Revisinsrapprt 2013 Genmförd på uppdrag av de förtrendevalda revisrerna i Vetlanda kmmun Vetlanda kmmun Granskning av Överförmyndarverksamheten
Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte ch avgränsning... 3 2.3. Revisinsfrågr... 3 2.4. Revisinskriterier... 4 2.5. Metd ch genmförande... 4 2.6. Prövning av berende ch integritet... 4 2.7. Prjektrganisatin ch kvalitetssäkring... 4 3. Styrning...5 3.1. Natinell styrning... 5 3.2. Föräldrabalken... 5 3.3. Förmyndarskapsförrdning (1995:379)... 6 3.4. Budget 2013 - Vetlanda kmmun... 7 3.5. Reglemente för Överförmyndarverksamheten... 7 3.6. Delegatinsrdning... 8 3.7. Infrmatin på kmmunens hemsida... 8 4. Överförmyndarverksamheten i Vetlanda kmmun...9 4.1. Organisatin ch verksamhetens mfattning... 9 4.2. Systemstöd... 9 4.3. Måluppfyllelse ch uppföljning... 9 4.4. Rekrytering av gde män...10 4.5. Ansökan till Tingsrätten...11 4.6. Granskning av årsräkningar...12 4.7. Utbetalning av arvden...13 5. Länsstyrelsens inspektin 2013... 14 6. Analys ch bedömning... 15 6.1. Uppföljning av tidigare iakttagelser från granskningen 2009...18 6.2. Förslag till frtsatt utveckling...18 Källförteckning... 20 1
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtrendevalda revisrerna i Vetlanda kmmun genmfört en granskning av Överförmyndarverksamheten. Överförmyndaren är en kmmunal myndighet sm har till uppgift att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare ch gde män. En förmyndare, förvaltare eller gd man är en ställföreträdare för någn sm inte själv kan sköta sina angelägenheter (huvudman). Syftet med granskningen har varit att granska Överförmyndarens verksamhet genm att granska styrningen ch uppföljningen av verksamheten. I granskningen ingår även att kartlägga ch beskriva hur rekryteringen av gdemän går till. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens revisinsfrågr är att Överförmyndarens styrning ch uppföljning av verksamheten har stärkts de senaste åren. Vi bedömer dck att vissa delar av verksamheten kan utvecklas ytterligare ch vi ger följande förslag på frtsatt utvecklingsarbete för att stärka den interna kntrllen: Rutinbeskrivningar sm beskriver väsentliga ch centrala rutiner för Överförmyndarverksamheten bör snarast tas fram. Det är viktigt att säkerställa en enhetlig ch likfrmig hantering av samtliga ärenden. Detta underlättar även vid byte av persnal. Det finns en checklista framtagen sm används vid förhandsgranskning av årsräkningen. På denna checklista dkumenterar handläggaren bl.a. m årsräkningen är rätt ifylld, m årsbesked är medskickat sv. Denna checklista bör kmpletteras med de granskningsmment sm handläggaren utför av inlämnad årsräkning. Det bör tydligt framgå vilka underlag sm krävs för de lika pster sm anges i årsräkningen. Det är väsentligt att det i efterhand går att följa handläggarens granskning av årsräkningar, vad sm granskats, av vem, eventuella iakttagelser ch vid vilken tidpunkt granskningen är utförd. En gd man/förvaltare kan vara verksam under en lång tid. Det bör införas rutiner ch kntrller sm löpande utvärderar lämpligheten. Detta bör dkumenteras på lämpligt sätt. Det kan med fördel ske en mer utförlig uppföljning av Överförmyndarens mål i kmmunens årsredvisning. Överväga att inhämta ställföreträdarnas synpunkter på det stöd ch den service de erhåller vid kntakterna med Överförmyndarverksamheten. Besluta m en internkntrllplan för Överförmyndarverksamheten. En riskanalys bör ligga till grund för internkntrllplanen ch utförda kntrller bör dkumenteras avseende bl.a. mfattning, urval ch resultat. Enligt uppgift har samtliga persner sm arbetar med Överförmyndarverksamheten den högsta behörigheten i systemstödet Wärna. Det bör säkerställas att varje persn har rätt behörighet i förhållande till sina arbetsuppgifter/sitt ansvar. Överväga ett mer frmaliserat samarbete/samverkan med både Scialförvaltningen ch Vård- ch msrgsförvaltningen. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund Överförmyndaren är en kmmunal myndighet sm har till uppgift att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare ch gde män. En förmyndare, förvaltare eller gd man är en ställföreträdare för någn sm inte själv kan sköta sina angelägenheter (huvudman). Dess verksamhet regleras i bl.a. Föräldrabalken (FB). I Vetlanda kmmun bedrivs verksamheten av en Överförmyndare ch budgeten för verksamheten de närmaste åren mtsvarar ca 1,8 mnkr/år. I årsredvisningen för 2012 framkmmer att antalet ärenden ökar ch det finns ett ökat behv av gde män till framförallt ensamkmmande barn/ungdmar. 2.2. Syfte ch avgränsning Syftet med granskningen har varit att granska Överförmyndarens verksamhet genm att granska styrningen ch uppföljningen av verksamheten. I granskningen ingår även att kartlägga ch beskriva hur rekryteringen av gdemän går till. Granskningen mfattar inte enskilda ärenden. 2.3. Revisinsfrågr Följande mråden/frågr kmmer att besvaras i granskningen: Har Överförmyndaren tydliga ch relevanta mål sm utgångspunkt för sin verksamhet? Följs dessa mål upp på ett relevant sätt? Finns det en ändamålsenlig ansvars- ch arbetsfördelning mellan överförmyndaren ch berörda tjänstemän? Har Överförmyndaren tillfredsställande rutiner för rekrytering av gde män? Görs utredning av gdemäns ch förvaltares eknmiska förhållanden? Görs bedömning av risker i samband med rekrytering ch vid uppföljning av gdemäns insatser? Finns en ändamålsenlig ärendehantering? - Hur många ärenden finns? - Hur sker registrering av handlingar? - Hur säkerställs att alla årsredvisningar lämnas in i tid? Finns rutiner för hur utbetalning av ersättning till ställföreträdarna ska gå till? Vilken uppföljning av den eknmiska redvisningen avseende huvudmännen görs? Har Överförmyndaren beaktat eventuella påpekanden från Länsstyrelsen? Finns en frmaliserad samverkan med andra förvaltningar/nämnder? 3
