2015-05-19 ANBUDSFÖRFRÅGAN Säkerhetskontroll/översyn av sport- och gymnastikanläggningar Ronneby kommun, Utbildningsförvaltningen och Fritid- och kulturförvaltningen, inbjuder Er härmed att inkomma med anbud på säkerhetskontroll/översyn av sport- och gymnastikanläggningar. Upphandlingsform Direktupphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Omfattning Uppdraget avser årlig säkerhetskontroll och översyn av sport- och gymnastikanläggningar inklusive service- och reparationsarbeten. Upphandlingen omfattar 17 gymnastik- och sporthallar inom Ronneby kommun om totalt cirka 5 100 m 2, vilket framgår av Bilaga 1 Objektslista. I samband med besiktning skall eventuella reparationsbehov åtgärdas. Innehåll Förfrågningsunderlag Objektlista Bilaga 1 Uppförandekod Bilaga 2 Anbudsformulär Bilaga 3 Helt eller delat anbud Upphandlande myndighet avser att teckna avtal med en leverantör. Anbudets form, innehåll och språk Anbudet skall avges skriftligt på svenska med undantag för eventuella tekniska beskrivningar och broschyrer. 1
Krav på leverantören samt tjänsten Skatter och sociala avgifter Upphandlande myndigheter samarbetar med Skatteverket och Kronofogdemyndigheten. Kontroll av anbudsgivare görs både vid anbudsgivning och löpande under avtalsperioden vad gäller fullgörande av inbetalning av skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall vara registrerad för F-skatt. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en god ekonomisk ställning. Bevis på detta kan vara Upplysningscentralens soliditets-/likviditetsbedömning eller motsvarande uppgifter från likvärdigt företag, även koncern- eller bankgaranti accepteras. Den anbudsgivare som avtal tecknas med bör minst inneha ratingbenämningen Kreditvärdig hos CreditSafe AB eller likvärdigt. I de fall företag saknar rating eller har rating lägre än Kreditvärdig kommer en individuell bedömning för godkännande att ske. Kvalitetsledningssystem Anbudsgivaren ska tillämpa dokumenterade kvalitetsfrämjande rutiner som säkerställer att företaget arbetar med ständiga förbättringar för att bland annat uppfylla kundkrav och tillämpliga lagkrav. För att verifiera att kraven är uppfyllda ska anbudsgivaren bilägga dokumentation som beskriver de kvalitetsfrämjande åtgärder som företaget arbetar med eller bilägga ett giltigt intyg om certifiering. Miljöledningssystem Anbudsgivaren skall bedriva ett aktivt miljöarbete samt ha tydligt formulerade miljömål. För att verifiera att kraven är uppfyllda ska anbudsgivaren bilägga dokumentation som beskriver miljöarbetet eller bilägga ett giltigt intyg om miljöcertifiering. Teknisk förmåga Anbudsgivaren skall ha erforderlig teknisk förmåga och yrkesmässig kapacitet för uppdragets omfattning. Anbudet skall innehålla en kort beskrivning om hur anbudsgivaren avser att tillgodose kommunens behov av efterfrågade tjänster. Anställda hos leverantören Leverantören skall ansvara för att gällande lagar inom arbetsrätten följs och att arbetsmiljölagen upprätthålls. Endast branschkunnig personal får anlitas för uppdraget. Lagar och riktlinjer Leverantören skall följa de lagar, förordningar, föreskrifter och regelverk som är tillämpbara för att utföra efterfrågad tjänst. Säkerhetskontroll Säkerhetskontrollen skall omfatta funktions- och säkerhetskontroll av anläggningarnas alla fasta och lösa gymnastikredskap. Leverantören skall tillhandahålla den utrustning som krävs för uppdraget. Rutiner kring besiktning Besiktning skall utföras en gång per år av respektive objekt. Två protokoll skall upprättas vid varje besiktning av Leverantören, ett för lösa inventarier och ett för fasta inventarier. Om mindre åtgärder utförts under besiktningen skall detta anges i protokollet. Detta ska sändas till beställaren senast en vecka efter respektive besiktning. I protokollet skall anges genomgångna kontrollpunkter, eventuella anmärkningar samt rekommenderade åtgärder. 2
