Styrelsen i Barkarby Allé Samfällighetsförening

Transkript

1 1(1) Kallelse till ordinarie föreningsstämma 2012 för Tid och plats: Torsdagen den 19 april, kl. 19:30 i Församlingslokalen Järfälla Kyrka. Dagordning 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman 3. Val av två justeringsmän 4. Styrelsens och revisorernas berättelser 5. Ansvarsfrihet för styrelsen 6. Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna 7. Ersättning till styrelsen och revisorerna 8. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 9. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 10. Val av revisorer och suppleanter 11. Val av valberedning 12. Övriga frågor 13. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt Följande handlingar finns tillgängliga hos Thomas Gustafsson, Organistgränd 18, thomas_hemma@telia.com. Förvaltningsberättelse Årssammanställning Revisionsberättelse Förslag till förvaltningsplan Förslag till utgifts- och inkomststat Debiteringslängd Styrelsens proposition angående gemensamma grönytor Styrelsens proposition angående gemensamma parkeringsplatser Motion från Andreas Holmgren angående utökning av antalet parkeringsplatser Mall för fullmakt De har även bifogats denna kallelse. Styrelsen i

2 Handlingar till föreningsstämma 2012

3 1(1) Förvaltningsberättelse 2011 för Styrelsen har bestått av Thomas Gustafsson, ordförande, Mikael Tottie, kassör och Viktoria Feldhusen. Suppleant har varit Kajsa Korsgren. Styrelsen har hållit nio protokollförda sammanträden. Under verksamhetsåret har köp av fastigheten Järfälla Kyrkbyn 2:3 genomförts och ansökan om lagfart är inlämnad till Lantmäteriet. Föreningen har också tagit över avtal från Folkhem rörande tv, bredband, telefoni, el och sophämtning. I samband med detta har styrelsen jobbat med att få de besiktningsanmärkningar som kvarstod åtgärdade. Tyvärr är detta i skrivande stund inte helt avklarat. Snöröjning samt gräsklippning och rensning av planteringsytor har utförts av Kyrkans förvaltning. Snöröjning sker inte på helger vilket ställt till det något under året då den mesta snön kom på lördagar. En städdag har anordnats där medlemmarna hjälptes åt att plocka skräp, sopa grus, rensa rabatter samt att städa soprummet. Uppslutningen på städdagen var stor. Under året har alla gatlampor bytts och de förväntas nu hålla i två år. Styrelsen har också initierat ett arbete med att se över de gemensamma grönytorna för ökad trivsel och säkerhet i området. För de medlemmar som på kommunens önskan vill vara med och samla in sitt matavfall separat från andra sopor har detta också möjliggjorts i form av nya sopkärl i soprummet. Avgiften om 900 kr per månad har räckt till för att täcka kostnaderna inklusive att reglera den skuld som kvarstod för respektive delägare mot Folkhem för upplupna kostnader fram till föreningens första stämma och möjlighet till uttaxering av medlemmarna. Föreningens ekonomiska ställning framgår närmare av bifogad årssammanställning. Thomas Gustafsson Mikael Tottie Viktoria Feldhusen

4 1 (2) Årssammanställning 2011 Balansräkning Resultaträkning Budget Tillgångar Intäkter 2011 Kortfristiga fordringar ,00 Kassa 0,00 Uttaxering ,00 Bankkonto drift ,00 Bidrag 0,00 Bankkonto underhållsfond 8 500,00 Summa tillgångar ,00 Summa intäkter , ,00 Eget kapital och skulder Kostnader Balanserat resultat 0 TV, bredband o telefoni , ,00 Avsättning underhållsfond ,00 El , ,00 Föregående års resultat 0,00 Sophämtning , ,00 Årets resultat ,00 Vinterväghållning , ,00 Summa eget kapital ,00 Trädgårdsskötsel 0, ,00 Övrig skötsel , ,00 Leverantörsskulder 0,00 Försäkring 0, ,00 Upplupna kostnader ,00 Bank och diverse -519, ,00 Förutbetalda intäkter ,00 Summa skulder ,00 Summa kostnader , ,00 Summa eget kapital och skulder ,00 diff 0,00 Årets överskott ,00

5 2 (2) Tilläggsupplysning: Kortfristiga fordringar är uttaxerad avgift gällande december februari 2012 som ej var inbetald per Upplupna kostnader är kostnader för trädgårdsskötsel, sophämtning, TV, bredband och telefoni samt vinterväghållning för där fakturan ännu inte har erhållits. Förutbetalda intäkter är uttaxerad avgift gällande januari och februari 2012

