OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING KALLELSE. Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma 2013.

Transkript

1 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma Tid: Söndagen den 24 mars 2013, kl Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet via fullmakt. OBS! Äger ni fastigheten tillsammans? Då krävs fullmakt från ej närvarande delägare för att ni skall kunna avge en röst vid eventuell omröstning. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare, varav BRF Ouvertyren innehar 1 röst i samfälligheten. Denna röst läggs av ledamot från BRF. VÄLKOMNA! Styrelsen

2 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för /5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande

3 1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Johan Holm R 254 Sekreterare Susanne Nilsson R 272 Kassör Anders Brorsson R 108 Övriga ledamöter Mats Brihage R 104 Håkan Granlund R 86 Dan Axelsson R 114 Stefan Buhr R 134 Suppleanter Jan-Erik Lejerkrans R 268 Stefan Helmersson R 186, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Valberedning Bengt Tolvers R 34, sammankallande Fredrik Heurlin R SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2012 hållit 13 (tretton) protokollförda sammanträden. 3 FÖRENINGSSTÄMMOR Ordinarie föreningsstämma hölls den 25 mars 2012 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 19 fastigheter, varav 6 fastigheter utan rösträtt. Dessutom fyra boenden ifrån Brf:en, varav en med fullmakt och då rösträtt för Brf Ouvertyrens räkning. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på hemsidan

4 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (8) Årsredovisning 2012 Extra föreningsstämma hölls den 25 november 2012 i Mörtviksskolans matsal för att ta beslut om vi ska gå vidare med installation av fibernät i vårt område eller ej. Stämman tog beslut om att styrelsen skulle gå vidare med arbetat av installation av fibernät och att anlita företaget Ownit som operatör/leverantör (se även nedan punkt 10 KABEL-TV). 4 MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationsmeddelanden vid ett flertal tillfällen. Meddelandena har innehållit information om bland annat vår- och höststädning. Dessutom återfinns aktuella nyheter samt information på vår hemsida, som dessutom bytt utseende, 5 GARAGE OCH PARKERING För närvarande köar runt 20 hushåll för att erhålla/byta garageplats. För närvarande är samtliga p-platser uthyrda, och vi har en kölista på hemsidan även för önskemål om en andra p-plats. Inga parkeringsplatser eller garage uthyres till boende utanför samfälligheten vad styrelsen erfar. 6 LOKALEN Används numer som förråd av diverse verktyg/material, samt möteslokal i mindre format. I lokalen har vi även ett brandsäkert dokumentskåp till föreningens räkenskaper (skall sparas i 10 år) samt ritningar och avtal. Styrelsens samtliga möten är förlagda till lokalen. 7 TVÄTTSTUGAN Under 2012 så har det blivit möjligt att boka tvättstugan via webben. Dessutom kan man boka via smartphone genom en app. För mer info se hemsidan Vid avslutat tvättpass ingår att man städar av efter sig. Du som använder tvättstugan ansvarar för att det är fräscht efter dig.

5 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (8) Årsredovisning LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Vi har ett avtal med Ryggarna HB som sköter om vår snöröjning. De har även gjort vissa anläggningsjobb inom området. Kommunen ansvarar för snöröjning och halkbekämpning av: Den kommunala vägen som passerar nedre gården R2-52 Tillfarter från kommunal väg till trapporna invid R74 och R134 Gångvägen ifrån busshållplatsen förbi vår föreningslokal/tvättstuga R152. Sommarunderhållet sköts av Trädgård och Plogtjänst AB, som bland annat klipper våra gräsytor. Under året har vi tagit ner några träd i området. Dessutom har det tagits bort en massa sly och buskar. Vi har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att träffa flera av våra grannar. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Fortsatt kan vi notera en oroväckande förbrukning av vatten enligt avlästa värden i undercentralen (UC). Detta är för närvarande under utredning tillsammans med en lokal rörmokare. Två mindre vattenläckage under UC har åtgärdats under året. Med avseende på återkommande problem med olika vattenläckage, så har vi noggrannare genomlyst underhållsplanen för området tillsammans med en konsult. Detta medför att vi måste höja avsättningen till underhållsfonden för att parera problemen framöver. Om du som boende uppmärksammar ett misstänkt läckage, kontakta då styrelsen så vi kan undersöka det snarast. 10 KABEL-TV Föreningen har avtal med Comhem AB. Detta kommer sägas upp och avslutas från september. Alla som har avtal med ComHem uppmanas att se över dessa för avslut. Nytt tjänsteavtal för kabel-tv, bredband och IP-telefoni avses tecknas med Ownit för driftsättning till senast september.

6 Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (8) Årsredovisning SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 sopkärl samt två insamlingskärl för ickebrännbart avfall. Tyvärr har vi återkommande problem med att boende ställer allehanda sopor bredvid behållarna. SRV tar ej hand om detta självmant, utan detta sker mot en extra avgift som i förlängningen påverkar föreningsavgiften. INGA SOPOR BREDVID/UTANFÖR KÄRLEN! Sopkärl för hushållssopor töms två gånger i veckan, måndagar och torsdagar. Insamlingskärl för icke brännbart avfall töms varannan vecka, kasta ej hushållssopor i dessa. 12 ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSPLAN Underhållsplanen, med en allmän beskrivande del och en mer specifik och kostnadsbedömd del, sträcker sig fram till NYA MEDLEMMAR 2012 Faisal Ahmed Rondovägen 16 Ouvertyren 9 Pierre och Petra Öberg Rondovägen 18 Ouvertyren 10 Per och Eva Ivarsson Rondovägen 44 Ouvertyren 23 Jan Rydén och Louise Holmberg Rondovägen 98 Ouvertyren 50 Vi hälsar alla nya medlemmar varmt välkomna!

7 Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (8) Årsredovisning 2012

8 Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (8) Årsredovisning 2012

9 Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (8) Årsredovisning 2012

10

11

12 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen Styrelsen har inga motioner att komma med. Motioner från medlemmar 1. Vi föreslår att vi upprättar ett tvättstugebibliotek i K7, där vi fritt kan lämna och låna varandras böcker och låta dem cirkulera runt. Fam Schulze Pettersson R270 Styrelsens svar: I styrelsens uppdrag för föreningen ingår att underhålla och driva samfällighetens tvättstuga. Styrelsen anser att detta förslag skulle försvåra samt fördyra renhållningen. Styrelsen uppmuntrar de boende att söka andra forum eller temadagar i området för liknande förslag. 2. Mitt förslag är att alla betalar 100 kr/mån till styrelsen. De som sedan medverkar på städdagarna får tillbaka sina pengar. Syftet är att locka fler personer till städdagarna. De som inte medverkar deras pengar går till föreningen (styrelsen). S.Tarhan R76 Styrelsens svar: Det är ej tillåtet att ta ut avgifter alternativt betala för dem som deltar eller inte. Alla bör veta att så länge vi gör det själva så slipper vi leja ut arbetet och höja avgifterna. Alternativet är att vi lägger ut all skötsel externt, vilket kommer öka föreningens omkostnader för att slippa städdagarna. Styrelsen överlåter till stämman att besluta om vi ska fortsätta med städdagar eller lägga ut det på en entreprenör.

13 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade körytor. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu över 30 år gamla, vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas avsattes Kronor.

14 1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2013

15 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2013 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2013

16 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2013 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2013 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bank- eller postgirokonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Vid ej betalda avgifter utgår maximalt två (2) betalningspåminnelser. Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum.

17 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma Skogås den../ Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas.. Namnteckning Namnteckning.. Namnförtydligande Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet).