Förfrågningsunderlag 2010-12-23 Upphandlingsansvarig Upphandling Halmstads kommun Mobiltelefoner och telefoner för analog telefoni samt service Ellinor Nilsson KS 2010/0468 Sista anbudsdag: 2011-02-10 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Mobiltelefoner och telefoner för analog telefoni 1.1. Allmän orientering 1.1.1. Bakgrund och omfattning Halmstads kommun inbjuder er att inkomma med anbud enligt nedan. Upphandlingen omfattar leverans av mobiltelefoner, leverans av telefoner för analog telefoni, leverans av tillbehör till mobiltelefoner och telefoner för analog telefoni, utförande av service på mobiltelefoner och telefoner för analog telefoni och utförande av monteringstjänster för montering av handsfreesatser/mobiltelefoner i fordon. Vidare önskas prisuppgifter för köp av olåsta modem som option till upphandlingen. Idag finns cirka 2568 mobiltelefonabonnemang och cirka 2742 anknytningar i den centrala växeln samt 1330 externa abonnemang. I dagsläget levererar Telia Halmstads kommuns telefonitjänster, detta kan dock komma att förändras under avtalstiden. En förutsättning för att kunna leverera mobiltelefoner under avtalstiden är att säljaren arbetar med den nätoperatör som antas som leverantör till kommunen. Antagen leverantör skall endast erbjuda och öppna abonnemang med den nätoperatör som kommunen har avtal med. Omfattningen kan komma att förändras under avtalstiden. Upphandlingen kommer att resultera i ett ramavtal för successiva avrop av det samlade behovet under avtalstiden. Avtalstiden är 1 år från avtalsstart med möjlighet till tre förlängningar à 1 år vardera. Avser kommunen att förlänga avtalet skall kommunen skriftligen meddela leverantören detta senast tre (3) månader före det datum som avtalet annars upphör att gälla. 1.1.2. Upphandlande myndighet Halmstads kommun (orgnr 212000-1215) Utskrivet: 2010-12-23 11:14 Sida 1 av 7
Halmstads Rådhus AB (556649-7961) Halmstad & Co AB (556650-5227) Halmstads Näringslivs AB (556509-7663) Halmstads Energi och Miljö AB (556528-3248) Halmstads Energi och Miljö Nät AB (556330-3980) Halmstad IT-Nät AB (556532-6187) AB Industristaden (556127-9471) Halmstads Fastighets AB (556041-1786) Halmstads Flygplats AB (556650-1846) Halmstads Hamn och Stuveri AB (556008-5374) De upphandlande myndigheterna benämns "kommunen" nedan. Halmstads kommun har ca 91 000 invånare. Den kommunala verksamheten, med ca 7 500 anställda omsätter mer än fem miljarder kronor årligen. Mer information om Halmstad finns på www.halmstad.se 1.2. Upphandlingsföreskrifter 1.2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt Lagen om offentlig upphandling SFS 2007:1091, öppet förfarande. Förfarandet medger inte förhandling. Det är därför viktigt att bästa villkor lämnas i anbudet och att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs. Kommunen ersätter ej anbudsgivare för upprättande av anbud. 1.2.2. Helt eller delat anbud Anbud kan bara lämnas på hela upphandlingen. 1.2.3. Reservationer Anbud får inte innehålla reservationer utan alla krav måste accepteras i sin helhet. 1.2.4. Avtal En leverantör kommer att antas. 1.2.5. Anbudets form Halmstads kommun strävar efter att förenkla anbudsarbetet för alla berörda parter och använder därför elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget Tend&Sign. Anbudsgivaren får bl.a. kostnadsfritt stöd i anbudsgivningen och kontroll av att anbudet är komplett vid avlämnandet. Systemet är kostnadsfritt för leverantören och kräver endast en enkel registrering på https://tendsign.com (klicka på "Nya leverantörer"). Telefonnummer till supporten: 013-47 47 500. Anbudet förkastas om inte samtliga krav som anges i förfrågningsunderlaget uppfylls. Observera att svar lämnas på anvisad plats för respektive fråga och inte som separat bilaga. Detta görs för att underlätta utvärderingsarbetet och gäller naturligtvis inte bilagor som specifikt efterfrågas, t ex intyg och prisbilagor. Utskrivet: 2010-12-23 11:14 Sida 2 av 7
