Rebus SMS-modul 2011-06-08: Nytt sändningsförfarande, via Internet 2011-08-25: SMS sparas i Dokumentloggen 2011-08-29: SMS i Norge Om SMS ska skickas från Sverige måste ett avtal slutas med SMS-operatören Communication Dynamics som vi samarbetar med. I Norge ska ett avtal slutas med Eniro Norge. Sedan måste Rebus SMS-modul öppnas för användning. Det görs genom att lägga en beställning hos oss och att vi skickar en Rebus kodfil som öppnar SMS-modulen. Det finns möjlighet att skicka SMS från ett flertal ställen i Rebus-systemet, detta dokument går igenom alla ställen där det fungerar. Inställning Starta Rebus Grund-modul och gå in på menypunkten Inställningar och rutinen SMS Grunddata. Här ska man ange de uppgifter man fått från Communication Dynamics. De SMS man vill skicka sänds via en säker internetanslutning till deras server och då behöver man ha användarnamn, lösenord och ett sender alias som identifierar vem som är avsändaren. Den informationen kommer alltså från Communication Dynamics och inte från oss på Åbergs DataSystem AB. 1
Befinner man sig i Norge ska man välja land Norge och ange de uppgifter man fått från Eniro Norge. De SMS man vill skicka sänds via internet till deras server och då behöver man ha användarnamn, lösenord och ett sender alias som identifierar vem som är avsändaren. Den informationen kommer alltså från Eniro Norge och inte från oss på Åbergs DataSystem AB. I SMS Grunddata kan du utöver dessa identifikationsuppgifter även skriva in en starttext och en sluttext som används som hjälp då du vill skapa och sända ett SMS. Om ditt företag har flera filialer och du vill att vissa SMS ska ha andra avsändare än huvudföretaget kan du på fältet Filial välja bland de filialer som finns registrerade i Rebus. Ange grunduppgifterna för land, användarnamn, lösen och aktuell filials sender alias. Spara och avsluta. 2
Skicka SMS I Grund-modulen kan man skicka SMS till många samtidigt. Urvalet kan göras på kunder, leverantörer, användare, agenter, reseledare och chaufförer samt vissa kundkategorier eller kombinationer av kundkategorier. Välj en kund, leverantör, användare m.m. i taget. Skriv SMS-texten och klicka på Spara. Mottagaren och den text man vill skicka läggs upp i det översta resultatfönstret. Inga SMS skickas förrän man gjort klart sina urval och lagt dem i resultatfönstret och man därefter klickar på Sänd - knappen. Det går att radera från urvalet innan man sänder. Markera en eller flera mottagare i resultatfönstret, högerklicka och välj radera. Man kan även dubbelklicka fram t.ex. en kund och klicka på Radera - knappen. 3
Vill man skicka SMS till alla kunder som tillhör en viss kundkategori väljer man urval nr 7. Här kan man välja ut kunder som tillhör en viss kundkategori. Skriv SMS-texten och klicka på Sök/Spara. Då läser Rebus alla kunder som tillhör den valda kundkategorin och lägger upp dem i det övre resultatfönstret. Kunden måste ha ett registrerat mobilnummer för att kunna väljas och får inte heller ha markerat Ej SMS i kundregistret. Vill man göra mer avancerade kategorisökningar kan knappen Avancerad kategorisering användas. 4
I det vänstra fönstret markerar man alla kategorier som kunderna ska tillhöra för att kunna väljas ut. För att välja flera kategorier håller man ner Ctrl-tangenten och klickar med musen. Vill man att de kunder som ska väljas ut måste tillhöra samtliga valda kategorier måste fältet Tillhör alla markeras. Om fältet inte markeras räcker det med att en kund tillhör någon av de valda kategorierna för att väljas ut. I det högra fönstret kan man markera eventuella kategorier som kunden inte får tillhöra. Så om en kund tillhör kategorin GG och P så kommer den inte att väljas ut eftersom man i exemplet har markerat att