Kom igång snabbt med Hogia TA Proffs Välkommen till Hogia TA Proffs I den här introduktionen beskrivs programmet och dess grunder översiktligt. En fullständig beskrivning av programmet och dess rapporter finner du i hjälpsystemet. Den här instruktionen är tänkt att vara en hjälp för att komma igång med Hogia TA Proffs. De filer som vi hänvisar till finns med i installationen av programmet. Instruktionen består av både text, bilder och uppmaningar till aktivitet från din sida. Det som står vid en punkt ( ) innebär att du skall göra en aktivitet i programmet. Du kan alltid nå hjälpsystemet genom att välja Hjälp Hjälp om... eller genom att trycka F1 för att söka efter information. Du kan även trycka Ctrl+F1 och komma direkt till aktuell sida i hjälpsystemet. Programmet är ett Windowsanpassat program. Har du tidigare arbetat i Windowsprogram kommer du att känna igen dig. Det finns sammanhangskänsliga menyer när du klickar med höger musknapp. Dessa menyer innehåller således kommandon som direkt relaterar till den del av programmet som du för tillfället arbetar med. Du kan även använda kortkommandon för att navigera snabbare i programmet, läs mer om detta i programmets hjälpsystem. Uppdateringar av programmet För att kontrollera vilken version som är installerad väljer du Hjälp Om... Vi rekommenderar att alltid ha den senaste versionen installerad. Observera att varje ny version av programmet är en fullständig version. Det krävs alltså inte att du har installerat alla tidigare versioner för att kunna installera den senaste. Om du via RSS i programmet prenumererar på supportnyheter om programmet får du t.ex. info om när vi släpper en ny version av programmet med info om hur du laddar ner och installerar versionen. Information om RSS-flöden finns under menyalternativet Hjälp Support online Nyheter (RSS). Support För att du ska känna dig helt trygg när du använder programmet ingår programsupporten som en viktig del i serviceabonnemanget. Du kan enkelt själv söka svar på de vanligaste frågorna direkt inifrån programmet under Hjälp Support online Sök bland frågor och svar (FAQ). Härifrån kan du också ställa supportfrågor. Ytterligare uppgifter om e-postadress och telefonnummer hittar du i programmet under Hjälp Support online Kontakta supporten. Du ser vilket kundnamn och licensnummer som programmet är licensierat till under Hjälp Om... Starta programmet För att starta programmet dubbelklickar du på programikonen på skrivbordet. Du kan också starta programmet via Start Program Hogia Hogia TA Proffs. Programmet registrerar dig automatiskt som användare via Internet. Allt du behöver göra är att fylla i alla fält korrekt i dialogrutan som kommer upp första gången efter att du har startat programmet och klicka på Registrera. Utan registrering fungerar programmet som en demoversion i 30 dagar från installation. OBS! Du måste vara uppkopplad mot Internet under programregistreringen. Det är viktigt att du anger korrekt e-postadress eftersom du får viktig registreringsinformation skickad dit. Företagsnamn och licensnummer är också viktigt att du fyller i korrekt. 1
Starta programmet från andra Hogia-program Det finns fördelar att köra programmet integrerat med andra program från Hogia. Du får med dig kundinställningar och SIE-filer direkt vid start. Du startar TA Proffs på flera olika sätt, från verktygsknappar, från saldomatrisen eller arbetsgångar i Hogia Bokslut eller direkt från diagrammen i Hogia Analys. Komma igång - Import Det går att starta från Hogia Audit med Bokslut, Hogia Analys eller Hogia Ekonomi. Det går även att köra Hogia KA som ett fristående program via Start Program och det är på detta sätt körschemat är uppbyggt. Starta importen genom att välja något av valen nedan. Vi väljer att läsa in en SIE-fil eftersom detta är det absolut vanligaste. Leta upp och markera den SIE-fil du vill läsa in. I exemplet nedan använder vi vårt övningsföretag. SIE-filerna ligger med i installationen under C:\SIE\Övningsfiler\Kcom. Vi använder den för 2008. I fliken Företagsuppgifter/SIE-info ser du en status över det du läst in. Antal verifikationer, vilket program som genererat SIE-filen och vilka verifikationsserier som finns. All grönmarkerad text är kontroller vi gör vid inläsning och är OK. Visas röd text så är det något vi vill påkalla uppmärksamhet på. Exempelvis så visas det röd text på Tomma ver.nr vilket innebär att det inte finns några transaktioner för verifikationen. Klicka på den tomma verifikationen 2
Länken öppnar en ny flik. Klicka nu på ordet Borttagen som är en länk till samtliga verifikationer där det inte finns några transaktioner. Nu har du surfat runt bland redovisningen lite grann. Analyser av konton Nu skall vi göra ett par kontoanalyser. Klicka på Översikt Saldolista från Visa i Navigeringslistan (vänster list), se bild ovan. Nu visas en förteckning över alla konton med Ingående balans (IB), antal transaktioner och saldon som i sin tur ger en Utgående balans (UB) för respektive konto. Man kan borra sig ned till varje konto och få en kontoutdrag för hela periodens transaktioner. Men vi skall göra på ett annat sätt först. 3
Markera (genom att klicka i rutan) 3 st konton. 1510 Kundfordringar, 1931 Swedbank och slutligen konto 2710 Anställdas skatter. Klicka nu på Slutrapport, från Visa i Navigeringslistan eller verktygsknappen. Klicka nu på konto 1510 Du får nu ett kontoutdrag för konto 1510 Kundfordringar. I kontoutdraget finns det nu 87 transaktioner. Du kan skriva kommentarer till varje rad och klicka på alla blå/understrukna transaktioner och texter. Gör kommentarer på 2 transaktioner (hitta på text själv). Bocka i dessa 2 transaktioner, för att få med dessa till Slutrapporten. Klicka återigen på Slutrapport. 4
Du har nu fått en Slutrapport med en snygg förteckning över de konton som du tänkt dig att analysera. Denna kan kompletteras med ytterligare konton från Översikt saldolista. Slutrapporten ger dig även resultatet av analysen av konto 1510 Kundfordringar. Det är nu ett 1:1 förhållande mellan Slutrapporten och kontoutdraget för konto 1510. Klicka på knappen Skriv ut (du hamnar i ett förhandsgranska-läge) i verktygslistan för att visa hur det ser ut vid utskrift och att det är enkelt att skicka till Excel, Word och PDF. Du kan självklart skriva ut till en vanlig skrivare också, se skrivarknapp längst upp till vänster i dialogen. Klicka på knappen Stäng i förhandsgranska dialogen. Klicka nu på Konto 1510 (röda pilen ovan) i Slutrapporten för att komma tillbaka till kontoutdraget. Klicka dig tillbaka till Slutrapporten genom Browser-knappen i Verktygsraden. 5
Nu står du åter i Slutrapporten och vi skall göra en ny övning där vi använder Snabbvalslistan för att visa de transaktioner som inte matchar varandra. Klicka på konto 2710 Anställdas skatter från Slutrapporten. Du kommer nu till kontoutdraget för 2710 Anställdas skatter. Här visas 28 st transaktioner + ingående balans. Detta konto stäms ofta av och vi skall nu visa hur du kan göra detta maskinellt. Programmet plockar bort alla transaktioner som beloppsmässigt exakt matchar varandra (debet mot kredit) och visar en resultatlista där alla belopp som inte matchades är kvar. Det finns en funktion som heter Kontoutdrag omatchade transaktioner. Du hittar denna i Snabbvalslisten bland verktygsknapparna. Välj Kontoutdrag omatchade transaktioner. Ange konto 2710 och tryck Enter. Nu visas en resultatlista med 5 transaktioner som inte matchades. Du kan hjälpa programmet ytterligare med avstämningen genom att summera och för de 2 återstående transaktionerna till Slutrapporten. 6
Summera de 2 första transaktionsbeloppen genom att måla upp dessa, se bild ovan. Nu visas en summering längst ned till höger i resultatlistan. Jättebra! Vi ser också att summan blir 26.490:- vilket stämmer överens med transaktion nummer 3. I praktiken innebär detta att man betalt löner vid 2 tillfällen (verifikationer) och när man betalar så sker detta vid ett tillfälle. Därmed blir det 2 transaktioner kvar vilket är detsamma som Utgående saldot för konto 2710. Vi kan för att dokumentera detta (till Slutrapporten) genom att: bocka i de båda sista transaktionerna enligt punkt 2 i bilden ovan. Klicka därefter på Slutrapport. Du har nu lagt till denna kontoavstämning till Slutrapporten. Snyggt eller hur? 7