Separata anbudsskrivelser eller sk offerter kommer inte att beaktas. Anbudsspråk skall vara svenska. 1.2.6. Frågor om upphandlingen Förfrågningsunderlaget har framställts för att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som kommunen ställer på uppdraget och på den leverantör som skall utföra uppdraget. Det är angeläget att anbudsgivaren kontaktar kommunen om något är oklart. Detta sker via tendsign.com, funktionen "frågor och svar". Kommunen är skyldig att lämna svar senast sex dagar före sista anbudsdag, varför frågor måste komma in i så god tid att de hinner bearbetas. Kommunen kommer att publicera eventuella förtydliganden. Anbudsgivare underrättas om dessa via systemet. 1.2.7. Sista anbudsdag Sista dag för inlämnande av anbud är 2011-02-10 1.2.8. Förtydliganden och kompletteringar av anbud Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Den upphandlande myndigheten får begära att anbudet förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det kan innebära att uppgifter begärs för att sk nollställning skall kunna göras. Det innebär att anbuden behandlas så att de blir jämförbara. 1.2.9. Anbudets giltighet Anbudet skall vara giltigt sex månader efter sista anbudsdag. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning skall anbuden vara giltiga tills dom vinner laga kraft. 1.2.10. Prövning av anbudsgivare och anbud Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal krav både avseende anbudsgivare och efterfrågad produkt. Obligatoriska krav, s.k. skall-krav måste uppfyllas. Se vidare punkt 1.3 Kravspecifikation, punkt 1.4 Kontroll av leverantörers lämplighet och punkt 1.5 Tilldelning av kontrakt nedan. 1.2.11. Avbrytande av upphandling Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. 1.2.12. Sekretess Inkomna anbud är som regel allmän handling. Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon del i anbudet anses omfattas av sekretess. Detta görs lämpligen på avsedd plats i punkt 1.4.4 nedan. Utskrivet: 2010-12-23 11:14 Sida 3 av 7
Anbudsgivaren skall i sådana fall motivera på vilka grunder specifik del anses omfattas av sekretess. I de fall som anbudsgivaren ej anger något kommer kommunen att tolka det som att anbudsgivaren inte anser att någon information i anbudet omfattas av sekretess. Observera att ett angivande av att delar av anbudet skall omfattas av sekretess i sig inte innebär att det kommer att omfattas av sekretess. Kommunen kommer att i varje enskilt fall och vid varje förfrågan göra en prövning av huruvida en specifik uppgift omfattas av sekretess. 1.2.13. Tilldelningsbesked Efter avslutad anbudsutvärdering fattas så kallat tilldelningsbeslut som visar resultatet av upphandlingen. Meddelande om detta, så kallat tilldelningsbesked, skickas ut till samtliga anbudsgivare per e-post till den adress som anges i systemet. Anbudsgivare uppmanas kontrollera att rätt epostadress är angiven och tillse att denna epostadress bevakas löpande. Avtal tecknas tidigast tio dagar från den dag då informationen har nått anbudsgivaren, det vill säga då tiden för överprövning/avtalsspärren upphört. Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Halmstads kommun och leverantören undertecknat särskilt upprättat skriftligt kontrakt. 1.3. Kravspecifikation 1.3.1. Mobiltelefoner Avtal kommer att tecknas för att täcka behov av alternativa typer av telefoner tillhörande följande kategorier: - Normal användare - Behov av mobil data Skall levereras med uppdaterad programvara - Stöt-/vattentålig Priser på mobiltelefoner skall lämnas utan abonnemangssubventioner från tjänsteleverantörerna. Mobiltelefoner skall levereras olåsta till kommunen. I den mån det inte är möjligt får dock mobiler undantagsvis levereras låsta. Vid anbudsutvärderingen kommer priset på de telefoner som är låsta att belastas med kommunens kostnad för upplåsning. Rabattsats för övrigt sortiment skall anges i prisbilaga. Uppfylls skallkrav gällande mobiltelefoner? (/ svar) 1.3.2. Analoga telefoner Avtal kommer att tecknas för att täcka behov av alternativa typer av telefoner tillhörande följande kategorier: - Analoga telefoner - Trådlösa telefoner Utskrivet: 2010-12-23 11:14 Sida 4 av 7
Nettopriser skall anges enligt prisbilaga för tillbehör till ovan offererade telefoner. Rabattsats för övrigt sortiment skall anges i prisbilaga. Uppfylls skallkrav gällande analoga telefoner? (/ svar) 1.3.3. Pris Priserna i anbudet skall anges i form av nettopriser och ordinariepriser utifrån officiell prislista. Påslag accepteras ej. Vidare skall rabattsats för övrigt sortiment under avtalstiden anges i prisbilagan. Angiven rabattsats skall gälla under hela avtalsperioden. I prisbilagan angiven rabattsats skall gälla för samtliga produkter. Det skall finnas en full spårbarhet gällande lämnade rabatter och priser. Med detta menar vi att det skall vara möjligt för kommunen att hämta aktuella ordinarie priser på en öppen, allmänt tillgänglig Internetsida eller anonymt ställa prisfråga till leverantör. Den officiella prislistan skall också finnas tillgänglig för fler kunder än kommunen och kunna användas bl.a. vid köp av produkter utanför de i anbudet prissatta eller vid utbyte av produkter. Anbudsgivaren skall fylla i samtliga gula fält i