EMC Documentum TaskSpace

EMC Documentum TaskSpace Version 6.5 SP 1 Användarhandbok Artikelnummer 300-008-169 A01 EMC Corporation Bolagets huvudkontor: Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.emc.com

Copyright 2008 EMC Corporation. Med ensamrätt. Utgiven i december 2008 EMC anser att informationen i den här publikationen var korrekt när den publicerades. Informationen kan ändras utan föregående meddelande. INFORMATION I DEN HÄR PUBLIKATIONEN TILLHANDAHÅLLS I BEFINTLIGT SKICK. EMC CORPORATION LÄMNAR INGA UTFÄSTELSER ELLER GARANTIER AVSEENDE INFORMATIONEN I DEN HÄR PUBLIKATIONEN, OCH AVSÄGER SIG SÄRSKILT UNDERFÖRSTÅDDA GARANTIER GÄLLANDE SÄLJBARHET ELLER LÄMPLIGHET FÖR ETT VISST SYFTE. Användning, kopiering och distribuering av EMC-program som beskrivs i den här publiceringen kräver en gällande programvarulicens. Uppdaterade listor av EMC-produktnamn finns i EMC Corporation Trademarks på EMC.com. Alla andra varumärken som används här tillhör sina respektive ägare.

Innehållsförteckning Förord... 7 Kapitel 1 Introduktion till TaskSpace... 9 TaskSpace, översikt... 9 TaskSpace-användare... 11 Starta användargränssnittet... 11 Flikar i TaskSpace... 14 Mappflik... 14 Uppgiftslisteflik... 15 Fliken Sök... 15 Processflik... 15 Fliken Köhantering... 15 Fliken Administration... 16 Fliken Konfiguration... 16 Listflik för processinstans... 16 Kontrollpanelflik... 16 Fliken Öppna poster... 16 Ange inställningar... 17 Konfigurera automatisk hämtning av den nya uppgiften... 18 Ta bort sparad inloggningsinformation... 19 Konfigurera bekräftelsemeddelanden... 19 Konfigurera versionstilldelning... 20 Konfigurera återanvändning av popup-fönster... 20 Konfigurera förhandsgranskning av dokument... 20 Konfigurera sammanslagna dokument... 21 Konfigurera sidändring... 21 Avsluta användargränssnittet.... 22 Kapitel 2 Använda en mappflik... 23 Kapitel 3 Hantera uppgifter... 27 Starta en process... 27 Använda en processflik för att starta en process... 27 Söka efter en process och starta den... 28 Söka efter ett objekt och starta en process... 29 Slutföra processinitieringen... 30 Bearbeta uppgifter... 31 Söka efter uppgifter... 31 Bearbeta en uppgift... 32 Ange arbetsflödestillgänglighet... 33 Kapitel 4 Använda fliken Sök... 35 Söka efter information... 35 Använda en sökresultatuppsättning... 36 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 3

Innehållsförteckning Arbeta med dokument... 37 Visa dokument från en sökresultatuppsättning... 37 Ändra dokument i en sökresultatuppsättning... 38 Slå samman flera dokument... 39 Ändra sidordning... 40 Radera sidor... 42 Infoga sidor... 43 Extrahera sidor... 45 Exportera dokument från en sökresultatuppsättning... 47 Exporterar till CSV från en sökresultatmängd... 47 Visa dokumentversioner från en sökresultatmängd... 48 Ladda upp en fil som en ny version av ett dokument... 49 Visa återgivningar av ett dokument... 50 Importera återgivningar... 51 Radera återgivningar... 52 Exportera en återgivning... 53 Skapa en ny återgivning... 54 Arbeta med mappar... 55 Kapitel 5 Använda fliken Öppna poster... 57 Använda ett dokumentvisningsprogram... 57 Arbeta med mappar och dokument... 58 Snabbmenyåtgärder för undermappar... 60 Snabbmenyåtgärder för dokument... 61 Åtgärdsknappar för dokument... 63 Fler åtgärder... 63 Skapa mappar... 64 Importera mappar och dokument... 65 Ytterligare importfunktioner... 66 Översikt över PDF-noteringar... 66 Lägga till kommentarer i ett PDF-dokument... 67 Visa kommentarer i ett PDF-dokument... 67 Arbeta med uppgiftsaktiviteter... 68 Stänga alla öppna poster... 68 Kapitel 6 Använda URL-länkar för e-post... 71 Använda e-post som länkalternativ i TaskSpace... 71 Webbläsarkrav för alternativet E-posta länk... 71 Skicka TaskSpaces URL-länkar via e-post... 72 Öppna TaskSpace-dokument och -mappar från e-post... 72 Kapitel 7 Använda samarbetsfunktioner... 75 Diskussioner... 75 Aktivera diskussioner... 75 Visa, lägga till och redigera kommentarer... 76 Ta bort kommentarer... 78 Kalendrar... 78 Skapa kalendrar... 78 Visa kalendrar... 80 Skapaochändrakalenderhändelser... 80 Rum... 84 Ordlista... 85 4 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Innehållsförteckning Bildlista Figur 1. TaskSpace-flikfältet... 14 Figur 2. Sidan Inställningar... 18 Figur 3. Ett exempel på en mappflik i TaskSpace... 25 Figur 4. Ett exempel på en uppgiftslistflik i TaskSpace... 32 Figur 5. Ett exempel på en sökflik i TaskSpace... 36 Figur 6. Ett exempel på mappträdsvisning i TaskSpace... 59 Figur 7. Uppgiftsaktivitetsvisning i TaskSpace... 68 Figur 8. Fliken Öppna poster i TaskSpace... 69 Figur 9. Dialogrutan Diskussion... 77 Figur 10. Dialogrutan Ny kalender... 79 Figur 11. Dialogrutan Ny kalenderhändelse... 81 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 5

