Kallelse till ordinarie årsstämma 2008 i Sörskogens samfällighetsförening Onsdagen den 12 mars klockan 19.30 Folkets Hus i Huddinge centrum Årsstämman är beslutande organ för frågor som rör områdets framtid och skötsel. Vill du vara med och bestämma i dessa viktiga frågor har du möjlighet att göra det på mötet. Om du inte kan komma, men ändå vill göra din röst hörd, skriver du under fullmakten och lämnar den till en medlem som ska närvara vid årsstämman. Observera att medlemmar inte kan medföra fler än en (1) fullmakt för annans räkning. Välkomna! Du hittar denna kallelse även på www.sorsam.se Styrelsen för Sörsam
Dagordning vid Sörsams ordinarie årsstämma 12 mars 2008 1. Stämmans öppnande 2. Fråga om stämmans behöriga utlysande 3. Fastställande av dagordning 4. Val av mötesordförande 5. Val av mötessekreterare 6. Val av två justeringsmän/rösträknare 7. Verksamhetsberättelse 3 8. Ekonomisk berättelse 10 9. Revisorernas berättelse 12 10. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet 11. Reglering av fordran på medlemmarna 12. Verksamhetsplan 13 13. Fastställande av styrelsens omfattning 13 14. Ersättning till styrelse och revisorer 14 15. Inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd 2008 14 16. Motioner 15 17. Framställan från styrelsen 16 18. Val av ordförande på två år 17 19. Val av ordinarie ledamöter 17 20. Val av suppleanter 17 21. Val av två revisorer 17 22. Val av två revisorssuppleanter 17 23. Val av valberedning 17 24. Avtackande av avgående ordförande och styrelseledamot 25. Övriga frågor 26. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 27. Stämmans avslutande Bilagor (Finns även på hemsidan) Fullmaktsblankett Uppgifter inför deklarationen Vad används din avgift till? 2 (17)
Verksamhetsberättelse Sörskogens samfällighetsförening 2007 Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening avger härmed följande berättelse för verksamhetsåret 2007. Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Greta Tellström Tagg 147 Vice ordförande Veronica Netscher Tagg 81 Kassör Ulf Zachrisson Bläck 28 Sekreterare Helena Nygren Flug 6 Ledamot Olle Larsson Flug 43 Ledamot Pierre Svanberg Tagg 79 Ledamot Johan Wahlström Bläck 113 Ledamot Roger Östman Flug 38 Suppleant Anders Palm Tagg 65 Suppleant Fredrik Jandér Flug 49 Styrelsen har under året haft 10 protokollförda möten. Revision av samfällighetens räkenskaper och verksamhet har utförts av: Johan Blomgren, Flug 73 och Erik Dahlberg, Tagg 189. Revisorssuppleanter har under året varit: Terje Rydén, Tagg 73 och Lars Hanson, Flug 37 3 (17)
Ansvarsområden Byalagsstugan Bollplan Elavläsning/garage Entreprenad Försäkring Garage Garagebelysning Grannsamverkan Hemsidan Info till medlemmarna Lekparker Miljöstationen Nya medlemmar Nyckel till förråd och stege Pulkaskydd Tak Telefonkatalog för Sörskogen Trafiksäkerhet TV-nät Underhållsplan Arbetsplan för vårstädning Vatten och avlopp Valborg Årsmöte Ulf Zachrisson & Johan Wahlström Olle Larsson Pierre Svanberg Olle Larsson Olle Larsson Roger Östman Lars Elebäck T 69 (ej i styrelsen) Anders Palm Lars Hansson (ej i styrelsen) Helena Nygren Olle Larsson Anders Palm Respektive gaturepresentant/valberedningen Pierre Svanberg & Roger Östman Allan Nyberg F 34 (ej i