6 Revisionsberättelse Undertecknade av valda revisor har granskat årssammanställningen, räkenskaperna för räkenskapsåret Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Årsbokslutet har gjorts enligt god revisionssed och god föreningssed och jag tillstyrker ¾ att resultaträkningen och balansräkningen fastställs, ¾ att resultatet disponeras i enlighet med styrelsens förslag och ¾ att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret Barkarby Kent Brindstedt

7 1(2) Förvaltningsplan 2012 för Denna förvaltningsplan gäller för gemensamhetsanläggningen Järfälla Kyrkbyn ga:1. Inget vägunderhåll utöver vinterväghållningen planeras under året. För TV, bredband och telefoni finns ett löpande avtal med Telia. Inga förändringar planeras under året. Föreningen har ett avtal med E.On för leverans av el. Sophämtningen sköts av Järfälla kommun. Föreningen har sex gröna kärl för detta. Ingen ökning av antalet kärl planeras. Sophämtning sker varje måndag. Kommunen förespråkar och erbjuder separat insamling av matavfall och ett antal hushåll i föreningen är delaktiga i detta. För detta finns i dagsläget två bruna kärl i soprummet. Om fler hushåll är intresserade behöver antalet bruna behållare utökas samt nya startpaket innehållande påsar och hållare samt information beställas. Detta är kostnadsfritt. Matavfall tömmes varannan onsdag. För vinterväghållning har föreningen haft ett avtal med Järfälla kyrka. Detta avtal omfattar inte snöröjning på helger. En utvärdering av om det behövs samt en undersökning hur mycket dyrare det blir bör göras under året innan detta avtal förlängs. En sandlåda för grus till trottoarer under vinterhalvåret behöver köpas in. För trädgårdsskötsel har föreningen ett avtal med Järfälla Kyrka som omfattar åtta klippningar av gräsytor samt rensning av planteringsytorna vid två tillfällen. Precis som föregående år planeras det för två städdagar i området. Nytt för i år är att vi ska försöka ha en trädgårdsmästare på plats under dessa. För ökad trivsel och säkerhet för lekande barn i området vill styrelsen genomföra en ytterliggare satsning på grönytorna i området genom plantering av nya buskar samt ställa ut träbänkar där man kan umgås/fika. En betongsugga behöver köpas för att förhindra biltrafik på gångvägen bakom Prostgränd. Dessutom bör den gång som har uppstått mellan Organistgränd och kyrkan anläggas på ett mer permanent och långsiktigt hållbart sätt. Alla gatlamporna byttes under 2011 och beräknas ha en livslängd på två år. Några glimmtändare kan behövas bytas under året.

8 2(2) Miljöstationen/cykelförrådet är i behov av målning. Styrelsen planerar att köpa in tjänsten under året. En offert på kr exkl. färg har erhållits från IH Måleri & Bygg. Samfälligheten har ett serviceavtal hos Villaägarna vilket omfattar en försäkring samt att vi får del av deras rådgivningstjänster. Det finns också möjlighet att skapa en hemsida. Kostnaden för försäkringen är 120 kr per år och hushåll. Avsättning till underhålls- och förnyelsefond sker enligt Lantmäteriets rekommendation. Styrelsen i

9 1 (2) Utgifts- och inkomststat 2012 Inkomster Uttaxering från medlemmarna Behållning från 2011 Summa kr kr kr Utgifter TV, bredband, telefoni El Sophämtning Snöröjning Vägskötsel Gatsopning Byte gatlampor Inköp "betongsugga" Inköp vägskyltar Trädgårdsskötsel Gräsklippning Rensning planteringsytor 2 ggr/år Buskar och träd Jord och gödsel Parkmöbler Sandlåda (lek) och sandlådesand Övrig skötsel Målning sopstation/cykelförråd Tvätt av sopkärl 2 ggr/år Inredning till soprum Sandlåda (vinterväghållning) Marksten Anläggning av gång till kyrkan Försäkring Expedition och diverse kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 500 kr kr kr kr

10 2 (2) Summa Underhålls- och förnyelsefond Att balansera till 2013 Summa kr kr kr kr

11 1 (2) Debiteringslängd 2012 Debiteringslängden gäller för perioden 1 juni 2012 t.o.m 31 maj Totalt uttaxeras kr vilket belopp fördelar sig på medlemmarna enligt följande Fastighet Belopp Järfälla Kyrkbyn 2:4 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:5 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:6 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:7 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:8 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:9 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:10 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:11 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:12 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:13 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:14 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:15 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:16 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:17 Prostgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:18 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:19 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:20 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:21 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:22 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:23 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:24 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:25 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:26 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:27 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:28 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:29 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:30 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:31 Organistgränd kr

12 2 (2) Järfälla Kyrkbyn 2:32 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:33 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:34 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:35 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:36 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:37 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:38 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:39 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:40 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:41 Organistgränd kr Järfälla Kyrkbyn 2:42 Organistgränd kr Summa kr Inbetalning skall ske med 3/12 = 2400 kr senast 30 juni /12 = 2400 kr senast 31 augusti /12 = 2400 kr senast 30 november /12 = 2400 kr senast 27 februari 2013 Uttaxerat belopp erläggs genom insättning på föreningens bankgiro nr Påminnelseavgift om 100 kr utgår vid påminnelse om försenad inbetalning.

