Kantarellstigens Samfällighetsförening

Transkript

1 Kantarellstigens Samfällighetsförening Handlingar inför föreningsstämman 2009 I enligt med tidigare utsänd kallelse håller föreningen ordinarie stämma onsdagen den 15 April i skogsängskyrkan med början kl Styrelsen finns på plats från kl för registrering. Medlemmar, deras ev. Biträden samt ombud äger rätt att närvara. Ombud kan med fullmakt representera endast en medlem. Varje fastighet representerar en (1) röst. Boende, som ej är delägare, och som avser rösta för fastigheten måste förete fullmakt från ägaren. Röstkort kommer att användas. För planering av förtäring ber vi er som avser att närvara anmäla detta till styrelsen@kantarellen.org alt via telefon till Torbjörn Kvist. Er närvaro ger möjlighet att påverka föreningens utveckling. Välkomna Styrelsen

2 Kantarellstigens Samfällighetsförening Fullmakt För nedanstående person att företräda och utöva rösträtt för mig/oss vid ordinarie föreningsstämma i Kantarellstigens Samfällighetsförening år Namn: ( Texta namnet ) Adress:... ( Texta adressen ) Fullmaktshavare kan enligt lagen om förvaltning av samfälligheter endast företräda en medlemsfastighet. Fullmaktsgivare, medlem(mar) genom fastigheten Kantarellen.. ( ange fastighetsbeteckning ) Rönninge den.. ( Namnteckning ) ( Namnteckning ) (Namnförtydligande). (Namnförtydligande) Egenhändig(a) namnteckning(ar) bevittnas (Namnteckning) (Namnteckning) (Namnförtydligande) (Namnförtydligande)

3 Kantarellstigens Samfällighetsförening Ordinarie föreningsstämma Dagordning 1 Stämman inleds 2 Fråga om stämman utlysts i laga ordning 3 Dagordningen fastställs 4 Val av ordförande för stämman 5 Val av sekreterare för stämman 6 Val av två justeringsmän tillika rösträknare 7 Röstlängden fastställs 8 Styrelsens verksamhetsberättelse 9 Revisorernas föredragning 10 Fastställande av Resultat och Balansräkning 11 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12 Motioner 13 Styrelsens förslag till budget samt debiteringslängd 14 Val av tre ledamöter i styrelsen för en tid av två år (2 st) resp ett år (1 st) 15 Val av två suppleanter i styrelsen för en tid av ett år 16 Val av två revisorer och en suppleant till dessa av en tid på ett år 17 Övriga frågor ( ej möjliga till beslut) 18 Stämman avslutas

4 Kantarellstigens Samfällighetsförening Verksamhetsberättelse 2008 Styrelsens förvaltning omfattar perioden Styrelsens sammansättning under perioden har varit: Ordf./Kassör Ledamot Ledamot Ledamot Suppleant Suppleant Torbjörn Kvist Thomas Hällqvist Rosmari Löfdahl Therese Hofverberg Tommie Johansson Mikael Osterman Styrelsemöten Styrelsen har under perioden hållit 10 protokollförda möten. Extra ej protokollförda, möten har hållits för att behandla specifika frågor såsom städdagar, vägskyltar, budget och verksamhetsberättelse. Uppdrag från föreningsstämman 2008 Parkering Styrelsen har avtalat med Qpark (fd Carpark) att de ska se efter parkeringsbestämmelserna inom vårat området. Trafik och skyltning Kompletering av vägskyltar enligt stämmobeslut. Parkerings skyltar och 24h parkering är uppsatta. Belysning Enligt stämmobeslut 2008 har 4 st halogen lampor monterats upp vid strategiska platser, 2 st på förråden vid sidan om uppfarten och 2st på förrådet som saknar lyktstolpe. Lekplaserna Enligt det förslag som röstades fram på stämman. Har föreningen utsätt en arbetsgrupp som ska arbeta fram ett förslag. Ett komplett förslag har ej kunnat färdigställas under Ett nytt förslag arbetas fram till stämman Städdagar Två städdagar har genomförts under perioden. Arbetsdag En arbetsdag genomfördes under hösten. Detta var ett test som utföll väl. Det vi lärde oss var att arbetsdagen ej bör ligga i samband med städdagen och att arbetet bör specificeras innan så att vi kan använda medlemmarnas kompetens på ett mer effektivt sätt. (Till exempel vi behöver två personer med kunskap för att renovera vår lekstuga.) Den bör också äga rum någon gång under kvartal 2. Ett stort tack till alla som medverkade! Information Utskick av information ang biltrafiken och parkeringen på området, förtydligande av gårdsskyltarna, inbrott i förråden, bluff faktura mm. Snöröjning Även i år togs flera anbud in från leverantörer för att bästa möjliga lösning för samfällighetens räkning skulle kunna väljas.vi såg även över möjligheten att betala per snöröjningstillfälle, men det skulle inte bli någon större vinning i detta då grundavgift och kostnad per gång ansågs bli för kostsamt. Slutligen kontrakterades Ingerstad Transport & Markvård AB.