styrelsen) Roger Östman Ulf Zachrisson Anders Palm Pierre Svanberg & Roger Östman Johan Wahlström & Fredrik Jandér Samtliga Fredrik Jandér Veronica Netscher Samtliga Gaturepresentanter Bläcksvampsvägen (78 st) 1 99 Johan Wahlström 101 127 Johan Wahlström 2 28 Johan Wahlström Flugsvampsvägen (74 st) 1 31 Olle Larsson 37 83 Fredrik Jandér 2 40 Helena Nygren 85 111 Roger Östman Taggsvampsvägen (118 st) 1 23/153 175 Greta Tellström 2 40/177 195 Veronica Netscher 25 93 Anders Palm 95 151 Pierre Svanberg 4 (17)
Medlemmar Antalet medlemmar i föreningen är 270 st. Utdebitering och ekonomi I enlighet med årsstämmans beslut var utdebiteringen under året 7.480 kr. Debitering har skett med 1.870 kr vardera i februari, maj, augusti och november. Förseningsavgift har debiterats med 100 kr vid försenad betalning. Betalningsdisciplinen i föreningen är god. De största utgiftsposterna är underhåll, räntor och amortering på våra lån. I övrigt hänvisas till balans- och resultaträkningen. Information till medlemmarna Informationbladet Hemma i Sörskogen har delats ut till medlemmarna sex gånger under året. Information har också delats ut t ex om städdagarna och Sörskogens A- Ö. Skridskobanan Skadad stolpe vid ingången har riktats och svetsats. Ny ansvarig "ismakare" från 1 januari 2007 är Håkan Bergmark, Tagg 105. Han har avlöst Robert Carlström, Tagg 83, som under lång tid skapade is på bollplanen. Lekplatser Flug: Basketkorgen har fått nytt nät. Bläck: Staket runt gungställningen har reparerats. Vi väntar med övrigt underhåll i avvaktan på beslut om ev. förändring av lekplatsen. Tagg: Reparation av trasig ramp till linbanan. Bortforsling av skadat gammalt pingisbord och murken bord/soffmöbel. Den senare kommer att ersättas med ny möbel till våren 2008. Reparation av skadat staket vid gungställning. Vinter- och sommarunderhåll Vi anlitar Riksbyggen till att klippa våra gräsmattor. De ansvarar även för snöröjning mellan våra garage och gästparkeringar samt de gångvägar som tillhör samfälligheten. De sköter även sandupptagningen vid garagen och gångvägarna. Städdagar och Valborgsmässofirande På årsmötet i mars 2007 aviserades att styrelsen ville ha avlastning med vårstädning och valborgsfirande med Pubkväll som tillsammans är tunga poster att arrangera. Styrelsen gjorde klart att man ville få fler engagerade och ta ansvar för i första hand valborgsfirandet i Sörskogen om denna tradition skulle leva vidare. 5 (17)
Till samtliga medlemmar skickades det ut ett förslag som innebar att området delades i grupper om ca 20-30 fastigheter som då skulle ansvara för arrangemanget kring valborg. En rutinlista upprättades för att underlätta planeringen för gruppen. Ingen motsatte sig förslaget och därmed fick den första gatugruppen Flug 2-40 ta vid. De lyckades mycket bra och en utvärdering har gjorts. Utfallet var positivt. Styrelsen meddelar i god tid respektive grupp när det är dags att börja planera tillsammans med sina grannar. Trafiksäkerhet Hastighetsbegränsningen på 30 km i området har fungerat relativt bra. I samband med storhelger har inte parkeringsplatserna räckt till, så många har tvingats att parkera på gatan. Trots svårigheten med bilar på gatan så verkar det som att de flesta inte bara tänkt på att