriv in Ert licensnummer som återfinns på IntelliDoc s licenshandling. Ta fram filen /inc/dbconn.inc Editera raden : strpath= skriv in sökväg till databaskatalogen typ : strpath = \\server2\intellidoc Nu är installationen av IntelliDoc klar. Glöm inte att skapa backuprutiner! Läs mer under Innan Ni börjar att använda IntelliDoc / Säkerhet. Support Support ingår i licenskostnaden. Licensvillkor Vid installation på egen server Ni äger rätten att fullt ut använda IntelliDoc för det antal användare som licensen tillåter. Ni har EJ rätt att förändra vår programkod mer än det vad beskrivs i installationsanvisningarna. Systemet får installeras på EN (1) server. Då behov finns att förflytta systemet till annan server kontakta oss för nya licensuppgifter. Vid installation och drift på SoftIT:s servrar Ni äger rätten att fullt ut bruka IntelliDoc för det antal användare licensen tillåter. SoftIT AB 2003 Sidan 5
Sidan 6 Innan Ni börjar att använda IntelliDoc Katalogstrukturer För att på bästa sätt utnyttja IntelliDoc krävs planering för hur katalogstrukturerna skall skapas. Erfarenheten säger att den tid man från början lägger ner på detta sparas in senare genom att användarna lättare hittar dokumenten samt att strukturerna känns igen från verkligheten. Man skapar katalogstrukturer i IntelliDoc i tre nivåer. Nedan följer några exempel : Personal Internt Instruktioner Anst. avtal Blanketter Externt Konsultavtal Upphandling Marknad Annonser Bilder Broschyrer Man kan bestämma behörighet för varje katalog - vem som får läsa och/eller uppdatera. Administratören En eller flera kan utses som Administratör/er av IntelliDoc. Administratören är den som kan skapa bestämda strukturer samt administrera användare, mallar och behörigheter. Det är viktigt att tänka på att det är Administratören som har tillgång till hela systemet. Säkerhet Inloggning För att komma åt systemet krävs inloggning. När en användare loggar in på IntelliDoc startas en s.k. session. När användaren är inloggad utan någon aktivitet, avslutas sessionen automatiskt efter 20 minuter. Administratören skapar och delar ut ID och lösenord till personer som ska ha tillgång till IntelliDoc. Databasen Samtliga uppskickade dokument till IntelliDoc sparas i databasen och inte som separata filer. Det är därför viktigt att skydda tillgången till databaskatalogen genom att vara sparsam med rättigheter. SoftIT AB 2003 Sidan 6
Sidan 7 Säkerhetskopiering Förr eller senare kan utrustning gå sönder och det kan innebära att man förlorar data och program som rör IntelliDoc. Det är därför viktigt att i samband med installationen skapa rutiner för säkerhetskopiering. Databasen måste säkerhetskopieras! Finns egna programanpassningar av IntelliDoc krävs även säkerhetskopiering av programfilerna på IIS-servern. Inloggning Genom att ange adress ( URL ) till IntelliDoc kommer man till inloggningssidan. Ange ID och lösenord för att logga in. Tänk på att lösenordet är känsligt för stora och små bokstäver. Då behörighet saknas för att logga in eller då ID och/eller lösenord inte stämmer, kontakta administratören för IntelliDoc för nya uppgifter. SoftIT AB 2003 Sidan 7
Startsidan Sidan 8 Efter lyckad inloggning öppnas ett nytt fönster. Observera att inga navigeringsmöjligheter finns utöver IntelliDocs egna länkar. Längst till vänster visas menyn. Till höger om menyn finns en uppdelning i 2 sektioner. Den övre visar vem som är inloggad och hur många dokument och kataloger som finns. Senast ändrat dokument visas alltid överst. Finns markering med röd * har dokumentet ändrats idag. I den undre sektionen listas dokument att godkänna Har dokumentet inte godkänts inom två dagar blir datummarkeringen orange. Har godkännande fortfarande ej skett efter en vecka blir markeringen röd. Av dig låsta dokument visar de dokument man låst. Dina egna bevakningar visar de dokument man satt för bevakning. Låsa dokument Under rubriken status finns en nyckelsymbol som visar att ett dokment är låst. Endast administratören och den som låst dokumentet kan låsa upp det. Hur man låser dokument, se rubriken Dokumentinformation. Det är viktigt att alltid låsa dokument som man arbetar med, för att förhindra att två personer samtidigt arbetar med dokumentet. Menyn Till vänster ligger menyn. Innehållet i menyn styrs av behörighet samt av vilka kataloger som är skapade i systemet. De två första valen Startsidan samt Sök dokument är synliga för samtliga användare. System är endast synligt för administratörer. Från start då inga kataloger är skapade finns inga fler alternativ i menyn. SoftIT AB 2003 Sidan 8
