Internkontroll inom det personaladministrativa området

Transkript

1 Sidan 1 av 14 Behörigheter och ansvar Behörigheter. Ansvar Ansvarig chef - anmäler ny Palettanvändare till utbildning. - behörighetsansökan ska skrivas under av användare och beslutsfattare. - skickar behörighetsansökan till personalchef/motsvarande som i sin tur skickar till systemförvaltning. - vid ändringar och avslut kan e-post användas som då skickas via personalchef/motsvarande till systemförvaltningen. Personalchef/motsvarande - har ett sammanhållande ansvar för behörigheter som tilldelats produktionsenhetens Palettanvändare. Systemförvaltning - utbildar nya Palettanvändare. - ger behörighet till roll, organisation och PATeam. - kontrollerar att person utbildats i Palett innan registrering görs i behörighetssystemet BERIT. - kontrollerar att behörighetsregistret är aktuellt. - följer upp att Palettanvändare får erforderlig fortbildning. Palettanvändare ansvarar för att - behörigheten aldrig lånas ut. - uppgifter förbjudna i datalagen inte förekommer. - rätt kod används så att statistik/utdata får god kvalitet. - lönekostnader konteras där arbetet utförts. - annan styrning av kostnader görs med interndebitering, efter överenskommelse mellan enheterna. - kontroll görs genom ekonomisk uppföljning och signering av utanordningslistan. Systemförvaltning ansvarar för att - Paletts styrregister har en tydlig kodstruktur. Centrumchef/Verksamhets- Vårdenhets- Personalchef/Ekonomichef informerar om internkontroll och beslutsordning. Resurscentrum. Se ARS (Attestregelsystem). Länk till ARS underlag

2 Sidan 2 av 14 - Kvalitetskontroller genomförs. Klicka här. Säkerhet Anställningsrutiner Anställningsprocess generellt Palettanvändare ansvarar för att - lönematerial förvaras på ett säkert sätt på enheten. - lönematerialet efter årets slut skickas till löneservice för arkivering. Se Gallringsplan. Klicka här. Ansvarig chef - stämmer av ekonomiska förutsättningar och personalbehov innan beslut. - personalbehov måste passera lokal personalförmedling för att intern övertalighet och omplacering samt LAS-samordning ska göras. - kontrollerar att anställningsvillkoren stämmer överens med lagar och avtal. Centrumchef / Enhets-/ Personalchef Information från Försörjningscentrum Verksamhetschef /stabsmedarbetare Övriga medarbetare Rekrytering övriga rutiner - från specialistläkare och uppåt särskild handläggning, se riktlinjer. Klicka här. - för all legitimerad personal se rutiner. Klicka här. - förenad tjänst/prof/lektor. Se avtal mellan LiÖ och UiL. Klicka här. - inför anställning av tidigare landstingsanställd kontakta löneservice för kontroll av personalakt. - inkomna ansökningshandlingar hanteras enligt gallringsplan. Klicka här. Beslut om anställning Interna riktlinjer. Centrumchef Personalchef Verksamhetschef/stabsmedarbetare Övriga medarbetare Anställningsavtal - nyanställning/förlängning av tidsbegränsad Efter rekryteringsprocessen. - alla underlag för anställning skickas till löneservice. Verksamhets-/ Vårdenhets-/ Enhets-/ Personalchef

3 Sidan 3 av 14 anställning/tillfällig placering - anställningspost registreras. - anställningsavtal upprättas. - personalakt upprättas. Chefsförordnande Personalchef - chefsavtal skickas till löneservice. Klicka här. Schema/ bemanningsplanering Behov/ Bemanningsmål och Styrningar i FRIDA Schema Schemakontering - registrering i Palett överensstämmer med verksamhetens budget, lagar avtal och interna riktlinjer. Rapport finns i FRIDA för kontroll av bemanning. Palettanvändare - registrerar behov/bemanningsmål och styrningar i FRIDA. - avstämning görs av schema gentemo t behov/bemanningsmål, arbetstidslag och avtal Rapport Anställning/Schema finns i Palett för kontroll av schema gentemot anställning. Lönekostnader ska konteras där arbetet utförs. Delar av ett schema kan konteras på annan produktions/ organisationsenhet. När ett schema ska konteras på annan produktions/ organisationsenhet ska den betalande enheten få tillgång till denna person via tillfälligt PATeam. Ansvarig chef på betalande enhet ska - godkänna kontering av schema. Kan delegeras Kan delegeras Bemanningsmål fastställs i samband med årsbudget

