Internkontrollplan 2019

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(2) Landstingsdirektörens stab Ekonomienheten Datum Diarienummer Regionstyrelsen Internkontrollplan 2019 Förslag till beslut Regionstyrelsen godkänner Internkontrollplan Bakgrund Riktlinjerna för internkontroll behandlar regionstyrelsens, regiondirektörens och förvaltningschefernas ansvar, rapporteringsskyldighet samt styrning och uppföljning. Varje förvaltning ska utforma och utföra den egna interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. Förvaltningarna har även en eller flera representanter som ingår i landstingets internkontrollgrupp. Internkontrollgruppen träffas löpande under året för att ta upp iakttagelser från verksamheterna och för att lyfta områden med förbättringspotential. Utifrån risk och väsentlighet ska gruppen verka för att förslag på en internkontrollplan tas fram. Förslag till internkontrollplan för år 2019 omfattar sex stycken gemensamma kontrollmoment samt minst två förvaltningsspecifika kontrollmoment per förvaltning. Inför år 2019 har bedömning gjorts att bland annat granska Informationssäkerhet. momenten är inom riskanalys, samt systemägare. Övrigt kontrollmoment som är nytt är kontroll av bisyssla. De förvaltningsspecifika momenten omfattar bland annat. statsbidrag, bemanningsbolag, övertidsersättning, köpt och såld vård, redovisningsrutiner, samt In- och Utskrivningsprocess. I bilaga redovisas Internkontrollplan 2019 för Region Kalmar läns verksamhetsområden. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr Postadress Landstinget i Kalmar län Box Kalmar Besöksadress Strömgatan Kalmar Telefon vx Bankgiro

2 Landstinget i Kalmar län Datum Sida 2(2) I anslutning till årsredovisningen lämnas en rapport över utförd granskning. Rapporten omfattar noterade avvikelser och åtgärder samt slutsats inför fortsatt arbete. Lars Mattsson Ekonomidirektör Johan Petersson Ekonomicontroller Bilaga Internkontrollplan 2019.

3 Internkontrollplan 2019 Region Kalmar län Processen kring löner Region Kalmar län Lönetillägg (Regel: Lönetillägg och arvoden) Stickprov era lönetilläggens belopp och beslutsnivå enligt regeln. Leverantörsreskontra Region Kalmar län Beslutsattest (Riktlinje för attest) era beslutsattesträtt gällande leverantörsfakturor per basenhet. Medarbetare och avtal Region Kalmar län Regel Bisyssla Stickprov Granska att medarbetare har redovisat och fått godkänt av Region Kalmar att åta sig bisyssla. en genomförs genom att vi selekterar ut en lämplig lista från UC/allabolag med personuppgifter på styrelseledamöter i aktiebolag samt dito på enskilda näringsidkare/kommanditbolag och kör Region Kalmars anställda mot denna lista. Region Kalmar län Rutinen kring arbetad tid (Riktlinje: Semester, flex- och årsarbetstid) Granska att gällande riktlinje följs gällande tidssaldo vid avstämningstillfällena. Informationssäkerhet Region Kalmar län Riskanalyser (Riktlinje Informationssäkerhet) Genomförs det riskanalyser avseende informationssäkerhet? Region Kalmar län Systemägare (Riktlinje: Informationssäkerhet Ansvar och roller) Har varje IT-system och nätverk en systemägare? Leverantörsreskontra Regionstab Digital medarbetare/automatkonterande robot i ekonomisystemet Statsbidrag Regionstab Genomgång av specialdestinerade/riktade statsbidrag Stickprov era leverantörsfakturor som är mottagningsattesterad av robot stämmer mot avtal. Granskning att vi söker de statsbidrag vi har rätt till enligt SKL dokument "Redovisning av specialdestinerade/riktade statsbidrag till landsting/regioner". Bemanningsbolag era att fakturor är konterade med Stickprov rätt kostnadsställe, konto, underkonto och statistikkod era 5 stycken bolagsfakturor, konto 5532 och 5542, per månad och förvaltningsområde (exkl. DC) att de är konterade på rätt kostnadsställe, att det är rätt konto, att det finns underkonto (vid konto 5542) och att statistikkod 9601 finns med i kodsträngen. Upphandlade bemanningsbolag era i hur stor utsträckning vi använder oss av upphandlade bemanningsbolag för läkare och sjuksköterskor.