Snabbval i verktygslistan Förutom Kontoutdrag omatchade transaktioner som vi gått igenom tidigare har programmet ytterligare ett antal snabbval som underlättar mycket. Kontoutdrag Genom dett a val kan du få ett eller flera kontoutdrag i en och samma resultatlista. För att ange flera konton kan du helt enkelt skriva in 1910,1931 eller ta ett helt intervall av konton genom att ange 1900 1999 som ger dig alla likvidkonton. Du ser en förteckning på vilka skiljetecken (operatorer) som du kan använda genom verktygsknappen Förklaring av operatorer. Klicka på verktygsknappen Förklaring av operatorer. Sök på text Ytterligare ett snabbval är att söka och visa alla verifikationer som innehåller valfri transaktionstext. Ange Hugo (i snabbvalslistan Text). Tryck Enter eller Sök. Du får nu en resultatlista som innehåller visar alla verifikationer där transaktionstexten innehåller Hugo. 8
I resultatlistan (ovanstående bild) ser du att det är 224 verifikationer som innehåller ordet Hugo och detta är 12.96 % av totalt antal verifikationer. Genom att bocka i den översta rutan (för en verifikation) så markeras alla transaktioner som tillhör verifikationen och på detta sätt kan vi enkelt få en hel verifikation till Slutrapporten. 9
Sök på Transaktionssaldo Det är ofta man vill söka efter ett exakt belopp. Det kan ju vara så att man konterat fel eller vill leta upp ett belopp. Ange 2000 (i snabbvalslistan - Transaktionssaldo). Du ser ovan att det fanns 8 transaktioner där beloppet var 2.000:-. Observera att det även går att använda operatorerna ex. kan du söka efter saldon större än 2000 och mindre än 10000. Ange >2000&<10000 (i snabbvalslistan om du vill testa detta). Sök efter verifikationer Om du snabbt vill se en specifik verifikation är det denna funktion du skall visa. Om du endast skriver in ett nummer så söker vi fram verifikationerna som stämmer oavsett verifikationsserie. Periodsaldo för konto Det finns idag en rapport som heter Periodsaldon. Denna är bra som översikt över alla konton och saldo per månad. Många gånger är det dock intressant att se Periodsaldon endast för en grupp av konton. För att visa vad vi menar skall du börja med att visa Rapporten Periodsaldon och sen göra ett urval. Starta menyvalet Rapporter Periodsaldon (eller från Rapporter i Navigeringslistan). I bakgrunden av nedanstående bild ser du Periodsaldon per konton. 10
Skapa en Periodsaldorapport för kontointervallet 3000 3999 ifrån snabbvalslistan. Klicka på Redigera-knappen för att ta bort konton med 0-saldon. Klicka på knappen Kör i dialogen ovan. 11
Periodsaldo för resultatenhet I SIE-filen finns benämningar som heter Dimension/Objekt. Vi kallar detta normalt för Resultatenhet, Kostnadsställe, Objekt eller Projekt i olika redovisningsprogram. Med detta val kan du visa en Periodsaldolista för just en/ett Resultatenhet eller Projekt. Just i denna SIE-fil saknas Dimensioner så försök inte att köra denna fråga. Periodsaldo då resultatenhet saknas Detta är en jättebra rapport för avstämning. Genom att köra denna får du full kontroll på att alla transaktioner har erhållit en dimension. När du väljer detta så skall du även ange vilka konton eller kontointervall du vill kontrollera. Rapporten visar saldon per konto för de transaktioner som saknar dimension. Ange kontointervallet 3000 8999 i snabbvalslistan för Periodsaldon då resultatenhet saknas. 12