4 Sidan 4 av 14 Arbetsförändring frånvaro Frånvaro generellt Arbetsrättslig lagstiftning och kollektivavtalet AB reglerar rätten till olika ledigheter och vilken lön som ska utgå. - Ansökan görs i DAM, FRIDA eller i enstaka fall på blankett. Alla blanketter inom det personaladministrativa området kommer att digitaliseras successivt. Klicka här. Ansvarig chef fattar beslut. Palettanvändare/löneservice, beroende på behörighet till löneart, registrerar frånvaro. - Vid förenad tjänst prof./lektor kontakta löneservice för genomgång av speciell rutin. - Lönematerial förvaras på ett säkert sätt under innevarande år, skickas därefter till löneservice för arkivering. Systemförvaltare utför kvalitetskontroller. Kan delegeras Vid sommarledigheter se ARS

5 Sidan 5 av 14 Sjukdom/Rehabilitering/ Vård av närstående/ Sjukersättning/Arbetsskada Sjukfrånvaro ska alltid registreras. Det är inte tillåtet att t ex ta annan ledighet m lön istället. - läkarintyg uppvisas efter 7 dagars sjukdom. - kontroll görs av beslut från Försäkringskassan. - rapport skickas till Försäkringskassan fr om dag vid sjukdom > 90 dagar skicka AFA-blankett till medarbetaren. Se Rehabiliteringsrutin Vård av barn Barnets personnummer ska alltid anges. Palettanvändare Obligatorisk uppgift Semester - minst 20 semesterdagar läggs ut under året. Schemaläggare ser till att semesterlagen följs - medarbetares sparade semester ej överstiger 40 dagar vid årets slut. - semestern registrerats i Palett. Rapport finns i Palett för kontroll av semesterdagar. Klicka här. Föräldraledighet - helt Barnets personnummer ska alltid anges. ledig Föräldraledighet - partiellt ledig samt ledighet pga. barn < 8 år - Ansökan görs på blankett. - Barnets personnummer ska alltid anges. - Partiell tjänstledighet barn< 8 år är max 25 % av heltid pensionsgrundande. För mer info Klicka här. Utbildning med/utan lön Interna riktlinjer. Fackligt uppdrag/ utbildning, central finansiering av LiÖ Fackligt uppdrag, lokal finansiering av egen PE Ansvarig chef kontrollerar att fackligt uppdrag finns. LiÖ regler se tillämpningsanvisningar under ekonomi. Klicka här. För praktisk info hur det hanteras i Palett. Klicka här. Interna riktlinjer. Intyg från MVC. Obligatorisk uppgift Se Interna riktlinjer. Kopia på kurs- /konferensprogram ska ALLTID bifogas; ledighetsansökan, reseräkning samt övriga fakturor från hotell motsvarande Finansieras av enheten

6 Sidan 6 av 14 Offentligt (politiskt) uppdrag med/utan lön - Kontakta löneservice när en medarbetare får ett offentligt uppdrag. - I kommentarfältet i DAM ska det framgå om det politiska uppdraget är inom eller utanför landstinget eftersom det avgör om frånvaron är med eller utan lön. Klicka här. - När ersättning för förlorad arbetsinkomst utbetalas gör löneservice en samordning så kostnaden inte belastar den egna enheten. Övrig frånvaro med lön Jourkompledighet (läkare), Kompledighet, Flexledighet, Enskild angelägenhet enl. AB 31 Övrig frånvaro utan lön Ledighet ea utan lön, Militärtjänst, Ledighet annan arbetsgivare Arbetsförändring bokning - Löneservicen kontrollerar att samordning skett. Interna riktlinjer. Vid partiell ledighet för barn > 8 år använd Ledighet ea utan lön, ej pensionsgrundande tid. Klicka här. Schemaläggare ser till att interna riktlinjer för flextidsavtal, jouruttag etc följs. Flextidsavtal Läkarföreningen 2005 Se Interna riktlinjer ang. ledighet annan arbetsgivare Bokning övertid/mertid/ jour/beredskap Bokning timavlönad - vid avvikelse från avtal samråd sker med personalchef/motsvarande. - skriftligt beslut av chefens chef finns vid avvikelser. - skriftliga beslut hanteras som lönematerial. - kontroller görs genom ekonomisk uppföljning och signering av utanordningslistan. När en intermittent timavlönad bokas ska bokningen alltid konteras. - kontroller görs genom ekonomisk uppföljning och signering av utanordningslistan. Palettanvändare