2.4. Revisinskriterier Med revisinskriterier avses de bedömningsgrunder sm används i granskningen för analyser, slutsatser ch bedömningar. Revisinskriterierna kan hämtas från lagar ch förarbeten eller interna regelverk, plicyer ch fullmäktigebeslut. Kriterier kan ckså ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisinskriterierna av: Relevant lagstiftning, bl.a. Föräldrabalken, Förmyndarskapsförrdningen, Kmmunallagen Kmmunfullmäktiges mål ch riktlinjer för verksamheten Kmmunens egna plicydkument ch rutinbeskrivningar sm avser verksamhetsmrådet 2.5. Metd ch genmförande Granskningen har genmförts genm dkumentstudier ch intervjuer med överförmyndaren, en handläggare ch en administratör. 2.6. Prövning av berende ch integritet En prövning har skett av de sakkunnigas berende ch integritet i relatin till uppdraget ch det har inte framkmmit några mständigheter sm strider mt att någn av medarbetarna ska kunna agera berende i denna granskning. 2.7. Prjektrganisatin ch kvalitetssäkring Granskningen har utförts av Ulrika Strånge, verksamhetsrevisr. Helena Patriksn, certifierad kmmunal revisr ch auktriserad revisr har svarat för kvalitetssäkringen. Utöver vår interna kvalitetssäkring har samtliga intervjuade fått möjlighet att kmma med synpunkter på rapprtutkastet. Detta för att säkerställa att revisinsrapprten bygger på krrekta fakta ch uttalanden. 4
3. Styrning 3.1. Natinell styrning Riksrevisinen gjrde 2009 en uppföljningsgranskning, avseende tillsyn av överförmyndarna. I den granskningsrapprten beskrivs överförmyndarfunktinens rganisatin utifrån nedanstående 6 nivåer, från Riksdagen till huvudman. Kmmunfullmäktige i varje kmmun väljer en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd för varje mandatperid. Från ch med 1 juli 2006 kan två eller flera kmmuner även bilda en gemensam överförmyndarnämnd. Att vara överförmyndare eller ledamt i en överförmyndarnämnd är ett förtrendeuppdrag. Tingsrätten beslutar m förrdnandet av ställföreträdare. Överförmyndarna är den myndighet sm har insyn i ch ansvarar för hur ställföreträdarna sköter sin uppgift (Riksrevisinen, RiR 2009:31, Tillsynen av överförmyndarna uppföljningsgranskning). Aktör Samhällsnivå Ansvarsrelatin Staten Riksdagen Föräldrabalken Staten Regeringen Förmyndarskapsförrdningen Staten Länsstyrelserna Tillsyn av överförmyndarna Kmmunen Överförmyndarna Tillsyn av ställföreträdare Enskilda Ställföreträdarna Åtagande gentemt huvudmännen Enskilda Huvudmännen Källa: Riksrevisinen, 2009 3.2. Föräldrabalken Föräldrabalken är den huvudsakliga lagstiftning sm styr överförmyndarens verksamhet. Den reglerar förhållandena för ställföreträdare samt hur överförmyndaren bör bedriva sin verksamhet. Enligt 19 kap. 1-2, FB (1949:381), är överförmyndarverksamhet bligatrisk i kmmunerna. I varje kmmun skall det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares ch gde mäns förvaltning. Överförmyndare/överförmyndarnämnd utses av kmmunfullmäktige ch står under tillsyn av Länsstyrelsen. Gemensamt för en gd man ch en förvaltare är att ställföreträdaren sm utses ska vara en rättrådig, erfaren samt lämplig man eller kvinna. 5
En gd man är ställföreträdare för den sm själv inte kan ta tillvara sina intressen (huvudmannen). En gd man hjälper en huvudman med någt av eller samtliga av följande uppdrag: Bevaka sin rätt Förvalta sin egendm Sörja för sin persn Det vanligaste gdmanskapet är det sm förrdnas enligt 11 kap. 4 i Föräldrabalken, dvs. sm en följd av sjukdm, psykisk störning, försvagat hälstillstånd eller liknande hs huvudmannen. Huvudmannen behåller sin rättsliga handlingsförmåga, dvs. han/hn kan själv förfga över sina tillgångar, ingå avtal ch liknande. Förvaltarskap anrdnas i del fall ett gdmanskap inte anses vara tillräckligt pga sjukdm eller psykisk störning. Förvaltarskapet är en tvångsåtgärd sm innebär ett ingrepp i den persnliga integriteten sm kan genmföras mt huvudmannens vilja. Den sm får en förvaltare mister sin rättshandlingsförmåga i de delar sm förvaltaren ansvarar för. Förvaltarskapet ska vara flexibelt ch anpassas till huvudmannens behv i det enskilda fallet. Förvaltarskapet mprövas årligen av överförmyndaren. Förmyndarskap/föräldraförvaltning innebär att en persn företräder ett barn under 18 år i frågr sm gäller barnets egendm. Vårdnadshavare är i regel ckså förmyndare. För att en förmyndare ska stå under överförmyndarens överinseende krävs i regel att en myndiges tillgångar överstiger åtta basbelpp. I lagen regleras att ansökan m gd man eller förvaltare görs hs överförmyndaren eller hs tingsrätten ch ansökan får göras av överförmyndaren eller huvudmannen själv, dennes förmyndare eller anhöriga. Även scialtjänsten, läkare, kuratrer, hemtjänstpersnal, bankpersnal m.fl. kan inkmma med anmälan m behv av gd man. Beslut m gdmanskap ch förvaltarskap fattas av Tingsrätten. Enligt 12 kap. 6 FB framgår att den sm är gd man, förmyndare eller förvaltare har rätt till arvde samt ersättning för nödvändiga uppgifter för uppdraget. I FB regleras även hur gde män ska redvisa vid årets slut. Vid tillsynen ska överförmyndaren tillse att huvudmannens tillgångar används för hans eller hennes nytta ch att tillgångarna är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd ch att det ger skälig avkastning. Gd man för ensamkmmande barn regleras i Lag (2005:429) m gd man för ensamkmmande barn. 3.3. Förmyndarskapsförrdning (1995:379) Denna förrdning innehåller bl.a. föreskrifter m överförmyndarens tillsyn över förmyndare, gde män ch förvaltare, överförmyndarens register för tillsynsverksamheten, behörig länsstyrelse ch länsstyrelsernas tillsyn över överförmyndarna. Om överförmyndaren får reda på att gdmanskap enligt 11 kap 4 Föräldrabalken eller förvaltarskap antingen behövs eller inte längre behövs, skall överförmyndaren enligt förmyndar- 6