Sidan 9 De nästkommande alternativen i menyn är dynamiskt uppbyggda av systemet från den katalogstruktur som skapats. Längst upp i fönstret finns en snabbmeny för sökning av dokument, hämtning av mallar, hjälpmeny, utloggning och version av IntelliDoc. Sök dokument Det är enkelt att söka ett dokument från databasen. Sök genom att klicka på [sök dokument] antingen via menyn eller snabbmenyn. Genom att skriva in ett eller flera sökord kan sökning ske på nyckelord för dokumentet. Flera sökkriterier kan anges i kombination. Man kan också söka dokument via användare i listboxen. Bara de dokument man har behörighet för visas vid sökning. Urvalskriterier Urvalskriterier kan anges i kombination. IntelliDoc tolkar dessa som s.k. och-villkor. Dvs. att samtliga kriterier måste uppfyllas för att en sökträff ska räknas. Följande kriterier kan användas vid sökning : Dokument ID Dokumentnamn Måste anges med fullständigt ID. Ej användbart att söka i kombination med andra villkor. Kan anges med en del av namnet. Exempel : Anger du test får du träff på dokumentnamn som testinstruktioner och sluttest. SoftIT AB 2003 Sidan 9
Sidan 10 Sökord Filnamn Användare Kan anges med en del av namnet. Kan anges med en del av namnet. Välj registrerade användare i listboxen. Observera att användare kan vara sista personen som uppdaterade dokumentet, inte nödvändigtvis den som skickade upp dokumentet från början. Resultat av sökning De dokument som matchar sökningen listas i den nedre delen av fönstret. Följande information visas om dokumentet. * Typ Symboliseras av en liten ikon * Dokumentnamn Det namn man gett dokumentet * Skapad av Den som skapat eller senast uppdaterat dokumentet * Datum Senast uppdaterat * Information Inskriven informationstext System ( Underhåll av IntelliDoc ) Användaradministration Under System i menyn finns menyalternativen för att skapa ny användare, lista och underhålla befintliga användare i IntelliDoc. Skapa ny användare Användar ID, lösenord och namn måste alltid fyllas i. För att IntelliDocs notifieringssystem ska fungera måste man också fylla i användarens E-postadress. Om användaren ska ha status administratör för IntelliDocinstallationen måste också Admin [ ] markeras. SoftIT AB 2003 Sidan 10
Lista ( Underhåll av registrerade användare ) Förteckning över registrerade användare visas med namn, företag, e-postadress samt uppgift om användaren är administratör. För att ta fram en persons detaljuppgifter - klicka på namnet. Se detaljbild för Skapa ny användare. För att radera en användare från systemet - klicka på papperskorgen. Sidan 11 OBS! Användaren kommer att raderas från samtliga dokument som vederbörande skapat och automatiskt ersättas med inloggad administratör, eftersom ett dokument alltid är kopplat till en användare. Grupper ( Behörighetsgrupper ) Här administreras IntelliDocs behörighetsgrupper. En behörighetsgrupp kopplas till en katalog med läsoch/eller uppdateringsbehörighet. SoftIT AB 2003 Sidan 11