parkera så nära husen som möjligt utan även tänkt på att undvika dubbelparkering för att inte förhindra framkomligheten för utryckningsfordon. Cykelvägen ner mot Tryffelvägen innan tunneln, har asfalterats i kröken. Den hade eroderat så att det var farligt höga kanter utanför asfalten. Garage Mindre serviceåtgärder har gjorts för några garageportar under året och låssmed har tillkallats vid något enstaka tillfälle. Två fall av skadegörelse, försök till inbrott, skedde på Taggsvampsvägen under sommaren med resultat att låsen för dessa garage behövde bytas ut och att plåtskador runt låsen har lagats. Det planerade och delvis påbörjade utbytet av garagens huvudcentraler blev, som tidigare meddelats, försenat på grund av tekniska komplikationer. För att undvika att utbytet skulle ske under vintertid avbröts arbetet för att återupptas under våren 2008. En stormskadad nockplåt vid garage Bläck 89 har reparerats. Grannsamverkan Flera garage har varit utsatta för åverkan och inbrottsförsök. Inga inbrott i husen eller garage har rapporterats. Miljöstationen SRV har under året tagit bort sopkärlet för icke brännbart avfall vid miljöstationen och ersatt dem med separat kärl hos varje fastighet. Det har varit mer oordning och stökigt vid återvinningsstationen under 2007 än tidigare år. Vid många tillfällen har grovsopor och även hushållssopor dumpats utanför behållarna. Återvinningsstationen i Flemingsberg har generösa öppettider så det finns alla möjligheter att se till att miljöstationen fungerar. Vi får hoppas att det inte leder till 6 (17)
att tålamodet tryter på de ansvariga och gör det besvärligare för oss att lämna återvinningsbart avfall. Tak Den årliga serviceinspektionen av våra tak har genomförts av Hagmans Tak. Smärre justeringar gjordes men bedömningen från Hagmans är att de blåsor, som fortfarande finns på en del taksektioner, i dagsläget inte utgör någon läckagerisk och därför kan lämnas i befintligt skick. Under hösten/sensommaren konstaterades emellertid vatteninträngning i väggelement på ett hus på Taggsvampsvägen. Orsaken visade sig vara läckage i yttertaket. Hagmans Tak har åtgärdat skadan (garantiärende) och en uppföljande fuktmätning kommer att göras under våren. Ett par mindre läckage har inträffat kring fläkthuvar under året och har åtgärdats av tidigare anlitad entreprenör. Takplåt på fastigheten Tagg 18-20 fläktes upp i samband med hårda vindar och har åtgärdats av Hagmans Tak. Elavläsning i garage Elavläsningen genomfördes traditionsenligt under våren. Tyvärr uppmärksammade inte alla inlämningsdatumet, också i enlighet med traditionen, varför upprepade kontakter var tvungna att tas med en del medlemmar innan debitering av förbrukad el och eventuell påminnelseavgift kunde göras. Hemsidan Lars Hansson är webbmaster för vår hemsida, www.sorsam.se. Där hittar du löpande aktuell information om det som berör vår förening. Byalagsstugan Under året har vitmålning av alla väggar och tak i Byan slutförts. Fönster utvändigt är kompletteringsmålade. Nya stolar har inköpts. Köket har fått kakel ovanför spis och diskbänk. Nya inventarier har införskaffats till köket såsom spis, micro, vattenkokare och kaffebryggare. Ett nytt underskåp i köket samt bänkskiva därpå är monterat. Glas