skapsförrdningen 5 ansöka hs rätten m anrdnande eller upphörande av ställföreträdarskapet. Vidare skall överförmyndaren årligen särskilt granska samtliga förvaltarskap för att pröva m det finns skäl att ansöka m upphörande av förvaltarskapet. Beträffande handlingar fastslår 17 i förmyndarskapsförrdningen att samtliga handlingar sm inkmmit till överförmyndaren ch sm avser ett visst förmynderskap, gdmanskap eller förvaltarskap skall bevaras ch sammanföras till en akt. Detta gäller t.ex. förteckningar över egendm, års- ch sluträkningar, redgörelser, uppgifter ch ansökningar. Till akten skall dessutm fgas kpir av skrivelser i ärendet samt anteckningar m sådana beslut ch åtgärder av överförmyndarnämnden sm inte framgår av någn annan handling eller av registret. Enligt 19 i förmyndarskapsförrdningen skall akterna tillhörande upphörda förmynderskap, gdmanskap ch förvaltarskap förvaras särskilt. 3.4. Budget 2013 - Vetlanda kmmun I den budget 2013 sm kmmunfullmäktige antagit för Vetlanda kmmun finns det en fastställd verksamhetsidé ch ett antal mål för Överförmyndarens verksamhet. Verksamhetsidén anger att överförmyndarens uppgift är att utöva tillsyn över förmyndare, gde män ch förvaltare. Genm tillsynen mtverkar Överförmyndaren rättsförluster för de svagaste i samhället. Nämndens mål för år 2013 är att: Granska 90 % av alla årsräkningar innan den 30/6. Tillsätta gd man till ensamkmmande barn inm 2 arbetsdagar. Tillsätta gd man inm 30 dagar vid nya ärenden. Uppföljning av telefn/brev/besök för att vara rätt bemannade vid tppar av verksamheten. Vara behjälpliga i att en studiecirkel för gde män startas under året. Hålla ett flertal utbildningar till ställföreträdare så att de blir trygga i sina uppdrag. Infrmera m verksamheten hs yttre aktörer ex. banker ch persnal på benden. Gallra 2009 års avslutade akter samt frtsätta gallringsarbetet i arkivet av gamla akter så att rätt saker sparas. Överförmyndaren hade samma mål även för år 2012. Uppföljning sker av ingående balans, antal nya akter under året, avslutade akter under året samt utgående akter per 31/12. För 2014 har Överförmyndaren valt följande mål för sin verksamhet: Granska 90 % av alla årsräkningar innan den 30/6. Tillsätta gd man till ensamkmmande barn inm 2 arbetsdagar Gallra 2010 års avslutade akter. Långsiktigt mål är att 2018 ska samtliga gamla akter i arkivet vara gallrade. 3.5. Reglemente för Överförmyndarverksamheten Kmmunfullmäktige har beslutat m ett reglemente för Överförmyndarverksamheten (senast reviderad 2010-02-01). Av reglementet framgår bl.a. att det är överförmyndaren sm ansvarar för att överförmyndarverksamheten i kmmunen bedrivs i enligt med reglerna i föräldrabalken, förmyndarskapsförrdningen ch andra författningar sm reglerar frågr knutna till överförmyndarverksamheten. Överförmyndare ch dennes ersättare väljs av kmmunfullmäktige för en perid av fyra år räknat från 1 januari året efter det år då allmänna val hållits. 7
Överförmyndaren ska fastställa telefntider ch tider för mttagning samt göra dessa väl kända för allmänheten ch övriga intressenter. Överförmyndaren ska två gånger per år muntligen infrmera kmmunstyrelsen hur verksamheten utvecklas. Överförmyndaren är ansvarig för att det finns en delegatinsrdning sm tydliggör vilka beslut handläggaren har rätt att fatta inm ramen för de begränsningar föräldrabalken ställer upp. 3.6. Delegatinsrdning Det finns en delegatinsrdning, daterad 2014-01-28, sm anger att Överförmyndaren beslutar enligt FB 19:14 att delegera beslutanderätten till handläggarna vid överförmyndarrganisatinen. Ärenden rörande fastighetstransaktiner, arvskiften, uttag av stra belpp ch liknande rättshandlingar av större vikt ska kmmuniceras med överförmyndaren innan beslut. Delegatinsrdningen är underskriven av överförmyndaren. 3.7. Infrmatin på kmmunens hemsida På kmmunens hemsida finns det infrmatin gällande Överförmyndarens verksamhet, kntaktuppgifter ch telefntider. På hemsidan finns även länkar till ett antal blanketter sm ska användas vid exempelvis: - anmälan m behv av gd man - ansökan m gd man av anhörig - ansökan m gd man egen ansökan - redvisningsunderlag - årsräkning m.fl. 8