Innehållsförteckning Tabelllista Tabell 1. TaskSpace-användare... 11 Tabell 2. URL-variablerna i TaskSpace... 12 Tabell 3. Fält för skapande av kalenderhändelse... 81 Tabell 4. Schemaläggningsalternativ på fliken Upprepning... 82 6 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Förord Den här användarhandboken innehåller information om hur du använder EMC Documentum TaskSpace (med standardinställningarna) till att hantera uppgifter, skapa, hämta, visa och hantera mappar och dokument samt söka efter information. Med TaskSpace utökas funktionaliteten i Documentum WDK. Målgrupp Den här användarhandboken är avsedd för användare av TaskSpace-programvaran enligt beskrivningen i TaskSpace-användare, sida 11. Hela dokumentationen för TaskSpace-programvaran är enligt följande: Versionskommentarerna för Documentum TaskSpace Driftsättningshandboken för Documentum TaskSpace Konfigurationshandbok för Documentum TaskSpace Användarhandboken för Documentum TaskSpace Viktigt-filen för Documentum Image Services Documentum Image Services Deployment Guide Documentum Image Services Development Guide Versionshistorik Följande ändringar har gjorts i det här dokumentet. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 7

Förord Versionshistorik Versionsdatum December 2008 Beskrivning Inledande publicering 8 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Kapitel 1 Introduktion till TaskSpace TaskSpace är en webbaserad klient som huvudsakligen är avsedd för behandling av uppgifter och hämtning av dokument. Den ingår i EMC Documentum TCM-paketet (Transactional Content Management). I följande avsnitt finns en översikt över TaskSpace samt grundläggande information om hur du använder TaskSpace: TaskSpace, översikt, sida 9 TaskSpace-användare, sida 11 Starta användargränssnittet, sida 11 Flikar i TaskSpace, sida 14 Ange inställningar, sida 17 Avsluta användargränssnittet., sida 22 TaskSpace, översikt TaskSpace-programmet är ett mycket konfigurerbart användargränssnitt som är klart att användas och som har optimerats för uppgiftshantering och dokumenthämtning. Användargränssnittet har förbättrats med en integrerad visningsfunktion samt åtkomst till EMC Documentum-databasen och tjänster för innehållshantering via vanliga webbläsare. Några funktioner i TaskSpace: Funktioner för layout för och att skapa formulär med hjälp av EMC Documentum Forms Builder: Det här verktyget är baserat på komponentramverket EMC Documentum Web Development Kit och innehåller funktioner för att utforma användargränssnitt där kunskapsarbetare kan hantera arbetsflöden och affärsprocesser samt hämta dokument. Administration: Administratörer kan hantera TaskSpace-komponenter, anpassa roller för användare samt tilldela program och använda säkerhet för dokument och mappar. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 9

Introduktion till TaskSpace Integrering med Business Process Management: EMC Documentum Process-programpaketet innehåller funktioner för att definiera, utföra, övervaka och optimera affärsprocesser oavsett organisation, system och program. Dokumentvisning: Användarna kan visa dokument och bilder i ett dokumentvisningsprogram, t.ex. Adobe Acrobat Reader, Documentum PDF Annotation Services (PAS), Daeja ViewOne Pro, IGC Brava! och High Fidelity Forms. Användarna kan kommentera dokument och andra bilder i PAS, Daeja ViewOne Pro och IGC Brava!. Informationshämtning: Data och dokument kan extraheras för att få åtkomst till och bearbeta kundbegäran. Informationkanhämtas med hjälp av metadatasökfunktioner eller genom att söka i mappar och kategorier i databasen. Så här använder du TaskSpace: Följande procedur ger en snabb översikt över hur du använder TaskSpace och var du hittar information i den här användarhandboken: 1. Logga in på TaskSpace. Det finns instruktioner i Starta användargränssnittet, sida 11. Vilken del av TaskSpace som visas först beror på hur rollen har konfigurerats (all information om hur du konfigurerar användarroller finns i konfigurationsguiden för Documentum TaskSpace): Om din roll är administrativ kan det hända att alla flikar och fält visas i TaskSpace. Annars kan du bara se de flikar och fält i TaskSpace som tillhör dina tilldelade uppgifter. 2. Om din roll är administrativ kan det hända att du måste utföra olika administrativa åtgärder, som att konfigurera TaskSpace, hantera användare och roller samt uppgiftsköer. Anvisningar om detta finns i konfigurationsguiden för Documentum TaskSpace. 3. Om du har tilldelats uppgifter måste du starta en process och sedan slutföra uppgifterna. Anvisningar finns i Kapitel 3, Hantera uppgifter. 4. Medan du hanterar uppgifter, eller förutom att hantera uppgifter, kan det hända att du måste skapa mappar eller dokument. Anvisningar för hur du skapar mappar finns i Skapa mappar, sida 64. 5. När mappar och dokument har skapats kan du utföra följande åtgärder: Du kan söka efter mappar, dokument eller kunder. Det finns instruktioner i Kapitel 4, Använda fliken Sök. Du kan utföra hanteringsåtgärder för mappar och dokument, som att flytta dokument och redigera dokument i deras ursprungliga program. Anvisningar finns i Kapitel 2, Använda en mappflik och Arbeta med mappar och dokument, sida 58. 10 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Introduktion till TaskSpace Du kan utföra hanteringsåtgärder för dokument och sidor i visningsprogrammet, som att navigera, anteckna, skriva ut och exportera. Anvisningar finns i Använda ett dokumentvisningsprogram, sida 57. 6. Om du använder samarbetsfunktioner kan du utföra följande åtgärder: Du kanvisaochlägga till kommentarer om dokument och mappar. Anvisningar finns i Diskussioner, sida 75. Du kan visa kalendrar samt visa och lägga till kalenderhändelser. Anvisningar finns i Kalendrar, sida 78. Du kan visa rum. Anvisningar finns i Rum, sida 84. Kommentar: Samarbetsfunktioner är bara tillgängliga när Documentum Collaboration Edition (DCE) är aktiverat. För DCE krävs en separat licens, och det aktiveras via Licensing Configuration i Documentum Administrator. TaskSpace-användare I det här avsnittet beskrivs några vanliga TaskSpace-användare. Tabell 1. TaskSpace-användare Användare Programdesigners Utvecklare Administratörer Användare Beskrivning Användare som har utbildats i att konfigurera systemet men som inte behöver ha erfarenhet av Java-kodning. Användare som är ansvariga för utveckling och underhåll av dokumentskanningsprogram på Documentum-plattformen. Användare som är ansvariga för administration och underhåll av TaskSpace-programmet. Alla slutanvändare, inklusive kundtjänstrepresentanter, uppgiftshanterare och processägare. Starta användargränssnittet Starta användargränssnittet och logga in 1. Öppna en webbläsare som kan användas. En lista över vilka webbläsare som kan användas finns i versionskommentarerna för Documentum TaskSpace. 2. Gå till TaskSpace-användargränssnittet på följande URL-adress: http:// server_name: port_number/ deployment_name?appname= app_name Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 11

