Internkontrollplan 2017

Transkript

1 Landstingsdirektörens stab Ekonomienheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum Landstingsstyrelsen Sida 1(2) Referens Diarienummer Internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner Internkontrollplan Bakgrund Riktlinjerna för internkontroll behandlar landstingsstyrelsens, landstingsdirektörens och förvaltningschefernas ansvar, rapporteringsskyldighet samt styrning och uppföljning. Varje förvaltning ska utforma och utföra den egna interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. Förvaltningarna har även en eller flera representanter som ingår i landstingets internkontrollgrupp. Internkontrollgruppen träffas löpande under året för att ta upp iakttagelser från verksamheterna och för att lyfta områden med förbättringspotential. Utifrån risk och väsentlighet ska gruppen verka för att förslag på en internkontrollplan tas fram. Förslag till internkontrollplan för 2017 omfattar sju stycken landstingsgemensamma kontrollmoment samt minst två förvaltningsspecifika kontrollmoment per förvaltning. Den enskilt största kostnadsposten inom landstinget är personalkostnader, varför det bedöms att även år 2017 granska huruvida enskilda rutiner i denna process följs. moment som är nytt för 2017 är bl.a. kontroll kring nyttjandet av upphandlade bemanningsbolag och kontroll hur riktlinjen för arbetad tid efterlevs. Den andra landstingsgemensamma kontrollen avser rutinen kring resor och körjournaler. De förvaltningsspecifika momenten omfattar bl.a. avtalsuppföljning, direktupphandling, korrekt/konkurrensneutral bokföring av kostnader i hälsoval, kontroll ersättning till entreprenör inom allmän kollektivtrafik, samt kontroll av specialisttandvårdens aktiviteter enligt riksgemensamma riktlinjer. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr Postadress Landstinget i Kalmar län Box Kalmar Besöksadress Strömgatan Kalmar Telefon vx Bankgiro

2 Landstinget i Kalmar län Datum Referens Sida 2(2) I bilaga redovisas Internkontrollplan 2017 för landstingets verksamhetsområden. I anslutning till årsredovisningen lämnas en rapport över utförd granskning. Rapporten omfattar noterade avvikelser och åtgärder samt slutsats inför fortsatt arbete. Ingeborg Eriksson Gunnarsson Ekonomidirektör Johan Petersson Ekonomicontroller Bilaga Internkontrollplan 2017.

3 Internkontrollplan Landstinget i Kalmar Län Process/ rutin/ system Enhet moment metod Beskrivning Processen kring löner Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring semesterlöneskuld (Riktlinje: Semester, flex- och årsarbetstid) Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring läkarnas jourkomp (Regel: Intjänad jourkompensation) Landstinget i Kalmar Län Utanordningslistor (Riktlinje för attest) Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring arbetad tid (Riktlinje: Semester, flex- och årsarbetstid) Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring arbetad tid (Riktlinje: Semester, flex- och årsarbetstid) Landstinget i Kalmar Län Upphandlade bemanningsbolag Gå igenom och kontrollera vilka basenheter där det är vanligt förekommande med utbetalning av de semesterdagar som överstiger 40. era att innestående jourkompensation inte överstiger 200 timmar. Utanordningslistorna i Heroma ska signeras av respektive ansvarig. era att så är fallet. Granska att gällande riktlinje följs gällande tidssaldo vid avstämningstillfällena. Granska om det förekommer att arbetstagare med flex- eller årsarbetstidsregler får inarbetad tid utbetalt i pengar. era hur stor utsträckning vi använder oss av upphandlade bemanningsbolag för läkare och sjuksköterskor. Resor Landstinget i Kalmar Län Körjournal i verksamhetsbilarna Stickprov era att körjournaler finns i verksamhetsbilarna, samt uppgifter om mätarställning före/efter, resmål och signatur. Behörighet ekonomisystemet Centrala verksamheter Attesträtt Raindance (Riktlinje för attest) Stickprov era att attesträtten överensstämmer med befogenhet. Leverantörsreskontra Centrala verksamheter ändrade leverantörer Stickprov era att lista finns på ändrade leverantörer och stickprov på att ändringen är granskad av en person som inte genomfört ändringen i ekonomisystemet. av kontering av bolagsfakturor Hälso- och sjukvårdsförvaltningen era att fakturorna är konterade med rätt Stickprov era 5 st. bolagsfakturor, konto 5532 och 5542, per månad och förvaltningsområde (exkl.