4. Överförmyndarverksamheten i Vetlanda kmmun 4.1. Organisatin ch verksamhetens mfattning I Vetlanda kmmun finns en överförmyndare ch en ersättare sm är valda av Kmmunfullmäktige för en tid på fyra år. Den persn sm är vald till Överförmyndare har själv tidigare arbetat sm gd man (år 1988-2010) ch arbetar nu på Tekniska kntret med eknmi. Överförmyndarverksamheten består av två handläggare sm tjänstgör 100 % resp. 80 %. En av dessa handläggare är även vald ersättare. Till sin hjälp har de även en administratör sm arbetar 20 % med överförmyndarverksamheten. Det finns en fastställd arbets- ch ansvarsfördelning för verksamheten. Överförmyndaren, sm är arvderad till 20 % av en heltids kmmunalrådslön, ansvarar för bl.a. budget, prgnser, hantering ch diskussin kring svåra frågeställningar, avtal med externa parter, ej delegerbara beslut ch avtal med externa parter. Enligt uppgift deltar han även vid rekrytering av gde män. Handläggare 1 ansvarar för yttrande, granskning av årsräkningar, arkiv/gallring, återsökning ensamkmmande barn ch underhåll av verksamhetens IT-stöd Wärna. Handläggare 2 ansvarar för yttranden, utredningar, svara på samtal under telefntiden kl. 9-12 ch frågr rörande fastighet, dödsbn ch arv. De båda handläggarna har ett gemensamt ansvar gällande dagliga löpande frågr, rekrytering av gde män ch de uppger att de är insatta i varandras ärenden ch kan gå in ch hjälpa varandra. Administratören ansvarar för diarieföring, pst, avslut av akter, utskick av handlingar ch förhandsgranskning av årsräkningar ch inskickade kmpletteringar. Överförmyndarverksamheten har en budget mtsvarande ca 1,8 mkr ch de utövar tillsyn över tillgångar vars värde uppgår till ca 118 mkr. Kstnaden för arvden till ställföreträdare uppgick 2012 till 1,44 mkr. Kstnaden för överförmyndarverksamheten i Vetlanda kmmun är förhållandevis låg i jämförelse med övriga kmmuner på Höglandet. Det sker ett visst samarbete med Scialförvaltningen ch de har ett antal gemensamma träffar per år ch de har infrmatin m varandras verksamheter på respektive hemsida. Överförmyndaren har inget frmaliserat samarbete med Vård- ch msrgsförvaltningen. 4.2. Systemstöd Överförmyndarverksamheten använder ärendehanteringssystemet Wärna, vilket är det vanligaste systemstödet bland Sveriges kmmuner för denna typ av verksamhet. Vid vår granskning så fanns det 321 ärenden registrerade. Alla handlingar registreras i dagbken sm finns i Wärna ch det finns möjligheter att från systemet ta ut listr över ex. de årsräkningar sm inte inkmmit i tid. 4.3. Måluppfyllelse ch uppföljning Följande utfall redvisas avseende nämndens mål år 2013: Granska 90 % av alla årsräkningar innan den 30/6 30/6 2012: 97 % ch 30/6 2013: 99 %, dvs. målet uppfyllt. Tillsätta gd man till ensamkmmande barn inm 2 arbetsdagar målet är uppfyllt. 9
Tillsätta gd man inm 30 dagar vid nya ärenden sker inm 14 dagar, målet är uppfyllt. Uppföljning av telefn/brev/besök för att vara rätt bemannade vid tppar av verksamheten det sker en uppföljning varje månad avseende antal telefnsamtal, brev ch besök sm genmförs. Ttalt har det under januari ktber 2013 genmförts 1373 telefnsamtal, 1360 brev/mail har skickats ch 318 besök till verksamheten har skett, målet är uppfyllt. Vara behjälpliga i att en studiecirkel för gde män startas under året utfört ch påbörjat under 2013, en studiecirkel drivs nu av ett antal gde män, målet är uppfyllt. Hålla ett flertal utbildningar till ställföreträdare så att de blir trygga i sina uppdrag under 2012 hölls ca 7 utbildningar ch under 2013 har det t..m. nvember varit 6 utbildningstillfällen, målet är uppfyllt. Infrmera m verksamheten hs yttre aktörer ex. banker ch persnal på benden - år 2012: 15 tillfällen ch år 2013: 8 tillfällen, målet är uppfyllt. Gallra 2009 års avslutade akter samt frtsätta gallringsarbetet i arkivet av gamla akter så att rätt saker sparas arbetet uppges vara klart, dck ligger man inte i fas vad gäller gallringsarbetet då gallring ska ske efter tre år. Redvisning av måluppfyllelse enligt van finns inte presenterad i kmmunens årsredvisning. I årsredvisningen anges målen ch en sammanställning över ingående balans av akter per 1/1, nya akter under året, avslutade akter under året ch utgående balans per 31/12 för de tre senaste åren. Inga övriga kmmentarer avseende verksamheten ges i årsredvisningen. Det anges i reglementet att Överförmyndaren ska infrmera kmmunstyrelsen hur verksamheten utvecklas. Detta ska göras muntligt två gånger per år. Enligt uppgift görs detta en gång per år ch ibland ges infrmatinen till kmmunfullmäktige istället. I juni 2013 gav överförmyndaren infrmatin till kmmunstyrelsen ch innehållet framgår i ett sammanträdesprtkll daterat 2013-06-05. Det sker även redvisning till eknmiavdelningen vid halvårs- ch årsbkslut enligt särskild mall. Vi har tagit del av de redvisningar sm skett per 30/6 2012, 31/12 2012 ch 30/6 2013. I den redvisning sm avser 30/6 2013 framgår att samtliga mål förutm det mål sm rör gallring av akter är uppfyllda. Verksamheten kmmenteras utifrån kund/medbrgare, prcess/medarbetare ch tillväxt/utveckling. Även prgns ch eknmi i balans kmmenteras. Av redvisningen framgår att samtliga årsräkningar för 2012 är granskade ch att samarbete mellan Överförmyndarverksamheten ch Scialförvaltningen har inletts. Verksamhetens mfattning beräknas öka ch det blir fler kmplexa ärenden sm kräver specialistkmpetens. För att möta detta har fler utbildningsinsatser genmförts både för persnal ch för gde män. Det sker ett aktivt arbete med kstnadskntrller för att en eknmi i balans ska kunna uppnås för 2013. 4.4. Rekrytering av gde män Rekrytering av gde män börjar nrmalt sett genm att en persn ringer/mailar ch meddelar sitt intresse för att bli gd man. Ofta förekmmer det att behvet finns inm familjen. Det finns infrmatin på kmmunens hemsida ch även på scialförvaltningens hemsida. Det 10