Introduktion till TaskSpace Tabell 2, sida 12 innehåller en beskrivning av alla variabler i URL-adressen: Tabell 2. URL-variablerna i TaskSpace URL-variabel server_name port_number deployment_name app_name Förklaring Namnet på den datorsomtaskspaceärinstalleratpå. Den port som programservern använder till att lyssna efter anslutningar. Den virtuella mapp som skapas vid installationen. Namnet på TaskSpace-programmet. Kommentar: Om du öppnar TaskSpace-användargränssnittet för första gången utelämnar du frågetecknet och allt efter det. Inloggningssidan visas. 3. Välj en databas och ange ditt inloggningsnamn och lösenord på inloggningssidan för TaskSpace. 4. Markera rutan Kom ihåg min inloggningsinformation om du vill att dina uppgifter ska sparas. Tips: Efter att du har loggat in kan du visa eller ta bort din sparade inloggningsinformation genom att klicka på Inställningar. 5. Om du vill ange en Microsoft Windows NT-domän klickar du på Fler alternativ och anger domänen. 6. Om du vill välja språk i TaskSpace-användargränssnittet klickar du på Fler alternativ och väljer ett språk. 12 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Introduktion till TaskSpace 7. Om du vill ansluta till databasen med en viss server klickar du på Fler alternativoch väljer servern i listrutan Server. Standardvärdet är Valfri server som körs. 8. Om du vill använda hjälpmedelsfunktionerna ska du klicka på Fler alternativoch markera Extra hjälpmedelsalternativ. I hjälpmedelsläget finns linjär navigation, fliknavigation, listor istället för menyer och ytterligare beskrivande text. 9. Om du vill byta lösenord gör du följande: Obs! Om LDAP används i företaget går det inte att ändra lösenordet på TaskSpace-inloggningssidan. Kontakta systemadministratören för att få hjälp med att byta lösenord. a. Klicka på Fler alternativ. b. Klicka på Ändra lösenord. c. Skriv aktuellt lösenord och nytt lösenord. d. Klicka på Använd. 10. Klicka på Inloggning. TaskSpace-programmet bestämmer rollmedlemskapet för ditt användarkonto och fastställer vilka av rollerna som har konfigurerats för användning TaskSpaces användargränssnitt. Om ditt inloggningskonto är medlem i endast en roll öppnas TaskSpace-användargränssnittet. Vilka delar som är tillgängliga i gränssnittet beror på din roll. Om ditt inloggningskonto är medlem i flera roller ombeds du välja en roll. Om ditt konto är medlem i en roll som i sin tur är medlem i en annan roll visas även den ärvda rollen i listan, om den har konfigurerats för användning i TaskSpace-användargränssnittet. 11. Välj en roll om du blir ombedd och klicka på Välj. TaskSpace-användargränssnittet visas. Vilka delar som är tillgängliga beror på vilken roll du har valt. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 13

Introduktion till TaskSpace Kommentar: När du har loggat in kan du växla till en annan roll genom att välja den i listrutan i det övre fältet. Gränssnittet anpassas till den nya rollen. Flikar i TaskSpace Funktionerna i TaskSpace är fördelade på olika flikar. Det finns en rad längst ned på varje flik. Raden längst ned kan innehålla en eller flera knappar som du kan använda till att utföra olika åtgärder, beroende på sammanhang och vilka behörigheter du har. Det finns en övre rad även i TaskSpace-gränssnittet. På den övre raden finns en flikrad, ett sökområde, en rollvalslista, knappen Inställningar, knappen Logga ut, en hjälpknapp ocheninformationsknapp. I flikfältet kan du navigera bland flikarna i TaskSpace. Vilka flikar som är tillgängliga beror på dina behörigheter. Följande flikar är tillgängliga i TaskSpace: Mappflik, sida 14 Uppgiftslisteflik, sida 15 Fliken Sök, sida 15 Processflik, sida 15 Fliken Köhantering, sida 15 Fliken Administration, sida 16 Fliken Konfiguration, sida 16 Listflik för processinstans, sida 16 Kontrollpanelflik, sida 16 Fliken Öppna poster, sida 16 Figur 1. TaskSpace-flikfältet Mappflik Med hjälp av en mappflik kan användare söka efter och visa mappar och dokument. Den kan även användas till att söka efter och starta processer. Mer information finns i Kapitel 2, Använda en mappflik. 14 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Introduktion till TaskSpace Uppgiftslisteflik Uppgiftslisteflikar kan visas som en lista eller en läsare, beroende på din roll. Om din roll endast tillåter kövisning innehåller uppgiftslistefliken en lista över uppgifter som kopplats till den kön. Om din roll tillåter visning av mer än en kö finns det en trädvy över köer på uppgiftslistefliken, och en lista över de uppgifter som har kopplats till den valda kön. Mer information finns i Kapitel 3, Hantera uppgifter. Fliken Sök På sökfliken finns det ett fält som används till att ange sökvillkor och ett bläddringsbart fält där sökresultaten visas. Beroende på vilka behörigheter du har kan du söka efter dokument, mappar, dokument inom mappar, uppgifter, köer och processer. Utifrån det du väljer att söka efter avgörs vilka villkor som ska anges och resultatens kolumnrubriker. Du kan välja att visa eller dölja kolumner. Mer information finns i Kapitel 4, Använda fliken Sök. Processflik På processflikar visas alla processer som är tillgängliga för den inloggade användaren, som den inloggade användaren sedan kan använda till att starta processer. Mer information finns i Starta en process, sida 27. Fliken Köhantering Beroende på din rollkonfiguration kan du eventuellt se fliken Köhantering. På den här fliken kan du tilldela en användare till en kö, konfigurera användarens kunskapsuppsättning, återanvisa arbete från en användare till en annan, ändra prioriteringar för arbetsposter i en kö, ändra kraven på kunskapsuppsättningen för en arbetspost eller köra rapporter. På fliken Köhanteringkan du även gruppera köer enligt kategori eller kontrollera om någon kö är eftersläpande. Information om hur du använder fliken Köhanteringfinns i konfigurationsguiden för Documentum TaskSpace. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 15