5

6

7

8 Kantarellstigens Samfällighets Förening NOTER OCH FÖRKLARINGAR NOT 1 NOT 2 NOT 3 NOT 4 Varje hus betalar en preliminär avgift på 2700kr per år för vatten vilket blir kr. Posten visar på kr vilket är 6261kr mer, dessa pengar är medlemmarnas skuld till föreningen och ligger under kontot övriga fodringar. För att hanteringen av debiteringslängden och sluträkningen av vatten ska bli enklare använder vi oss av jämna kronor. Varpå denna intäkt. Kostnaden för elförbrukningen förråd och garage. Kostnaderna för el till vägbelysning. NOT 5 Detta är vad kommunen fakturerat för vattenförbrukningen NOT 6 NOT 7 NOT 8 NOT 9 Underhåll/väg/parkering/lek/förråd/garage. Målning av parkeringsrutor, material till nedstigningsbrunnarna och inköp av skyltar till parkeringen mm. Drift kostnader/ grönområde, kostnader för städdagar, sandupptagning, Här finns kostnader för lokalhyra och förtäring vid föreningens stämma, trycksaker, kopiering,hemsidan, bankavgifter, lantmäteriuppgifter och tomtavgäld. Kostnaderna för kabel-tv, grundutbudet och uppgradering av vårat kabelnät enligt stämmobeslut NOT 10 Fondavsättningen för 2008 var 33600kr samt ränta på fondkontot med 4877kr. NOT 11 Övriga fodringar består av fakturor som betalats år 2008 men tillhör år 2009 tex. ComHem och försäkringar. Här finns även fodringar för vattenavräkningen 6261kr se NOT 1 som kvittas mot medlemmarna i samband med debiteringslängden kvartal och ej betalda debiteringslängder. NOT 12 Fondkonto som är kopplat till underhållsfonden se NOT 14. NOT 13 Övriga kortfristiga skulder består av fakturor som ej kommit tillhanda innan år 2008 slut tex. Elkostnader. NOT 14 Underhållsfonden består nu av kr. Enligt föreningens stadgar ska denna post ha lika mycket i saldo som vårat fondkonto på banken. NOT 12 Fonden är till hjälp när större underhåll eller investeringar på vår samfällighet ska utföras och den får ej användas utan ett stämmobeslut med undantag för om brott på vattenledning skulle uppstå.

9 Motion angående lekplatserna På förra stämman beslutades att en arbetsgrupp skulle utses för att ta fram ett förslag på upprustning av en av våra lekparker. Arbetsgruppen har kommit fram till följande förslag: En helhets lösning för alla de tre befintliga lekplatserna där man har tagit hänsyn till åldrar och lägesförutsättningar. Grunden till förslaget är baserat på att efter genomgång av områdets lekparker med utbildad personal från utemiljö, kom dom fram till att våra lekplatser är farliga för barnen att leka i, därför tycker vi att ska man göra något ska man göra det ordentligt och för blir det bara en renovering av befintliga redskap. Förslaget finns som bilaga till motionen. Förslaget ligger långt över beslutad finansiell nivå var på styrelsen valt att lyfta frågan till stämman Finansiering av förslaget: Förslaget kommer att kosta ca kr och har tänkt finanseras på följande sätt. Kontant från föreningen ( kr tidigare avsättning och kr från eget kapital) Lån från bank kr kr Amorteringen och avbetalningsplan på 4 år kommer att utgöra en kostnad inkl ränta på ca kr/ år beräknat på 6,5 % räntesats (1500 kr per fastighet/år). Följande ska beslutas: Att: Godkänna förslaget som helhet