4 Process/ rutin/ system Enhet moment metod Beskrivning av konsekvent kontering inom HSF Korrekt/konkurrensneutral bokföring av kostnader i Hälsoval. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdsförvaltningen kostnadsställe, konto, underkonto och statistikkod era att fakturor från bemanningsföretag är konterade på rätt konto. era konsekvent kontering inom HSF Primärvårdsförvaltningen Korrekt/konkurrensneutral bokföring av personalkostnader i Hälsoval Komplett DC) att de är konterade på rätt kostnadsställe, att det är rätt konto, att det finns underkonto (vid konto 5542) och att statistikkod 9601 finns med i kodsträngen. Utifrån en förteckning på våra bemanningsföretag granska vilka som inte är konterade med konto 5532 eller Att årligen inom HSF identifiera konton som är viktiga att de används konsekvent, exempelvis konteringsanvisningar för diabetes Att gällande riktlinje angående bokföring av kostnader för lön och arbetsgivaravgift inom 400xx-420xx kostnadsställen följs. Primärvårdsförvaltningen Styrning av hyrläkarkostnader Komplett "Att gällande riktlinje angående bokning av hyrläkare efterlevs - upphandlade bemanningsföretag, kostnader ska bokas alltid på 400xx." Bokföring av vissa lönekostnader Primärvårdsförvaltningen Analys av icke löneverifikationer inom KT1 - löner och arbetsgivaravgift Komplett 4 ggr/år kontrolleras innehållet i samtliga icke löneverifikationer inom kontotillhörighet 1 - löner och arbetsgivaravgift Asylersättning Primärvårdsförvaltningen Asylersättning på rätt nivå Landstinget erhåller från Migrationsverket kvartalsvis schablonersättning avseende vård av asylsökande. Ersättningen baseras på antalet asylsökande som befinner sig i länet, uppmätt i punktmätningar i slutet på respektive kvartal. momentet består i att kontrollera att ersättning erhålls baserat på rätt antal asylsökande. Köpt och Såld vård Psykiatriförvaltningen I ekonomiskt hänseende säkerställa korrekt hantering av "utomlänspatienter" av kund- och leverantörsfakturor avseende köpt/såld vård på belopp över 100 Tkr. Korrekt hantering i verksamheten är en förutsättning för rätt ekonomisk ersättning.

5 Process/ rutin/ system Enhet moment metod Beskrivning Utvärdering Bemanningsbolag Psykiatriförvaltningen Säkerställa att utvärderingsblankett" fylls i enligt framtagen rutinbeskrivning. Elevintäkter Beredskaps/handlingsplan av specialisttandvårdens aktiviteter och tidsanvändning enligt riksgemensamma riktlinjer. Dels för att möjliggöra jämförelser mellan olika landsting och även bidra till en förbättrad transparens av specialist/och sjukhustandvårdens finansiering. av överflyttade Frisktandvårdspatienter Bildnings- och kulturförvaltningen Bildnings- och kulturförvaltningen Folktandvården Folktandvården Verksamheterna ska göra uppföljning av bolagspersonal efter genomfört uppdrag. Internkontroll görs för att följa upp att blankett fyllts i: - alltid, vid ny bolagspersonal - och när bolagspersonal återkommer efter ett längre uppehåll Elevintäkter mot bokföring Komplett era att registrerade elever i Avanti/Schoolsoft under mars och september månad på Högalid och Vimmerby folkhögskola också finns bokförda som intäkt i landstingets bokföring. Ersätta nyckelperson era att det finns en plan för hur administrativa nyckelpersoner ersätts vid längre sjukdom eller annan bortavaro vid Ölands folkhögskola. Om brister finns ska beredskapsplanen kompletteras i samförstånd mellan skola och förvaltningsledning. Utveckling och anpassning av registreringen av STVaktiviteter i Kalmar län. Uppföljning av den nationella modellen för överflyttning av Frisktandvårdspatienter Överföring av data från T4 till Raindance Folktandvården era att intäkter stämmer överens i T4 och Raindance. Fortsätta utveckla tidsredovisningen i specialist och Sjukhustandvården i enlighet med beslut i Sveriges folktandvårdsförening. era antalet inflyttade och utflyttade Frisktandvårdspatienter månadsvis och stämma av att den nya modellen med schablonbelopp täcker våra kostnader. var fjärde månad att rätt data har förts över från T4 till Raindance för att säkerställa att intäkterna är rätt. Granskning direktupphandling Landstingsservice Dokumentation Vid direktupphandling, mellan 100 tkr och 505 tkr, skall dokument bifogas i upphandlingssystemet Avantra. Avtalade leverantörer Landstingsservice Produktkontroll Stickprov era att priset är rätt på avtalad produkt. Att leverantören sköter leveranserna avseende produkter, reklamationer och kvalité.

6 Process/ rutin/ system Enhet moment metod Beskrivning Upphandling Landstingsservice Avtalsuppföljning Stickprov Begära statistik på köpta produkter från 20 leverantörer för att se vad vi köper utanför avtal. Anteckning leverantörsfakturor Landstingsservice Alla leverantörsfakturor över 300 tkr erad att faktura har en anteckning och är attesterad av rätt person med behörighet att göra utbetalningar från bank. Leverantörsfakturor över 10 MSEK Landstingsservice Anteckning Stickprov Att det finns en anteckning från landstingsdirektören alt ekonomidirektören på leverantörsfakturan. Inpassering till ITs lokaler IT-förvaltningen av rutinen för inpassering. Konton och behörigheter IT-förvaltningen av AD-kontons livscykel Komplett era inpasseringsförsök mellan kl. 18:00 och 07:00. Stickprov era att personalens konton avslutas i samband med avslutad anställning eller uppdrag för landstingets räkning IT-förvaltningen IT-förvaltningens behörigheter era att personalens behörigheter samstämmer med befogenheter och ansvar. Uppföljning av trafikavtal Kalmar Länstrafik ersättning Allmän Kollektivtrafik Kalmar Länstrafik ersättning Anropstyrd trafik Uppföljning Försäljning Kalmar Länstrafik redovisning av försäljningsavstämningar era ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året. sker efter tidtabellskifte. era ersättning till entreprenör i förhållande till avtal och trafikändringar under året. sker efter varje tidtabellskifte samt i samband med skolornas terminsslut och start. era att den månadsvisa rapporteringen från ekonomiservice till ekonomi och försäljning görs månadsvis. Granskning sker 2 gånger per år Kalmar Länstrafik av resegarantier era antal ärenden och kostnader för utbetalda resegarantier. Jämför 2016 med 2015 för att se förändringar. görs 2 gånger per år