Rapportöversikt Efter en stunds arbete har du lyckats skapa ett stort antal flikar och det börjar bli svårt snabbt hitta till rätt flik. Vi har en lösning på detta genom en egen vy som heter Rapportöversikt. Navigeringslistan i Visa Rapportöversikt. Som du ser av Rapportöversikten har vi strukturerat flikarna på typ av rapporter. Detta gör det mycket enklare att hitta. Du kan även göra en masshantering genom att bocka i några rapporter och sen använda alternativen till höger: Visa alla rapporter eller dölja de utan träffar, Exportera eller Skriva ut. Tips: Klicka med höger musknapp och få ytterligare alternativ. Avstämningar Programmet kan importera Text- och Excel-filer för att stämma av dessa mot kontoutdrag (Huvudbok) för ett speciellt konto. Detta är unikt och ger dig möjlighet att stämma av bank- och plusgirokonton, skattekontot hos skatteverket och depåkonton. Du kan även stämma av avräkningskonton mellan två olika företag på ett effektivt sätt. Om din kund- eller leverantörsreskontra kan exportera en lista på händelserna till Excel kan du även stämma av denna mot huvudbokskontot för kundfordringar respektive leverantörsskulder. Bankavstämning Med denna funktion kan du tjäna massor av tid och vem kan motstå det!? Vi har skapat en ny funktion som ger dig möjlighet att stämma av ett huvudbokskonto mot en transaktionslista i Excel. De flesta banker ger dig idag möjlighet att elektroniskt spara ner ett kontoutdrag i Excel-format. Vi har gjort tester från Nordea, Postgirot, SEB, SHB, Swedbank och Avanza som alla har denna möjlighet. Inifrån programmet väljer du Rapporten som heter Avstämning bank. 13
Du pekar ut Excel-filen som skall importeras, väljer vilket konto du skall stämma av denna mot. Resultatet får du i en resultatlista som visar de transaktioner som inte programmet kunde matcha. Dessa är uppdelade på Omatchade huvudbokstransaktioner och Omatchade banktransaktioner. Du får även en resultatlista med de transaktioner som programmet har matchat/parat ihop. De som stämmer exakt på beloppet kommer överst i resultatlistan de som matchats ihop per summa per dag kommer sist i resultatlistan. Bank-filen skall vara på ett sätt vi definierat och det finns en mall som du enkelt hittar i dialogen för Avstämning bank. Denna Excelmall innehåller makron som underlättar arbetet med att skapa en Excel-fil som går att importera. Avstämning av reskontrorna mm Det fungerar även att importera och stämma av annat än kontoutdrag från banken. Du kan exempelvis stämma av avräkningskonton mellan bolag som ingår i en koncern. Om du exporterar avräkningskontot i dotterbolaget till Excel och importerar detta till moderbolaget som du öppnat i programmet så kan du enkelt stämma av dessa. Eller varför inte skicka över en lista från reskontran till Excel om reskontran diffar gentemot huvudboken Låt din fantasi ge dig möjligheterna! Bankavstämning För att göra en bankavstämning med automatik krävs det att du endera har exporterat ett kontoutdrag från din bank eller helt enkelt kopierat kontoutdraget från internet till Excel. Därefter skall du ordna så att Excel-filen har rätt antal kolumner med rätt information. Från de vanligaste storbankerna och Plusgirot har vi underlättat för dig genom att vi skapat ett antal makron som gör detta åt dig. Starta TA Proffs. Klicka på Öppna Sie-fil eller tidigare sparat arbete. Gå till mappen C:\SIE\Övningsfiler\Kcom och läs in filen för år 2008. Den heter Kcom 080101-081231.se. Nu skall vi börja med en bankavstämning för konto 1931 Swedbank konto. Börja med att öppna Översikt saldolista och ta fram ett kontoutdrag för kontot. Klicka på Översikt saldolista. Klicka på länken för konto 1931 Swedbank konto. Du har nu fått fram kontoutdraget för Swedbank konto 1931 och totalt finns det 1012 st transaktioner som vi nu skall stämma av mot bankens kontoutdrag. Av sekretesskäl så är det inte den riktiga bankfilen. Men detta spelar ingen roll. Vi visar endast hur det fungerar. Välj menyvalet Rapporter Avstämning bank. 14