4 Avrop före beställning Stickprov era att det finns ett godkänt skriftligt avrop som underlag till bolagsfakturor. av konsekvent kontering inom HSF Konsekvent kontering inom HSF Stickprov Att årligen inom HSF identifiera konton som är viktiga att de används konsekvent. Under 2019 kontroll av att konteringsanvisningar för genetiska laborationsprover används korrekt. era 5 stycken fakturor, konto 5511, motpart 710 och 760, per förvaltningsområden (exkl. DC) att de är konterade mot statistikkod 1069 Genetiska prover. Korrekt/konkurrensneutral bokföring av kostnader i Hälsoval. Primärvårdsförvaltningen Korrekt/konkurrensneutral bokföring av personalkostnader i Hälsoval Komplett Att gällande riktlinje angående bokföring av kostnader för lön och arbetsgivaravgift inom 400xx-420xx kostnadsställen följs. Primärvårdsförvaltningen Styrning av hyrläkarkostnader Komplett "Att gällande riktlinje angående bokning av hyrläkare efterlevs - upphandlade bemanningsföretag, kostnader ska bokas alltid på 400xx." Asylersättning Primärvårdsförvaltningen Asylersättning på rätt nivå Komplett Landstinget erhåller från Migrationsverket kvartalsvis schablonersättning avseende vård av asylsökande. Ersättningen baseras på antalet asylsökande som befinner sig i länet, uppmätt i punktmätningar i slutet på respektive kvartal. momentet består i att kontrollera att ersättning erhålls baserat på rätt antal asylsökande. OBS, säker metod för identifiering av rätt antal asylsökande har ännu inte kunnat utarbetas, men arbetet med detta pågår. In- och Utskrivningsprocess Psykiatriförvaltningen Säkerställa aktiviteter/rutiner vid In- och Utskrivningsprocessen Granska - att aktiviteter i styrkort följs upp - att handläggning sker enligt anvisningar/rutiner Bemanningsbolag Psykiatriförvaltningen Säkerställa rutinen vid bemanning via bemanningsbolag Granska - att aktiviteter i styrkort följs upp - att handläggning sker enligt anvisningar/rutiner. Redovisningsrutin Attesträtt Regional utvecklingsförvaltning Regional utvecklingsförvaltning Projekthantering era att pågående projekt hanteras korrekt vid övergång till ny redovisningsrutin inom Region Kalmar län. Attesträtt Raindance Stickprov era att attesträtten överensstämmer med befogenhet inom basenhet 4008 och av överflyttade Frisktandvårdspatienter Folktandvården Uppföljning av den nationella modellen för överflyttning av Frisktandvårdspatienter era antalet inflyttade och utflyttade Frisktandvårdspatienter månadsvis och stämma av att den nya modellen med schablonbelopp täcker våra kostnader.

5 Överföring av data från T4 till Folktandvården Raindance era att intäkter stämmer överens i T4 och Raindance. var fjärde månad att rätt data har förts över från T4 till Raindance för att säkerställa att intäkterna är rätt. Tillgodo i patientreskontra Folktandvården Tillgodo vid användning av ATB (allmänt tandvårdsbidrag). era att det inte finns tillgodo som skapats av ATB. era i patientreskontra att det inte finns några felaktiga tillgodobelopp efter registrering av ATB, då patient gjort behandling och använt ATB som överstigit kostnaden. Folktandvården av krediteringar och debiteringar som ligger som tillgodo i patientreskontra. era att det inte finns några tillgodo i patientreskontra som ska återbetalas till kund. Intern representation Regionservice Sker inköp av förtäring externt Granska i vilken utsträckning förtäring inköps av externa leverantörer istället för interna vid representation. Processen kring löner Regionservice Utbetald övertidsersättning Granska i vilken utsträckning medarbetare får utbetald övertidsersättning (exkl. beredskap inom Fastighetsdrift). Fysisk säkerhet, IT IT-förvaltningen av upplagda behörigheter till ITförvaltningens lokaler IT-säkerhet IT-förvaltningen av administratörsbehörigheter i landstingets IT-miljö Komplett Komplett era alla upplagda behörigheter till IT-förvaltningens lokaler, och korrigera/ta bort sådana som inte är aktuella. att alla administratörsbehörigheter är nödvändiga. Borttag/korrigering vid felaktigheter/behov. IT-förvaltningen AD-konton att konsultkonton och admin-konton som inte längre behövs är borttagna. att konsultkonton och admin-konton inte har otillåtna behörighetsgrupper eller andra otillåtna attribut (password never expires, oändlig giltighetstid etc.) satta. IT-förvaltningen Status SSL/TLS Komplett era att samtliga förvaltade webbplatser har tillräckligt stark SSL/TLS-konfiguration. IT-förvaltningen Status brandväggsregler Komplett era att specifika brandväggsregler för avvecklade servrar är borttagna. och borttag av oanvända brandväggsöppningar, som inte använts på 6 månader. Uppföljning av trafikavtal Kalmar Länstrafik Rutin för ersättning Allmän Kollektivtrafik era ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året. Kalmar Länstrafik ersättning Anropstyrd trafik era ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året. Uppföljning Försäljning Kalmar Länstrafik redovisning av försäljningsavstämningar era att den månadsvisa rapporteringen från ekonomiservice till ekonomi och försäljning görs månadsvis. Granskning sker 2 gånger per år.

6 Kalmar Länstrafik av resegarantier era antal ärenden och kostnader för utbetalda resegarantier. görs 2 gånger per år.