7 Sidan 7 av 14 Bokning av personal från När en person ska bokas på annan produktions- och Palettanvändare annan enhet organisationsenhet ska den lånande enheten få tillgång till denna person via tillfälligt PATeam. Kontakta löneservice. - kontroller görs genom ekonomisk uppföljning och signering av utanordningslistan. Flextidshantering Arbetsförändring rapporter Rapporter generellt Övertidsjournal Semesterlista Lokalt avtal ska följas. - Vid flexsaldojustering, som avviker från lokalt avtal, ska alltid personalchef/motsvarande kontaktas. - Utbetalning i pengar kan göras endast i undantagsfall efter skriftligt beslut av chefens chef. - Palettanvändare skickar beslutet till löneservice. - Ansvarig chef kontrollerar genom ekonomisk uppföljning och signering av utanordningslistan. - Rapport finns i Palett för kontroll av fle xstämplingar och flexsaldo. - Kvalitetskontroller görs av systemförvaltning. Palettanvändare ska granska och följa upp rapporter i Palett. I Manuella bevakningsrutiner för arbetsledaren Klicka här. beskrivs vilka rapporter som - ska tas ut och förvaras som lönematerial på ett säkert sätt under året och sedan skickas till Löneservice för arkivering. - ska granskas men inte behöver sparas. - rekommenderas eftersom de ger bra information. - bevaka ATL-tid. - rapport tas ut och granskas. Se flextidsavtal Läkarföreningen Verksamhets-/Vå rdenhets- Palettanvändare tar fram underlag Palettanvändare tar fram underlag Palettanvändare tar fram underlag

8 Sidan 8 av 14 Jourkomp läkare Palettanvändare som handlägger läkare ansvarar för Verksamhetschef Palettanvändare att rapport tas ut i Palett. Löneadministration Utbetalning av ersättningar - generellt Lönesättning/löneförändring (grundlön, tillägg och arvoden, tillfälligt såväl som tv) Löneöversyn Tjänsteresa inom landet - underlagen är huvudattesterade och utanordnade - att originalkvitton bifogas vid ersättning för utlägg. - vid avvikelse från avtal ska samråd med personalchef/motsvarande ske. - ett skriftligt beslut av chefens chef ska finnas vid avvikelser. Löneservice kontrollerar att skattelagstiftning och landstingsreglemente följs enl uppdrag. Klicka här. Ansvarig för lönesättning inom produktionsenheten ansvarar för att - vid avvikelse från avtal ska samråd med personalchef/motsvarande ske. - ett skriftligt beslut av chefens chef ska finnas vid avvikelser. underlag skickas till Löneservice. Ansvarig för löneförhandling inom produktionsenheten ansvarar för att - registrering sker i löneöversynsmodulen. - förhandlingsprotokoll skickas till löneservice. - rätt ifylld samt huvudattesterad och utanordnad reseräkning skickas till Löneservice. - originalkvitton för utlägg är bifogade. - syfte angivits. - program alltid bifogas vid kurser/konferenser. - nöjes- och rekreationsinslagen inte överväger studiesyftet. För den anställde kan en konferenseller studieresa utlösa förmånsbeskattning. Se landstingets Tillämpningsanvisningar Klicka här, se punkt 2. Enligt (ARS). Klicka här. Personalchef Efter förslag från Verksamhets- /Vårdenhets - Personalchef Enligt (ARS).