finns en blankett framtagen sm avser intresseanmälan av uppdrag sm gd man eller förvaltare i Vetlanda kmmun. På denna blankett ska bl.a. persnuppgifter anges samt erfarenhet av arbete med människr, intressen, språkkunskaper, exempel på andra kmpetenser, eknmi ch skla/utbildning. På denna blankett dkumentaras även de kntrller sm görs av aktuell persn mt Krnfgdemyndigheten (skulder), Riksplisstyrelsen (dmar) ch Scialförvaltningen (insatser). Det sparas inget underliggande material från dessa myndigheter utan dkumentatinen består av det sm handläggaren anger på blanketten. Dessa intresseanmälningar samlas ch sparas i pärmar. Efter att en intresseanmälan inkmmit så kntaktar handläggarna den aktuelle persnen för ett möte/intervju sm ftast tar mellan 1-1,5 timmar. I detta möte infrmerar handläggaren m vad uppdraget sm gd man innebär ch vilka förväntningar persnen har på uppdraget. Fastställda kntrller (enligt van) görs ch dkumenteras. I vissa fall tas referenser från ex. arbetsgivare ch då dkumenteras även dessa på blanketten för intresseanmälan. De intervjuade upplever att rekryteringsprcessen fungerar bra. Utöver de kntrller sm görs (se van) så görs bedömning av lämpligheten utifrån den erfarenhet sm handläggarna har vid bedömning m aktuell persn ska föreslås sm gd man. En gd människkännedm ch livserfarenhet anges vara viktiga faktrer vid bedömningen av de persner sm är intresserade av att bli gd man. Det uppges även vara en fördel att Vetlanda är en relativt liten kmmun där man känner till de flesta persner sm är intresserade av att bli gd man/förvaltare. Överförmyndaren ch handläggarna uppger att det är ett viktigt ch ett i vissa fall svårt arbete att para ihp rätt gd man med rätt huvudman. Vanligtvis har man 2-3 uppdrag ch den gde man sm har flest uppdrag har 8 st. i kmmunen. Det finns inga skriftliga rutinbeskrivningar/checklistr sm anger vad sm är viktigt att tänka på vid rekrytering av gde män ch det är inte heller tydligt uttryckt vilka kmpetenskrav sm ställs på de persner sm är gde män/förvaltare. Uppföljning sker bl.a. genm den årliga granskningen av årsräkningen ch redgörelsen, där handläggarna får en bra bild av hur uppdraget fungerar. Den Gdmansförening sm finns i Vetlanda erbjuder även mentrskap. Det förekmmer inga ställföreträdarundersökningar för att fånga upp hur Överförmyndarverksamhetens stöd ch service upplevs. 4.5. Ansökan till Tingsrätten Ansökan m gd man eller förvaltare görs enligt särskild blankett till Tingsrätten. Ansökan kan göras både av anhörig eller genm egen ansökan. En anmälan kan även göras av scialnämnden till överförmyndaren. Enligt scialtjänstförrdningen är scialnämnden skyldig att anmäla till överförmyndaren m de finner att gd man eller förvaltare bör förrdnas för någn. Följande uppgifter anges bl.a. i ansökan: - I vilken mfattning ch vad man behöver hjälp med (bevaka sin rätt, förvalta sin egendm, sörja för sin persn). - Vilka mständigheter sm gör att behv av gd man finns ch på vilket sätt man har prblem. - Vad/vilka mständigheter sm finns ch sm gör att behv av hjälp uppstått. - Beskrivning av varför hjälpbehvet inte kan tillgdses genm mindre ingripande sätt (ex. fullmakt, banktjänster, hjälp från anhöriga sv.). - Uppgifter m bendefrm ch ev. kntaktpersn inm hemtjänst eller särskilt bende. - Andra myndighets- eller sjukvårdskntakter. - Namn ch adressuppgifter till närmast anhörig. 11
- Sjukintyg, persnbevis ch ev. scial utredning ska bifgas ansökan. 4.6. Granskning av årsräkningar Årsräkningsgranskningen är en viktig del i överförmyndarens tillsyn över gde män ch förvaltare. Huvudsyftet med granskningen är att kntrllera att huvudmannens medel använts för dennes uppehälle, utbildning ch nytta i övrigt ch att huvudmannens tillgångar är tryggt placerade ch ger en skälig avkastning. Det finns ingen skriftlig rutinbeskrivning sm beskriver handläggarnas granskningsmment av inkmna årsräkningar. Årsräkning ch redgörelse/redvisning för det aktuella året ska vara inlämnad till Överförmyndaren senast den 1 mars året efter. Arvdet för uppdraget ska begäras på redgörelsen ch redvisningsunderlag för resr ch insatser ska bifgas. Arvdet beslutas när årsräkningen är granskad. Det finns mallar framtagna för redvisning av årsräkning ch redgörelse samt även en anvisning till hur årsräkningen ska fyllas i. Av anvisningen framgår bl.a. följande: - Det finns utförliga förklaringar till vad sm menas med tillgångar, skulder, inkmster ch utgifter. Det framgår även hur dessa uppgifter ska fyllas i ch vilka underlag sm ska skickas med. Det ska vara gd rdning bland bifgade verifikatiner ch de lika inkmst- ch utgiftsslagen ska vara grupperade enligt det sm anges i anvisningen. - Kntutdrag avseende transaktinskntt eller de kntn sm ställföreträdaren har tillgång till ska bifgas. Kntutdragen ska mfatta hela redvisningsperiden. - Samtliga kntrlluppgifter, årsbesked ch liknande ska bifgas. - Samtliga inkmster ch utgifter ska styrkas med verifikat. I redgörelsen, sm är en bilaga, till årsräkningen framgår bl.a. hur fta den gde mannen/förvaltaren besökt huvudmannen, hur många telefnsamtal sm hållits dem emellan, vilka kntakter sm hållits med anhöriga ch andra kntaktpersner. I redgörelsen redvisas även begäran m arvde, utlägg för kstnader ch kilmeterersättning. Överförmyndarverksamheten erbjuder besökstid under januari-februari avseende särskilt stöd för upprättande av årsräkning ch redgörelse. Enligt fastställt mål ska 90 % av årsräkningarna vara granskade innan 30 juni. Detta mål uppfylldes både 2012 (97 %) ch 2013 (99 % ). Det finns inga rutinbeskrivningar sm fastställer vad granskningen av årsräkningen ska mfatta för mment. På årsräkningen anger handläggarna med datum ch underskrift att granskning skett. Det anges m granskningen skett utan anmärkning, med anmärkning eller med krrigering. Det finns även plats att ntera eventuella anmärkningar sm nterats vid granskningen. 4.6.1. Stickprvskntrll av årsräkningar Utifrån ett slumpmässigt urval har vi genmfört en översiktlig granskning av fem akter med avseende på hur handläggarna dkumenterat sin granskning av årsräkningen. 12