kunden inte får tillhöra kategori P (Privatkunder). Har man gjort avancerade urval som inte längre ska gälla kan man klicka på knapparna Rensa för både det vänstra och högra urvalsfönstren. Klicka på Spara-knappen för att återgå till SMS-fönstret. När man har gjort ett avancerat urval ser man på texten i knappen att man har gjort en avancerad kategorisering. Texten (vald) står där. För att ta bort tidigare avancerad kategorisering måste man gå in i den rutinen igen och trycka på Rensa -knapparna. För att få upp kunderna som matchar urvalet i resultatfönstret måsta man klicka på Sök/Spara. Se först till att den text man vill skicka i SMS:et är korrekt. Vill man ändra på telefonnummer eller SMS-text för några kunder som redan finns i resultatfönstret kan man dubbelklicka på dem, ändra och sedan spara igen. Vill man radera någon eller några kunder kan dessa markeras i resultatfönstret. Högerklicka sedan och välj att radera alla som är markerade. 5
Fortsätt att söka fram kund, leverantör, användare m.m. tills allt är klart och informationen i resultatfönstret är korrekt. Klicka därefter på Sänd -knappen. Svara Ja på frågan om SMS ska sändas. Då skickas SMS till de kunder som ligger i resultatfönstret. Går det inte bra att sända får man ett meddelande om det och röda kryss visas till vänster om varje kund i resultatfönstret. Gick det bra att skicka SMS visas istället en grön bock. Det skrivs i en loggfil om det gick bra eller dåligt att sända SMS. 6
SMS Loggfil Längst ner i Grund-modulens menypunkt Utskrifter finns rutinen SMS Loggfil. Här kan man välja att skriva ut alla, endast sända eller endast ej sända. Därefter anger man vilken datumperiod man är intresserad av. Vill man radera SMS Loggfil mellan de valda datumen finns knappen Radera valt intervall. 7
Res-Front: SMS I Resebyrå-modulens beställningsbild finns det en knapp som heter SMS. Den är aktiverad när man har köpt Rebus SMS-modul och öppnat den via de kodfiler vi skickar ut. Med hjälp formuläret som kommer upp då man trycker på SMS-knappen kan man skicka SMS direkt till en viss beställnings kund eller dess fasta resenärer och avdelningar. 8
Har man sänt SMS tidigare från denna beställning visas historiken på tidigare sända SMS i den övre rutan. Vill man att SMS-avsändaren ska vara någon annan än den förinställda kan man byta filial och då byts även avsändaren till den filialens förinställda värde. Den filial som är förinställd då man kommer in i den här rutinen är den inloggade användarens filialtillhörighet. I den högra rutan visas beställningens och kundens alla fasta resenärer och avdelningar som har registrerade mobiltelefonnummer. Det är bara att dubbelklicka på någon av dem för att välja. Sedan skriver man meddelandetexten som vanligt och klickar på Sänd. De SMS som skickas från den här rutinen kommer att arkiveras som tidigare sänt SMS för den här beställningen samt att den hamnar i SMS Loggfil som kan skrivas ut från Grund-modulen. Har man aktiverat Dokumentloggen i systemet kommer sända SMS även att skrivas där och kommer alltså att synas i beställningens Dokumentlogg på flik 6 och i Grund-modulens utskrift av Dokumentloggen (finns under Arkiv-menyn). 9
Antal tecken i ett SMS Ett SMS kan bara innehålla 160 tecken och till höger i varje SMS-fönster finns en inställning som talar om hur man vill hantera SMS med mer än 160 tecken. Standardvärdet är Klipp texten. Det innebär att om man skriver in över 160 tecken kommer bara de första 160 tecknen att skickas. Väljer man Dela upp på fler SMS kommer all text att fördelas på fler SMS. Var och en med max 160 tecken. Väljer man Godkänn inte går det inte att sända SMS som har mer tecken än 160. Antal tecken som skrivits i meddelandet och hur många som finns kvar att utnyttja visas hela tiden med blå färg. 10