I ovanstående dialog ser du momenten som du behöver göra om du har en Excel-fil som stämmer med importformatet. Vi börjar med detta! Klicka på knappen Importera. Gå till mappen C:\SIE\Övningsfiler\Kcom och läs in filen Bankexport Kcom 2008.xls. Nu har du läst in transaktionerna som visas i vänstra delen i bilden ovan. Ange kontonumret 1931 (se punkt 2 i bilden ovan). Klicka på knappen Kör (eller tryck Enter). Nu har du fått fram en resultatlista på det som inte stämmer. Eller rättare sagt det som vi inte automatiskt kunde matcha/para ihop. Att få fram detta underlag är superbra och kan spara mycket tid. I resultatlistan, ovan, kan vi enkelt se att saldot på de omatchade transaktionerna stämmer överens. Saldot på de 2 omatchade huvudbokstransaktionerna blir detsamma som de 3 omatchade banktransaktionerna! Tips! I ovanstående resultatlista kan vi hjälpa programmet ytterligare med en manuell avstämning genom att avmarkera (bocka ur) de transaktioner som vi kan para ihop. När vi är klara klickar vi på Slutrapport och då följer ju endast de rader med bockar i, över till Slutrapporten. 15
Klicka nu på Slutrapport, för att se hur det ser ut när vi dokumenterat vår avstämning. Klicka dig tillbaka till avstämningsrapporten. Vi kan även visa en resultatlista på det som vi matchat ihop. Det är viktigt för dig som användare att kunna spåra och se hur vi har matchat ihop transaktionerna. Klicka på länken Visa matchande trans. längst up till höger (se 2 bilder ovan). Nu förstår du hur det går till med en färdig Excel-fil. Hur filerna från bankerna ser ut skiljer sig en hel del. Vi har därför valt att underlätta för dig genom att skapa en Mall-fil i Excel som innehåller makron som fixar till din bankfil. Klicka på Redigera-knappen längst upp till höger i ovanstående bild, du kommer då till bankavstämningen. Klicka på länken Visa importmall (Excel) i dialogen. 16
Som du ser av Excel-mallen så finns det några makron för de vanligaste bankerna. Att vi tagit med Avanza är för att visa att även fondhandlare kan exportera Excel-filer som Du kan stämma av mot ett konto i din bokföring. I bilden ovan ser du hur den tomma mallen ser ut. Det som behövs är en kolumn för datum, en för text och en för belopp. En del banker har lagt det i två olika kolumner, en för debet och en för kredit. Har din bank 2 kolumner för belopp så lämnar du helt enkelt kolumn C (Belopp) tom, ta inte bort denna! 17
Nedan ser du hur Excel-filen ser ut när jag använt makrot för Swedbank. När du klickar på en av makroknapparna så ber makrot dig att peka ut bankfilen du sparat ner och sen importeras/kopieras transaktionerna till rätt kolumn och därefter får du liten dialog där makrot ber dig att skriva in ett filnamn så att vi kan spara ner den färdiga filen. Därefter är det bara att läsa in den färdigpreparerade filen till dialogen för Avstämning bank i programmet. Nedan ser du hur Excel-filen såg ut då den sparades ner från Swedbank. Vi har besparat dig en hel del arbete med att kopiera, formatera och klistra in. Håll tillgodo! 18
Avstämning av avräkningskonton mellan företag mm Det fungerar även att importera och stämma av annat än kontoutdrag från banken. Du kan exempelvis stämma av avräkningskonton mellan bolag som ingår i en koncern. Om du exporterar avräkningskontot i dotterbolaget till Excel och importerar detta till moderbolaget som du öppnat i programmet så kan du enkelt stämma av dessa. Observera att du måste i dessa fall bocka i alternativet Matcha debet mot kredit i dialogen som vi visar nedan. Avstämning av kund- och leverantörsreskontran mot huvudbok Ytterligare en avstämningsmöjlighet är att skicka över en lista från reskontran till Excel om reskontran diffar gentemot huvudboken. Det reskontran skall klara av är att exportera ut alla händelser såsom påbokningar och avbokningar förutom datum och text på händelsen. Du skall använda samma princip som för Bankavstämningar. Avstämning av kontoutdrag från skatteverket Vi använder oss av samma princip som för Bankavstämning som beskrivits ovan. Skillnaden är att Skatteverket alltid har samma Excel-format. Vi kan därför importera denna fil direkt in i programmet. För att du skall kunna ha nytta av detta måste du givetvis ha bokfört över ett skattekonto i din redovisning. Det är ju mot detta konto vi gör avstämningen. Du når funktionen via Rapporter Avstämning skattekonto. 19
