Internkontrollplan 2018

Transkript

1 Landstingsdirektörens stab Ekonomienheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum Landstingsstyrelsen Sida 1(2) Referens Diarienummer Internkontrollplan 2018 Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner Internkontrollplan Bakgrund Riktlinjerna för internkontroll behandlar landstingsstyrelsens, landstingsdirektörens och förvaltningschefernas ansvar, rapporteringsskyldighet samt styrning och uppföljning. Varje förvaltning ska utforma och utföra den egna interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. Förvaltningarna har även en eller flera representanter som ingår i landstingets internkontrollgrupp. Internkontrollgruppen träffas löpande under året för att ta upp iakttagelser från verksamheterna och för att lyfta områden med förbättringspotential. Utifrån risk och väsentlighet ska gruppen verka för att förslag på en internkontrollplan tas fram. Förslag till internkontrollplan för 2018 omfattar åtta stycken landstingsgemensamma kontrollmoment samt minst två förvaltningsspecifika kontrollmoment per förvaltning. Inför 2018 har bedömning gjorts att utöka med fler kontrollmoment avseende personalkostnader. moment som är nya för 2018 är kontroll av lönetillägg, samt en analys av löneverifikationer. De två andra landstingsgemensamma kontrollerna avser rutinen kring attester inom leverantörsreskontran, samt inventering av PC:s och programvara. De förvaltningsspecifika momenten omfattar bland annat kontroll systemadministratörer, DRG-kodning sjukvårdande behandling, kravrutiner, kontroll av akutåtgärder inom Frisktandvård, samt ett antal kontroller inom IT-säkerhet. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr Postadress Landstinget i Kalmar län Box Kalmar Besöksadress Strömgatan Kalmar Telefon vx Bankgiro

2 Landstinget i Kalmar län Datum Sida 2(2) I bilagan redovisas Internkontrollplan 2018 för landstingets verksamhetsområden. I anslutning till årsredovisningen lämnas en rapport över utförd granskning. Rapporten omfattar noterade avvikelser och åtgärder samt slutsats inför fortsatt arbete. Elisabeth Storm Tf Ekonomidirektör Johan Petersson Ekonomicontroller Bilaga Internkontrollplan 2018.

3 Internkontrollplan Landstinget i Kalmar Län Process/ rutin/ system Enhet moment metod Beskrivning Processen kring löner Inventering av PC:s och programvara Landstinget i Kalmar Län Utanordningslistor (Riktlinje för attest) Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring arbetad tid (Riktlinje: Semester, flex- och årsarbetstid) Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring arbetad tid (Riktlinje: Semester, flex- och årsarbetstid) Utanordningslistorna i Heroma ska signeras av respektive ansvarig. era att så är fallet. Granska att gällande riktlinje följs gällande tidssaldo vid avstämningstillfällena. Granska om det förekommer att arbetstagare med flex- eller årsarbetstidsregler får inarbetad tid utbetalt i pengar. Landstinget i Kalmar Län Upphandlade bemanningsbolag era hur stor utsträckning vi använder oss av icke upphandlade bemanningsbolag för läkare och sjuksköterskor. Landstinget i Kalmar Län Lönetillägg (Regel: Lönetillägg och arvoden) era lönetilläggens belopp och beslutsnivå enligt regeln. Landstinget i Kalmar Län Bokföring av vissa lönekostnader Analys av icke löneverifikationer inom KT1 - löner och arbetsgivaravgift. Landstinget i Kalmar Län Fysisk inventering på plats av berörda enheter Görs baserat på att IT-förvaltningen via fjärrverktyg kontrollerar vilka PC som inte utnyttjats på länge. Internkontrollrepresentanter på respektive förvaltning tillser att kontrollen genomförs fysiskt. Leverantörsreskontra Landstinget i Kalmar Län Beslutsattest (Riktlinje för attest) era beslutsattesträtt gällande leverantörsfakturor per basenhet. Konst Centrala verksamheter Inventering konst Inventering konst i samband med ombyggnation av landstingshuset. Leverantörsreskontra Centrala verksamheter systemadministratörer Komplett era att personer med systemadministratörsbehörighet (RK:LFR) ej har definitivsatt leverantörsfakturor. av kontering av bolagsfakturor era att fakturor är konterade med rätt kostnadsställe, konto, underkonto och statistikkod era 5 st. bolagsfakturor, konto 5532 och 5542, per månad och förvaltningsområde (exkl. DC) att de är konterade på rätt kostnadsställe, att det är rätt konto, att det finns underkonto (vid konto 5542) och att statistikkod 9601 finns med i kodsträngen.