Introduktion till TaskSpace Fliken Administration Beroende på din rolls konfiguration har du eventuellt åtkomst till fliken Administration. På den här fliken kan programdesigners hantera användare och roller. Information om hur du använder fliken Administrationfinns i konfigurationsguiden för Documentum TaskSpace. Fliken Konfiguration Beroende på din rolls konfiguration har du eventuellt åtkomst till fliken Konfiguration. På den här fliken kan programdesigners konfigurera vissa poster. Information om hur du använder fliken Konfigurationfinns i konfigurationsguiden för Documentum TaskSpace. Listflik för processinstans Beroende på din rollkonfiguration kan det hända att du kan se listfliken för processinstanser. Med denna flik kan du söka efter processer. Fullständig information om hur du använder listfliken för processinstanser finns i konfigurationshandboken för Documentum TaskSpace. Kontrollpanelflik Beroende på din rolls konfiguration har du eventuellt åtkomst till en kontrollpanelflik. På en kontrollpanelflik kan administratören övervaka databasens processprestanda. Fullständig information om hur du använder en kontrollpanelflik finns i konfigurationshandboken för Documentum TaskSpace. Fliken Öppna poster På fliken Öppna poster visas alla poster som är öppna eller har startats i TaskSpace, inklusive visning av dokument och uppgifter som slutförs. Mer information finns i Kapitel 5, Använda fliken Öppna poster. 16 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Introduktion till TaskSpace Ange inställningar På sidan Inställningar kan du hantera följande användarinställningar: Konfigurera automatisk hämtning av den nya uppgiften, sida 18 Ta bort sparad inloggningsinformation, sida 19 Konfigurera bekräftelsemeddelanden, sida 19 Konfigurera versionstilldelning, sida 20 Konfigurera återanvändning av popup-fönster, sida 20 Konfigurera förhandsgranskning av dokument, sida 20 Konfigurera sammanslagna dokument, sida 21 Konfigurera sidändring, sida 21 Om du vill visa sidan Inställningar klickar du på Inställningar på den övre raden i TaskSpace-användargränssnittet, bredvid knappen Logga ut. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 17

Introduktion till TaskSpace Figur 2. Sidan Inställningar Inställningarna på sidan Inställningar sparas i webbläsarens cookies. De gäller därför i alla TaskSpace-program och för alla användare som använder samma webbläsare på en viss dator. Konfigurera automatisk hämtning av den nya uppgiften När du har slutfört en uppgift kan du som standard välja vilken uppgift du vill fortsätta med. När den här inställningen aktiveras tilldelas nästa uppgift i din uppgiftskö automatiskt till dig efter att en tilldelad uppgift har slutförts. 18 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Introduktion till TaskSpace Så här anger du inställningen: 1. Aktivera/avaktivera inställningen genom att klicka på kryssrutan bredvid Hämta nästa uppgift automatiskt på sidan Inställningar. Inställningen är aktiverad om rutan är markerad. Inställningen är avaktiverad om är avmarkerad. 2. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Ta bort sparad inloggningsinformation Om du har valt att spara inloggningsinformation på inloggningssidan i TaskSpace (med alternativet Kom ihåg min inloggningsinformation) kan du ta bort den på sidan Inställningar. Så här anger du inställningen: 1. Klicka på Ta bort bredvid den sparade inloggningsinformationen på sidan Inställningar. Sidan Ta bort inloggningsinformation visas, där du får bekräfta att du vill ta bort den sparade inloggningsinformationen. 2. Klicka på OK. Den sparade inloggningsinformationen tas bort och sidan Inställningar visas igen. 3. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera bekräftelsemeddelanden När du försöker ta bort en post från fliken Konfiguration i TaskSpace visas som standard ett bekräftelsemeddelande. Här kan du ange att bekräftelsesidan inte ska visas: Visa inte detta meddelande igen. Om du vill visa någon av dessa bekräftelsesidor på nytt gör du det på sidan Inställningar. Så här anger du inställningen: 1. Markera de poster för vilka du vill konfigurera meddelanden under Bekräftelsemeddelanden på sidan Inställningar. Posterna som du kan välja mellan motsvarar noderna på fliken Konfiguration: Komponent/-er, Process/-er, Flik/-ar, Roll/-er, Kontrollpanel/-er och Åtgärd/-er. 2. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 19

Introduktion till TaskSpace Konfigurera versionstilldelning När du ändrar innehåller i ett dokument och checkar in det igen tilldelar TaskSpace ett nytt versionsnummer till dokumentet. Du kan ange om du vill göra den versionen till en högre eller lägre version. Om det aktuella dokumentet exempelvis är version 1.4 blir nästa lägre version 1.5 och nästa högre version blir 2.0. Så här anger du inställningen: 1. På sidan Inställningar under Uppdatering av dokumentinnehåll är två alternativ tillgängliga. 2. Välj ett alternativ: Om du vill ange det incheckade dokumentet som en lägre version väljer du Lägre version. Om du vill ange det incheckade dokumentet som en högre version väljer du Högre version. 3. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera återanvändning av popup-fönster Administratören kan ha konfigurerat dokumentvyn så att dokumentet som öppnas visas i ett separat fönster (ett popup-fönster). Du kan ange om popup-fönstren ska användas på nytt för de följande dokumenten. Så här anger du inställningen: 1. Du kan välja mellan två alternativ under Fönsterhantering på sidan Inställningar. 2. Välj ett alternativ: Om du vill återanvända ett popup-fönster markerar du Läs in dokumentet i det öppna fönstret. Innehållet i fönstret byts ut. Om du vill visa ett nytt popup-fönster varje gång markerar du Läs in dokumentet i ett nytt fönster. 3. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera förhandsgranskning av dokument I en mappvy med dokumentförhandsgranskning kan dokumentet visas infogat eller i ett popup-fönster, beroende på inställningarna. 20 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Introduktion till TaskSpace Så här anger du inställningen: 1. Väl ett av följande alternativ under Förhandsgranskning av dokument på sidan Inställningar: Visa dokumentet infogat Visa dokumentet i ett popup-fönster Om du väljer att visa dokumentet i ett popup-fönster visas ytterligare alternativ. 2. Om du väljer att visa dokumentet i ett popup-fönster kan du ändra popup-fönstrets inställningar efter behov: Om du villangepopup-fönstrets storlek anger du värden (bildpunkter) i rutorna Bredd och Höjd. Om du vill ange var popup-fönstret ska placeras på skärmen väljer du Överst till vänster, Översttillhöger, Centrerat, Nederst till vänster, Nederst till höger eller Exakt position ilistrutan. Om du väljer Exakt position för att ytterligare justera fönstrets placering på bildskärmen måste du ange antalet bildpunkter i rutorna X och Y. 3. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera sammanslagna dokument När du har slagit samman två dokument visas som standard en bekräftelsedialogruta. Om du markerar denna ruta kan systemet slutföra sammanslagningen utan ytterligare bekräftelse. Om du lämnar rutan avmarkerad kommer bekräftelsedialogrutan fortsätta att visas. Så här anger du inställningen: 1. På sidan Inställningar markerar du kryssrutan bredvid Standarddata för bekräftelse av sammanslagna dokument för att aktivera eller avaktivera inställningen. Inställningen är aktiverad om rutan är markerad. Inställningen är avaktiverad omäravmarkerad. 2. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera sidändring När du gör sidändringar i ett dokument visas som standard en bekräftelsedialogruta. Om du markerar en av dessa rutor kan systemet slutföra den specifika typen av sidändringar utan ytterligare bekräftelse. Om du lämnar dem avmarkerade kommer bekräftelsedialogrutor fortsätta att visas. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 21