En plan för besiktningen skall upprättas i samarbete med beställaren. Beställaren ska informeras i god tid före varje besiktning. Besiktningarna bör koncentreras under året och utföras i nära anslutning till varandra, så långt detta är möjligt. Leverantören skall, efter utförd besiktning, sätta upp ett intyg i gymnastikanläggningen med uppgift om att besiktning har utförts och när nästa besiktning bör ske. Vid besiktning och åtgärdsarbeten är säkerheten mycket viktig. Arbete får endast ske i tomma hallar. Obrukbar utrustning måste tydligt märkas upp och spärras av i väntan på åtgärd. Reparationer Leverantören skall kunna genomföra reparationer av utrustning, dels i samband med respektive besiktningstillfälle (akuta samt enklare åtgärder) och dels i efterhand efter överenskommen offert. Vid beställning av besiktningen ska alltid beställaren och leverantören avtala vad som gäller för eventuella reparationer. Beställaren äger själv rätten att avgöra om de vill anlita besiktningsleverantören till reparationen eller om man vill utföra åtgärderna själv. För åtgärder upp till 5 000 kronor ska leverantören kunna genomföra reparationen i samband med besiktningstillfället, detta ska dock stämmas av med beställande enhets kontaktperson vid beställningen av besiktningen. Mindre åtgärder som utförts under besiktningen anges i protokollet. När åtgärderna överstiger en kostnad av 5 000 kronor skall offert lämnas inför varje sådant reparationsuppdrag. Efter godkännande av beställaren skall bristerna åtgärdas. Material Material och reservdelar skall vara CE-märkta. Rivning/demontering Material som demonterats eller rivits skall borttransporteras på leverantörens bekostnad. Städning och renhållning Materialrester och skräp skall städas bort efter utfört arbete. Leverantören svarar för borttransport av eget avfall till kommunal återvinningscentral eller motsvarande. Leverantören får inte nyttja anläggningens avfallsutrymmen utan beställarens godkännande. 3
Utvärdering Kvalificering För att anbudsgivare skall kvalificeras till utvärdering krävs att samtliga ställda krav är uppfyllda. Dessa är dels krav på leverantören och dels krav på efterfrågad produkt/tjänst. Anbudspris Pris skall lämnas per objekt och utvärderas genom summering av alla objekt avseende årlig säkerhetskontroll/besiktning. Priserna skall vara inklusive samtliga kostnader (försäkringar, resor, traktamenten, ställningar och dylikt). Samtliga objekt skall offereras för att anbudet skall vara fullständigt. Övriga arbeten För övriga arbeten som inte ingår i säkerhetskontrollen/översynen skall timarvode anges. Det offererade timpriset ska avse effektiv arbetstid. Priserna som anbudsgivarna anger ska vara inklusive samtliga kostnader (försäkringar, resor, traktamenten, ställningar och dylikt). 50 timmar ligger till grund för utvärderingen av priset på övriga arbeten. Pris på material och reservdelar (utvärderas inte) Fast rabatt skall offereras på material och reservdelar. Anbudsgivaren ska ange rabatt i procent på leverantörens övriga prislista. Detta utvärderas inte. Totalpris Priser skall lämnas i Bilaga 1 Objektlista i SEK exklusive moms. Totalpriset som utvärderas är den summerade kostnaden för samtliga objekt från Bilaga 1 samt kostnaden för övriga arbeten. Utvärdering Bland de anbud som kvalificerar sig till utvärdering kommer anbud med lägsta pris att antas. 4
Kommersiella villkor/avtalsvillkor Avtalsparter Avtal har träffats mellan Ronneby kommun, nedan benämnd Beställaren och XXX, nedan benämnd Leverantören. Avtalstid Avtalet gäller från och med 2015-07-01 2018-06-30. Avtalstiden kan förlängas med oförändrade villkor med ett år. Eventuell förlängning ska ske skriftligen på initiativ av Beställaren. Beslut om förlängning ska fattas senast tre månader före utgången av avtalstiden. I annat fall upphör avtalet att gälla vid avtalstidens slut utan föregående uppsägning. Avtalad tjänst Upphandlingen avser årlig säkerhetskontroll och översyn av sport- och gymnastikanläggningar samt service- och reparationsarbeten. I samband med besiktning skall eventuella reparationsbehov åtgärdas. Ytterligare tjänster till avtalet villkor Beställaren har möjlighet att avropa ytterligare tjänster till avtalets villkor. Avtalshandlingarnas inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. För det fallet att de visar sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning: 1. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till avtalet inklusive bilagor 2. Avtalet inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlaget inklusive kompletteringar och förtydliganden 4. Leverantörens anbud inklusive bilagor samt eventuella förtydliganden Ersättningsform Ersättning utgår med fast arvode per år och anläggning för säkerhetskontrollen. För övriga arbeten utgår ersättning enligt offererat timpris. Prisjustering Priserna enligt detta avtal är fasta minst ett år från avtalets ikraftträdande. Därefter kan prisjustering ske en gång per år. Prisjustering skall, av leverantören, aviseras skriftligt minst två månader före ikraftträdandet. Begärda prisjusteringar kan endast tas ut efter godkännande av Beställaren. Kan överenskommelse om prisjustering inte träffas, äger båda parter rätt att frånträda avtalet i sin helhet med tre månaders varsel. Under uppsägningstiden gäller senast avtalat pris. Betalning Ersättningen innefattar samtliga kostnader som kan föranledas av avtalet. Samtliga priser ska anges netto exklusive moms och på fakturor ska momsandelen anges separat. Fakturerings-, administrationsavgift eller motsvarande avgift får inte debiteras. Samlingsfaktura accepteras inte. Betalning för korrekt mottagen och godkänd faktura erläggs efter 30 dagar. Elektroniska fakturor Leverantören ska tillhandahålla elektroniska fakturor i följande format: fulltextfaktura enligt SFTIstandard, Svefaktura eller faktura i PDF-format. 5