Följande iakttagelser nterades vid vår granskning: - Det går inte på ett enkelt sätt se hur granskningen av de lika utgiftspsterna gått till ch vilka underlag sm verifierar de angivna psterna i årsräkningen. Den gde mannen/förvaltaren lämnar ftast in en pärm till handläggaren med verifikatiner ch enligt uppgift används dessa i granskningen. Det går dck inte i efterhand att verifiera detta. Enligt uppgift förekmmer även mer översiktliga granskningar av utgiftspsterna (rimlighetsbedömning i förhållande till föregående år). - Det nterades ett kntutdrag där varken kntnummer eller namn framgick av dkumentet. - Preliminär slutskattsedel ska enligt anvisningarna insändas till Överförmyndaren för att kmplettera den inskickade årsräkningen. Denna saknades i samtliga granskade akter. - Det nterades fall där handläggaren identifierat en differens i årsräkningen. Det framgick dck inte vilken bedömning sm gjrts av differensen, m den är acceptabel eller inte. - Det nterades en klarhet kring vilka underlag sm ska sparas till de lika psterna i årsräkningen. - Enligt uppgift accepteras kntutdrag sm sträcker sig för hela periden (1/1-31/12) istället för ett årsbesked. Det är viktigt att det fastställs en rutin för detta ch att man identifierar eventuella risker med denna rutin. 4.7. Utbetalning av arvden Sveriges kmmuner ch landsting (SKL) har gett ut rekmmendatiner för ersättningsregler. Vetlanda kmmun följer dessa riktlinjer ch har själva tagit fram ett dkument sm heter Vilket arvde kan du få för ditt uppdrag sm gd man/förvaltare?. Enligt detta dkument framgår att en gd man/förvaltare har rätt till ersättning i frm av ett arvde. Arvdet ska betalas av huvudmannen eller av kmmunen. Om huvudmannens inkmst överstiger 2,65 prisbasbelpp ch/eller m huvudmannen har tillgångar sm överstiger 2 prisbasbelpp kan huvudmannen själv få betala arvdet. Om huvudmannens inkmster ch tillgångar är mindre betalar kmmunen arvdet. En nrmal arvdesnivå är 10 % av prisbasbelppet för att sörja för persn/bevaka rätt ch förvalta eknmi. Om uppdraget är särskilt krävande kan arvdet bli högre. Särskilda situatiner sm kräver extra insatser kan arvderas per timme. Om huvudmannen betalar arvdet till den gde mannen betraktas han sm arbetsgivare ch ska därmed betala arbetsgivaravgifter ch göra avdrag för preliminär skatt med 30 % på den ersättning sm betalas ut. Enligt gällande rutiner så lämnas en utanrdning in till administratören m det är kmmunen sm betalar ut arvdet. Arvdet betalas ut via kmmunens lönesystem. Om det är huvudmannen sm själv ska betala arvdet så skickas ett arvdesbeslut till gde mannen med bifgad infrmatin från Skatteverket (Förenklad arbetsgivardeklaratin) ch en kpia skickas till huvudmannen. 13
5. Länsstyrelsens inspektin 2013 Länsstyrelsen besökte Överförmyndaren i Vetlanda kmmun i nvember 2013. Deras gransking utgick från den årsredgörelse för verksamhetsåret 2012 sm Överförmyndaren skickat in till Länsstyrelsen. Vid inspektinen genmfördes även en stickprvsgranskning av åtta akter. Följande synpunkter återfinns i Länsstyrelsens rapprt avseende den delen sm avser stickprvsgranskningen: - Arvdesbeslut har inte skickats till huvudmannen trts att huvudmannan står för del av arvdet. - Brist i dkumentatinen vid granskning av årsräkning, det framgår inte tydligt vem sm gjrt ntering ch vilka åtgärder sm vidtagits. - Uppgifter i dagsbksbladet överensstämmer inte med uppgifterna i den aktuella handlingen. Länsstyrelsen anger i sin rapprt att de fel ch brister sm uppmärksammats i de akter sm granskats bör i förekmmande fall krrigeras. Vid sitt inspektinsbesök gick Länsstyrelsen igenm utvalda JO-beslut ch de gick även igenm det anmälningsärende sm Länsstyrelsen i Östergötland handlagt. Inspektinsrapprten har även skickats till kmmunfullmäktige ch kmmunstyrelsen i Vetlanda kmmun. Enligt uppgift kmmer iakttagelserna i Länsstyrelsens inspektinsrapprt beaktas i kmmande arbete. 14
6. Analys ch bedömning I detta avsnitt kmmer vi att ge svar på de revisinsfrågr sm fastställts för granskningen. Har överförmyndaren tydliga ch relevanta mål sm utgångspunkt för sin verksamhet? Överförmyndaren har fastställda mål för sin verksamhet, se avsnitt 3.4 ch 4.3. Redvisning av måluppfyllelse enligt van finns inte presenterad i kmmunens årsredvisning. I årsredvisningen anges målen ch en sammanställning över ingående balans av akter per 1/1, nya akter under året, avslutade akter under året ch utgående balans per 31/12 för de tre senaste åren. Inga övriga kmmentarer avseende verksamheten ges i årsredvisningen. Kmmunfullmäktiges mål att eknmi i balans ska vara styrande (målsektr Organisatin Persnal Eknmi) finns inte med bland Överförmyndarens fastställda mål. Följs dessa mål upp på ett relevant sätt? Sm anges van sker det ingen fullständig