9 Sidan 9 av 14 Tjänsteresa utom landet Enligt ovan Centrumchef Beslut kan ej delegeras, i övrigt enligt (ARS). PIK-kod (Personalförsörjning I Krig) Reglering/avskrivning av anställds löneskuld mindre än kr Reglering/avskrivning av anställds löneskuld större än kr. Arbetsgivarintyg - registrera kod utifrån reell kompetens. Beredskapssamordnare ansvarar för att -årlig kontroll sker. Enligt landstingsdirektörens delegation. Klicka här. Produktionsenhetschef ansvarar för att - beslut skickas till löneservice. - underlag för avskrivning tas fram. - tillsammans med ekonomichef bokföra avskrivning. Enligt landstingsdirektörens delegation. Klicka här. Landstingsstyrelsen beslutar att - skriva av fordran. Produktionsenhetschef ansvarar för att - ett väldokumenterat påskrivet beslutsunderlag skickas till ledningsstaben i samband med delårsbokslut. Avskrivning och överföring till osäkra fordringar görs dock innan. - tillsammans med ekonomichef bokföra avskrivning. - på den anställdes begäran utfärda intyg. Centrumchef Landstingsstyrelsen. Löneservice kontaktar ansvarig chef Tjänstgöringsintyg - betyg - på den anställdes begäran utfärda betyg. - på den anställdes begäran utfärda intyg.

10 Sidan 10 av 14 Avslutning av anställning Avslutning av anställning - generellt Varsel Egen uppsägning Ansvarig chef ansvar för att - påskriven entledigandeblankett. Klicka här. skickas till Löneservice. - alla uppgifter är ifyllda i blankett. Ansvarig Palettanvändare ansvarar för att - avsluta schema samt flexid. - nolla ev. flexöverskott. - genomföra löneavdrag vid flexunderskott. - reglera innestående tid i form av sem och komp senast 1 mån efter avgångsdatum. - varselrutin följs. Se avslutning av anställning generellt Vid egen uppsägning med avgångsvederlag ska även originalbeslut om vederlag bifogas. Personalchef Allmän pension, sjukersättning t v (omreglering av tjänst) Uppsägning från arbetsgivare pga. uppnått 67 års ålder Särskild pension (garantipension) - ifylld entledigandeblankett vid allmän pension eller - beslut från Försäkringskassan vid sjukersättning tv skickas till Löneservice. Produktionsenhetschef ansvarar för uppsägning. Personalchef Försäkringschef beslutar om särskild pension. Ekonomiansvarig ansvarar för att -kopia på särskilt blankettset som utgör underlag för bokning av kostnaden skickas till Finansförvaltningen. Klicka här. Ekonomichef Landstingets försäkringschef. Se Interna riktlinjer ang sjukersättning som inte är tidsbegränsad Personalchef lämnar underlag

11 Sidan 11 av 14 Uppsägning från Produktionsenhetschef ansvarar för uppsägning. Personalchef arbetsgivare pga. personliga skäl Uppsägning av Produktionsenhetschef beslutar om uppsägning. Personalchef arbetsgivaren - vid arbetsbrist Avsked Produktionsenhetschef beslutar om avsked. Personalchef Lönekörningar Lönekörning generellt Produktionslön Utanordningslista 1 - huvudattest En månads löneutbetalning baseras på följande delar: - månadslön innevarande månad, - registreringar fram till brytdatum enligt tidplan, - schemarelaterade tillägg från föregående månad, - inregistrerade tillägg/avdrag under perioden fram till produktionslön samt uppgifter avseende skattejämkning eller frivilliga avdrag. Produktionslön består av lönekörning och kontering. Körningarna sker centralt och enligt tidplan klicka här för hela landstinget. Systemförvaltning kontrollerar att varje transaktion är konterad på giltiga koder. Huvudattest och utanordning i Palett sker i två steg. - Palettanvändare/H-attestant tar ut Verksamhets-/Vårdenhetsutanordningslistan direkt efter produktionslön. - Kontroll görs att rätt personer finns med på listan och att lönekostnaderna är rimliga. - Listan ska huvudattesteras. - H-attestant kan inte h-attestera sin egen lön (jäv). - Upptäcks felaktigheter ska dessa rättas enligt anvisningar i Manuella bevakningsrutiner klicka här. - H-attesterad Utanordningslista förvaras under året tillsammans med lönematerialet och skickas därefter till löneservice för arkivering. Enligt ARS Palettanvändare tar fram underlag