13 1 (1) Proposition till årsstämma 2012 Styrelsens proposition angående gemensamma grönytor. Styrelsen har fått önskemål om att förbättra samfällighetens gemensamma grönytor. Framförallt gäller det den stora gräsytan mellan Prostgränd och Organistgränd. Styrelsen har tagit fram en inspirationsritning i samråd med en diplomerad trädgårdsarkitekt. Ritningen kommer att presenteras på årsmötet. Utifrån inspirationsritningen ska en mer detaljerad planteringskarta arbetas fram och samråd ska ske med de direkt berörda fastighetsägarna. Målet med förslaget är att samfällighetens medlemmar ska vilja utnyttja de gemensamma ytorna mer och samtidigt minska insynen något för de fastigheter som ligger närmast. Styrelsens yrkar att årsmötet ger styrelsen mandat att till en max kostnad av kr genomföra arbetet med de gemensamma ytorna. Järfälla Styrelsen i

14 1 (1) Proposition till årsstämma 2012 Styrelsens proposition angående gemensamma parkeringsplatser. Anledning till denna proposition är att tydligöra var vi vill att våra gäster ska parkera. Den enkät som styrelsen gjorde för en tid sedan (då 25 av 39 fastigheter svarade) visade att 18 av 25 fastigheter önskar någon slags skyltning. Syftet är att ta ett första steg i arbetet kring skyltning/planering i området. Styrelsen föreslår därför följande: En skylt vid infart till Organistgränd/Prostgränd med texten Privat Område. En skylt vid de två första parkeringsplatserna på vänster sida vid infart på Organistgränd med texten Gästparkering. Flytt av privat parkeringsplats för fastighet 2:14 till den andra platsen på vänster sida vid infart på Prostgränd. Samt en skylt efter denna plats med texten Gästparkering, och en pil som visar riktning utefter hela resterande vänstra sidan av prostgränd. Då ovan innebär en flytt av privat parkeringsplats för fastighet 2:14 så står föreningen för kostnader för framdragning av el till motorvärmarstolpe. Detta vid eventuella framtida beslut om det. Kostnad för skyltning enligt ovan finns inom lagd budget. Ingen extra kostnad för fastighetsägare. Järfälla Styrelsen i

15 1 (1) Motion till årsstämma 2012 Utökning av antalet parkeringsplatser längs Organistgränd. Parkeringsfickan mitt emot Organistgränd 2-4 mot grönytan skulle kunna utökas i vägens längdriktning för att bereda plats för ytterligare ca 6 platser utöver de två befintliga för att möta en ökande brist på parkeringsplatser (inklusive besöksplatser) i området. Undertecknad föreslår att stämman ger styrelsen i uppdrag att undersöka förutsättningar för utökning av antalet parkeringsplatser längs Organistgränd. Om motionen skulle bifallas föreslås vidare att styrelsen utlyser röstning på det framtagna underlaget, sannolikt i en extrastämma senare under året. Undertecknad föreslår att stämman ger styrelsen i uppdrag att: - utreda vilka formalia som krävs i form av bygglov etc. - ta in budgetofferter för att estimera kostnader - utarbeta ett förslag till finansiering - om motionen bifalles, utlysa röstning på det framtagna underlaget vid extrastämma senare under året. Andreas Holmgren Organistgränd 38 Järfälla Styrelsens förslag till beslut: Styrelsen föreslår årsstämman besluta att avslå motionen. Motivering: Styrelsen ser inte behovet till fler parkeringsplatser. Vår bedömning är att det finns lediga platser på organistgränd och/eller prostgränd. Styrelsen rekommenderar att man först genomför mindre kostsamma förslag som i liggande proposition till årets stämma.

16 1(1) Blankett för fullmakt Fullmakt vid ordinarie stämma Jag/vi ger.. fullmakt att rösta för min/vår räkning vid s ordinarie stämma Fastighetsbeteckning och/eller adress.. Datum. Underskrift. Underskrift (OBS! Då vissa äger sin fastighet tillsammans med make/maka/sambo krävs en fullmakt om en person skall kunna avge full röst)