Sidan 12 Lägga till behörighetsgrupp Under behörighetsgrupper listas samtliga registrerade grupper typ företagsledning, anställda etc. För att lägga till ny grupp, fyll i gruppens namn i inmatningsfältet Lägg till och klicka på [Ok]. Sidan laddas om och den nya behörighetsgruppen visas. Radera behörighetsgrupp Radera en grupp från systemet genom att klicka på papperskorgen. Lägga till användare i behörighetsgrupp Klicka på en behörighetsgrupp i listan behörighetsgrupper. Sidan laddas om med uppgift om de personer som ingår i den specifika behörighetsgruppen. Lägg till en användare genom att välja registrerad användare från listboxen och klicka på [Ok]. Listan laddas om och den nya användaren tillhör nu den aktuella gruppen. Endast ej befintliga användare i den aktuella gruppen visas i listboxen. Radera användare i behörighetsgrupp Radera användare från en behörighetsgrupp genom att klicka på papperskorgen. SoftIT AB 2003 Sidan 12
Sidan 13 Kataloger Hjärtat av IntelliDoc är katalogstrukturerna som kategoriserar samtliga dokument i systemet. Endast administratören har tillgång till denna del. För att utnyttja IntelliDoc på bästa sätt krävs att man noga planerar hur katalogstrukturerna skapas. Den vänstra delen (se bild) visar den aktuella katalogstrukturen. Från start är detta tomt och innehåller endast Huvudnivå [+]. Saknas kataloger måste huvudkataloger ( nivå 1 ) först skapas. Detta sker genom att klicka på [+] från Huvudnivå. För att lägga till en underkatalog till Personal ( se bilden ), klickar man på [+] vid sidan om Personal. I nivå 3 saknas [+] eftersom det går att skapa kataloger i max tre nivåer. SoftIT AB 2003 Sidan 13
Sidan 14 Lägga till ny katalog Under rubriken står i detta fall -Huvudnivå, vilket innebär att detta är en katalog som ligger i nivå 1. Katalognamn måste fyllas i när man skapar en ny katalog. Information är en kort beskrivning över katalogens ändamål. Behörigheter: Kan bestämmas för respektive grupp om läs och/eller skrivrättigheter ska ges ( uppdatering ). Användare som ingår i en grupp som har någon form av behörighet, kommer att få katalogen som ett alternativ i menyträdet. Klicka [Spara] för att spara den nya katalogen. Ändra befintlig katalog Klicka på ett katalognamn till vänster på skärmen. Nu visas informationen om katalogen under ändra befintlig katalog. Samtliga uppgifter kan förändras. Klicka [Spara] för att spara dina eventuella ändringar. SoftIT AB 2003 Sidan 14
Sidan 15 Radera katalog Saknar en katalog dokument visas texten: Inga dokument finns i denna katalog samt en länk Radera Katalogen. Radera katalogen genom att klicka på länken Radera Katalogen. Dokumentmallar Här listas de mallar som finns i IntelliDoc. Från början finns inga mallar, eftersom IntelliDoc levereras utan mallar. Vitsen med dokumentmallar är att man ska lägga till den företagsunika mallen som används. Genom att ha aktuella mallar i IntelliDoc används alltid den senaste versionen. När man skapar ett dokument finns möjligheten att först läsa ned en mall. En mall kan vara av vilket filformat som helst (ex. Word/Excel/PowerPoint). Lägga till dokumentmall Mallens namn anges i fältet Mallens namn. Plocka därefter upp mallfilen genom att klicka [Bläddra]. Spara sedan mallen genom att klicka [Spara]. SoftIT AB 2003 Sidan 15
Sidan 16 Uppdatera dokumentmall För att komma till uppdateringssidan, klicka på Uppdatera -länken vid sidan om den aktuella mallen. Antingen ersätts filen med en ny version ( se Lägg till dokumentmall ) eller så ändras endast namnet. Spara sedan mallen genom att klicka [Spara] Radera dokumentmall Klicka på Radera -länken från mallistan och mallen raderas. Nu visas fråga om radering ska ske. Besvaras med JA för att verkställa raderingen. E-post ( Grupputskick till behörighetsgrupper ) E-postfunktionen är till för att Administratören snabbt och enkelt ska kunna sända meddelande till en vald behörighetsgrupp eller till samtliga användare av IntelliDoc. För att detta ska fungera krävs att IntelliDocs e- postadress är registrerad vid installationen. Dessutom måste SMTPtjänsten vara tillgänglig på IIS-Servern. Från listboxen Till: väljer man om meddelandet skall sändas till en bestämd behörighetsgrupp eller alt. till Samtliga användare. SoftIT AB 2003 Sidan 16