och porslin har kompletterats. Värmepumpen som installerades i slutet av 2006 har inneburit att elförbrukningen har minskat betydligt. Det är glädjande att se att medlemmarna tycks uppskatta renoveringarna eftersom bokningarna ökade under 2007. Att ha barnkalas på söndag em är populärt. Vi visar gärna Byan för dem som så önskar. Ring Byanvärden, tel 774 75 27 Underhållsplan Uppdatering av underhållsplanen har genomförts. Arbetet med komplettering med kostnader och livslängd kommer att påbörjas vid särskilt styrelsemöte i mars. 7 (17)
Kabel-TV nät Enligt beslut på Samfällighetens årsmöte 2007 har avtal tecknats på 5 år med Com Hem. I avtalet ingår att Com Hem uppgraderar vårt Kabel-TV nät till 3-hål i väggen -standard vilket gör det möjligt att utnyttja nätet för digital kommunikation i form av bredband och ip-telefoni. Utöver uppgraderingen ingår även ett serviceavtal på anläggningen. Tack vare denna åtgärd har vi sluppit kostnader för reparationer av TVnätet under 2007. Entreprenaden genomfördes tyvärr inte på det sätt som vi hade förväntat oss, vilket medförde att vissa fastighetsägare drabbades av störningar. Övrigt Anslagstavlan vid infarten till Bläcksvampsvägen har bytts till en ny. Samtliga skyltar om "Grannsamverkan" har bytts ut. Byte av förstörd skylt "Taggsvampsvägen" vid stora trappan utanför förskolan. En stormskadad tall vid Bläck 105 har fällts. Påfyllning av jord och plantering av nya buskar framför Byalagsstugans entré efter cykelhoppande ungdomars leklusta. Påfyllning av halksand i områdets sandlådor har skett. På årsmötet i mars 2007 beslutades att styrelsen skulle ta fram rutiner för trädfällning. Detta gjordes och distribuerades till medlemmarna. Rutinerna finns även att läsa på vår hemsida. På årsmötet 2007 fick styrelsen i uppdrag att undersöka intresset för gemensam upphandling av värmepumpar. Det visade sig att intresset var mycket stort och resulterade i att många nu är lyckliga ägare till en ny värmepump. Under året har en 3G-mast satts upp vid pumphuset. Styrelsen överklagade bygglovet, men utan resultat. 8 (17)
Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening Verksamhetsåret 2007 Sörskogen den 5 februari 2008 Greta Tellström Veronica Netscher Ulf Zachrisson Helena Nygren Olle Larsson Pierre Svanberg Johan Wahlström Roger Östman Anders Palm Fredrik Jandér 9 (17)
Sörskogens Samfällighetsförening Balansräkning för år 2007 T o m bokf.datum: 31/12 2007 T o m verifikation: 227 TILLGÅNGAR 2006-12-31 2007-12-31 Kassa 500,00 0,00 PlusGiro 225 545,02 667 734,47 Nordea, Investeringskonto 302 193,41 310 995,47 Kundfordringar 0,00 0,00 Fordran medlemsavgifter 2 240,00 0,00 Fordran Medlemmar 1) 4 757 044,07 3 731 477,56 Interimsfordringar 88 839,00 86 434,00 Summa tillgångar 5 376 361,50 4 796 641,50 SKULDER 2006-12-31 2007-12-31 Leverantörsskulder 60 667,00 135 758,00 Skuld till medlemmar 0,00 0,00 Interimsskulder 2 489,50 429,50 Förutbetalda medl.avgifter 0,00 0,00 Taklån & lån fläktar o kupoler 2) 5 010 000,00 4 250 000,00 Fond Underhåll 3) 300 000,00 410 454,00 Fond TV-nät 4) 3 205,00 0,00 Summa skulder 5 376 361,50 4 796 641,50 Not 1) Fordran hos medlemmar Fordran vid årets början 5 572 331,18 4 757 044,07 Årets resultat -815 287,11-1 025 566,51 