Klicka på menyvalet Rapporter Avstämning skattekonto (bara för att visa). Dialogen som nu visas fungerar på samma sätt som för Avstämning bank. Skillnaden är att det inte behövs en Excelmall eftersom skatteverket har ett eget standardformat som gör det enklare att läsa in. Frågor / utsökningar En av hörnpelarna i programmet är möjligheten att ställa frågor mot den inlästa SIE-filen eller motsvarande. Vi har redan behandlat frågetypen Huvudboksfråga och Periodsaldofråga genom att vi tagit fram kontoutdrag från Översikt saldolista och olika varianter av periodsaldon från snabbvalslistan. En mycket användbar frågetyp är Verifikationsfråga där vi ställer olika transaktioner mot varandra i en verifikation mm. Innan vi går igenom några av de 80 färdiga/befintliga frågorna behöver vi gå igenom några grundinställningar såsom kontoinställningar mm. Kundinställningar Alla färdiga frågor och avstämningar som Avstämning moms, Avstämning skatt och avgifter samt Periodinställningar hämtar kontoinställningar från Kundinställningar. På detta sätt behöver du endast gå igenom företagets kontoplan och inställningar på ett ställe. Tips! Om du har flera företag med samma kontoplan så kan du Importera ett företags kontoplan mm genom att välja valet Arkiv Importera Importera kundinställningar. I Navigeringslistan Visa Kundinställningar hittar du bla kontodefinitioner. Klicka på Kundinställningar i Navigeringslistan Visa. 20
Du behöver gå igenom kontodefinitionerna. Vi har utgått från BAS-kontoplanen men eftersom kontoklass 3 är helt fri så måste du ange vilka konton som är kopplade till hög moms mm. Även momskontona skall ju harmonera med försäljningskonton. Detta är viktigt eftersom frågor och särskilt rapporten Avstämning moms hämtar kontoinställningarna här. Verifikationsfrågor Färdiga frågor I Hogia KA har du ett kraftfullt verktyg för att söka ut de transaktioner som du är intresserad av. Du kan skapa nya frågor, redigera frågor och ta bort frågor. Det finns ett stort antal frågor med vid leverans. Vi har grupperat dessa i grupper som du hittar i Navigeringslistan Frågor. Vi skall gå igenom några av dessa frågor. Klicka på Frågor A Leverantörsskulder Inköp (Expandera denna grupp). Dubbelklicka på den färdiga frågan 2441 Ovanliga debiteringar (betalningar). 21
Du har nu fått upp en resultatlista med 101 verifikationer som träffades av sökvillkoret. Vad syftet är med frågan framgår av ett Tooltip som visas i några sekunder om du för muspekaren över rapporthuvudet. För muspekaren över rapporthuvudet så att Tooltipen visas. Tooltipen för denna fråga är Frågan fångar upp bortbokade lev.skulder som inte har betalats från Kassa och bank eller Checkkredit. T.ex. felkonteringar, kvittningar m.m.. Om du nu tittar i resultatlistan så ser du att den första verifikationen har texten bortbokning av gamla leverantörsskulder. Hissar du dig längre ned i resultatlistan så ser du att det handlar mycket om kreditfakturor mm. Det är just detta frågan vill presentera! Om du vill ändra något villkor i frågan kan du enkelt redigera denna och därefter köra den eller spara den och skapa en ny unik/anpassad fråga för ditt företag. Klicka på knappen Redigera längst upp till höger i rapporthuvudet! 22
I dialogen nedan ser du alla de kriterier som ställts i frågan. Du ser även beskrivningstexten och syftet med frågan längst upp till höger. Om du skulle behöva ändra frågevillkoren så gör du enkelt detta. Vill du därefter köra fråga utan att spara så klickar du på Kör. Vill du spara frågan och kunna använda denna senare så klickar du på knappen Spara. Om du enbart vill se transaktionsraderna och inte hela verifikationen så är detta en enkel match. Kicka på Endast rader i dialogen, se nedan. Klicka på Enter eller knappen Kör. Resultatlistan som nu visas innehåller endast de rader som träffades av sökvillkoret du ställt. En fördel med denna resultatlista är att vi visar både verifikationstexten och transaktionstexten. 23