prisbilagan. Anbudsgivaren skall ange nettopriser för efterfrågat sortiment se flik 1, 4 och 5 i prisbilagan. Vidare skall anbudsgivaren ange en rabattsats som gäller för övrigt sortiment se flik 2 i prisbilagan. Rabattsatsen utvärderas genom att den dras från anbudsgivarens ordinariepriser för det efterfrågade sortimentet se flik 3,4, och 5 i prisbilagan. Ordinariepriserna subtraherade med rabattsatsen utgör utvärderingspriset. Nettopriset viktas 40 % och utvärderingspriset viktas 60 % för att räkna fram ett anbudspris för respektive anbud se flik 6 i prisbilagan. Uppfylls skallkraven ovan gällande pris? (/ svar) Är samtliga gula fält i prisbilagan ifyllda av leverantören? (/ svar) 1.3.4. Avtalsvillkor Samtliga avtalsvillkor, som framgår av bilaga, skall accepteras. Avtalet kan komma att kompletteras med uppgifter från förfrågningsunderlaget. Observera att "leverantören" i avtalet kommer att ersättas av antagen anbudsgivare. Accepteras avtalsvillkor enligt bilaga? (/ svar) 1.4. Kontroll av leverantörers lämplighet 1.4.1. Registreringar mm Anbudsgivare skall ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet, om företaget är registrerat i annat land, enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Utskrivet: 2010-12-23 11:14 Sida 5 av 7
I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, skall även detta företag uppfylla dessa krav. Kommunen samarbetar med Skatteverket och kommer att kontrollera att lämnade uppgifter är korrekta. Utländsk anbudsgivare skall på begäran kunna visa motsvarande dokumentation. Uppfylls kravet på registrering? (/ svar) 1.4.2. Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivare skall ha minst rating 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. I fall lägre rating visas, skall anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Samma kvalificeringskrav tillämpas för utländska anbudsgivare. Uppgift om anbudsgivaren från kreditupplysningsföretag kommer att begäras in av kommunen. Uppfylls kravet på ekonomisk ställning? (/ svar) Eventuell beskrivning: 1.4.3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivare skall inneha och visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Detta skall framgå av anbudet som skall innehålla en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget. Anbudsgivaren skall ha rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Beskrivning av hur detta krav tillgodoses skall beskrivas i anbudet. Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från tidigare utförda uppdrag av liknande art och omfattning utförda under de senaste tre åren. Detta skall styrkas med till anbudet bifogade goda referenser (2 st) med kontaktperson och telefonnummer samt en kort beskrivning av det genomförda uppdraget. Av anbudet skall framgå att anbudsgivaren uppfyller kraven för producentansvaret för förpackningar enligt förordning (SFS 2006:1273 med senaste ändring). Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPA-registret eller motsvarande, eller genom att anbudsgivaren har ett eget upprättat system. Av anbudet skall framgå att anbudsgivaren senast vid avtalsstart uppfyller kraven enligt förordningen (2005:209) om producentansvar för offererade elektriska och elektroniska produkter. Av anbudet skall framgå att anbudsgivaren senast vid avtalsstart uppfyller kraven enligt förordning (2008:834) om producentansvar för batterier. Utskrivet: 2010-12-23 11:14 Sida 6 av 7
Kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget: Beskrivning av rutiner för kvalitetsäkring: Referens 1 med kontaktperson, telefonnummer och kort beskrivning av uppdraget: Referens 2 med kontaktperson, telefonnummer och kort beskrivning av uppdraget: Uppfylls producentansvaret för förpackningar? (/ svar) Uppfylls producentansvar för offererade elektriska och elektroniska produkter? (/ svar) Uppfylls producentansvar för batterier? (/ svar) Anser kommunen att anbudsgivaren uppfyller kvalificeringskraven? (/ svar) 1.4.4. Företags- och kontaktuppgifter Fyll i följande uppgifter: Företagsnamn, adress, telefonnummer, webbplats: Kontaktperson för anbudet med e-postadress och telefonnummer Kontaktperson för avtalet med e-postadress och telefonnummer Kontaktperson för avrop med e-postadress och telefonnummer Avtalstecknare med namn, titel och postadress (ej e-postadress!): Finns möjlighet att skicka e-faktura enligt Svefakturastandard? Ev. begäran om sekretess: 1.5. Tilldelning av kontrakt 1.5.1. Grund för tilldelning av kontrakt Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som innehåller det lägsta anbudspriset. Utskrivet: 2010-12-23 11:14 Sida 7 av 7