12 Sidan 12 av 14 Klarlön Klarlön inkl skuldbokföring och kontering sker centralt enligt tidplan för hela landstinget. Systemförvaltning kontrollerar att - varje transaktion är konterad på giltiga koder. - nettolönen totalt för landstinget är rimlig. - antalet lönespecifikationer är rimligt. Utanordningslista 2 - utanordning Enligt ARS Ekonomisk redovisning/avstämning Huvudattest och utanordning i Palett sker i två steg. Palettanvändare/H-attestant tar ut utanordningslistan efter klarlön. - Den slutliga utanordningslistan innehåller skuldbokföringsposter samt ev. rättningar och registreringar efter produktionslön. - Listan ska huvudattesteras och utanordnas. - H-attestant eller utanordnare ska inte signera sin egen lön (jäv). - Om jäv föreligger ska denna lön signeras av chefens chef. - H-attesterad och utanordnad Utanordningslista förvaras under året på ett säkert sätt på enheten och skickas därefter till löneservice för arkivering. Palettanvändare tar fram underlag Lönemedel till bank Avstämning skatter och arbetsgivaravgifter Via driftrutinen överförs lönetransaktionerna på fil till bank. Finansförvaltningen - för över motsvarande belopp till bank, - stämmer av att beloppet överensstämmer med nettolön enligt Palett, - stämmer av nettolön mot bokförd lön. Finansförvaltningen - stämmer av och redovisar skatt och arbetsgivaravgift för hela landstinget. - kontrollerar att kontrolluppgifterna på dragen skatt och bruttolön överensstämmer med redovisningen. - ansvarar för att ev differens regleras samt bevakar att ny kontrolluppgift skapas.

13 Sidan 13 av 14 Avstämning av balanskonton lön - avstämning av balanskonton i A+/Palett sker varje månad - eventuellt betalning till konstförening, kronofogdemyndighet m fl görs. - Systemförvaltning ansvarar för att restkonterade Avstämning av arbetsgivarens skuld till personalen avseende semester/komptid/jourtid Redovisning till KPA löner rättas Redovisningsservice ansvarar för att - differens mellan Palett och A+ månadsvis bokförs per produktionsenhet. Underlag skickas till produktionsenheterna för kontroll. - utreda stora differenser på individnivå mellan verklig skuld och bokförd skuld samt åtgärdar felaktigheter. Löneservice - ansvarar för att rätt pensionsregel finns registrerad på anställningsraden för de anställda. Systemf örvaltning - skickar 3 ggr per år uppgifter om nyanställd personal till KPA. - ansvarar för att uppgifter om anställningar och årslöner skickas en gång per år till KPA för att fastställa pensionspremie samt för att utgöra grund för pensionsberäkning. Pensionshandläggare ansvarar tillsammans med systemförvaltning för att fellista som landstinget får från KPA rättas av pensionsenheten. Rättningarna ska attesteras och sparas samlade.

14 Sidan 14 av 14 Systemförvaltning Versionsbyte Systemförvaltning ansvarar för att innan godkännande av ny version, kvalitetskontrollera i testmiljö nyheter, rättningar och ändringar som rör LiÖ. Backup Backup-rutin finns beskriven i Kontinuitetsplan för Palett. Systemförvaltning ansvarar för att - kontroll görs genom att en backup från produktionsmiljön läggs i testmiljön. - kontinuitetsplan hålles aktuell. Dokumentation och systembeskrivning Ackumulerade uppgifter Systemförvaltning ansvarar för att - aktuell dokumentation och rutinbeskrivningar finns - manuella rutiner finns beskrivna där systemet inte fungerar maskinellt. Palett hanterar maskinellt all ackumulering av uppgifter. Systemförvaltning ansvarar för att - rätta och dokumentera eventuella fel - informera berörda Palettanvändare. Dokumentet är godkänt för publicering på Lisa - - Datum: Per-Otto Olsson Centrumchef