Sidan 17 Ange därefter i rubrik och meddelandetext. Klicka sedan på [Skicka E-postmeddelande] för att skicka iväg meddelandet. Längst ner i meddelandetexten kommer IntelliDoc automatiskt att lägga till texten : ( Detta meddelande har skickats från IntelliDoc av [administratörens namn] ) Dokumenthantering Efter att administratören har skapat katalogstruktur samt behörighetsvillkor kan man börja att använda systemet. I menyn finns de kataloger som den inloggade användaren har behörighet till. Navigering Det är endast möjligt att skapa dokument i en katalog som saknar underkataloger. De kataloger som kan innehålla dokument markeras med en dokument-ikon. Exemplet visar att katalogen Personal samt underkatalogerna Externt och Internt inte kan innehålla dokument. Under Internt finns katalogerna Anst. Avtal, Instruktioner samt Blanketter och dessa kan innehålla dokument. För att se dokument i en katalog, klicka på katalognamnet i menyn. SoftIT AB 2003 Sidan 17
Sidan 18 Lista dokument i en katalog När man valt katalog i menyn listas samtliga dokument i katalogen. Namnet på den valda katalogen visas överst i fönstret. Information som dokument- ID, dokumenttyp, status, filnamn, version, datum samt beskrivning visas för respektive dokument i katalogen. Har man behörighet att uppdatera i katalogen, klicka på länken Skapa nytt dokument som finns längst ner i fönstret. Klicka på länken till filnamnet för att ta fram dokumentinformationen. SoftIT AB 2003 Sidan 18
Skapa nytt dokument Välj den katalog du önskar skapa ett nytt dokument i. Har man behörighet att uppdatera katalogen finns länken Skapa nytt dokument längst ner i fönstret. Sidan 19 Lägg till dokument direkt Har du ett färdigt dokument att lägga till, kan du klicka på [Bläddra] för att välja den fil som ska skickas upp till systemet och sedan klicka [Spara]. Ta bort dokument Hämta dokumentet. Längst ner i fönstret finns länken Radera posten. Klicka på Radera posten -länken. Nu visas fråga om radering ska ske. Besvaras med JA för att verkställa raderingen. Använda mallar Det är möljigt att använda de mallar som administratören lagt till. Välj en mall från listan och klicka på [Hämta mall]. Är det en Wordmall öppnas Microsoft Word automatiskt med mallen (om du i nedläsningsdialogen väljer att öppna mallen direkt). Spara sedan det färdiga dokumentet lokalt och skapa därefter att ett nytt dokument och lägg till dokument direkt. Tänk på att om du använder mall, läggs inget dokument till i IntelliDoc. Dokument sparas endast i IntelliDoc om du väljer Lägg till dokument direkt se beskrivning Lägg till dokument direkt. SoftIT AB 2003 Sidan 19
Sidan 20 Dokumentinformation Efter att man skickat upp ett dokument eller att man valt ett dokument från kataloglistan, visas dokumentinformationen. Har användaren behörighet att uppdatera katalogen visas inmatningsfält. Vid endast läsbehörighet visas informationen som fast text. Förklaringar till informationsfälten : DokumentID Dokumentnamn Version Skapad Tilldelas automatiskt av IntelliDoc. IntelliDocs namn på dokumentet. Tilldelas automatiskt av IntelliDoc, men går att ändra. Tilldelas automatiskt av IntelliDoc. Det datum när dokumentet först skapades. Tilldelas automatiskt. SoftIT AB 2003 Sidan 20
Sidan 21 Filens namn Uppdaterad Namnet på filen som skickades upp. Detta går att ändra och kommer då att gälla som föreslaget filnamn för den användare som läser ner dokumentet. Det datum dokumentet uppdaterades senast samt namnet på den som uppdaterat dokumentet. Symbolen visar att dokumentet kan markeras för bevakning. Vill man bevaka ett dokument klicka på symbolen och ögat får röd färg. För att avbryta bevakningen klicka på symbolen och ögat får blå färg. Symbolen visar att dokumentet kan låsas. Vill man låsa ett dokment klicka på symbolen och nyckeln får röd färg. För att avbryta låsningen klicka på symbolen och nyckeln får grön färg. Sökord Beskrivning Valfria sökord som kan användas för sökning av dokument. Ange nyckelord för dokumentet. Fritextbeskrivning av dokumentet. Läsa ner senaste versionen För att läsa ner senaste versionen av ett dokument klicka på länken Hämta senaste versionen! Till höger om länken anges filens storlek. SoftIT AB 2003 Sidan 21