Res-Back: Rutiner / Hem/Avrese-meddelande I Resebyrå-Back finns det en rutin där man kan leta efter kunder antingen på avresedatum eller hemresedatum för att skicka ett välkommen hem-meddelande eller ett avresemeddelande. Av de beställningar/kunder man hittar kan man välja att skriva ut dem på en lista, spara som en kategori och sedan skriva ut kundetiketter, skicka e-post eller skicka SMS. I detta fall fokuserar vi på SMS-funktionen. Som vanligt kan man välja filial som avsändare och sedan skriva textmeddelandet. Därefter klickar man på knappen Skicka SMS. Information visas hur många SMS som skickades OK och hur många som eventuellt inte gick att skicka. I det underliggande formuläret ser man gröna bockar om det gick bra eller röda kryss om det inte gick bra att sända. 11
Gick det bra att skicka SMS så har den informationen sparats under varje beställning så att man kan se SMS-historiken för aktuell beställning i Res-Front, samt att det även sparats i Dokumentloggen för beställningen (om den är aktiverad). Om det inte gick att skicka SMS till någon kund kan det finnas flera anledningar till det, t.ex. att de i kundregistret kan vara markerade att de inte vill ha SMS-utskick. De är alltså spärrade för SMS. Kunden kan även sakna mobilnummer. En annan orsak kan vara att det är fel uppgifter i SMS Grunddata, användare, lösenord eller sender alias. Har allt gått bra att sända finns det gröna bockar framför varje beställning och att de SMS som har sänts har hamnat i SMS Loggfil som kan skrivas ut från Grund-modulen. 12
Arr-Back: Övriga rutiner: SMS/Epost-meddelande I Arr-modulen kan man via Arr-Back, menypunkten Övriga rutiner och rutinen SMS/E-post meddelande skicka SMS eller e-post till alla som är bokade i ett visst paket inom vissa avresedatum. 13
Dokumentlogg Har man aktiverat dokumentloggen kommer sända SMS även att sparas där. I Res-modulen kan man se detta i dokumentloggen på flik 6 för varje beställning. Man ser att det har skickats en e-post och två SMS. Längst ut på raden ser man även den text man skrev i SMS:et. För att se hela texten får man ändra kolumnens bredd genom att klicka eller dra i rubrikraden. På flik 1 i SMS-rutan ser man tidigare skickade SMS samt att man kan skicka fler. 14
I Grund-modulens rutin Arkiv / Dokumentlogg kan man se utskrifter, skickad e-post och skickade SMS från hela Rebus-systemet för en viss datumperiod. För att dokumentloggningen ska fungera måste den vara aktiverad. Aktivera den i Grund-modulens rutin Generella data. Läs mer om Dokumentloggningen i dess egen manual som finns på vår hemsida. 15
Fel vid sändning av SMS Sändning av SMS kräver att man har en Internet-koppling och det sänds via en säker HTTPS-kanal. Om man försöker skicka SMS och man får ett meddelande att något fel inträffat kan det t.ex. stå följande i loggfilen: Meddelandet Method ~ of object ~ failed betyder (lite kryptiskt) att den komponent som Rebus ska använda för att komma ut på Internet inte är installerad på datorn. I samband med att vi sommaren 2010 gjorde en koppling till att kunna debitera betalkort via en PINkodsterminal (Kort Online) lade vi till en sådan komponent i Rebus systeminstallation. SMSfunktionen använder samma komponent. Därför måste de som får det här felet, eller som gjorde Rebus-installationer före 2010-08-13, komplettera sin installation genom att hämta hem och köra filen System13.exe på varje dator som kör Rebus. Filen hämtas från vår hemsida: www.abergs.se/rebus. Välj menyn För kunder och undermenyn Rebus installation. Logga in och hämta filen System13.exe. Spara filen på hårddisken och kör den sedan för att göra installationen. Direktlänk: www.abergs.se/rebus/apps/system13.exe 16