Fakturaadress Ronneby kommun Fakturaskanning 372 80 Ronneby Referensnummer och namn på beställaren ska alltid anges på fakturan. Dröjsmål med betalning Dröjsmålsränta regleras enligt räntelagen (1975:635). För felaktigt adresserade fakturor betalas inte dröjsmålsränta. Leverans Produkterna skall levereras fritt till av Beställaren anvisad plats (DDP Incoterms 2010). Emballagekostnader och eventuella lasttillbehör skall ingå. Även återtagning och borttransport av lasttillbehör såsom lastpallar, engångspallar och dylikt ska ingå. Återtagning skall ske senast två veckor efter leveranstillfället. Uppförandekod Produkter och tjänster som levereras till Beställaren ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med Beställarens uppförandekod. Arbets- och anställningsvillkor Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om Leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för Leverantörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som Leverantören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av Beställaren ska Leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle Leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger Beställaren rätt att häva avtalet om bristen är väsentlig. Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter Leverantören äger inte rätt att överlåta avtalet till annan leverantör. Vid en bolagsöverlåtelse kan avtalet komma att övertas av den nya ägaren om Beställaren skriftligen godkänner detta. Underleverantör Leverantören svarar för underleverantörs arbete och personal såsom för sig själv. Leverantören ska ansvara för uppdrag till underleverantör på ett sådant sätt att kunden inte på något sätt påverkas. Ansvar vid fel eller brister Leverantören är skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver, på egen bekostnad, avhjälpa fel eller brister i tillhandahållna produkter/tjänster, som består i att produkten/tjänsten inte uppfyller avtalad specifikation eller funktionalitet eller inte kan anses vara ägnad för sitt särskilda ändamål. Leverantörens ansvar omfattar inte fel eller brist i produkten/tjänsten som beror på Beställaren. Garanti Garantitid ska vara ett år räknat från den dag respektive arbete blivit besiktigat samt två år på materialoch fabrikationsfel. 6
Ansvarsförsäkring Leverantören ska ansvara för alla skador som han eller annan för vilken han svarar, vållar Beställaren eller tredje man vid utförandet av sitt uppdrag. Leverantören ska teckna erforderliga försäkringar och ansvara för att rätt försäkringsskydd finns för samtliga skador som kan uppkomma i samband med åtagandet så att inga ersättningsanspråk kan riktas mot Beställaren. Leverantören ska ha allriskförsäkring samt ansvarsförsäkring vilka ska kunna uppvisas på Beställarens uppmaning. Hävning Om ena parten inte uppfyller sina åtagande enligt detta avtal, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande skall motparten tillskrivas. Om ena parten därefter på väsentliga punkter inte uppfyller avtalet, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande, äger parten rätt att häva avtalet. Om Leverantören eller eventuell underleverantör under avtalstiden ej uppfyller sina åtaganden vad gäller skatter och sociala avgifter kan avtalet hävas med omedelbar verkan. Detta gäller även om Leverantören under avtalstiden gör sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning eller döms för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Även Leverantörs konkurs eller likvidation utgör hävningsgrund. Hävning av avtalet ska ske skriftligt. Tvist Tvist angående tolkning av avtalet eller varje annat rättsförhållande som uppkommer i avtalsrelationen ska, om inte förhandlingar leder till en överenskommelse, lösas av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Under tiden fram till ett avgörande av en eventuell tvist tillämpas gällande avtal enligt Beställarens tolkning. 7