Introduktion till TaskSpace Så här anger du inställningen: 1. På sidan Inställningar markerar du kryssrutorna bredvid de fyra alternativen i Sidändring för att aktivera eller avaktivera inställningen. Om en kryssruta har en bockmarkering i sig är inställningen aktiverad. Om en ruta är tom är inställningen avaktiverad. 2. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Avsluta användargränssnittet. I följande procedur beskrivs hur du loggar ut från TaskSpace och avslutar användargränssnittet. Så här loggar du ut från TaskSpace: 1. Se till att allt arbete du har gjort i TaskSpace har slutförts och att ändringarna har sparats, om det behövs. 2. Klicka på Logga ut i fältet överst i användargränssnittet. En TaskSpace-sida visas, vilket innebär att du är utloggad. 22 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Kapitel 2 Använda en mappflik Mappflikens exakta namn och funktioner beror på hur fliken har konfigurerats av systemadministratören eller programdesignern. Huvudfunktionen för mappfliken är att du kan arbeta på samma sätt som med mappar i mappvyn på fliken Öppna poster (se Arbeta med mappar och dokument, sida 58 för information om de grundläggande funktionerna i mappvyn). Mappfliken har konfigurerats så att en viss plats för mappar öppnas som standard. Vilka typer av poster som visas beror på konfigurationsinställningarna för mappfliken. Förutom mappar och dokument kan eventuellt även processer visas, som du i så fall kan visa, välja och starta från mappfliken. Information om hur du startar en process finns i Starta en process, sida 27. Beroende på konfigurationsinställningar och licensiering kan du också komma åt samarbetsfunktioner på en mappflik. Mer detaljerad information finns i Kapitel 7, Använda samarbetsfunktioner. En mappflik kan även innehålla åtgärdsknappar. Vilka särskilda åtgärdsknappar som är tillgängliga för dig beror på de särskilda konfigurationsinställningar som har gjorts för din flik, följande kan dock ingå: Importera öppnar en sida för filimport där du kan välja ett eller flera dokument som ska importeras till den valda mappen. Det går endast att importera dokument till en mapp. Information om hur du importerar mappar eller dokument finns i Importera mappar och dokument, sida65. Ny mapp - skapa en mapp i den valda mappen. Det går endast att välja en mapp för att skapa en ny mapp. Anvisningar för hur du skapar mappar finns i Skapa mappar, sida 64. Redigera används till att redigera dokument i det program som de skapades och sedan spara ändringarna i databasen. Ett Microsoft Word-dokument kommer alltså att hämtas och öppnas i Microsoft Word. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt som ett redigerbart formulär och låser det. Om du väljer ett formulär med hög återgivning visar TaskSpace det i en speciell dokumentvy (DefaultHiFiDocView) som bara innehåller visningsprogrammet, i redigerbart läge, men låser det inte. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 23

Använda en mappflik Öppna öppnar dokumentet i skrivskyddat läge i dokumentvisningsprogrammet eller i redigeringsläge om användaren har nödvändig behörighet. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt med standarddokumentvyn och låser det inte. Om du väljer ett formulär med hög återgivning visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt med standarddokumentvyn och låser det inte. Visa öppnar dokumentet i skrivskyddat läge i dokumentvisningsprogrammet eller i ett popup-fönster. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt som ett skrivskyddat formulär och låser det inte. Om du väljer ett formulär med hög återgivning visar TaskSpace det i en speciell dokumentvy (DefaultHiFiDocView) som bara innehåller visningsprogrammet, i redigerbart läge, men låser det inte. Ett dokument kan visas i ett internt fönster eller ett popup-fönster (beroende på konfiguration för din särskilda flik) genom att bara välja det. Använd höger eller vänster pilknapp för att utvidga eller förminska visningen av dokumentet. Följande bild visar ett exempel på en mappflik: 24 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Använda en mappflik Figur 3. Ett exempel på en mappflik i TaskSpace Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 25

Använda en mappflik 26 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Kapitel 3 Hantera uppgifter Om processmallar har skapats och installerats i Documentum BPM (Business Process Manager) för databasen och implementerats i TaskSpace-programmet kanske du måste hantera uppgifter. Processer kan initieras på olika sätt. När en process har startats kan du få åtkomst till associerade uppgifter på en uppgifts- eller uppgiftslisteflik. Uppgiftsaktiviteter visas sedan på fliken Öppna poster. Starta en process, sida 27 Bearbeta uppgifter, sida 31 Ange arbetsflödestillgänglighet, sida 33 Starta en process Beroende på TaskSpace-programmets konfiguration kan du initiera processer på följande sätt: Använd en processflik när du vill söka efter en process och starta den. Anvisningar finns i Använda en processflik för att starta en process, sida 27. Använd en mapp eller sökflik när du vill söka efter en process och starta den. Anvisningar finns i Sökaefterenprocessochstartaden,sida28. Använd en mall eller sökflik när du vill söka efter ett objekt och starta en process så att du kan hantera dess objekt. Anvisningar finns i Söka efter ett objekt och starta en process, sida 29. Använda en processflik för att starta en process Du kan eventuellt starta en process från en processflik. På en processflik finns en lista över installerade processer. I listan anges versionen för och ägaren till respektive process. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 27

