Uppföljning för intern styrning och kontroll

Transkript

1 Sida 1(6) Årsredovisning 2016 Kollektivtrafiknämnden 12. Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Uppföljning för intern styrning och kontroll KTN Fastställd av Kollektivtrafiknämnden Planen följer de riktlinjer för intern kontroll som regionstyrelsen i Västra Götalandsregionen fastställt. en är ansvarig tjänsteman för samtliga kontrollområden. Nedan anges den funktion som i handlägger kontrolluppgiften. De första fyra kolumnerna utgör beslutad plan och den femte kolumnen, Uppföljning 2016 redogör för kontrollen som genomförts enligt planen. Kontrollomr åde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen Hur gör vi? När gör vi kontrollen? Uppföljning 2016 Delegation Delegation Att beslutad delegationsordnin g följs Nämndsekret erare Registrering av nämnds- och delegationsbeslut Inför varje nämndsammanträde. Delegationsb eslut har redovisats vid varje nämnd i handlingarna Ekonomi Kostnadskont roll och ek balans Följsamhet beslutad budget Controller Bedömning av prognoser och eventuella avvikelser och dess skäl i samband delåroch årlig rapportering Genomfört i ordinarie rapportering. För 2016 fås ett visst överskott som

2 Sida 2(6) Arvoden och reseräkningar nämndledam öter Verksamhet Kollektivtrafi k-nämnden Revidering trafikförsörjn ings-program vart fjärde år Avtal om ansvar för kollektivtrafi k ( i samband skatteväxling kommunerna 2012) Rätt arvoden betalas ut Kollektivtrafiknä mndens reglemente efterlevs Lagkrav enligt kollektivtrafiklage n Att avtal och beslutade samverkansforme r efterlevs Ordföranden Controller Avdelningsch ef Processledare Avdelningsch ef Nämndsekreterare granskar och ordförande attesterar kontinuerligt Stickprov, redovisas i samband årsredovisning Analys av hur verksamheten följt nämndens reglemente ska återges i årsredovisningen I tjänsteutlåtandet inför beslut om förslag till reviderat program ska framgå hur lagkraven i kollektivtrafiklagen har beaktats. Vart fjärde år är ett år då programmet revideras I den årliga remissen till kommunerna om avstämning av trafikförsörjningsprog rammets genomförande ställs även frågor kring samverkansformerna. Resultatet sammanställs och redovisas till nämnden samlat övriga remissynpunkter årligen. redovisas i årsredovisnin gen Rutinen följs, stickprov i samband månadsstäng ning Årsredovisni ngen redogör för verksamhete n, kopplat till nämndens reglemente Revidering skett i samverkan, kommunoch övriga intressenter. Beslutat i regionfullmä ktige under hösten Genomfört. Redovisats på nämndens sammanträde i? Beställarproc Bolaget följer Analysavdeln Årlig uppföljning av Uppföljning

3 Sida 3(6) essen Västtrafik AB uppdraget/ avstämning/beslut om eventuella avvikelser ingen fastställda indikatorer och målen som pekats ut i kollektivtrafiknämnde ns uppdrag 2016 är under färdigställand e. Tillgänglig data redovisas för nämnden den 3:e februari. Fullständig rapport färdigställs därefter. Pris-och sortimentsstr ategi Ekonomiska konsekvenser bedöms så hög säkerhet som möjligt Processledare / politisk arbetsgrupp Inför beslut om eventuella förändringar i zonsystem (ej beslutade i nuläget) finns intäktsmodell upphandlad. Vid större förändringar kommer second opinion att begäras in Ej aktuellt under 2016 Upphandling av utredningsup pdrag Att LOU uppfylls, och gällande ramavtal följs Kontaktperso n hos inköp Stickprov, redovisas i samband årsredovisning Externt konsultstöd har beställts inom gällande ramavtal 2016, eller samarbetspar tners. Redovisning av arbetssätt/ rutiner inom avdelningen, som syftar till att säkerställa en god styrning och kontroll Nedan redovisas de rutiner och arbetssätt används inom avdelningen för kollektivtrafik, för kännedom. Dessa ingår inte i kollektivtrafiknämndens plan för intern kontroll, utan handläggs ändå på tjänstemannanivå. Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som Arbetssätt/ rutiner ansvarar Personal Kompetens- och Att varje anställd 1 ggr per år i

4 Sida 4(6) utvecklingsplaner har en kompetens och utvecklingsplan samband utvecklingssamtal Bisyssla Att bisyssla inte strider mot gällande avtal 1 ggr per i samband utvecklingssamtal Löneutbetalning Jämför utanordningslista fastställd lön och ersättningar / controller Månatligen Reskostnader kost och logi I samband reseräkningsgranskni ng Ekonomi Leverantörsfakturo r, varor och tjänster. Korrekt och behörig beställning, inleveranskontroll, kontering, korrekt faktura, formalia, upplägg i kund och leverantörsregiste r, registrering av fakturor. / controller Kontinuerligt av behörig person i stödsystemet (Regionservice) och dess olika moment. Verksamhet Politiska beslut fattas på god grund Handlingarna till nämnden är väl underbyggda. Språket är lättläst Nämndsekreterar e /varje handläggare Strävan att ha god framförhållning och planering inför nämndens möten. Sammanträdesdatum och deadlines för handlingar är väl kända för alla handläggare/utredare. APT används för att påminna och gå igenom frågor kring aktuella ärenden. Kollegial granskning sker för varje ärende innan slutgranskning av avdelningschefen

5 Sida 5(6) Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar Beställarprocesse n Västtrafik AB Pris-och sortimentsstrategi Upphandling av utredningsuppdra g Uppdrag läggs i linje beslutade måldokument och Regionfullmäktige s budget Bolaget följer uppdraget/ avstämning/beslut om eventuella avvikelser Förändringar leder till ökad kundnöjdhet Att LOU uppfylls, och gällande ramavtal följs Processledare/ politisk arbetsgrupp Projekt/process -ledare Arbetssätt, frekvens Regionfullmäktiges budget och gällande trafikförsörjningsprogra m är utgångspunkt för framtagande av kollektivtrafiknämndens uppdrag till Västtrafik. Beslut om ram och uppdrag till bolaget tas årligen av nämnden i september. Kontinuerlig dialog och avstämning sker på ledningsnivå Västtrafik AB. Västtrafik bjuds in till kollektivtrafiknämndens möten regelbundet för rapportering om genomförandet. Utredning av åtgärder grundar sig på omfattande kundundersökningar, kvantitativa och kvalitativa. Befintlig forskning och lärdomar från andra regioner nationellt och internationellt tas tillvara Upphandling av konsultstöd i samband utredningsuppdrag sker så långt som möjligt genom ramavtal, som upphandlats stöd av VGRs inköpsavdelning.

6 Sida 6(6) Processen för upphandling är också avstämd VGRs inköpsavdelning. Vid eventuella tveksamheter tar ansvarig projekt/processledare inom avdelningen för kollektivtrafik och infrastruktur kontakt utsedd kontaktperson inom inköpsavdelningen Utredningsstöd Utredningsstöd handlas upp i linje beslutad detaljbudget process/ projektledare Avdelningsplan upprättas där aktiviteter definieras och prioriteras för att uppnå målen i beslutad detaljbudget. Uppföljning regelbundet vid ATP. Projektledaren stämmer av avdelningschefen inför eventuell upphandling av konsultstöd och samtliga konsultavtal signeras av avdelningschefen.