10 Lekpark 1 Vid k21-k22 Befintligt som kommer vara kvar balansgången och klätterställningen Övrigt gammalt tas bort (inkl bortforsling) Nytt Lekstuga Säl Sandlåda med nät 3x3m Underlag för respektive ställning samt besikning enligt EU direktiv

11 Lekplats 2 hästskon Befintligt som kommer vara kvar Klätterställningen Övrigt gammalt tas bort (inkl bortforsling) Nytt Gungställning med plats för fyra gungor Dubbel säl Sandlåda med nät 3x3m Lekhus Underlag för respektive ställning Samt besikning enligt EU direktiv

12 Lekpark 3 Vid k65 Befintligt som kommer vara kvar rutschkana Övrigt gammalt tas bort (inkl bortforsling) Nytt Bandymål Basketkorg Bollplank Byte av underlag (stenmjöl) samt besikning enligt EU direktiv

13 Styrelsens svar på motion angående lekplatserna Styrelsen har beslutat att ställa sig bakom detta förslag med bakgrund av att öka värdet på vårt område som ger ett mer angenämt helhetsintryck samt att barnen som bor här får en bra och säker lekmiljö. Det är en investering som även kommande generationer har glädje av. Om förslaget ej godkänns föreslås beslut enligt följande : Att: De tidigare avsatta kr för år 2008 och yttligare en avsättning på kr för 2009 kunna disponeras enligt tidigare treårs plan för att säkerhetsställa säkerheten i befintliga lekparkerna genom renovering och borttagning av redskap.

14

15 Styrelsens svar på motion Garagetaken Styrelsen kan bara instämma med undertecknad av den inkomna motionen. Garagen behöver en omfattande genomgång inte bara av tak och bjälkar utan även av den stål konstruktion som är stommen i garagen. Styrelsens förslag är att bifalla motionen.

16

17 Styrelsens svar på motionen belysning på parkeringen Vi har under de senaste åren drabats av både inbrott och stölder i bilar och förråd. Föreningen har med hjälp av belysning försökt att stävja detta men utan resultrat. På våra två senaste stämmor har vi valt att plocka bort belysning för att sedan sätta upp delar av den samma igen. Förra stämman fanns ett förslag angående ny belysning detta förslag avslogs. Varpå styrelsen rekomendation är att avslå de båda förslagen i motionen.

18

19 Styrelsens svar på motion Gångfartsområde Vi har valt att skylta vårat område med gångfartsområde. Den stora anledningen till detta är att vi vill ha ett tryggt område där våra barn kan leka utan risk för att bli på körda. I den inkomna motionen finns två förslag. Det ena är att sätt ut blomlådor. Det andra är fler och mycket kraftigare fartgupp. Styrelsen föreslår att avböja förslaget med blomlådorna med motivering att dessa blir svåra att sköta och måste tas bort på vinter halvåret på grund av snöröjningen. Vem gör detta och var ska dessa förvaras? Förslaget gällande fartgupp föreslår vi att bifalla med följande alternativ: Att: Stämman beslutar om att avsätta pengar för fyra högre fartgupp i området. Kostnad tas ut genom ökad debiteringslängd ca kr

20 Förslag till budget 2009 Budget Avgift Avgift kvartal Intäkter Medlemsavgifter VA-avgifter Fondavsättning Summa intäkter Kostnader Drift 4010,4020,4030,4070, Underhåll VA-avräkning 4050, Administration 4090, Arvoden 4200, 4210, Underhållsfonden Summa kostnader Resultat 0 Förslag till stämman som kan påverka så att debiteringslängden ökar beroende på utfall av röstning. Årskostnad Kvartalskostnad/ fastighet A: Motion belysning förslag förslag B: Motion trafikhinder, uppskattad kostnad C: Förslag om lekplatser Lån kr. Beräknad amortering på 4år och ränta per år

21 Summa Årsavgift Förf.dat. Förf.dat. Förf.dat. Förf-dat. Medl.avg Prel. VA Fond avgifter Amort. Ränta Adress

22

23 Rutin för påminnelse och dröjsmålsavgift vid utebliven betalning. Angivna förfallodagar skall avgiften finnas på föreningens konto. Har avgiften inte registrerats på föreningens konto senast 7 dagar efter förfallodagen utgår påminnelse och äger föreningen rätt att påföra medlemmen dröjsmålsavgift om 50 kr. Har avgiften, inkl. dröjsmålsavgift, inte erlagts senast 14 dagar efter förfallodagen skall föreningen utan dröjsmål överlämna fodran för indrivning.