Vi skall nu köra ytterligare en fråga som kontrollerar att det inte bokförts några stora inventarier som kostnader på förbrukningskonton. Dessa kanske borde aktiverats och kostnaden fördelats över ett antal år. Expandera på frågegruppen Inventarier i Navigeringslistan. Dubbelklicka (Kör) frågan som heter 1200 Förbrukningsinventarier över 10.000 kr. I ovanstående fråga fick vi ju en träff. Ibland är det bra att kunna köra flera frågor samtidigt. Det kan vi göra och vi kallar detta för Frågepaket. Vi skall nu köra ett frågepaket som kör 5 st frågor och ger underlag för hela Inventarieposten i redovisningen. Klicka på avsnittet som heter Frågepaket i Navigeringslistan. Kör frågepaketet som heter Kontrollera inventarie-inköp. 24
Ovanstående bild och frågepaket ger en bra dokumentation över alla inventarieinköp och avskrivningar som gjorts under året. Resultatlistan börjar med en sammanställning och sen kommer resultatet av de 5 frågorna. Rapporter - avstämningar Programmet har även några avancerade fasta rapporter för avstämningar. Gemensamt för dessa är att du genom ett knapptryck får en fantastisk fin uppställning över redovisningen av moms, löner och skatter samt en periodrapport över bruttovinst mm. Avstämning moms Denna rapport ger dig blixtsnabbt en översikt över hur momsredovisningen borde se ut enligt redovisningen. Rapporten visar bla hur många procent utgående moms är av redovisad försäljning mm. Du kan behöva göra lite kontoinställningar om du inte redan gjort detta. I så fall når du inställningarna från länkarna i rapporten. Öppna avsnittet Rapporter i Navigeringslistan och klicka på Avstämning moms. Rapporten Avstämning moms visar efter att jag gått in och gjort justeringar av försäljningskonton (jag tog med alla konton i kontoklass 3 som finns) att bolaget lyckats sköta sin redovisning ganska bra. Utgående moms i förhållande till försäljningen är 25 % för varje månad förutom i december. Klicka på kontolänken för försäljningskonton. I dialogen skall du ändra försäljningskonton till 3010 3012,3740,3780. 25
Ändra även konton för Försäljnin.konto moms 2 till endast konto 3022. För att ovanstående kontoändringar skall slå igenom i Avstämning moms måste du köra denna rapport igen. Klicka på Avstämning moms i Navigeringslistan. Nu skall du ha fått en lika fin rapport som ovan. Det går att göra denna rapport ännu lite bättre genom att ta bort de avsnitt som är tomma. Ditt företag kanske inte använder annat än 25% moms. Då kan du i Kundinställningar Rapporter ta bort de tomma avsnitten. Klicka på Kundinställningar i Navigeringslistan. Klicka på fliken Rapporter i dialogen. I denna dialog kan du ställa in hur rapporten Avstämning moms skall visas. Om företaget redovisar momsen var 3:dje månad klickar du i dena bock enligt bilden ovan. Klicka i Dölj tomma avsnitt i dialogen. Klicka på Avstämning moms (för att rapporten skall dölja tomma avsnitt). Nu visas en mer komprimerad rapport! 26
Avstämning skatt och avgifter Denna avstämningsrapport fungerar i princip på samma sätt som beskrivits ovan för Avstämning moms. Tanken är att man väldigt snabbt skall få en bild på hur man lyckats i redovisningen att redovisa avdragen skatt och sociala avgifter på löner och förmåner. Periodrapport Denna rapport är en kontamination. Den visar ett urval av intressanta värden och nyckeltal såsom försäljning, varuinköp och Bruttovinst. Den visar inköp av inventarier för att se att man kommit igång med avskrivningar under året på dessa inköp. Vidare visar rapporten personalkostnader och lokalkostnader i % av försäljningen mm. Dagbok och huvudbok Detta är egentligen en verifikationsfråga och en huvudboksfråga. Dessa ligger även bland frågor under avsnittet F Redovisning. Men för att det skall vara lätt att hitta dessa har vi valt att lägga dem väl synligt under Rapporter. 27