Hantera uppgifter Så här startar du en process: 1. Öppna en processflik i TaskSpace. (Flikens exakta namn beror på konfigurationen.) På processfliken visas alla processer som finns installerade i databasen. 2. Markera en process och klicka på Starta process. Vilken sida som därefter visas varierar beroende på konfigurationen. Instruktioner finns i Slutföra processinitieringen, sida 30. Söka efter en process och starta den Du kan eventuellt starta en process från en sök- eller mappflik. Så här startar du en process: 1. Öppna en sök- eller mappflik i TaskSpace. (Flikens exakta namn beror på konfigurationen.) Sök efter eller navigera till den process som du vill starta. 28 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Hantera uppgifter 2. Markera objektet. Högerklicka och välj Starta. Vilken sidasom därefter visas varierar beroende på konfigurationen. Instruktioner finns i Slutföra processinitieringen, sida 30. Söka efter ett objekt och starta en process Du kan eventuellt använda en mapp- eller sökflik när du vill söka efter ett objekt och starta en process för att hantera dess objekt. Så här startar du en process: 1. Öppna en sök- eller mappflik i TaskSpace. (Flikens exakta namn beror på konfigurationen.) Sök efter eller navigera till det objekt som du vill starta en process för. 2. Markera objektet. Högerklicka och välj Starta bilaga. SidanStarta arbetsflöde visas. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 29

Hantera uppgifter 3. Välj en process och klicka på OK. Vilken sida som därefter visas varierar beroende på konfigurationen. Instruktioner finns i Slutföra processinitieringen, sida 30. Slutföra processinitieringen När du startar en process öppnas som standard sidan Starta arbetsflöde: Info med två flikar: 1. Info och 2. Kommentarer. Om processen du har valt däremot har associerats med en startprocessmall från Forms Builder kan sidan som visas vara annorlunda. I det här avsnittet beskrivs hur du slutför processinitieringen på standardsidan Starta arbetsflöde. Så här slutför du processinitieringen: 1. På fliken 1. Info anger du en beskrivning. 2. På fliken 1. Info kan du även klicka på Lägg till om du vill bifoga en fil. a. För att leta rätt på de filer du vill bifoga klickar du på lämplig flik och navigerar sedan till filerna inom denna flik. Du navigerar på flikar som motsvarar databasnoder på samma sätt som i databasnoderna. Markera de filer du vill bifoga. b. Klicka på OK längst ned på sidan. c. När du bifogar en fil som har länkar till andra filer kan du välja att lägga till de länkade filerna genom att markera Lägg automatiskt till länkade objekt. d. Du tar bort en bifogad fil genom att klicka på Radera eller Ta bort. 30 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Hantera uppgifter 3. Klicka på Nästa. Fliken 2. Fliken Kommentarer visas. Klicka på Lägg till kommentarer om du vill lägga till en kommentar. a. På sidan Lägg till kommentar skriver du dina kommentarer i fältet Kommentar. b. Välj de användare du vill att kommentaren ska levereras till: För efterföljande mottagare - med det här alternativet skickas kommentaren till alla återstående användare i arbetsflödet. Endast för nästa mottagare Med det här alternativet skickas kommentaren enbart till de användare som tar emot nästa uppgift i arbetsflödet. c. Klicka på OK. 4. Klicka på Slutför. Processen har startats. Du måste klicka på uppgiftslistefliken om du vill visa och starta uppgifter som har kopplats till processen. Information om hur du bearbetar uppgifter finns i Bearbeta uppgifter, sida 31. Bearbeta uppgifter Att bearbeta uppgifter kan innebära ett flertal aktiviteter på en eller fler flikar i TaskSpace. I det här avsnittet beskrivs ett allmänt sätt att bearbeta en process på. Många faktorer i processen beror på specifika konfigurationsinställningar och designelement, vilket innebär att det här avsnittet kanske inte innehåller information som gäller för din TaskSpace-implementation. Du har vanligtvis åtkomst till uppgifter på uppgiftslistefliken där du kan söka efter eller sortera uppgifter och börja bearbeta uppgifter enligt beskrivningen i följande avsnitt: Söka efter uppgifter, sida 31 Bearbeta en uppgift, sida 32 Söka efter uppgifter På den övre delen av uppgiftslistefliken finns det sökfält som du kan använda till att söka efter uppgifter. Vilka fält som är tillgängliga beror på systemkonfigurationen och kan innehålla funktioner för att söka efter status, prioritet, avsändare samt datum. När du först öppnar fliken kan det hända att aktuella uppgifter som redan tilldelats till dig visas utan att du behöver söka efter dem. Så här söker du efter uppgifter: 1. Öppna en uppgiftslisteflik. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 31