Sidan 22 Versionshistorik Om en ny version av ett dokument skapas, ska inte detta dokument skickas upp som ett nytt dokument. Ta i stället fram det befintliga dokumentet och klicka på länken Skicka upp ny version som finns längs ned i dokumentets funktionsmeny. Hämta upp den lokala filen genom att klicka på [Bläddra]. Klicka sedan på [Spara] för att skicka upp den nya versionen. Den tidigare versionen av dokumentet kommer nu att läggas under Versionshistorik. Är dokumentet under godkännandeprocess raderas samtliga pågående godkännanden. E-postmeddelande sänds automatiskt med uppmaning om att en ny version finns att godkänna. SoftIT AB 2003 Sidan 22
Sidan 23 Godkännandeprocessen IntelliDoc ger ett perfekt stöd för godkännandeprocessen för ett dokument. Genom att ange den eller de som ska granska och godkänna ett dokument är dokumentet markerat som ej godkänt tills dess att samtliga har godkänt dokumentet. Godkännandeprocessen kan delas upp i tre grupper. Nertill höger visas den eller de personer/grupper som ska godkänna dokumentet. Om en användare som är markerad som godkännare tar fram dokumentet visas länken * GODKÄNN DOKUMENTET * Är dokumentet godkänt visas detta med datum när användaren markerade dokumentet som godkänt. Administrera godkännandeprocessen Enkel godkännandeprocess Här arbetar man bara i grupp 1. Klicka på länken Ändra godkännandeprocess. Från listboxen lägg till väljer man användare som skall ingå i gruppen. När detta är klart klicka på länken Tillbaka och därefter på länken Aktivera nu och processen är igång. E-postmeddelande går ut till samtliga i gruppen att godkänna dokumentet. Avancerad godkännandeprocess Vill man att någon eller några ska godkänna ett dokument före andra, använder man sig av olika grupper i upp till tre steg. Från listboxen lägg till väljer man användare som skall ingå i respektive grupp. Från listboxen Grupp väljer man grupp 1, 2 eller 3. När detta är klart klicka på länken Tillbaka och därefter på länken Aktivera nu och processen är igång. E-postmeddelande går ut till första gruppen att godkänna dokumentet. När första gruppen tagit del av dokumentet och godkänt det går E-postmeddelande ut till grupp 2 med uppmaning att godkänna dokumentet. När grupp 2 godkänt dokumentet går E-postmeddelande till grupp 3. SoftIT AB 2003 Sidan 23
Sidan 24 För att administrera godkännandeprocessen klicka på länken Skapa / ändra godkännandeprocess. Lägg till namn och grupp för godkännande genom att välja en användare och grupp från listboxen och klicka på [Lägg till]. Radera namn genom att klicka på ikonen för papperskorgen vid sidan om namnet. Flytta dokument till en annan katalog. Ta fram dokumentet som ska flyttas. Klicka sedan på länken Flytta dokument, som finns i nedre högre delen av fönstret. Markera den katalog du vill flytta dokumentet till, klicka sedan på [Flytta]. För att avbryta flytten, klicka på [Avbryt]. SoftIT AB 2003 Sidan 24
Sidan 25 Loggen För att se för ett dokuments nedladdningslogg, klicka på länken Loggen som finns i nedre högre delen av fönstret. Välj i listboxen samtliga loggningar, endast nedläsningar eller endast dokumentlåsningar. Nu visas en lista med tidpunkt, vilken åtgärd som gjorts, version och namn på den som arbetat med dokumentet. Integrera dokument i hemsidan Ett enkelt sätt att alltid ha sin hemsida uppdaterad är att koppla ihop den med någon eller några av IntelliDocs kataloger som innehåller aktuella instruktioner, dokument, manualer m.m. Kontakta oss så berättar vi mer. Felsökning Jag blir utloggad när jag skickar upp ett dokument. Beror på att användaren försöker sända ett stort dokument och är uppkopplad mot systemet med en långsam uppkoppling. Det finns två lösningar för detta: 1. Sänd eller hämta inte för stora dokument när uppkopplingen är långsam. 2. Be serveradministratören att öka IntelliDocs tid för timeout för script i IIS. SoftIT AB 2003 Sidan 25