4 Process/ rutin/ system Enhet moment metod Beskrivning av konsekvent kontering inom HSF DRG-kodning sjukvårdande behandling Korrekt/konkurrensneutral bokföring av kostnader i Hälsoval. era att fakturor från bemanningsföretag är konterade på rätt konto samt att övriga kostnader inte felaktigt bokförts som bolag era konsekvent kontering inom HSF era att vårdkontakter avseende sjukvårdande behandling DRG-kodas i enlighet med landstingsbeslut Primärvårdsförvaltningen Korrekt/konkurrensneutral bokföring av personalkostnader i Hälsoval Komplett Utifrån en förteckning på våra bemanningsföretag granska vilka som inte är konterade med konto 5532 eller Att årligen inom HSF identifiera konton som är viktiga att de används konsekvent. Under 2018 kontroll av att konteringsanvisningar för medicinteknisk utrustning används som avsett. Genomgång av framtagna listor över okodade vårdtillfällen avseende sjukvårdande behandling, avstämning och uppföljning av verksamheten. Att gällande riktlinje angående bokföring av kostnader för lön och arbetsgivaravgift inom 400xx-420xx kostnadsställen följs. Primärvårdsförvaltningen Styrning av hyrläkarkostnader Komplett "Att gällande riktlinje angående bokning av hyrläkare efterlevs - upphandlade bemanningsföretag, kostnader ska bokas alltid på 400xx." Asylersättning Primärvårdsförvaltningen Asylersättning på rätt nivå Komplett Landstinget erhåller från Migrationsverket kvartalsvis schablonersättning avseende vård av asylsökande. Ersättningen baseras på antalet asylsökande som befinner sig i länet, uppmätt i punktmätningar i slutet på respektive kvartal. momentet består i att kontrollera att ersättning erhålls baserat på rätt antal asylsökande. OBS, säker metod för identifiering av rätt antal asylsökande har ännu inte kunnat utarbetas, men arbetet med detta pågår. Köpt och Såld vård Psykiatriförvaltningen I ekonomiskt hänseende säkerställa korrekt hantering av "utomlänspatienter" Utvärdering Bemanningsbolag Psykiatriförvaltningen Säkerställa att utvärderingsblankett" fylls i enligt framtagen rutinbeskrivning. av kund- och leverantörsfakturor avseende köpt/såld vård på belopp över 100 Tkr. Korrekt hantering i verksamheten är en förutsättning för rätt ekonomisk ersättning. Verksamheterna ska göra uppföljning av bolagspersonal efter genomfört uppdrag. Internkontroll görs för att följa upp att blankett fyllts i: - alltid, vid ny bolagspersonal - och när bolagspersonal återkommer efter ett längre uppehåll

5 Process/ rutin/ system Enhet moment metod Beskrivning Beredskaps/handlingsplan Kravrutiner av överflyttade Frisktandvårdspatienter Överföring av data från T4 till Raindance av akutåtgärder Frisktandvård Bildnings- och kulturförvaltningen Bildnings- och kulturförvaltningen Folktandvården Folktandvården Folktandvården Ersätta nyckelperson era att det finns en plan för hur administrativa nyckelpersoner ersätts vid längre sjukdom eller annan bortavaro vid Högalids folkhögskola. Om brister finns ska beredskapsplanen kompletteras i samförstånd mellan skola och förvaltningsledning. Interna kravrutiner/basenhet era att samtliga fyra folkhögskolor har tillförlitliga, dokumenterade och enhetliga kravrutiner samt hur de löpande under året säkerställer att deras rutiner är tillräckliga. Uppföljning av den nationella modellen för överflyttning av Frisktandvårdspatienter era att intäkter stämmer överens i T4 och Raindance. Uppföljning av ny rutin för akutåtgärder på Frisktandvårdspatienter. Kundfakturor ej vård Landstingsservice era manuella kundfakturor ej vårdrelaterade. era antalet inflyttade och utflyttade Frisktandvårdspatienter månadsvis och stämma av att den nya modellen med schablonbelopp täcker våra kostnader. var fjärde månad att rätt data har förts över från T4 till Raindance för att säkerställa att intäkterna är rätt. era att schablonbeloppet för akutåtgärderna på Frisktandvårdspatienter täcker kostnader för den vård som utförs vid besöket. era så att vi följer mervärdesskattelagen. Leverantörsreskontran RUS Landstingsservice Beslutsattest RUS era att beslutsattest finns och är gjord av behörig person gällande fakturor för utomlänsvård (RUS) över Fysisk säkerhet, IT IT-förvaltningen av upplagda behörigheter till IT-förvaltningens lokaler IT-säkerhet IT-förvaltningen av administratörsbehörigheter i landstingets IT-miljö Komplett Komplett era alla upplagda behörigheter till IT-förvaltningens lokaler, och korrigera/ta bort sådana som inte är aktuella. att alla administratörsbehörigheter är nödvändiga. Borttag/korrigering vid felaktigheter/behov. IT-förvaltningen AD-konton att konsultkonton och admin-konton som inte längre behövs är borttagna. att konsultkonton och adminkonton inte har otillåtna behörighetsgrupper eller andra otillåtna attribut (password never expires, oändlig giltighetstid etc.) satta. IT-förvaltningen Status SSL/TLS Komplett era att samtliga förvaltade webbplatser har tillräckligt stark SSL/TLS-konfiguration. IT-förvaltningen Status brandväggsregler Komplett era att specifika brandväggsregler för avvecklade servrar är borttagna.

6 Process/ rutin/ system Enhet moment metod Beskrivning Uppföljning av trafikavtal Kalmar Länstrafik Rutin för ersättning Allmän Kollektivtrafik Kalmar Länstrafik ersättning Anropstyrd trafik Uppföljning Försäljning Kalmar Länstrafik redovisning av försäljningsavstämningar och borttag av oanvända brandväggsöppningar, som inte använts på 6 månader. era ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året. era ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året. era att den månadsvisa rapporteringen från ekonomiservice till ekonomi och försäljning görs månadsvis. Granskning sker 2 gånger per år Kalmar Länstrafik av resegarantier era antal ärenden och kostnader för utbetalda resegarantier. görs 2 gånger per år