Fordran vid årets slut 4 757 044,07 3 731 477,56 Not 2) Lån Nordbanken Skuld vid årets början 5 770 000,00 5 010 000,00 Amortering Taklån -440 000,00-440 000,00 Amortering Lån fläktar & kupoler -320 000,00-320 000,00 Skuld vid årets slut 5 010 000,00 4 250 000,00 Not 3) Fond Underhåll Fond vid årets början 200 000,00 300 000,00 Förändring 100 000,00 110 454,00 Fonderat vid årets slut 300 000,00 410 454,00 Not 4) Fond TV-nät Fond vid årets början -20 510,00 3 205,00 Förändring 23 715,00-3 205,00 Fonderat vid årets slut 3 205,00 0,00 10 (17)
Sörskogens Samfällighetsförening Resultaträkning & budget för år 2007 31/12 2007 T o m bokf.datum: T o m verifikation: 227 INKOMSTER Budget 2007 2007-12-31 Utfall i % Medlemsavgifter 2 019 600 2 019 600,00 100% Byan inkomst 20 000 16 042,50 80% Inkomst Kabel-TV 235 305 235 080,00 100% Eldebitering Garage 10 000 5 932,00 59% Förseningsavgifter 2 500 2 150,00 86% Övriga intäkter 2 500 8 911,06 356% Ränteintäkter 0 1 143,75 - Summa inkomster 2 289 905 2 288 859,31 UTGIFTER Budget 2007 2007-12-31 Utfall i % Sommarunderhåll 240 000 233 698,00-97% Vinterunderhåll 230 000 139 402,00-61% Underhåll tak 75 000 68 554,00-91% Underhåll lekparker/bollplan 50 000 0,00 0% Underhåll garage & elcentraler 115 000 4 257,00-4% Byan - Drift o Underhåll 60 000 79 769,89-133% Vårstädning mm 30 000 38 386,00-128% Avgifter TV-nät 230 000 227 831,00-99% Underhåll TV-nät & serv.avtal 30 000 154,00-1% El garage/bollplan 45 000 46 969,91-104% Kontor & Tryck 7 000 12 563,00-179% Styrelse o Revisorer 70 000 70 000,00-100% Ordförande, arvode 27 000 0,00 0% Försäkringar 29 000 28 899,00-100% Diverse kostnader 7 405 3 886,00-52% Ränta - Taklån 91 500 101 195,00-111% Ränta - Ventilhuvar/kupoler 91 500 98 619,00-108% Övr. finansiella kostnader 1 500 1 860,00-124% Avsättn. till Underhållsfond 100 000 100 000,00-100% Avsättn. till TV-fond 0 7 249,00 - Årets resultat 760 000 1 025 566,51-135% Summa utgifter 2 289 905 2 288 859,31 Årets resultat 760 000 1 025 566,51 Amortering taklån -440 000-440 000,00 Amortering lån fläktar & kup. -320 000-320 000,00 Överskott/Underskott 0 265 566,51 Debitering kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medlemsavgift Kabel-TV 2007-02-28 1 870 kr 270 kr 2007-05-31 1 870 kr 225 kr 2007-08-31 1 870 kr 225 kr 2007-11-30 1 870 kr 225 kr 7 480 kr 945 kr 11 (17)
Revisionsberättelse 12 (17)
Verksamhetsplan för underhållsinsatser för år 2008 Utbyte av huvudcentralerna som sitter på garagelängornas gavlar. Besiktning av trädbeståndet och i förekommande fall gallring. Inventering av ungdomarnas önskemål om aktiviteter och förbättringar av lekytor. Uppsättning av belysning vid basketplanen intill byalagsstugan. Inventering och vid behov utbyte av inventarier i byalagsstugan. Besiktning av kabelnätsskåp och vid behov utbyte. Styrelsens omfattning Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av minst fem ordinarie styrelseledamöter och två suppleanter. Vi föreslår att styrelsen under 2008 arbetar med en ordförande, sex ordinarie ledamöter och två suppleanter. 13 (17)