Hantera uppgifter 2. Ange värden i ett eller flera sökfält på flikens övre del. 3. Klicka på Gå till eller Sök. Sökresultaten visas i uppgiftslistan under sökfälten. Följande bild visar ett exempel på en uppgiftslistflik: Figur 4. Ett exempel på en uppgiftslistflik i TaskSpace Bearbeta en uppgift Bearbetning av en uppgift innebär att slutföra associerade aktiviteter, som beror på process- och arbetsflödesutformning. Så här bearbetar du en uppgift: 1. Öppna en uppgiftslisteflik. 2. Om trädvyn visas och du vill använda en annan uppgiftslista än standarduppgiftslistan expanderar du inkorgsnoden och väljer en annan uppgiftslista. 3. Sök vid behov efter en uppgift för att hitta den uppgift som du vill utföra. 32 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Hantera uppgifter 4. Gör något av följande: Klicka på Hämta nästa uppgift. I uppgiftslistan högerklickar du på en vilande uppgift och väljer Visa. Aktivitetssidan för den valda uppgiften visas på fliken Öppna poster. 5. Beroende på konfiguration, rollbaserade behörigheter och element i arbetsflödesutformning kan olika åtgärder vara tillgängliga för hantering och slutförande av vald uppgift, inklusive (men inte begränsat till): Visa och indexera ett dokument Bifoga ett eller flera dokument Ange information eller lägga till kommentarer Skapa en mapp Avslå eller återanvisa uppgiften 6. Slutför uppgiften genom att klicka på Skicka, Vidarebefordraeller Slutför,beroende på vilka knappar som visas. Flera andra åtgärder kan vara tillgängliga (t.ex. bildvisningsåtgärder, anteckningar och export) beroende på konfigurationen och rollens användarbehörigheter. Mer information finns i Kapitel 5, Använda fliken Öppna poster. Beroende på konfigurationsinställningar och licensiering kan du också komma åt samarbetsfunktioner när ett dokument eller en mapp markeras i en bilagelista för en uppgift. Mer detaljerad information finns i Kapitel 7, Använda samarbetsfunktioner. Ange arbetsflödestillgänglighet På uppgiftslisteflikar kan du använda din inkorgsstatus till att ange att du inte är tillgänglig och samt en person att delegera till. Du kan ändra status mellan tillgänglig och ej tillgänglig. Som standard anger din status att du är tillgänglig. Ändra din status till ej tillgänglig Så här ändrar du arbetsflödesstatus till ej tillgänglig: 1. Öppna din inkorg på en uppgiftslisteflik och klicka sedan på länken Jag är tillgänglig överst i området för uppgiftssökning. Sidan Arbetsflödestillgänglighet visas. 2. Markera rutan bredvid Jag är inte tillgänglig för närvarande på sidan Arbetsflödestillgänglighet. 3. Klicka på redigera. Sidan Välj användare visas med en lista över TaskSpace-användare. 4. Markera en annan användare som du dirigerar dina uppgifter till och klicka på OK. Sidan Arbetsflödestillgänglighet visas igen med det valda användarnamnet. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 33

Hantera uppgifter 5. Gå tillbaka till uppgiftslistefliken genom att klicka på OK. Länken visas nu som Jag är för närvarande ej tillgänglig. Ändra din status till tillgänglig igen Så här ändrar du arbetsflödesstatus till tillgänglig: 1. Öppna din inkorg på en uppgiftslisteflik och klicka på länken Jag är för närvarande ej tillgänglig överst i området för uppgiftssökning. Sidan Arbetsflödestillgänglighet visas. 2. Avmarkera alternativet: Jag är inte tillgänglig för närvarande och klicka sedan på OK. Länken visas nu som Jag är tillgänglig på uppgiftslistefliken. 34 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Kapitel 4 Använda fliken Sök Du kan använda sökflikar till att söka efter olika typer av information. Flikens exakta namn beror på systemets konfigurationsinställningar. Söka efter information, sida 35 Använda en sökresultatuppsättning, sida 36 Söka efter information Huvudsyftet med sökfliken är att söka efter olika typer av information som dokument, mappar, processer och uppgifter, beroende på TaskSpace-konfigurationen. Söka efter information med hjälp av en sökflik: 1. Öppna den sökflik som du vill använda. 2. Välj den typ av information du vill söka efter i listrutan Sök efter på sökfliken. En sökkomponent visas med flera fält för sökning beroende på vilken informationstyp som valts. 3. Ange sökvillkor i de tillgängliga sökvillkorsfälten. 4. Klicka på Sök eller tryck på Enter. Sökresultaten visas. Mer information finns i Använda en sökresultatuppsättning, sida 36. Kommentar: Om sökvillkoret innehåller ett procenttecken (%) eller ett understreck (_) måste du infoga ett escape-tecken före dessa tecken. Standardtecknet för escape är ett omvänt snedstreck (\). Detta kan dock ha ändrats under den initiala formulärkonfigurationen och du bör därför kontrollera vilket som är det rätta escape-tecknet med din systemadministratör. Om du vill använda standardtecknet för escape när du söker efter My_File%Documents måste du ange My\_File\%Documents som sökvillkor. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 35

Använda fliken Sök Använda en sökresultatuppsättning I det här avsnittet beskrivs vad du kan göra med en sökresultatuppsättning, till exempel visa dokument eller mappar. Mer information finns i de följande avsnitten: Arbeta med dokument, sida 37 Arbeta med mappar, sida 55 Om du konfigurerade en sökning så att processer returneras kan du även starta processer från sökresultatuppsättningen. Information om hur du startar en process finns i Starta en process, sida 27. Beroende på konfigurationsinställningar och licensiering kan du också komma åt samarbetsfunktioner på en sökflik. Mer detaljerad information finns i Kapitel 7, Använda samarbetsfunktioner. Följande bild visar ett exempel på en sökflik: Figur 5. Ett exempel på en sökflik i TaskSpace 36 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Använda fliken Sök Arbeta med dokument Följande aktiviteter är tillgängliga för dokument i ett sökresultat: Visa dokument från en sökresultatuppsättning, sida 37 Ändra dokument i en sökresultatuppsättning, sida 38 Slå samman flera dokument, sida 39 Ändra sidordning, sida 40 Radera sidor, sida 42 Infoga sidor, sida 43 Extrahera sidor, sida 45 Exportera dokument från en sökresultatuppsättning, sida 47 Exporterar till CSV från en sökresultatmängd, sida 47 Visa dokumentversioner från en sökresultatmängd, sida 48 Ladda upp en fil som en ny version av ett dokument, sida 49 Visa återgivningar av ett dokument, sida 50 Importera återgivningar, sida 51 Radera återgivningar, sida 52 Exportera en återgivning, sida 53 Skapa en ny återgivning, sida 54 Visa dokument från en sökresultatuppsättning Dokument i ett sökresultat kan enkelt visas i ett konfigurerat dokumentvisningsprogram på fliken Öppna poster. Visa ett dokument som visas i en sökresultatuppsättning 1. Markera det dokument i resultatmängden som du vill visa. Högerklicka på dokumentet och välj Öppna eller Visa. Du kan även markera dokumentet och sedan klicka på Öppnaeller Visa. a. Öppna öppnar dokumentet i skrivskyddat läge i dokumentvisningsprogrammet eller i redigeringsläge om användaren har nödvändig behörighet. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt med standarddokumentvyn och låser det inte. Om du väljer ett utskriftsformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt med standarddokumentvyn och låser det inte. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 37