redvisning i årsredvisningen avseende Överförmyndarens måluppfyllse. Det anges i reglementet att Överförmyndaren ska infrmera kmmunstyrelsen hur verksamheten utvecklas. Detta ska göras muntligt två gånger per år. Enligt uppgift görs detta en gång per år ch ibland ges infrmatinen till kmmunfullmäktige istället. I juni 2013 gav överförmyndaren infrmatin till kmmunstyrelsen ch innehållet framgår i ett sammanträdesprtkll daterat 2013-06-05. Det sker även redvisning till eknmiavdelningen vid halvårs- ch årsbkslut enligt särskild mall. Vi har tagit del av de redvisningar sm skett per 30/6 2012, 31/12 2012 ch 30/6 2013. I den redvisning sm avser 30/6 2013 framgår att samtliga mål förutm det mål sm rör gallring av akter är uppfyllda. Verksamheten kmmenteras utifrån kund/medbrgare, prcess/medarbetare ch tillväxt/utveckling. Även prgns ch eknmi i balans kmmenteras. Av redvisningen framgår att samtliga årsräkningar för 2012 är granskade ch att samarbete mellan Överförmyndarverksamheten ch Scialförvaltningen har inletts. Verksamhetens mfattning beräknas öka ch det blir fler kmplexa ärenden sm kräver specialistkmpetens. För att möta detta har fler utbildningsinsatser genmförts både för persnal ch för gde män. Det sker ett aktivt arbete med kstnadskntrller för att en eknmi i balans ska kunna uppnås för 2013. Finns det en ändamålsenlig ansvars- ch arbetsfördelning mellan överförmyndaren ch berörda tjänstemän? Det finns en fastställd arbets- ch ansvarsfördelning för verksamheten. En överförmyndare ch en ersättare är valda av Kmmunfullmäktige för en tid på fyra år. Överförmyndarverksamheten består av två handläggare sm tjänstgör 100 % resp. 80 %. En av dessa handläggare är även vald ersättare. Till sin hjälp har de även en administratör sm arbetar 20 % med överförmyndarverksamheten. Ttalt ger detta två årsarbetskrafter ch detta upplevs i nuläget sm tillräckligt. Det finns fastställda telefntider sm anges på kmmunens hemsida. 15
Har överförmyndaren tillfredsställande rutiner för rekrytering av gde män? Det finns en blankett framtagen sm avser intresseanmälan av uppdrag sm gd man eller förvaltare i Vetlanda kmmun. På denna blankett ska bl.a. persnuppgifter anges samt erfarenhet av arbete med människr, intressen, språkkunskaper, eknmi ch skla/utbildning. På denna blankett dkumentaras även de kntrller sm görs av aktuell persn mt Krnfgdemyndigheten (skulder), Riksplisstyrelsen (dmar) ch Scialförvaltningen (insatser). Det sparas inget underliggande material från dessa myndigheter utan dkumentatinen består av det sm handläggaren anger på blanketten. Dessa intresseanmälningar samlas ch sparas i pärmar. Prövning av lämpligheten sker genm ett persnligt möte sm tar ca 1,5 timme. Vid detta möte ges infrmatin m vad uppdraget innebär sv. Överförmyndaren håller utbildningar för gde män ch det finns även en gdmansförening i kmmunen där mentrskap för nya gde män erbjuds. Uppföljning av hur ett uppdrag fungerar görs bl.a. genm den årliga granskningen av inlämnade årsräkningar ch redgörelser ch även genm de löpande kntakter handläggarna har med ställföreträdarna. Det förekmmer inga ställföreträdarundersökningar. Görs utredning av gdemäns ch förvaltares eknmiska förhållanden? Se van. Görs bedömning av risker i samband med rekrytering ch vid uppföljning av gdemäns insatser? Se van. Finns en ändamålsenlig ärendehantering? Administratören ansvarar för ankmststämpling ch diarieföring av inkmmen pst. Dkumentatin (jurnalanteckningar ch tjänsteanteckningar) i ärendena görs i systemstödet Wärna. Akterna förvaras i dkumentskåp på handläggarnas tjänsterum i kmmunhuset. Hur många ärenden finns? I nvember 2013 fanns 324 ärenden registrerade i Wärna. Hur sker registrering av handlingar? Registrering av ärenden sker i systemstödet Wärna. Enligt uppgift dkumenteras besök ch telefnsamtal sm jurnalanteckning. I de fall tjänsteanteckning sker (uppgifter sm är väsentliga ch tillför ärendet någt) diarieförs dessa ch får ett aktbilagenummer. 16
Hur säkerställs att alla årsredvisningar lämnas in i tid? Årsräkningarna ska ha inkmmit senast den 1 mars. De kan få fram uppgifter i Wärna över vilka sm inte lämnat in sin årsräkning i tid. Påminnelser skickas ut till berörda. Enligt uppgift hade ca 70 % av årsräkningarna inkmmit i rätt tid avseende 2012. Finns rutiner för hur utbetalning av ersättning till ställföreträdarna ska gå till? Enligt gällande rutiner så lämnas en utanrdning in till administratören m det är kmmunen sm betalar ut arvdet. Arvdet betalas ut via kmmunens lönesystem. Om det är huvudmannen sm ska betala arvdet så skickas ett arvdesbeslut till den gde mannen tillsammans med infrmatin från Skatteverket (Förenklad arbetsgivardeklaratin). En kpia skickas till huvudmannen. Vilken uppföljning av den eknmiska redvisningen avseende huvudmännen görs? Årsräkningsgranskningen är en viktig del i Överförmyndarens tillsyn över gde män ch förvaltare. Huvudsyftet med granskningen är att kntrllera att huvudmannens medel använts för dennes uppehälle, utbildning ch nytta i övrigt ch att huvudmannens tillgångar är tryggt placerade ch ger en skälig avkastning. Det finns ingen skriftlig rutinbeskrivning sm beskriver handläggarnas granskningsmment av inkmna årsräkningar. Har överförmyndaren beaktat eventuella påpekanden från Länsstyrelsen? Länsstyrelsen genmförde inspektin i Vetlanda kmmun under nvember 2013. Enligt uppgift kmmer de påpekanden sm framgår av Länsstyrelsens rapprt att beaktas i kmmande ärendehantering. Finns en frmaliserad samverkan med andra förvaltningar/nämnder? Det finns en viss samverkan mellan Överförmyndarverksamheten ch Scialförvaltningen. Det har skett presentatin av Överförmyndarens verksamhet på ett antal arbetsplatsträffar för berörda persner på Scialförvaltningen. Överförmyndaren har inget frmaliserat samarbete med Vård- ch msrgsförvaltningen. 17
