Landstingsdirektörens stab Ekonienheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-11-05 Landstingsstyrelsen Sida 1(2) Referens Diarienummer 150708 Internkontrollplan 2016 Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner Internkontrollplan 2016. Bakgrund Riktlinjerna för internkontroll behandlar landstingsstyrelsens, landstingsdirektörens och förvaltningschefernas ansvar, rapporteringsskyldighet samt styrning och uppföljning. Riktlinjerna syftar till att säkerställa att landstingsstyrelsen och förvaltningarna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information verksamheten. Att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, regler m.m. följs. Enligt riktlinjen för intern kontroll har landstingsstyrelsen det övergripande ansvaret att säkerställa en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att arbetet med intern kontroll fortgår och utvecklas utifrån landstingets kontrollmiljö. miljön är den givning s den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelningen av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang. Alla dessa faktorer utgör tillsammans kontrollmiljön. Landstingsdirektören har i förvaltningsorganisationen ansvaret för den interna kontrollen och ska rapportera till landstingsstyrelsen hur den interna kontrollen fungerar. Respektive förvaltningschef har ansvaret för att utforma en god intern kontroll in varje förvaltning. Detta förutsätter dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning samt dokumenterade rutinbeskrivningar. Förvaltnings- Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Landstinget i Kalmar län Datum 2015-11-05 Referens Sida 2(2) chefen svarar för att minst en gång året skriftligen rapportera till landstingsdirektören och ge en samlad bedömning hur den interna kontrollen fungerar. Arbetet med intern kontroll har under 2015 fortsatt enligt i stort samma rutiner s tidigare år. Löpande rapportering av arbete kring intern kontroll sker bl.a. i ekonichefsgruppen. Avrapportering av den fullständiga kontrollplanen för 2015 görs i samband med landstingets årsredovisning. Utöver de granskningsment s är beslutat vid granskning av den interna kontrollplanen granskas processen kring kurser, konferenser och representation löpande varje år. Landstinget bedömer detta viktigt att följa då brister kan orsaka landstinget skada. Förslag till internkontrollplan för 2016 fattar två landstingsgemensamma ment samt två förvaltningsspecifika ment per förvaltning. Dessa är framtagna utifrån och väsentlighet. Den enskilt största kostnadsposten in landstinget är personalkostnader, varför det bedöms aktuellt att även år 2016 granska huruvida enskilda rutiner i denna process följs. Den andra landstingsgemensamma kontrollen avser rutinen kring resor och körjournaler. Inventering av anläggningsregistret påbörjades redan 2011. Detta för att säkerställa ett rättvisande anläggningsregister. Denna kontroll är fattande på vissa förvaltningar varför den har fortlöpt över flera år. En fastställd plan finns över vilka enheter s är kvar att granska, varför denna kontroll lyfts ur kontrollplanen och in i ordinarie process. De förvaltningsspecifika menten fattar bl.a. granskning av rutin kring avgiftsbefrielse, rutin kring beredskaps/handlingsplan, kontroll av bolagsfakturor, samt revidering av riktlinjer. I bilaga redovisas Internkontrollplan 2016 för landstingets verksamhetsråden. I anslutning till årsredovisningen lämnas en rapport över utförd granskning. Rapporten fattar noterade avvikelser och er samt slutsats inför fortsatt arbete. Ingeborg Eriksson Gunnarsson Ekonidirektör Johan Petersson Ekonicontroller Bilaga Internkontrollplan 2016.
Internkontrollplan - 2016 (Landstinget i Kalmar Län) Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering Processen kring löner Resor Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring semesterlöneskuld (Riktlinje: Semester, flexoch årsarbetstid) Landstinget i Kalmar Län Rutin kring personliga utlägg (Regel: personliga utlägg i tjänsten samt regeln: Upphandling och inköp) Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring läkarnas jourkp (Regel: Intjänad jourkpensation) Landstinget i Kalmar Län Utanordningslistor (Riktlinje för attest) Landstinget i Kalmar Län Körjournal i verksamhetsbilarna Stickprov Gå igen och kontrollera vilka basenheter där det är vanligt förekmande med utbetalning av de semesterdagar s överstiger 40. Granska att gällande regler följs vid personliga utlägg s betalas ut via lön gällande KG 46:övriga personalkostnader, 57 :material och varor, 64:förbrukningsinv, 70:representation och 76:övriga kostnader, gäller ej minnesgåva eller fvårdsbidrag. era att innestående jourkpensation inte överstiger 200 timmar. Utanordningslistorna i Hera ska månadsvis signeras av respektive ansvarig. era att så är fallet. era att körjournaler finns i Förvaltningschef 4. Sannolik 3. Kännbar 9-12. Förvaltningschef 4. Sannolik 3. Kännbar 9-12.
Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering Processen kring löner Centrala verksamheter Rutinen kring arbetad tid (Riktlinje: Semester, flexoch årsarbetstid) Rutin kring avgiftsbefrielse Centrala verksamheter av kontering av bolagsfakturor av konsekvent kontering in HSF Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Granskning av rutin kring avgiftsbefrielse era att fakturorna är konterade med rätt kostnadsställe, konto, underkonto och statistikkod era att fakturor från bemanningsföretag är konterade på rätt konto. era konsekvent kontering in HSF Stickprov verksamhetsbilarna, samt uppgifter mätarställning före/efter, resmål och signatur. Granska att gällande riktlinje följs kring tidsredovisning. av att giltigt beslut finns enligt gällande rutin vid avgiftsbefrielse. era 5 st. bolagsfakturor, konto 5532 och 5542, per månad och förvaltningsråde (exkl. DC) att de är konterade på rätt kostnadsställe, att det är rätt konto, att det finns underkonto (vid konto 5542) och att statistikkod 9601 finns med i kodsträngen. Utifrån en förteckning på våra bemanningsföretag granska vilka s inte är konterade med konto 5532 eller 5542. Att årligen in HSF identifiera konton s är viktiga att de används konsekvent, exempelvis konteringsanvisningar Förvaltningschef 4. Sannolik 2. Lindrig 4-8. Förvaltningschef 4. Sannolik 4. Allvarlig 16. Direkt Förvaltningschef 4. Sannolik 2. Lindrig 4-8. Förvaltningschef 4. Sannolik 2. Lindrig 4-8. Ekonichef, Förvaltningschef 4. Sannolik 2. Lindrig 4-8.
Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering Korrekt/konkurrensneutral bokföring av kostnader i Hälsoval. Bokföring av vissa lönekostnader Primärvårdsförvaltningen Korrekt/konkurrensneutral bokföring av personalkostnader i Hälsoval Primärvårdsförvaltningen Styrning av hyrläkarkostnader Primärvårdsförvaltningen Investering enligt nya regler kst 400xx Primärvårdsförvaltningen Bemanningsföretag/Köp av tjänster Primärvårdsförvaltningen Analys av icke löneverifikationer in KT1 - löner och arbetsgivaravgift Revidering av riktlinjer Psykiatriförvaltningen era att Psykiatriförvaltningens riktlinjer har blivit reviderade Köpt och Såld vård Psykiatriförvaltningen I ekoniskt hänseende säkerställa korrekt av "utlänspatienter" för diabetes Att gällande riktlinje angående bokföring av kostnader för lön och arbetsgivaravgift in 400xx-420xx kostnadsställen följs. "Att gällande riktlinje angående bokning av hyrläkare efterlevs - upphandlade bemanningsföretag, kostnader ska bokas alltid på 400xx." Investeringsfakturor bokas även på drift 64xx 400xx och motbokas på 42036 64xx. Kst 420xx eventuellt boka från konto 5011 till 5532/43 4 ggr/år kontrolleras innehållet i samtliga icke löneverifikationer in kontotillhörighet 1 - löner och arbetsgivaravgift Riktlinjerna skall finnas samlade och för varje riktlinje ska ansvarig vara utsedd av kund- och leverantörsfakturor avseende köpt/såld vård på belopp över Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 16. Direkt Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 16. Direkt Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 16. Direkt Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 16. Direkt Personalchef 3. Möjlig 3. Kännbar 16. Direkt Förvaltningschef 3. Möjlig 2. Lindrig 4-8. Ekonichef 4. Sannolik 3. Kännbar 9-12.
Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering Elevintäkter Bildningsförvaltningen Elevintäkter mot bokföring 100 Tkr. Korrekt i verksamheten är en förutsättning för rätt ekonisk ersättning. era att registrerade elever i Avanti/Schoolsoft under mars och september månad på Öland och Gamleby folkhögskola också finns bokförda s intäkt i landstingets bokföring. Beredskaps/handlingsplan Bildningsförvaltningen Ersätta nyckelperson era att det finns en plan för hur administrativa nyckelpersoner ersätts vid längre sjukd eller annan bortavaro vid Vimmerby folkhögskola. Om brister finns ska beredskapsplanen kpletteras i samförstånd mellan skola och förvaltningsledning. Granskning av försäkringskassans efterhandskontroller av specialisttandvårdens aktiviteter och tidsanvändning enligt riksgemensamma Tandvårdsförvaltningen Tandvårdsförvaltningen Granska rutin för våra efterhandskontroller Utveckling och anpassning av registreringen av STVaktiviteter i Kalmar län. Försäkringskassans efterhandskontroll gällande utbetalningar av statliga tandvårdsstödet Fortsätta utveckla tidsredovisningen i specialist och Sjukhustandvården i enlighet med beslut i Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 9-12.
Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering riktlinjer. Dels för att möjliggöra jämförelser mellan olika landsting och även bidra till en förbättrad transparens av specialist/och sjukhustandvårdens finansiering. Processen kring Kundreskontran Granskning direktupphandling Licens, användning och innehav av användar- och Landstingsservice Fordringar kundreskontran Sveriges folktandvårdsförening. att inte fordringar kravstoppats felaktigt Landstingsservice Manuella kundfakturor att inte manuella kundfakturor skapas s kreditfakturor för att undvika felaktiga utbetalningar till kund. Landstingsservice Makulering kundfaktura att inte makulering av faktura skett felaktigt Landstingsservice Förfallodag mer än två månader framåt av poster i reskontran med förfallodag s ligger mer än 2 månader framåt. Förhindra felaktiga förfallodatum i kundreskontran. Landstingsservice Dokumentation Vid direktupphandling, mellan 100 tkr och 505 tkr, skall dokument bifogas i upphandlingssystemet Avantra. IT-förvaltningen av innehav och nyttjande av licenser på flera nivåer i april och oktobermånads utgång
Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering systemlicenser in IT Inpassering till ITs lokaler IT-förvaltningen av rutinen för inpassering. Uppföljning av trafikavtal Kalmar Länstrafik ersättning Anropstyrd trafik era inpasseringsförsök mellan kl 18:00 och 07:00. era ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året. sker efter varje tidtabellskifte samt i samband med skolornas terminsslut och start. Uppföljning Försäljning Kalmar Länstrafik av resegarantier era antal ärenden och kostnader för utbetalda resegarantier. Jämför 2016 med 2015 för att se förändringar. görs 2 gånger per år Förvaltningschef 4. Sannolik 3. Kännbar 9-12. 1. Osannolik 3. Kännbar 4-8.