Använda fliken Sök b. Visa öppnar dokumentet i skrivskyddat läge i dokumentvisningsprogrammet eller i ett popup-fönster. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt som ett skrivskyddat formulär och låser det inte. Om du väljer ett utskriftsformulär visar TaskSpace det i en speciell dokumentvy (DefaultHiFiDocView) som bara innehåller visningsprogrammet, i skrivskyddat läge, men låser det inte. 2. Närduärklarmed dokumentet stänger du det genom att klicka på stängningsikonen på fliken Öppna poster. Mer information om hur du visar dokument finns i Använda ett dokumentvisningsprogram, sida 57. Ändra dokument i en sökresultatuppsättning Olika ändringarkan utföras beroendepå dokumenttyp, vilketdokumentvisningsprogram som används och systemkonfigurationen. Ändra ett dokument i sökresultatuppsättningen 1. Markera det dokument i resultatmängden som du vill ändra. Högerklicka på dokumentet och välj Redigera eller Öppna. Du kan även markera dokumentet och sedan klicka på Redigera eller Öppna. a. Öppna öppnar dokumentet i skrivskyddat läge i dokumentvisningsprogrammet eller i redigeringsläge om användaren har nödvändig behörighet. Om dokumentet öppnas i redigeringsläge kan du lägga till och ändra anteckningar samt redigera dokumentets attribut och egenskaper. Ytterligare instruktioner om hur du ändrar dokument i dokumentvisningsprogrammet finns i Använda ett dokumentvisningsprogram, sida 57. b. Redigera öppnar dokumentet i det program som det skapades så att du kan ändra det och sedan spara det i databasen på nytt. Dokumentet checkas ut automatiskt så att andra användare inte kan göra ändringar i det samtidigt. Ett Microsoft Word-dokument kommer alltså att hämtas och öppnas i Microsoft Word. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet i Öppna objekt som ett redigerbart formulär och låser det. Om du väljer ett utskriftsformulär visar TaskSpace det i en speciell dokumentvy (DefaultHiFiDocView) som bara innehåller visningsprogrammet, i redigerbart läge, men låser det inte. 38 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Använda fliken Sök 2. NärduärklarmedändringarnaklickardupåSpara så sparas ändringarna i dokumentet. Slå samman flera dokument Två eller flera TIFF- eller PDF-dokument kan läggas ihop till ett enda dokument. Kommentar: Du måste ha tillåtelse att ange version av dokument, dokumenten får inte vara låsta och granskaren som du använder måste vara kompatibel för att denna funktion ska fungera i TaskSpace. Så här lägger du ihop två eller flera dokument: 1. Välj ett eller flera dokument frå resultatmängden och högerklicka. 2. Välj Lägg ihop dokument. Dokument(en) förhandsvisas på skärmen Dokumentförhandsvisning för sammanslagning och du kan ändra ordningen på dokumenten i det nya dokumentet genom att markera ett dokument och använda pilknapparna för att flytta det uppåt eller nedåt. Dokument kan läggas till eller tas bort från sammanslagningen med hjälp av plus- och minusknapparna. 3. När dokumenten är i rätt ordning klickar du på Lägg ihop. Dialogrutan Lägg ihop dokument visas. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 39

Använda fliken Sök 4. Välj om du vill behålla eller radera originaldokumenten. 5. Välj om du vill använda metadatan från det första dokumentet eller ingen metadata alls. 6. Välj ett namn, dokumenttyp och plats för det nya dokumentet. 7. Lägg till kommentarer om så önskas. 8. Klicka på OK. Kommentar: Om du använder PAS är det här alternativet inte tillgängligt. Om du använder en annan granskare för närvarande, men ditt dokument tidigare kommenterades med PAS, och du väljer att skapa en ny version av dokumentet kommer alla befintliga kommentarer att försvinna. Ändra sidordning Ett dokument kan ändras genom ändra ordningen på en eller flera sidor. Kommentar: Du måste ha tillåtelse att ange version av dokument, dokumenten kan inte låsas och visaren som du använder måste vara kompatibel för att denna funktion ska fungera i TaskSpace. Så här ändrar du sidordningen i ett dokument: 1. Välj ett dokument från resultmängden och högerklicka. 40 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Använda fliken Sök 2. Välj Sidor. Dokumentet visas på skärmen Sidändring, med en lista över dokumentets sidor i det vänstra fältet. 3. Välj lämplig sida eller sidor i det vänstra fältet och använd pilknapparna för att ändra sidordningen. 4. Klicka på Spara. Dialogrutan Sidändring visas. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 41

Använda fliken Sök 5. Välj om du vill skriva över den aktuella versionen eller om du vill skapa en ny version av det dokument som ändras och klicka på OK. Kommentar: Om du använder PAS är det här alternativet inte tillgängligt. Om du använder en annan visare för närvarande, men ditt dokument tidigare kommenterades med PAS, och du väljer att skapa en ny version av dokumentet kommer alla befintliga kommentarer att försvinna. Radera sidor Ett dokument kan ändras genom att radera en eller flera sidor. Kommentar: Du måste ha tillåtelse att ange version av dokument, dokumenten kan inte låsas och visaren som du använder måste vara kompatibel för att denna funktion ska fungera i TaskSpace. Så här raderar du sidor från ett dokument: 1. Från resultatmängen väljer du ett dokument och högerklickar. 2. Välj Sidor. Dokumentet visas på skärmen Sidändring, med en lista över dokumentets sidor i det vänstra fältet. 3. Välj lämplig sida eller sidor som du vill radera i det vänstra fältet. 4. Klicka på Ta bort. Dialogrutan Sidändring visas. 42 Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1

Använda fliken Sök 5. Välj om du vill skriva över den aktuella versionen eller om du vill skapa en ny version av det dokument som ändras. Kommentar: Om du använder PAS är det här alternativet inte tillgängligt. Om du använder en annan visare för närvarande, men ditt dokument tidigare kommenterades med PAS, och du väljer att skapa en ny version av dokumentet kommer alla befintliga kommentarer att försvinna. 6. Lägg till en kommentar om du vill. 7. Klicka på OK. Infoga sidor Ett dokument kan ändras genom att en eller flera sidor infogas. Kommentar: Du måste ha tillåtelse att ange version av dokument, dokumenten kan inte låsas och visaren som du använder måste vara kompatibel för att denna funktion ska fungera i TaskSpace. Så här infogar du en sida i ett dokument: 1. Från resultatmängen väljer du ett dokument och högerklickar. 2. Välj Sidor. Dokumentet visas på skärmen Sidändring, med en lista över dokumentets sidor i det vänstra fältet. Användarhandbok för EMC Documentum TaskSpace version 6.5 SP1 43