Sörskogens Samfällighetsförening Budget för perioden 2008-01-01--12-31 INKOMSTER Budget 2008 Medlemsavgifter 2 160 000 Byan inkomst 15 000 Eldebitering Garage 7 000 Förseningsavgifter 2 000 Ränteintäkter 18 750 Summa inkomster 2 202 750 UTGIFTER Budget 2008 Sommarunderhåll 240 000 Vinterunderhåll 200 000 Underhåll tak 75 000 Underhåll lekparker/bollplan 30 000 Underhåll garage & elcentraler 120 000 Byan - Drift o Underhåll 60 000 Vårstädning mm 40 000 Avgifter ComHem 228 500 El garage/bollplan 50 000 Kontor & Tryck 10 000 Ordförande extra ersättning 27 000 Styrelse o Revisorer 74 400 Försäkringar 30 000 Diverse övriga kostnader 6 910 Ränta - Taklån 115 940 Ränta - Ventilhuvar/kupoler 124 000 Övr. finansiella kostnader 2 000 Avsättn. till Underhållsfond 100 000 Årets resultat 669 000 Summa utgifter 2 202 750 Årets resultat 669 000 Amortering taklån -440 000 Styrelsen föreslår att vi gör en extra Amortering lån fläktar & kupoler -320 000 amortering på lånen upp till 290 000:- Överskott/Underskott -91 000 Ger underskott på 354 000:- Underskott täcks av likvida medel på PlusGirot. Likvida medel idag ca 601 800:- Medlemsavgifter och debiteringslängd: Debiteringslängd utgörs av fastigheterna Taggsvampen 1-270 med lika andelstal. Avgiften för år 2008 föreslås till 8.000 kr per delägarfastighet. Förseningsavg./påminnelseavg. är 100 kr för medlemsavgift och 50 kr för eldebitering garage & byanhyra. Debitering kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medl.avg 2008-03-28 2 000 kr 2008-06-27 2 000 kr 2008-09-29 2 000 kr 2008-12-29 2 000 kr 8 000 kr 14 (17)
Motioner Jag föreslår att vår fina byalagstuga blir mer tillgänglig för medlemmarna utan xtra avgifter, det jag i första hand tänker på är pingisspel, men även andra aktiviteter är säkert möjliga. Det vore önskvärt att lokalen lätt går att boka t ex för 1-3 timmar (via internet) samt att det på ett enkelt sätt går att komma in i lokalen (engångskoder). Bästa hälsningar Hans Hägglund, F3 Styrelsens yttrande: Styrelsen tycker det är ett mycket bra förslag. Årsmötet bör ge styrelsen i uppdrag att hitta en praktisk lösning för detta. 15 (17)
Framställan från styrelsen Framställan Styrelsen föreslår att från och med 2008-01-01: Avgiften för kabel-tv betalas av samtliga fastigheter med lika andelstal i enlighet med gällande anläggningsbeslut. eventuellt under- eller överskott i TV-nätsfonden regleras mot underhållsfonden. alla befintliga avtal mellan Sörsam och den enskilde fastighetsägaren gällande kabel-tvns grundutbud upphör. 16 (17)
Valberedningens förslag Val av ordförande, nyval Veronica Netscher Tagg 81 2 år Ledamöter som valdes på två år förra året sitter således kvar ett år till Ulf Zachrisson Bläck 28 1 år kvar Pierre Svanberg Tagg 79 1 år kvar Helena Nygren Flug 6 1 år kvar Val av tre ordinarie styrelseledamöter två omval, ett nyval Johan Wahlström Bläck 113 Omval 2 år Olle Larsson Flug 43 Omval 2 år Anders Palm Tagg 65 Nyval 2 år Val av två styrelsesuppleanter, ett omval, ett nyval Marika Käll Flug 22 Nyval 1 år Fredrik Jandér Flug 49 Omval 1 år Val av två revisorer Johan Blomgren Flug 73 Omval 1 år Erik Dahlberg Tagg 189 Omval 1 år Val av två revisorssuppleanter Terje Rydén Tagg 73 Omval 1 år Lars Hansson Flug 37 Omval 1 år Valberedning Göran Hallberg Bläck 29 Ann Johansson Bläck 10 Elisabeth Andersson Flug 30 Lena Öst Flug 39 Karin Löfgren Tagg 185 Sammankallande Arne Åkerfeldt Tagg 191 17 (17)