6.1. Uppföljning av tidigare iakttagelser från granskningen 2009 I revisinsrapprten från december 2009 framkmmer följande iakttagelser ch utvecklingsmråden: - Det finns inte angivet några mått för att följa verksamheten. - Till str del saknas det skriftliga rutinbeskrivningar för verksamheten. - Den tidigare överförmyndaren har i tidigare samtal med revisinen uttryckt att överförmyndarverksamheten lätt hamnar vid sidan m den övriga kmmunala verksamheten. - Den resursfördelningsmdell sm använts i denna utredning indikerar att resurserna för överförmyndarverksamheten är lägre i Vetlanda kmmun än för den genmsnittliga kmmunen i Jönköpings län. Sedan 2003 har överförmyndaren med ett undantag överskridit sin budget. - Den nuvarande överförmyndaren i Vetlanda har ingen frmell utbildning i juridik. - Förvaltningslagen ställer krav på bl.a. myndigheternas tillgänglighet. Överförmyndaren måste dck snarast anslå besöks- ch telefntider. - Överförmyndarens hemsida kan vidareutvecklas, så mycket sm möjligt av allmän infrmatin bör finnas tillgänglig på hemsidan. - Det skedde ingen infrmatinsöverföring mellan den gamla ch nya överförmyndaren när byte skedde på hösten 2009. Kmmentar till vanstående: Merparten av vanstående iakttagelser är åtgärdade. Det sm återstår ch sm även lyfts fram i denna revisinsrapprt är att det saknas skriftliga rutinbeskrivningar ch checklistr för verksamheten. Detta är ett viktigt utvecklingsmråde för att säkerställa en enhetlig ch likfrmig hantering ch bedömning av ärenden, rekrytering av gde män sv. 6.2. Förslag till frtsatt utveckling Utifrån den granskning sm genmförts under nvember 2013 januari 2014 har vi identifierat ett antal förbättringsmråden. Vi lämnar följande förslag till frtsatt utveckling: - Rutinbeskrivningar sm beskriver väsentliga ch centrala rutiner för Överförmyndarverksamheten bör snarast tas fram. Det är viktigt att säkerställa en enhetlig ch likfrmig hantering av samtliga ärenden. Detta underlättar även vid byte av persnal. - Det finns en checklista framtagen sm används vid förhandsgranskning av årsräkningen. På denna checklista dkumenterar handläggaren bl.a. m årsräkningen är rätt ifylld, m årsbesked är medskickat sv. Denna checklista bör kmpletteras med 18
de granskningsmment sm handläggaren utför av inlämnad årsräkning. Det bör tydligt framgå vilka underlag sm krävs för de lika pster sm anges i årsräkningen. Det är väsentligt att det i efterhand går att följa handläggarens granskning av årsräkningar, vad sm granskats, av vem, eventuella iakttagelser ch vid vilken tidpunkt granskningen är utförd. - En gd man/förvaltare kan vara verksam under en lång tid. Det bör införas rutiner ch kntrller sm löpande utvärderar lämpligheten. Detta bör dkumenteras på lämpligt sätt. - Det kan med fördel ske en mer utförlig uppföljning av Överförmyndarens mål i kmmunens årsredvisning. - Överväga att inhämta ställföreträdarnas synpunkter på det stöd ch den service de erhåller vid kntakterna med Överförmyndarverksamheten. - Besluta m en internkntrllplan för Överförmyndarverksamheten. En riskanalys bör ligga till grund för internkntrllplanen ch utförda kntrller bör dkumenteras avseende bl.a. mfattning, urval ch resultat. - Enligt uppgift har samtliga persner sm arbetar med Överförmyndarverksamheten den högsta behörigheten i systemstödet Wärna. Det bör säkerställas att varje persn har rätt behörighet i förhållande till sina arbetsuppgifter/sitt ansvar. - Överväga ett mer frmaliserat samarbete/samverkan med både Scialförvaltningen ch Vård- ch msrgsförvaltningen. Vetlanda den 11 februari 2014 Ulrika Strånge Verksamhetsrevisr Helena Patriksn Certifierad kmmunal revisr 19
Källförteckning Blanketter: - Anmälan till Överförmyndaren - Ansökan till Tingsrätten (ansökan från anhörig ch egen ansökan) - Ansökan m uttag från överförmyndarspärrat knt - Förteckning över huvudmannens kntn - Begäran m arvde m.m. - Redvisningsunderlag - Åtagande till uppdrag sm gd man/förvaltare - Årsräkning - Intresseanmälan - Anmdan m årsräkning - Anvisningar till årsräkning - Redgörelse (bilaga till årsräkning) Budget 2013-2015 för Vetlanda kmmun Delegatinsrdning för Överförmyndarverksamheten, 2014-01-282 Förmyndarskapsförrdning (1995:379) Föräldrabalken Granskning av överförmyndaren, Kmmunrevisinen Vetlanda kmmun, december 2009 Infrmatin på kmmunens hemsida Infrmatinsblad från Överförmyndaren (avseende arvde ch försäkringspengar till myndig) Länsstyrelsens inspektinsrapprt, Länsstyrelsen i Östergötlands län (203-10319-13) Reglemente för Överförmyndarverksamheten Riksrevisinen RiR 2009:31 Tillsynen av överförmyndarna - uppföljningsgranskning Sammanträdesprtkll (2013-06-05) avseende infrmatin till Kmmunstyrelsen Statistik över granskade årsräkningar 2011-2013 Årsredvisning 2012 för Vetlanda kmmun Överförmyndarens redvisning avseende bkslut per 30/6 2012, 31/12 2012 ch 30/6 2013 Intervjuer/samtal har skett med: Anders Bengtssn, överförmyndare Maria Fantenberg, handläggare Elisabeth Frsén, handläggare Margareta Darell, administratör 20